1、工程公司员工报销及借支制度实施细则编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 报销及借支制度1.0释义本制度专指员工因公务支付款项后而向公司请款的情形。2.0总体要求2.1费用支付后，员工应在一周内申请报销，否则公司有理由坚持不予报销。2.2有备用金者，报销金额不应超过其备用金限额；无备用金者，依核准金额报销。2.3除报销上海柯瑞费用外，报销其他成员公司费用一定要有发票。2.4公司自收到员工报销申请单据后一周内办理报销结算手续。2.5报销流程：除本制度第三条“准予报销种类及其规定”中第1款“紧急采购工程零星材料”外，其它情形的2、报销流程是：报销人填写报销单，然后送其部门最高主管审核。当部门最高主管审核后，报销人才能将报销单送财务部门核对。财务部门核对后，由财务部送经理室批准请款。本制度第三条第1款的报销流程是：报销人填写报销单，然后送其部门最高主管审核，再送采购主管审核。部门最高主管审核的主要方面为：此工程此时确需此料吗？是否系紧急情况才采购工程零星材料？采购主管审核的主要方面为：此批材料的价格是否恰当、合理。当部门最高主管、采购主管均审核后，报销人才能将报销单送财务部核对。财务部核对后，由财务部送经理批准请款。2.6员工报销费用，应诚实可靠，切不得故意多报。若有此情形，公司立即将予以处分；情节严重的，除立即辞退外，3、公司还将保留移交司法部门处理的权利。2.7员工因执行公务取得票证，如为刮奖发票，报销时一律不得刮开后再做报销，如有刮开后再做报销的发票，财务部门不得报销相应支出。3.0准予报销种类及其规定3.1紧急采购工程零星材料3.1.1工程零星材料指一次采购不超过人民币2000.00元的材料。3.1.2不合紧急采购工程零星材料条件的，一律由采购课替供应商办理请款。3.2差旅费3.2.1必须详述每次出差的办事目的、沿途路线各班车的车费金额；3.2.2打的车费一般不予报销。不得已而乘出租车的，须说明紧急或特别之处的原因，并报部门主管批准。3.3行政总务报销费用，如：汽车行车费用、后勤报销费用、购置财产。其中：4、报销汽车行车费用的，也必须详述每次出车沿途路线、办事目的。3.4交际应酬费本项只能由项目负责人及部门负责人(含)办理报销，单次金额绝对不应超过其备用金限额，并需说明情况。3.5其他指除以上的其他情形。如：购买书籍，由经理批准购买。4.0关于备用金（详见备用金管理办法）4.1项目经理及部门负责人(含)以上可以借支，其备用金限额是人民币2,000元；4.2备用金使用期限为1年。4.3其他人员一般不领备用金，特殊情况需使用备用金的由其所在部门负责人个别申请，总经理或董事长核准后按特支款处理。4.4如发生应急使用性现金时，可直接申请暂支现金。审批人原则上是其部门最高主管，部门最高主管不在场时，可由在场5、的公司最高行政领导审批。所谓“应急性使用现金”，指情况紧急或情况特别，不支付现金就很难立即或方便地办成事务的情形。具体情形由审批人依本制度界定。附：报销制度实施细则备用金管理办法报销单式样，借支单式样报销制度实施细则为规范支付报销工作，根据国家相关财务管理制度之规定，结合公司实际经营情况，特制定本办法。 第一章 一般规定 第一条 所有人员必须根据合法、完整的原始凭证，按规定粘贴、填制报销帐单据。1、原始凭证的基本要求： 1）原始凭证内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人的姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位的名称；经营业务的内容、数量、单位和金额。 2）从外6、单位取得的原始凭证，必须符合国家票证管理办法，并盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。 3）凡填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有入库单或验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位的收款证明。 4）一式几联的原始凭证，应注明各联的用途，并且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。 5）经有关部门批准的经济业务，应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门7、日期、批准人及“原件存档”字样；如果批准文件涉及两项报帐内容，可将原件附其中一份报帐单据，另一份注明原件在“报帐中”字样。 2、原始凭证粘贴的具体规定： 1）费用通常分为差旅费、招待费、材料费、其他费用四类，报销采用分类报销办法，使用正确的报销单，各类费用应分类填报报销单（格式见附件），不得将不同种类的费用填在同一报销单上。 2）在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下，大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将8、左面对齐粘贴）。 第二条 如果需报销的原始单据遗失，原则上一律不予报销；特殊情况，必须报请公司董事长、总经理批准后方可办理报销手续；已由银行付款，需进行报帐核销的原始单据遗失，须凭加盖对方发票章（或财务章）的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销，同时对经办人予以100元的处罚。 第三条 对不真实、不合规定的原始凭证不予报帐；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按规定更正、补充；原始凭证有错误的，应要求出具单位或填报人重开或更正（金额只可改小，不可改大），更正处加盖单位印章或签章。第四条 严格执行报帐期限规定，及时进行报帐。 1、差旅费借支必须在返回后五天内报帐，其他现金9、借支十天内必须结清。 2、领用的转帐支票，经办人员必须在十天内到财务部门办理报帐销号手续；3、费用单据超过二个月的，不予报帐。 第五条 严格执行公司的审批规定，所有开支必须经部门负责人同意，公司总经理或董事长审批后方可办理。第六条 各项费用开支，以现金方式支付的，必须填写费用报销单； 第七条 已取得结算凭据的报帐业务，必须填写报销单；未取得结算凭据的付款业务，应由经办人填写请款单，待货到（或工程完工）后由经办人取得发票，办理入库验收（或工程验收）手续，填写报销单办理报帐手续。 第二章 资金支付的审批规定及流程 第八条 报帐审批规定 1、各部门员工的日常费用，由部门负责人控制审核，报公司负责人审10、批；部门负责人的日常费用，由公司负责人控制审核。 2、车辆保养、改装或维修，单项费用在3000元以内（含3000元）的，必须以书面形式，报总经理或董事长批准；单项费用在3000元以上的，必须逐级上报，由董事长批准。批准后方可实施。 3、各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费（含个人手机话费）等所需资金的支出，由归口部门负责核实，由公司负责人审核，按月汇总报总经理及董事长审批。 4、日常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用，由归口部门负责核实，并按月汇总报总经理或董事长审批。 5、日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资，由归口负责核实，并按11、月汇总报总经理或董事长审批。第九条 报帐审批流程 1、员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请部门负责人批准（部门负责人发生的费用，应逐级上报上级领导批准）；部门负责人必须做到严格控制，杜绝先斩后奏的现象发生。 2、凡涉及购买的物资，应预先提交申请报告，根据报帐审批权限的规定经审批人批准后，由公司指定的部门负责签定合同（除零星采购以外，所有采购业务均必须签定采购合同或订单）、购置及报帐。 第三章 借支及请款规定 第十条 现金借支规定 1、凡员工因工作需要，需申请临时借支的，必须填写借支单，注明借支事由，经部门主管核实、公司负责人审批后办理借支手续。 2、差旅费借支必须由部门负责人根据员工出差天12、数及日费用标准核定；其他现金借支一次一般不得超过2000元。 3、因工作性质特殊，需借支备用金的，由借支人填写借支单，注明“备用金”字样，经部门负责人核实，公司负责人批准后在财务办理借支手续。 4、现金借支，严格遵循“前帐不清、后帐不借”的原则。 5、备用金借支，由财务每季度出具各部门备用金借支明细，交公司负责人重新核定。如有工作或额度调整，应及时通知财务。 第四章 现金的日常管理 第十一条 现金管理制度 1、实行备用金管理办法。备用金（库存现金）在核定的限额内使用。备用金的领用包括：项目负责人、部门负责人。核定数额视情况由部门负责人提出，由公司总经理或董事长审定。其他人员一般不领备用金。但如13、发生应急使用性现金时，可直接申请暂支现金。审批人原则上是其部门最高主管，部门最高主管不在场时，可由在场的公司最高行政领导审批。所谓“应急性使用现金”，指情况紧急或情况特别，不支付现金就很难立即或方便地办成事务的情形。具体情形由审批人依本制度界定。 2、除零星开支部分从库存现金中支付外，其他一切支出必须从银行提取，不得坐支。因特殊情况需要坐支现金的，需报财务负责人批准，核定坐支范围和限额。 3、公司与其他单位之间的经济往来，除允许现金支付的款项外，其余必须通过银行进行转帐结算。 4、现金的使用范围如下：员工工资（原则上要求由银行发放）； 出差人员必须随身携带的差旅费；处理紧急情况时的支出； 转帐14、结算起点以下的零星开支；其他特殊情况下的支出。 第十二条 现金收支控制 1、出纳员与会计人员必须分工明确，出纳员不得兼办收入、费用、债权债务帐簿的登记、稽核和会计档案保管等工作，会计人员不得兼管出纳工作。 2、出纳人员应熟练掌握并严格执行有关现金管理制度。根据审核无误的收、付款凭证负责办理现金和银行存款的收付款业务；负责登记现金和银行存款日记帐；清查库存现金，与帐面、银行核对，做到帐款、帐帐相符；负责保管库存现金、各种有价证券、支票和法人代表、出纳印章（财务专用章暂由公司财务负责人保管）。 3、严格现金收付业务的审批制度。出纳员进行款项收付业务时，首先要认真审核所依据的凭证，既要审核手续是否完15、备，数字是否准确，还要审核其内容的合理性和合法性。对于手续不完备、数字错误的凭证，要求经办人完善手续后方可报销；对于不应开支的款项，应拒绝报销；对涂改或冒领款的不法行为，应及时向财务负责人汇报。出纳人员办理现金收付时，收付双方应当面点清，并认真复核，加盖收付戳记及出纳人员签章，以防重收、重付。4、对库存现金（含各部门的备用金），财务负责人、主管会计要实施经常性地检查和突击性抽查，并填制库存现金（备用金）核查情况表，说明检查结果。对于核查出的长短款，要及时查明原因并提出处理意见。 5、出纳人员工作调离，必须办理严格的交接手续。 第五章 银行存款管理 第十三条 帐户管理 1、公司在银行开立基本帐户16、和一般存款帐户。上述帐户只供公司业务经营范围内的资金支付，不准出租、出借或转让给其他单位或个人使用。 2、不得涂改和伪造结算凭证。各种结算凭证必须按要求填写齐全，如实填明来源或用途。 3、帐户上必须留有足够的资金保证支付，不得签发空头支票。第十四条以上规定自发出之日起执行。 第十五条若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。备用金管理办法第一章 总则第一条为维护柯瑞事业机构资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管理，根据机构业务特点，制定本办法。第二条备用金，是指公司借支给公司员工个人的款项，这些款项将用于支付与公司经济业务相关的事项。 第二章 一般规定第三条公司备用金分为个人备用金17、及特支款二类。 个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项（包括现金支票），主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出。 特支款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出的款项。（含现金、转账支票、电汇、银行汇票等付款方式）第四条公司会计核算设置备用金项目管理，备用金计入个人账户 第五条备用金由财务部核算并负责监督；备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门的经理应督促本部门员工按期足额还清备用金。 第三章处理程序第六条公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五；办18、理备用金核销业务的时间同上。 第七条借支人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。 第八条借支人应按以下规定办理借支备用金手续： 一、借支人应如实、规范填写借款申请单。 借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的借款申请单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）、预计还款时间等。特支款必须专款专用，不允许一款多用或多笔交叉使用。 对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改的借款申请单，财务部门应立即扣留并及时向公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。借支款必须写明款项的用途19、，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔借款未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。 二、特支款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。 三、备用金借支审批手续应完备。 由经办人提出后交其本部门负责人审核、总经理、董事长审批。 四、现金或银行出纳应根据手续齐全的备用金申请20、单办理付款。 第九条借支人应按时归还所借备用金。 个人备用金均要春节放假前结清上一年度的备用金，其他借款应在解除之日起一个月内结清，如有特殊情况在规定时间内无法结清的，必须提前到财务结算部说明，并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时，财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额，现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收据，借支人应妥善保存（保存一个财务年度），以备查询。 第十条原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额*（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲21、的，责任由借支人负责。 第十一条公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。 第四章 罚 则第十二条 财务部门应于季度最后一个月检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的工资冲抵个人备用金，当月工资不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到结清备用金全款为止。 第十三条借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报有关领导审批。 第十四条备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由本人承担。 第五章附则第十五条以上规定自发出之日起执行。 第十六条若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。