1、xx商业商户档案管理办法主办单位：xx商业集团营运中心审 批：年月日实施日期：年月日密 级：秘密机密绝密修订记录（修订要点详见末页）修订前编号/版本号修订后编号/版本号修订前总页数（含附件）修订后总页数（含附件）修订日期共0页共0页共0页共0页共0页共0页共0页共0页共0页共0页目 录1.目的12.适用范围13.术语定义14.职责权限15.主要内容16.相关文件26.1附属文件26.2关联文件27.其他38.修订记录3商户档案管理办法1. 目的为了规范商户资料整理程序，建立商户资料档案，方便日常查询与利用，同时确保商户资料的保密性，xx商业集团营运中心特制定xx商业商户档案管理办法。2. 适用2、范围适用于xx商业集团所运营管理的商业项目。3. 术语定义商户档案：商业项目与商户在经营活动中产生的具备查询与利用价值的资料。4. 职责权限4.1招商营运部负责商户资料的收集、整理及移交。4.2项目综合部负责商户资料的二次整理，商户档案的建立与管理主要内容。5. 主要内容5.1 应收集的商户资料包括但不限于： 5.1.1 商户法人的相关资料，包括通信地址、联系方式、身份证明、营业执照、税务登记证、其他法律必须的证明、商户员工入职登记表、合同变更申请表、仓库租赁协议申报表、法人授权委托说明书、广告位协议申报表、会员卡协议申请表等。 5.1.2 商户联系通讯录 5.1.3 商户与我司的来往函件（尤3、其是经营方面的函件）。 5.1.4 我司对商户的各种调查资料。 5.1.5 商户办理各种事宜的数据、表格、文件。 5.1.6 商户签署的其它资料（如赞助承诺）。5.1.7 餐饮商户须提供餐饮许可证；其他特殊行业须提供必要的资质证书。 5.2 资料收集、整理、保管 5.2.1 各部门在业务/日常管理中应注意收集并保留上述资料，综合部应指定人员与各业务部门对接，确保资料交接统一对口。 5.2.2 收集部门应及时将上述资料移交综合部指定人员，尽量移交原件，若无法移交原件，则移交复印件。对常用文件，使用部门应另行保留复印件。 5.2.3 综合部每月定期对所接收到的资料作第二次整理，分类、分商户编号、登4、记、造册、存档，并编制查询目录。 5.2.4 每家商户应有独立资料库，建立商户档案。 5.2.5 所有档案须集中存放于可防火、防潮、防虫蛀的档案柜内；钥匙由专人进行保管。 5.2.6 档案一经建立，任何人不得随意涂改或损坏；若档案被人为涂改或损坏，将追究保管人员及使用人员的责任。 5.2.7 保管年限：在场经营商户的档案应长期保存，并及时添加、更新；已撤场商户的档案，至少保管 2 年。 5.2.8 档案销毁：定期、集中销毁，在销毁过程中须确保资料不外泄。 5.2.9 任何人必须自觉做好保密工作，对需保密的文件资料，在移交综合部指定人员前，须另外保管（确保其他人不能查看资料内容）；移交时须现场交5、接；移交后，保管人员应贴上“保密”标签。 5.3 资料查阅与利用 5.3.1 营运管理应遵循“依约管理”之原则，结合合同及相关协议进行管理；招商营运部员工若需查阅商户资料，经部门负责人及店总经理批准后借阅。 5.3.2 所有档案资料必须在约定时间内归还。 5.3.3 外部人员非经公司领导的批准，任何人不予借阅。 5.3.6 任何人在借阅期间，不得涂改或损毁档案资料，不得保留其中部分资料，违者若经发现，将给予重罚。6. 相关文件6.1附属文件无6.2关联文件无7. 其他7.1本制度由xx商业集团营运中心负责最终解释，并负责修订完善；7.2本制度自发布之日起生效，其他相关制度与本制度相冲突者，原则上以本制度要求为准。8. 修订记录版本号修订日期修订前后内容对比概述修订负责人