1、公司办公事务岗位职责及档案管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一节 办公事务管理岗位职责一、办公事务主管岗位职责办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提高企业的综合竞争力。其主要职责如图3-1所示。职责1组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核职责3负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作职责4建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责5负责公司的各种公章证2、照管理，并负责使用登记和年检工作职责6起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况职责7搞好与有关部门的协调及联系职责8受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理职责9负责检查本部门的安全、消防工作职责10负责办公事务突发事件职责11负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议职责2起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批职责12完成公司领导临时交办事件的处理图3-1 办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是日常办公事务的主要执行者，担负着办公用品、办公设备、档案管理等工作，其主要职责如图3-2所示。职责1协助部门主管做好各项办公事务制3、度草拟工作职责3负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作职责4负责办公用品的登记、发放管理职责5负责制定办公家具、设备、用品的采购流程职责6负责监督办公设备的日常使用、维护职责7负责计算机信息资料管理职责8负责公司图书、资料、合同等文档的管理职责9提出办公事务合理化建议，不断改进工作职责2积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务职责10对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查职责11协助其他部门作好会议、接待工作职责12完成领导临时交办的其他工作图3-2 办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责秘书的任务是负责为公司领导处理那些可以由他人完成的工作并为领导的工作做好准备。这些4、工作无论大小，都应该看做是领导的重要工作来接受。工作内容包括公文的收发、公章管理、高级接待等工作，其主要职责如图3-3所示。职责1协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责3负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作职责4妥善管理传真机、复印机等办公设备职责5严守公司机密，妥善保管各类文件职责6及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作职责7起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。职责8按照上级领导安排，出席某些会议职责9陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作职责10协助公司领导起草各项规章制度职责11按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动职责25、负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作职责12完成领导临时交办的其他工作图3-3 秘书岗位职责第二节 办公事务管理制度一、办公用品订购审批单第1章 总则第1条本公司为规范办公用品的发放工作，特制定本规定。第2条公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。第3条办公用品的采购与管理由行政部统一负责。第4条本制度适用于公司全体员工。第2章办公用品的申请第5条对于日常易耗品申请，直接由申请部门填写申请单（见下表），经主管签字确认后，到行政部登记领取。易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人（签字） 主管领导（签字）年 月 日 年 月 日第6条各部门如申购办6、公用品，还必须另填一份订购审批单（见下表），经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见： 行政部门审批意见： 签字： 年 月 日如果金额超过审批权限请行政总监签批意见： 签字： 年 月 日第7条在申请书中要写明所要物品、数量、质量规格。第3章办公用品的购买第8条为了统一限量、控制办公用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买都由办公事务部门统一购买。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买审批单”的前提下就近采购。在这种情况下，办公事务部门有权进行审核，并且把审核结果连同审批单一7、起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。第9条购买量的确定。根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量。第10条供应商的确定。办公事务部门在购买办公用品时，必须货比三家选择其中价格、质量最优者。第11条办公事务部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡（见下表）”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及哪个商店订购等。订购进度控制卡 项目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期办公事务人员（签字） 主管领导确认（签字）第12条所订购办公用品送到后，办公事务部门要按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进8、度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。第13条收到办公用品后，对照订购单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字、盖章、做好登记，转交出纳室负责支付或结算。第4章办公用品的核发第14条办公事务部门依据申请部门的申请单，在所需物品全部到库后，填写办公用品分发通知书（见下表）。办公用品分发通知书需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计今物品已于 年 月 日到达我部门，请于 年 月 日之前领取接受人员（签字） 主管领导确认（签字）第15条办公事务专员进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。第16条用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品分发通知9、书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第5章办公用品的保管第17条办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（见下表）。办公用品台账 项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注编制：行政部 填写人（签字）：第18条必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保护措施。第19条办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整理台账，使两者一致。第20条印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品完，应立即10、写报告递交办公事务主管。第21条非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。第22条所有办公用品非工作原因严禁带出公司。第6章办公用品的报废处理第23条报废审核。对于各部门提交的报废物品清单（见下表），办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可做报废处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字）办公事务专员同意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员（签字）：办公事务主管同意报废处理 不同意报废处理 办公事务主管（签字）：第24条对决定报废的办公用品，要做好登记11、，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第25条报废品不得随意丢弃，应集中存放、集中处理。第7章办公用品使用的监督第26条办公事务部门定期核对用品申请书与实际使用情况。第27条办公事务部门不定期核对用品领用传票与用品台账。第28条办公事务部门不定期对各部门办公用品使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品行为。第8章附则第29条本制度经总经理办公会讨论通知。第30条本制度自发布之日起执行。二、办公设备管理制度第1章 总则第1条为了保证公司办公设备正常运转，提高办公设备工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条本制度所指办公设备包括电话、电脑、打印机、复印机、传真机等。第3条本制12、度适用于公司全体员工。第2章 办公设备购买第4条办公设备购买由各部门在年初部门计划中统一列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一以招标形式购买。第5条对于临时增购的办公设备要经总经理审批同意方可。第3章 电脑使用管理第6条专人专管每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不得随意上机。电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第7条操作规定严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩电子游戏。不得使用未经病毒检查的软盘，防止病毒入侵。严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。第8条病毒防护装有软驱的计算机一律不得入网。对于联网的计算机，任何在未经13、批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。对于尚未联网的计算机，其软件的安装由电脑室负责。任何计算机需安装软件时，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员负责安装。所有计算机不得安装游戏软件。数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。软件在使用前，必须确保无病毒。任何人未经过他人同意，不得使用他人的电脑。第9条硬件保护除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机设备。硬件维护人员在拆卸计算机时，必须采取必要的防静电措施。硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。各部门负责人必须认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任。各部14、门负责人必须采取必要措施，确保所用计算机及外设始终处于整洁和良好的状态。所有带锁的计算机，在使用完毕或离去前必须上锁。对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电设施以保护电源。第10条电脑保养保持电脑的清洁，严禁在电脑前吸烟、吃东西等，严禁用手、锐物触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。确保所用的电脑及外设始终处于整洁和良好状态。定期（每月末）对电脑内资料进行整理，做好备份及删除不必要的文件资料，保证电脑内运行空间的畅足。备份的磁盘由电脑管理员保管。定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司进行维护和保养。第4章 电话使用管理第11条电话由行政部统一负责管理，各部门主管负责监督与15、控制使用。第12条每次通话时间以3分钟为限。通话时应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。第13条使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。第14条各种外线电话须配置专用长途电话记录表，并逐次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项以及交涉结果。该记录表每月转办公事务主管审阅。第15条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话需先经主管批准。第5章 打印机、复印机使用管理第17条打印机、复印机由专人负责管理使用，其他人员未经批准不得擅自使用。第18条打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印、复印的时间、标题、份数、密级，经主管批准签字后方可。第19条凡需打印的文件、表格等，字迹要清楚、语句要16、通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第20条为确保复印机的安全运转，每天开机时间不宜过长，急件经主管批准后，方可临时开机。第21条打印复印人员要严守文件内容，做到不泄密、不失密。第6章 传真机使用管理第22条传真机由专人保管使用，其他人员不得自行使用。第23条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准。第24条建立传真登记、签收制度，立档备案。第25条每天下班后，传真机设置为自动接收，以防止遗漏重要文件。第7章 其他办公设备使用管理第26条专管专用。公司所有办公设备都要指定专人使用，其他人员若使用必须经设备主管人员批准方可。第27条办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。第28条办17、公设备使用人员要保证设备的安全。如果能够上锁，全部上锁；如果因使用人员过失造成办公设备丢失，要追究相关责任人责任。第8章 办公设备使用监管第29条公司办公事务部门负责对办公设备使用情况进行不定期检查。第30条公司办公事务部门对块规使用人员有提请处罚的权力。三、文书档案管理制度（一）文书管理制度第1章 总则第1条为使公司公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办公。第2条公司各部门与外界来往文书的收发由办公室事部门统一负责。第3条办公事务部门指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。第2章 公文的种类第4条公司的的通用公文种类请示向上级部18、门请求请示、批准的事项。报告向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。决定对公司重要事项或重大活动作出安排。决议经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。批复上级答复下级的请示事项。通知在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。通知传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。通报表彰先进，批评错误，传达重要情况。函对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。会议纪要记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。第5条文书的保密等级划分绝密。指极为重要并且不得向无关人员19、泄露内容的文书。秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。第3章 文书的收发第6条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置。一般文书予以启封，分送给各部门。私人信件直接送收信人。分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。第7条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记。第4章 文书制作规范第8条公文格式公文内容发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送20、另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。正文：公文的主体部分。发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印刷日期为准，重要公文以签发日期为准。公文印章：加印在发文日期中间。密级：保密文件注明密级。附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。用纸格式本公司公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。印装格式公文均采用横书横排。单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。装订可用钉装、胶粘办法。第9条文书的署名公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯21、的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第10条文书的盖章在正文上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。第11条文书制作注22、意事项文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，并且必须署名。第5章 文书的整理与保存第12条文书的整理与保存全部完结的文书，在结办后3天内，交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录23、本清理移交。分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，留存各部门保管。第13条文书的保存年限永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；资金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。保存1年的文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负24、责确定保存年限。第14条注意事项重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。（二）档案管理制度第1条管理部门1、文书结案后，原稿由行政部门归档，经办部门根据25、实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。2、各分公司档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。第2条文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收：1、检查文件的文书及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；2、文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认；3、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室；4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门；5、有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。档案目录表档号：卷名：本案文件目录件数收文号来文26、号发文号页数备注第3条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则左方装订为原则；2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；3、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第4条档案分类档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。档案分类应力求切合实用。如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”“小类”二级。同一“小类”（27、或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。档号的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档案卷次，E1E2为档案目次。第5条档案名称及编号档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表明档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多28、少及增长情形斟酌决定。档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第6条档案编号新档案。应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。档号应自左而右编列29、，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。第7条档案管理归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第8条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特写者外，依下列规定办理。永久保存公司章程；股东名册；组织规程及办事细则；董事会及股东会记录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书。10年保存预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存10年的文书。5年保存期满或解除30、之合约；其他经核定保存5年的文书。1年保存：结案后无长期保存必要者。各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其他有效期予以保存。第9条档卷清理档案管理人员应该及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。第10条调卷程序各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员借阅。借阅档案包括文件资料必须在档案借阅登记31、簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准后方能借阅。案卷不许借出，只借在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。“调卷单”应按归还日期先后整理，以备催还。借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人责任。借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经32、理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。外单位摘抄卷内档案应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查签章。档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第11条调卷管理“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应按调阅程度重新办理。调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，请变更调卷登记，不得私自接受。调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之档案，应经文书管理部门主管同意。（三）文书档案立卷归档制度第33、1章 总则第1条为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。第2条归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第3条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第2章 文件材料的收集管理第4条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第5条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的34、正体与附件、批复请示、转发文件含被转）第6条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议方办部门收集归卷。公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。第7条各部门专（兼）职文书的职责了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。认真执行平时归档制度，对本部门承35、办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第3章 归档范围第8条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪录等。第9条上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。第10条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第11条本公司各种奖惩、活动、任免等资料。第4章 平时归卷第12条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文36、书集中统一保管。第13条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。 “案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第14条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。第15条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记簿上注明。第5章 立卷第16条立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。第17条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第18归档37、的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第19条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第20条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第21条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序38、排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第22条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。第23条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第24条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。第25条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。四、往来信件管理制度第1章 总则第1条目的。39、为规范报刊、信件管理，确保其准确投递和分发，特制定本制度。第2条行政部负责公司信件的管理，并落实专人负责。第3条信件分类依其重要性分别归类，一般分为电报类，限时信件，或其他附有支票等重要文件的信函，公司、机构的其他部门来函，亲启信函，报刊，杂志，商品目录及其他广告宣传资料，包裹等。报刊杂志、商品目标和邮购广告，除与主管有直接关系，一般由办公室人员处理。这类信件数量大，主管无暇一一过目，办公人员可做重点报告，或者用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅。对于亲启信函，除主管有指示可以拆所有的信件外，不应拆注明“亲启”的信件。如误拆，应立即封妥，并签名注明“误拆”字样。第4条拆信或包裹拆信。拆信时，剪封40、口要在信封的固定位置上。拆前先将信在桌子上轻敲，使信内物品落上底部，以免拆时受损。拆信后，必须注意下列事项。查看信纸上的地址是否与信封上的相同，如果不同，以信封为准，故信封必须保留。查看信上是否有写信人的签名，并对照信封，找到写信人的姓名。查看信是否有耽误，可从邮戳及信上注明的日期做出判断。耽误的原因可能是写信在信写好时未立即寄出，或由于邮局耽误所致。信上所提到的附件是否附上。如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封。如果附有支票或汇票时，应核对金额是否相符，如果无误，在信上注明“核对无误”；如果有差错，要注明差异之处。信封的邮戳有时可作证明用，信封需妥善保存。可以在信封上盖个收信日期章，41、依收信日期排列，直到确定信件已无用后再一起销毁。拆包裹。拆包裹时可用刀子或其他工具。在拆时，需注意包裹里面是否附有信件或其他文件。如果是订购的东西，可取出订单核对，看寄来的物品是否正确无误，填写核对单交会计部门，通知物品已收到。其他。拆刊物时先请示上级领导刊物如何处理。领导一般让办公人员先看一遍，然后夹上便条指出主管想看的文章，并标明页数。随着办公人员工作经验的增加，可以阅读文章时，标出重点，准备纲要，以利查阅。误投邮件，必须退回邮局。如果是已迁走的公司的邮件，如知其新地址，可帮忙转过去。第5条收发信件登记簿信件登记设立收发登记簿，每日重要邮件，包括来信及专信，都需登记在收发登记簿中，尤其是挂42、号信、包裹等。登记簿通常记录收、发信件的日期，以备日后查询。第6条分信来信如以单位为收件人，拆开后应按信件的类别，由各部门接收。如是个人函件，可直接交由收件人。如是公事，分信时需注意以下原则：用红笔勾出信件要点，节省他人阅读时间；对于需要回复或需上级领导指示的信件，可加注在信纸边上，供上级裁决。第3章 回信事宜第7条回信程序在回信时必须考虑信件的重要性与时效性。有些信件只是简单的询问或例行通函，处理比较简单，可直接由办公人员回复。有些信件，需请示主管之后才能回复。有些甚至必须收集资料，并经主管审核后，才能回复。要注意的是，不论简单还是复杂的信件，在回信时，应仔细阅读来函，清楚该回复事项，以及需43、准备的资料，这样才不会遗漏。回信的程序包括来信，直接回复或请示上级，回复（拟稿、打样、核对、签名），寄信（核对、装封、邮寄），复印件归档。第8条回信注意事项要写好一封回信，应把握以下要点。清楚。写信时应措辞明白清楚，使阅信人能立即明了内容，不致引起误会。最忌模棱两可的表达方式。正确。书信写作，正确是不可或缺的要素。信件内容不正确，易引起纠纷。要避免夸张或过分含蓄。具体。所谓“具体”就是要言之有物，措辞、文意切中要领，据实直陈，切忌空泛、抽象。完备。所有的信件都是为某种目的而写，信中该写的内容不可遗漏。如果一封信写得不完备，不但不能达到目的，甚至还会引起相反的效果。简洁。书信应力求简洁，切忌冗长44、。须知商场中人，业务繁忙，没时间阅读连篇累牍的信件。因此，在词能达意的原则下，语言力求简明了。谦恭。谦恭有礼是商场上的重要法则。接待顾客固然要有礼貌，写信时也不能缺少。有礼貌的信会博得收信人的好感。但乱用恭敬的词句，也是不对的。体谅。写信人在写信时，不能只顾从自己的立场出发，而应设身处地为对方着想。具体地说，提起任何事物，应少用第一人称，要把对方的利益放在最重要的位置。第4章 外发信件第9条各部门若有信件外发，经办人员须在当天下午四点前将外发信函、包裹送至行政部，并填写快递、挂号、包裹外发登记表，行政部四点前将当日外发信件清点，交邮局工作人员寄发。五、公司印章管理制度第1章 总则第1条为规范公45、司印章的管理，特制定本办法。第2条本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。第3条公司印章的制定、改刻与废止的方案由行政部经理提出。第2章 印章的种类第4条正式印章，指公司章、董事会章、监事会章以及公司所属分支机构印章。第5条专用印章，指公司财务专用章、人事专用章，各职能部门章、董事会办公室章、总裁办公室章、监事会办公室章、保卫工作专用章以及分支机构财务专用章、分公司人事专用章等用于指定用途的印章。第6条人名用章，指以公司法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。第3章 印章46、的使用范围第7条公司公章的使用范围发送正式公文、电函、传真件等；报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等；授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等；签订重要业务合同、协议等；上岗证、先进集体和个人荣誉证书等；需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等。第8条董事会、监事会印章使用根据公司章程规定的范围及职权行使。第9条分公司和职能部门印章使用范围，根据公司、分公司的授权用于第7条的全部或部分项目。第10条各职能部门印章使用范围在其职权范围内，与公司内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系；用于对外工作介绍信和授权范围内的工作函件等。第4章 印章的制刻第11条印章刻制和更47、换的申请和审批公司印章、董事会和监事会印章，由公司行政部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。分公司印章，由分公司根据有关批准单位核发的证、照及有关批准文件制发。公司内部各部门之间信函往来，以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。若部门因工作需要而要求刻印章，应另行申请，限定使用范围，经公司领导批准后方可刻制。印章不能继续使用的，使用单位应向上级单位提出书面制发申报。第12条印章的刻制公司各类印章由行政部到公安机关办理有关手续后在公安机关指定的专营单位刻制。第13条各类印章的规格、材质公司印章、董事会印章、监事会印章，外直径为x毫米，圆形，带五角星，塑质；公司专用章（除财务专用章外）和分48、公司印章，外直径为x毫米，圆形，带五角星，塑质；分公司人事专用章，外直径为x毫米，圆形，带五角星，塑质；财务专用章、人名章的规格、材质根据有关主管机关的规定执行。第5章 印章的使用管理第14条使用公司印章或高级职员名章时应当填写“公司印章使用申请单”（见下表），写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交印章管理人。公司印章使用申请单用章人姓名用章部门盖章时间用单类别印章名称盖章文件主要内容申请人部门主管意见行政部意见批准人意见第15条使用部门印章和分公司印章，需在申请单位上填写用印理由，然后送交所属部门经理，获得认可后，连同需要用印文件一并交印章管理人。第16条公司印章的使用原49、则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。第17条代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。同时用印依据及用印申请单上应用代理人印章。第18条公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需经总经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。第19条常规用印或需要再次用印的文件，如果事先与印章主管人取得联系或有文字证明者，可省去填写申请单的手续。印章主管人应将文件名称及制发件人姓名记入一览表以备查考。第20条公司印章的用印，依照以下原则进行：公司、部门名章及分公司名章，分别用于以各自名义行文时；职务名称印章在分别以职务名义50、行文时使用。第6章 印章的保管第21条公司印章的保管，应衽印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管制度，并严格执行保管人交接制度。第22条正式印章、人事专用章启用前，有关部门应将印章保管人员名单报公司主管部门备案。印章使用过程中，保管人员如有变动，应在变动当日内通知公司主管部门。第23条印章保管人因故临时请假，须更换印章保管人。单位领导应指定临时保管人，并做好交接记录。第24条印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模，批准启用的有关文件立卷归档，永久保存。第25条印章应存放在安全、保密处。第7章 印章的停用第26条印章内容需要变更或机构终止时，应停止使用有关印章并交由行政部予以封存或销51、毁。第27条因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时，印章管理部门在印章停用五日内，由保管人写出印章停用说明，经部门领导签字后上报行政部。第28条印章散失、损毁、被盗时，各管理者应迅速向公司递交说明原因的报告书，行政部经理则应根据情况依相关规定的手续处理。第29条除特别需要，由行政部经理将废止印章保存3年。六、图书资料管理制度第1章 总则第1条本公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等管理业务均按本规定办理。第2条图书资料是指由公司行政部统一购进、管理的图书、刊物和报纸。图书资料主要用于促进公司经营业务合理动作，提高本公司所有职员专业水平，使公司在经营道路上创造出自己的经营风格。第3条本规定的52、制定、修改与废除，由行政部提议、常务董事会决定。第2章 图书的选购第4条行政部负责对图书市场的调查研究，寻找合适的图书。第5条购买图书由行政部根据“公司学习计划”，以及各部门的申请要求进行，并由行政部经理对购买图书的各个环节进行控制与检查。第6条行政部必须逐月、逐年制定图书购买计划。图书采购人员按计划实施采购。第7条如果属购进图书，则在接收图书时支付现金，结清图书书款，并注意控制预算，不得超支。第3章 图书的整理与借阅第8条图书资料的目录及借阅情况由行政部的具体管理人员按日更新后在内部网上公布，公司职员可通过内部网查询图书使用情况。第9条所有图书都必须按图书管理卡（见下表）要求进行登记，注明购53、入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月以及必要的项目，并且把卡片分类放入各索引柜内，以便于检索。图书类别分类号图书名称图书编号作者购入时间出版社名称出版年月备注编制： 填写人（签字）：第10条公司职员借阅使用图书期间要爱惜，不得污损图书资料。行政部的图书管理人员在收回图书资料时要认真检查，发现污损要追究当事人责任。第11条图书资料一般借阅期限为一个月，对于不按时归还的，行政部图书管理人员要及时催还。每次每人限借杂志一本、书藉两本，期限已至而未归还者，应承担一定责任。第12条公司职员不得将图书资料转借他人，职员如丢失图书资料，需照价赔偿。第1章 总则第1条为了使公司员工能够适应现代科学54、技术日新月异的发展，能够更加规范化处理电子资料，特制定本制度。第2条本制度适用于公司全体员工。第3条本制度中电子资料包括电子文字、数据信息、图片、图像及声音等。第2章 电子资料的来源第4条外来资料外来电子资料，主要指通过互联网或外部存储设备（如U盘、硬盘等）获得的电子版资料。外部资料电子化，主要指公司各部门从外部获得的非电子版资料，为了修改、保存等目的，通过一定的手段（如扫描、输入等）将其电子化，生成电子版资料。第5条内部资料内部电子资料，包括公司内部各种文件、合同等的电子版本以及因某种需要而编制的各种电子资料（如PPT、数码照相摄像等）内部资料电子化，指公司为了保存、修改等需要把非电子资料转55、化为电子资料。第3章 电子资料的类别第6条共享资料，指公司内部员工可以共同分享的电子信息，一般为供企业内部员工学习成长及一般性工作指导类电子文件。第7条核心资料，指对公司经营发展有一定影响的，流传范围限制在一定范围内的资料，一般包括企业核心流程、企业发展计划等。第8条绝密资料，指对公司发展有重大影响的，流传范围限定在为数不多的几个人的范围内的资料，一般包括新的创意、核心技术资料等。第4章 电子资料的控制管理第9条共享资料的控制管理。共享资料由各部门指定专人负责统一管理，本公司员工可以共享，如果有需要拷贝、复制需经部门主管同意。第10条核心资料的控制管理。本公司所有核心资料由行政部指定专人统一管56、理，部门主管级以上人员登记后可以使用，其他人员确因工作需要使用核心资料需经行政部经理同意。核心资料除行政部做必要备份外任何人不得拷贝、复制，其他人员确因工作需要拷贝、复制需经总经理同意并登记记录版本编号。第11条绝密资料的控制管理。绝密资料由总经理指定专人管理，任何人需要使用绝密电子资料必须经过总经理审批。其他人员确因工作需要拷贝、复制需经总经理同意并登记记录版本编号。第5章 电子资料的安全管理第12条本公司所有电子资料都必须备有必要的备份，以免发生意外事故。第13条核心电子资料与绝密电子资料要严格控制版本数量，并指定责任人跟踪记录，以免泄密。第14条文件加密。本公司所有核心电子资料与绝密资料57、必须进行加密。目前的加密方法包括硬加密和软加密两种。前者指用物理的方法进行加密，如在存有数据和文件的光盘上用激光打孔加密等；后者指对数据或文件进行加密，如采用“密钥”的处理方法等。第15条定期检查。电子资料的负责人应该根据数据和文件的保存、使用价值及存储介质的寿命长短，明确规定对备份文件进行检查的间隔时间，以有效地保证各种存储介质上的数据和文件的完整性和准确性。第16条防病毒管理。电子资料的负责人要经常对电子资料的存储介质进行病毒检查，防病毒软件一定要确保最新版本。七、办公用品领用表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：八、办公设备登记表 年 58、月 日设备名称编号厂名或品牌出厂时间购买时间使用年限规格颜色附属设备价格存放地点环境要求主要用途简介：管理部门负责人使用部门责任人九、办公文书会签单1文件会签单发文单位发文文号发文日期年 月 日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序单位收文时间发文时间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注注：会签文件附在会签单后。对外行文单编号：日 期拟稿人职务、姓名行文字号行文标题内容简介经济审核人法律审核人行政部经理总 经 理备 注发文目录表文件号文件标题领导签发拟稿部门密级发放范围份数登记日期发出日期封号明细帐页备注十、印章使用登记表印章使用审批表编号用章部门盖章时间59、公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注十一、文书档案借阅审批表编号文书档案名称密级起草人起草部门起草日期归档日期借阅原因： 借阅人（签字）： 年 月 日行政部意见： 主管（签字）： 年 月 日批准人意见： 批准人（签字）： 年 月 日十二、办公用品管理流程办公用品购买流程确定购买计划挑选物品验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束供应商行政部办公用品领用流程相关部门行政部结束信息存档审核审核按清单发放否是开始填写领用单否是十三、办公设备购买流程采购人员行政总监行政60、部相关部门办公设备购买审批流程审核 核审核审核采购程序是否开始购买申请单结束办公设备询价流程行政总监 否 是搜寻价格信息整理成价格报告可行办公用品比价流程行政部开始结束办公设备比价流程否筛选供货商分别与商家洽谈确定候选商家办公用品采购流程审核是开始结束行政部行政总监办公设备采购流程否采购部行政部相关部门行政总监收集价格资料编写询价报告审批审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备审批是开始结束是资料存档十四、文书档案管理流程发文管理流程相关部门行政部有关部门行政总监是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否2收文管理流程秘书回复具体办理行政主管审核领导阅否传阅传61、阅否核定文件领导审阅公司领导行政部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档3档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门行政部是否搜集资料开始结束4档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏行政总监行政部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销5档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门行政部行政总监信息存档十五、往来信件管理流程否外部单位秘书部门主管分类整理请示主管主管意见回复拟稿核对封装寄回原单位直接回复 是否是开始来信结束十六、公司印章管理流程相关部门行政总监行政部印章制刻申请流程主管审核审62、核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否2印章使用流程相关部门行政部行政总监审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档十七、公司证照管理流程移交人行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是第五节 办公事务管理方案一、办公用品采购方案下面是某公司办公用品采购方案，供读者参考。一、总体规划（一）目的为加强制度建设，规范采购行为，控制成本，加强支出的准确性和可控性，制定本方案。（二）办公用品范围本方案所指办公用品是用于日常办公使用，购买价值达不到固定资产标准的文具、工具及各种耗材。（63、三）采购实施办公用品由行政部统一进行采购。二、采购审核（一）公司内部各部门以季度为单位向行政部提交本部门的办公用品需求计划表，由行政部对其进行审核汇总。（二）行政部根据各部门的办公用品汇总及库存办公用品的实际存量，制定公司季度办公用品采购计划。（三）按照办公用品采购制度的要求进行审批，通过后开始采购。三、采购调查（一）行政部采购人员根据确定的采购计划搜集办公用品的质量、价格信息，并对其进行比较。（二）行政部采购人员要根据对市场信息的分析，编制办公用品询价报告。（三）行政部采购人员按照办公用品采购制度的要求进行询价报告的审批。四、采购实施（一）行政部采购人员按照审批后的询价报告对供应商进行筛选，64、确定候选供应商。（二）行政部采购人员分别与候选供应商进行洽谈，比较其办公用品的价格、质量。（三）行政部采购人员确定最终供应商，请行政部主管审核。（四）行政部采购人员通知财力部划款购买办公用品。五、采购终结（一）行政部采购人员向供应商索要发票、保修卡等资料。（二）采购回来的办公用品经检验合格可以办理入库手续，行政部采购人员持发票办理报销手续，采购结束。六、注意事项（一）行政部采购人员如在自己亲友处购买办公用品必须向主管申明。（二）公司各部门因临时工作需要购买办公用品的，需经行政部主管许可，事后补办入库手续。二、办公设备采购方案下面是某公司办公设备采购方案，供读者参考。一、总则（一）目的。为加强本65、公司办公设备采购管理工作。提高设备采购管理的计划性和透明度，特制定本方案。（二）适用范围本方案所指办公设备包括计算机、投影仪、复印机等。（三）采购实施办公设备由行政部统一进行采购。一、 申购程序（一）制定计划设备器材采购应有计划，避免盲目性和零敲碎打。每年年底，各有关部门应将第二年拟采购的设备器材的计划报行政部；年中需添置的设备器材，有关部门也应预先拟定计划报行政部。（二）申购计划单包括的产要内容 1、仪器名称（包括附件、备件）；2、型号、规格、数量、预计单价；3、生产厂商及其地址、邮政编码、传真电话；4、申请购置理由；5、技术质量标准程度；6、本公司有否此仪器设备。（三）设备费用预算测算行政66、部对各部门报上来的办公设备计划进行预算测算，看是否超出部门预算。（四）行政部门对各部门的计划表进行综合，按照办公设备购买审批流程进行审批。三、市场调查（一）行政部指定专人收集办公设备供应商资料，具体方式包括：1、电话咨询；2、电话邮件索要设备技术参数资料与宣传资料；3、通过到专卖店调查样品；4、要求供应商提供成功案例。（二）通过了解各个供应商客户来了解办公设备运行情况。（三）通过了解供应商原材料提供商的资料来获得供应商的资料。（四）通过供应商竞争对手了解办公设备情况。四、采购审批（一）行政部采购人员通过技术质量、价格、售后服务、付款方式、送货方式等方面进行综合比较，编写办公设备询价方案。（二）67、按照办公设备审批流程对询价方案进行审批。五、采购实施（一）行政部采购人员按照审批后的询价报告对供应商进行筛选，确定候选供应商。（二）行政部采购人员与供应商进行关于价格、售后服务的协商，拟订办公设备购买合同文本。（三）行政部组织相关部门对合同文本进行评审，评审通过后通知财务部做好付款手续。六、完成采购（一）设备到达后，由行政部组织相关部门进行验货，验收内容包括：1、包装有效性；2、整机完整性；3、配套材料；4、零配件数量；5、使用说明书、图纸、有关资料及产品合格证书，并说细填写验收单，根据发票办理财务报销、入库手续和财产登记入册。（二）行政部采购人员持发票办理报销手续，采购结束。（三）退货。设备68、器材在验收和安装调试中发现质量问题、残缺零件及资料不全等，由行政部负责与生产厂家、外商、商检等有关部门办理退货、索赔或追补等事宜。二、 个人电话配备方案下面是某公司个人电脑配备方案，供读者参考。一、总则(一)目的为提高公司员工工作效率，改进对公司便携式电脑的管理，增强大体上人责任感，提高使用率，简化后期维护管理，特制定本管理办法。（二）购买方式公司与个人共同出资购买，设备所有权双方共有，累计使用5年后产权归个人。（三）适用范围1、公司部门经理及以上级别的员工。2、因工作需要配备便携式电脑的正式员工。二、配备细则（一）公司为正式员工配备的便携式电脑，使用年限为5年，每年设备折旧率分别按35、3069、20、10、5计算。（二）配备1、符合配备规定的人员按照自愿的原则，配备电脑。2、初次配备。采取公司与个人按不同比例出资的方式购买，使用5年后产权归个人所有的方式配备新便携式电脑。产权归个人前，公司只配备一次，不得再次提出购置新便携式电脑的申请。具体邮资比例如下表所示。公司补贴比例表员工类型总经理各部门总监部门经理一般员工公司出资比例 807060503、重新配备便携式电脑累计使用年限已满5年，原使用人可提出重新配备申请，部门经理、总经理批准后，由公司统一购置。如果累计使用年限已满5年，原使用人不提出新购申请，设备继续留公司使用。（三）便携式电脑的配备购买公司定期列出当前便携式电脑市场占有率70、前几位的品牌，供个人选择，并接受员工对采购价格提供的信息，员工选择后，汇总再进行采购。（四）如果个人提出特别需要配置或特别品牌便携式电脑，经部门主管领导特批后，提交公司统一采购。（五）对于本方案下发时已经在使用的便携式电脑，按照5年折旧的办法，根据不同使用时间，按照现值计算出设备净值，然后公司和个人各承担一定的比例；累计使用满5年后，产权归个人。（六）所有便携式电脑个人承担费用部分，上缴公司财务，个人出资部分最长允许分6个月从工资中扣除。三、日常使用维护维修便携式电脑每年由公司购买资产保险，便携式电脑在产权归个人前，或产权归个人后但继续在公司使用者，遵照以下办法。（一）升级改造公司所有的便携式71、电脑，使用1年内不予升级；使用满1年后，需要升级改造者，由部门领导批准后公司给予升级，费用由公司和人人按1：1的比例分摊。（二）维修凡非人为因素造成的设备损坏与故障，公司负责维护维修，费用由公司承担。（三）保险赔偿凡发生损坏、丢失或其他情况，使用人出具一定有效证明扣，由公司向保险公司索赔，保险公司的理赔全部归使作者。使用者重新购置新便携式电脑继续使用，使用年限仍以原来设备使用时间计算。四、保障条款（一）便携式电脑的所有权最后转移给个人后，公司在固定资产账务上将做相应处理。（二）若员工中途离职，累计使用未满5年，产权未归个人者，根据自愿原则，由原使用者补齐其设备公司承担部分的净值，设备归原使用者72、所有；或者设备及所有附件、备件、相关资料全部退回公司，公司根据该设备剩余净值，退还属于使用者出资的部分。（三）各职能管理部门暂时预留一台公用便携式电脑。（四）在便携式电脑所有权未归个人之前，或所有权归个人但继续留公司使用者，配备便携式电脑，不再配备台式计算机。四、行政公文处理方案下面是某公司行政公文处理方案，供读者参考。一、总则(一)目的为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化、特制定本方案。（二）文书管理原则1、准确无误原则（1）文书运转的每个环节和阶段，包括起草、审核、签发、印制、盖章、传阅等，不能出现任何错漏。（2）撰写文书必须符合现行法律法规，不能产生与法律法规相冲突的意思表达。（73、3）行文准确，不能出现弄虚作假的行为。2、迅速及时原则在文书的运转过程中，必须根据公文内容的轻重缓急，及时做出处理，做到不积压、不拖拉。3、安全保密原则文书从形成到终止，必须严守保密纪委和保密制度，做到不失密、不泄密。4、集中统一原则文书工作，必须规范化、标准化、要求管理权责统一、制度统一、标准统一。二、收文处理（一）普通文书的处理程序1、由部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审阅、回答、批复以及其他必要的处理，或者由其指定的下属对文书进行具体处理。2、处理过程中如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。3、各种有关联的事项，必须与相关部门商议后方能给予解决。（74、二）机密文书的处理程序1、机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2、指名或亲启文书，原则上应在封面上注明所涉及的事项及事项的要点和发文者姓名。3、到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自开启，如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条约束。（三）文书的阅览程序1、某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如果有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转交给文书的主管。2、有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记本”，阅览者按照“传阅登记本”栏目进行填写，并最终交还文书的主管。三、发文处理（一）对外行文操作流程1、拟稿（1）由具体承办人员起草，并由75、部门负责人审核。（2）对外发文一般以公司名义发文。在各分、子公司有必要发文时，在公司后加下属企业全称。（3）发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。2、核稿（1）拟稿完毕后填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。（2）审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。3、签发有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。4、编号由行政部统一编排发文文号。5、缮印、校对（1）急件应先行处理。（2）保密件应由专人打印。（3）打印扣校样、废纸、蜡纸等应委善处理。（4）校对专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。（5）打印、校对责任人签名。6、盖章、发文登记在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。7、填写登记簿76、8、封发（1）发文工作由行政部门负责。（2）查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。（二）对内行文处理程序1、对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。2、特殊情况下各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。3、对内行文由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。四、分歧意见的处理在文书处理过程中，各部门存在意见分歧，则由行政部邮面进行协商，如果协商不一致，上报或请示上级领导，由上级领导裁决。五、客户档案管理方案下面是某公司客户档案管理方案，供记者参考。一、目的本方案立足于建立完善的国际市场客户档案管理系统和客户档案管理规程。以提高国际市场营销效率，扩大国际市场占有率，与本公司交易伙伴建立77、长期稳定的业务联系。二、适用范围企业的过去、现在和未来的国际市场直接客户与间接客户都应纳入本制度的适用范围。三、内容（一）客户基础资料客户资料主要是通过营销人员对客户进行的电话访问和电子邮件访问搜集来的。在档案管理系统中，大多以建立客户数据库的形式出现。客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、资质、创立时间、与本公司交易时间、企业规模、行业、资产等方面。（二）客户特征 服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、企业规模（员工人数、销售额等）、经营管理特点等。（三）业务状况主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系78、及合作态度等。（四）建档方法主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。四、建档方法（一）建立客户档案系统本制度规定客户基础资料的取得形式哪下，并采用数据的形式进行：1、由销售代表在进行市场调查和客户访问时时行整理汇总；2、向客户邮寄客户资料表，请客户填写；3、委托专业调查机构进行专项调查。（二）客户分类利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，在于提高销售效率，增加企业在国际市场上所占的份额。客户分类的主要内容包括：1、客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、客79、户地域、顾客类型划分。2、客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。3、客户路序分类。为便于销售代表巡回访问、外出推销和组织发货，首先将客户划分为不同的区域；然后，再将各区域内的客户按照经济合理原则划分邮不同的路序。（三）客户构成分析利用各种客户资料，按照不同的标准，将客户分类，分析其构成情况，以便从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。客户构成分析主要包括以下内容。1、销售构成分析根据销售额等级分类，分析在公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据在线确定未来的营80、销重点。2、商品构成分析能过分析企业商品总销售量中各类商品所占比重，确定对不同客户的商品销售重点和对策。3、地区构成分析能过分析企业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。（四）客户信用分析在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用的处理办法。三、 客户档案管理应注意的问题在客户档案管理过程中，需注意下列问题。（一）客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。（二）客户档案管理应重点为企业选择新客户，开拓新的国际市场提供资料。（三）客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。（四）客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查81、阅和利用的管理办法。六、办公费用控制方案下面是某公司行政办公费用控制方案，供读者参考。一、日常办公费用控制日常办公费用指为满足日常办公需要所发生的费用，包括购买办公用品（文具、复印纸、办公饮用水等）、邮递、名片制作、刻章、配钥匙等杂费。（一）归口管理部门1、归口管理部门为行政部，负责办公用品的日常实物管理。2、办公用品由公司员工按行政部核定标准自行领用。行政部每月对员工办公用品领用情况进行汇总，行政部经理审核，对费用超支人员及时提示，并视情况对下月办公用品领用额度进行核减。（二）报销审批权限1、办公费用单笔金额超过1万元（含1万元）由总经理审批。签批流程：经办人部门主管部门经理财务部门负责人行82、政总监总经理财务报销2、办公费用单笔金额在4000元（含4000元）到1万元之间由行政总监审批。签批流程：经办人部门主管部门经理财务部门负责人行政总监财务报销3、办公费用单笔金额在4000元以下的由部门经理审批。签批流程：经办人部门主管部门经理财务部门负责人财务报销（三）办公费用年度控制总金额不应年度预算（附表一：某公司年度办公费用预算表）。二、维修费用控制各部门设备出现质量问题需报行政部，对于保修期内的设备，由行政部直接联系厂家维修。对于保修期以外的设备，行政部接到报修后，先与维修站联系，确定修理费用，然后报有关领导审批后进行维修。（一）归口管理部门归口管理部门为行政部，负责维修费用的日常管83、理。（二）报销审批权限1、设备维修费用单笔金额超过2000元（含2000元）由行政总监审批。 签批流程：经办人-部门主管-行政部经理-财务部门负责人-行政总监-财务报销2、设备维修费用单笔金额在2000元以下的由部门经理审批。签批流程：经办人-部门主管-行政部经理-财务部门负责人-财务报销（三）印刷费年度控制总金额不应超过年度预算。四、微机网络费用控制微机网络费用是指公司各部门使用的网络及网络设备的维护、服务费用。（一）归口管理部门归口管理部门为行政部，负责网络的使用、维护、签订服务合同、备案、付款手续等日常工作。（二）报销审批权限1、微机网络费用单笔金额在2000元（含2000元）的由行政总84、监负责审批。签批流程：经办人-部门主管-行政部经理-财务部门负责人-行政总监-财务报销2、微机网络费用单笔额在2000元以下的由部门经理审批。签批流程：经办人-部门主管-行政部经理-财务部门负责人-财务报销（三）微机网络费用年度控制总金额不应超过年度预算。五、咨询费用控制咨询费是指因工作需要而就特定事项长期或临时外聘专家、顾问而生生的费用，包括诉讼费、聘请常年法律顾问的费用和就特定技术问题或政策问题需要了解而外请专家的费用。（一）归口管理部门归口管理部门为人力资源部，负责预算控制、对外谈判确定费用并签订合同、聘请法律顾问等日常工作。外聘专家、顾问、评估机构由有关部室提出后报人力资源部汇总，经公85、司领导班子集体决定，费用支付标准按国家规定标准执行或经领导班子研究决定。（二）报销审批权限1、咨询费单笔金额超过1万元（含1万元）的由公司总经理审批。签批流程：经办人-部门主管-行政部经理-行政总监-总经理-财务报销2、咨询费单笔金额在2000元（含2000元）到1万元之间的由行政总监审批。签批流程：经办人-部门主管-行政部经理-行政总监-财务报销3、咨询费单笔金额在2000元以下的由部门经理审批。签批流程：经办人-部门主管-行政部经理-财务部门负责人-财务报销（三）全年咨询费应控制在年度预算之内。六、图书资料费控制图书资料费是指公司机关订阅专业书籍、参考资料及报刊杂志的支出。（一）归口管理部86、门归口管理部门为行政部，负责预算控制、订阅及报销等日常工作。(二)报销审批权限1、图书资料费单笔金额超过2000元（含2000元）的由行政总监审批。签批流程：经办人-部门主管-财务部门负责人-行政总监-财务报销2、图书资料费在预算范围内单笔金额在2000元以下的由部门经理审批。签批流程：经办人-部门主管-行政部经理-财务部门负责人-财务报销（三）年度图书资料费总金额应控制在年度预算之内。附表一：某公司*年度办公费用预算表 单位：元费用名称部门日常办公费用维修费用印刷费用微机网络费用咨询费用图书资料费用其他费用合计行政部10000500010000300050000500020000103000人力资源部5000300080002001000030001500046000生产部3000200050001000020001000023000销售部80003000150005000020002000053000研发部3000300030005000050001500034000售后服务部4000200050003000020001000026000合计3300018000460001900060001900090000285000编制部门： 编制日期：