1、办事处管理手册 二零一二年一月 前 言作为区域市场业务平台，办事处是直接管理辖区内市场方案执行及行动组织的机构。办事处在区域市场的各项职能已经逐步超越开拓市场的作用。对外具备管理市场、调控市场的能力，即区域市场资源的有效协调，销售管理、客户服务、市场推广和信息收集四个方面的工作。对内还须具备基层营销组织建设和管理一线团队的职能。如何实现各办事处对当地市场的有效控制，提升并巩固公司在当地市场的地位与份额，是实现张九龄系列饮料规模扩张的基础。通过本手册远东、加强办事处的管理，实现以下几个目标：促使各办事处员工进一步明确各自岗位职责，工作流程；规范办事处的制度化管理，提高工作效率；确保销售网络有序建2、设，保障通路、渠道通畅；强化市场分销政策执行力；使公司资源得以有效利用；加强一线市场的管理能力、执行能力、策划能力和反应速度；加快信息反馈及时了解市场动向；提高办事处的各项基础管理工作。第一章 机构职能及岗位位置一、机构职能办事处是驻外机构是广州市xx食品有限公司进行市场管理的重要窗口，肩负着策略执行、计划实施、品牌推广和信息搜集的重要任务。办事外职能如下：1、承担公司下达的年度销售任务；2、根据公司的年度营销方案，制定并呈报销售计划；3、负责当地分销网络的开发、服务和管控，提高分销客户忠诚度和积极性；4、负责当地重点终端的开发、维护以及管理；5、负责与当地客户的协调与沟通，及时进行信息传递，3、保障市场策略得到贯彻实施；6、分别对经销商或分销商和二批商实施有效管理，确保公司各种市场资源的有效使用；7、维护公司产品能路和终端的销售价格，确保产品价格体系稳定有序；8、负责人货款的及时回笼；9、负责市场信息及营销动态的收集、整理与反馈；10、与当地有关单位建立良好的公共关系，维护公司形象和得益；11、行使公司在当地财产的管理权，确保财产安全。二、组织岗位设置办事处人员的基本配置：办事处主任、业务代表。办事处岗位配置的调整需经饮料营销部门审批。办事处不得擅自改变人员配置。第二章 销售管理工作内容一、经销商管理1、参与经销商合同的签订工作，督促经销商执行合同条款；2、对经销商的销售及市场工作进4、行指导、收集、整理各类市场信息和动态了解相应区域的市场问题，并协助经销商解决；3、充分掌握经销商分销网络和终端网点等情况，并做好资料的建档工作，以便于市场工作的开展；4、及时了解经销商的进、销、存情况，并依据市场情况制定促销方案，协助经销商进行分销；5、掌握区域市场价位及货流动向，及时上报、处理经销商反映的冲货事件，维护价格体系的稳定；6、对经销商及经销商的业务队伍进行公司产品和市场管理等知识培训，灌输品牌的经营理念。二、二批商管理1、通过沟通与拜访积极参加开发具有配送能力和网络覆盖能力的二批商；2、加强客户沟通，建立良好的客情关系；3、了解分销客户的内部动态及运作流程，使其有效配合公司的通路5、运作；4、完善分销网络结构，保证分销网络的良性运转；5、管控价格体系，保证通路各层级的合理利润；6、根据市场实际情况，提报通路激励计划并有效实施；7、协助并督促完成销售任务；8、及时获得客户进销存记录，做好信息反馈工作。三、终端管理1、根据公司制定的渠道策略，保证资源的有效使用；2、按照终端管理费的统一工作标准，落实品牌推广的各项工作；3、收集、反馈终端销售相关数据，为公司的策略制定提供依据；4、提高分销渠道对终端网点及核心消费人群的服务能力；5、坚决执行公司制订的各项工作标准，加强对活动过程中的管理，并通过调整、培训，提高办事处整体执行水平。四、业务代表的管理1、建立业务代表工作线路薄，确定6、业务拜访的区域、客户以及拜访周期；2、合理制定业务代表月度订单销量指标、客户开发计划、客户拜访完成目标；3、定期对业务代表进行实地线路检查。4、组织业务代表按时召开周例会，对业务代表存在的主要问题提出整改意见并监督落实；5、按时审阅业务代表日服表、周报表、月报表、了解销售动态，及时进行培训指导；6、广招精选，加强培训，不断优化，提高业务代表整体业务素质。第三章 日常管理制度一、例会制度为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理制定办事处例会制度。1、当日业务沟通会当日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结；由业务代表汇报一天的业务工作情况，解决当日发生的问题，准备并计划7、第二天的工作，力争当日工作当日完成，日清日结；日总结要与当日工作内容相吻合。提交业务代表拜访日报表2、拜访路线管理：对业务代表拜访时间规律进行定时管理。3、周会办事处每周进行周会，由办事处主任组织；办事处主任主持总结一周的业务情况，检视目标完成，讨论需要解决的问题，安排出下一周的工作要点；预测下周销售情况，制定周销售计划；业务工作讨论完毕后，办事处主任主持学习和培训；填写饮料营销部门 月 周报表。4、月会每月由办事处主任组织召开月会，全体员工参加；会议前，须完成各项上报公司的统计报表以及业务代表下月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结；总结一个月来的业务情况；员工工作述职；业务完成情况进8、行点评；下月工作计划与目标进行分解；责任落实；会议结束后，办事处主任完成对各员工的业务考评，上报公司上级管理机构。二、安全管理责任制度1、办事处采用安全责任制。对办事处的一切财产、防火安全由办事处主任负主要责任。2、凡是运输中货物业务人员不允许滞留，须当天交毕客户。3、发生失窃、火灾事件，发现人应在发现时立即通知办事处主任并向当地公安机关报案。第四章 工作管理流程一、日报工作流程操作岗位：业务代表操作说明：业务代表每日上班前提交前一日业务代表拜访日报表饮料营销部门。二、周报工作流程操作岗位：办事处主任操作说明：办事处主任每周提交一份饮料营销部门 月 周报表至饮料营销部门。三、月报工作流程操作岗9、位：办事处主任操作说明：办事处主任每月提交一份月考核报表至饮料营销部门。 第五章 岗位职责一、办事处主任的岗位职责：1、直接向省区经理报告并接受其领导，是所辖区域市场第一责任人。2、落实销售任务，完成区域整体销售目标。3、参与制订、执行区域年、季、月销售计划，下达所辖区域销售目标并落实到业务代表。4、对区域内分销通路实施开发、服务与管控，定期对重点客户进行拜访、调查。5、制定终端开发、维护计划，并监督实施。6、参与策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评估。7、参与经销商意见制度年度市场发展计划。8、负责组织区域内市场信息收集、分析、整理、汇总等工作，为上级提供决策依据，同时向上级提出10、区域组织管理、发展的建议。9、监近代通路和终端的销售价格，确保价格体系的安全稳定。10、建立并巩固良好的公共社会关系，维护公司形象及利益。11、对下属员工的工作进行定期或不定期检查，同时做好业务考核工作。12、负责区域内下属员工的业务工作进行指导，对业务代表及以下级员工有任免建议权。13、负责所辖区域的日常管理工作以及上级指派的其他工作。二、业务代表岗位职责1、直接向办事处主任汇报并接受其领导。2、协助办事处主任制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事处主任下达的销售综合目标。3、积极进行市场开拓，发展有潜力的分销商、二批商。4、开发和管理重点终端客户，完成终端生动化建设。5、负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系，冲货现象，协助调解渠道冲突。6、按计划巡访客户，建立客户档案。7、对辖区内各级客户进行公司政策宣传，提出完成目标的建议，主动向客户做产品卖点介绍、产品宣传工作，保证产品得到顺利推广。8、执行公司的促销计划，规范产品陈列和产品展示，保持产品整洁。9、进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处主任进行客户评估。10、及时反馈和处理客户的意见，并与经销商的业务人员配合工作。11、填写日业务代表日报表，饮料营销部门 月 周报表，饮料营销部 月份销售考核报表，完成日、周、月的各种工作报表，上报办事处主任。