1、牧业公司行文、印章及保密行政管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政管理制度本制度包括：一、行文管理办法二、印章、证件管理办法三、档案管理办法四、保密管理办法五、会议管理办法六、办公用品及固定资产管理办法七、办公室行为管理规范八、车辆管理办法九、后勤管理办法十、接待流程管理办法一 、 行文管理1、管理细则1.1 为适应现代企业制度，切实规范企业运作，根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法，结合公司实际，特制定本规定。1.2 公文是在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻国家、地方、企2、业的方针、政策、路线，发布规章制度，请示和批复，指导和商洽工作报告情况，交流经验的重要工具。1.3 总裁办是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作。 1.4 负责处理公司公文的文秘人员应忠于职守，认真负责，具备一定的专业知识。2、文种2.1 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级不适当的决定事项，应套下行文文头（见附件1）。 2.2 公告 适用于向公司内外宣布重要事项，应套下行文文头（见附件1）。 2.4 通告 适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项，应套下行文文头（见附件1）。 2.5 通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属3、机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，应套下行文文头（见附件1）。一般告知性通知不需套文头。2.6 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，应套下行文文头（见附件1）。2.7 议案适用于下级机关向公司董事会、股东会提请审议事项，按股东会文件格式要求执行。 2.8 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，应套上行文文头（见附件1）。 2.9 请示 适用于向上级机关请求指示、批准，应套上行文文头（见附件1）。 2.10 批复 适用于答复下级机关的请示事项，应套下行文文头（见附件1）。2.11 意见 适用于对重要问题提出见解和处4、理办法，应套下行文文头（见附件1）2.12 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，应套便函文头（见附件4）。 2.13 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项，应套会议纪要红头（见附件2）。3、公文编号3.1发文编号xx发：适用于公司内部发文；发文编号例如：xx发xx纪发：适用于公司会议纪要的发放；发文编号例如：xx纪发xx字：适用于公司对外行文；发文编号例如：xx字3.1.4xx函：适用于函的发文；发文编号例如：xx函3.1.5xx党发、xx工发、xx团发：适用于公司党、工、团的发文。发文编号例如：xx党发号；xx工发201401号；xx团发号。35、.2收文编号外部的函收文编号例如：MYMY/XZ/WSW/H-01-2014外部的通知收文编号例如：MYMY/XZ/WSW/TZ-01-2014外部的其他收文如协议、请示、报告等外部收文编号例如：MYMY/XZ/WSW/QT-01-2014内部的请示收文编号例如：MYMY/XZ/NSW/QS-01-2014内部的报告收文编号例如：MYMY/XZ/NSW/BG-01-2014内部的其他收文文件收文编号例如：MYMY/XZ/NSW/QT-01-20144、 公文格式4.1 文头4.1.1 发号公文文头部分占首页的位置为121mm，其他公文如会议纪要等文头部分为119mm。上行公文文头部分为172m6、m。公文版头一律套红，字体选用宋体美术字，字体规格要美观、大方、端庄。文头居中排列。4.1.2 发号公文版头为发文机关加“文件”组成，其他公文只标识发文机关。下隔一定距离并在文头位置区域内套一条长约155mm，粗为1mm的横实红线。具体版头为：xx牧业股份有限公司文件。联合行文时，各单位名称均应列出，且主办单位排在第一位。具体文头样式见附件1、2。4.1.3 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，标注在发文机关下方居中。联合行文时，用主办单位的发文字号。年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。 “签发人”应排列于发文字号右侧。“签发人”用3号仿宋体字，7、“签发人”后标冒号，冒号后用3号楷体字加粗标识签发人姓名。4.2 标题应当准确简要的概括公文的主要内容。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题在横线下方空1行分一行或多行居中排列。标题用2号加粗黑体字。4.3 主送单位4.3.1 主送单位是指主要受理公文的机关。应当使用全称或规范化简称、统称。位于标题下方空1行左侧顶格。用3号仿宋体字标识。4.3.2 特殊情况说明：由于主送单位名称过多，而使首页不能显示正文时，应通过调整行距或将主送单位名称移到版记中的主题词之下，抄送之上，标：“主送”等方法实现首页显示正文。纪要类的文书不标主送机关。4.4 正文4.4.1 正文是公文的主体，8、用来表述公文的内容，位于标题或主送单位下方，用3号仿宋体字，行距一般确定为27磅。4.5附件4.5.1 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”后标注冒号，并注明附件顺序和名称。4.6落款4.6.1 单一单位制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。4.7成文时间4.7.1 成文时间一般署领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期。成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。4.8 单位印章 公文应当加盖发文单位的印章。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。联合发文时，联合发文单位都应加盖印章。当联合行文需加盖两印章时，应将成9、文时间拉开；主办单位印章在前，两个印章均压成文时间，两印章互不相交相切；当联合行文需要加盖三个或三个以上印章时，为防止出现空白章，应将各发文单位名称或规范化简称排在发文时间和正文之间，主办单位印章在前，每排最多排三个印章，最后一排印章如果一个或两个印章，应居中排列，印章之间互不相交相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取“此页无正文”的方法解决。4.9 主题词4.9.1 主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成。位于公文末页下部、抄送栏上方。“主题词”用3号加10、粗黑体字，居左顶格，后标冒号，词目用3号仿宋体字。4.10 抄送单位4.10.1 抄送单位指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其它单位。抄送机关名称标注在主题词下方，用与公文图文区等长的细实线与主题词隔开。“抄送”左空1格。4.10.2 说明：行文不再有“抄报”，除主送单位外,凡需知晓的单位一律用“抄送”，且只抄送单位不抄送个人，需领导知晓的特殊或紧急文件，可直接送阅。4.11承办部门名称和印发日期署于抄送栏下方；份数标注在承办部门下右顶格。版记中各要素用细实线隔开。4.12页码标识。用5号宋体阿拉伯数码标识，置于版心下居中。3页以下不标页码。5、公文中数字、计量单位的使用要求5.1 公文中使11、用的汉字，按国家规定的标准方案执行。xx牧业的公文原则上不用繁体字及外文，但发送至港、澳、台及国外文件可根据实际情况酌定。5.2 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5.3 公文中的计量单位采用国际法定计量单位。6、公文用纸幅面、排版形式与印制装订要求6.1 公文采用国际标准A4纸型（长297mm、宽210mm）。公文用纸天头（上白边）为25mm，公文订口（左白边）为28mm，右白边和下白边也为25mm。公文某些附件的图表不能分页印制时，可根据需要选择用纸大小，但应折叠合适。用于公开张贴的公文12、用纸幅面，可根据实际需要确定。6.2 公文中使用的汉字一律从左至右横向书写、排版。6.3 公文统一左侧装订，平钉位于书芯1/2处，保证不掉页。7、行文规则7.1 向上级单位的重要行文，应抄送直接上级单位。7.2 各单位不得越级请示，因特殊情况，确需越级行文时，应抄送越过的单位。8、上行文与对外行文8.1 公司所属各子公司、中心部室所有上行文与对外行文都必须经总裁办登记与审核，由总裁办统一按照行文要求处理。外行文和汇报材料均应经总裁办审核把关，任何部门、个人不得直接对外报送和提供公司相关文件、材料。8.2 公司内部所有上报公司领导的公事文件材料，都必须经所在单位负责人签字，报总裁办登记后，由总裁13、办文职人员报至相关领导。任何单位与个人原则上不允许将公事材料直接报相关领导。8.3 公司内部各子公司、中心部室上报文件资料需注明主送与抄送领导。8.4 文件主收领导在接到文件材料后，应于2个工作日内批注处理意见，并由总裁办文职人员按照批注意见转发相关单位，同时通知上报单位文件资料走向。8.5 上报公司领导文件、材料流程：8.5.1 上报单位拟稿上报单位负责人审稿总裁办登记总裁办传主送领导主送领导批注处理意见总裁办登记并传至相关单位总裁办通知上报单位文件资料走向。8.6 对外报送文件、材料流程8.6.1 外报单位拟稿分管领导审核总裁办审核把关总裁审批相关部门报送对口部门。8.7 具体上行文件、外14、行文件样式见附件5、4。9、公文办理及审批程序9.1 发文 发文办理程序为：起草审核签发用印登记分发归档等。9.2 公文的起草 符合国家的法律、法规及其他规定。如提出新的措施、办法、规定等，要切实可行，并完整、准确的体现发文单位领导意图。9.2.2 情况属实，观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。9.2.3 人名、地名、时间、数据、行文等要准确。引用文件要注明发文时间、机关、标题和文号。因使用简称时，应先用全称并加以说明。9.2.4 结构层次序数，一般情况下第一层为“一、”，第二层为（一），第三层为“1、”，第四层为“（1）”。9.2.5 会议纪要15、要求当天内起草并发文。9.3 公文的审核9.3.1 xx牧业公文文稿在送领导审批或签发之前，均由部门负责人进行审核；公文审核的基本任务是协助领导保证公文的质量。 公文审核的内容.1报批程序是否符合规定；.2 是否确需行文；.3 内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确的体现发文单位的意图，并同已发有关公文相衔接；.4 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；9.3.2.5 所提措施和办法是否切实可行；9.3.2.6 公文格式是否符合规定。9.4 公文的签发9.4.1公文的签发是公文形成的一个关键性环节。未经公司领导审批签发，公文不能生效。16、9.4.2 领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。其他审批人员圈阅，应当视为同意。9.4.3 审批和签发公文，一律用黑色钢笔或碳素水笔，符合存档要求。具体文件签发单见附件6。9.5 公文的登记、用印、分发9.5.1 经领导审签的文稿，统一由总裁办登记、编号。承办部室要按照规定的标印格式和时限要求向总裁办提交电子文档。 公文由总裁办通过纸介质发送，如需发往外地，由总裁办统一分发（传真）各有关单位和部门。9.6 公文传阅 需要相关领导或相关部门传阅的文件，由总裁办批注意见后转相关领导部门传阅。具体文件传阅单见附件7。9.7 收文9.7.1 外来文件收文程序一般包括：签收登记提出拟办意17、见呈有关领导批示或交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。外来文件收文见附件8，内部收文登记表见附件9。 9.7.2 送领导批示或者交有关部门办理的公文，总裁办文秘负责催办、督办，做到紧急公文跟踪追办、督办，重要公文重点催办、督办，一般公文定期催办、督办。对下发的重要公文，应当及时了解和收集反馈执行情况。9.7.3 公文承办部门接到批件后，应按公文处理的时限要求及时办理。办理完毕后要在“处理结果”栏中做详细记载，并反馈有关领导。办理后要将公文及时交总裁办存档，存档要按照收文号收存，供有关领导、部门查阅。 各部室指定专门人员负责公文的收发工作，收到公文后，应及时对公文进行处理，由于文职人员失18、职，造成延误的，应追究其责任。10、公文立卷、归档和销毁10.1 公文办结后，应当根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料交总裁办整理立卷。10.2 公司召开的各类会议所形成的记录、决议事项等材料以及有保存价值的领导讲话录音和重大活动影像资料等，待会议结束后，会议组织者应及时整理一套完整资料交总裁办档案管理人员存档。10.3 文书定期存档，个人不得私自保存应当归档的文件。10.4 各类公文应当根据其相互间的联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的实际工作情况，以便于保管和利用。10.5 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保19、存复制件。10.6 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。11、附则11.1 其它公文格式见附件10、11、12。二 、 印章管理1、适用范围1.1 本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需经公司名义或有关部门名义证明其合法作用而使用的印章，包括：公司印章、合同专用章、财务专用章、法人印章、人事专用章，原则上各部门不刻制印章。2、印章管理细则2.1 印章的刻制、启用由总裁办负责，如有需要更换印章，应由规定的印章管理人员将旧印章交还总裁办。2.2 总裁办应将每个印章登20、入印章台账。印章更换实行先交后发的原则。2.3 公司印章、合同专用章、法人章由总裁办负责保管；财务专用章由财务部负责保管。2.4 公司用印依照以下原则进行：公司名章用于以公司名义行文时；职务名称印章在以职务名义行文时使用。3、公司印章使用程序3.1 需使用公司印章，应先填写“公司印章使用申请单”，写明申请使用理由，征得部门及总裁办负责人签字同意，连同需盖章文件一并交印章管理员。经审核手续齐全，印章管理员方可给与盖章。3.2 需使用公司合同专用章，盖章合同应有“公司合同会签单”，并经法人代表或法人代表授权委托人签字后,连同需盖章合同一并交印章管理员。3.3 印章管理员应建立印章使用台帐，并由使用21、人签字。3.4 印章管理员应保管好印章使用申请单。3.5 公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，经总裁批准，并由申请人填写借据并注明借用时间和期限，方可借出。借出的公司印章，应由印章管理员负责携带并盖章，盖章应符合经批准的用印事项。3.6 原则上任何人不得开具空白介绍信或在空白纸上盖章，如确因工作需要，经总裁批准，并由申请人写明理由，方可用印。4、印章使用方法4.1盖印文件必要时盖骑缝印；4.2 公司文件、对外介绍信、证明材料及其它以公司名义出具的材料盖公司印章。4.3 以公司名义对外出具凭证，需要公司董事长或总裁署名或用职章；4.4 除有发文卡、总裁签字或直接盖章外，其它用印需填写用印22、申请单。4.5 所有盖章的对外材料必须由印章管理员留存一份。4.6如违反本办法未按程序用印者，一经证实，公司将对用印人及印章管理员给予严肃处理；如造成严重后果，触犯刑律的移送司法机关，追究其刑事责任。5、印章的废止5.1 如需废止公司印章，由印章保管部门提出申请，经公司总裁或分管副总裁批准后，由总裁办出具正式文件予以废止。总裁办应将废止印章保存三年。三年后移送公司档案部门管理。三、保密管理1、等级划分1.1 秘密分为三个等级：秘密、机密、绝密。2、具体细则2.1 保守秘密，不得以任何方式散布、泄露公司保密信息和资料。2.2不得以任何形式和方式获取非本人工作职务内的公司保密信息或资料。2.3 严23、格遵守保密文件等（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。保密文件存放在规定的文件柜内，计算机中的保密资料必须设置口令或密码。不得私自带保密材料到与工作无关的场所。不得在公司区域以外公共场所谈论保密事项和交接保密文件。2.4 严格遵守保密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经总裁批准。并按规定办理借用登记手续。2.5 保密文件、资料不准私自翻印、复制、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经总裁办批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开或不公开发表的文章（包括论文）中引用保密文件和资料。2.6 会议工作人员不得随意传播会议的保密内容，特别是涉及人事、机构变动以及有敏感的问题。会议记录（或录音）要集中管理，未经总裁办批准不得外借或传阅。2.7 公司员工离开办公室时，必须将文件及资料存放规定的文件柜中3、调职、离职人员保密职责3.1 调职、离职时，必须将自己经管的保密文件或其他涉及秘密的资料，交至公司妥善保管，不得随意移交给其他人员。4、失密、泄密处罚4.1 发现失密、泄密情况 ，要及时报告，管理部门要认真对待、严肃处理。对失密、泄密责任者，给予扣薪或降薪；视情节轻重及造成后果，给予一定行政处分；造成公司严重损失的，追究责任者的法律责任。