1、材料设备采购管理流程材料设备采购管理流程 编制编制 日期日期 审核审核 日期日期 批准批准 日期日期 一、一、 流程目的流程目的 规范工程材料设备采购行为，提高采购效率及效益，防范风险。 二、二、 适用范围适用范围 适用于公司进行项目工程材料设备的采购工作。 三、三、 定义定义 3.1 采购采购计划计划：指采购项目实施前制订的各个采购环节的时间安排，根据控制角度及力度的不同 分为：材料设备总体采购计划、年度采购计划、季度采购计划、单项采购计划。 3.2 谈判谈判方案方案：指在商务谈判实施前制定的指导谈判实施的方案，内容通常包括：谈判目标、谈 判内容、谈判程序、谈判策略、各种可能出现的情况分析及2、备选方案等。 四、四、 职责职责 4.14.1 供应部供应部 4.1.1 负责材料设备采购组织工作； 4.1.2 负责材料设备合同的起草、报审、签订，组织合同交底。 4.24.2 核算部核算部 4.2.1 参与商务谈判； 4.2.2 负责价格对比分析。 4.34.3 成本监控中心成本监控中心 4.3.1 参与金额100 万的商务谈判。 4.44.4 工程工程部、部、总工室（总工室（设计设计管理管理部部） 4.4.1 负责各自范围内的技术要求。 4.54.5 法律事务部法律事务部（法务人员）（法务人员） 4.5.1 负责对合同等进行法务审核。 4.64.6 监察中监察中心（组）心（组） 4.6.3、1 根据集团要求对相关采购事项进行独立的监察工作。 4.74.7 申请申请部门部门 4.7.1 指申请招标项目的各地区公司工程部等； 4.7.2 提交采购申请表 ，并提供所需的资料、样板、范围图纸、推荐入围单位等。 五、五、 流程图流程图 材料设备采购管理流程 供应部审核/审批者相关部门核算部工程部 合同签订阶段采购计划阶段采购准备阶段竞争性谈判实施 编制材料设备采 购总体计划 审核/审批 工程进度计划 材料设备进场计划 目标成本 项目总控计划 编制年度/季度采 购计划 审核/审批 编写材料采购预 算总表 审核审核/审批 组织踏勘、答疑 现场接待、解答工 程相关问题 解答经济标相关问 题 收取4、投标保证金/ 保证函 解答设计相关问题 组织谈判、编制合 同条件约谈记录 整理、编制合同文件 审核/审批 组织签订合同文件 合同归档 提交材料采购申 请表 审核 产品标准及选型 定板作业指引 （定板） 供应商入围及评 估管理作业指引 (确定入围单位) 编制谈判方案 （含谈判策略） 接收报价清单 参与商务谈判 接收最后报价 编制采购报价单 （含合同条件约谈 记录、价格对比分 析、技术分析） 审核审核/审批 工程招标管理 流程 竞争性谈判 招标 材料目录 按责权手册 权限 按责权手册 权限 按责权手册 权限 按责权手册 权限 按责权手册 权限 广州供应部材料设备采购流程表（样例） 编制工程进度计划5、工程部 工程部总经理审批 编制材料设备进场计划 编制材料目录 编制目标成本 项目总控计划 编制采购总体计划 年度/季度采购计划 编写材料采购预算表 提交材料采购申请表 产品标准及选型定板作业指 引（定板） 供应商入围及评估管理作业 指引（确定入围单位） 编制招标文件（含清单）、 谈判方案 （含谈判策略） 组织踏勘、答疑 组织谈判、编制合同条件 约谈记录，约定最后报价 整理、编制合同文件，组织 签订合同，合同归档 工程部 工程部总经理审批 核算部 核算部总经理审批 相关部门 相关部门总经理审批 供应部 供应部采购总监审批 工程部 工程部总经理审批 供应部 供应部采购总监审批 工程部 地区公司总经6、理审批 工程部 工程部总经理审批 按公司定板流程 供应部、相关部门 供应部总监审批、相关部门总经理 审批 供应部 供应部采购总监审批 工程部、供应部、核算部、设计管 理部 供应部、相关部门 各部门经办人会签，各部门总经理 会审 供应部 六、六、 关键活动描述关键活动描述 6.16.1 采购采购计划阶段计划阶段 6.1.1 供应部根据项目总控计划 、 工程进度计划 、 材料设备进场计划 、 甲供材目录（施工 图完成 1 周内） 及目标成本等资料，编制项目材料设备总体采购计划，报地区公司总 经理审批。 6.1.2 供应部于每年 12 月编制年度采购计划，年度采购计划根据已审批通过的项目总体采购计划7、 汇总生成。 6.1.3 供应部于每季度最后一个月编制季度采购计划。 6.26.2 采购采购准备阶段准备阶段 6.2.1 材料采购预算总表材料采购预算总表 1) 需求部门提交材料采购预算总表 ，并按责权手册报审。 6.2.2 采购申请单采购申请单 1) 需求部门提交采购申请单 （附经审批的材料采购预算总表） ，内容及要求如下： 申请单须提供所需产品的型号、规格、数量、用途、到货时间和收货人，同时必须 提供图纸或样品等技术资料，不能指定品牌。 各楼盘配送的油烟机、煤气炉、消毒碗柜等物品的用料申请须提供相关部门联合签 发的相应楼盘的装修标准表。 各楼盘售楼部、大堂、样板房内的家私、饰品等物品购置须8、提供经集团领导批准的 预算。 6.2.3 材料物品材料物品的最终选型定板的最终选型定板 1) 供应部接到设计管理部/总工室的材料物品选型定板单 （设计样）后，根据采购情况， 形成材料物品选型定板单 （采购样） ，按责权手册报审，完成最终的材料定板工 作。具体操作要求及程序见产品标准及选型定板作业指引 。 6.2.4 入围单位入围单位 1) 采用竞争性谈判（议标）方式时，参与谈判的入围单位应不少于三家，具体操作要求及 程序见供应商入围及评估管理作业指引 。 6.36.3 采购实施阶段采购实施阶段 6.3.1 如大型材料设备采购（金额10 万） ，应采用招标方式，具体操作要求及程序见工程招标 管理9、流程 。 6.3.2 如采用竞争性谈判方式，供应部在谈判前应确定谈判方案。谈判方案内容应包括但不限于： 谈判目标、谈判内容、谈判程序、谈判策略、各种可能出现的情况分析及备选方案等。 6.3.3 供应部要求供应商编制报价清单。 6.3.4 谈判过程中的踏勘、答疑，具体操作要求及程序参照工程招标管理流程中踏勘、答疑的 相关规定。 6.3.5 供应部应组织谈判小组与供应商充分沟通，使其准确了解公司采购需求、技术要求、质量标 准、验收标准、报价要求等，以保证谈判的成效，并且应在谈判过程中逐步明确对产品/服 务的具体要求、价格构成和评定成交的标准，填写合同条件约谈记录表 。 6.3.6 供应部将最后报价10、时间通知所有参加谈判且符合技术要求的供应商， 要求供应商在规定时间 内进行最后报价。 6.3.7 供应部根据最后报价及谈判结果编制价格对比分析及采购报价单 ，并按责权手册报 审。核算部提供谈判所需标底价，供应部组织谈判工作，通知核算部及相关部门参与谈判， 如不参加，需预先给出合理性建议或意见，以供谈判过程采纳或参考。 6.3.8 商务约谈完成后监察中心 （组） 可对有疑义事项进行再次市场询价并要求相关部门进行解释 或修正。 6.3.9 审批后，供应部将决策结果通知参加谈判的供应商。 6.46.4 合约签订阶段合约签订阶段 6.4.1 供应部组织各职能部门相关人员与中标的单位详细商谈合同内容， 11、最终由供应部形成合同文 本，按责权手册办理审核审批手续。 6.4.2 在发放中标通知书后的三十日内， 合同专员负责完成与中标单位的合同签订、 整理归档工作， 具体操作要求及程序见合同管理作业指引 。 6.4.3 合同外工程，应按设计变更管理作业指引 、 工作指令管理作业指引办理工作指令，如 设计变更估算金额50 万或工作指令5 万（不含设计变更） ，需在完成审批后重新签订合 同，具体审核审批权限见责权手册 。 6.56.5 采购采购内部控制内部控制 6.5.1 监察中心（组）作为集团既定内部控制制度实际执行情况的监控部门，其职能是监督整个采 购过程是否符合规范、是否按程序办事。集团监察中心（组12、）有权全过程参与并监督采购工 作，但不参与决策决议。 6.5.2 监察中心（组）有权随时对各类采购工作的执行情况进行阶段性或全面地工作抽查，包括但 不限于采购手续的齐全、操作流程的准确、采购资料的完整以及整个采购过程的公平、公正 性。 6.5.3 监察中心（组）每年组织不定期的采购专项审计。 七、七、 支持性文件支持性文件 7.17.1 流程及作业指引流程及作业指引 7.1.1 工程招标管理流程 7.1.2 供应商入围及评估管理作业指引 7.1.3 合同管理作业指引 7.1.4 设计变更管理作业指引 7.1.5 工作指令管理作业指引 7.27.2 参考表单及模板参考表单及模板 7.2.1 材料采购预算总表 7.2.2 采购申请单 7.2.3 合同条件约谈记录表 7.2.4 采购报价单