1、公司档案、印章、公文行政管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政管理制度为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、 制度化，提高办事效率，制定本制度。一 档案管理公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制。行政部负责主体 档案的管理，设专门档案室，配备兼职人员分管公司主体档案工作。各部 门形成的文件材料原则上由各部门负责立卷和归档。1 归档范围：公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清 算等方面的文件材料；公司股东大会、董事会、监事会形成的文件材料； 财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方 面的材料；经营管理、生产技术管理2、方面的文件材料；产品生产、能源消 耗、安全生产、仪器设备方面的材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、 维修、科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训、党工组织方面的文 件材料。以上文件材包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各 类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。2档案管理：专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。3 档案的借阅：3.1借阅非密级档案通过档案管理人员办理借阅手续;3.2借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密。4 档案的销毁:4.1按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经主管副总批准后3、方可销毁。4.2经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单。二印章管理为加强对公司印章的使用及管理，特作如下规定。1公司印章由行政部机要室负责保管。2公司印章的使用一律由行政部部长许可方可盖章，如违反此项规定 造成的后果市直接责任人员负责。3公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统 一编号登记，以备查询，存档。4公司一般不允许开具空白介绍信、证明。如因工作需要或其它特殊 情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信 外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。5因工作需要公司印章需带出公司办理工作事项，必须向行政部部长 说明事由4、，用后及时归还机耍室。6 盖章后岀现的意外情况由批准人和承办人负责。三公文管理1 行政部是公司公文的管理机构，负责公司及所属部门的行文工作，并配备专职人员负责管理。2公文处理必须做到及时、准确、安全、规范。公文由行政部统一收发、分办、编号、传递、用印和销毁，由专兼职人员立卷和存档。3.公文行文必须做到格式规范,字迹清楚,整洁美观,份数准确。4公文必须由发文部门主管副总签发，重要文件由总经理签发。经签发的文稿，不得擅自改动。如确须改动，应报经签发人批准。5凡发出的文件，必须打印一份加原稿交机要室存档。6.办文程序凡各部门上报、下发的文件，均应按如下程序办理：拟稿一部门负责人核稿一领导签发一机要室5、编号、登记一打印清样一 拟稿人核对一改正一排版清样一拟稿人再核对一印制一公司或部门用印一 归档，并向各部门分发。7公文归档和销毁，按公司档案管理办法处理。8. 文件编号规定：8.1涉及公司全局的政策性文件、外送文件、部级领导的任免、组织机构的 调整等应以“博华字年号文号”形式下发。8. 2涉及员工的奖惩、晋级以及中层以下人事任免、调动的文件等均以“博 华行字年号文号”形式下发。&3涉及技术标准、技术规范、技术考核等属技术性的文件均以“博华技字 年号文号”形式下发。8. 4涉及生产组织的文件均以“博华产字年号文号”形式下发。& 5没有明确归类的文件均以“博华行字年号文号”形式下发。9. 公文的格6、式如下图：汝州xx水泥制品有限公司博华X字年号文号 正10公文一律釆用楷体。11 公文字型： 公文名称：小2号字； 正文：4号字； 主题词：黑体、3号字； 文中强调的部分可选用黑体字或其他特别表示。12公文一律用A4纸，正反两面使用。四报刊邮件收发管理公私报刊、外来邮件由行政部机要室负责收发。1外来邮件管理1.1外来邮件一律经机要室签收分发。1.2凡挂号信、包裹单、汇款单、货运单等由机要室通知收件人到机要室当 面签收。1.3不论公私邮件机要室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误， 如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映查明原因。2 报刊订购与收发2.1行政部机要室负责办理有关订购7、手续。2.2报刊管理人员每日对邮局送来的报刊应对邮局分送清单分类清点，发现 有差错应及时登记并要求补缺退余。2.3负责将报刊进行分类、登记，并及时分送到有关部门。五图书资料管理1 公司的图书资料由行政部设立专门的图书资料柜负责管理。2.各部室需要购买资料时，首先填写资料购买申请，经主管审批，并上 交行政部图书资料室保管。3机要室在购进资料上贴上标签，进行编号。4所有图书资料都必须按要求进行登记，注明购入时间、著作名称、作 者姓名、出版社名称、出版时间以及必要项目。5 所有图书都必须在封面上加盖公司印章。机要室每年对书架上的全部 图书进行一次清点与核对。6图书资料借阅需办理借阅手续，借阅完毕要及8、时归还，丢失损坏者按 价赔偿。机要室要做好借还登记工作。六保密管理1全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注 意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。2公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工 知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：2.1公司经营发展决策中的秘密事项；2.2人事决策中的秘密事项；2.3专有技术；2.4招标项目的标底、合作条件、贸易条件；2.5重要的合同、客户和合作渠道；2.6公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；2.7董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。3属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密字样，市专人负责印制、 收发、传递9、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。4公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员 工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘 密。5记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失, 必须立即报告并采取补救措施。6对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。7违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政 处分或经济处罚，直至予以除名。七办公用品管理1 用品需购置的，由部门负责人填写使用审批表，报副总经理审批 后由行政部购置。2购置后，办理出入库手续。3部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报副总 10、经理审批后，市行政部统一印制。4要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。八自律管31.全体员工要按公司有关规章制度办事，严禁不按规定程序操作或越权审批；2公开办事制度，公开办事程序、办事结果，口觉接受监督；3建设项冃和大宗设备、物资采购一律实行公开招标或议标，择优选择 施工单位和供货方；4恪守艰苦奋斗、勤俭节约精神，反对讲排场、摆阔气，搞铺张浪费; 对外接待要严格按标准执行；5严禁用职权“索、拿、卡、要”，不得擅自接受当事人的宴请或高档娱 乐消费等活动。外单位请柬，一律交行政部由公司领导酌情处理；6 严禁用工作之便为自己或亲友谋利；7在办理业务中，不得以任何名义接受礼金、信用卡、有价证券以及各 种贵重物品。如因特殊原因难以谢绝而接受的，礼金礼物必须如数交行政 部登记，并按有关规定酌情处理。