1、管 广东xx食品贸易有限公司章程 目录 第一章总则 第二章员工的权利与义务 第三章办公室管理制度 第四章仓库管理制度 第五章财务管理制度 第六章人事管理及奖惩制度 第七章例会制度 第一章总则 广东xx食品贸易有限公司成立于2017年6月21日,是一家从事经营预包装食品批发,日用百货销售的有限责任公司。公司实行股东大会制,以公司利益为基本准则、以诚信为先导、以先进管理为依托、以客户满意为宗旨、以网络建设为中心、以强力销售为目标,全力打造一个创新化、网络化的公司。为了完善公司的行政管理机制,提高行政管理水平和工作效率,促使公司的发展壮大,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。本制度的2、检查、监督部门为公司股东大会执行,违反本公司相应规章制度的人员,将会给予一定批评和处理。 第二章员工的权利与义务 第一条员工享有以下权利: (1)根据本公司工资、福利制度领取薪酬享受有关福利待遇的权利; (2)根据国家规定和公司考勤享受节假日的权利; (3)自由支配业余时间的权利; (4)向公司管理人员提出对公司某方面工作的或某个人的意见和看法的权利; (5)有接受培训的权利。 第二条员工必须履行下列义务: (1)遵守国家法令及公司管理条例; (2)服从合理合法的工作安排,努力做好工作; (3)协助他人工作,改进服务质量,提高工作效率。 第三章办公室管理制度 第三条为加强公司管理,维护公司良好3、形象,特制定本制度,明确要求,规范行为,创造良好的公司文化氛围。 第四条服务规范: (1)办公室工作人员应仪表整洁、大方; (2)在接待客户的询问、要求等任何场合,应保持微笑应答,耐心解释; (3)在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗。第五条办公秩序: (1)员工上班要自觉树立公司形象, 时常保持办公环境整洁, 办公台面文件摆放整齐。不准躺或坐在办公台上; (2)上班前、下班后主动打扫办公区域内卫生,保持办公场所整洁、干净的工作环境; (3)有来访电话时必须做好记录,包括:来电单位、内容摘要、来电时间、纪录人等重要信息; (4)不准使用公司办公电话打私人电话,也不可以用自己的4、电话与 亲友长时间电话聊天; (5)工作期间内不得窜岗、闲聊、不得利用电脑上网玩游戏、看电影、吃食物、听音乐等与工作无关的事情; (6)不得利用网络做自己个人的其它生意(如网店、网购等);不得向朋友透露公司商业机密。 第六条最后一名办公人员离开办公室时必须关好门窗及设备电源,防止安全事故发生;各办公室、会议室没有人工作时,应自觉做到人离熄灯,并关上空调(或风扇)等电源开关。 第四章仓库管理制度 第七条货物管理: (1)将仓库分为3区:待销售区、退货区、破损区,并将所有商品仔细分类; (2)商品货物要摆放整齐,保持库房干净整洁。要避免乱堆、乱放、乱压; (3)发货要坚持先进先出原则,看清发货单上5、的产品名称、数量、规格,并做好记录; (4)发货时仓管人员以及送货人员要当面点清数字并签字确认,签字确认后出现问题,由送货人员负责,特殊情况除外; (5)每月14号、30号盘查仓库库存,每周周六盘查车辆库存并不定时抽查,核对是否有误差; (6)库存商品不足及库存积压商品应及时上报公司领导,避免缺货或积压,给公司带来的损失,保持良好的正常库存。 第八条车辆管理: (1)公司车辆由办公室与营业部调度管理,车钥匙上班时统一发放,下班时统一收回,交至办公室存放; (2)未经许可时,驾驶员不得私自开车外出(公司车辆)或将车(公司车辆)交给他人驾驶; (3)公司车辆一律停放在指定的地点,并采取相应的防盗措6、施; (4)驾驶员应认真、自觉地做好车辆的维修保养。及时检查车况,确保行车任务的安全完成; (5)驾驶员要爱护车辆,保持车子干净、无损,严格控制油料消耗,做到节约用油各部门和个人应该本着节约的原则,尽量减少用车次数并缩短用车时间。 第五章财务管理制度 第九条为规范公司日常财务行为,发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用,便于公司各部门及员工对公司财务工作进行有效的监督,同时进一步完善公司的财务管理制度,维护公司及员工相关的合法权益,制定本制度。 第十条现金管理: (1)所有现金收支由公司出纳负责; (2)出纳根据审批无误的收支凭单、现金日记帐目,每天结出余额并核对,做到日清月结,账实相符7、; (3)预支现金时必须填写借款单,经总经理签字批准,方可支出现金。 第十一条账目管理: (1)各种账目记录由公司会计负责; (2)会计每天应根据公司实际各种收支做好统计,并与公司出纳进行核对,做到日清月结,账实相符; (3)客户未结款账单由公司出纳保管,未结款收取由会计负责,领取时做好详细记录,并及时上报收回款项。 第十二条公章的保管: (1)公章专人管理; (2)公司公章由总经理负责保管,财务公章由公司出纳负责保管。第十三条支出审批: (1)购买日常办公用品、计算机的外设配件和耗材支出计划,由办公室负责人收齐汇总,报公司总经理审批。原则上由办公室负责人统一购买并库存,各部门登记领用。每月底8、由办公室负责人向财务提供有关方面的明细表(经各部门签字确认); (2)固定资产与办公家具:其购买由各部门报申请计划,经部门负责人签字,公司总经理批准; (3)差旅费:各部门根据工作需要,制定出差计划,应注明出差地点、事由、时间、人数、由部门经理审核出差的必要性和借款的合理 性、经理签字后交财务付款。各部门经理凭出差报告先由公司总经理审批后方可借款; (4)工资、奖金的支出:由公司人事部核准每月考勤,财务部编制发放表,经理签字确认,并报公司总经理批准后财务发放; (5)业务费用:业务费用包括业务交通费、快递费、礼品费及业务招待费。经总经理批准的计划内业务费用由部门经理审批。 第十四条报销手续: 9、(1)报销必须提供的原始凭证,所有票据须开明细发票,经手人须在票据背面签字; (2)办公用品、易耗品:由办公室统一购买的,办公室保管人员根据发票同实物核对无误后,凭发票填写费用报销单,经部门领导审批后报销; (3)差旅费:于返回3天内必须报销,由部门经理审核票据的合理性并在报销单上随同差旅者签字认证,后至财务核销借款。各部门经理报差旅费凭报销单经总经理审批后到财务核销借款。对3天内无故不及时报销的,财务部应催办一次,仍不办理者,财务部有责任从其当月工资和奖金中扣除。试用人员出差借款须由经理担保,视同经理借款; (4)业务费用:所有业务费用票据须开明细发票,经手人须在票据背面签字。各部门应本着勤10、俭节约的原则使用业务费用,任何人不得用于除业务需要以外的个人消费。业务招待费须有两人以上签字并注明时间及招待客户名称;交通费须注明起始、地点及原因;礼品费须 注明所送人名及礼品名称、数量;快递费单据上请注明客户名称。未按规定填写说明或签字的,财务人员应将报销凭证退回并说明原因。 第六章人事管理及奖惩制度 第十五条业务员职责: (1)熟悉公司产品(品名、规格、单价等),合理安排客户对公司产品的需求量,了解产品日期及陈列情况,及时处理销售过程中存在的问题; (2)根据公司的销售目标和实际需要,调研市场情况,汇总分析调研结果,为公司提供建议; (3)组织应收款的核算、催收工作,并及时报账; (4)及11、时完善客户信息,维护与客户的合作关系,不得与客户发生争执; (5)拓展公司的新客户。 第十六条仓管人员职责: (1)保管好公司仓库钥匙,避免货物丢失; (2)整理仓库货物,保持库房清洁; (3)熟知库存单品的摆放位置、数量、日期等情况,发货时做到先进先出; (4)及时盘查商品库存,汇报库存商品情况。 第十七条会记职责: (1)按照标准规定记账、报账,做到手续齐备、数字准确、账目清楚、处理及时; (2)监督各项业务款的产生,并及时收取各项未结款,领取未结款账单时,要详细准确的记录账单日期单号与总金额,并签字; (3)业务的核算,财务的监督,档案的保存和管理工作。 第十八条出纳职责: (1)建立健12、全现金出纳各种账册,严格审核现金收付凭证; (2)严格执行现金管理制度,不得坐支现金,不得白条抵库; (3)监督各项未结款的产生、收取,保管好未结款账单; (4)对每天发生的银行和现金业务做到日清月结,及时核对,保证账实相符。 第十九条驾驶员职责: (1)合理安排车辆的配送路线,严格控制油料消耗,做到节约用油; (2)应认真、自觉的做好车辆的维修保养,及时检查车况,确保行车安全,爱护车辆,保持车辆干净; (3)协助业务员工作。 第二十条薪酬管理: (1)员工工资以工资条的形式签字确认; (2)员工工资实行月薪制,每月30日支付工资,若遇支薪日为休假日时,则调整至休假日前一天发放,业务员提成按季13、度发放; (3)所有罚款或扣钱均从当月工资中扣除,所罚款款项将作为公司员工活动使用。 (4)员工试用期时间为一星期(业务员试用期为一个月),试用期无工资(业务员有相应的试用期底薪),有餐费补贴(业务员根据情况而定),试用期不满者,无任何工资; (5)业务员每月工资构成:2200元(基本工资)+100元(满勤奖) +260元餐费补贴(满一年)+业绩提成奖(以产品现金已结算为准) +年终奖金等。 第二十一条奖励制度: (1)如一个月内无迟到、早退、请假、旷工现象,可享受100元的全勤奖; (2)驾驶员、仓库管理员若当月发货无任何错误,并且库存商品数量准确无误,摆放井然有序,每月可享有150元货物无14、差错奖; (3)业务员每月可根据自己负责片区销售总额享有超额奖金; (4)公司设有相应业绩比例的季度奖金和年终奖金 第二十二条惩罚制度: (1)若上班迟到,10分钟以内,罚款30元/次,10分钟到30分钟,罚款50元/次,超过30分钟的,按照旷工处理; (2)若下班早退,按旷工处理; (3)若请假(每月最多2次请假,超过按旷工处理),无日常工资,但需要提前请假并填写请假条,或上班时补回假条,业务员、驾驶员上午不允许请假; (4)若旷工,扣除双倍日均工资; (5)若货物丢失,从货物无差错奖中扣除,剩余部分由责任人承担,当原因不明或蓄意造成,则由责任人全额承担; (6)若因业务员原因造成货款出错或15、商家退货,则由业务员承担相应损失; (7)业务员开展产品业务的,不得超出本公司经销区域范围,有违反者则需赔偿公司损失,并开除。 第二十三条员工离职管理: (1)员工需要辞职时必须提前30天将书面辞职报告交给部门经理,经理可根据情况批示员工离职的时间; (2)离职员工必须与新员工做工作的交接,将区域客户渠道等工作与新员工交接清楚,否则经理有权不批准员工的离职申请; (3)员工交还公司的相关资料,离职员工与新员工填写交接手续,确认无任何遗留问题后,由经理确认签字后交由公司财务部,确认无任何遗留问题后的下一个月领取全部的薪水; (4)离职员工如不做工作交接就擅自离职者,经理有权按旷工处理,并延时一月16、发薪水,并不计提成和一切补助; (5)公司配备给该区域的一切设施离职时需向新促销交接清楚,如有丢失按价赔偿。 第二十四条考勤管理: (1)为维护正常的工作秩序,强化全体职工的纪律观念,结合公司实际情况,制定本制度。 (2)员工通过公司考勤机考勤,公司各部门职员业务员和驾驶员早 晚各一次签到。 (3)员工因外出不能按时打考勤卡,应及时向经理说明原因,并由经理签字确认; (4)公司员工实行夏季09:00上班 18:30下班、冬季08:30上班18:00下班; (5)各经理需不定时的用电话或微信定位抽查员工的在岗情况; (6)员工请假时应提前写好假条,递交主管领导请假,若电话请假、他人代请假,事后需17、补回假条做考勤依据; (7)未经请假或假期已满且未办理续假手续而擅自不到职者以矿工处理; (8)考情记录作为年度个人工作考评的参考依据,分发年终奖励。 第七章例会制度 第二十五条公司例会分为股东大会、全体大会和部门例会三类。另外如有特殊情况,也可召开紧急会议。 全体大会: (1)出席对象:公司在职全体成员 (2)会议目的: 每月例会,汇报公司所做的工作,并告知下阶段的工作内容,使每位员工对公司的宗旨、作风、总体发展方向了然于心;并总结公司的阶段性工作。 (3)会议时间:每月底, (4)会议主持:总经理或副总经理 股东大会: (1)出席对象:公司现有各个股东 (2)会议目的:对公司的重大事务做出18、决策,讨论解决公司各部门工作,考核公司工作人员; (3)会议时间:每月不低于三次 (4)会议主持:股东轮流主持 部门例会: (1)出席对象:各部员工 (2)会议目的:将公司近期的一些信息传达给部员,对所布置的工作进行安排、实施,对重大活动的细节问题进行讨论,同时听取员工的意见以达到集思广益、加强部门内部建设的目的 (3)会议时间:每天晨会和每周一总结例会(与会员工需提前5分钟到场) (4)会议主持:各部门经理或主管主持 第二十六条会议联系与会议记录: 公司全体大会和股东大会的会议联系与会议记录工作有办公室统一负责,部门例会的会议联系与会议记录工作由部门经理负责。联系人组织联系会议相关事项,认真如实填写会议记录表,并于会议结束后2天内交总经理审核,整理归档。 第二十七条与会注意事项: (1)若有事假或病假不能到会者,应在会议召开前向联系人说明详情,并出示书面请假条(会后时限两天)以便办公室记录、安排; (2)与会者准时出席,例会无故迟到三次或未请假而未到会者,作无故缺席处理; (3)与会者须自觉遵守会议室使用规章,若有违反,视情节轻重作相应处理; (4)会议中讨论问题与会人员要积极参与,但要围绕讨论主题;在其他人发言时要仔细听,不得交头接耳,并将要点记录下来; (5)会议中手机等通讯工具都应关闭或调至静音,以免影响会议进程; (6)会议中除特殊原因外不得中途离开。