1、服饰公司财务核算费用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章总则一、依据中华人民共和国会计法、企业会计准则等有关法律、法规，结合XX服饰有限公司的实际情况，制定本制度（试行）。二、财务工作的主要任务1组织会计核算，全面、客观、及时地反映公司的财务状况和经营成果。2实行会计监督，保障资金和财产安全，维护公司信誉和权益。3开展会计检查，提高会计核算质量与效率，保证会计信息的科学性和真实性。4进行会计分析和预测，为经营决策提供信息。5开展责任会计，对公司经营活动进行预算和控制，对经营成果进行考核和评价。6协调与外部2、机构（工商、税务、会计师事务所）的关系。三、财务岗位设置公司设立财务部，根据业务需要设置财务总监，会计和出纳。1、财务总监：全面负责公司财务部的工作，参与公司管理。2、会计：按照会计分工从事本职工作。4、出纳：从事日常资金收付；银行、现金日记帐的处理。四、遵纪守法公司负责人和其他人员要共同遵守中华人民共和国会计法以及本制度，保障会计人员依法、按制度行使职权。第二章财务核算第一节基本规定1会计年度自公历一月一日起至十二月三十一日止。年度终了，如遇节假日，仍以十二月三十一日为结算日。2会计核算采用借贷记帐法。3会计核算以权责发生制为基础。主题:4会计核算应遵循谨慎性原则，合理核算可能发生的损失和费3、用。5会计核算的各个环节应建立复核制度，会计报表及相关资料的出具必须经由财务负责人审核。6会计凭证、帐簿、报表和其他相关会计资料的内容和要求必须符合国家统一会计制度的规定，不得伪造、变造会计资料，财务负责人对会计资料的真实性负责。第二节固定资产管理1固定资产包括使用期限一年以上，单位价值2000元及以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具及其他与经营有关的设备、器具、工具等。 2公司固定资产管理实行“统一管理，分级负责，责任到人”的管理原则。公司财务部门负责固定资产投资计划的编报、执行和监控，以及固定资产的日常会计核算，监督资产的真实、完整。公司行政部门是固定资产的分管部门，负责购置、登记建卡4、管理实物，维护和保证财产安全。3固定资产折旧采用平均年限法计提，按固定资产性质和消耗方式制定折旧年限。具体为：电子产品为3年、汽车为8年、房屋为50年、其他固定资产为5年。4低值易耗品应比照固定资产管理，设立分类登记簿和低值易耗品卡片，建立登记、保管和定期盘点制度。低值易耗品核算采用五五摊销法。5固定资产在已按年限提足折旧后应继续维护使用，凡不能继续使用需作报废处理的，应经相关技术人员鉴定，向财务部提出申请报告，报董事长批准后方可作报废处理。固定资产报废后的变价收入减去固定资产帐面净值及清理费用后的差额为固定资产报废净损（益），应计入当期营业外支出（收入）。6固定资产的投资管理实行“总部集中5、统一、分级授权有限”的原则，必须坚持“服务业务、效益为本、合理配置”的方针。固定资产投资管理工作必须遵循投资管理程序，需编制固定资产购置申报书，说明概况和原因，经公司总部相关部门及负责人核批后方可执行，执行数不得超过核批数。递延资产的计划审批比照固定资产投资计划管理，审批权集中在公司总部。递延资产采取3年期限平均摊销，计入各期损益。7固定资产管理办法另行制定。第三节 单据填写及附件要求1.1单据填写及粘贴有关要求有关费用报销及支付款项必须真实、有效，报销及付款单据需用签字笔填写，要字迹清晰，不得涂改。招待餐费报销单应在背面注明日期、招待哪个客户及人数，交通费应注明起点及终点。有关报销票据必须是6、有效票据，填写报销单时发票和收据要分开填写和粘贴。发票必须是发票联/报销联，用复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记帐联不能做为报销单据。票据内容要齐全，抬头、日期、单价、数量、金额等项目要填写齐全，字迹要清楚，金额要准确，大、小写一致，涂改无效。印章要齐全，须有收款单位公章（或收款专用章/发票章）及收款人签章；事业单位的收据，要有财务专用章；企业和个体户须是税务部门统一印制的收据。粘贴报销票据不能用订书机订在一起，要用胶水粘贴报销票据并且填写完整相关内容。填写有关报销单据及付款单据，须完整填写单据上有关要素。如：“部门”、“职别”、“出差事由”、“日期”、“付款原因”等7、，垫付须扣回的款项要特别注明，不属于填写人所属部门的费用要注明清楚。在填写完整的单据上部门主管和经理都有知情权和审批权，须在单据上签字。部门主管及财务部门必须按公司的费用报销标准及有关付款规定审核原始单据的真实性、完整性、合理性、合法性。出纳人员必须根据审核无误、手续齐全的费用单据办理支付手续。1.2单据报销及付款时必须附上附件预付帐款、借支款等类型的附件：预付款项第一次申请时应附上合同或书面协议，以后每一次支付款时都要注明本次结止时一共所有支付款项的金额；借支款申请时应填写借款事由，累计借款金额不能超过个人标准借款额。公司杜绝私人借支。采购款、差旅费、招待费、购办公用品、工资等类型的附件：申8、请采购款的附件要付上验布报告（送货单）及入库单等具有外单位人员和本公司人员同时签名的单据；差旅费用的报销要付上出差申请等能证明出差事实的单据，并且外地出差的住宿费必须要取得外地开具的发票，交通费用的票据上面要显示起止地点和发生日期，没有记录的要手写补充；业务招待费报销要附上业务招待申请单等能证明事实的单据。购买物品的付款须付上采购申请单，办公文具物品应由行政部门统一控制采购，填写采购单交采购部采购，采购后的物品由行政部统一管理发放。银行代扣代付款的附件须有银行扣款代付的回单，电话费、租金等能取得发票的事项要付上发票。第四节费用管理一费用报销流程1经办人申报。2部门负责人按权责审批申请单、报销单9、。3会计审核。4副总经理审批业务二、三部除外。5总经理审批业务二、三部除外。6董事长审批。7财务总监审核后，出纳根据审批的凭证予以支付。二、费用报销及有关付款事项的时间规定（特殊情况除外）交单时间：每周一、三、五下午将须付款或报销的单据交到财务部。报销时间：每周二、四、六下午报销支付上次所交已被审批的单据。特殊情况经公司总经理审批后可即时支付。借支采购款或出差借款等有关借支款项，应在业务结束二天内清帐。三、借款1、公司工作人员因公申请借款须填写借支单，注明事由，由总经理或副总经理审批，财务部办理借款。借款金额要严格控制，差旅费借款的金额应按“（车费住宿费）出差天数”计算申请。2、食堂和司机及行10、政部均实行备用金制度，以减少借款审批的工作量。 部门标准食堂司机行政部备用金额度3000元500元/人2000元3、借款人员须填写借支单，借支单用于财务付款凭据，不予退还，报销时持有关单据发票到财务销帐。4、借款人在办理与之相应的公务后，要及时报帐。无特殊情况报销时限不得超过公务终结日一个星期。对超过期限经财务人员及时催报仍未报帐者，扣发借款人工资、奖金等。四、差旅费1差旅费报销时须附出差申请单，申请单应注明出差时间、地点和出差行走路线，由所在部门负责人批准，营销人员由副经理批准再报批总经理。做到周密安排出差路线，严格控制出差天数。若出差超过计划天数，未经批准且无特殊理由，审核时予以扣减。2出11、差交通工具等级标准表：职别乘坐交通工具职别标准总经理/副总经理/财务总监/生产总监飞机/火车软卧/轮船二等舱或以上/的士部门经理/厂长飞机经济舱/火车硬卧/轮船三等舱/的士其他人员火车硬卧/轮船三等舱以下/公共汽车3严格审核途中车船费支出，差旅费报销单要详细注明出差时间、起点及终点。外出参加会议，凡由公司报销会务费、赞助费的只报销车船费及出差补助；出差期间发生交际费、接待费的，每发生一次交际费扣除当天补助一半，依此类推。4出差费用仅指出差期间的车船票、机票、出差补助、住宿费。其他费用不在出差报销单中列支，另行填报。 5、差旅费报销标准（住宿标准/出差补助/手机话费补助）城市类别总经理/副总经理12、/财务总监/生产总监厂长/部门经理/部门主管设计人员/采购人员/业务员跟单员/司机/其他人员A300/120/30220/100/15180/80/1050/40/10B250/100/30180/80/15150/60/1040/30/10C200/80/30150/60/15120/50/1030/20/10 A类城市：港澳地区、上海、北京、深圳。 B类城市：A类城市外全国其他省会城市。 C类城市：A类城市及B类城市外的其他城市。6、差旅住宿费在标准额度内实报实销，差旅补助必须凭往返车票、住宿费发票参照领取。7、职能部门和营销机构人员因会议安排或其他特殊活动需要超标准住宿的，必须的事先报副13、总经理或总经理或董事长批准，否则不予报销。8、在住宿酒店内发生的传真费、上网费、长话费不予报销。9、若同一地区两人以上出差，在酒店住宿时，应两人住宿一室，遇特殊情况，须事先经部门主管/经理批准,以层级类推的方式审请批准.10、若公司安排住宿一室的两人均要求单独住宿时，应由当事人承担一半住宿费用，并向部门主管/经理申请，经批准后方可入住。报销时当事人应把经部门主管/经理审批的书面申请函附报销单后一起交财务部审核，并扣减个人承担的住宿费用。11、出差补助包括出差所在地的城市市内交通费及生活费（各占50%），出差所在地内的市镇、镇镇之间的交通费实报实销。如公司配车外出差旅的，汽车费用据实报销（需在票14、据上注明行驶路线）。12、出差日下午出发或上午返回时，出差补助按一半计算。上、下午以12：00为界，时间以机票、火车票、船票、长途汽车等票据的时间为准。13、当天往返的出差（1）.当天往返出差是指当天能往返、耗时4小时以上的出差。（2）.车票实报实销，出差补助为每天10元。五、业务招待费因工作需要赠送客户礼品，应事先填制申请单，经部门领导审批同意再呈副总经理审核同意签字后方可实行，财务人员根据附上的申请单给予报销。员工急需支付的业务招待费在发生前应电知或口头向分管经理或副总经理申请，事后由经办人及分管理经理、副总经理在该张发票背后签字确认，方可进入报销程序。 招待客人的餐费标准为:职位总经理/15、副总经理/财务总监/生产总监厂长/经理/部门主管业务员及其他人员标准60元/人50元/人40元/人备注超过部分不予报销（不允许一客多陪） 有必要同事之间小聚交流工作时，餐费标准为：10元/人。 工人加班夜宵的标准为：2元/人。 公司工作人员外出办事中午无法回公司就餐时，误餐补助为10元/人。 报销业务招待费时应在发票背面详细注明日期、招待哪个客户及客户人数，否则不予报销。六、工资1、工资构成：公司实行岗位工资制，员工工资由岗位工资、绩效工资、加班工资（公司员工不享受加班工资，工人享受加班工资）和福利补贴四部分组成。岗位工资的兑现形式：约定工资：领取约定工资的员工享受公假及周休，不享受延时加班工16、资。计件工资：领取计件工资的员工享受公假，周休和延时加班工资。计时工资：享受公假、周休和延时加班工资。 2、加班工资： 延时加班工资为：1元/每小时，加班时间计算以30分钟一计，加班时间不足1小时不予计算。 周日加班工资为：2元/每小时，周日加班全天工作时间统一为8小时一天。3、公司提倡高效工作，严格控制员工加班，因工作需要加班完成的，必须履行严格的申报手续。4、当月工资于次月25日支付发放。七、薪水调整1员工试用期满或其它原因，薪水调整由分管经理报副总经理及总经理批示，人事部备案。2员工薪水调整必须下发由总经理批准的“薪金通知单”到财务部，3新入职的员工，财务部凭该员工的“薪金通知单”核发工17、资。八、其他1固定资产、礼品、包装加工材料、大宗办公用品采购一律采取集中采购，集中采购工作管理办法另行制定。2货物运费一律凭供货回执单、托运单、发票原件作报销依据。以上费用开支，一律索取正规发票。3费用报销采用人员属地原则，不得跨部门地区报销。4费用报销必须附有正式发票，收据、白条不能作为报销凭据。第三章 成本的核算一、成本的核算1.成本是公司生产产品的制造成本。包括直接材料、直接人工、制造费用等成本项目。2.成本的核算按定单法分类核算。直接材料按发出加权平均法计价，摊入不同产品生产成本。直接人工按直接实际消耗人工费用计入成本。制造费用水电费按电表用量的一定比例分配入不同产品。折旧按固定资产部18、门分配。物料消耗按折旧比例进行分配。3.生产按订单生产，无在产品核算。二、材料采购制度1.材料库存既保证生产需要，又无积压，采购费用小。2.每次采购必先由仓库向采购部门申请。3.采购部门根据申请打订单（三份），送财务部审核、总经理审批方可向供应商联系采购。4.采购部门必须保证材料及时、保质、保量、价优到位并能取得增值税发票。5.材料进入公司以后，仓库必须及时清点数量，质量管理部门验收质量合格后，仓库填制入库单有关人员签字送财务部门，仓管人员及时登记入帐。6.供应商必须提供请款单、发票、我司订单，经财务部门审核、副总经理、总经理审批，才可付款。三、商品管理1提供采购合同，规范采购行为（1）重点供19、应商应有正式合同。合同应明确规定供货折扣、结款周期、商品质量、运输方式、售后服务、违约责任等事项。（2）采购合同由采购部经理负责签订，报总经理批准后执行，大宗采购的也可由总经理亲自签约。合同一式四份，甲乙双方各执两份，本公司一份在采购部留存，另一份交财务部作为付款审核的依据。（3）采购量较小，合作关系不密切等原因导致不能签约的供应商可采取变通处理方案：即由业务经办人员根据实际操作状况按照合同格式拟定内部合同，经采购部经理初审报总经理批准后执行。（4）一般要求现款采购价格必须比期货采购价格优惠6%以上，现款采购合同的签订或现款采购业务的实施必须事先报请总经理特别批准。（5）采购部门不能提供正式合20、同或内部合同，又无特别审批报告的商品采购，财务部拒绝支付货款，并作为违规行为向总经理汇报。2严格商品采购的帐务处理程序（1）采购部购入原材料及辅料应取得供应商的详细发货清单。（2）物流部(仓库)根据到货清单验收商品并完成进货验收记录，制作进货清单和差错记录单。（3）采购人员要同物流部(仓库）有关人员每日交接进货清单并处理差错问题。（4）采购部要及时提供进货月报表。3加强应付帐款的管理，规范货款支付程序（1）到期货款的支付第一，由商品采购中心经办人依据合同（含口头协议）按照先急后缓的原则拟定付款计划。发票先到的可优先办理付款。第二，采购部经理对付款计划进行初审，以履行合同和完成当月采购计划为目标21、统筹安排资金。第三，主管会计负责付款计划的审核，防止超额付款和提前付款，保证资金的使用效益。第四，总经理审批后付款计划方可执行。第五，采购部付款计划表格由公司统一制定。（2）先款后书的货款支付办法第一，采购部要采取措施严格控制先款后书、合作不顺畅的供应商的数量和采购金额。第二，鼓励以现款方式采购质优价廉的物料，公司要求现款进货应比先书后款优惠6%以上。4加强应付帐款的管理（1）财务部要安排专人负责应付帐款的整理、对帐、审查、办理货款支付和税票催收等工作。（2）要按月上报应付帐款报表。（3）及时登记应付帐款票据和台帐，坚持按单对帐、按单结算。5商品定期盘查制度（1）库存商品按实际成本计价。（2）22、商品的入库和发出采用个别计价法。（3）商品清查采取实地盘查法，实物与帐面不符的要查明盘亏、盘盈、毁损的原因。并编制“商品盘点报告”报总经理批准后财务部作帐务处理。6建立商品管理责任追纠制度对在商品采购、货款支付、存货盘点中的违规操作和舞弊行为，将处一定金额的罚款并通报批评，造成后果的将从严处罚。7仓库部门要严密跟踪车间节余物料的回库工作。四、销售管理1销售合同管理制度化（1）销售合同必须明确折扣、定购金额、付款时间、到货时间、到货率、加工要求等事项。（2）所有的收订和供货都必须有销售合同，否则不予收订确认，不得发货。（3）大客户（100万元以上）必须签订正式供销合同，全套加工的还必须附有商品加23、工协议书。（4）董事长、总经理、副总经理或由董事长特别授权的经理等才能作为大客户合同的签订责任人。（5）一般客户原则上也要求签订正式合同，但由于客观原因导致暂不能签订正式合同的，也必须提供内部合同（不需要购方签字、盖章）。内部合同要附有副总经理特别签批的申请报告才能上报。（6）所有销售合同（含内部合同）原件都必须一式叁份交总经理审批后方可执行，审批后的合同一份交客户，一份交副总经理，一份交财务部。2规范发货和退货程序（1）所有发货清单必须有财务人员签字，否则物流部不得发货。（2）收到客户收货回执，才能确认销售形成。（3）客户退货要办理退货申请。由经办人员向业务管理部门提出退货申请，详细说明退货24、原因并附退货清单，业务管理部查明事故责任后向总经理/副总经理报告，经副总经理批准后方可办理退货。财务部依据副总经理的审批批复和物流部的收货清单进行帐务调整。3加强应收账款的监管（1）财务部要安排专人负责应收应付款的管理。应收应付款月报管理要规范化。第一，每月10号为月报上报时间。第二，应收/应付账款月报按时报董事长、总经理、副总经理及相关负责人。（2）业务部每月要向财务部上报详细回款计划，上报最后时限为当月一日，逾期不办的通报批评。（3）业务部人员根据合同和业务部当月回款计划催收货款，确保每月回款计划的落实。（4）财务部要保证及时为客户办理结算手续、开具发票。（5）财务部根据公司有关制度监管货25、款回收和保证货款安全。对货款回收不力的业务员发出催款通知书。（6）发票开出后，四十天内货款必须到帐，否则将予业务经办人经济处罚。4建立销售管理责任追纠制度对在合同签订、货款回收、商品进出和库存商品管理中违规和舞弊行为进行追纠。第四章 外发加工单程序1、 由外发负责人拟发外发通知函到各相关部门；2、 负责人签定正式合同（一式三份），一份交客户，一份交副总经理，一份交财务部；3、 布料仓，辅料仓或裁床根据合同开具入库单给仓库，仓库开具出库单给外发单位；4、 外发单位加工完工后开具送货单到我司，我司仓库清点数量后按实收数开具入库单。5、 外发负责人应制定外发返工数及次品的扣款规定，呈副总经理及总经理26、批准同意后交财务部核算应付外发加工费。第五章 板房管理1、各业务部门制版时应填写制版申请单，呈副总经理/总经理批准后交财务部门留存一份。2、各业务部门应于每月终了盘点版衣，写明款号及数量，于次月5日前上交财务部门第六章 财务资料管理一、银行帐户1公司设立银行基本帐户。2银行帐户印鉴章必须分开管理，财务专用章由会计主管保管，法人印鉴章由出纳保管。设立银行帐户印鉴章交接登记簿，在印鉴章需要移交时填写，交接登记簿记载须连续、完整。二、会计档案1会计档案指会计凭证、帐簿、财务报表等会计核算专业资料，是记录和反映公司各项业务的重要证据。2会计档案应按照档案管理的要求，整理立卷，装订成册，在会计年度终了后27、，由财务部门保管一年。期满后，由财务部门编制移交清册，交由档案管理部门保管。3会计档案必须制定专人管理，保证其完整无缺，对于电子会计档案，应注意防磁、隔热。出纳人员不得兼管会计档案。4建立健全的会计档案调阅、复制登记制度。会计档案一律不许外借。会计档案的借阅，须经董事长审批。对于电子会计档案，需设定查询权限，未经授权不得进行数据查询。第七章财务监督一、不相容岗位分离1会计、出纳岗位分离。2帐务处理和实物管理分离。3银行凭证管理和银行印鉴章管理分离。二、财务检查1财务部、实物管理部门共同组成检查小组，每年至少对固定资产、低值易耗品盘点一次。清查盘点工作的主要内容是核对帐实、帐卡、帐表是否相符。对28、于发现的问题及时处理，确保财产的安全、完整。2出纳员每日清点库存现金和按月核对银行存款，对银行未达帐要编制银行存款余额调节表。财务部负责人要对现金和银行存款实施经常性和突击性检查，禁止用白条抵现。3对已报的单据，公司总部实行季度例行抽查和不定期抽查，如发现在报销开支中有重复报销、弄虚作假等现象，除追回违规报销款额外，视情况分别对相关人员作出处理。三、会计工作的交接1会计人员因故工作有变动，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。2会计人员办理交接手续，必须由财务部负责人监督交接。3移交时要编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、帐簿、报表、印章、现金、支票、发票等其它资料（移交清册一式三份：双方各执一份，一份存档）。4接替人员应当继续使用移交的会计帐簿，不得自行另设新帐，以保持会计记录的连续性。5本制度自xx年5月1日起执行，解释权归公司。