1、企业档案归档、使用及鉴定、销毁管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则第一条 为加强本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司发展服务，根据中华人民共和国档案管理法及相关文件精神，特制定公司档案管理制度。第二条 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。第三条 档案工作坚持部门收集、整理文件材料，法务部档案室接收、立卷、存档管理的制度。第四条 档案管2、理的工作内容为档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用。第二章 档案的管理机构及职责第五条 各部门指定的专（兼）职文书人员对本部门文件材料进行收集、整理；一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门（人员）收集；会议材料及公文（含外来文件、外送文件及下发文件）由行政人事部收集。第六条 公司各部门指定专（兼）职文书人员，按照有关规定负责本部门文件材料收集、整理、分类、保管，并保证经办文件的系统完整，如人员变动应及时通知法务部。第七条 法务部负责公司各类档案资料的接收和立卷存档。并设立档案室由专人负责档案登记、查阅等管理工作。重庆兆甲物业管理有限公司综合管理中3、心下设的行政人事部对物业公司档案实行独立管理，由法务部负责对其进行指导和监督。第八条 负责公司档案资料管理的各工作人员应当遵守公司有关管理制度，努力维护公司档案的完整及安全，承担档案保密义务。第九条 档案室对公司所有归档档案实行科学有效的现代化管理，确保归档档案的完全和方便利用，并逐步完善公司档案管理制度。第三章 档案归档管理第十条 档案归档范围公司各种具有价值的文件、图纸、方案、软件、图说、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类如下：1、行政公文：包括外部来文以及公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等4、文件）、注册年检资料、验资文件、融资文件、法律文件、处理纠纷等具有价值的文件；2、证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、证明等；3、法律性文件：包括上级颁发需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等；4、决议性文件：包括由企业股东大会、董事会、总经理办公会及其他相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等；5、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等；6、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、各部门及下属公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等5、；7、批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。8、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的，在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。9、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。10、人事档案资料：包括企业各部门及下属公司的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工档案及工资审核记录等相关资料。11、声像制品资料。包括企业各部门及下属公司在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部6、门提供的以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。12、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。13、工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。14、设计类资料：包括各类工程图纸、户型图纸等。15、财务档案：有关财务工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书，财务凭证、账薄、报表等。第十一条 归档要求1、档案质量要求遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的7、有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料各类、份数以及每份文件的页数均应完整齐全。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件、草稿和定稿、请示与批复、转发文件和原件、分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；原件在前，印件在前；定稿在前，草稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定8、填写清楚，以便查阅利用。第十二条 归档时间公司各类文件材料实行即时归档、完结归档、隔年归档的管理办法，各部门及下属公司根据文件材料的性质，按时将文件材料送交公司法务部档案室存档。具体如下：1、即时归档的文件材料有：（1）各类证照、批文；（2）公司章程、各类规章制度；（3）会议纪要、决议；（4）与外签订的合同、协议书、意向等文件材料；（5）本公司的大事记及反映本公司各项活动的剪报、照片、录音、录像等；公司与外签订的各类合同、协议书、意向书必须在签订当日送交档案室存档，其他各项自产生之日起三日内移交存档。2、完结归档（1）凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料；（2）工程资料以项目为完结归档；（9、3）设计图纸；工程类资料及各类设计图纸，均以项目为完结归档，自项目结束后一月内移交档案室存档。3、隔年归档其他没有及时归档的所有文档资料由经手部门或经手人于每年2月底前将上年资料清理完毕后移交档案室归档。4、财务类文件资料、凭证，由财务部自行保存并归档，经总经办批准后适当时机再移交档案室统一归档。5、人事档案资料，由行政人事部自行立卷、归档、管理。第十三条 档案密级和保存期限1、档案密级机要档案按其内容分为：绝密、机密、私密三个级别。（1）一级档案，即绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。（2）二级档案10、，即机密档案包括：财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事档案、薪资性档案、劳动合同；技术资料、各类设计图纸、金额在10万100万元的合同；（3）三级档案，即私密档案包括：重要项目资料、项目合同协议。2、档案保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定外，一律按下列规定办理：（1）永久保存公司章程；股东名簿；各类会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；年度经营计划、总结；年度财务报表；技术资料；不动产所有权状及其他债权凭证；人事资料；大型活动图片、影音资料；其他核定须永久保存的文书。（2）十五年保存财务凭证；其他经核定须十五年保存的文件，（其他财务档案的保存期限按国家相关规定执11、行）（3）五年保存期满或解除的合同协议；完结后的项目方案；其他经核定须保存五年的文书。（4）一年保存部门工作计划及工作总结；完结后的部门请求报告。第四章 档案的使用第十四条 档案的使用分为：查阅、借阅、借用、复印四种方式，以使用方式的不同，办理相应手续，并登记备案。1、档案查阅（1）公司各部门工作人员可直接查阅档案级别为三级的档案资料；需要查阅二级以上档案资料的，需报请部门负责人和业务主管领导批准；需要查阅一级以上档案资料的，需报请部门负责人、业务主管领导、档案分管领导和总经理或董事长批准。（2）各部门负责人可直接查阅本部门业务范围内二级及以下档案资料；需要查阅一级以上档案资料的，需报请业务主12、管领导、档案分管领导和总经理或董事长批准。（3）各业务主管领导原则上可直接查阅分管范围内各种档案资料，但查阅事项特别重大的档案资料，必要时，应商请总经理或董事长同意。2、档案借阅（1）因业务需借阅其他部门的档案，且属同级查阅权限范围内的档案资料的，填写档案借阅/借用/复印审批表，经部门负责人、档案部门负责人、分管领导，必要时报请档案分管领导、公司总经理或董事长批准同意。（2）需借阅其他部门档案，且超过查阅级别权限的，除经部门负责人、档案部门负责人、分管理领导批准外，还必须经档案分管领导、公司总经理或董事长批准。（3）公司各类档案借阅期限最多为7天，如需延长借阅时间须办理续借手续，逾期不归还者，13、档案管理员须及时催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告上级领导及时处理。3、档案借用（1）档案一般不得借出，如有特殊情况，档案借用按档案查阅/借阅级别权限行使借用权外，还必须填写档案借阅/借用/复印审批表，经部门负责人、档案部门负责人、分管领导和档案分管领导批准，必要时，经总经理或董事长批准。（2）公司各类档案借用期限最多为30天，如需延长借用时间须办理续借手续，逾期不归还者，档案管理员须及时催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告上级领导及时处理。4、档案资料的复印（1）公司档案资料按受控级别和档案性质区别复印。一级档案和二级档案中的财务资料、公司重要会议纪14、要、公司经营情况、薪资性档案、技术资料、各类设计图纸和与外签订的各类合同严禁复印。（2）确因工作需要复印的，必须经业务主管领导和档案分管领导审核，报总经理或董事长批准同意。5、档案资料的查阅、借阅、借用、复印必须在办理相关手续后，方能进行。严禁越权查阅、借阅、借用和复印，否则档案管理员有权拒绝。6、档案资料的查阅、借阅必须在档案室就地查阅或在档案管理员监督下进行，不得将资料文件私自带出档案室。7、档案资料在借阅使用过程中，应保持档案资料完整无缺，不得擅自涂改、拆页、抽取、撒毁、污损、划杠、拆角、添字等，更不得私自影印、复制、翻印和转借。8、档案的使用者必须对档案内容完全保密，不得告知非相关人员15、，更不得让非相关人员翻阅和摘抄。9、公司档案主要供本企业利用，一概不得外借，如情况特殊，外单位人员须持介绍信，经公司总经理批准，在档案管理员及档案部门负责人监督下进行查阅，不得带走、带出或复印。第五章 档案的鉴定和销毁第十五条 公司由各部门负责人组成档案鉴定小组。鉴定小组根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案重新进行审查，作出鉴定，提出销毁意见。第十六条 经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经总经理或董事长审批后，集中统一销毁。未经鉴定，任何人不得随意销毁或丢弃。第十七条 销毁档案时，由档案鉴定小组指派两名以上小组成员进行监销。监销人员16、在销毁前应认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签字，并将销毁情况报告公司领导，销毁清册列入档案保存备案。第六章 责任与处罚第十八条 档案管理员和档案使用人员必须对公司各类档案进行严格保密。档案管理员对档案使用进行监督，如发现违规违法行为发生，及时上报公司领导。第十九条 档案借阅、借用期间发生的一切问题，一律由借阅/借用人负责。第二十条 在档案管理及使用过程中，因失职、失误造成泄密等行为的，依情节轻重，按公司奖惩制度和保密制度有关规定进行处罚，并承担相应的经济和法律责任，情节严重的，公司予以除名，并移交司法机关处理。第七章 附则第二十一条 本制度由法务部制定，经总经办审批后实施，由法务部负责解释。17、第二十二条 客户（业主）档案管理执行客户（业主）档案管理制度，由销售部制定，并指定专人负责管理。客户（业主）档案移交物业公司后，由物业公司综合管理中心指定专人负责管理。第二十三条 人事档案管理执行人事档案管理制度，由行政人事部制定，并指定专人负责管理。第二十四条 财务档案管理执行财务档案管理制度，由财务部制定，并指定专人负责管理。第二十五条 客户（业主）档案管理制度和人事管理制度分别经业务主管领导和合同档案分管领导审核批准后实施，并报法务部备案。财务档案管理制度由财务部依程序报批，自行存备案管理。第二十六条 本制度与公司原有相关规定不一致之处，以本制度为准。第二十七条 本制度从2012年1月118、日起试行，公司可根据不同发展阶段的管理需要对本制度进行修订、补充和完善。名词解释受控文件：受控文件是指该文件受发放部门控制，未经批准不得擅自复制，并便于收回。凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，即主要是控制使用文件的唯一有效版本。如各种规章制度、程序文件、各种手册、定额、标准、成本、预算等。受控文件的起草、审核、发布、实施、登记都应该规定执行。当需要修改时，应按文件控制程序实施，一般须经过提出修改意见，讨论修改、审核通过，发布、收回过期文件、登记文件一览表等程序，而不得随意修改。 附（一）档案借阅/借用登记表序号档案编号档案名称借用事项借阅部门借阅人借用日期归还日期备注查阅借19、阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印查阅借阅借用复印附（二）合同档案查阅/借阅审批表日期： 年 月 日 借阅文号： 申请人申请部门档案编号版本合同名称签订单位合同档案类别土地 前期 施工 采购 环境 营销 资产 融资 其他查阅/借阅时间预计归还时间借阅天数查阅/借阅版本原件 复印件查阅/借阅事项查阅 借阅 查阅/借阅页码查阅/借阅目的档案部门负责人借阅部门负责人经办人20、分管领导合同分管领导总经理附（三）合同档案借用/复印审批表日期： 年 月 日 借阅文号： 申请人申请部门档案编号版本合同名称签订单位合同档案类别土地 前期 施工 采购 环境 营销 资产 融资 其他借用/复印时间预计归还时间借用天数借用/复印版本原件 复印件借用/复印事项借用 复印 借用/复印页码借用/复印目的档案部门负责人借阅部门负责人经办人分管领导合同分管领导总经理档案查阅/借阅/借用/复印审批表日期： 年 月 日 借阅文号： 申请人申请部门档案编号版本档案名称档案归属部门总工办 开发部 工程部 材设部 预算部 招商部 企划部 销售部法务部 财务部 行政人事部档案类别工程类 设计类 音像类 21、行政类 规章类 证件类 人事类 其他使用版本原件 复印件使用事项查阅 借阅 借用 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