1、煤矿档案库房保密、鉴定销毁制度 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案库房管理制度 1.档案管理人员要认真学习国家有关档案工作的政策、法令,自觉提高业务水平,遵守职业道德,树立为生产、经营、科研服务的思想,做到案卷标准化,管理制度化,库房整洁条理化,鉴定技术化,修补托裱经常化。 2.档案管理人员要坚守岗位,忠于职守,严防档案丢失或遭到破坏。 3.档案库房门口要有醒目的警示标志,非档案管理人员不得随意进入库房。 4.严禁在库房内吸烟或存放易燃易爆物品。 5.每日下班前,必须对库房门岗及电源进行一次全面检查,窗口入销、门2、口上锁,重要节假日要坚持夜间值班,确保库房安全。 6.库房内要经常清扫、通风,保持清洁和适当湿度,做到防火、防虫蛀、防鼠咬、防尘、防阳光直射。 7.每月下旬检查一次消防工具和库内外安全防护设施,做到消防器材定点存放,使用方便。 8.每季对案卷进行一次全面清查,重点清点案卷数量,保管质量,发现问题及时报告或处理。 9.开展经常性的档案加工整理,对因材质易损、查阅率高而造成损坏的档案材料要及时修补,确保案卷整洁、完整。 煤矿档案室 兼职档案员岗位责任制 1.认真学习档案法及上级相关档案管理规定,刻苦学习专业知识,不断提高业务能力。 2.对本单位形成的文件材料和科技资料及时进行搜集登记、整理、组卷,3、按时按质向档案室移交归档。 3.严格执行保密制度,确保文件安全,做到不丢失、不泄密。 4.严格执行档案图纸修改补充管理制度,做到底图、蓝图一致,档案与实物相符。 5.加强与档案室的联系,自觉学习宣传和落实上级有关档案工作的指示和要求,保证企业档案管理制度的贯彻执行。 煤矿档案室 档案室保密制度 1.档案管理人员必须忠于职守,严守国家和企业机密。 2.严禁在公共场所泄露有关档案涉密内容。 3.严禁在个人笔记、信件中抄录档案涉密内容。 4.严格执行机密档案管理规定,严禁将机密卷随意带出,严禁携带案卷出发,个人办公桌内不得存放机密案卷,加工、整理或查阅完毕后,应随时送库房存放。 5.严禁向无关人员透4、露档案数量、内容、存放位置和库房安全防护设施情况。 煤矿档案室 文书档案员工作标准 1.负责全矿文件、材料的回收、清理、立卷、归档。 (1)定期回收党政工团各系统应归档的文件。 (2)每年六月底前,将上一年度具有保存价值的文件材料清理归档。 2.搞好文书档案管理。 (1)认真贯彻执行档案法和上级、本矿相关档案管理规定。 (2)对非标准规格的文件、材料进行复制加工,确保符合标准。 (3)编制目录索引,建立查考卡具。 (4)编制各类资料和汇集大事记,年鉴资料。 (5)对超过保管期的档案,及时报请领导,做好续存或 销毁的事宜。 (6)保持库房清洁卫生,定期通风除尘,搞好防潮、防火、防蛀、防鼠咬等工作5、。 煤矿档案室 科技档案员工作标准 1.负责科技档案资料的收集工作。 (1)及时与相关部门联系,确保资料、图纸及时完整的归档。 (2)将科研成果资料、试验报告、刊物照片、底片等有关科技资料归档。 (3)对新进的大型设备、重要仪器必须有档案人员参加开箱,其中的各类图纸、资料必须及时归档。 (4)负责底图的交接、整理、归档。 2.做好科技档案的整理。 3.搞好科技档案的鉴定。 4.负责科技档案的保管与统计。 5.搞好科技档案的利用工作。 6.搞好晒图工作,管理和使用好晒图机。 煤矿档案室 档案鉴定销毁制度 1.建立有矿领导、专业技术人员、有关业务人员组成的档案鉴定销毁领导小组。具体由矿办公室根据档6、案鉴定销毁管理规定拟定领导小组和鉴定人员人选,提出鉴定意见,报领导批准后落实执行。每两年组织一次档案鉴定销毁工作。 2.档案管理人员要经常检查了解档案的保管时效和保存价值,鉴定前,需将鉴定的案卷、资料逐一登记造册,分类存放。 3.档案鉴定销毁工作要本着“保管从宽、销毁从严、长 短期从宽、永久从严”的原则,慎重对待每一份文件资料的取舍。 4.档案鉴定时,要有领导小组成员在场,并直接参加鉴定,鉴定工作要按保管单位逐卷进行,对文件资料的保存价值有异议时,可集体分析研究,再有异议时,此类资料可暂存。 5.领导小组对档案进行鉴定后,要提出具体的鉴定意见,并按保管单位逐一填写,然后由小组负责人签字,并注明7、鉴定日期和参加鉴定的人员。 6.鉴定结束后,鉴定小组写出报告,列出销毁文件清册一式三份,报矿长或总工程师审查签字,并报集团公司档案室备案。 7.销毁档案必须慎重从事,严格执行保密制度,销毁前要按销毁文件清册逐一清点,防止漏销或多销,销毁时要一人监督,二人销毁。用焚烧方法销毁时,要将文件全部燃烧并清理好灰烬,防止漏烧,用打纸浆方法销毁时,要在现场监护打纸浆工序,直至结束,参加销毁的人员要在销毁清册上签字,以示负责。 煤矿档案室 档案室服务公约 一、热爱本职,扎实工作,做到尽职尽责; 二、努力学习,钻研业务,掌握过硬本领; 三、服务生产,服务科研,一切为了利用; 四、百问不烦,百查不厌,准确提供资8、料; 五、态度和蔼,文明礼貌,提高服务质量; 六、执行制度,严守机密,登记认真齐全; 七、注意调查,深入开发,发挥档案效能; 八、精心检点,做好七防,保证库房安全。 底图保管更改制度 为提高底图的使用寿命,加强图纸的保密工作,更好的为本企业生产建设服务,特制度以下保管更改制度: 1.底图保管制度。 (1)存放底图采用平放和卷放的方法,严禁折叠存放。 (2)底图采用平放时要按套分类顺序存放,并用牛皮纸包好,采用卷放时应衬上木条并用牛皮纸封好后存放。 (3)底图的存放装具,要用多层抽屉式底图柜,禁止堆放。 (4)加强底图的库房管理,库房内应保持适当的温度和湿度,并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘、防9、鼠、防潮等安全措施。 (5)准确划清底图的保密范围和机密等级,确保底图的保密安全。 2.档案图纸更改制度 (1)修改已归档的图纸要经过领导批准,认真填写修改、 补充通知单并签名盖章。 (2)修改内容较小时,可直接在图面上“杠改”、“刮改”,在修改处标注“修改标记”并盖章。 (3)修改内容较多时,应另出新图代替,原来图纸作废。新图列入原图纸目录,并注明所代替图纸原图号。 (4)整个保管单位内图纸作废由新图代替时,新重新编制保管单位,并注明原保管单编号。 煤矿档案室 档案员岗位责任制 1.负责收集、整理、保管档案室所有档案资料,做到帐物相符。 2.对企业文件材料的形成、积累、整理归档工作进行指导、10、监督和检查,准确的复印、装订、组卷各类档案。 3.掌握档案的增减、编号、登记工作,做好档案的借阅工作。 4.坚守工作岗位,严禁无关人员进入库房,做好“七防”。 5.努力完成领导交给的各项任务,保证档案资料万无一失。 6.不断学习理论和业务知识,提高工作水平。 煤矿档案室 档案借查制度 1.矿机关各业务部室、矿属各单位需要查阅本部门、本 单位业务档案时,需持本部门、本单位出具的介绍信,介绍信要经单位负责人签字。 2.外单位查阅档案时,必须持单位介绍信,并经矿领导或办公室主任同意后方可查阅,但不可借出。 3.档案管理人员必须严格检查查阅档案人员的介绍信和身份证件,严格按其查阅范围调档,不得翻阅与业11、务无关的案卷。 4.查档介绍信只限一次使用,并由档案室收交保管。 5.查阅档案必须在档案阅览室进行,未经许可,不得将案卷带走,需摘录、复制时,必须经档案管理人员许可,复制或摘抄件要经办公室审查、盖章后方可有效,不得丢失。 6.借阅档案时,借档人员必须填写借阅登记簿,注明案卷编号、内容、借阅时间,本人要签名或盖章,并认真检查好案卷质量。 7.科技档案借阅时间不得超过一个月,文书档案不得超过二天,确需延长借阅时间者,必须办理续借手续。 8.借阅档案必须专人妥善保管,严禁丢失、损坏,不得转借他人,不得拆封、撕裂、圈点、涂划。 9.档案借出和收回时,必须逐卷检查、清点,发现缺页、破损时要及时追查处理。 10.查阅、借阅档案人员,必须如实填写好“档案利用效果登记表”,以便进一步搞好档案的开发利用。 煤矿档案室