1、供应商退货作业供应商退货作业 （2006 年修订版）年修订版） 1.1.目的与适用范围：目的与适用范围： 明确规范门店供应商退货作业，保证退货及时准确。 本作业流程适用于北京华联综合超市股份有限公司下属各地区公司、各门店。 2.2.职责职责： 2.1 生鲜、食品、百货部： 2.1.1 每周一打印状态“5”商品明细报表。 2.1.2 依据状态“5”商品明细和采购通知，对可退商品进行下架、清点，对帐实 不符部分进行更正。 2.1.3 楼面主管进行退货单据填写，并报部门经理审批和采购进行进价确认填写 及财务审批，送交收货部签收。 2.1.5 将审批完毕的单据连同退货商品移交收货部。 2.2 收货部：2、 2.2.1 受理、审核楼面移交的退货单、物。 2.2.2 进行退货单据的录入和生效，并于当日采用挂号信和 EMS 快递通知供应商。 2.2.3 负责在退单录入的次日将通知供应商寄件附件凭证送达财务部。 2.2.4 负责退货商品在供应商未领前的入库保管。 2.2.5 在收货时，严格按先退后收，及时退货。 2.2.6 负责已交付的退货单据次日传财务存档。 2.2.7 十五日十五日未交付的退货商品上报店长和采购部。 2.2.8 按采购部处理意见处理未领退货商品，并将处理单据传财务留存。 2.3 财务： 2.3.1 每周四负责审批退货单据金额，保证每笔退货商品均有帐款可扣。 2.3.2 保证门店周四3、送达的退货单当天审批完毕。 2.4 采购部： 2.4.1 每月 5 日前及时将上月滞销品转状态“5”并将不可退部分通知门店，同时 附不可退处理意见。 2.4.2 每周四负责门店送达的退货单的进价确认、填写和金额总计，并保证当天完 成。 2.5 保卫部： 监督退货现场的退货工作，确保退货商品与单据一致，稽核放行。 3.3.基本要求：基本要求： 3.1 保证退货货号、商品描述、规格、数量或重量与商品退货单一致。 3.2 保证退货录入及时。 3.3 保证退货通知的寄件凭证的存档。 3.4 保证退货单据正确归档。 3.5 保证退货商品有帐款可扣抵。 3.6 保证各环节有交接记录、责任人和确认日期。 44、.4.商品退货作业流程：商品退货作业流程： 序号活动 责任部门 / 人员 执行部门 / 人员 依据 文件 形成 文件 相关 部门 说明 4.1 4.2 4.3 4.4 采购部 楼面 楼面 楼面 采购 财务部 收货部 采购 主管 楼面 主管 楼面 主管 相关楼面 经理 采购部指 定人员 财务部 指定人员 退货员 状态 “5”商 品明细 报表 供应商 资料 电脑库 存数据 实际退 货数据 商品退 货单 商品退 货单 商品退 货单据 供应商 应付帐款 商品退 货单 采购 通知 商品退货 单 库存更正 单 商品退货单 商品退货单 商品退货单 商品退货单 楼面 ALC 门店 门店 楼面 依供应 商交易 5、合同 依同一 供应商 整理 保证退 货前电 脑库存 等于退 货库存 数量 财务确 认是否 有帐款 可扣抵 确认单 据填写 规范， 单、物 采购通知门店 同日财务部专 职人员审批 是 部门经理 审批 是 可退货商品清点、下架 状态“5”不可 退货商品明细 处理（出清或 原价销售）通 知 状态“5” 商品可退 明细 商品库存更正 填写退货申请单 每周四送采购专职人员 进行退单进价填写 否 否 NO 实物库存与 电脑一致 否 是 当日返给店面、同时退 货商品转入收货部 正确一 致。 序号活动 责任部门 /人员 执行部门 /人员 依据 文件 形成 文件 相关 部门 说明 4.5 4.6 4.7 4.86、 收货部 收货部 收货部 收货部 收货部 退货员 录入员 退货员 退货员 录入员 商品退 货单 商品退 货单 商品退 货单 供应商 退货标准 供应商 签收退 货单 财务经 理审批 的退货 单 带有记 录录入 退货定 单号的 挂号信 或 EMS 凭证 供应商 签收退 货单 采购经 理/总监 签署意 见的退 货单 地区总 经理核 准审批 的退货 单 楼面 收货部 保卫部 供应商 采购部 财务部 退货确 认录入 电脑 审核单物 是 NO 以挂号信或 EMS 的形式通知 供应商退货并存档通知凭证 采购经理/总 监二日内给出 处理意见（转 客服赠品/转 门店用清仓货 号清货） 与供应商办 理退货签字 确7、认 领取 否 NO 周一传财务 分单/门店、财务退 货凭证归档 结束 1 15 5日内领取 未领 地区总经理 核准，送一 联财务留存 门店执行 进行退货录入生效 5.5.商品退货作业流程描述：商品退货作业流程描述： 5.1 采购通知门店： 5.1.1 采购于每月 5 日前及时将上月滞销品转状态“5”并将不可退商品明细通知 门店，同时附不可退处理意见。 5.2 楼面退货办理: 5.2.1 楼面于每周一列印状态“5”商品明细，进行退货商品确认。 5.2.2 门店接采购通知后及时将状态“5”可退部分商品下架，并按供应商整理、 清点实际库存。 5.2.3 检查清点实际库存数量与电脑库存数量是否有差异，8、若清点实际库存数量不 等于电脑库存数量，则需依据清点实物数量进行库存更正。 5.2.4 当清点实际库存数量与电脑库存数量一致后，依据供应商基本资料填写“商 品退货单” ，同时保证填写的退货货号、商品描述、规格、数量或重量与实 物一致。 5.3 退货报批： 5.3.1 退货相关部门将填写的“商品退货单”送部门经（副）理审核。 5.3.2 部门经理审核完后，于每周四由门店店办专人送地区公司采购部专职人员进 行退货单商品的进价确认、填写和退单金额总计工作，采购部专职人员必 须保证当日处理完毕。 5.3.3 依审核顺序门店办理退货的专人于当日将采购确认完毕的“商品退货单”送 地区财务部专职人员进行供应9、商是否有足够货款可扣抵帐款的确认工作， 并签名确认，同时保证退货财务审批当日处理完毕。 5.3.4 门店负责办理退货的专人将财务最后审批完毕的“商品退货单”当日带回送 达门店的相关部门。 5.4 退货商品转入收货部： 5.4.1 退货相关部门将审批完毕的“商品退货单”于财务审批当日或次日前连同退 货商品送至收货部退货区复核，收货部确认单据有财务人员签名审批且商 品退货单与实际商品品名、描述、数量一致后才放行入库，退货人员及主 管在退货单“经办人”栏位签名确认，并于退货单上粘贴收货号码。 （生鲜 特殊商品待供应商领取时，通知相关部门主管提交办理） 。 5.5 退货录入生效和退货通知: 5.5.110、 收货部录入员在审核通过、接受门店退货后，根据商品退货单，按退货收货 号码、供应商编号进行退货录入。 5.5.2 在退货录入的同时进行退货录入生效动作，及时通过系统将财务退货帐款进 行扣除（见附件 4）并在退货单财务联、供应商联上加盖退货确认印。 5.5.3 退货生效当天必须以挂号信和 EMS 快递形式并在信函签印封面上注明退货订 单号通知供应商。供应商在供应商在 3 3 天内书面确认；无正当理由拒不确认退货单的，天内书面确认；无正当理由拒不确认退货单的， 门店以邮寄送达的邮戳发出日期，经过门店以邮寄送达的邮戳发出日期，经过 7 7 日后视为供应商收到，供应商日后视为供应商收到，供应商在接 到11、通知单十五天十五天内取回退货商品。通知包括：“商品退货单”供应商联和 “十五十五日内限领通知” ，并登记在商品退货通知统计表。 5.5.4 退货录入、生效、通知完毕后将通知供应商邮寄留底凭证（邮件寄送前，填 写凭证时须注明“供应商名称” 、 “退货通知内容” 、 “接通知后退货十五十五日领 取，否则视同默认此笔商品归华联所有” 、 “退货订单号”等字样） （见附件 一）次周周一前送达地区财务部，并作好签收登记。 5.5.5 收货部录入员将商品退货单放于“1515 日日待领文件夹” ，每日收货审单时，检 查供应商是否有退货商品，必须坚持先办理退货后办理收货的收货审单原 则；收货部退货员将退货商品12、存入收货部退货仓库，并负责未领取商品的 保管。 5.6 退货商品领取及处理： 5.6.1 供应商在十五十五日内领取退货商品，由收货部凭商品退货单与供应商做退货 商品交验，收货部在办理退货交付时必须有供应商签收，若是收货和退货 同时，应严格执行先退货后收货流程，并仔细检查供应商退货签收和进货 签名是同一签名（包括：姓名、字迹） ；若是单纯办理退货时，供应商承办 人必须出示盖有该供应商公司公章的委托书或供应商承办人已有历史的无 变更的有效委托书存档件证明或携带公章办理，双方签字确认后，并在退 货单上加盖“货已领取”印章，供应商取走退货商品，收货部退货员将委 托书与退货单或直接存档盖有供应商公章并签13、收的退货单一并存档。 5.6.2 供应商接通知十五十五日后未领取退货商品，收货部及时将未退商品的退货单 传给采购部，采购部采购经理/总监二日内在原退单上给出处理意见：一是 转客服做赠品处理；二是转入门店用清仓货号清货销售处理，同时当日将 回馈的商品退货单交地区总经理审批，同时将审批通过后的退货单财务联 送财务留存，最后将审批完的退货单交门店执行处理。 5.7 分单/存档： 5.7.1 供应商按规定时间办理退货的：收货部退货员将处理完毕的退货单据在处理 时二日内进行分单给相应部门留存（财务联、部门联、收货部联） 。 5.7.2 供应商未按规定时间办理退货的：收货部退货员将报采购、财务确认审批的 14、退货单据在处理后二日内进行分单给相应部门留存（财务联、部门联、收货 部联） 。 5.8 退货结束： 6 6、退货管理职责和责任追究：退货管理职责和责任追究： 责任部门责任人职责责任处罚 楼面员工/主管 /经理 1、 及时下架，准确清点，正确填 单，规范办理。 2、 及时办理审批。 单、物清点混乱，填单不规 范，办理不及时者处理当事 人每单十元，责任管理人五 元 门店 收货部员工/主 管/经理 1、 及时受理退货、认真核实、规 范办理。 2、 单据处理存档规范。 受理不及时，核对错误，录 入通知不及时，单据存档、 传递不完善者处理当事人每 单十元，责任管理人五元 采购采购录入员/主 管/经理 115、及时通知。 2、每周四确保所有报批退单的进 价填写和金额汇总完毕。 通知不及时，审批填写失误， 压、拖单者处理当事人每单 十元，责任管理人五元 财务财务经理1、每周四确保所有报批退单的财 务审批完毕。 审批不认真、不及时，压、 拖单者处理当事人每单十元， 责任管理人五元 以上违归严重者予以辞退、开除处罚 7.7.相关记录：相关记录： 7.1 寄件凭证填写样表； 7.2 商品退货单 7.3 商品退货通知统计表 7.4 商品退货录入、生效管理规定 附件一附件一 寄件凭证填写样表寄件凭证填写样表 寄达方地址寄达方名称寄件内容寄件编号寄件备注 供应商合同 地址 供应商合同 名称 商品 退货 单 商品16、退货单 录入后生成 的退货单订 单号 请于接通知后十五十五日内 到指定门店领取，否则 视同默认此笔商品归华 联所有 附件二附件二 北京北京华联综华联综合超市有限公司合超市有限公司 商品退商品退货单货单（收（收货货差异通知差异通知单单） ） 开单单位： 分店名称： 地址： 电话： 传真： 退货通知： 下列商品经查验因有瑕疵或规格不符等，请 公司速派人员领取。 差异通知 贵公司送交商品经本公司验收后，差异如下： 货号商品描述单位进价数量金额原因 合合计计金金额额： ：元元 备注：如为退货商品，请于接通知后十日内至上列分店之收货部领回。超过十日本 公司有权代为处理，因此产生之相关成本由贵公司负担。 17、经办人签字日期经办人签字日期 填表人 华联验收 号码： 收货主管 部门经理 防损部 采采购购(确确认认) 财务(审核) 退货员： 退货员(收货) 电脑输入员 订单号： 货运公司 或供应商 证件号码： （或车牌号）： 供应商名称： 供应商编号： 退货地址： 电话： 传真： 1、供应商送货单编号： 2、本公司验收编号： 第 一 联 收 货 部 第 二 联 供 应 商 第 三 联 财 务 第 四 联 部 门 附件三附件三 北京北京华联综华联综合超市有限公司合超市有限公司 商品退商品退货货通知通知统计统计表表 日期： 年 月 日 通知形式 采购 组别 供应商 编号 退货单 编号 退货号 商品存 放编号18、 通知 日期 通知 人 挂 号 EMS 领货 日期 经办 人 备注：文件复查员凭此表对退货商品进行追踪，对逾期未办的供应商上报部门经理， 按公司规定对其退货商品进行处理。 附件四附件四 商品退货录入、生效管理规定商品退货录入、生效管理规定 为保证财务在进行退货审批的时效性，便于财务及时扣除退货款项，杜绝门店在 退货过程中产生出“红”字现象，特将系统内设置的退货录入和退货确认生效二个界 面操作，强制规定同时进行。退货电脑界面操作如下： 1、退货录入退货录入：在退货商品库存转入收货退货库后按商品退货单进行此操作。 在收货流程菜单目录下，用光标选定 4.4.退货执行程序退货执行程序或在 enterenter youryour choicechoice ： 键入 4 进入如下界面进行退货执行录入 2、退货确认生效退货确认生效：在商品退货录入后紧接着进行退货确认生效操作。 在收货流程菜单目录下，用光标选定 5.5.确认退货订单正式生效确认退货订单正式生效或在 enterenter youryour choicechoice ：键入 5 5 进入如下界面进行退货确认录入