1、宝生堂药业有限公司财务部管理制度汇编第一章总则第二章借支管理制度第三章费用报销制度第四章差旅费报销制度第五章物资购置管理办法第六章资金调度管理办法第七章应收账款管理制度第八章会计档案管理制度第九章开具増值税发票的管理制度第十章货款支付流程财务部相关制度：第一章总则1 为加强公司财务管理，规范财务工作，促进公司经营业务的开展，提高 公司经济效益；根据国家制定的有关财务制度及公司章程有关规定，结合本公司 的具体情况，特制定木制度。2. 财务管理的基本职能是核算与监督，基本任务与方法是：筹集资金和有 效使用资金，监督资金的正常运转，保证资金的安全，提高公司经济效益；做好 财务基础工作，健立健全财务制2、度;加强财务核算的管理，监督公司财产的购建、 保管、使用；按期编报各类财务报表与财务说明书，做好分析、考核工作。3. 财务管理是公司经营管理的一个重要方面，财务人员要认真执行会计 法坚决非按制度办事，严守公司秘密。4. 原始凭证是会计记录的重要依据，要加强原始凭证的管理，做到制度化、 规范化。5健全会计核算，以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方 法进行，保证各项财务指标的口径一致，相互可比和会计处理前后一致。6.做好会计审核、复核工作，编制的会计凭证与财务报表交财务负责人复 核；定期的对存货、固定资产、货币资金、往来单位或个人进行核对，保证账证 相符、账实相符、账表相符。7加强对应3、收帐款的管理：对应收帐款，每季末做一次帐龄和清收情 况的分析，并报有关领导和主管业务部门，督促业务部门积极催收，避免 形成坏帐。8加强应付帐款和其他应付款的管理，及时核对馀额，保证负债的真 实性和准确性。凡一年以上应付而未付的款项应查找原因，对确实无法付 出的应付款项报公司总经理批准后处理。9建立会计档案，包括对会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计 资料都应建立档案，妥善保管。按会计档案管理办法的规定进行保管 和销毁。10.财务人员因工作变动或离职，必须将本人所经管的会计工作全部移 交给接替人员。会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交，交接人 员及监交人员应分别在交接清单上签字後，移交人4、员方可调离或离职。第二章借支管理制度一、借支原则：1、前账不清，后账不借（备用金除外）2、不允许公司业务外的任何个人借支二、借支起点：1、依据公司业务特点，个人因公司业务借支起点为500元。500元以下的借 支不予办理，经办人可自行垫支费用，凭票及时报销。2、个人因公司业务借支额度不能超过当月工资额度，超额以上的由总裁签 批。三、借支期限：1、在办理借支吋，须注明“借支理由”、“借支还款期限”，还款期限最迟不 能超过20天，过期暂扣借支人、部门经理当月工资，待报销后补付扣发 工资。2、借支到期后三个工作口内，经办人必须凭正规单据到财务办理报账手续 平借支，否则财务部有权停发当事人工资。四、备用5、金管理1、有备用金需要的部门，必须先以报告形式将备用金理由及备用金金额陈 述清楚，并经部门负责人及总经理同意后方可办理备用金借支手续。2、备用金是岗位备用，如借有备用金部门的个人变换岗位，应将备用金全 额退还财务部后，再行换岗或离职。3、每年的12月份备用金须归还财务部平账，次年初再行借支备用。4、备用金的起点为500元，最高限额为2000元。如有特殊情况需请示后视 具体情况再核定备用金额度。五、借支流程:本制度自董事长签批日起正式执行，解释权在财务中心。第三章费用报销制度一、费用报销的的票据要求：原则上要求是合理、合法的经税务局监制的正规发票或行政事业单位 出具的经财政厅监制的收据。二、费用6、报销流程：1、由当事人（或经办人）填制“费用报销单”，附正规的原始发票，发 票上必须有经办人签名、验收人或证明人签名；如涉及固定资产或 低值易耗品及办公用品的必须附行政人事部的“入库单”；2、财务部核查发票的真实、合法性及是否是标准内的费用，并签字； 流程图如下：当事人或 经办人部门经理财务经理总经理3、公司副总经理、总监的费用报销需经财务经理审核，财务总监审批 后报公司总裁、董事长签批。4、公司总裁、副总裁、董事长助理、总裁助理的费用报销需经董事长 审批。5、政策范围Z外、且当次超过500元以上的变动费用的费用报销需经 董事长审批。6、董事长的费用在董事会审定的额度内凭据报销。三、差旅费用报7、销具体见差旅费报销制度。四、费用统一签批时间为：每周二、四、六（9： 30-16： 30）。五、费用报销时间:每周一、三、五（14： 00-17： 00）o六、本制度自董事长签批日正式执行，解释权在财务中心。第四章差旅费报销管理制度一、差旅费的管理：1、全体员工出差必须填写“员工出差申请单”，审批后的“申请单”交行政 人事部保管，做出差考勤记录。附“出差申请单”。2、员工出差由所在部门负责人审批，部门负责人出差由直接上级审批。3、财务部以“员工出差申请单”为办理借支、费用报销手续的依据。4、公司委派自备车辆出差的（由总裁办批示）：（1）出差前由行政部在“员工出差申请单”上抄录出发前的里程数，差8、后抄 录返回时的里程数；（2）行政人事部负责人在出差人的“差旅费报销单”上签注出差实际里程数,汽油费报销每公里0. 50元计算执行。过路过桥费据实报销； 不再享受市内交通费补贴。5、出差的住宿费，按标准凭票报销，超额自负；在火车上渡过的当晚，不 计算住宿天数。伙食补助费和市内交通费按出差天数计算补贴（出差期间的通讯费按10元/天的补贴执行），标准如下：（单位：元/天）只位项目总裁级总监、总经理级副总级片区经理主管员工/业务员搭乘交通工具范围飞机经济舱及 火车软卧飞机经 济舱及火车硬卧火车硬 卧及其他火车硬 卧及其他火车硬 卧及其他火车硬座及其他住宿费京/沪/珠海/深圳/ 汕头/厦门/广州/ 香9、等18015012011010080其他省会城市140120100807060地级城市12010080706050县级及县级以下城 市1008060605040伙 食 补 助京/沪/珠海/深圳/汕头/厦门/广州/香港/澳门等353025252520其他省会城市301515151512地级城市201210101010县级及县级以下城市15101010108市 内 交京/沪/珠海/深圳/ 汕头/厦门/广州/ 香港/302020121210通 费其他省会城市251515101010地级城市15101010105县级及县级以下城 市1510108856、出差期间有业务招待费需要（经请示相关领导同意的）10、，发牛业务招待费 当天的岀差伙食不再予以补助。7、普通员工出差，乘坐火车，从晚上22： 00至次日7： 00之间在火车上过 夜4小时或连续乘车超过12小时以上的，可购买同席硬卧票。副总以上 人员（含副总）出差省外因特殊情况可乘坐飞机经济舱，但须事先报董 事长批准方可报销。8、业务人员因业务原因需岀差的，通讯费、交通费、餐费根据以上标准减 半补贴。二、差旅费报销要求：1、差旅费须分类填报清楚，发票必须是税务部门认可的正规、合格发票。 凡提供虚假票据，一经财务查实确认，退回票据，并处以200元罚款， 情节严重的予以追究相应的责任。2、出差归来三个工作日内到财务部办理报帐手续，因当事人不能及时报帐 11、而影响工作的，由当事人承担一切责任。3、报销单据必须为此次业务活动所发生的，并且要齐全。三、差旅费报销的审批流程：（一）标准内差旅费的审批流程同费用报销流程。（-）超标准差旅费的审批流程：确实因工作关系或是不可抗力因素影响，导致差旅费出现超标现象，按 以下流程审批：1、出差人员将差旅费超标状况以报告形式经部门负责人确认后，递 交总经理审批。2、差旅费报销单后附总裁或董事长审批的费用超标报告，再参照标 准内差旅费的审批流程进行。四、木管理制度由董事长签批之日起正式执行，解释权属财务中心。附件:员工出差申请单所属部门出发时间出差地点申请人返回时间出差原因交通工具自备车车牌号自备车辆出发时里程自备车12、辆返回时里程部门负责人行政人事部经理总经理总裁办意见：第五章物资购置管理办法为了保障公司的财产物资安全，特制定本制度对固定资产、办公用品、赠 品进行规范管理。一、固定资产购置流程：二、办公用品的购置流程:三、对固定资产、办公用品、赠品的管理要求：1、固定资产是指单价在500元以上，使用寿命在一年以上的，单价500元以下， 使用寿命在一年以下的为低值易耗品。2、办公用品、赠品购置一个月集中釆购一次，各部门所需办公用品于每月底20 号统一办理采购审请单交行政人事部审核，行政人事部审核后集中汇总交总 经理审核，于月底25号一次性购买。3、办公用品、赠品购置后，由行政人事部设专人对其的购进入库、领用岀13、库、 结存进行台账登记，每月终了，对公司各部门领用的物品进行数量、成本核 算，并将书面资料交财务部进行账务处理，以便及时进行监控。4、固定资产购置后，由行政人事部进行登记造册，并编制固定资产编号，交负 责人签收。5、财务部根据行政人事部入库单、出库单登记明细账，每月底与行政人事部进 行核对，确保其安全性。6、每一季度，财务部应对行政人事部的办公用品、赠品进行一次实地盘点，有 盘盈、盘亏的，行政人事部应立即查明原因，以书面文件上报， 经上级领导批准后进行账务处理。四、固定资产的报损或修理：1、由所用部门提交“固定资产报损审批表单”由各部门、上级领导签批意见后，财务部再进行账务处理。2、如需进行固14、定资产大型修理的，由所用部门提交修理书面申 请报告，提交行政人事部、总经理、财务总监签署意见同意后， 再进行修理，并将修理所支出费用及时提交财务部进行财务处理。五、本管理办法自董事长签批之日起执行，解释权归财务中心。固定资产名称购置时间附：定资产报损审批单报损原因责任人责任承担行政人事部意见财务部意见总经理意见财务总监意见总裁办意见董事长意见第六章资金调度管理办法为加强公司系统内资金灵活调度，提高资金使用效益，确保业务的正常进行, 结合木公司实际，特制定木办法：一、资金预算：1、由各部门根据每月的业务活动行为做好确实可行的月度资金计划，并于 每月2号Z前向财务屮心递交当月资金预算表，由财务中心15、汇总后交总裁办 审批。2、资金预算表要求：将木月资金收入、支出情况，全部明细到客户、时间、 付款方式；3、由总裁办审批后交财务中心统一进行资金的合理安排。二、资金调度方法：1、财务中心根据各部门上报的资金预算表，进行汇总后交副总裁、总裁、 董事长各一份。2、财务中心严格按照各部门上报的资金预算表进行资金的调度、监督与管 理。3、超出预算外的支出由部门负责人自行安排，如因必须即办的事项，由当 事人出具书面报告经总裁办与董事长签批同意后，财务中心根据总体资 金情况进行安排。4、超出预算外的收入由公司总裁办根据公司业务体系进行资金分配，使其 效益化。三、本管理办法自董事长签批日起正式执行，解释权在财16、务中心。第七章应收账款管理制度一、木制度所称的应收帐款：包括发出商品赊销所产牛的应收帐款和公司经 营中发生的各类债权，具体有应收账款、预付帐款、其他应收款三个方面。二、应收帐款的管理部门为公司的财务部和业务部，财务部负责数据传递和 信息反馈，业务部负责客户的联系和款项的催收。三、客户资信管理制度1、公司对于客户的资信管理主要针对于普药销售及宝生堂门店、一、二、三、 四级门店、配送中心、省地区办事处。2、信息基础工作的建立由业务部门完成，公司业务部应在收集整理的基础上 建立以下儿个方面的客户信息档案一式两份，由业务经理复核签字后一份保存于 公司总经理办公室，一份保存于公司业务部，客户信息档案包括17、：A、客户基础资料：即有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、 电话、所有者、资信担保、经营管理者、法人代表及他们与本公司交往的时间, 业务种类等。B、客户特征：主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营 方向、经营政策、经营特点等；C、业务状况：包括客户的销售业绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、 与本公司的业务关系和合作情况；D、交易现状：主要包括客户的销售活动现状及客户公司的市场形象、声誉、 财务状况、信用状况等。3、客户的信息资料应根据业务员与相关客户的交往中所了解的情况，随时汇 总整理后交业务经理定期予以更新或补充。4、实行对客户资信额度的定期确定制，由负责各市场区18、域的业务主管、业务 经理、财务经理、副总经理一起讨论决定，按季度对客户的资信额度、信用期限 进行一次确定，建立信用额度、期限表，由业务部门和财务部门各备存一份。四、商品赊销的管理：1、财务部往来会计每十天应对照信用额度、期限表核对一次应收帐款的 结算情况，严格监督每笔帐款的冋收和结算，超过信用期限10内仍未冋款的， 应及时通知财务部经理，由财务经理汇总并及时通知业务部门立即联系催收。2、凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担 保外，一律不再发货和赊销。3、业务员在签定合同和组织发货时，都必须参考信用等级和授信额度来决定 销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须经业务经理19、签字后方可盖章发出。五、应收账款监控制度1、财务部应于次月5日前提供一份当月未收款的应收账款帐龄明细表，提 交给业务部门、主管市场的副总经理；由相关业务人员与对方核对无误后报经主 管及总经理批准进行账款冋收工作。2、业务部门应严格对照信用额度表和财务部出具的帐龄明细表，及时 核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息 给主管副总经理。3、业务人员应按照信用额度表屮对应客户的信用额度、期限约定、单次 销售金额和结算期限，并在期限内负责相关账款的催收和联络。4、清收帐款由业务部门统一安排路线和客户，并确定返回时间，任何人不得 借机游山玩水。5、业务人员在销售产品和清收帐20、款时不得有下列行为，一经发现，一律予以 开除，并限期补正或赔偿，严重者移交司法部门。A、收款不报或积压收款。B、退货不报或积压退货。C、转售不依规定或转售图利。六、坏账管理制度1、业务人员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收，为此，应定期或不 定期地对客户进行访问（电话或上门访问，每月度不得少于四次），如发现 客户有异常现象，应自发现问题之日起1日内填写“问题客户报告单”，并 建议应采取的措施，由业务主管审查后提出处理意见，凡确定为坏帐的须报 经主管市场的副总经理、总经理批准后按相关财务规定处理。2、业务人员因疏于访问，未能及时掌握客户的情况变化和通知公司，致公 司蒙受损失吋，业务人员应负责赔21、偿该项损失35%以上的金额。（注：疏于 访问意谓未依公司规定的次数，按期访问客户者。）3、业务部门应全盘掌握公司客户的信用状况及往来情况，业务人员对于所 有的逾期应收帐款，应由各个经办人将未收款的理由，详细陈述于帐龄 分析表的备注栏上，以供公司参考，对人额的逾期应收帐款应特别书面 说明，并提击清收建议，否则此类帐款将来因故无法收回形成呆帐时， 将作为坏账损失处理，并承担和应责任。4、业务员发现发生坏帐的可能性时应争取时效速报业务主管，及时采取补 救措施，如客户有其他财产可供作抵价时，征得客户同意立即协商抵价 物价值，妥为处理避免更人损失发生。但不得在没有扒保的情况下，再 次向该客户发货；否则相22、关损失由业务员负责全额赔偿。5、“坏帐申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、 营业地址、电话号码等，均应一一填写清楚，并将申请理由的事实，不 能收回的原因等，做简明扼要的叙述，经业务部门及总经理批准后，连 同帐单或差额票据转交财务部处理。6、凡发牛坏帐的，应查明原因，如属业务人员责任心不强造成，应按坏账 金额的70%扣减业务员的业务提成，按20%扣减直接领导的业务提成，按 10扣减间接领导的业务提成。7、凡因业务原因产生的效期产品或不能进行二次销售的产品，不能办理正 常的销后退冋，所有产品由业务部门直接承担经济损失，业务员承担70%, 直接领导承担20%,间接领导承担10%。23、七、应收账款交接制度1、业务人员岗位调换、离职，必须对经手的应收帐款进行交接，交接未完 的，不得调岗、离职，交接不清的，责任由交者负责，交接清楚后，责 任由接替者负责；未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予 发放，由此给公司造成损失的，将依法追究法律责任。离职交接依最后 在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要交接完成；2、业务员提出离职后须把经手的应收帐款全部收回或取得客户付款的承诺 担保，若在一个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的就不予办理离 职；3、“离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方 签字，并监交人签字后，保存在移交人一份，接交人一份，公司行政存24、 留一份；4、业务人员办交接吋由业务经理、财务部主管会计监督。木管理制度自董事长签批之日起正式执行，解释权在财务中心。第八章会计档案管理制度一、木公司的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、税务中报资料、会计报告、 审计报告、验资报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如合 同、章程等各种会计资料。二、会计档案的保存：1、设专人负责保存会计档案，定期将归档的会计资料，整理装订后按顺序立卷 登记，岀纳人员不得兼管会计档案。2、会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类。3、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提岀销毁意见，经部门 经理审查，并报上级有关领导批准后执行。由会计档案25、管理人员编制会计档案销 毁清册，销毁吋应由公司财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。4、会计档案的借用：4. 1、财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归述原处，若 要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。4. 2、公司内各部门若因公需要查阅会计档案时，必须经董事长批准证明，经财 务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。4. 3、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务总监同 意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人 的工作单位、查阅H期、会计档案名称及查阅理由。4、4、会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需复印带出的，需26、由财务经理 同意后，方可复印借岀。5、由于会计人员的变动等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交 人、移交人、接收人、主管总监签字或盖章。6、本办法适用于公司总部、分公司、下属全资及控股公司。7、会计档案保管期限会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。71、会计凭证类：(1) 、原始凭证、记帐凭证汇总凭证15年(2) 、银行存款余额调节表和银行对账单5年7. 2、会计帐簿类：、日记帐 15年其中：现金和银行存款日记帐25年(2) 、明细帐、总帐、辅助帐 15年(3) 、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管73、会计报表类:(1) 、主要财务指标报表(包括文字分析)3年(227、) 、月、季度会计报表(包括文字分析)5年(3) 、年度会计报表(包括文字分析)永久74、其他类:(1) 、会计档案保管清册及销毁清册永久(2) 、主要财务会计文件、合同、协议 永久解释权归财务中心o三、本管理制度自董事长签批之日起执行，第九章开具增值税发票的管理制度根据国家税务局对增值税发票的管理规定及综合Fl前公司业务具体情况，现对增值税发票的开具及管理做出以下规定：一、开具增值税发票的要求：1、因业务需求需开具增值税发票，由业务部门向财务部提交中请（见“增值税 发票开具申请单”）。申请前请务必与购货方进行沟通，并提供对方证照（税务登 记证、开发票信息资料）明确对方所需发票为专用发票或普通28、发票（购货方为小 规模纳税人只能开具普通发票，如为一般纳税人需提供对方单位一般纳税人资格 证）。2、开具发票时须凭盖有“转账专用章”或“现款专用章”的销售清单第一联“存 根联”开具发票。二、开具增值税发票的流程：三、增值税发票的管理：1、发票实行专人领用、保管、开具；发票开完后，须在销售清单上盖“已开发 票”的戳记。2、正常情况下公司会在收到申请的当日开具发票，申请人在收到发票后应及时 交购货单位的相关部门，并签字返回财务部，发票可抵扣有效期为90天，故各 业务员切不可将发票自行存放，以免造成不必要的损失。3、如因业务员管理不当发票丢失、或未及时认证，超过认证期限被退回致使公 司不能开具红安发29、票，由此造成的税额损失，由业务人员自行承担所有损失。4、如因开票有误购货方拒收增值税发票的，若为当月开出的，请第一-吋间电话 告知财务部，并在当月将原发票联、抵扣联退回财务部；若为隔月发票的，需由 购货方出具拒收发票理由、错误具体项目及正确内容的书面证明，并加盖公章, 并将拒收证明、拒收发票联、抵扣联退回公司，时间在开具发票后的75日内退 回财务部。5、所有发票当月作废，统一收取工本费50元/张，跨月作废发票收取工本费80 元/张，以用于税务申报处理。四、本制度由董事长签批Z口起执行，解释权属财务屮心。第十章货款支付流程-、采购调拔中心货款支付流程:二、其他事业部货款支付流程:三、采购调拨中心签订合同后，第一次付款的须经董事长签批。四、货款支付时间：1、采购调拔中心货款支付时间：集中在每月的15-20号2、其他事业部货款支付时间：每周一、三、五五、本支付流程自董事长签批Z口起开始执行，解释权属财务屮心。 附表：付款申请单申请单位付款方式应付总金额库存金额申请承付金额大写： 佰（万） 拾（万）万千佰拾元角 分小写：实际承付金额增值税发票号码购进货单流水号备注制单人采购部经理质检审核财务复核采购副总财务经理总经理财务总监总裁年 月日