1、职业学院档案保密、鉴定销毁及统计管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录1.某某职业学院档案管理办法12.某某职业学院档案实体分类方案63.某某职业学院档案利用制度124.某某职业学院档案保密制度155.某某职业学院档案鉴定销毁制度166.某某职业学院档案统计制度177.某某职业学院档案库房管理制度188.某某职业学院档案工作岗位职责199.某某职业学院综合档案室工作职责2210.某某职业学院档案人员职业道德规范2311.某某职业学院党群、行政类档案管理实施细则2412.某某职业学院教学类档案管理实施细则2、3613.某某职业学院科研类档案管理实施细则4514.某某职业学院基建类档案管理实施细则5215.某某职业学院仪器设备类档案管理实施细则6116.某某职业学院出版档案管理实施细则6517.某某职业学院外事类档案管理实施细则6818.某某职业学院财会类档案管理实施细则7119.某某职业学院声像档案管理实施细则7620.某某职业学院实物档案管理实施细则8121.某某职业学院重大活动档案管理制度8322.某某职业学院不归档文件材料范围及处理办法8623. 某某职业学院文件材料立卷归档工作规范8924. 某某职业学院各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表94 某某职业学院档案管理办法第一章 总则第一条3、 为了加强某某职业学院（以下简称“学院”）档案管理，有效的保护和利用学院档案，维护学院历史真实面貌，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、高等学校档案管理办法、高等学校档案管理实体分类法、高等学校档案工作规范，结合学院实际，特制定本办法。第二条 本办法所称档案是指学院从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学院和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。第三条 档案工作是学院建设的一项重要基础工作，是检查和评估学院管理水平的重要指标，学院必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。第二章 领导体制、机构设置第四条 学院档案工作由主4、管院长办公室的院长分管，并成立学院档案工作小组，业务上接受广东省档案局、广东省教育厅办公室的指导、监督与检查。第五条 学院设置综合档案室，为正科级建制，由院长办公室领导，它既是永久保存和提供利用学院各类档案的管理机构，又是全院档案工作的职能管理部门。第六条 综合档案室的基本任务（一）贯彻执行国家关于档案工作的法规和政策，负责规划、协调全院档案工作。（二）制定学院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行的情况（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管学院各类永久、长期保存的档案及有关资料，组织实施学院档案的信息化建设，负责学院电子文件归档和电子档案的规范化管理。（四）开展档案开发5、利用，编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案信息资源，为学院各项工作做好服务工作。（五）对学院各部门、单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，对全院专兼职档案工作人员进行业务培训。（六）参加档案业务、学术研究和交流、协作活动。（七）开展档案宣传教育活动。（八）完成学院领导交办的任务。第七条 各处（室）、系（部）等部门应有一名负责人分工管理该部门的档案工作，并确定合适的兼职档案员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。第三章 档案队伍建设第八条 学院专(兼)职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。6、第九条 学院综合档案室专职档案员列入学院事业编制，档案队伍实行专、兼职人员与临时聘请人员相结合。第十条 学院专(兼)职档案员属档案专业技术人员，其职称和待遇按国家及广东省的有关规定执行。第四章 经费、库房和设备第十一条 学院档案事业所需经费，应单独立项，列入学院预算，由院长办公室统筹安排。第十二条 学院应充分考虑学院档案事业的发展规模，本着方便利用、安全保管、有利发展的原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。第十三条 学院要有计划地为综合档案室配置适应档案现代化管理需要的设备，如：计算机、复印机、录音机、照像机、扫描仪、除湿机等。第五章 文件材料的归档、移交与接收工作第十四条7、 学院档案工作要纳入学院和各部门发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第十五条 学院对基建工程、教学科研成果和重要设备采购等项目验收、鉴定前，应由综合档案室对项目进行档案验收，未经档案验收或验收不合格的，不予以工程竣工、课题结题的验收、鉴定工作和报（评）奖。第十六条 学院严格实行文件材料形成部门、课题组立卷制度，学院各部门在教学、科研、党政管理等活动或个人在职务活动中形成的材料，由各部门按照综合档案室制定的档案整理规则加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，经检查合格后定期向综8、合档案室移交。综合档案室负责指导各立卷单位文件材料的立卷归档工作。第十七条 列入归档范围的档案，必须按照规定向综合档案室移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有；个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理；对于个人向综合档案室捐赠档案的，视珍贵程度，学院给予奖励。第十八条 文件材料形成部门立卷时间，原则上要求：除教学档案按学年度立卷外，其余各类档案均按年度立卷，每年三至五月份为部门立卷时间；每学年形成的教学文件材料应于次学年度第三个月（即11月份）完成立卷工作。第十九条 各类文件材料的归档范围要求：（一）党群类主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等9、组织的各种会议文件、会议记录和纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表；上级机关与学院关于党务管理等方面的文件材料。（二）行政类主要包括院长办公会会议记录、会议纪要、学院大事记，以及人事、监察、审计、武装保卫、总务、图书、档案工作等相关材料；上级机关与学院关于行政管理等方面的文件材料。（三）教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究活动形成的文件材料，按高校教学文件材料归档范围（87教办字016号）执行。（四）科研类按科学技术研究档案管理暂行规定（国档发6号）执行。（五）基本建设类按基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发4号）执行。（六）仪器设备类主要包括各种仪器设备（10、特别是价值在十万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（七）出版类主要包括学院编辑出版的学报、校报、院刊等学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。（八）外事类主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内、校内举行的）、出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及学院聘请的外籍、港澳台专家、教师（含客座教师）在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。（九）财会类按会计档案管理办法（财会字xx32号）执行。（十）声像类主要包括学院各项活动中直接形成的或院外单位形成的与学院有关的，有重要保存价值的声像载11、体材料，尤其是声像载体的原件，具体范围包括：照片、录像带、录音带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等。（十一）实物类主要包括上级领导来视察、检查、指导工作和境内知名人士参观来访的题词、题字等手迹材料；学院和个人参加国际、国家、省、市级重大赛事获得的各类奖品（奖状、奖章、奖牌、奖杯、锦旗、证书等）；有保存价值的赠品、礼品、纪念物品；学院著名教师在工作中产生的实物作品等。第二十条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。第二十一条 档案材料归档原则上按以下要求办理：（一）归档时间1.党政类和按自然年度归档的文件材料，于次年六月底前归档；2.教学类和须按教学年度归档的文件12、材料，于次学年度寒假前归档；3.科研、基建项目和专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后三个月内归档。（二）档案移交接收手续综合档案室接收档案时，应根据各部门提供的档案目录，与移交人共同清点，对机密、绝密档案要逐页清点，经核对无误，方可办理签收手续。第二十二条 凡学院与外单位协作完成的项目，由主办单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的档案复制件。第六章 档案的管理第二十三条 综合档案室集中统一管理学院的全部档案，以确保档案的完整、准确、系统和安全，利于开发利用。第二十四条 学院的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。第二十五条 根13、据高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范的要求，对档案进行分类、编号、排架和保管。第二十六条 综合档案室和有关部门组成鉴定小组，定期对库存保管期满的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，报主管院领导批准，予以存毁。第二十七条 综合档案室负责学院的档案统计工作，按规定定期向上级业务主管部门报送档案工作情况统计表。第二十八条 严格执行档案库房管理制度，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施，定期对库房档案作安全检查，研究和改进档案保护技术，对破坏和褪变色档案及时修补和复制，保证库存档案的安全。第二十九条 综合档案室应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。第七章 档案14、的利用与开放第三十条 档案的利用按照某某职业学院档案利用制度执行，综合档案室应严格审查借阅资格，并办理借阅手续。第三十一条 综合档案室专设档案阅览室，编制、提供开放档案的目录、全宗指南等，积极开展各种形式的档案信息咨询服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。第三十二条 综合档案室按照国家有关开放档案的规定和学院实际情况负责向社会开放所保管的档案，必要时应当征得档案形成部门或个人的同意，或者报请学院批准后开放，任何组织、个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。第三十三条 向社会开放档案，不得损害国家、集体或者其他公民的利益，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。第三十四条 综合档案室开放档案，必15、须遵循下列规定：（一）教职工因教学、科研等工作需要查阅档案的，凭本人工作证，外单位或个人，须持有单位介绍信，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用已经开放的档案。（二）利用者要求复印档案，须由综合档案室负责办理，并按规定收费。（三）港澳台、海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门同意。（四）外国机关和个人要求利用档案，应由有关主管部门介绍，并经综合档案室同意。第三十五条 库藏档案属下列情况之一者，不宜开放：（一）涉及党和国家秘密的；（二）涉及专利或技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成部门规定限制利用的。第三十六条 对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须经综合档案室主任或院长16、办公室主任同意方可查阅，必要时报请院领导审批。第八章 考核、奖励与处罚第三十七条 综合档案室应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的专、兼职档案员和突出的服务成果、研究成果以及对档案事业建设有重大贡献者，由学院给予表彰和奖励。第三十八条 对违反中华人民共和国档案法的行为，由学院根据中华人民共和国档案法实施办法的规定予以处罚，并报省档案局和省教育厅办公室备案。第九章 附则第三十九条 本办法自公布之日起执行，由综合档案室负责解释。某某职业学院档案实体分类方案一、编制目的为适应我院档案管理工作的需要，统一学院档案实体分类，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据高等学校档案17、实体分类法，结合我院实际情况，制定本方案。二、编制原则（一）以我院全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。（二）在充分反映档案的形成规律、内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。（三）类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。（四）类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。三、类目设置（一）一级类目的设置与标识一18、级类目是我院档案实体分类的最高层位，一级类目的标识，采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（XingZheng）标识为“XZ”。根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为11个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：1.DQ 党群类 主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。2.XZ 行政类 主要包括学院行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门除外）工作中形成的文件材料。3.JX 教学类 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。4.KY 科学研究类 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。 5.JJ 基本建设类 主要包括基19、本建设管理和项目建设中形成的文件材料。6.SB 仪器设备类 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。7.CB 出版类 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。8.WS 外事类 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。9.CK 财会类 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。10.SX 声像类 主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料。11.SW 实物类 主要包括学院领导、校外名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品，及奖状、奖杯等实物。（二）二级类目、三级类目的设置与标识二20、级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。二级类目及三级类目的标识，均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。（三）类目划分与标识1.党群类一级类目代号：DQ党务综合（党代会、党总支、直属支部材料入此）纪检（党员奖惩材料入此）组织宣传教育统战（民主党派材料入此）工会团委（学生社团材料入此）2.行政类一级类目代号：XZ行政综合（教代会材料、各系、部等部门综合材料入此）人事（师资培养材料入此）监察、审计武装保卫总务（卫生材料入此）档案、图书3.教21、学类一级类目代号：JX二级类目代号：11 教学综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）12 学科与实训室建设（专业设置入此）13 招生14 学籍管理（学生奖惩材料入此）三级类目代号：11学籍管理工作规定等文件材料14专科生学籍表、成绩表15成人教育学生学籍表、成绩表16学生学籍变更、奖惩材料及其它15 课堂教学与教学实践（体育材料入此）17 毕业生（毕业生信息反馈材料入此）18 教材注：学生层次按普通全日制专科、五年一贯制、成人教育先后排列。4.科学研究类一级类目代号：KY二级类目代号：11 综合（科研经费管理、学术活动材料入此）12按学科或专业或项目（课题）设置类目代号 代表随机符22、号注：综合类用自然年度，项目用完成年度。5.基本建设类一级类目代号：JJ二级类目代号：11 综合12单项工程（修缮工程入此） 代表随机符号。注：学院项目代号从“12”开始，每项工程给一个代号，依次为12、13、14，但10、20等带“0”的数字不用。6.仪器设备类一级类目代号：SB综合仪器设备种类7.出版类一级类目代号：CB11 综合12 报纸（校报材料入此）13 刊物（学报、各系、所、中心的学术刊物入此）14 书稿15 音像8.外事类一级类目代号：WS综合出国（境）来校（接待外宾登记表等材料入此）国际合作与会议9.财会类一级类目代号：CK二级类目代号：11 综合12 会计报表13 会计帐薄123、4 会计凭证15 工资清册10.声像类一级类目代号：SX二级类目代号：12照片（设三级类目）13录音带14录像带19光盘11.实物类一级类目代号：SW二级类目代号：12 荣誉实物档案13 字画实物档案14 赠品、礼品实物档案15 印信实物档案 16 其他实物档案说明：根据我院的实际情况，党群类、行政类、设备类、外事类档案只设一级类目，教学类、声像类档案扩展到三级类目，其余门类设置到二级类目。四、档号的编制档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我院档案的分类体系和物理位置。档号编制应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”的原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计24、算机辅助管理的要求，有利于发挥排架、检索的双向功能。 标识到案卷级的档案，其档号由全宗号、年度号、分类号、案卷号四个部分组成；标识到文件级的档案，其档号由全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号五个部分组成，档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，各组成部分之间用连接符号“”连结。（一）我院档案包括三个全宗，“1”代表原广东外国语师范学校全宗，“2”代表原广东艺术师范学校全宗，“3”代表某某职业学院全宗。（二）年度号由四位阿拉伯数字组成。（三）分类号是档号的主体，我院档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(党群类、行政类、外事类档案只设一级类目，教学类、声像类档案的分类号由一、二、三级类目25、代号组成)。（四）档号模式标识到案卷级的档案，其档号模式如下：xx年原广东外国语师范学校教学工作会议文件归入教学类综合第13卷中，其档号为：1xxJX1113案卷号分类号年度号全宗号标识到文件级的档案，其档号模式如下例：2004年院长办公会议记录编定为行政类第2卷中的第10件，其档号为：32004XZ210件号案卷号分类号年度号全宗号某某职业学院档案利用制度为了规范档案的借阅管理，确保档案的使用安全，根据中华人民共和国档案法和高等学校档案管理办法的有关规定制定本制度。一、学院教职工原则上只能查借阅本部门形成的档案资料以及可公开的普发性文件，如确需利用学院其他部门形成的档案，应填写某某职业学院档26、案利用审批单，经档案形成部门负责人批准后方可查阅。二、借阅科研课题（论文）档案，本研究课题人员（论文作者）可直接查阅；借阅他人的科研成果（论文）档案时，需征得该课题组长、论文作者同意，必要时要报请主管院领导审查批准。三、凡调阅党委会议记录、院长办公会议记录、密级文件，需经主管院领导审批方可限定性查阅有关内容。四、外单位及个人须持单位介绍信或个人有效证件，经院长办公室主管档案工作主任审批同意方可查阅档案，如需抄录或复制密级档案，介绍信上应写明需抄录或复制等字样。五、阅档只限在阅档室内，不得带出阅档室，不得相互传阅，摘录档案应按原文照录，不得加注个人意见，并应注明档号或题名、摘录人姓名和摘录日期，27、经档案员复核并盖章。六、查借阅档案要严守保密规定，不得擅自公开档案内容，违者按问题性质和情节，严肃处理，直至追究法律责任。利用者必须对所利用档案的完整与安全负责，严禁在档案材料上增删、涂改、加注、转借所利用档案，不得拆散、损坏、污染档案。如有损毁、丢失、伪造、倒卖属于国家所有的档案的行为者，将报请上级有关部门依照中华人民共和国档案法给予法律制裁。七、利用者应按规定办理登记手续，认真填写借阅档案登记簿和某某职业学院档案利用效果登记表，以留综合档案室存查。八、档案原件原则上不外借，确因工作需要，需报院长办公室主管档案工作主任审批，并严格办理登记手续，用毕按期归还，并保证其完好无损。对归还档案，档案28、人员应仔细清点，核查无误方可签字注销，若发现问题应及时处理。九、凡向综合档案室移交、捐赠、寄存档案的部门和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。十、本制度自公布之日起实施，由综合档案室负责解释。某某职业学院档案利用审批单姓名所属部门申请时间利用目的利用对象相关部门领导意见相关课题组长、论文作者意见院长办公室主任意见主管院领导意见说明：1、学院教职工利用学院其他部门形成的档案，需相关部门负责人批准，否则，不予接待；2、借阅他人的科研成果（论文）档案时，需征得该课题组长、论文作者同意；3、调阅党委会议记录、院长办公会议记录、密级文件，需经主管院领导审批方可限定29、性查阅有关内容；4、档案原件若要外借，需报院长办公室主管档案工作主任审批。某某职业学院档案利用效果登记表利用者部门职称（职务）利用时间联系电话经办人档案类型纸质档案 电子文件 声像档案 实物档案 档号或文件题名资料利用目的提供凭证工作查考学术研究编史修志经济建设其它复印份数利用效果综合档案室制某某职业学院档案保密制度为确保学院档案信息安全，防止泄密、失密，制定本制度。一、档案工作人员应严守党和国家以及学院秘密，认真执行中华人民共和国保守国家秘密法及有关法规，做好档案安全保密工作，开展档案安全保密工作的宣传、教育和检查。二、档案利用应严格遵守某某职业学院档案利用制度的有关规定，认真办理审批、登记30、签字、注销等手续。三、严格执行某某职业学院档案库房管理制度，非档案室人员，未经许可不得进入档案库房。四、凡属“秘密、机密、绝密”档案，编目时，必须在备注栏注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。五、对不归档的重份涉秘文件材料及经档案鉴定小组鉴定需销毁的档案材料，必须登记造册，经主管档案工作院领导批准后，在指定监销人员监督下进行销毁。六、未经批准，任何人员不得私自将库藏档案带出，不得随意复印、摘抄档案内容，更不得传播未开放的和涉密的档案内容。七、档案人员要严守保密制度，不得向任何人随便谈论档案的内容，不得私自将涉密档案带出办公室给无关人员阅读，不得为个人需要摘引秘级以上档案内容。八、不宜开放的库31、藏档案，不准擅自开放；学院档案属下列情况之一的，不对外开放：（一）涉及党和国家及学院秘密的；（二）涉及专利或技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成部门规定限制利用的。九、对违反保密规定，故意或过失造成档案泄密的人员，按中华人民共和国保守国家秘密法、中华人民共和国档案法的有关规定，提请学院给予处罚。十、本制度自公布之日起实施，由综合档案室负责解释。某某职业学院档案鉴定销毁制度档案鉴定、销毁是优化库藏档案的一项重要工作，根据中华人民共和国档案法实施办法、高等学校档案工作规范等有关规定，结合学院实际，制定本制度。一、档案鉴定工作必须在分管档案工作院领导的领导下，由院长办公室主任、综合档案室32、主任会同有关档案材料形成部门组成档案鉴定小组共同进行，鉴定工作每3-5年进行一次。二、档案鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定，对保管期满的各种载体的档案材料进行鉴定。三、档案鉴定小组对被鉴定的档案材料，要逐卷逐件地进行审查，认真审核综合档案室对这些档案材料提出的处理意见，从而准确地判定和做出销毁或延长保管期限的决定。四、经鉴定确无保存价值的档案，要逐卷逐件地填写以全宗为单位编制的销毁清册。五、档案鉴定小组每次鉴定工作结束后，须在销毁清册上签字，并将鉴定情况写成鉴定报告连同销毁清册一起呈报给主管院领导审批，鉴定报告经批准后生效。六、经审批批准销毁的档案，由综合档案室再保存一至两年，确无价值33、才销毁。七、档案鉴定小组指定两名以上监销人员，销毁人和监销人员应根据销毁清册认真复核清点拟销毁的档案，待确认无误后方可在指定地点销毁，并在档案销毁清册上注明销毁日期、签名，鉴定报告及销毁清册由综合档案室存档并永久保存。八、任何部门和个人不得随意销毁学院档案，不得将应销毁的档案当作废纸出售或做其他用途，违反者，按国家有关规定处理。九、本制度自公布之日起实施，由综合档案室负责解释。某某职业学院档案统计制度档案统计工作是档案管理工作的重要组成部分，为档案工作的科学管理与科学决策提供重要依据，为此，根据有关法规特制定本制度。一、档案人员必须以科学的态度和方法，实事求是地做好统计工作，以更好地了解和掌握34、学院档案工作情况，有效地维护档案的完整和安全。二、建立健全各类档案统计台帐，做好综合档案室资产设备统计以及有关的专题统计，全面掌握库存档案的收进、整理、利用、移出、销毁和档案业务建设等方面的数据，做到帐物相符，按上级档案管理部门和学院主管部门的要求及时报送各种报表。三、各类数据应以原始资料为依据，实事求是，不得随意估算，不得虚报、瞒报，确保统计数据的严肃性。四、定期对档案统计数据进行综合或专题分析，及时发现和解决存在问题。五、本制度自公布之日起实施。某某职业学院档案库房管理制度为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,制订本制度。一、档案库房是存放学院档案重地，非专职档案员，未经许可不得人内。二35、严格按照库房“八防”防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光和防霉要求，做好库房管理。三、库房内尚未整理的文件材料不得随处堆放，要有序地存放在档案柜内，库内严禁存放私人物品。四、库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁堆放易燃、易爆、易腐物品和其它杂物，定期检查消防器材，安全使用电器设备,定期检查电器线路，下班前切断库房电源,关好门窗。五、每天定时测记库房各室的温湿度，加强库房技术管理,达到温湿度适宜(标准温度14一24,标准相对湿度45一60%),定期打扫库房,保持清洁整齐。六、库房内注意拉好窗帘，防止强光进入。七、档案柜内应放置驱虫防霉药剂，发现虫、霉及时处理。库房责任人要定期投放杀虫防36、霉药物或通过有关设备，对库房进行杀菌、消毒，防止档案生虫、发霉。八、各类档案入库时应检查帐、物是否相符，以全宗为单位按不同门类、不同载体,依档号顺序排列。九、库房内应有档案资料存放示意图，档案柜统一编号，排列有序，便于档案的上架、入柜和利用；档案存放要科学合理，做到保管安全、查找方便、杜绝丢失。十、档案调阅完毕,必须及时入库，入库时要仔细核对档案柜标识和档案号,避免人为失误。十一、对已满保管期限的档案,按学院档案鉴定销毁制度办理,档案工作人员不得自行销毁档案。十二、梅雨季节过后，要对库藏不同载体形式的档案（包括纸张、照片、录音带、录像带等）的保存情况进行检查；每学期结束前对库房内档案保管状况进37、行次全面清查，发现问题及时处理。十三、档案人员如有变动，需办理工作交接手续，交接人员要逐一清点库藏档案，发现问题须在交接单备注栏详细说明并及时报告，认真填写交接目录，双方签字，以备查考。十四、本制度自公布之日起实施。某某职业学院档案工作岗位职责一、学院领导分管档案工作职责（一）依据档案法规和有关政策，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入学院整体发展规划，列入学院议事日程，审查学院档案工作的重要规章制度、规划，听取档案部门的工作情况汇报，及时给予指导，在经费、设备等方面给予支持；（二）主持学院档案工作小组会议，讨论档案工作的重大问题，及时协调解决其工作中的重大问题；（三）督促学院各部门在布置、检38、查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。二、院长办公室主任主管档案工作职责（一）组织学习国家有关档案工作的法规、方针、政策；（二）根据上级文件精神和学院领导的指示，结合我院实际情况研究总结档案工作，使档案工作同其他各项工作同纳入、同发展、同考核；（三）听取综合档案室主任的工作汇报，关心专兼职档案员的思想动态，解决档案工作中存在的实际问题；（四）审核学院档案工作计划；（五）负责综合档案室建设的软硬件的落实，设备的添置，日常使用经费的审批和管理。三、各归档部门领导分管档案工作职责（一）结合部门工作的实际情况，领导、督促部门人员贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策以及学院档案39、管理工作规章制度；（二）将档案工作纳入部门议事日程，纳入部门计划和规划，纳入部门管理制度，纳入有关人员的职责范围；（三）配备政治、业务素质好的人员从事本部门的档案工作，保持兼职档案员队伍的相对稳定；（四）关心兼职档案员的工作，积极支持他们参加档案业务培训和学术研究活动，注意解决本部门档案工作中遇到的具体问题，督促部门人员注意平时文件材料的形成积累，监督各科室及时立卷归档，确保本部门各类档案的齐全完整，并按时移交到综合档案室，以保证档案的集中统一管理。四、综合档案室主任职责（一）负责组织学院专、兼职档案人员学习贯彻中华人民共和国档案法和高等学校档案管理办法及国家、广东省有关档案工作的方针、政策、40、法规；（二）组织制订档案工作规章制度,并检查执行情况；（三）负责档案工作的组织领导、制定各时期档案工作目标和方案；（四）负责档案工作的检查、评比和总结，推广先进经验；（五）经常听取和主动征求领导及专、兼职档案人员对档案工作的意见和建议，组织专、兼职档案人员培训，加强对新知识、新技术的推广和利用；（六）积极做好学院档案工作的宣传工作，逐步完善文件材料形成部门立卷、课题组立卷制度；（七）加强与上级主管部门联系，主动汇报、请示工作，逐步拓宽与兄弟院校、业务单位的交流合作；（八）及时解决档案工作中存在的实际问题，积极做好协调工作；（九）拟订综合档案室设备、设施及用品的购置计划。五、专职档案员岗位职责（41、一）认真学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作的政策、法规，认真完成领导布置的各项工作；（二）严格遵守档案工作的纪律，遵守档案室的各项规章制度；（三）刻苦钻研档案业务，积极参加业务进修，不断学习新知识、新技术，提高业务水平和工作能力；（四）认真做好档案的业务指导工作，帮助兼职档案员做好材料的收集、分类、整理、立卷、移交等工作；（五）积极参加档案信息资源的开发利用工作，参加档案编研和科研活动；（六）热情、耐心做好档案查询和利用服务工作。六、兼职档案员岗位职责（一）认真学习执行中华人民共和国档案法和高等学校档案管理办法及学院档案管理各项规章制度；（二）坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特42、征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；（三）负责本部门文件材料的整理、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,并做好本部门档案资料提供利用工作；（四）接受综合档案室的业务指导和监督检查，积极支持、配合专职档案人员的业务工作，协助档案室开展档案工作；（五）积极参加档案业务培训，学习档案知识，提高业务水平，增强档案意识，向领导和管理部门提出改善档案工作的意见和建议；（六）认真做好档案的安全保密工作。某某职业学院综合档案室工作职责一、贯彻执行国家有关档案工作的法令、法规、方针、政策，规划全院档案工作。二、集中统一管理学院各门类永久、长期保存的档案资源，制定学院档案工作规章制度，统一43、管理学院各部门的档案工作，并负责监督、指导和检查各部门执行情况。三、根据国家有关规定和标准，结合学院实际，确定学院档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则。四、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计学院各类永久、长期保存的档案及有关资料。五、组织实施档案的信息化建设，负责学院电子文件归档和电子档案的规范化管理。六、保守档案秘密，加强档案库房的科学管理，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统。七、编制检索工具，开展档案编研工作，多形式深层次开发档案信息资源，为学院内外人员利用学院档案提供优质服务。八、负责建立健全学院档案工作网络，指导和协助学院各部门做好各类档案的归档工作，对全院专44、（兼）职档案员进行档案业务培训，开展档案学术研究交流和宣传教育活动。九、完成学院领导交办的其他任务。某某职业学院档案人员职业道德规范一、有坚定正确的政治方向，坚持四项基本原则，遵守党和国家的方针政策。二、严格遵守国家各项法律、法规以及学院各项规章制度，坚持原则，办事公道，清正廉洁，作风正派，严守秘密。三、热爱档案工作，服从领导安排，有强烈的事业心和高度责任感，有为高校档案事业献身的精神。四、奋发进取、努力学习档案专业知识和现代化管理技术，刻苦钻研业务，精通档案管理方法，有较高文化素养和管理技能五、仪表端庄，举止大方，语言文明，工作规范，热情服务，谦虚谨慎。六、树立全局观念，发扬协作精神，严于律45、已，宽以待人，团结互助，自觉维护学院的声誉，增强集体凝聚力。某某职业学院党群、行政类档案管理实施细则为了加强学院党群、行政类档案工作的业务建设，实现档案工作的规范化、标准化管理，并为考核党、政档案工作提供依据，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和高等学校档案工作规范等法律、法规和规章，结合学院党、政类档案工作实际情况，特制定本细则。一、党、政档案工作的基本原则（一）凡是学院党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，均属党、政档案。（二）党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。（三）党、政文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归46、档制度（四）党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各处室、系部的规划和计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收党、政档案工作。（五）学院各处室、系部要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同综合档案室认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。二、党、政档案归档范围的确定（一）归档的党、政文件材料必须能反映学院主要职能活动和基本历史面貌，必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。（二）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。（三）47、判定党、政档案的保管期限，应根据学院党、政档案形成的特点，从实际出发，全面分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据学院工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确判断档案的保存价值和保管期限，以保证学院档案的完整、准确、系统。（四）归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会管理文件另立类管理）、工会、团委形成的文件材料，具体范围见附件1、2。三、党、政档案的归档要求与立卷方法（一）形成积累1.学院各处室、系部均为立卷单位，分工归口立卷。2.各立卷单位的兼职档案人员平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并参照附件1、2编制案卷类目，根据案卷类目分别立卷48、。（二）立卷原则1.文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动、便于查找利用为原则。2.立卷分工（1）综合性的上级文件由党委办公室、院长办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的上级文件，由各承办部门立卷归档。（2）以党委、学院名义的发文，由主办职能部门立卷归档；以职能部门名义的发文，由职能部门立卷归档。（3）党委和学院召开的代表大会、扩大会、办公会所形成的材料，由党委办公室、院长办公室分别立卷归档。职能部门以党委和学院的名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立49、卷归档。（4）学院各部门向党委、学院的请示报告及相应的批复、批转的原件，由党委办公室、院长办公室分别立卷归档；请示报告及批转、批复的复制件，则由报文单位作为资料自行保存。（5）两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，协办部门保存复制本。（6）临时机构、撤消机构应于撤消前做好形成材料的整理工作，并移交综合档案室保存。（7）重要的人民来信来访材料，由承办部门立卷归档。（三）立卷程序兼职档案员依照归档时间要求，按案卷类目将文件收集齐全归档，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：1.检查案卷的文件成分。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。2.检查案卷文件的联系。依50、照案卷类目纠正案卷之间文件归档不统一、相互混淆重复或拆散文件联系的现象。3.检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异。4.检查案卷文件数量。案卷一般不超过200页，对同一问题文件数量多时，宜酌情适当分卷；问题单一、文件数量少者可组薄卷。（四）立卷分类1.分年度先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件应归入公布或批准年度；按学年处51、理的文件归入专门年度。2.分问题将文件按其内容所反映的问题、事物分开。3.分期限将文件按照规定的保管期限分开。（五）立卷组合1.立卷组合的基本要求立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之紧密联系。2.立卷组合形式一般按下述内容和顺序进行：会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量可组成一卷或数卷；学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其它文件材料可按照特殊的形式组合。（六）卷内文件材料排序按重要程度或时52、间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。（七）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片，小字条等，要进行加边修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。（八）编号成卷装订的卷内文件编页号，卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均一面编写一个页号，每卷编号都从1开始，页号位置在每面材料非装订线一侧的下角。按件装订的卷内文件编件号，卷内文件逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置53、在每份文件首页的右上角，卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算一件；请示与批复、来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿按一件计算；正件与附件，按一件计算。（九）填写卷内文件目录顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：形成该文件的单位或该文件负有责任的署名者。题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，标题外加“”号。日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”页号：卷内文件起止之页的编号。（十）填写卷内备考表立卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充、54、移出、销毁等情况。立卷后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人：由组成本卷的责任者签名。检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。（十一）对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮装订，几卷再装入硬卷皮（盒）内。（十二）拟写案卷标题。标题字数不超过50字（含标点符号），要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，案卷标题不得用“XXX文件材料”；除一般函件外，标题不得用“XXX来往文书”；除了非诉讼案件材料外，标题不得用“XXX案件”。（十三）归档验收文书立卷部门在次年六月份以前整理好案卷，综合档案室人员检查合格后，由移交人填写移交目录，交55、接双方履行签字盖章手续，办理移交并各执一份存查。四、党、政档案的管理（一）综合档案室负责党、政档案的接收、分类、编目、整理、登记、保管和提供利用。（二）党、政档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（1550年左右）和短期（115年）。（三）保管期限和保密期限已满的党、政档案由学院档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。五、党、政档案的开发利用（一）党、政档案的借阅，按某某职业学院档案利用制度办理。（二）综合档案室应积极进行编制档案检索工具，编写档案参考资料和专题文件汇编等，更好的为学院管理工作服务。（三）重要的、珍贵的档案，应备有缩微或复制件，以代替档案原件提供利用。附件1某某职业学院党群类档案归档56、范围和保管期限表DQ 党务综合序号类目名称保管期限1上级党组织有关党的建设的文件材料 长期 2党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、发言稿、照片、录音、录像、秘书长、代表和列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。 永久（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、情况反映记录、小组会议记录等 长期 （3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 短期 3学院党委会、党委扩大会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久 4党委工作计划、报告、总结永久 5党委发布的决定、办法、指示、批复、通报和通57、知 永久 6以党委名义召开的工作会议材料 永久 7学院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料 永久 8党委委员在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿永久9党委工作简报 永久 10党委大事记 永久 11党群系统启用印章的文件和印模 永久 12党群系统重要统计材料 永久 13党总支、党支部、直属支部的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录永久14党委保密、秘书工作的有关文件 长期15重要的群众来信来访及处理材料 长期16其他有保存价值的文件材料长期DQ 纪检序号类目名称保管期限1上级关于纪委工作的文件 长期 2纪委工作规章制度 长期 3纪委工作计划、报告、总结、请58、示及批复文件、调查材料及重要统计报表 永久 4纪委会议记录 长期 5党员处分处理、复查、撤消处分材料 长期 6群众来信来访及处理意见 长期或短期7受理重大案件所形成的文件材料永久或长期8其他有保存价值的文件材料 长期DQ 组织序号类目名称保管期限 1上级关于组织工作的文件长期 2学院组织工作计划、总结、决定、报告、请示及批复、调查材料、情况汇报及统计表 永久 3学院组织机构设置、变动的报告、决定、批复和通知 永久 4科级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等 （包括上级批准的，要附任免呈报表） 永久 5干部培养、考察、使用及管理的计划、规划、制度、总结等文件材料长期6科级以上干部名册59、副高职称以上教师名册 长期 7发展新党员、预备党员转正的名册 长期 8党员名册 长期 9吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 长期 10总支、支部改选报告、审批材料 长期 11表彰和奖励党组织、党员材料长期12学院党校工作计划、总结、教学安排的材料长期13其他有保存价值的文件材料长期DQ 宣传教育序号类目名称保管期限1上级关于宣传工作的文件 长期2学院宣传工作计划、总结、决定、报告、通知、请示及批复永久3反映学院重大活动的剪报、图表、对外宣传报导（报刊或电台）的稿件永久4政治思想工作动态及调查材料长期5关于师生员工政治理论学习、重要纪念活动、政治活动等计划、总结，重要情况汇60、报等材料长期6中心组学习计划、安排、记录等材料长期7上级有关学生思想政治工作的文件长期8宣传学院教学、科研和学院管理等各项活动图片展览的照片永久或长期9学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永久10有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久11学生思想政治工作典型调查材料和统计长期12关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件长期13各系学生政治工作人员名单 长期14其他有保存价值的文件材料长期DQ 统战序号类目名称保管期限1上级有关统战工作的文件材料 （1）需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期2学院统战工作计划、总结、决定、报告、通知、请示及批复永久3统战工作情况调查、典型材料61、统计报表 永久4统战工作表彰先进的事迹材料及名单 长期 5学院各级人大代表、政协委员名单及审批材料 永久 6关于台、港、澳和侨务工作材料 长期 7统战工作重要会议记录 长期 8关于统战工作向上级的请示及批复 永久 9学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期 DQ 工会序号类目名称保管期限 1上级有关工会工作的文件 长期2工会工作计划、报告、决定、通知、总结、请示、批复及统计报表 永久3表彰工会先进集体、个人的材料、名册长期4处分会员的有关材料 长期5部门工会干部名册 长期6工会会员名册 长期7工会会费收缴、使用、管理工作的材料长期8工会委员会会议记录、纪要 短期9妇女工作材料 长期1062、其他有保存价值的文件材料长期DQ 团委序号类目名称保管期限1上级关于共青团工作的文件 长期2学院团代会文件（通知、名单、工作报告、决定、会议报告及批复、大会通过的文件选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久4团委工作计划、报告、总结及规章制度、报表 永久5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长期7处分团员的材料及复查材料 长期8批准入团、离团材料及名单 长期9团干部名单、团员名册 长期10团委会议记录、纪要、决议等长期11学生会会议记录、纪要、决63、议及有关文件材料长期12学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期13社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期14学院参加上级团代会、学代会代表名单、登记表和发言稿永久或长期15团委、学生会组织的各种比赛和参加院外的各种比赛材料长期16团委牵头进行的重大活动的有关材料 长期17其他有保存价值的文件材料长期附件2某某职业学院行政类档案归档范围和保管期限表XZ 行政综合 序号类目名称保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件 长期2全院性的规章制度 永久3学院年度、学年度、学期工作计划、报告、总结 永久4院长办公会会议记录、会议纪要 永久5学院教育事业规划、计划及上级批复 永久6学院评估材料永久764、校园整顿材料长期8学院基层报表及综合统计表永久9启用印章的文件及印模永久10学院历史沿革、情况介绍概论、隶属关系、学院体制改革、机构设置、调整合并、撤销、更改名称、搬迁等文件材料永久11学院大记事、简报、信息动态永久12全院性的工作会议、座谈会、庆祝会文件材料永久13学院与国内外有关单位签订的协议、合同、科技及教学协作等材料永久14学院向上级的请示、报告及其批复 永久15教代会文件材料长期16学院各单位的请示及其批复、工作计划、总结长期17校友工作材料长期18校史工作材料永久19校庆工作材料长期（1）校庆活动计划，各级领导和知名人士的签到册，题词、贺信、贺电永久（2）海内外友好人士及院校赠送的65、礼品永久（3）重要人物的讲话稿，活动照片永久（4）校庆一般文件材料短期20群众来信来访文件材料 长期21普选工作材料 短期22其他有保存价值的文件材料长期XZ 人事序号类目名称 保管期限1上级机关有关人事工作的需长期贯彻执行的文件 长期2学院人事工作规章制度 长期3人事工作请示及批复、综合报告、调查材料、会议记录 永久4关于编制规划、计划报告及上级批复 永久5非领导职务人员任免文件及名册长期6教职工名册、登记表永久7人事工作统计表（1）年度或学年度永久（2）学期的长期（3）季度或月份短期8教职工的处分处理决定、请示报告及批复、通报，以及处分的复查、甑别和撤消处分决定及评选、表彰先进集体个先进个66、人事迹的有关文件、名单永久9教职工的调动（调进、调出及内部调动）、离职、退职的报告（包括本人的申请报告）、请示及批复、调干转移关系的介绍信存根、调动的来往信函等有关材料长期10教职工援外和支援边远地区及下基层锻炼名单、名册等材料长期11教职工逝世讣告、悼词、抚恤、善后工作及死亡情况登记表等有关材料长期12人事档案工作有关材料长期13教职工转正定级、工资调整的工作计划、方案、总结、请示及批复、名单、统计报表等有关材料永久或长期14教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期15教职工计划生育工作文件（1）重要的长期（2）一般的短期16师资培养、管理工作计划、规划、方案、总结、请示及批复、综合67、报告、各类统计表等永久17各类教师调查表、登记表 永久18教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期19教师进修计划、安排、总结长期20教师工作量的规定及执行情况长期21教师业务考核材料长期22教研室正、副主任名册长期23教师兼任校外社会职务和学位、学术职务名单、登记表等永久或长期24聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关材料永久25派出和接收进修教师名册、登记表长期26其他有保存价值的文件材料长期XZ监察、审计序号类目名称保管期限1上级有关监察、审计工作的需长期贯彻执行文件 长期2学院监察、审计工作规章制度 长期3学院监察、审计工作计划、总结、调查报告 长期4学院监68、察、审计工作统计报表 长期5学院审计报告永久6关于监察、审计工作向上级的请示及批复 永久 7院领导、处级领导离任审计材料 长期 8工程项目审计材料及复查材料 长期 9学院监察、审计工作会议记录 长期 10其他有保存价值的文件材料长期XZ 武装、保卫序号类目名称保管期限 1上级有关武装、保卫工作的需长期贯彻执行的文件 长期2学院武装、保卫工作规章制度 长期3学院武装、保卫工作计划、总结、报告、请示及批复、调查材料、统计表 永久4师生员工案件的侦察、调查、处分及平反、复查处理结论材料、以及上级的批复、判决书长期5学院要害部门治安、消防工作材料长期6户籍管理材料长期7其他有保存价值的文件材料 长期X69、Z总务序号类目名称保管期限 1上级有关总务、卫生、信息化工作的需长期贯彻执行的文件 长期 2院内水电设施、管线配置图表等文件材料永久3师生员工健康状况调查材料及统计表永久4学院总务工作规章制度 长期 5学院总务工作计划、总结、报告、调查材料 长期6房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 长期 7防震、防汛、三废治理工作的文件材料 长期 8爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知简报、通报等文件长期 9车辆工作的有关文件材料短期10伙食工作的有关材料短期11校园绿化工作的有关材料 短期 12上级有关网络、信息化建设工作的文件材料（1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期 （3）需70、要短期贯彻执行的短期13学院关于网络、信息化建设的统计报表 永久 14学院关于网络、信息化建设工作向上级的请示及批复 永久 15学院网络建设、信息化基础设施建设方面的规划、计划、报告、总结方面的的文件材料 长期 16校园网管理条例、规章制度 长期 17确保校园网运行的畅通和校园网主干网络基础设施的建设与维护方面的文件材料 长期 18校园网公共服务体系的建设方面的文件材料 长期 19开展现代网络信息技术的研发工作方面的文件材料 长期 20电子校务建设方面的文件材料 长期 21面向师生开展信息技术与现代教育技术的教学与培训材料短期22其他有保存价值的文件材料长期 XZ 档案、图书序号类目名称保管期71、限1上级有关档案、图书工作的需长期贯彻执行的文件 长期2档案、图书概况、发展规划、藏品目录、统计年报表永久 3档案室指南、全宗介绍永久4档案、图书工作规章制度长期5档案、图书工作计划、报告、总结、重要情况汇报、简报、请示及批复长期6综合档案室、图书馆与外单位交流的有关材料长期7其他有保存价值的文件材料长期说明：党、政类档案保管期限表中所列“重要的”和“一般的”是根据文件内容、参考价值相比较而言。“重要的”是指方针政策性或重大问题、反映学院主要职能活动和基本历史面貌的、具有科学历史价值的文件材料；“一般的”是指一般业务和事务性问题、科学历史价值不大的文件材料。某某职业学院教学类档案管理实施细则为72、了加强教学类档案（以下简称“教学档案”）工作，充分发挥教学档案在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和高等学校档案工作规范等法律、法规和规章，结合学院实际，特制定本细则。一、教学档案工作的基本原则（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。（二）教学档案工作是搞好教学的重要基础工作之一。学院教学档案是衡量学院教学管理水平、文化科技水平的重要标志之一，是学院档案的主体、核心和重点。（三）教学档案实行集中统73、一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。（四）教学档案和教学档案工作是教学管理的重要组成部分，必须实行“三纳入”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；做到“四同步”，即下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案同步；毕业生就业派遣、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与综合档案室出具归档证明同步。（五）各系部、教务处应明确一位负责人分管档案工作，并配备相应兼职档案员，统一管理本部门教学文件材料，并定期整理。74、（六）学院各系部、教务处在教学实践和教学管理活动中产生形成的、办理完毕了具有查考保存价值的文件材料（包括底稿），都必须由本部门兼职档案员收集齐全，按问题分类保存，于次学年度（或次年）头一季度整理立卷。二、教学档案归档范围的确定（一）确定的原则1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2.归档的教学文件材料必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。3.归档的教学文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。（二）归档的主要内容和重点1.归档的主要内容包括综合管理、学科与实训室75、建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件1。2.归档的重点是学院在教学工作特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。三、教学文件材料的部门立卷与归档（一）形成与积累1.新学年开始后，各系部、教务处兼职档案员应自觉地做好新学年形成积累教学文件材料的工作，并定期进行整理。2教务处应向各系部发放各种统一的教学文件材料表格，学籍登记表（卡）等，以达到归档材料规范化。3归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。（二）整理组卷1坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则立卷归档程序按党、政类档案归档方法进行。坚持由教学文件材料形成部门立76、卷归档的原则，各系部兼职档案员应将形成积累的教学档案（原始成绩单、教学材料等）整理组卷，将属永久和长期保存的档案交教务处，由教务处检查验收后统一交到综合档案室。2根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。（三）归档验收1由归档人员填写归档说明书。2移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限其改正补交。3移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。4教学综合管理文件材料于次年第一季度归档。其它各类文件材料均在当年寒假前一次性归档。四、教学档案的管理（一）综合档案室77、负责对教学档案的接收、分类编目、整理、登记和提供利用。（二）保管期限和保密期限已满的教学档案由学院档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。（三）教学档案保管期限分为永久、长期和短期。（四）教学档案的补充和修改1各系部、教务处随时将补充收集到的教学文件材料整理后向综合档案室补充归档。2凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。五、教学档案的开发利用（一）教学档案的借阅按某某职业学院档案利用制度办理。（二）综合档案室编辑各种形式的参考资料，如数据汇编，专题文摘、文件汇编、论文汇编，积极为领导和师生服务。附件1：某某职业学院教学类档案归档范围和保管期限表附件278、：教学类档案二级、三级类目代号简表附件1某某职业学院教学类档案归档范围和保管期限表JX11综合类序号类目名称保管期限1上级下达的有关教学工作的需长期贯彻执行的文件长期2上级主管机关关于教育工作培训目标，培养规格、学制等方面的指示、规定、办法、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件（1）针对学院的永久（2）属普发的而学院须长期贯彻执行的；对学院有查考利用价值的长期3教育部、广东省教育厅下达的教育事业计划（长远规划、年度计划）针对本院的永久4上级主管机关或有关部门对学院、系教学的视察、检查、调查所形成的文件（1）重要的永久或长期（2）一般的短期5上级主管机关在学院召开的教学工作会议形成的文79、件（1）上级主管机关和学院领导人在会议上的重要讲话材料及照片、录音带或录像带永久（2）会议的报告、总结、决议等文件永久或长期（3）会议简报、参考资料短期6学院召开的教学工作会议文件及有关资料（1）会议的主要报告、决议、总结、领导人（含上级）讲话、会议记录、会议纪要、重要的录音带、照片等永久（2）会议典型材料、发言稿、简报长期（3）会议参考资料短期7学院向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件（1）重大问题的及有历史意义的永久（2）一般业务问题的短期8学院编制的教育事业计划、发展规划（1）年度的和长远的永久（2）季度的长期或短期9关于教学工作计划、方案、决定、指示、批示、规章制度、通报、80、布告、总结等文件材料（1）重要的永久或长期（2）一般的短期10学院教学改革方案、总结永久或长期11学院培养目标和教育体制及学制变更，教学人员编制永久12有关教学问题的调查研究形成的文件材料（1）重要的 、典型的、系统的永久或长期（2）一般的短期13有关教学工作、各类学生人数的各种统计报表、统计资料（1）年报和年度以上的、典型的永久（2）季报永久或长期（3）月报长期或短期14学院举办的非学历教育培训班、证书班、进修班、函授班等的协议书、合同、情况汇报、总结等文件材料永久或长期15历届各类学生学生证、校徽和毕业证书的制发及样本永久或长期16教学历表长期17学院加具意见转发上级和本院各系关于教学的文81、件（1）需要各单位执行的长期（2）一般的短期18教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖，先进个人事迹、名册等永久或长期19在报刊和电视、广播电台上发表的反映学院教学工作活动的校外宣传稿件、简报、照片、录音带、录像带等材料（1）重要的永久或长期（2）一般的短期20学院各系报送学院有关教学工作报告、总结等文件材料（1）重要的长期（2）一般的短期21教学工作文件资料汇编、汇集永久或长期22教学简报永久或长期23学生运动会材料长期24推广普通话材料长期25优秀教学成果评奖材料长期26新生开学典礼、毕业典礼上学院领导讲话稿长期27其他有保存价值的文件材料长期JX12学科与实训室建设序号类目名82、称保管期限1学科、专业设置、实训室建设的论证、评估、申报、审批文件材料永久2重点学科、专业、实训室建设材料永久3学科、专业、实训室建设统计报表永久4学科、专业、实训室建设计划、情况汇报总结、简报材料长期5学科、专业、实训室建设课程评估申报、审批材料长期6其他有保存价值的文件材料长期JX13招生序号类目名称保管期限1上级有关招生工作的文件材料（计划、方案、招生、专业目录等）永久或长期2学院招生计划、生源计划、实际招收情况、录取名册、统计报表、请示与批复文件等永久3招生简章、专业介绍、招生宣传材料长期4学院每年招生录取标准分数线长期或短期5委托代培、定向培养合同、协议书、名单长期6各类学生新生插班83、录取名册及批复、招收新生成绩表永久7招生工作统计报表永久8招生监察工作材料长期或短期9其他有保存价值的文件材料长期JX14学籍管理序号类目名称保管期限1有关学籍管理的规章制度、学生手册永久2各类学生新生注册表、学生名册永久3学生学籍表、成绩登记表永久4学生学籍表变动情况：休学、转学、退学、复学、升级、留级、插班、保留入学资格等材料长期或短期5学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）永久6各类奖学金获奖者名单长期7学生的处分处理决定、请示与批复，以及处分的复查、甄别、撤消处分等材料永久或长期8免考、缺考的学生登记表短期9其他有保存价值的文件材料长期JX15课堂教学与教学实践序号类目名称保管期限84、1各专业教学计划、培养方案及教学大纲永久2课程建设要求及安排长期3学院所开课程的试题、标准答案和试卷分析长期4教改教案、重要备课记录长期5公开课评比材料长期6教学督导工作制度、计划、总结及相关材料长期7院级领导听课记录长期8学院学年教学考评一览表长期9教学研究工作计划、规划、情况综合等材料长期10教师教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料长期11教学质量、办学水平评估、教学评估、办学社会效果、典型经验等文件材料长期12毕业设计的有关规定及论文、作品等资料长期13毕业生的优秀作品及评审意见长期14英语等级考试考生名册及成绩长期15职业资格证书考生名册及成绩长期16教学实习计划、总结及有关材料长85、期17各种演出计划和方案长期18各种艺术活动方面演出的节目单、海报、说明、获奖及照片材料、重要纪念品等永久或长期19历次修订教学计划的有关材料长期20关于课程建设规划及有关材料长期21各级精品课程有关文件材料长期22教室、实训室管理制度文件长期23选修课课程目录、简介长期24课程表、教学任务书长期25教学检查的相关制度、方法及各种文件、记录、总结长期26有关建立试题库材料长期27社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期28选修课材料及辅修专业材料（包括课程名称、教师、选修学生名单等）短期29各学期期末考试成绩统计分析和总结短期30体育达标、学生早操出勤率汇总材料短期JX17毕业生序号类目名称86、保管期限1上级下达有关毕业生资格审查、就业及派遣工作的需长期贯彻执行的文件长期2有关毕业生资格审查的规定及历届毕业生资格审查材料永久4历届毕业生名册及有关审批材料永久5毕业生工作计划、方案、情况汇报、总结、统计报表、请示与批复等文件长期6毕业生供需计划、合同、协议书长期7发放毕业证书、派遣证签收登记册及存根长期8毕业生就业情况及质量跟踪调查和信息反馈材料长期9其他有保存价值的文件材料长期JX18教材序号类目名称保管期限1自编、主编教材长期2各系、各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书长期4有参考价值的自编教学材料短期5其他有保存价值的文件材料长期JX 附录：存系部教学类档案序87、号类目名称保管期限1课堂教学材料、课程进度表短期2教师任课安排、教案长期3优秀实习报告短期4本专业教学检查、调查材料及总结短期5教师工作量核算、登记材料短期6系自办或与其他单位联合主办的艺术活动演出节目单、师生创作作品汇展、学术活动文字照片等材料长期7其他有保存价值的文件材料长期附件2教学类档案二级、三级类目代号简表二 级 目 录三 级 目 录11 综合12 学科与实训室建设13 招生14 学籍管理11学籍管理工作规定等文件材料14专科生学籍表、成绩表15成人教育学生学籍表、成绩表16学生学籍变更、奖惩材料及其它15 课堂教学与教学实践17 毕业生18 教材案卷排列顺序：先按永久、长期保管期限88、划分排列后，再按普通全日制专科、五年一贯制、成人教育顺序排列。某某职业学院科研类档案管理实施细则为了提高学院科研类档案（以下简称“科研档案”）的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学院教学、科研中的作用，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和高等学校档案工作规范等法律、法规和规章，结合学院实际，特制定本细则。一、科研档案工作的基本原则（一）凡在学院科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据及声像载体材料，均属科研档案。（二）科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是国家和学院的宝贵财富，必须实行集中统一的管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利89、用。（三）实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与综合档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。（四）科研文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档等项目工作的纳入科研人员的职责范围，并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。二、科研档案归档范围的确定（一）确定的原则1归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2归档的科研文件材料必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全90、过程，保证完整、准确、系统。3归档的科研文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系、照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。（二）由学院与其它单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存所承担任务中形成的科研文件材料，并将复制件送交主持单位保存。学院内几个部门协作完成的研究课题，各有关部门要相互配合，整理好本部门承担的归档科研文件材料，由主持部门的兼职档案员归档。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。（三）与国外合作的科研课题，经协商在协议、合同中明确科91、研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。（四）归档的主要内容和重点1归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励，推广应用等方面，具体范围见附件1。2归档的重点是学院承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。3取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。三、科研档案的归档要求与立卷方法（一）实行科研材料形成部门和课题组立卷制1科研管理部分的文件材料，按党、政类档案管要求组卷装订。2课题结束后，由本课题负责人主持科研课题材料立卷，并指定课题组成员将形成积累的全部文件材料按要求整理后交科研处，科研处将92、积累的管理性文件与课题组的科研课题材料汇总整理成卷后向综合档案室移交。（二）归档的文件材料必须达到完整、准确、系统，要求字迹工整、图样清晰，使用蓝黑或碳素墨水，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔等不利于保存的书写材料。（三）组卷要求1组卷要遵循科研文件材料形成规律保持其有机联系和便于利用查考的原则。2将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题报告、论文专著、鉴定、成果申请与获奖，科研投资与经费核算等材料整理组成综合卷，排放在科研课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理。3材料系统整理后，视其材料多少，组成一题一卷或一题多卷，每个案卷材料一般不超过200页。4内容密不可分的科研文件材料按以下93、要求排列：正件在前，附件在后，正本在前，原稿在后；批复在前，请示在后。（四）拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。（五）案卷内的科研文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在每面材料非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。（六）除密不可分的配套的声像载体材料外，其余材料均应分别组卷专柜保管，档号必须与文字材料保持一致，并按某某职业学院声像载体档案管理实施细则要求处理。（七）填写案卷封面、卷内目录和备考表。（八）课题组组卷人员应填写科研课题简介（见附件2），该简介放在每个94、课题（项目）首卷卷内目录之前。（九）归档验收科研处是科研档案归口单位，负责管理性文件归档，各课题组将课题档案立卷完成后向科研处移交。（十）归档时间1.科研课题在鉴定、验收或结束后两个月内，相关档案材料整理组卷后交科研处，科研处在次年6月份向综合档案室移交科研档案。2暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后两个月内归档。3学院重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学院科研处兼职档案员参加。在召开科研成果鉴定会（评审会）申报各层次成果奖励之前，应通知综合档案室人员对须归档的科研文件材料加以审查、验收、签署意见并经科研处档案工作负责人审核，才能进行鉴定、评审及上报成果。4科研处填写科研档案95、移交目录一式两份，连同案卷向综合档案室移交，经综合档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。四、科研档案的管理（一）综合档案室负责对科研档案进行接收、分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。（二）档案的补充与修改1科研处随时收集在科研成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向综合档案室归档，并根据获得成果情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调查。2对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经科研处领导或有关负责人批准同意，并在案卷备考表内写明修改原因和时间，未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。3综合档案室对补充归档的科研文件材料应及时96、整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。（三）保管期限和保密期限已满的科研档案须经学院档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。（四）课题组在归档前做好档案鉴定工作，提出案卷的保管期限和密级划分的具体意见，保管期限分为永久、长期、短期；密级分为绝密、机密、秘密三种。五、科研档案的开发利用（一）科研档案的借阅按某某职业学院档案利用制度办理。（二）在科研档案的开发利用中，必须严格执行国家关于保密、知识产权保护等法规制度。（三）综合档案室根据科研和管理的需要，编辑各种形式的参考资料。（四）充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科研成果所有权及正确处理科97、研工作中的各种权益问题提供凭证。附件1：某某职业学院科研类档案归档范围和保管期限表附件2：科研课题简介附件3：科研档案审查表附件1某某职业学院科研类档案归档范围和保管期限表KY11 综合序号类目名称保管期限1科研统计报表永久2科研行政管理文件材料长期3科研计划管理文件材料长期4科研成果管理文件材料长期5科研经费管理文件材料长期6申报科研基金及有关批复长期7学会工作（学术活动）短期8其他有保存价值的文件材料长期KY12 科研准备阶段序号类目名称保管期限1开题报告与课题调研论证材料长期2任务书、合同书、协议书、课题人员名单永久或长期3课题研究计划、设计长期4计划执行情况、计划调整或撤消报告短期5课98、题投资和预、决算材料短期KY13 研究实验序号类目名称保管期限1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）永久或长期2数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）永久或长期3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久或长期4研究工作阶段小结、年度报告长期5配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久或长期6样品、标本等实物目录永久或长期KY14 总结鉴定阶段序号类目名称保管期限1研究报告、研制报告永久或长期2论文专著永久或长期3工艺技术报告永久或长期4技术诀窍报告永久或长期5专家评审意见永久或长期6鉴99、定证书永久或长期7鉴定会材料（鉴定会代表名单、会议记录、鉴定意见及有关照片）长期8推广应用意见长期9课题工作总结长期KY15 申报奖励阶段序号类目名称保管期限1科研成果登记表永久或长期2科技成果报告表永久或长期3科技成果奖励与审批材料永久或长期4科技成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件永久或长期5专利申请书或证书原件或影印件永久或长期KY16 推广应用序号类目名称保管期限1转让合同、协议书永久或长期2生产定型鉴定材料永久或长期3推广应用方案及实施情况长期4扩大试生产设计文件、工艺文件长期5对外学术交流材料长期6成果被引用或投产后反馈意见长期7成果宣传报道材料短期附件2科研课题简介课题名100、称课题来源及编号课题主持人课题执行人起止日期协作单位课题研究基本情况及文件材料的完整情况填表人： 填表日期 年 月 日（一式两份）附件3科研档案审查表归 档单 位课 题负责人档 案整理人项 目名 称成 果名 称密级保管期限进 行时 间自 年 月 日至 年 月 日归 档时 间工 作情 况简 要说 明归 档内 容计划任务书、实施方案、调查材料、执行情况、阶段小结、总结、论文、照片、底片、图表、论文底稿、上级指示、合同、协议书、鉴定书推广情况等。审查意见1、 档案材料是否准确、系统、完整、保持有机联系2、 标题是否确切，是否符合整理归档要求3、 其他教研室主任：系主任：交接手续归档人： 接收人：备注101、某某职业学院基建类档案管理实施细则为提高基建类档案工作的质量和管理水平，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和基本建设项目档案资料管理暂行规定等法律、法规和规章，结合学院实际情况，特制定本细则。一、基建档案工作基本原则（一）学院基建档案是指在基本建设和修缮工作中，从酝酿、决策到建成、使用的全过程中形成的，经过收集、积累、整理、立卷、归档保存的材料，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表及配套的声像、计算材料等。（二）学院对基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料的完整、准确、安全和有102、效利用。（三）基建档案工作必须纳入基建管理工作中，每年从基建费总额中拔出一定的数额作为基建档案工作经费，同时做到项目建设（维修）一开始与建立档案工作同步进行；检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行；项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；项目竣工验收时与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。二、基建档案归档范围的确定（一）确定的原则1归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统、与建筑物完全一致并具有成套性。（二）归档的主要内容和重点1归档主要内103、容包括综合管理、项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、生产技术设备、试产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附件1。2归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。三、基建档案的归档要求与立卷方法（一）形成积累1.后勤处应确定一位负责人分管基建档案工作，并配备兼职档案员具体从事建设项目的提出、立项、审批、勘察、设计等文件材料的收集整理，做好预立卷工作，综合档案室应随时了解项目进度，督促、指导兼职档案员做好基建文件材料的积累工作。2.项目建设单位、监理单位、施工单位等参建主要单位应在项目建设104、过程中做好各自项目文件的形成与积累工作。建设单位负责收集整理设计过程中形成的文件材料，并督促设计单位及时整理移交应由建设单位保存的各类文件材料；监理单位负责收集、整理监理过程中形成的文件材料，并重点做好对施工单位所形成的施工文件材料进行检查审核、会签是否与工程质量一致；各施工单位负责收集、分类、汇总、整理施工过程中形成的文件材料及竣工图的编制。3基建管理科应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成质量关。4使用基建文件材料过程中不允许随便更改文件材料内容，如有更改，必须填写变更通知单，并履行审批手续。5归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰，不得用易褪色的书写材料书105、写、绘制。6归档的底图，其格式须按国家制图标准绘制完成。7归档的蓝图，其规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。8工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和鉴证等，制好竣工图。9基建管理科要定期检查、绘制学院的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图，并移交综合档案室。10凡是重要和经常使用的文件材料要有副本，其他文件材料一般归档一份。（二）整理立卷1基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，后勤处档案工作负责人组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。2根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系106、和便于利用查考的组卷原则，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷，管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。3文字材料的排列：正件在前，附件在后；正本在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。4基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒时，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。5文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在每面材料非装订线一侧的下角，107、蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单位，在每件文件材料首页右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。6填写卷内目录和备考表。7确定保管期限。8草拟案卷封面各栏目，经综合档案室审查后填写案卷封面。9工程技术人员填写归档说明（归档说明统一表格，形式见附件二），交基建管理科科长审查后，放在第一卷的卷内目录之后。（三）归档验收1基建项目在验收前，综合档案室对准备归档的基建文件材料进行验收，并出具证明。2竣工图是基建工程项目的最后真实记录，是对工程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建、大中型维修的依据，是竣工验收的必要条件之一，并具有法律依据，凡竣工图不符合档案管理要求的，工108、程项目不能验收。竣工图必须盖有施工单位的竣工印章，施工单位项目负责人（或图纸修改人员）签名。3综合档案室人员应是基建项目验收小组成员，会同学院后勤处处长、基建管理科科长对基建文件材料的验收工作。4工程竣工验收的同时移交施工技术档案，经综合档案室验收合格后，方能进行财务结算。5基建档案在基建项目验收后三个月内归档。综合档案室要认真审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。6填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经综合档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。7基建档案资料的整理、立卷、填写案卷目录、卷内目录、编制移交目录（册）等规范和要求应与国家建109、设部、广州市规划局城建档案馆及广州市质检站的要求统一，以便每个基建项目的档案资料在市城建档案馆和综合档案室同时建档，统一归口。四、基建档案的管理（一）综合档案室负责对基建档案的接收、并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供利用。（二）基建档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期保管的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。（三）对保管期满的基建项目档案必须经学院档案鉴定小组鉴定，对已失去保存价值的档案材料，须办理审批手续，并登记造册后方可处理。（四）档案补充与修改1基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建管理科应随时整理，向综合档案室补充归档。2对已归档的110、基建文件材料需要更改时，必须经后勤处档案工作负责人同意，并填写更改审查清单，未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。3综合档案室对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多时，可归入相关案卷并填写目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。五、基建档案的开发利用（一）基建档案的借阅按某某职业学院档案利用制度办理。（二）综合档案室应积极开展利用工作，编制检索工具，定期编制基建档案汇编和参考资料。附件1：某某职业学院基建类档案归档范围和保管期限表附件2：某某职业学院基建档案归档说明附件1某某职业学院基建类档案归档范围和保管期限表JJ11 综合序号类目名称保管期限1上级有关基建工作的文件长期111、2基建工作规章制度长期3基建工作计划、总结、简报长期4基建工作总体规划永久5基建工作年度（季度）总结、统计报表永久6基建工程财务预、决算长期7全院性总体规划、设计总平面图、永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久10房改方案、合同、办理产权监证永久11购买公有住房申请表永久12购买公有住房审批表永久13公有住房买卖协议书、公证书永久14缴款凭证、发票（复印件）永久15出售公有住房审定书永久16学院购买商品房后又出售给个人的，房屋认购书、购买商品房申报表、付款和印花税凭证（复印件）、公证书永久17其他有保存价值的文件材料长期JJ12-1 可行性研究序号类目名称保管期限1项目建议112、书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境测试、调查报告永久5设计任务书、计划任务书永久JJ12-2 设计基础序号类目名称保管期限1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其他设计基础材料永久JJ12-3 设计文件序号类目名称保管期限1初步设计永久2技术设计永久3施工图设计短期4 技术秘密材料、专利文件永久5设计计算书长期6关键技术实验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批长期JJ12-4 工程管理文件序号类目名称保管期限1征用土地批113、准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、租赁文件永久3施工执照永久4环保三同时、消防、卫生等条件、水、电、气供应协议书永久5产权证书永久JJ12-5 施工材料序号类目名称保管期限1土建施工文件（1）工程开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期（4）建筑材料实验报告长期（5）设计变更、工程更改洽商、材料代用核定审批永久（6）土地施工定位测量地质勘察永久（7）地、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久（8）施工记录、日记、大记事短期（9）隐蔽工程114、验收记录 永久（10）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录事故处理报告永久（11）分项、分单位工程质量检查、评定长期（12）交工验收记录证明 长期（13）施工总结、技术总结永久（14）竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工措施长期（3）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期（4）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期（5）隐蔽工程检查验收记录长期（6）强度、密闭性试验报告长期（7）设备调试记录短期（8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期（9）115、系统调试、实施记录长期（10）管线清洗、通水、清毒记录短期（11）管线标高位置、坡度测量记录长期（12）中间交工验收记录证明，工程质量评定长期（13）竣工报告、竣工验收报告长期3电气、仪表安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期（2）施工设计、施工方案、施工计划、技术措施长期（3）设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批长期（4）调试、整定记录长期（5）性能测试和校核长期（6）施工安装记录、质量检查评定，事故处理报告长期（7）操作、联动试验短期（8）电气装置交接记录短期（9）中间交工验收记录、工程质量评定长期（10）竣工报告、竣工验收报告长期4监理文件（1）监116、理合同长期（2）工程质量、安全、文明施工事故的处理方案报审单、处理结果长期（3）各施工阶段的质量评估报告长期（4）工程质量评估报告长期JJ12-6 竣工验收序号类目名称保管期限1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料：勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）、施工单位工程质量检查报告（合格证明书）、永久4工程档案审核意见书及档案验收合格证永久5工程现场声像材料永久6竣工验收会议决议文件永久JJ12-7 基建财务、器材管理序号类目名称保管期限1财务计划、年度计划短期2工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定资产永久附件2117、某某职业学院基建档案归档说明建设项目名称经 费来 源总投资建设项目起止时间建筑面积承建单位协建单位承建单位负责人建设项目结果或中止情况说明基建部门负责人签名：时 间：注：说明内容包括建设项目由来、建设过程中遇到的问题及解决办法、建设项目等级质量、建设项目档案完整、齐全、准确程度。某某职业学院仪器设备类档案管理实施细则为了提高学院仪器设备类档案（以下简称设备档案）的质量和管理水平，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和高等学校档案工作规范等法律、法规和规章，结合学院实际情况，特制定本细则。一、设备档案工作的基本原则（一）凡作为学院固定资产仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维118、修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机技术文件材料均属设备档案。（二）设备档案的管理坚持集中统一管理的原则，既便于开发利用，又要确保设备档案完整、准确、系统和安全。（三）设备档案是国家的重要技术储备，设备档案工作是学院仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节，必须纳入学院设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。（四）后勤处应确定一位负责人分管设备档案工作，并配备兼职档案员，负责设备文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。二、设备档案归档范围的确定（一）确定的原则1归档的设备管理和仪器设备申购、验收、使用、维修119、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。3归档的设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系、必须与实物一致并具有成套性。（二）归档的主要内容和重点1归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目的依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见附件。2归档的重点是仪器设备项目（特别是价值十万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。三、仪器设备档案的归档要求与立卷方法（一）设备文件材料的形成与积累1资产管理科是学院设备120、文件材料的形成积累、汇总部门，必须有兼职档案员集中管理学院的设备文件材料。2从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归为资产管理科负责收集积累，过程结束后移交综合档案室。3设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累，并及时整理登记，移交资产管理科。4重大设备的开箱验收必须要有综合档案室人员参加，以监督、指导、检查设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。5兼职档案员负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向综合档案室移交。6综合档案室随时了解、督促、检查、指121、导兼职档案员做好设备文件材料的积累工作。7学院设备使用部门负责人要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。8.设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的文件材料应酌加副本。（二）整理组卷1坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。2根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整122、理，组成一个或若干个案卷。3将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。4设备文件材料中的非纸质载体材料除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。5卷内文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。6拆除卷内文件中的金属物，改用不锈钢订装订或用线装订，对破损的文件材料进行修补，对于用专用文件夹装订的材料，可以保持原状。7设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难，可按其123、原貌保管。8以卷为单位归档的设备文件，无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在每面材料非装订线一侧的下角。以件为单位归档的设备文件，在每件文件材料首页上方加盖有单位名称、档号或件号的戳记章并依次编写件号。9认真填写卷内目录和备考表。10拟订案卷标题，案卷标题要简明、准确。11确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管；设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的部分而存在，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。1124、2设备档案的密级，设备档案文件材料原则上无密级。（三）归档验收1兼职档案员填写移交目录一式两份，内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间，将移交目录连同案卷送后勤处负责人审查，再向综合档案室移交，归档时交接双方签字，各持一份备查。2设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后两个月，引进设备为索赔期满后两个月。四、设备档案的管理（一）综合档案室负责人对设备档案进行分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。（二）保管期限和保密期限已满的设备档案，须经学院档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。五、仪器设备档案的开发利用（一）借阅档案设备按某某职业学院档案利用借阅制度办理。（二）综合档案室要定期编制设备目录125、和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。附件1：某某职业学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表附件1某某职业学院仪器设备类档案归档范围和保管期限表SB 11综合管理序号类目名称保管期限1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期或短期2学院仪器、设备管理的规章制度永久或长期3设备工作计划、报告、总结、调查材料永久或长期4学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期5学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告的批复长期6学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期7其他有保存价值的文件材料长期SB 12仪器设备项目序号类目名称保管期限1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期126、2上级或主管领导批复和准购批示长期3定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期4进口设备过程中有关的技术商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期7验收报告及文件材料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存10使用、检修、故障事故记录（设备履历表）与设备共存11重大事故的调查分析及处理意见与设备共存12技术改造和开发过程中形成的技术文件材料与设备共存某某职业学院出版档案管理实施细则为了提高学院出版类档案（以下简称“出版档案”）的工作质量和管理水平，充分发挥其作用，根据中华人民共和国档案法、出版社书稿档案工作规定、高等学校档案管127、理办法和高等学校档案工作规范等法律、法规和规章，结合学院实际情况，特制定本细则。一、出版档案工作的基本原则（一）学院在自行编辑出版学报、校报、学术刊物、书籍、音像等出版物活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像等载体材料均属出版档案。（二）学院出版档案反映了学院教学、科研和学院管理的水平及活动情况，它是国家科学文化和学院教学、科研改革与发展的历史记录，是学院档案的重要组成部分，由综合档案室集中统一管理。（三）出版档案工作要纳入科研处的管理制度、纳入出版工作计划和规划，纳入出版、编辑人员的职责范围，科研处在布置、检查、总结、验收出版档案时，要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。（四128、）科研处要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷和归档工作。二、出版档案归档范围的确定（一）确定的原则1归档的出版文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，必须反映编辑管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。2归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。（二）归档的主要内容和重点1.归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见附件。2归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体，形成的不同文件材料，尤其是出版物本身。三、出版档案的归档要求与立卷方法（一）材料129、的形成与积累1出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，保证归档材料的完整齐全、系统和准确。2出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，拟写标题，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书，在两个月内向本部门兼职档案员移交、归档。（二）整理组卷各种出版物档案材料按其性质和种类（出版物的名称）分别进行立卷。1期刊。视其情况几期一卷，原稿与样本可以合订在一起，也可分开，一期一卷，按年代、期次排列。注意分清年代，不可混年立卷。2校报。按年度立卷，按时间顺序（如年、季或月）和重要程度排列，稿件分别立卷，样本可按时间顺序订成合订本。3书籍。一般以作品为单位整理，一书组130、成一卷或数卷。跨年度的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。（三）出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。（四）归档验收1书刊出版一个月后，责任编辑将相关出版档案交科研处兼职档案员归档。2科研处兼职档案员应在次年六月底前，将上年度应归档的出版档案集中向综合档案室移交，移交时填写移交目录一式两份，交接双方各持一份备查。四、出版档案的管理（一）综合档案室负责对出版档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。（二）根据出版档案的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限划分为永久、长期和短期三种。（三）出版档案保管期满和保密期满，须经学院档案鉴定小组鉴定，根据价值和131、需要，作出处理决定。（四）音像出版物的纸质档案和声像档案部分，编制相同档号，分柜存放。五、出版档案的开发利用（一）出版档案的借阅按某某职业学院档案利用制度办理。（二）出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分，特别是查阅专家审稿意见，应严格借阅手续，利用时须经出版、编辑部门负责人批准。附件：某某职业学院出版类档案归档范围和保管期限表附件某某职业学院出版类档案归档范围和保管期限表CB11综合管理 序号类目名称保管期限1上级有关编辑出版工作的文件 长期或短期2学院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录 、统计报表永久3学院编辑出版工作规章制度永久或长期4学院有关期刊、报纸的创刊、停132、办、复办、发行等的请示与批复永久5获奖或受查处情况的文件材料长期6编辑出版部门事务管理形成的文件材料 短期CB1215出版物项目序号类目名称保管期限1编辑出版合同、协议书 长期2出版请示与批复 永久或长期3原稿（含照片、手迹原件）或复印件（退还作者后应有原稿签收单） （1）反映学院教学、科研重要成果和名人译稿永久（2）一般的和社会上的长期4各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 长期5作者、译者登记表永久或长期6封面设计图样、选用的插图、照片 长期或短期7出版通知单、书刊、音像出版物样品 永久8出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 长期9有参考价值的读者来信、重要评论 长期或短期133、10再版修改意见 长期或短期11领导人或著名人物的题词、手稿等永久说明：出版物项目依次为：报纸、刊物、书稿、音像；以上归档范围主要针对书稿、音像出版物而言，报纸、刊物归档范围由学院酌减。某某职业学院外事类档案管理实施细则为了提高学院外事类档案（以下简称“外事档案”）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和高等学校档案工作规范等法律、法规和规章，结合学院实际情况，特制定本细则。一、外事档案工作的基本原则（一）学院与外国团体或个人在教学、科技和生产合作、学术交流、人才交流、友好往来等各项活动中直接形成的具有保存价值的134、文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。（二）外事档案是学院档案工作的重要组成部分，应该实行集中统一管理，确保本学院档案完整、系统、准确和安全。（三）学院外事科是学院外事管理的职能部门，应将外事档案工作纳入外事工作计划、管理制度中，并负责落实到外事人员的职责范围，监督、检查执行情况，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。（四）院长办公室要有一位负责人分管外事档案工作，并确定兼职档案员，负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。二、外事档案归档范围的原则和主要内容（一）归档范围的原则1.外事管理活动中形成的归档文件材料必须对学院和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。2.归档的外事文件材料135、必须反映学院外事管理、涉外活动的全过程，保证其完整、准确、系统。3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现学院外事工作的职能和特点。（二）归档的主要内容1.归档的主要内容包括外事工作综合管理、出国（境）和境外来院任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、国际合作等方面，具体范围见附件。2学院师生在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品等，可采取不同方式归档，或存复印、影印件。外国赠送给学院的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的，可存影印件和清单。三、外事文件材料的归档要求和立卷方法（一）形成积累1学院外事科是学院外事管理、涉外教学、涉外科研文件材料的归口部门136、，在来院、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将此项工作有关的部门形成的各种外事文件材料的收集、汇总、分类、整理组卷，按规定向综合档案室移交。2归档的外事文件材料，必须字迹工整、图样清晰。3外事文件材料一般归档一式一份，重要和常用的应酌加副本。4凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事科整理、立卷后向综合档案室移交。（二）整理组卷1根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理、组成一个或数个案卷。2来院、137、出国（境）和国际合作、参加国际会议形成的文件材料中，上级文件、请示报告、批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；复印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。3.除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。4幅面大于卷或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料，礼品、实物、应保持其原状，另行专柜保管，编上参照对照号。5以卷为单位归档的外事文件材料，无论单面或双面，只要有文字均要编页码，每卷页号均从1起，页号位置在每面材料非138、装订线一侧的下角。以件为单位归档的外事文件材料，应在每件的右上角盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐项填写。6填写卷内目录和备考表。7外事科要进行归档前的鉴定工作，按规定提出文件材料的保管期限与密级。（三）归档验收1由归档人员填写归档说明，说明放在目录之前。2移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，综合档案室应拒绝接受，并限期补还。3移交时填写移交目录一式两份，交接双方各执一份备查。4外事档案在次年6月底前归档。四、外事档案的管理（一）综合档案室负责外事档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。（二）根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值，将保管期限划分为永久、长139、期与短期三种。（三）外事档案保管期限和保密期限已满，须经学院档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。五、外事档案的开发利用（一）外事档案的借阅按某某职业学院档案利用制度办理。（二）综合档案室应编制检索工具，开展外事档案汇编和编辑参考资料，为利用者提供服务。附件：某某职业学院外事类档案归档范围和保管期限表附件某某职业学院外事类档案归档范围和保管期限表WS综合管理 序号类目名称保管期限1上级关于外事工作的规定、指示、意见等文件材料 长期或短期2学院外事工作计划、总结、简报、规章制度、统计报表、请示与批复、接待外宾登记表等材料 永久或长期3外事工作一般往来函件 短期4其他有保存价值的文件材料 长期WS出国（140、境）序号类目名称保管期限1学院组团出国（境）考察、访问及有关人员出国（境）参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、留学等工作计划、请示与批复、简报、总结材料 永久或长期2关于出国（境）讲学、进修、留学人员的业务审查（论文、论著、科研成果等情况调查）有关文件及选派对象登记表，专家推荐信和国（境）外指导教师邀请信永久或长期3出国（境）进修、留学取得的学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久4参加国际学术会议论文永久或长期5向国（境）外投寄的学术论文及审批材料 永久或长期6出国（境）参加国际学术会议、考察、访问、讲学、进修、科研、攻读学位人员有关材料（如申请报告、申请表；学院和上级主管机关审批材料141、；返院后的总结、汇报、照片等） 永久或长期WS来校序号类目名称保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期2外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 长期3外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 永久4来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长期WS国际合作与会议 序号类目名称保管期限1中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久2学院完成的国际合作项目、成果等材料 永久3合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期4授予外籍人士名誉称号的材料 永久5双方互赠的礼品、纪念品（入实物类）长期某某职业学院财会类档案管理实施细则为加强学院财会类档案工142、作业务建设，不断提高会计档案工作的管理水平，更好地为学院各项工作服务，并作为考核会计档案工作提供依据，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和会计档案管理办法等法律、法规和规章，结合学院实际情况，特制定本细则一、财会档案工作的基本原则（一）学院在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。（二）学院财会档案是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据，是学院全部档案的重要组成部分。（三）财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。（四）财会档案工作应纳入财务处管理制度，纳入财会工作计划、规划，纳入财务处人员的岗143、位责任制，在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。二、财会档案归档范围的确定（一）确定的原则1归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值与凭证作用。2归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。3归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。（二）归档的主要内容和重点1归档的主要内容包括综合管理、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面，具体范围见附件。2归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。三、财会档案的144、归档要求与立卷方法（一）财会档案的形成积累财务处应确定一位负责人分管财会档案工作，并配备兼职档案员负责做好财会档案的收集、整理、立卷工作。（二）整理组卷1学院财务处为财会档案立卷单位，财务处兼职档案员负责将积累的文件组卷成册，向综合档案室移交。2遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量和保管期限分别整理组卷。3按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。5财会处各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。6编写页码，每卷页码均从145、1开始，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。7对于未结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由综合档案室保管到结清债权债务时为止。8备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。（三）归档验收1当年产生的会计材料，财务处应于次年第一季度内整理组卷，由综合档案室进行审查。2财务处移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后暂由财务处保管三年，期满后的次年6月底由财务处兼职档案员将应归档的财会档案编制移交目录一式两份送领导审核签字后，连同案卷集中向综合档案室办理移交手续。3移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符146、合要求，凡不符合要求者，综合档案室有权拒绝接受，并要求限期改正后归档4综合档案室接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务处经办人员共同拆封整理，以分清责任。四、财会档案的管理（一）综合档案室负责对财会档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。（二）案卷入库时，应全面检查帐、物、卡是否相符，然后按档号排列。（三）综合档案室接收保管的财会档案，应保持原卷（册）的封袋，如要修改财会档案材料数字，须经主管院领导批准方可修改。（四）综合档案室对于违反财会管理制度的有权进行检查纠正，情节严重的应报主管院领导或审计机关严肃处理。（五）学院财会档案的保管期限分为永147、久、长期、定期三类，定期分三年、五年、十五年、二十五年四种。综合档案室接收保管期限为十五年以上的财会档案，保管期限为三年、五年的财会档案，由财务处自行保存与销毁。（六）财会档案保管、保密期限已满，须经学院档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。需要销毁的应编造销毁清册，报主管财务工作及分管档案工作的领导批准，方可销毁。基建工程在建设期间的财会档案，不得销毁。（七）销毁财会档案时，由学院审计部门、财务处及综合档案室共同清点核对，共同监销，监销人在监销前应清点核对无误后，在销毁清册上共同签名盖章。销毁清册由综合档案室长期保存。（八）鉴定工作结束后，写出鉴定工作总结，内容包括：小组成员名单、工作概况、鉴定范148、围做法及财会档案保管期限调整、销毁档案数量。销毁清册一式三份，一份经主管领导审查批准后归档，一份送上级主管部门备案，一份留财务处存查。（九）综合档案室在档案销毁后，应及时调整档案排架，并在相应的存放地点、检索工具中注明。五、财会档案的开发利用（一）财会档案的借阅按某某职业学院档案利用制度办理。（二）综合档案室应积极提供财会档案为学院经济业务等各项工作服务，向外单位提供利用时，档案原件不得借出。（三）编制各种形式的参考资料，如数据汇编等，积极为利用者提供服务。附件：某某职业学院财会类档案归档范围和保管期限表附件某某职业学院财会类档案归档范围和保管期限表CK11综合类序号类目名称保管期限1上级有关149、财会工作的规定、办法、条例、指示、计划、通知等文件 （1）针对学院的、重要的永久（2）普发性的长期或十五年2学院财务工作的规定、办法、条例、计划、总结等材料 （1）重要的永久或长期（2）一般的长期或十五年3学院财务工作的请示及上级的批复 永久或长期4学院各部门经费与分配方案 长期或十五年5学院形成的其他财务方面的文件材料长期或十五年6财会档案移交清册 二十五年7财会档案销毁清册 二十五年CK12 会计报表 序号类目名称保管期限1学院教育事业费年度决算报表、基本建设会计年度决算报表、固定资产年度增减变动情况报表、教学和科研仪器设备年度增减情况报表等 永久2预算会计报表 十五年3学院各部门决算报表150、及批复 长期4单位预算会计月、季度报表 五年5主要财务指标快报三年6税收会计报表长期CK13 会计帐簿 序号类目名称保管期限1涉及外事的会计帐簿 长期2总帐 二十五年3预算内帐簿（含明细表、分户或登记帐） 二十五年4预算外帐簿（含明细表、分户或登记帐） 二十五年5学院专项基金帐簿 长期6日记帐 ，其中：现金、银行存款日记帐二十五年7固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）二十五年8备考帐簿中的补充帐、其他应付帐二十五年CK14 会计凭证 序号类目名称保管期限1涉及外事的会计凭证 十五年2预算内各种原始凭证、记帐凭证 十五年3预算外各种原始凭证、记帐帐单 十五年4学院基金各种原始凭证151、记帐凭证 十五年5基本建设的会计凭证及附件二十五年6银行的会计凭证及附件二十五年7银行存款余额调节表三年8会计拨款凭证及其他会计凭证十五年9涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期CK15 工资清册与奖贷金 序号类目名称保管期限1工资发放名册、卡片 永久2起薪、停薪凭证长期3工资转移、证明、通知存根 长期4各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 长期或十五年某某职业学院声像档案管理实施细则为了提高学院声像载体档案工作的质量和管理水平，使声像档案的整理、保管、存查、利用更具规范化，有效地为学院各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和照片档案管理规范等法律、法规和规章152、，结合学院实际情况，特制定本细则一、声像档案工作的基本原则（一）凡反映学院教学、科研、学院管理和历史发展，具有保存价值的各种以音像、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。（二）声像档案的主体是声像载体材料，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。（三）声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。（四）声像档案工作必须纳入学院党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。二、声像档案归档范围的确定（一）确定的原则1归档的学153、院各项活动中形成的、外单位形成的与学院有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。3归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。（二）归档的主要内容和重点1.归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件。2.归档的重点是学院各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。三、声像档案归档要求与立卷方法（一）形成积累1学院党委组织宣传部、教务处、科研处、现代教育技术中心、外事科和其它声像材料154、形成部门，均为主立卷单位，分工归口立卷。2声像项目负责人和制作人员，要按分工认真做好制作记录，整个工作结束后两周内，由制作人员按归档要求向综合档案室移交全套文字材料及声像载体材料。（二）整理组卷1立卷原则根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。2立卷分类（1）按介质分为纸质文件材料和声像文件材料。（2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。（3）声像载155、体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等。（4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。3立卷分工（1）综合管理文件材料，由各立卷部门立卷归档。（2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。（3）两个以上部门共同制作的，由主办部门立卷归档。（4）外单位制作的反映学院活动的声像载体材料，由综合档案室负责征集或委托征集。4归档材料的整理（1）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘贴，生霉、受潮的，要及时冲淡、风干。（2）根据声像材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内156、容、价值、数量和载体类型、尺幅、进行系统整理，组成保管单位。（3）照片及底片要有文字说明（包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，a事由：照片影像所反映事件，事物的情由；b时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；c地点：被摄物所在的具体地点；d人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；e背 景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；f摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。）要查明所有要素，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。（4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。（5）声像制品的装具一157、般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。（6）由于播放设备的更新换代，许多记录学院珍贵历史的录像带无法在新的设备上播放，为保证录像带、录音带的有效保管利用和长期可读，要求声像档案形成部门将本部门有保存价值的录音带、录像带进行数字化后，连同声像档案原件向综合档案室移交。数字化具体要求如下：录像带数字化的数据传输率应不低于4Mb/s，采用MPEG2压缩存储标准，转换成dvd；录音带数字化选用44.1kHz作为采样标准，转换成mp3格式或wav格式。5归档验收（1）声像材料形成部门应在规定的时间向综合档案室办理移交手续，填写移交目录一式两份，各执一份备查。158、（2）综合管理材料归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后两周内归档。四、声像档案的管理（一）综合档案室负责声像档案的接收、分类、整理、编目、保管和提供利用。1.分类编号保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水；年度用声像档案形成的自然年度。2编目登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位对象填写，并注明相应的参见号。3排架、保管（1）按照不同类型，不同规格声像载体分别编制的档号排架。（2）照片档案的保管条件：保持温度1520，湿度5565%。其他声像档案的保管条件应做到恒湿、恒温、清洁，温度宜1824，相对湿度宜354159、5%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯物以上的磁场。（3）照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。（4）录像带、录音带等使用完毕后应及时倒带，并马上装盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。（5）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致，永久保管的声像材料，在保管一定时间后，转录复制。（二）严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。（三）声像档案的保管期限和保密期限已满的，由学院档案鉴定小组鉴定后作出处理决定。五、声像档案的开发利用（一）声像档案的利用按某某职业学院档案利用制度办理。（二）综合档160、案室应编制声像档案检索工具，积极为利用者提供服务。附件：某某职业学院声像档案归档范围和保管期限表附件某某职业学院声像档案归档范围和保管期限表照片档案归档范围SX12 重要会议 序号类目名称保管期限1学院党代会、教代会、团代会、学代会照片永久2学院召开的各项工作会议（较重要的）照片永久3学院表彰先进、劳模报告会等照片永久4上级有关部门在学院召开的各类会议照片（较重要的）永久SX12 重大活动序号类目名称保管期限1上级领导来院视察活动照片永久2校庆活动照片永久3学院节日纪念活动、文娱活动、田径运动会、大运会（较重要的）照片永久4学院建筑奠基、落成典礼照片永久SX12 教学科研活动序号类目名称保管期161、限1学院召开的各类科研、学术会议和学生交流会照片永久2学院历届开学典礼、毕业典礼、运动会照片永久3上级领导来院检查教学工作的照片永久4兄弟院校来院参观、进行学术交流的照片永久5各类教学活动照片永久6招生工作照片永久7德育教育、政治思想工作照片永久8教学管理工作照片永久SX12 外事活动序号类目名称保管期限1对外学术交流活动照片永久2学院人员出访外国活动照片永久3外国友人来访照片永久SX12 校园风光序号类目名称保管期限1学院原貌照片永久2校园风景建筑物照片永久3学院新落成建筑物照片永久SX12 成果荣誉序号类目名称保管期限1科研成果实物照片永久2荣誉证书（较重要的）照片永久3锦旗（较重要的）照162、片永久SX12 人物影像序号类目名称保管期限1上级领导来院活动人物照片永久2学院领导、教授、优秀教职工、优秀学生的工作、学习、生活照片永久3毕业生合影永久4会议代表合影（较重要的）永久5领导人物合影永久6党委委员、工会委员、团委委员、学生会委员合影永久7其他各类纪念性集体合影（较重要的）永久SX13 录音带序号类目名称保管期限1学院召开的各类重要会议录音带长期2学院领导参加会议的重要讲话录音带长期3学院制作的教学录音带长期4参考性资料录音带短期SX14 录像带序号类目名称保管期限1学院召开的各类重要会议录像带长期2学院举行的各种重大活动录像带长期3上级领导视察、检查学院工作的录像带长期4反映学163、院各项工作情况、简介的录像带长期5学院制作的教学录像带长期6参考性资料录像带短期7反映学院有关情况的资料录像带短期SX19 光盘序号类目名称保管期限1学院召开的各类重要会议的视频光盘长期2学院举行的各种重大活动的视频光盘长期3上级领导视察、检查学院工作的视频光盘长期4反映学院各项工作情况、简介的视频光盘长期5学院制作的教学录像带视频光盘长期某某职业学院实物档案管理实施细则学院实物档案是在教学、科研、外事和学院管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品，是学院各项活动真实、形象、直观的记录。它的保存与展示，为学院教育和历史研究提供了珍贵的史料，也是对广大师生员工进行爱校教育和对外交流的窗口之一。为164、将具有保存价值的实物能够完整、系统、准确地归档保存，更好地提供利用，特对实物档案的管理作如下规定：一、实物档案的归档范围及保管期限实物档案的保管期限分三种，重要的实物应永久保管，一般的定为长期或短期保管。（一）SW12 荣誉实物档案。学院团体和师生员工在教学、科研、外事、体育等活动中获得的各级各类奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册等。（二）SW13 字画实物档案。上级领导、国内外知名人士来院视察、指导工作、考察、出席在学院召开的各种重要国际、国内学术会议留下的题词、题字、赠言手迹、作画、重要会议签到册等。（三）SW14 赠品、礼品实物档案。境内外友好单位、友好人士及校友赠送165、给学院的反映重要活动的锦旗、赠匾、纪念品；学院在公务外事（国内外校际交流等）活动中接受的珍贵礼品和纪念品等。（四）SW15 印信实物档案。由于机构变更或撤消、合并而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等。 （五）SW16 其他实物档案。学校在建设发展过程中具有纪念意义的物品，如：建校以来使用过的学校牌匾等；学校各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册等及其他证书等。二、实物档案的归档要求实物档案的归档必须完整、系统、准确。各有关部门或个人应及时将反映学院重要活动和对国家重要贡献的实物档案移交给综合档案室统一管理。移交时，由移交部门填写打印档案交接文166、据一式两份，交接双方各存一份备查，并附说明词，包括：时间、地点、人物、主题、移交人等。获奖实物移交时还要附获奖实物数码照片、证书复印件，必要时附上获奖作品及作品照片。1.凡属上级领导来院视察、指导及综合性活动产生的实物档案，归口由院长办公室或有关职能部门向综合档案室归档。2.反映学院及院际间各项活动的实物档案，归口由有关职能部门向综合档案室归档。3.反映学院外事活动的实物档案，归口由外事科向综合档案室归档。4.反映教学、科研等活动的实物档案，归口由有关职能部门向综合档案室归档。5.反映个人活动的重要实物档案，采取自愿原则向综合档案室移交归档，或由学院向个人征集。6.学院和各部门不同时期的印章，167、在印章停止使用后由院长办公室统一造册、截角，移交综合档案室保存，归档时应附印模一式两份。7.字画、赠品、礼品实物档案移交时应说明物品名称、接收时间、地点、事由、赠送人、接收人等。荣誉、成果实物档案等移交时应说明获奖名称、时间、地点及获奖单位、授奖单位等。三、实物档案的管理1.学院的实物档案，由综合档案室集中统一管理。2.综合档案室对接收的实物档案，必须做好登记、编目、分类存放。3.实物档案可按载体形式分别存放，奖状、字画等可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入卷盒保管，奖杯存放要避免叠压挤碰，印章可设置专用档案柜保管。综合档案室应采取有效保护措施，做好防盗、防尘、防潮、防虫等工作。 168、4.为保证实物档案收集完整、齐全、学院各部门兼职档案员要协助综合档案室做好收集、归档工作。5.归档时间：各项活动产生的实物档案，在活动结束后三个月内向综合档案室移交。四、实物档案的开放利用（一）实物档案的借阅按某某职业学院档案利用制度办理。（二）综合档案室要编制必要的检索工具，以便查找利用。某某职业学院重大活动档案管理制度一、为确保我院重大活动档案的完整与安全，加强对重大活动档案的收集、管理和有效利用，更好地为学院教学、科研及各项管理工作服务，结合我院实际，制定本制度。二、学院重大活动档案是指学院在具有较大影响或创新举措的党建、思政、教学、科研及各项管理活动中直接形成的有保存价值的文字、声像、169、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。主要包括：（一）重要领导来我院视察、调研、指导工作形成的资料；（二）我院党政主要领导出国访问、考察及在重大外事活动中形成的资料；（三）我院在国际交流活动中形成的资料；（四）在我院召开或由我院举办的在全省乃至全国具有较大影响的各类重要会议或活动中形成的资料，如重要的学术研讨会、大型体育赛事等活动形成的资料；（五）学院举办的重大庆典、纪念活动形成的资料；（六）学院党代会、教代会形成的资料；（七）学院处置重大突发事件、解决重大纠纷形成的资料；（八）在其他有重大影响的活动中形成的资料，如图书馆宣传月活动、团代会、学代会、校园文化艺术节等形成的资料。三、重大活动170、档案的接收范围主要包括：1.文件、讲话稿、指示、记录、纪要、活动方案、会务手册、宣传报道、题词等重要文字材料及其对应的电子文件；2.录音带、录像带、录音光盘、录像光盘、照片（纸质照片、底片、数码照片）及其文字说明；3.有纪念意义的标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、赠送的礼品等；4.其他具有保存价值的资料。四、院长办公室负责对重大活动档案工作的宏观协调和有效监督，明确重大活动主（承）办部门的主要负责人和兼职档案员，并要求其做好重大活动档案的收集、整理与移交工作；重大活动的主（承）办部门应把重大活动材料的收集、整理与移交工作列入其职责范围，并明确兼职档案员负责档171、案管理工作，切实做好材料的收集、整理、归档和移交；综合档案室负责重大活动档案的业务指导、接收、保管和提供利用。五、重大活动档案管理实行登记备案制度，即重大活动的主（承）办部门在活动项目确定后5个工作日内，填写某某职业学院重大活动档案管理登记表，并交至综合档案室登记备案。综合档案室收到登记表后，应及时制定出接收档案计划，并指派专职人员监督、指导重大活动档案的收集、整理、立卷和移交工作，尤其应重视照片、录音、录像等重要声像档案及相关电子文件的收集和移交。六、重大活动的主（承）办部门在活动结束半个月内向综合档案室移交符合规定的全部档案资料(含声像、电子文件与实物等)和档案目录（按学院归档文件目录格式172、填写）。七、对不按规定办理重大活动档案管理登记手续的、对不按规定收集、整理重大活动档案或将档案资料据为已有的、对不按规定向综合档案室移交重大活动档案的、且有损毁、丢失或擅自销毁重大活动档案行为的，将依据中华人民共和国档案法第五章中的有关条款和学院有关规定予以处罚。某某职业学院重大活动档案管理登记表填报日期： 年 月 日活动名称活动时间活动地点主（承）办部门部门档案工作负责人联系电话兼职档案员联系电话活动主要内 容备 注注：此表于活动项目确定后5个工作日内填写并交至综合档案室。某某职业学院不归档文件材料范围及处理办法一、不归档的文件材料范围（一）党群、行政类文件材料不归档的范围：1上级机关普发供173、参阅、不需要办理的文件材料；2上级机关发来供工作参考的抄件；3上级机关征求意见未定稿的文件材料；4重份的文件材料；5无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；6未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，制发文件的各次校对稿(学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；8无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信：9学院内部互相抄送的文件材料(由制发部门归档)，不应履行公文的行文、介绍信等；10学院负责人兼任外机关职务形成的与学院无关的文件材料；11为参考目的174、从各方面(包括学院外)收集的文件材料；12非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；13参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；14未定稿的文件材料。（二）教学类文件材料不归档的范围：1上级有关教学的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；2上级有关教学的未定稿的文件材料；3重份的文件材料；4无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；5非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件材料；6学院内其他部门发来的文件材料；7与学院外单位交换来的文件材料；8未定稿的文件材料。（三）科研类文件材料不归档的范围：1上级有关科研的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；2上级有关科175、研的未定稿的文件材料；3未生效的合同、协议书；4.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；5重份的文件材料；6无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；7非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件材料；8学院内其他部门发来的文件材料；9与学院外单位交换来的文件材料；10未定稿的文件材料。（四）基建类文件材料不归档的范围：1上级有关基建的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；2正式施工前的草图、未定型图纸；3重份文件和重份图纸；4无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；5学院内其他部门发来的文件材料；6与学院外单位交换来的文件材料；7未定稿的文件材料。（五）仪器设备类文176、件材料不归档的范围：1上级有关仪器设备的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；2未生效的合同、协议书；3仪器设备广告、宣传材料，定货会、展销会宣传品；4重份的文件材料；5无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；6学院内其他部门发来的文件材料；7与学院外单位交换来的文件材料。8未定稿的文件材料；（六）出版类文件材料不归档的范围：1上级有关出版的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；2未生效的合同、协议书；3不退、不用的稿件；4非定稿的稿件；5重份的文件材料；6无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；7学院内其他部门发来的文件材料；8与学院外单位交换来的文件材料。（七）外事类文件材料不177、归档的范围：1.上级有关外事的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；2.未生效的合同、协议书；3.重份的文件材料；4.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；5.学院内其它部门发来的文件材料；6.与学院外单位交换来的文件材料。7.未定稿的文件材料：（八）财会类文件材料不归档的范围 ：1.上级有关财务的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；2.未生效的合同、协议书、单据；3.重份的文件材料；4.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料。5.学院内其他部门发来的文件材料；6.与学院外单位交换来的文件材料；7.未定稿的文件材料；（九）声像类文件材料不归档的范围：1不能反映本校工作、活动的声178、像材料；2音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料；3重份的声像材料；4无查考利用价值的事务性、临时性声像材料；5学院内其它部门发来的文件材料；6与学院外单位交换来的文件材料。二、不归档的文件材料处理办法：（一）各部门每年在文件材料立卷归档时，要同时处理不归档的文件材料。（二）清理出的不需归档的文件材料，应销毁的及时销毁。如有些文件材料需要作资料保存，应填写目录，组卷单独保管，不要随便堆放，以防泄密。（三）销毁带密级的不归档文件材料，必须履行严格的登记手续。对于一般性文件材料，只登记收发文号码，或在收发文薄上加盖“销毁”戳。（四）凡销毁的文件材料，经鉴别和本部门有关领导批准，由二人监销179、，保证不丢失、不漏销。在销毁文件材料过程中，为防止泄密，应禁止无关人员介入。某某职业学院文件材料立卷归档工作规范一、归档范围的确定（一）确定的原则1.归档的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。2.归档的文件材料必须反映学院各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种文件材料的不同特点和成套性。（二）归档的主要内容和重点1.归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、实物、声像等方面，具体范围见某某职业学院各类档案归档范围和保管期限表、某某职业学院各部门档案归档范围和保180、管期限表。2.党群、行政档案归档的重点以学院在党群、行政管理活动中形成的不同载体的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。3.教学档案归档的重点是学院在教学管理和教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。4.科研档案归档的重点是学院承担的科研项目(课题)在科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载体的文件材料。5.基建档案归档的重点是学院项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。6.设备档案归档的重点是学院仪器设备(特别是价值5万元以上的)181、在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。7.出版档案归档的重点是学院在编辑出版图书、刊物、报纸、音像出版物等活动中形成的不同载体的文件材料，尤其是出版物本身。8.外事档案归档的重点是学院在重大涉外和国际合作项目中形成的不同载体的文件材料。9.财会档案归档的重点是学院在财务管理和会计活动中形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。10.声像载体档案归档的重点是学院各项活动中直接形成的声像载体材料。（三）凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质材料，连同光盘或磁盘一起立卷归档。（四）不归档的文件材料见182、某某职业学院不归档的文件材料范围及处理办法。三、立卷分工学院实行主办部门立卷的制度。（一）综合性的上级文件由党委办公室、院长办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的上级文件，由各承办部门立卷归档。（二）以党委、学院名义的发文，由主办职能部门立卷归档；以职能部门名义的发文，由职能部门立卷归档。（三）党委和学院召开的代表大会、扩大会、办公会所形成的材料，由党委办公室、院长办公室分别立卷归档。职能部门以党委和学院的名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。（四）学院各部门向党委、学院的请示报告及相应的批复、批转的原件，由党委办公室、院长办公室分别立卷归档；请示报告及批转、批复183、的复制件，则由报文单位作为资料保存。（五）两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办单位保存复制件作为资料保存。（六）各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时立卷归档，并将其全部档案移交综合档案室保存。（七）学院领导、各部门负责人代表学院参加省教育厅召开的重要会议的发言稿，分别由党委办公室、院长办公室和各部门立卷归档。（八）重要的人民来信来访材料，由承办部门立卷归档。四、立卷原则立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学院真实面貌和部门要职能活动，便于查找利用为原则。五、立卷程序与方法立卷184、是一个分类、组合、编目的过程。（一）预立卷1.学院严格实行文件材料形成部门立卷归档制度，各部门（含课题组）均为立卷单位。2.兼职档案员平时要做好预立卷工作，根据某某职业学院各类档案归档范围和保管期限表以及历年文件材料形成的情况编制若干个预立卷类目，为每一类目准备一个或多个卷夹，卷夹封面和卷夹的卷脊上注明年度和类目名称，在日常工作中注意及时收集属立卷归档范围的且办理完毕的文件材料，按所属类目“对号入座”归入卷夹，集中保管，并注意：一般情况下不同年度的文件材料不能混放。3.一个年度需要立卷归档的文件材料，必须收集齐全、完整。4.收集的重点：（1）本部门自己制成的文件材料。（2）上级机关及其他机关针185、对本部门主管业务有密切联系的文件材料。（3）归档的文件材料必须符合文书处理的基本要求，禁止使用铅笔、圆珠笔、彩笔书写，所有字迹不得超过装订线，办公用纸一般采用A4或A3纸型。（二）立卷分类1.流程图:分年度-分类别-分问题-分保管期限。2.先将文件材料按其形成或针对的年度分开。（1）根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。（2）一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文186、件，归入公布或批准年度；跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度；按学年处理的文件，归入专门年度。3.在分年度的基础上，将文件材料按某某职业学院档案实体分类方案中确定的十一个类别分开。4.将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。5.最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。（三）立卷组合:将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来。1.立卷组合的基本要求（1）立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。（2）同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。2.立卷组合形式（1）会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一187、会一卷、一会数卷或数会一卷；（2）非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；（3）信访材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；（4）统计报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；（5）学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与被转发件应组合在一起。（6）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；（7）简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。（8）科研文件材料，根据每个研究课题的材料多少，可组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题报告、论文、专著、鉴188、定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。（9）基建文件材料，按工程项目组卷，一项一卷或数卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其它材料按文件性质分别组成案卷。（10）设备文件材料，可每项设备组成一卷或数卷。将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。（11）出版类文件材料，以出版物名称立卷，一书组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷。注意分清年度，不189、可混年立卷。（12）财会文件材料，按照会计年度时间进行组卷。各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。不同年度的会计核算材料，不能放在一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷。（13）其它文件材料，可根据具体情况进行组合。（四）排列卷内文件材料(按重要程度或时间顺序)：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；上级通知在前，上报材料在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后；基建图纸按图的类别序号排列；其它文件材料按时间顺序排列。（五）修整文件材料:对在装订线以外有字迹或破损的文件材料，以190、及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。（六）编写页号、件号:根据实际需要，卷内文件应编页号或件号。成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。按件装订的案卷，卷内文件的件数一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿按一件计算；正件与附件按一件计算。（七）打印卷内文件目录（下载地址h/cyxz/1-1.asp）并置于卷内文件之前。1.顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写。2.文号：文191、件制发机关的发文字号。3.责任者：形成该文件的单位或对文件负有责任的署名者。4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“”号。5.日期：文件的形成时间，例：1994.10.10。6.页号：填写卷内每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。件号：文件在卷内排列的顺序号。7.备注：对卷内文件变化作必要说明。（八）拟写案卷题名:案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过50个汉字。其常用结构：作者时间问题（内容）名称(文种)。作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等192、。名称（文种）应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外，不得用“XXX来往文书”。以下档案业务由综合档案室人员完成。（九）案卷装订:案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，订口和地脚与卷皮平齐，采用三孔一线法装订。（十）填写案卷封面。1.全宗名称：填写“某某职业学院”。2.类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。3.案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。4.卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。5.保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。6.件、页数：193、按照案卷内实际件、页数填写。7.密级：按卷内文件材料最高密级填写。（十一）填写卷内备考表。卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷情况说明、立卷入、检查人、立卷时间组成。卷内备考表，必须用碳素墨水填写。1.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。2.立卷人：由组成本卷的责任者签名。3.检查人：由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。4.立卷时间：填写完成立卷日期。（十二）编制档号:由综合档案室编制。（十三）编制案卷目录:装订好的案卷，经过分类排列和编号以后，按194、照排好的顺序，登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。（十四）案卷装盒:案卷整理完毕，按档号顺序装盒。（十五）编写立卷说明:立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。六、各类文件材料立卷归档时间（一）党政部门和按年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作。（二）教学部门和按教学年度归档的部门应在次年寒假前完成立卷归档工作。（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。某某职业学院各部门文件材料立卷195、归档范围和保管期限表一、纪委分类号 DQ纪检序号归档范围保管期限1上级纪委关于纪检工作的文件 2（1）针对学院纪检工作的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期3学院纪委关于纪检工作的文件 4（1）需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期 5学院纪检工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 6学院纪检工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计表 永久 7学院纪委召开的重要会议讨论通过的文件及有关材料长期 8学院关于纪检工作向上级的报告、请示及批复永久 9党员处分决定及复查材料 长期 10群众来信来访及处理意见（有领导批示或处理结果的） 短期 分类号XZ监察、审计序号196、归档范围保管期限1上级有关监察、审计工作的文件材料 （1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期 （3）需要短期贯彻执行的 短期2 监察、审计工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 3 监察、审计工作计划、报告、总结 长期 4 学院审计工作统计报表 长期 5学院审计报告永久6关于监察、审计工作向上级的请示及批复 永久 7院领导、处级领导离任审计材料 长期 8工程项目审计材料及复查材料 长期 9学院监察、审计工作会议记录 长期 10其他重要的文件材料永久或长期 二、党委办公室、院长办公室分类号 DQ党务综合序号归档范围保管期限1有关党的建设的文件材料（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执197、行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2党代会文件材料 （1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、发言稿、大会主席团、秘书长、代表和列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等 永久（2）提案及办理情况、会议简报、会议情况、情况反映记录、小组会议纪录等 长期（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 短期3党委工作规划、计划、报告和总结 永久 4党委发布的决定、办法、指示、通报和通知永久 5以党委名义召开的有关会议材料（1）党委会、党委扩大会会议记录、会议纪要、决定及讨论通过的文件永久（2）党委成员民主生活会、党委中心学习198、小组会议记录永久6上级党委领导来院视察、检查、调查学院工作时的报告、讲话、题词 永久 7党委委员在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿 永久 8学院关于党务工作向上级的请示及批复 永久 9党委工作简报永久10党委有关重要统计资料 永久 11党委工作的各项规章制度 长期 12党委情况交流、情况反映等 长期 13重要的群众来信来访及处理材料长期 14党委与有关机关联系、协商工作的重要来往文件 长期 分类号DQ统战序号归档范围保管期限1上级有关统战工作的文件材料 （1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2统战工作计划、总结、报告、决定永久3统战工作199、情况调查、典型材料、统计报表 永久 4学院各级人大代表、政协委员名单及审批材料 永久 5关于统战工作向上级的请示及批复 永久 6统战工作表彰先进的事迹材料及名单 长期 7关于台、港、澳和侨务工作材料 长期 8统战工作重要会议记录 长期 9学院各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期 分类号 XZ行政综合序号 归档范围保管期限 1 上级有关高校行政管理的文件（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2 全院性的规章制度、管理办法永久 3 学院工作计划、规划、报告、总结长期 4 院长办公会会议记录、会议纪要永久 5 院务委员会委员名单、会议记录、纪要永久 6 全200、院性的工作会议、座谈会有关材料长期 7 院领导在院内的重要讲话稿、参加上级机关召开的重要会议发言稿 长期 8 上级领导来院视察、检查工作的有关材料 永久 9 上级召开的与学院有关的重要会议材料 永久 10院务公开有关材料长期11 学院综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料 永久 12 学院向上级的请示及批复 永久 13 有关全院性工作的调查材料和经验总结 长期 14 学院统计年报表及统计资料汇编 永久 15 历史沿革、情况介绍 永久 16大事记 永久 17 工作简报、通讯、情况交流 短期 18校庆工作材料（1）校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品201、等永久（2）校庆活动的一般材料长期19 校史工作有关材料 永久 20 校友工作有关材料 长期 21 群众来信来访及处理材料短期 22 上级有关学院院、系、所、中心工作的来文 短期 23 院办协调、督办工作文件材料 短期 24 校际往来材料 短期 分类号 XZ档案序号归档范围保管期限1 上级有关档案工作的文件材料（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2 档案工作规章制度 长期 3 档案工作规划、计划、报告、总结 长期 4 档案工作统计报表 永久 5 关于档案工作向上级的请示及批复 永久 6 全宗指南、全宗介绍 永久 7 档案工作先进集体和个人的事迹材料及名单202、 长期 8 其他重要的文件材料 永久或长期 分类号 SW序号归档范围保管期限1上级领导题字、外单位赠送的礼品、校友赠品、获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX序号归档范围保管期限1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期外事科分类号 WS序号归档范围保管期限1上级关于外事工作的规定、指示、意见等文件材料 长期或短期2学院外事工作计划、总结、简报、规章制度、统计报表、请示与批复、接待外宾登记表等材料 永久或长期3外事工作一般往来函件短期4其他有保存价值的文件材料 长期5学院组团出国（境）考察、访问及有关人员出国（境）参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、留学等203、工作计划、请示与批复、简报、总结材料 永久或长期6关于出国（境）经学、进修、留学人员的业务审查（论文、论著、科研成果等情况调查）有关文件及选派对象登记表，专家推荐信和国（境）外指导教师邀请信永久或长期7出国（境）进修、留学取得的学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久8参加国际学术会议论文永久或长期9向国（境）外投寄的学术论文及审批材料 永久或长期10出国（境）参加国际学术会议、考察、访问、讲学、进修、科研、攻读学位人员有关材料（如申请报告、申请表；学院和上级主管机关审批材料；返院后的总结、汇报、照片等）永久或长期11上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期12外国党政官员、各界人204、士来院参观访问的文件材料 长期13外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 永久14来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长期15中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久16学院完成的国际合作项目、成果等材料 永久17合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期18授予外籍人士名誉称号的材料 永久分类号 SW序号归档范围保管期限1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品及外事活动中接受的礼品、纪念品等永久或长期 分类号 SX序号归档范围保管期限1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 三、党委组织宣传部分类号 DQ组织序号 归档范围保管期限 1上级有205、关组织、党建工作的文件（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2学院有关组织、党建工作的文件材料 （1）需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期3 有关组织工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 4 组织工作计划、报告、总结、调查材料 永久5 学院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久 6 关于干部任免及待遇问题的决定、批复、通知及呈报表永久 7 关于干部调动、离休和享受待遇的报告、决定、批复 长期 8 党员和党组织年度统计表 永久 9 科级以上干部名册 永久 10 党政领导班子及科级以上干部考核、考察与管理材料 长期 11 党员、干部206、教育培训材料 长期 12 落实政策的有关材料 长期 13 学院关于组织、党建工作向上级的请示及批复 永久 14 党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料 长期 15 党总支、党支部、直属支部委员名册 长期 16 党总支、党支部、直属支部改选报告、审批材料 长期 17 党员退党、预备党员取消资格的决定 长期 18 党员出国的报告及批复 长期 19 党员组织关系转进、转出的介绍信及存根 长期 20 评选先进党支部、优秀党员的事迹材料及名单 长期 21 党校工作计划、总结、报告、规章制度 长期 22 党校学员名单及考试成绩 长期 分类号 DQ宣传序号归档范围保管期限1上级有关宣传工作的文件 （1207、）针对我院宣传工作的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2 宣传工作计划、总结、报告、决定永久3 有关宣传工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 4 教职工政治思想工作计划、动态及调查材料 长期 5 理论学习的决定、通知、计划、总结 长期 6 反映学院重要活动的简报 永久 7 宣传教育工作先进事迹材料及名单 长期 8 学院关于宣传教育工作向上级的请示及批复 长期 9 重要统计报表 长期 10媒体有关学院的新闻报道永久11保持共产党员先进性相关材料长期12解放思想大讨论相关材料长期分类号 CB序号归档范围保管期限1某某职业学院报、学院宣传画册永久 分类号 SW序号归档范208、围保管期限1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX序号归档范围保管期限1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 四、人事处分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1上级机关有关人事工作的需长期贯彻执行的文件 长期2学院人事工作规章制度 长期3人事工作请示及批复、综合报告、调查材料、会议记录 永久4关于人事工作计划报告及上级批复 永久5非领导职务人员任免文件及名册 长期6教职工名册、登记表永久7人事工作统计表（1）年度或学年度永久（2）学期的长期（3）季度或月份短期8教职工的处分处理决定、请示报告及批复、通报，以及处分的复查、甑别和撤消处分决定及评选、表彰先进集209、体个先进个人事迹的有关文件、名单永久9教职工的调动（调进、调出及内部调动）、离职、退职的报告（包括本人的申请报告）、请示及批复、调干转移关系的介绍信存根、调动的来往信函等有关材料长期10教职工援外和支援边远地区及下基层锻炼名单、名册等材料长期11教职工逝世讣告、悼词、抚恤、善后工作及死亡情况登记表等有关材料长期12人事档案工作有关材料长期13教职工转正定级、工资调整的工作计划、方案、总结、请示及批复、名单、统计报表等有关材料永久或长期14教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期15教职工计划生育工作文件（1）重要的长期（2）一般的短期16师资培养、管理工作计划、规划、方案、总结、请示及210、批复、综合报告、各类统计表等永久17各类教师调查表、登记表 永久18教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）长期19教师进修计划、安排、总结长期20教师工作量的规定及执行情况长期21教师业务考核材料长期22教研室正、副主任名册长期23教师兼任校外社会职务和学位、学术职务名单、登记表等永久或长期24聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关材料永久25派出和接收进修教师名册、登记表长期26其他有保存价值的文件材料长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码211、照片等永久或长期 五、教务处分类号 JX11综合序号归档范围保管期限1上级下达的有关教学工作的需长期贯彻执行的文件长期2上级主管机关关于教育工作培训目标，培养规格、学制等方面的指示、规定、办法、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件（1）针对学院的永久（2）属普发的而学院须长期贯彻执行的；对学院有查考利用价值的长期3教育部、广东省教育厅下达的教育事业计划（长远规划、年度计划）针对学院的永久4上级主管机关或有关部门对学院、系教学的视察、检查、调查所形成的文件（1）重要的永久或长期（2）一般的短期5上级主管机关在学院召开的教学工作会议形成的文件（1）上级主管机关和学院领导人在会议上的重要讲212、话材料、照片、视频、音频文件、录音带和录像带永久（2）会议的报告、总结、决议等文件永久或长期（3）会议简报、参考资料短期6学院召开的教学工作会议文件及有关资料（1）会议的主要报告、决议、总结、领导人（含上级）讲话、会议记录、会议纪要、重要的录音带、照片等永久（2）会议典型材料、发言稿、简报长期（3）会议参考资料短期7学院向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件（1）重大问题的及有历史意义的永久（2）一般业务问题的短期8学院编制的教育事业计划、发展规划（1）年度的和长远的永久（2）季度的长期或短期9关于教学工作计划、方案、决定、指示、批示、规章制度、通报、布告、总结等文件材料（1）重要的213、永久或长期（2）一般的短期10学院教学改革方案、总结永久或长期11学院培养目标和教育体制及学制变更，教学人员编制永久12有关教学问题的调查研究形成的文件材料（1）重要的 、典型的、系统的永久或长期（2）一般的短期13有关教学工作、各类学生人数的各种统计报表、统计资料（1）年报和年度以上的、典型的永久（2）季报永久或长期（3）月报长期或短期14历届各类学生学生证、校徽、录取通知书和毕业证书的制发及样本永久或长期15教学历表长期16学院加具意见转发上级和学院各系关于教学的文件（1）需要各单位执行的长期（2）一般的短期17教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖，先进个人事迹、名册等。永久214、或长期18在报刊和电视、广播电台上发表的反映学院教学工作活动的校外宣传稿件、简报、照片、录音带、录像带等材料（1）重要的永久或长期（2）一般的短期19学院各系报送学院有关教学工作报告、总结等文件材料（1）重要的长期（2）一般的短期20教学工作文件资料汇编、汇集永久或长期21教学简报永久或长期22优秀教学成果评奖材料长期23其他有保存价值的文件材料长期分类号 JX12学科与实训室建设序号归档范围保管期限1学科、专业设置、实训室建设的论证、评估、申报、审批文件材料永久2重点学科、专业、实训室建设材料永久3学科、专业、实训室建设统计报表永久4学科、专业、实训室建设计划、情况汇报总结、简报材料长期5学215、科、专业、实训室建设课程评估申报、审批材料长期6其他有保存价值的文件材料长期分类号 JX13招生序号归档范围保管期限1上级有关招生工作的文件材料（计划、方案、招生、专业目录等）永久或长期2学院五年一贯制、普通大专生招生计划、总结、生源计划、实际招收情况、录取名册、统计报表、请示与批复文件等永久3招生简章、专业介绍、招生宣传材料长期4学院每年招生录取标准分数线长期或短期5委托代培、定向培养合同、协议书、名单长期6各类学生新生插班录取名册及批复、招收新生成绩表永久7招生工作统计报表永久8招生监察工作材料长期或短期9其他有保存价值的文件材料长期分类号 JK14学籍管理序号归档范围保管期限1有关学籍管216、理的规章制度永久2各类学生新生注册表、学生名册永久3学生学籍表、成绩登记表永久4学生学籍表变动情况：休学、转学、退学、复学、升级、留级、插班、保留入学资格等材料长期或短期5学生违纪处分处理决定、请示与批复，以及处分的复查、甄别、撤销处分等材料永久或长期6免考、缺考的学生登记表短期7其他有保存价值的文件材料长期分类号 JX15课堂教学与教学实践序号归档范围保管期限1各专业教学计划、培养方案及教学大纲永久2课程建设要求及安排长期3学院所开课程的试题、标准答案长期4教改教案、重要备课记录长期5公开课评比材料长期7院级领导听课记录长期8学院学年教学考评一览表长期9教学研究工作计划、规划、情况综合等材料217、长期10教师教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料长期11教学质量、办学水平评估、教学评估、办学社会效果、典型经验等文件材料长期12毕业设计的有关规定及论文、作品等资料长期13毕业生的优秀作品及评审意见长期14英语等级考试考生名册及成绩长期15职业资格证书考生名册及成绩长期16教学实习计划、总结及有关材料长期17历次修订教学计划的有关规定长期18关于课程建设规划及有关材料长期19各级精品课程有关文件材料长期20教室、实训室管理制度文件长期21全院性选修课课程目录、简介长期22课程表、教学任务书长期23教学检查的相关制度、方法及各种文件、记录、总结长期24有关建立试题库材料长期25社会调查、社218、会实践计划、总结及有关材料 短期26选修课材料及辅修专业材料(包括课程名称、教师、选修学生名单等)短期分类号 JX18教材序号归档范围保管期限1自编、主编教材长期2各系、各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书长期4有参考价值的自编教学材料短期5其他有保存价值的文件材料长期六、党委学生工作部、学生处分类号 DQ序号 归档范围保管期限 1 上级有关学生思想政治工作的文件 长期 2 有关学生思想政治工作的计划、总结、报告、决定、通知 长期 3 学生思想政治工作典型调查材料 长期 4学风建设有关材料长期5各系部学生思想政治工作人员名单、辅导员、班主任、德育导师的指导、培训与考核材料长219、期分类号 JX11综合序号归档范围保管期限1新生开学典礼、毕业典礼上学院领导的讲话稿长期2重要的学生工作会议材料、会议纪要 长期 3扶贫助困工作计划、总结长期4学生工作管理条例及各项制度长期5学生心理健康重要材料长期6各类简报，如学生工作简报、学生工作通讯、心晴、学生手册、学生办事指南长期分类号 JX1416学籍管理序号 归档范围保管期限 1评优材料（三好学生标兵、三好学生、外艺之星、先进班集体）长期2各类获奖学金、助学金、贷学金、特困补助者名单长期3学生处分决定、请示与批复，处分复查、甄别与撤销处分等材料长期 分类号 JX17毕业生序号 归档范围保管期限 1上级有关毕业生就业的文件材料（1）220、针对学院的永久 （2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2学院毕业生就业工作会议有关材料长期3毕业生就业工作计划、总结 长期 4毕业生就业数据统计、审核与上报工作材料长期5各系就业工作检查、考核评比材料长期6就业指导、就业服务、就业管理工作材料、各系就业工作人员培训相关材料长期7建立就业基地、组织校园招聘会相关材料长期8毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 长期 9毕业生档案转递存根 长期 分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 七、评估督导办221、公室分类号 JX11序号 归档范围保管期限1评估督导工作计划、规划、总结长期2教学督导简报长期3推广普通话、有关普通话测试站重要材料长期4省级示范性高职院校建设有关材料永久或长期5督导学院专业建设、课程建设、教材建设、实验实训基地建设等进行的材料长期6评估处室、系（部）工作水平形成的材料长期7评估教师教学质量形成的材料长期8院级以上精品课程、示范专业评估材料长期9省级以上实训基地评估材料长期10试卷质量评估材料长期11教材选用质量评估材料长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 八、科研处分类号 KY序号 归档范围保管期限 1科222、研工作计划、规划、总结永久2学院科研管理工作规章制度永久3全院科研成果统计报表、科研成果分析材料永久4申报各级各类科学研究项目材料长期5科研成果管理材料长期6科研经费管理材料长期7学术交流活动有关材料长期8小学英语教育研究所、高等职业教育研究室有关材料 长期9科研课题文件材料永久或长期分类号 CB序号 归档范围保管期限 1出版通知单永久2外语艺术教育研究样品永久3南方教师教育（原广东教师继续教育）杂志样品永久4出版工作规章制度长期5出版请示与批复长期6出版工作统计报表永久7编辑出版合同、协议书长期8原稿（含照片、手迹原件）长期9审稿单、历次审稿意见与作者的来往信件长期分类号 SW序号 归档范围223、保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 九、财务处分类号 CKll 综合序 号 归档范围保管期限 1上级有关财会工作的规定、办法、条例、指示、计划、通知等文件 （1）针对学院的、重要的永久（2）普发性的长期或十五年2学院财务工作的规定、办法、条例、计划、总结等材料 （1）重要的永久或长期（2）一般的长期或十五年3学院财务工作的请示及上级的批复 永久或长期4学院各部门经费与分配方案 长期或十五年5学院形成的其他财务方面的文件材料长期或十五年 6财会档案移交清册 二十五年7财会档案销毁224、清册 二十五年分类号 CKl2 会计报表序号 归档范围保管期限 1学院教育事业费年度决算报表、基本建设会计年度决算报表、固定资产年度增减变动情况报表、教学和科研仪器设备年度增减情况报表等 永久2预算会计报表 十五年3学院各部门决算报表及批复 长期4单位预算会计月、季度报表 五年5主要财务指标快报三年6税收会计报表长期分类号 CKl3 会计帐簿序号 归档范围保管期限 1涉及外事的会计帐簿 长期2总帐 二十五年3预算内帐簿（含明细表、分户或登记帐） 二十五年4预算外帐簿（含明细表、分户或登记帐） 二十五年5学院专项基金帐簿 长期6日记帐 ，其中：现金、银行存款日记帐二十五年7固定资产明细帐（卡片）225、（固定资产报废清理后保管五年）二十五年8备考帐簿中的补充帐、其他应付帐二十五年分类号 CKl4 会计凭证序号 归档范围保管期限 1涉及外事的会计凭证 十五年2预算内各种原始凭证、记帐凭证 十五年3预算外各种原始凭证、记帐帐单 十五年4学院基金各种原始凭证、记帐凭证 十五年5基本建设的会计凭证及附件二十五年6银行的会计凭证及附件二十五年7银行存款余额调节表三年8会计拨款凭证及其他会计凭证十五年9涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 长期分类号 CKl5 工资清册与奖贷金序号 归档范围保管期限 1工资发放名册、卡片 永久2起薪、停薪凭证长期3工资转移、证明、通知存根 长期4各种奖金、奖学金、贷学金、助226、学金、名册、卡片等 长期或十五年分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 十、后勤处基建管理科分类号 JJll 综合序号归档范围保管期限 1上级有关基建工作的文件材料 （1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的 长期（3）需要短期贯彻执行的短期2学院基建工作总体规划 永久 3学院基建工作计划、总结 长期 4基建工作年度（季度）总结、统计报表 永久 5基建工作规章制度 长期 6基建工程财务预、决算及上级批复 长期 7全院性总体规划、设计总平面图 永久 8水、227、电、气管道分布图 永久 9地质勘探、地形测量材料 永久 10其它重要的文件材料 永久 分类号 JJl2 工程 序号 归档范围保管期限 1可行性研究文件 （1）项目建议书及上级批复 永久 （2）可行性研究报告 永久 （3）项目评估 永久 （4）环境预测、调查报告 永久 （5）设计任务书及计划任务书 永久 2设计基础文件 （1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、 重要土岩样及说明 永久 （2）地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 永久 （3）水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久 3设计文件 （1）初步设计 永久 （2）技术设计 228、永久 （3）施工图设计 短期 （4）技术秘密材料、专利文件 永久 （5）设计计算书 长期 （6）关键技术实验 永久 （7）总体规划设计 永久 （8）设计评价、鉴定及审批 长期 4工程管理文件 （1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久 （2） 工程承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久 （3）施工执照 永久 （4） 环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书 永久 （5） 产权证书 永久 5施工文件 5.1土地施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期 （2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 长期 （229、3）原材料及构件出厂合格证、试验报告 长期 （4）建筑材料实验报告 长期 （5）设计变更通知单 永久 （6）测量定位成果复查记录 永久 （7）土建施工定位测量地质勘察 永久 （8）土、岩试验报告，基础处理、基础工程施工图 永久 （9）隐蔽工程验收记录 永久 （10）建筑物沉降 ( 变形 ) 观测记录 永久 （11）事故处理报告 永久 （12）技术核定通知单 永久 （13）施工日记 永久 （14）砼施工日记 永久 （15）砼、砂浆配合比通知单 长期 （16）地基验槽记录 长期 （17）结构验收记录、结构吊装记录 长期 （18）分部及分项工程质量评定材料 长期 （19）交工验收记录证明 长期 （2230、0）竣工报告、竣工验收报告 永久 5.2设备及管线安装施工文件 （1） 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期 （2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期 （3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期 （4）隐蔽工程检查验收记录 长期 （5）强度、密闭性试验报告 长期 （6）设备调试记录 短期 （7）设备、材料合格证 长期 （8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期 （9）系统调试、试验记录 长期 （10）管线清洗、通水、消毒记录 短期 （11）管线标高位置、坡度测量记录 长期 （12）中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期 （13）231、竣工报告、竣工验收报告 长期 5.3电气、仪表安装施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 短期 （2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期 （3）试验、调整记录 长期 （4）性能测试和校核 长期 （5）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期 （6）操作、联动试验 短期 （7）电气装置交接记录 短期 （8）中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期 （9）竣工报告、竣工验收报告 长期 5.4监理文件（1）监理合同长期（2）工程质量、安全、文明施工事故的处理方案报审单、处理结果长期（3）各施工阶段的质量评估报告长期（4）工程质量评估报告长期6竣工232、验收文件 （1）竣工验收报告永久（2）全部竣工图纸永久（3）质量评审材料：勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）、施工单位工程质量检查报告（合格证明书）永久（4）工程档案审核意见书及档案验收合格证永久（5）工程现场声像材料永久（6）竣工验收会议决议文件永久7基建财务、器材管理文件 （1）财务计划、年度计划 短期 （2）工程概算、预算、决算 永久 （3）主要材料消耗、器材管理 短期 （4）交付使用的固定资产 永久 8其它重要的文件材料 永久 资产管理科分类号 SB序号 归档范围保管期限 1 上级有关仪器、设备管理的规定、通知及学院需要贯彻执行的文件，学院仪233、器、设备管理的规章制度长期 2贵重仪器、设备购置计划、报告 长期 3 仪器、设备移交清册及设备仪器报废调拨报告和批复 长期 4有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期 5学院固定资产帐 长期 6固定资产年度统计表 永久 7 物资管理工作的有关规定、制度、计划、总结 长期 8 仪器、设备申购报告、论证报告及上级有关领导批复 长期 9定购合同（复印件）和会谈纪要 长期 分类号SB 仪器设备项目1开箱记录及装箱单长期2安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期3验收报告及文件材料 长期4索赔来往函件及结果文件 长期5设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存） 长期6使用、检修、故障事故记录 （234、与设备共存） 长期7重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存） 长期8技术改造和开发过程中形成的技术文件（与设备共存） 长期9其他重要的文件材料长期保卫科分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1上级关于安全保卫工作的文件（1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的 长期 （3）需要短期贯彻执行的 短期2学院安全保卫工作计划、报告、总结、重要工作的请示及批复、调查材料、统计报表永久3学院安全保卫工作的规章制度、管理办法、岗位职责 长期 4教职工、学生案件的侦查、调查、处分及平反、复查处理结论材料长期5户籍管理材料长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号235、 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 医务室分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1教职工公费医疗管理材料长期2学院抗击非典工作形成的重要材料永久或长期3卫生保健宣传工作材料短期十一、工会分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1教职工代表大会文件材料长期分类号 DQ序号 归档范围保管期限 1上级下发的有关工会工作需长期贯彻执行的文件长期2工会工作计划、报告、决定、总结、统计长久3表彰工会先进集体个人的材料、名单长期4基层工会干部名册长期5妇女工作材料长期6家属工作材料长期7其他重要的文件材料长期十二、团委分类号 DQ序号 归档范围保管期限236、 1 上级关于共青团工作的文件 （1）需要长期贯彻执行的长期（2）需要短期贯彻执行的短期2 团委工作计划、总结、报告、决定永久3 团委工作规章制度、管理办法、岗位职责、机构设置、机构沿革及统计报表材料长期 4 团代会、学代会文件材料 （1）关于召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的决议等文件材料永久（2）大会议程、纪要、简报、提案 长期（3）筹备工作计划、总结、会议工作组材料等短期5关于团的工作向上级的请示及批复 永久 6团员大会、经验交流会、座谈会形成的有关重要材料长期7团委会议记录长期8 表彰先进团支部、优秀团员的材料及评优上报材料长期237、 9 团干部名单、考察、选拔和培养材料、团员名册长期 10 处分团员的材料及复查材料，包括处分决定、调查报告、旁证及本人交待及撤销处分材料长期 11 批准入团、离团材料及名单 长期 12举办团校、组织党章小组学习的材料长期13团组织状况、团员思想教育活动材料、团员思想动态综合分析材料长期14 分团委有关材料长期 15学生会有关材料，如学生会干部名单、考察、选拔和培养材料长期16 学生社团组织名称、名单、章程、刊物及统计材料长期 17重大活动有关材料，如迎新晚会、毕业生晚会、校园文化艺术节（包括活动方案、领导讲话稿、节目单、视频）长期18 学生社团活动、雷锋月活动、社会实践（如“三下乡”活动）、238、青年志愿者活动有关材料，包括简报、计划、总结以及典型调查报告长期 19获奖相关：报送评选材料、获奖公示、公告长期20其它重要的文件材料 长期 分类号 XZ 序号归档范围保管期限1新生军训工作计划、报告、总结、调查材料、领导讲话等长期分类号 CB1院刊晨笛长期分类号 JX15课堂教学与教学实践序号归档范围保管期限1各种演出计划和方案长期2各种艺术活动方面演出的节目单、海报、说明长期分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品、重要纪念品等永久或长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 十三、现代教育技术中心 分239、类号 XZ序号 归档范围保管期限 1 上级有关网络、信息化建设工作的文件材料（1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期 （3）需要短期贯彻执行的短期2 工作计划、总结 长期 3 学院关于网络、信息化建设的统计报表 永久 4 学院关于网络、信息化建设工作向上级的请示及批复 永久 5 学院网络建设、信息化基础设施建设方面的规划、计划、报告、总结方面的的文件材料 长期 6 校园网管理条例、规章制度 长期 7 确保校园网运行的畅通和校园网主干网络基础设施的建设与维护方面的文件材料 长期 8 校园网公共服务体系的建设方面的文件材料 长期 9 开展现代网络信息技术的研发工作方面的文件材料 长期 10240、 电子校务建设方面的文件材料 长期 11面向师生开展信息技术与现代教育技术的教学与培训材料短期12 其它重要的文件材料 永久或长期 分类号 KY序号归档范围保管期限1承担有关计算机网络与现代教育技术方面科研项目材料长期分类号 SB仪器设备项目序号归档范围保管期限 1开箱记录及装箱单长期2安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期3验收报告及文件材料长期4索赔来往函件及结果文件长期5设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存）长期6使用、检修、故障事故记录（与设备共存）长期7重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）长期8技术改造和开发过程中形成的技术文件（与设备共存）长期9其他重要的文件材料长241、期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括录像带、录音带、视频、音频文件、数码照片等永久或长期 十四、图书馆分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1上级有关图书工作的文件材料（1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2图书馆机构设置、岗位职责、规章制度、管理办法等材料长期 3图书馆工作规划、计划、报告、总结 长期 4图书馆工作委员会材料（包括成员名单、工作条例等）长期5图书馆概况、发展规划、统计年报、大事记永久 6关于图书工作向上级的请示及批复 永久 7图书馆与校外交流的有关材料 长期 8图书馆指南等永久 9简报图书馆通讯长期10其他重242、要的文件材料 永久或长期 分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 十五、后勤服务集团分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1上级有关后勤服务工作的文件材料 （1）针对学院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2后勤服务工作的规章制度、管理办法 长期 3后勤服务工作规划、计划、总结长期 4后勤服务工作统计报表长期 5关于后勤服务工作向上级的请示及批复永久 6节能节支有关材料长期7学院宿舍管理有关材料长期8水电管理、维修工作有关材料 长期 243、9膳食管理工作有关材料 短期 10校园绿化爱国卫生工作有关材料（规划、方案）短期 11学院车辆工作有关材料 短期 12重要合同、协议书 长期 13集团人员名册长期14集团权限内的干部任免文件长期 15其他重要的文件材料 永久或长期 分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX序号 归档范围保管期限 1 有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 十六、外语系、国际商务系、音乐系、美术系、学前教育系、信息技术系、中文系、基础部、思想政治理论课教学部分类号 DQ综合序号 归档范围保管期限 1各系党支部会议、党政联席会、党政联席扩大会会244、议记录、会议纪要永久分类号 XZ序号 归档范围保管期限 1各系部工作计划、总结、报告、请示及领导批复长期2院（系、中心） 重要会议记录、会议纪要、简报等长期3各系部权限内的干部任免文件长期4各系部与外单位协作的有关材料长期分类号 JX11综合序号归档范围保管期限 1学院参加大运会及学院举办田径运动会材料长期2各系部教学工作日程表长期分类号 JX155课堂教学与教学实践1教师手册长期2试卷分析长期3教师听课表短期4各学期期末考试成绩统计分析和总结 短期5体育达标、学生早操出勤率汇总材料短期分类号 JX17毕业生序号 归档范围保管期限 1毕业证签领本永久分类号 SW序号 归档范围保管期限 1获奖证245、书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX1历届毕业生合影永久2有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 存系部教学类档案序号类目名称保管期限1课堂教学材料、课程进度表短期2教师任课安排、教案长期3优秀实习报告短期4本专业教学检查、调查材料及总结短期5教师工作量核算、登记材料短期6系自办或与其他单位联合主办的艺术活动演出节目单、师生创作作品汇展、学术活动文字照片等材料长期7其他有保存价值的文件材料长期十七、继续教育学院 分类号 JX11 综合（成人教育）序 号 归档范围 保管期限 1上级有关成人高等教育工作的文件材料（1）针对我院的永久（2）需要长期贯彻执行的长期（3）246、需要短期贯彻执行的短期2学期工作计划、总结 长期 3成人高等教育教学规划、实施计划、调研报告永久 4成人高等教育工作各类统计报表永久 5关于成人高等教育工作向上级的请示及批复 永久 6成教教学检查、评估材料长期 7成教联合办学、非学历教育各种培训班、进修班材料长期 8与外单位签订的重要协议书、合同书 长期 9其它重要的文件材料 长期 分类号 JX12 学科建设（成人教育）序号 归档范围保管期限 1学院有关成人高等教育专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复 永久 2其它重要的文件材料长期 分类号 JX13 招生（成人教育）序号 归档范围保管期限 1上级有关成人高等教育招生工作的文件材料 （1247、）针对我院的永久 （2）需要长期贯彻执行的长期（3）需要短期贯彻执行的短期2成人高等教育招生工作计划、总结、报告及上级批复 长期 3成人高等教育招生简章、专业介绍 长期 4录取新生名单 长期 5新生保留、取消入学资格名单及有关材料 长期 6其它重要的文件材料 长期 分类号 JX1415学籍管理（成人教育）序号 归档范围保管期限 1成教有关学籍管理的规定、办法 长期 2成教生入学登记表 永久 3成教生名册 永久 4成教生学籍表（卡）、成绩单及成绩总册 永久 5成教生学籍变更材料（休学、复学、转学、退学等） 长期 6成教生奖励材料（优秀学生、先进班级等） 长期 7成教生违纪、违法的处分决定及有关材248、料 长期 8其它重要的文件材料 长期 分类号 JX15课堂教学与教学实践（成人教育）序号 归档范围保管期限 1成教各专业教学计划、方案、教学大纲 长期 2成教生各专业课程安排表 长期 3课件建设有关材料 长期 4成教生各专业教学实习、生产实习计划、总结 长期 5其它重要的文件材料 长期 分类号 JX17 毕业生（成人教育）序号 归档范围保管期限 1成教生毕业证领取签收册永久 2成教各类培训班结业证书领取签收册长期 3其它重要的文件材料长期 分类号 JX18 教材（成人教育）序号 归档范围保管期限 1主编、自编教材 永久或长期 2其它重要的文件材料 长期 分类号 SW序号 归档范围 保管期限 1获奖证书、奖牌、奖杯、奖品等永久或长期分类号 SX序号 归档范围 保管期限 1有保存价值的声像材料，包括视频、音频文件、数码照片等永久或长期 十八、党总支、党支部、直属支部分类号 DQ 党务综合序号归档范围 保管期限 1报党委的工作计划、总结、请示及批复永久2重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表 永久 3支部委员会组成报告批复 永久4其他重要的文件材料 永久或长期 说明：保管期限为短期的档案材料由档案形成部门自行保管，不需移交综合档案室。