1、有限公司档案利用保密及鉴定销毁制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1档案室工作职责一、认真学习、贯彻档案法和上级有关档案工作的方针、政策及规定，制定和执行本单位的档案管理制度。二、负责本单位文书档案的收集、整理和归档工作，指导、监督有关科室做好专业、科技等档案的收集、整理归档工作。三、负责本单位档案的集中保管工作，搞好档案室管理，认真做好档案接收、移交、保管、统计、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整和安全。四、认真做好档案利用工作，熟悉所管档案的情况，编制必要的检索工具，做好档案编研工作，提供档案信息，为两个文明建设2、服务。五、接受档案行政管理部门的监督和指导，认真执行业务建设规范，加强档案专业知识学习，不断提高职业道德和专业技术水平。六、每年对档案工作进行一次总结，对档案管理人员进行年度工作考核，同时接收档案行政管理部门的检查考核，并以此作为奖惩依据。 2 归档整理制度一、本单位形成的各门类和载体档案（文书、会计、科技、音像、实物等档案）均需归档，由档案室集中保管。二、文书档案由档案室负责归档整理，实物档案在形成时即移交给档案室。三、会计档案由财务人员负责立卷，填写有关表格在本科室保存一年后，向档案室移交。四、基建档案由基建负责人在工程竣工验收后移交档案室，设备档案在设备开箱验收时由相关科室收集齐全后移交3、档案室。五、加强电子文件归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。必须将具有保存价值的电子公文，制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者建立互联。六、严格执行档案业务建设规范和标准，按照文件材料归档范围和档案保管期限表进行收集、鉴定、整理，以保证归档文件材料准确、完整。七、文件材料归档整理时，交接双方应根据移交文件材料目录清点核对，履行签字手续。上一年度的文件材料整理工作要在第二年二月底前完成，以便及时提供利用。 3档案保管制度一、档案室为保管档案的专门设施，必须与办公室、调阅室分开，并做到档案装具、“八防”设施符合规范要求。二、档案室应做到安全、卫生，定期进行4、清扫、除尘、放药、防霉变、防虫害等。三、档案室要保持适当的温度，力求保持温度在1424、相对湿度在4560，坚持每天对库房温湿度进记录，对不适应的温湿度要适时进行调整。四、档案存放、编号、排列要符合要求。对所藏档案要认真登记，对接收、移交、保管、利用档案等情况要进行准确统计。五、定期对所藏档案进行鉴定，对破损档案进行修补和抢救；对珍贵档案进行复制，替代平常的调阅；对该销毁的档案进行造册报批和监销。六、定期进行安全自查，并做记录，对发现问题要及时汇报和妥善处理。七、建立全宗卷，真实反映档案、资料保管数量、内容及收进、移出、利用、鉴定、销毁情况。档案保管人员工作调动时要办理移交手续。 4 档案利用5、制度一、档案管理人员应积极主动地开展档案利用工作，为各项工作服务。档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，根据档案的密级程度，确定利用范围，编制必要的查找工具，开展档案编研和利用工作。二、档案管理人员应热情地接待档案查阅人员。本单位工作人员因工作需要调阅档案，应首先办理调阅登记手续，调阅密级和珍贵档案要履行批准手续。三、凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行查阅登记手续后，均可利用已公布的档案。查阅档案一律在本单位档案调阅室进行，不允许将档案带出室外，严禁档案借出。非档案管理人员一律不得进入档案室。四、查阅档案的人员要爱护档案，严禁涂改、勾划、折叠、拆散、损6、坏，查阅后由档案管理人员进行验收，对违者要追究其责任。五、档案室可以应档案查阅人员的要求，依据原始档案提供档案复制件，注明出处和日期加盖单位公章，与原件具有同等效力。对密级和珍贵档案不予复制件。六、利用者用完档案后，管理人员应认真检查档案资料的完好状况，及时放回原处。 七、借阅档案资料，必须填写“档案利用登记簿”，以便分析研究档案利用的成果。 5 档案保密制度一、档案管理人员必须严格遵守档案法和保密法的有关规定，确保档案的秘密、安全。二、根据档案的机密程度，确定档案的密级和档案开放利用范，适时定密、解密。三、调阅密级档案时，应履行相应的审批手续，在档案管理人员的监护下进行。查阅人员不得撤擅自摘7、抄、复印、拍照、应遵守保密规定，严防泄密。四、档案管理人员要加强密级档案的管理中，在未解密前，未经批准，不得放宽调阅范围。五、发现失泄密情况，档案管理人员应及时报告，依据保密法有关规定严肃查处有关责任人。六、档案管理人员应遵守和执行档案保管、利用等制度，不得向无关人员介绍档案情况，不得泄露档案内容。加强档案库房管理，严妨丢失档案材料。 6档案鉴定销毁制度一、档案鉴定包括档案保管期限的鉴定和已过保管期限档案的鉴定，这项工作应在档案鉴定销毁领导小组领导下进行，档案专业人员具体组织实施。二、档案保管期限的鉴定工作由档案整理人员负责，应逐卷、逐件审查，根据档案内容，对照相应的档案保管期限表，确定相应的8、保管期限。三、对已过保管期限的档案，由鉴定销毁领导小组组织相关专业人员共同审查，做出销毁或延长保管期限的决定。四、通过鉴定可以销毁的档案，在销毁前要编制销毁登记表，履行报批手续后，再保存一年后方可销毁。五、销毁档案时，必须有两人以上监销，并在销毁表上注明已销毁字样和销毁日期，监销人员要签字盖章以示负责。对密级档案的销毁，必须化浆或焚烧，不准出卖或做它用，以防泄密。 7 档案统计制度一、对档案收进、移出、整理、鉴定、保管等情况进行登记、统计。二、对利用效果、人次、卷次进行登记、统计。三、对档案装具、设备、用房面积进行登记和统计。四、对用于档案建设的经费进行登记、统计。六、按规定和要求向上级和档案9、业务主管部门报送档案室工作统计表。五、各项登记、统计，报送表都要及时、准确，不得瞒报、虚报、伪造、拒报和迟报。七、对统计资料进行分析，总结经验与教训，为监督、指导档案工作和制定档案工作计划服务。 8档案安全保卫制度一、档案库房必须坚固实用，并具有抗震、防盗、防火、防潮（水）、防尘、防虫（鼠）、防光、防高温等设施。严禁在库房周围堆放易燃、易爆、易污染物品，不准在库房内存放与档案无关的物品。二、档案必须装入标准装具，做到分类科学、编号合理、排放整齐、查找方便，不准在柜顶、桌面、地上堆放档案。三、查阅档案应在阅卷室进行，非档案工作人员不准进入档案库房。四、档案库房保持整齐清洁，注意通风。要定期检查各10、种设备、器材的使用情况，每日上班后下班前要进行安全检查。五、提高警惕，严防破坏，如发现重大情况，应立即报告并果断处理。 9综合档案室工作职责一、认真学习、贯彻档案法和上级有关档案工作的方针、政策及规定，制定和执行本单位的档案管理制度。二、负责本单位文书档案的收集、整理和归档工作，指导、监督有关科室做好各科室的业务档案和会计、科技、音像、实物档案的立卷归档工作。三、负责本单位档案的集中保管工作，搞好档案库房管理，认真做好档案接收、移交、保管、统计、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整、保密和安全。四、认真做好档案利用工作，熟悉所藏档案情况，编制必要的检索工具，做好档案编研工作，提供档案信息，为各项建11、设服务。五、接受档案行政管理部门的指导和监督，认真执行业务建设规范，加强档案专业知识的学习，不断提高职业道德和专业技术水平。六、每年对档案工作进行一次总结，对档案管理人员进行年度工作考核，同时接受档案行政管理部门的检查考核，并以此作为奖惩依据。 10分管档案工作领导职责一、认真学习、贯彻执行档案法律、法规和本单位档案工作制度。二、经常研究档案工作，并把它列入领导议事日程，对档案工作有部署、有检查、有总结、有奖惩。三、全面了解本系统档案工作的内容和要求，努力提高全系统档案工作水平。四、认真听取档案工作情况汇报，对所存在的问题及时给予解决，积极协调和指挥好档案工作的全面开展。五、关心档案工作人员，12、切实解决他们工作、学习、生活中的实际困难。 11 综合档案室主任职责一、认真学习、贯彻执行档案法律、法规和本单位档案工作制度。二、具体领导档案工作，经常过问档案工作情况，听取档案的意见和建议，召开有关档案工作的会议，研究档案工作，布置任务，检查落实情况。三、组织协调各科、局、室移交有价值的文件资料，联络各科、局、室共同做好档案工作。四、把档案工作列入办公室议事日程，督促并支持档案工作人员做好工作，对档案工作存的问题，提出整改意见。五、定期组织档案工作人员开展业务学习和经验交流活动，努力提高档案工作人员工作能力和业务水平。 12专职档案员职责一、积极参加各项政治理论和业务知识学习，贯彻执行档案工13、作的法律、法规和方针政策。二、认真接收、处理本局各科室的档案归档工作，做到准确无误，标准规范，归档入库及时。三、刻苦钻研档案专业知识、技术，注意总结工作经验，不断提高工作水平和业务能力。四、参加本局科技档案类的基建项目竣工验收、科研成果鉴定、购进设备开箱及有关重要会议和活动等，跟踪监督、指导有关文件材料的收集和归档工作。五、热情接待档案利用者，按有关规定调阅各类档案，遇到问题及时请示报告。六、严守国家秘密，确保档案的完整与安全。13兼职档案员职责一、在做好本职工作的同时，主动学习宣传档案法、保密法等，做到知法守法，努力学习档案业务知识，不断提高业务水平和工作能力。二、在档案业务上做到自觉接受综合档案室的监督、检查指导。三、根据本科、局、室档案形成的规律收集归档的各类材料，要力求做到系统、准确、完整、齐全，归档率应达100%。四、负责本科、局、室形成文件材料的收集工作，并定期规范整理，编制档案目录，上一年度的文件材料整理工作，均需在第二年2月底前完成，之后向综合档案室移交，以便及时提供利用。五、严守国家秘密，确保档案的完整与安全。