1、工程公司行政办公用品及财产管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、办公用品及财产管理制度1、办公用品的采购、领用及管理（1）办公用品管理办法：集团公司各部门所需的办公用品及办公设备，由 集团公司办公室统一购置；各子公司需要的办公用品及办公设备，由子公司办公 室统一购置，其他部门无权单独购置。（2）各公司、各部门领用物品需到办公室填写“办公用品申请单”，详细注 明申请人及申请内容，经部门负责人签字后到办公室领取。（3）办公室必须严格遵守公司财务制度，合理开支，及时购置并责成专人 负责办公用品的入库、记帐、保管、领2、用及登记（只计数量）工作，财务部门定 期核对。（4）对于公司新聘工作人员的办公用品，由部门出具办公用品领用单，详 细标明物品的名称和所需数量，并由部门经理签字、办公室审批后方可为其配备。（5）员工应节约使用，杜绝浪费。（6）各种报刊、杂志由集团办公室统一征订。2、低值易耗品、固定资产管理制度（1）公司低值易耗品、固定资产统一由各公司办公室管理，对各公司、部 门使用的财产进行造册登记，做到责任到人，专人负责，办公室备案。（2）办公设施如办公桌、椅、文件栢等因责任人没有做到爱护，在使用过 程屮因管理失职造成损坏或丢失的，或没有及时维修造成无法使用的，则按其原 价负责赔偿，所赔资金上交各公司财务部。3、（3）公司人员如因离职、调动等而引起的财产变动，统一由办公室进行调 整，并重新办理登记手续。（4）各公司办公室会同财务部每年组织一次低值易耗品和固定资产盘点工 作，对于短缺、丢失、损坏的资产要查出原因，由责任人赔偿；落实不到责任人 的，由办公室承担赔偿责任。凡属赔偿的物品一律以人民币计价，办公室向财务 部核实所购价格后填写“资产丢失、损坏赔偿单”，由资产盘点人员、办公室主 任、赔偿人主管领导、赔偿人签字后，将赔偿款项交到本公司财务部。二、印章管理制度1、公司公章及合同用章，由办公室责成专人保管；财务专用章、名章由各 公司会计、岀纳分别保管。2、管理人员应严格控制公司印章的使用范围，并应按照签发4、规定用印。3、各部门因业务联系，出公函和介绍信等，须经办公室主任签字后方可盖 印；公司内部往来文件经办公室主任审核后加盖公章；对外往來函件经分管副总审核 后加盖公章；集团及各子公司对外签订各种合同、协议，必须先由各级领导逐级 审核后加盖公章。合同、协议签订后送交公司办公室存档一份。4、盖章完毕后，需由承办人、负责人在登记簿上签字。5、空白、空头介绍信、空白表格一律不得用印，特殊情况须总经理批准方 可盖印。6、用印要求与方法：（1）公司印章盖在文件正面；（2）盖印文件应盖骑缝印；（3）盖公司名章除特殊规定外，如另行规定或无固定要求，一般遵循以下 要求盖印要求：A、公司名称章一般盖于公司名称、部门5、名称等右侧。B、要求位置恰当，骑年盖月，印迹清晰，端端正正。7、印章管理人员应对印章严密保存，无论何人用印，都应由管理人员亲手 盖印。8、管印人员若有事外出，由分管领导指定专人代管。必须携带印章外出时， 要由总经理批准，带印章者要严格管理，防止丢失。三、档案管理制度（一）、档案管理的原则：1、档案资料应合理分类，科学管理，妥善保存。2、档案指定专人负责管理，注意防水、防虫、防潮、防盗，保证原始资料 的完整性。3、文书类档案交由办公室指定专人保管；员工人事档案由人事专管员保管； 财务档案由财务部专人保管。（二）、档案管理的要求：1、建立档案登记簿，收文后，由档案员根据日期对文件进行统一编号、分 6、类整理，同时编制档案分类表，存入档案，借阅档案时，需相关领导批准，并进 行登记。档案文件资料排列要遵循以下原则：（1）根据文件的形成时间、内容、形式、重要程度、签发部门等进行分类 存放、保管；（2）批复、批示在前，请示、报告在后；（3）正件在前，附件在后；（4）正本在前，定稿在后；（5）转发文件在前，被转发件在后。2、各公司、各部门移交的档案资料，必须完整准确、字迹清晰。3、合同存档应具备营业执照，法人身份证及其它有效证件的复印件。4、任何人未经集团董事长批准不得随意销毁公司档案。5、批准销毁的档案资料，管理人员要认真编制清单，逐级报批。6、档案管理员应对公司一切档案保密。（三）、归档范围:17、本公司的历史、大事及反映本公司重要活动的剪报、照片、录咅、录像 等载体记载的各种有价值的记录资料。2、与公司生产经营、业务拓展活动相关的、具有参考、利用价值的文件资 料。3、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。4、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。5、上级机关发來的与本公司有关的决定、指示、条例、计划等文件资料。6、公司的规划、年度计划、统计资料、决议、决定、委任书、协议、合同、 项目方案等具有参考价值的文件材料。7、本公司员工履历表、身份证、学历证明、资格证明、考核记载、人事任 免等人事档案资料。8、本公司财务总账、明细帐、报表及原始凭证等档案资料。9、本公司设备台帐、设8、备技术与使用说明书、图纸等设备技术档案资料。10、本公司各类证书、荣誉、资质等其他资料。（四）、档案的借阅：1、档案借阅应办理登记手续，借阅原件需总经理签字。2、集团董事长、总经理、副总、办公室主任可通过档案人员直接借阅非保 密级档案。3、公司其他人员需借阅档案时，须严格履行审批手续，经主管副总（子公 司经总经理）批准，办理提档手续，并按期归还。4、借阅档案人员必须注意爱护、保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。 严禁擅自翻印、抄录、转借。如确需摘录和复印的，凡属保密档案，必须经公司 总经理签批后可摘录和复印。四、办公设备及打印、复印管理制度（一）、办公设备1、办公设备实行专管专用，操作者必须熟9、悉设备性能和规程，严格按正确 的程序进行操作。2、未经专用人员允许，他人不得随意使用，严禁使用设备进行与工作无关 的操作。3、定期对电脑进行磁盘扫描、碎片整理、杀毒等口常维护工作。4、保持办公设备清洁，做好日常清理工作。5、使用中岀现故障，要请专业维修人员进行检修，他人不得随意操作。6、严禁随意安装与工作无关的其它软件（如游戏、光碟等）。7、操作者应对打印、复印的文件、资料内容保密。（二）、文件打印1、公司打印文件，到办公室进行打印。所有拟定的文件，要观点明确、文 理通顺、语言简炼、字迹清晰、标点符号正确、篇幅力求简短。2、打印出的文件应保证准确、整齐、清晰、美观，打完后由拟稿人校对， 校对必10、须认真负责。3、打印文件一次成稿，做到节约用纸。4、报表、合同、对外报送的资料使用A4纸，内部文件可使用B5纸。5、打印需办理登记手续。（三）、资料复印1、复印资料只限本公司工作业务需要。2、使用屮注意对设备进行维护，并力求节约用纸，杜绝浪费。3、复印内容必须字迹清楚，干净整齐。4、不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。5、复印需办理登记手续。五、电话管理制度公司电话包括内线电话、外线电话。内线电话用于公司各部门之间内部联系; 外线电话用于日常对外业务的联系。（一）、电话的使用1、电话实行卡式管理，根据具体业务情况，实行一人一卡或多人一卡制， 如因个人原因话卡发生损坏丢11、失，要负责赔偿。2、员工使用本部门专用电话，通话要求简捷明了。3、接听电话使用公司统一用语您好，德奥公司”，在铃响三声之内接听， 并做好来电登记。（二）、话费管理1、内线电话各部门内线电话只用于公司内部Z间联系。2、外线电话（1）每月1日一5日由办公室输入话费，各部门责成专人携带本部门全部 话卡集屮输费，并由承办人签字。（2）因业务量增加超支话费，需责任人提出申请，经公司总经理或分管副 总签字批准，办公室审核后方可补输。（3）各部门话费控制由本部门负责人进行监督管理，如月话费超出定额， 超出部分从本部门负责人当月工资屮扌II除（特殊情况除外）；如发现拨打声讯业 务的，按产生费用的双倍处罚。（412、）电话通话时间：与业务单位通话要求讲究技巧、节省时间，提高工作 效率。本公司内部楼层最好用内线电话传话，尽量减少外部话费支出。（5）工作吋间严禁长吋间接打私人电话。（6）因工作需要，确需开通国内长途电话业务的部门，由责任人提出书面 申请，经分管领导、办公室审核后方可开通。六、车辆管理制度（一）、车辆安排1、各部室申请用车由公司办公室或分管责任领导调派车辆；办公室遇大型 接待活动或工作需要时有权直接调用车辆。2、车辆应按核准的时间、地点、用途行驶，不得随意更改地点与派车事由 而跑私车，遇特殊情况，司机应及时与办公室联系，以免影响其它工作。3、2公里以内办事不派车，特殊情况除外。4、工作时间内车辆13、每完成一次任务后，司机将车开到公司指定停车地点， 本人应回该公司办公室报到，等待新任务。（二）、车辆使用1、公司新购买的车辆，未办理完保险手续严禁出车，如手续未办理完而私 自出车造成车辆损坏或其他事故的，驾驶人员承担由此带来的一切损失及责任。2、各公司、各部室用车需到所属办公室填写派车单，详细填写用车事由、 出车路线等内容、经相关领导批准后方可用车。3、行车前进行安全检查，发现故障及时维修保养，确保行车安全，行驶屮 注意文明行车，市内驾驶速度不得超过60公里/吋，长途高速路驾驶速度：白天 不超过120公里/时，晚上不超过100公里/时。4、下班后将车辆停到指定地点，未经批准不准开车在外过夜，如14、经发现， 罚款100元/次。（三）、车辆保养与维护1、司机按规程对车辆进行定期保养、维修，由办公室统一管理，并对车辆 的车况及卫生进行不定期检查，如发现不合格者罚款20元/次。2、车辆发生损坏或故障，应立即向办公室汇报，由办公室根据具体情况责 承有关人员进行维修处理。3、办公室应于每月月底核算出每辆车月行驶路程，根据月出车累计公里数， 看实际加油量与该车当月耗油量（一般耗油量）是否接近，百公里耗油不准超过 规定指标的20%。4、司机应做到礼貌行车，爱护车辆，每天擦洗一次。长途出行前后及途中 要进行擦洗，保持车辆清洁。（四）、违反交通规则、发生交通事故或意外事故的处理1、司机应遵守交通规则，违反15、交通规则被处罚的，由驾驶人承担全部责任。2、车辆及其配件被窃或意外丢失，应按具体情况处理，如认定司机负全部 责任，则由司机赔偿。3、发生交通事故，根据交通部门的责任认定，如驾驶人负全部责任、主要 责任、同等责任或次要责任的：（1）停止工作，停发工资，做出深刻检查，负责事故的处理。（2）如因交通事故司机被吊销驾驶执照的，待事故处理完毕后，公司再予决 定是否继续聘用。4、发生交通事故，根据交通部门的责任认定，如驾驶人不负事故责任的， 驾驶人正常工作。5、由于司机过失发生轻微事故，造成车辆损坏或人员轻微伤害，给予司机 降级处罚。6、未经批准司机私自出车或违反交通法规造成交通事故，由此发生的一切 事故16、及人员伤亡、经济损失等所有法律责任，全部由司机本人承担，公司保留向 公安机关报案和诉讼的权力。（五）、其它1、公司车辆由专职司机驾驶，要求司机具备高素质、高技能，具有三年以 上驾龄，熟悉交通法规，严禁酒后驾车。2、注意维护公司形象，不得随意泄露公司机密。3、司机陪领导或公司人员请客吃饭，司机单独就餐，领导批准者除外。七、卫生管理制度为树立企业形象，给人家营造一个文明、卫生、舒适的工作环境，特制定本 制度：（一）、各部室办公室内卫生由本部室或部门工作人员负责清扫；办公楼内的 公共区域卫生（包括会议室、走廊、阳台、扶手、卫生间等）由保洁员负责清扫。（二）、每天早晨上班后（15分钟内）将办公室内卫生17、打扫干净，下班时将桌面 整理完毕，检查电脑、照明等其它用电设备是否关闭，一切正常后方可离开办公 室。（三）、每月15日（特殊情况另行通知）进行卫生大扫除，下午4： 00由办公 室委派1名代表进行卫生检查。（四）、各部门室内卫生应随时保持清洁，全体员工都要养成良好的卫生习惯， 不乱扔杂物、不随地吐痰、不胡乱涂抹。（五）、卫生标准：1、桌面干净整洁，无私人物品；2、地面干净整洁、无纸屑杂物，窗明几净、无印痕；3、办公用品摆放井然有序，墙壁禁止张贴纸画、钉物等；4、细微处干净整洁不留死角；5、办公设备（桌椅）等按公司规定位置整齐摆放；6、暖瓶、垃圾筐等物品要摆放至隐蔽处；7、楼道间的楼梯、扶手、垃圾桶要保持干净、整洁；卫生间做到干净、无 异味；八、安全管理制度1、财务部门重要票据、支票、印鉴章等一律放置保险箱内，并随吋上锁。 保险箱内严禁存放大额（2000元以上）现金。贵重物品和重要文件由专人保管、责任到 人。2、每天下班或节假前，应关好门窗、电灯、水龙头或其它用电、用水设施。3、各重要部室，如财务、档案室，要严格管理，防止事故发生。4、外单位来访人员需通过保安部联系方可进入办公楼内，并应将车辆停到 指定位置。5、保安人员须加强自身素质培养，坚守岗位，认真履行职责，做好交接班 记录，保护公共财产安全，维护公司内部的治安秩序。6、每个员工要掌握相关的防护常识和技能，增强安全意识。