1、直供厂商送货作业规范（不含专柜）直供厂商送货作业规范（不含专柜） 文档编号 库存-收货-2.01 版本 V1 版本日期 2011.5.12 作者 Ada Guo 郭春琼 作者邮箱 1、 概述概述 p3 2、 使用范围使用范围 p3 3、 主要收益主要收益 p4 4、 流程图流程图 p5 5、 门店需要做的门店需要做的 p6-27 6、 需要用到的工具需要用到的工具 p28 7、 主要绩效指标主要绩效指标 p29 8、 什么是好样本？什么是好样本？ p30-32 9、 培训重点考核培训重点考核 p33 10、培训记录、培训记录 p34-35 11、版本记录、版本记录 p36 1、概述、概述 本流2、程描述了从收货准备、验收、收货稽核及如何手持终端机进行收货的全 过程 为使各分店对商品验收有一致之作业程序，特制定本规范 2、使用范围、使用范围 全国 大卖场 门店商管、营业及LPS员工 3、主要收益、主要收益 本SOP遵循总部罗盘五分仪的以下原则： 营运 让我们的工作更简单 营运 知道我们的工作多么重要 财务 管理我们的投资 社区 负责、公平、诚信 4、流程图、流程图 步骤步骤 使用系使用系 统统 使用报表使用报表/表单表单 RACI R A C I 1. 收货设备、工具及表单准备 外勤 商管课长 2. 厂商持订单和送货单至商管投单 窗口投单，并填写厂商投单信 息登记表 厂商投单信息 登记表3、 厂商 内勤 商管课长 客服经理 4. 审核厂商登记信息及订单有效性 内勤 商管课长 客服经理 营业课长 5. 发放送货车辆来访证吊牌 内勤 商管课长 LPS 客服经理 6. 厂商卸货 厂商 外勤 LPS 客服经理 7. 使用手持式终端机（HHT）进行 验收 外勤 商管课长 客服经理 8. 核对系统数据与送货单、订单数 之差异 Storeline 内勤 商管课长 客服经理 营业课长 9. 打印收货明细单并由相关人员签 字 收货明细单 至少保留2年 内勤 商管课长 客服经理 10. 回收送货车辆来访证吊牌 内勤 商管课长 LPS 客服经理 5、门店需要做的、门店需要做的 5.1 收货准备收货准备4、 5.1.1 商管课长应于收货之前做合适之人力调度安排以及收货设备、工具及表单准备 5.1.2 确认手持终端机电源充足 5.1.3 确保送货车辆出入区域无障碍物 5.1.4 商管码头的清洁工作 5.2 厂商投单厂商投单 5.2.1 厂商投单信息登记表厂商投单信息登记表 - 厂商需要自行填写厂商投单信息登记表，并出示驾驶证 - 内勤核实厂商填写信息，尤其是驾驶证件号，以降低退货风险 日期 序号供应商名称车牌号司机姓名司机驾驶证号码司机签名 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 厂商投单信息登记表 归还送货车 辆来访证吊 牌后，厂商 需在此签字 5.2.2 5、检验订单有效性检验订单有效性 内勤收到厂商送货单后，需要检验订单是否符合： - 订单是否在有效期限内。如果内勤在系统内查核不到订单，说明订单无效。而商 管不应武断地拒绝收货，而应及时通知营业，是否需要补单 - 厂商是否持有和订单相匹配的送货单 - 商品厂商送货单上是否有生产日期、生产批号、保质期信息，如果没有需要厂商 当场填写 5.2.3 发放送货车辆来访证吊牌发放送货车辆来访证吊牌 内勤核实上述信息后，发放送货车辆来访证，无此吊牌者厂商不可进入卸货区 5.2.4 其它注意事项其它注意事项 - 如果营业有退货需求，请提前告知商管 - 车辆秩序维护人员需穿着荧光服 送货车辆来访证 5.2.4 其6、它注意事项其它注意事项 (续前） - 厂商是否有退货商品要办理，并及时通知营业将退货拉到码头 - 车辆秩序维护人员需穿着荧光服 5.3 厂商卸货厂商卸货 - 厂商必须按照商管人员的安排之指定区域交货，卸货时，厂商须将商品整齐置于 垫仓板上，集中待点 - 商管人员不可协助厂商之卸货工作 - 厂商卸货时，内闸门关闭，外闸门开启；卸货完成后，外闸门关闭，开启内闸门 进行商品清点 5.4 商品检核商品检核 5.4.1 温度检核温度检核 - 所有冷冻冷藏的食品需要对产品和运送 车辆车厢内部进行温度检查，冷藏食品 高于8拒收，冷冻食品高于-10拒 收； - 冷冻、冷藏食品优先收货，冷冻冷藏散 装食品从卸下7、冷藏车开始20分钟内收 入冷库，冷冻冷藏预包装食品30分钟 内收入冷库 5.4.2 允收期检核允收期检核 - 允收期是商品允许收货的期限，即商品 自生产制造日起至收货日的时间，未超 过此允收期限的，方可收货，否则拒 收。具体如右侧： 国产商品 进口商品 保质期 允收期（距生 产日） 保质期 允收期（距生 产日） 10天以 下 2天（含）以 内 3个月 1个半月（含） 以内 15天 3天（含）以 内 6个月 3个月（含）以 内 1个月 7天（含）以 内 8个月 4个月（含）以 内 3个月 20天（含）以 内 1年 6个月（含）以 内 6个月 40天（含）以 内 1年半以 上 9个月（含）以 内 8、8个月 2个月（含） 以内 1年 3个月（含） 以内 1年半以 上 4个月（含） 以内 5.4.3 标识检核标识检核 商品上未有中文说明、成分说明、厂商名称、地址、电话、许可证号、生产日期、 保质期、进口商品的产地等标示者，不得收货 5.4.4 条码检核条码检核 除散装商品及生鲜秤重商品外，商品皆有国际原印条码，或粘贴本公司之店内条形 码，两者皆无者视为不良品，不可收货并通知营业协助处理供应商可以在商管付费 申请条码，在商品上妥善粘贴后再行收货程序 5.4.5 质量检核质量检核 - 商品为伪劣假冒者，拒收 - 商品外观有破损、破包、凹凸罐、变形、油渍、生 锈、瑕疵等，视为不良商 品，可拒收 -9、 商品内容物有异味、结块、杂质、渗漏、发霉、鲜度不佳、容量不足等，视为不 良品，可拒收 - 生鲜商品须与营业部门人员依据相关收货标准会一同查验商品质量： 5.4.6 保修卡和家电保修卡和家电3C认证检核认证检核 - 有保修、保证期之商品，无论国产或进口，商品内均应有效之保修卡否则 视为不 良品 - 家电3C认证要求：无论国产或进口商品，无此认证商品不得收货 5.4.7 证件检核证件检核 - 食品商品（杂货/生鲜）上应有国家规定之准入标记，如QS标识 - 肉品中的生猪、 羊或牛肉应对检疫标记检疫标记 -动物及动物产品运载工具消毒证明 -出县境动物产品检疫合格证明 - 口岸进口食品卫生监督机构出具10、的检验合格证书 以上为全国标准，如地方政府有其它证件要求，收货时也同样需要索取并检验 5.4.7 证件检核证件检核 (续前） 出县境动物产品检疫合格证明 出入境检验检疫卫生证书 5.4.7 证件检核证件检核 (续前） 动物 及动物产品运载工具消毒证明 食品QS标识 检疫章检疫章 肉类检疫章的识别介绍如下： 兽医验讫章： 经检疫合格，认 为品质良好，适于食用的生猪牛 羊肉，盖以圆形、正中横排“兽 医验证”四字，并标有年、月、 日和畜别的印章。 5.4.7 证件检核证件检核 (续前) 5.5 收货收货 5.5.1 商品清点商品清点 除非对个别厂商有特别规定，原则上验货时对商品之抽查比例为10% -11、 黑名单厂商及高单价商品100% 抽检 黑名单厂商即指在交货时故意短交或在包装内箱里放入填充物进行诈底的非诚 信之送货厂商 - 一般商品的抽检原则为交货量之10% 5.5.2 箱收货箱收货 订货单位为箱的商品，使用HHT验收时必须扫外箱条码，绝不可扫单瓶条码。同 时，检查其外箱是否完整，无破损。在拆开运输外箱、检验后，需以乐购专用封箱 胶带完整封箱 (部分商品如家电商品，贩售时须装箱交给顾客，尤须保持外箱完整) 5.5.3 组合组合/搭赠商品收货搭赠商品收货 - 若商品是组合式包装规格的，如四罐一组，则交货商品之包装数量规格应与订单 上之交货商品规格单位相同，并以收缩膜包装材料组装完整，否则视12、为不良商品 可拒收； - 若商品是搭配赠品方式贩售者，如买大送小或买A送B，则交货时，应检查商品的 正品和给顾客的赠品数量应该吻合，否则可视作质量缺损，可拒收。 5.5.4 称重商品收货称重商品收货 -净重 首先，以过磅方式查验并将垫仓板、篮子、纸箱等包装及含大量冰、水份及其他非 商品之重量扣除 -扣重 其次，依照总部商品与厂商达成扣重协议进行扣重后的重量为最终Key-in数量 即：系统Key-in数量=商品净重-扣重 5.5.6 高损商品收货高损商品收货 - 内勤在收货单上盖“高损商品”章，以告知外勤此商品需要100%清点 - 高损商品应与营业指定员工、LPS100%清点 - 高损商品清点后13、在收货明细单盖“100%验收”章 具体可以参照LPS高损商品收货作业规范 5.5.7 散装商品收货散装商品收货 需使用塑料仓板，避免木屑进入食品或木头上生物污染食品 5.5.8 烟草公司烟草制品的收货烟草公司烟草制品的收货 上海及江浙由于均需要事先通过Internet网络或电话联络厂商告知需要的商品，在厂商 实际到货后，营业再依据实际到货量告知行政部补单。只有商管课在Storeline系统查 到该订单后，厂商才可以进行投单。厂商若配合的，可以于次日或事后将收货明细表 递交厂商 5.5.9 其它其它 在验收过程中，发现厂商送货单与实际送货数有出入的，必须在送货单上更改数 目同时须由厂商在更改处签14、字确认 5.6 外勤手持终端机（外勤手持终端机（HHT）验收）验收 商管外勤验货清点结束后，使用HHT进行收货确认，具体如下： 5.6.1 进入HHT收货界面 5.6.2 按实际收到数量确认收货 5.7 收货抽检收货抽检/复检复检 - 外勤HHT确认收货后，防损员工有权进行抽检。决定抽检前，防损须提前通内勤 停打印该批次的验单，直至抽检复验结束后才可打印 - 商管课长也有抽检复验的权限，并可在防损抽检后要求再行复检 - 抽检动作要在码头后场监控探头下进行 5.8 内勤系统核单内勤系统核单 外勤在手持式终端机上确认后，收货信息将会无线传送至Storeline系统，内勤则需 核对系统上的数据和送货15、单、订单数是否有差异： - 如果没有差异，内勤打印收货明细单，并交给外勤。外勤将收货明细单交付厂商 现场管防损及营业签署（注：如果有营业单位有会点，营业需要签字；如无会点 则营业无需签字），相关人签字后的收货明细单与厂商送货单一起装订并由内勤 至少保存2年。内勤收回厂商送货车辆来访证吊牌，并让厂商在厂商投单信息登 记表签字 - 如果内勤发现系统数据与订单有差异或任何异常，必须第一时间通知商管课长 （或其代理人）。课长在接到此类报告时，应亲自与防损员工到现场复检，并按最 终复检结果更改系统收货数据，随后要并在收货后发现差异明细表记录 5.9 收货后差异处理收货后差异处理 收货后差异处理：收货后差16、异处理：是指内勤已完成打印收货明细单后发现的收货差异。商管须立 即将差异记录在收货后发现差异明细表并讲初步了解导致差异的具体原因向店 长报备。商管自接收到收货异常的信息后必须在3个作日内完成查验 5.9.1少录入：实际收货数量与厂商实际送货数量一致，但系统录入数量小于实际送 货数量，即：导致供应商损失。处理方式： - 自查是否是店内人员原因，如系内部原因导致，相关责任人的责任追究按照员工 手册究办 - 补空单（空进） 此种特殊补单形式需要经过店总及营运长审批后方可操作，并将相应审批邮件 或文件与收货明细单装订在一起存档 - 实物返还厂商 商管可先与营业协商多收数量是否需要，如果营业暂不需要，可17、直接将多收的 数量退还给厂商 5.9.2 多录入：实际收货数量与厂商实际送货数量一致，但系统录入数量大于实际送 货数量，即：导致门店损失。处理方式： - 自查是否是店内人员原因，如系内部原因导致，相关责任人的责任追究按照员工 手册究办 - 特殊退货（空退） 此种特殊退货形式需要经过店总及营运长审批后方可操作，并将相应审批邮件 或文件与退货明细单装订在一起存档 - 厂商补送 5.9.3 厂商诈底:厂商送货时，蓄意将箱内商品取出放入其它填充物的行为 - 将此厂商加入黑名单厂商，对每批送货都100%清点 - 特殊退货（空退） 此种特殊退货形式需要经过店总及营运长审批后方可操作，并将相应审批邮件 或文18、件与退货明细单装订在一起存档 发生差异后，门店都需将处理方式登记在收货后发现差异明细表之上，以随 时跟进处理情况，减少公司损失 收货明细表 序号 差异发现日订单号收货明细表单号到货日期差异原因与厂商协调结果备注 差异原因：1.供应商送货数量差异 2.供应商送货品项差异 3.KEY-IN错误 制表人： 商管课长： 营业经副理： 收货后发现差异明细表收货后发现差异明细表 收货后发现差异明细表 5.10 表单归档表单归档 - 收货明细表按照单号从小到大的顺序存放，至少保留2年 - 当天未能解决的问题（如订单无法录入系统等），要在收货明细表上注明 “继续追踪” ，并将该文件留下待查 5.11 注意事项19、注意事项 - 每日收货结束后，内勤人员须查询是否已收回所有待验吊牌，若无说明尚有待验 但未完成验收，应立即查明状况。除特殊情况外，当日送交商品应于当日内验收 完毕 - 每日收货结束后，商管码头需要净空，并做清洁工作 6、需要用到的工具、需要用到的工具 HHT Storeline 高损商品收货作业规范 收货明细单 送货车辆来访证 订单变化报表-此报表在SL内，可以帮助商管了解订货与实际收货差异， 便于及 时跟踪并解决差异的产生 7、主要绩效指标、主要绩效指标 本SOP遵循门店罗盘五分仪的以下原则： 顾客 空缺 财务 门店费用 营运 门店营运标准 8、什么是好样本？、什么是好样本？ 在商管员工维护20、下，厂商车辆有序排队等候收货 厂商投单后，内勤仔细核实订单有效性并做好吊牌发放及回收工作 冷冻冷藏的食品需要对产品和运送车辆车厢内部进行温度检查 厂商卸货时，内闸门关闭，外闸门开启；卸货完成后，外闸门关闭，开启内闸门 进行商品清点 高损耗商品要与营业、防损员工100%进行清点 内勤或稽核组发现收货有差异时，商管课长及LPS需要共同进行复核 收货数量与厂商交货数量有差异时，厂商需要在送货单/收货明细单上签字确认 当日收到的商品当日完成系统收货工作 收货结束后，码头已无商品且干净、整齐 8.1 什么是好样本？什么是好样本？- 好样本的照片好样本的照片 厂商卸货时，内闸门关闭厂商卸货时，内闸门关闭 21、码头整齐无杂物码头整齐无杂物 冷藏车测温冷藏车测温 外勤身着荧光服维护秩序外勤身着荧光服维护秩序 收货后设备整齐堆叠收货后设备整齐堆叠 冷藏商品测温冷藏商品测温 8.2 清洁标准清洁标准: 码头Cleaning Standards: Goods Receiving Bay 随手清洁随手清洁 收货笼 商品暂存区无杂物 捡掉大货梯内垃圾 通道无杂物 木栈板整齐堆放 持 续 持 续 清洁排列整齐设备（栈板、周转筐） 清洁平台 每 周 每 周 定期清洁定期清洁 设备清单设备清单 扫把，尘推 地擦机 F5 吸水机 V14 其他清洁其他清洁 承包商清洁规范承包商清洁规范 收货笼无收货时清洁 大货梯清洁地面22、及梯门 收货区进出口车道清扫 木栈板上杂物清理 每 天 每 天 收货区码头地面清洗 内勤办公室地面清洗 电子称 温度计擦拭 收货区铁链门擦洗 收货码头下水道、排水沟清洗 收货码头墙角蜘蛛网清除 每 周 每 周 收货码头高空清洁 每 月 每 月 提醒提醒 所有员工都经过健康与安全培训。 每日收货设备清洁。 签署确认签署确认 须在确认时要做的事情 谁谁 商管当班 确认确认 时间时间 每天早上 7：00 做什么做什么 巡视所有当天需被清洁的区域 确保完成当天需完成的工作并 达到标准 如果有下一步，确保所有相关 人员都非常清楚要做什么，何 时完成。 标准标准 绿灯 下一步 - - 符合TLT标准 无需23、下步或仅需要小 调整 红灯 下一步 - - 一个或者多个区域明 显低于标准需进一步 整改来改善 比较大的或者需要持 续的改善 9、培训重点考核、培训重点考核 厂商投单时，内勤需要检核哪些信息？ 肉品收货时，需要厂商提供那些证件？ 厂商卸货时，闸门应该如何操作？ 冷冻冷藏商品车厢温度必须控制在多少度以内？ 在内勤打印收货明细表之前发生的差异，如何处理？ 系统内哪份报表可以了解订货与收货差异？ 整箱商品收货时应该注意什么？ 谁有权利进行收货稽核？ 10、培训记录、培训记录 本人在此确认已全面了解并掌握了此SOP的相关内容： 姓名姓名 职位职位 部门部门 日期日期 签名签名 讲师姓名讲师姓名 讲师签名讲师签名 10 、培训记录（续前）、培训记录（续前） 姓名姓名 职位职位 部门部门 日期日期 签名签名 讲师姓名讲师姓名 讲师签名讲师签名 11、版本记录、版本记录 版本版本 日期日期 作者作者 变更变更 批准人批准人