1、科技公司客服部报销管理制度（日常、差旅等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录一、报销准则21.1报销流程21.2发票的细节要求3（1） 发票的真假3（2） 发票的类型及处理31.3贴票要求51.4报销的时间规定815报销失败的常见原因8二、日常报销811日常报销费用类别8（1）市内交通费9（2）招待费9（3）住宿费10（4）会务费11（5）办公费11（6）汽车费11（7）手机话费11（8）服务费、修理费12（9）邮运费用12（10）房租费用12（11）笔记本补助121.2日常报销失败的常见原因14三、差旅报销152、1.1预定机票准则151.2出差天数核算规定15一、报销准则1.1报销流程1、 准备好需要报销的发票2、 进入个人ERP填写报销单，ERP首页左下方，选择填写报销单。非出差的填写“” ，出差报销差旅的填写“” 。3、 根据个人报销类别选择相应报销科目：4、 填写完整相应信息。一、 发生日期一定要和票面日期想符合。二、 用途说明一定要写详细，说明发生此费用的原由，不能马虎。5、 之后进行 提交区域经理审批部门经理审批周总审批财务复核（如果发现自己的报销单审批顺序不正确，请及时通知部门助理进行修改，否则将无法报销）。6、 贴票7、 等到到财务复核状态之后，自行打印封面，制作好完整的报销单邮寄给公司3、。8、 如果报销单没有问题，报销成功。1.2发票的细节要求（1） 发票的真假发票的专用章必须符合国家规定，如图为正确的发票专用章，请仔细看好，如不符合将是作废的发票，无法报销。例如：代表酒店名称，OOOOOOOO代表税号，税号要在酒店名称之间。这样才是合格的发票。（2） 发票的类型及处理1、 发票的付款方、客户名称要写咱们公司的名称。如图，付款方写自己的名字无法报销。2、 无标注填写公司名称的，不许填写。例如肯德基发票，打车票，充值卡发票等。3、机打发票，需要由开票单位在开具发票时机打出公司名称。（北京神州新桥科技有限公司）。如下图，名称少了”科技”二字，无法报销。4、用拓写纸拓写出来的发票，4、也需要在开票时由开票单位写出单位名称。5、定额手撕发票，上面印有“付款单位”、“单位名称”、“客户名称”的需要在后面用黑色签字笔写上公司名称。6、如果发票上印有“除付款单位外手写无效”，意思是，付款单位可以手写上，但是除此之外不能有其他手写字迹。如有其他字迹，发票无效。不予报销。7、禁止在发票上乱写乱花，有些工程师习惯在发票上标注上是哪次出差去哪产生的费用，方便记忆，但是这样经常会造成发票无效。如果要想标注，请用铅笔在发票背面标注。8、请大家在商家开发票的时候就要核对好发票是否符合要求，如不符合要求，当时让其重新开票。避免出现当时没注意，后来才发现问题。以后以此为借口的，概不理会。如图，发票的5、章子是过期的，无法报销。9、定额发票上有需要补充日期的时候，一定要用黑色签字笔写上日期。此处没明白可以来问我。如图，需要补充的信息都要补充完整，否则无法报销。1.3贴票要求1、贴票的纸张长为21厘米，宽为12.6厘米，发票贴在上面。宽度大约为身份证长度的1.5倍。2、不要将发票全部按照头对齐贴，避免装订线处发票太厚。要分散来帖，不要落成一摞。3贴票时请左对齐，下面的发票要比上面的票往右错开一点，将所有票都贴在纸上。贴发票时候，不要上下有措动。如图：4、尽量将大的票贴在最上面，小的票贴在下面，尽量所有的票都不要折，如果大票贴在上面，还超出标准，请折整齐。如图：5、如果发票很多，请多找几张纸贴，以6、整齐为原则。6、发票尽量靠左靠上贴，避免票很多时，票都集中在中部，给财务装订时造成不便。7、比较窄的发票一张纸上可以分两排来帖。（打车票）8、发票要用胶水，不要用胶棒贴，胶棒贴不牢，容易造成发票丢失，如不听劝告，发票有丢失的，一概不负责。9、严谨用订书钉将发票订起来，这样的一律寄回，运费到付，工程师自己承担，如寄回路上，发票丢失，概不负责。10、笔记本补助的发票要和其他发票分开来帖。不能用公司以外的人的姓名的火车票或飞机票进行报销笔记本补助。11、报销单在财务复核阶段可以打印封面，封面虚线以上的信息是有用的信息，如图：将封面裁剪成与报销单一样大小（长21厘米、宽12.6厘米），然后对齐贴在报销7、当上面。注意：打印封面的时候调整一下大小，确保裁剪之后信息的完整。12、有的报销单有两个封面，解决方法：如果遇到这种情况，在中间剪开，两个封面一定要贴在一起，不能漏贴或乱贴1.4报销的时间规定1、财务部每月收报销单的日期为1日-20日之间，当月20日前送交至财务部的报销单，财务部尽量于当月审核完毕并付款。其他时间财务部不收报销单。2、财务一个月会给大家打2次报销款，（月中、月末）但是有些人总是把报销单拖到最后截止期限才报销，这样就把所有的工作量都集中在了很短的期间内，所以大家早点提交报销单，尽量当月费用次月报销，给自己也给财务缓冲的时间。3、再次强调，报销时间为2个月，超出报销时间的报销单，财8、务部一律不予报销。通过公司订机票的同事，如2个月内未报销所订机票，将在其他费用报销中扣减机票款。4、因员工个人原因长期不报销造成的资金紧张，财务部一律不予借款。借款未还或者未报销冲账者，原则上也不得再次借款。15报销失败的常见原因1、单位名称写错.我部门：“北京神州新桥科技有限公司”。多字，少字，错字，发票均作废。2、报销金额多于发票金额，金额对不上。 将报销单退回，需要在ERP上重新提交正确金额，审批，才能报销。3、贴票不规范。杂乱无序，左边或中间太厚。4、除了公司的正常需要，私自抵票，未取得财务允许。禁止私自用他用发票冲抵。发 票一定要收好，不要丢失，否则损失自行承担5、过期发票。6、作废9、发票，无效发票，假的发票。发票上单位名称写错涂改、拓写纸发票自行填写的、将兑奖联撕掉，致使盖在骑缝的章不全，难以辨认。7、笔记本补助的发票和其他发票混在一起，无法辨别。以上这些情况请大家注意！互相提醒，避免犯错。二、日常报销11日常报销费用类别如图（1）市内交通费（打车票、地铁充值发票、其他交通工具产生的发票）公司报销范围：1、 正常上班期间，因为工作需要，需要去客户那里进行维护，期间产生的打车费用。2、 由于加班导致的，下班无公交车或地铁，打车回家的打车费用。不给予报销的行为：1、 早上来公司上班和下班回家的途中交通费用公司是不给予报销的。2、 一切与工作无关的，个人原因产生的交通费用公司不10、给于报销。（2）招待费（请客户吃饭产生的费用）1、 招待费是要并到相应销售者身上的费用。2、 再请客户之前一定和相应的销售打好招呼，得到允许方可进行。3、 一定要在能开发票的地方招待客户，否则无法报销。4、 报销流程一、报销类别选择他人费用二、费用并入选择相应的部门三、费用并入选择相应部门的相应的人名。提交。（3）住宿费1、 因为工作需要产生的住宿费用2、 住宿费用每天不能超过240元，超过的费用自己负责。（4）会务费1、 因为开例会产生的租用会务室、吃饭、打车产生的费用。2、 报销会务费，除了要有相应的发票意外，还要自己填写相应的会务费说明。打印出来，和发票一起贴在报销单里。如图：3、 会务11、费一般由区域经理进行报销。（5）办公费1、 办事处购买办公用品产生的费用。2、 最好是要有相应的发票。3、 如果没有相应的发票，那必须要有收据。4、 用收据报销的还要附上相应金额的交通费发票，这样才能报销。（6）汽车费因为工作需要产生的汽车费用。（7）手机话费1、话费报销以当月话费发票金额为标准，金额参见：总计或实缴栏目中的数值这个数值代表该发票的实际价值，其收费细则只能作为参考，不具有任何财务价值 。2、部分同事在报销过程中提交的话费报销项目不填写公式，或公式不正确，此一律打回，计算方式看下面的详细介绍。2、实习生不予报销手机话费和笔记本补助。3、试用期员工可以报销手机费(金额为200，有差12、补)和笔记本补助，笔记本补助需要向管理部的齐春雨要表格，填写，反馈给她，由领导批完，才能开始报销，从哪个月开始，以齐春雨通知为准。4、正常工程师的标准为300.例如：手机话费标准是300*80%=240，也就是说在电话费在300以内，是实际金额*80%，超出300元的，最多只给报销240元，如果有出差，一天的电话补助是15元，举例：如果电话费是330元，出差5天，补助为5*15=7530，报销金额应该为300*80%+30=270如果电话费是380元，出差5天，补助为5*15=7580，报销金额应该为300*80%+75=315大家在报销手机话费的时候，erp备注上要写好自己话费的公式，不要算13、错。（8）服务费、修理费1、 因为工作需要产生的相应的费用。2、 没有发票必须要有收据，还要附上相应金额的交通费用。（9）邮运费用1、 因为工作需要寄给公司的东西产生的费用。2、 必须要和邮递员要发票，没发票无法报销。3、 公司规定，不能选用到付的方式邮运东西，自己先垫付，然后报销。（10）房租费用1、 租用办事处产生的费用。2、 第一次报销的时候必须要先把相应的房租合同交给财务。3、 房租费用一般由区域经理进行报销。（11）笔记本补助1、用发票冲抵笔记本补助时，请尽量用驻点所在地的打车费或地铁充值发票报销，在日常报销单中的市内交通费中提交即可。2.笔记本补助的发票必须是当年的并且最近三个月之14、内的发票，例如：三月的报销只能粘贴一，二，三月的发票以此类推。火车票必须是本公司的人的发票或没有姓名的发票。3.笔记本补助的发票要和其他的发票分开来帖。4.笔记本补助必须用交通票来报销，不允许用其他发票报销。如果需要用火车票、飞机票冲抵笔记本补助的，请注意以下流程：点之后出现页面：在“用途说明”中填写“冲抵*月笔记本补助”，之后从“费用报销类别”选择“个人费用”，从“费用科目”选择“差旅交通费”，之后页面为：之前填写的“用途说明”不见了，但是不要紧，领导在审批的时候会看到的。之后依据发票，选择火车还是飞机，把必填项填好，“费用金额”处，报销几个月的笔记本费用，就填多少钱，一个月200，不能按照15、火车票或者飞机票的票面金额填写。填好后页面为：点击“提交”，之后回到：选中，并“生成差旅费用报销单”，页面为：在此“用途”写“*月差旅费用”即可点击“保存&提交”，完成提交。请注意，此处用途决不能写“冲抵*月笔记本补助”，否则报销单退回。1.2日常报销失败的常见原因1、 替票行为，用的不是原来的发票。公司严禁替票行为。2、 住宿费、招待费用不合格，章子不对，或公司名称写错。3、 会务费没有会务说明。4、 办公费没有原始收据。5、 手机话费实施合计大写金额为零，这样的手机话费无法报销。三、差旅报销因为工作需要去外地出差，期间产生的费用。（打车票、火车票、飞机票、大巴票、住宿票）发票的要求和日常发票的要求一致。1.1预定机票准则1.联系前台订票提供日期及航班信息2.登陆，自行查看航班信息进行订票。账号：个人邮箱（邮箱后缀不带中横杠，即：）密码：123456，登陆后右上角可以更改登陆密码。3.非工作时间无法上网时紧急订票客服电话: (8:00-21:00)应急电话次日8:00)说明：如因公订票请大家在结算的时候选择保理支付，不要自行采用在线支付，凡是因公订票自行付款的公司一律不予报销，为他人订票（公司外部人员）需要告知公司前台进行记录。1.2出差天数核算规定 1、中午12点之前出发的算一天 2、中午12点之后回到本地的算一天。 3、这个时间是以火车票、飞机票、大巴票上的时间为准。