1、年会策划全解读手把手教你搞定年会前 言1234年会这场硬仗，你要修炼好这些能力办一场老板满意、员工喜欢的年会有多难全局观：站在上帝视角看年会策划年会形式选择，适合的才是最好的目录目录CONTENTS5合理选择年会时间和地点6粮草先行：科学制定年会预算PART 01年会这场硬仗，你要修炼好这些能力PARK 01协调能力文案能力统筹能力创意能力年会这场硬仗，你要修炼好这些能力谈判能力采购能力沟通能力抗压能力PARK 01一、统筹能力预测预想年会形式及效果策划年会流程着手筹备年会年会现场执行协调人员配合全局观、应急预案计划实施指挥掌控PARK 01二、协调能力设计组（邀请函、年会背景板、主题图设计、2、年会视频制作等）采购组（场地、交通、礼品、各类物料等）策划组（年会流程、环节、特殊创意的设计等）会议组（确定会议内容，分享人员、顺序、分享主题、时间等）节目组（选择、联系外部节目，安排收集内部节目等）文案组（致辞、主持稿、颁奖词、宣传文案等）年会工作小组组长（对整个年会负责，包括人员分工，内外沟通，资源总协调等）建立年会工作小组。各小组根据年会复杂程度分工，组长需要协调各模块工作。PARK 01三、文案能力1、各类领导致辞2、颁奖典礼主持稿、颁奖词3、年会主题4、年会各项通知文件5、年会宣传文案6、年会视频稿件7、易拉宝、邀请函等设计作品中的文案PARK 01三、文案能力1、晚会、颁奖典礼等节3、目2、各类商品广告文案3、行业专题报告、论文4、时下热点文章选择符合企业风格、年会调性的文字，进行模仿或加工。PARK 01四、创意能力1、新颖的形式和主题2、创意节目3、舞台舞美布置4、各类创新细节：邀请函、签到方式、启动仪式不需要完全无中生有，可以用打散重组、整合加工等方法呈现创意PARK 011、线下落地活动2、热点事件3、同类型会议、颁奖典礼4、同行业沟通交流5、综艺节目6、公益广告、创意广告7、媒体平台报道创意的产生建立在一定阅历基础上，寻找创意需要开拓视野。四、创意能力PARK 01五、谈判能力1、酒店费用谈判2、会展公司谈判3、供应商谈判PARK 01六、采购能力1、往返机票采购4、2、定制物品采购3、奖励物资采购4、会议物料采购5、抽奖奖品采购6、纪念品、全员礼品采购采购过程中需要掌握议价技巧，注意商家优惠政策，避免被坑。PARK 01七、沟通能力1、与老板的沟通2、与会务组人员的工作沟通3、会务组人员心理状态沟通4、与参会人员沟通5、与合作酒店、会展公司的沟通6、年会执行期间沟通PARK 01八、抗压能力1、老板、员工的期待值逐年上涨2、不能重复的创意3、随着企业发展，年会复杂程度上升4、筹备年会时期的高强度工作5、自身对于工作结果的要求PART 02办一场老板满意、员工喜欢的年会有多难PARK 02一场年会，三个标准有序省钱面面俱到玩好福利好荣耀感效果好有创意满意度5、高PARK 02一、了解需求1、直接与老板沟通。在明白老板预想的年会效果后开始策划。2、参考现有员工画像。对员工年龄段、喜好、习惯有客观深入的理解。3、年会需求调查。利用企业内宣媒体，收集大家的想法和建议。PARK 02二、兼顾需求1、员工更喜欢亲民的老板，老板想传递公司的思想（策划老板或老板与员工共同演绎的节目，并在节目中凝练思想）2、员工希望愉快玩乐，老板希望增强团队凝聚力（开展新颖的拓展训练，如攀岩、城市定向等，将娱乐与目标结合）3、找到共性需求，巧妙融合需求，剔除不适宜的需求PART 03全局观：站在上帝视角看年会策划PARK 03策划工作=逻辑思维+创造力做什么、怎么做（目标）（逻辑6、）怎么做好（创造）年会策划套路：梳理时间线，罗列需要产生结果的事项，逐个攻破。PARK 03一、会前沟通阶段策划年会之前，通过沟通确立各项目标。需要沟通的事项包括：1、年会形式 2、年会对象3、年会时间 4、年会预算5、场地联系 6、场地预定PARK 03二、年会策划阶段谋定而后动，策划阶段需要考虑的事项包括：1、组建团队 2、外包团队选择3、方案拟定 4、年会流程设计5、物料需求 6、年会亮点设计 7、人员分工PARK 03三、年会宣传阶段为年会预热，在全公司营造对于年会的期待感，充分发挥年会效应：1、年会激励 2、年会通知3、邀请函发放 4、年会预告PARK 031、预算制作 2、物料采购7、3、年会文件 4、节目征集 5、奖项评选 6、文案写作7、视觉设计 8、视频制作三、年会筹备阶段跟进各项任务的进度，如有问题及时解决：PARK 03四、现场布置阶段1、布置时间 2、设备布置3、会场指引 4、签到位置5、氛围布置 6、舞台搭建现场布置也可交给酒店方或会展公司，但现场灯光、音响、网络一定要提前测试：PARK 03五、现场实施阶段1、接待引导 2、PPT控制3、暖场 4、音乐视频播放5、餐饮安排 6、摄影摄像现场实施需要注意的细节，如有条件可提前彩排：PARK 03六、会后总结阶段1、年会总结 2、宣传文章3、照片整理 4、视频剪辑对年会进行复盘，总结形成经验，并进行效果延续：PA8、RT 04年会形式选择，适合的才是最好的PART 041、行业类型根据行业特点，可选择：晚会表彰大会总结大会峰会论坛团圆宴PART 042、公司规模（1）小型公司：组织较容易，可选择新颖多样的形式 旅游年会 温泉年会 游轮年会（2）大中型公司：具备一定实力，可将各类形式排列组合 总结大会+颁奖典礼 颁奖典礼+节目表演+晚宴 总结颁奖+团圆宴PART 043、参会人群（1）针对内部员工：可采用上述提到的所有形式（2）针对客户、合作伙伴、经销商：将年会作为品牌文化活动 客户答谢会 产品发布会 经销商年会PART 041、游戏年会较适用于普遍员工年纪较轻的企业，结合时下流行的游戏方式进行年会。真人C9、SVR体验馆轰趴年会化装舞会PART 042、拓展年会开展室内或室外拓展训练，提高年会互动性，强调团队力量。马拉松彩虹跑登山、攀岩城市定向极限运动PART 043、旅游年会较适用于人数适中或公司盈利较多的情况，邀请全体员工参加旅游。国内热门地旅游国外旅游家属参与旅游定制文化衫、帽等纪念品总结分享心得PART 044、企业家庭日邀请员工家人参与年会、感受企业温暖，是获得家属认同的良机。为家属颁奖游戏互动管理层与家属座谈PART 05合理选择年会时间和地点PARK 03一、年会举办时间及筹备周期051、元旦至春节的时期。需考虑：公司放假时间 是否需要安排在元旦假期或周末，不耽误工作时间2、企业周年10、庆日。PARK 031、小型年会：一般提前两个月准备。提前两个月：着手策划整个年会流程、安排人员协作、选择场地、会展公司、供应商、安排节目、采购定制物资等。提前一个月：核实年会流程中各项事务、年会人员通知、确定场地搭建及布置效果、清点奖品等物资、彩排等。05一、年会举办时间及筹备周期PARK 03一、年会时间敲定2、大型年会：一般提前四个月准备。提前四个月：联系年会场所以及供应商。提前三个月：确定场地布置、年会流程以及详细人员安排。提前两个月：拟定年会物料清单、年会奖品、参会人员名单并安排住宿及交通预定。提前一个月：确认年会每个环节、确认年会节目、确认年会物料采购、提前一天以上布置好年会场地、11、彩排。05PARK 03二、年会地点的选择1、根据年会形式确定场地类型。星级酒店 商务酒店、会议酒店 度假酒店 户外拓展基地（或运动场、体育馆）娱乐休闲场所（温泉、轰趴馆、酒吧、KTV等）2、参考公司过去曾用场地。了解公司需要的风格，事半功倍。3、搜集场地信息。海选式打电话搜集场地信息、对比做出选择。05PARK 03二、年会地点的选择1、容量：最佳场地面积=参会人数*32、硬件设施：包括会场装潢、层高、LED、音响设备、灯光设备、房间等。通常开业时间较短、或刚刚重新装修的酒店拥有更好的硬件设施。3、星级和品牌：在预算内优先选择星级高、有品牌的酒店。高档酒店硬件新、服务水准高、内部环境相对较好12、。4、周边环境：是否与年会调性相符、周边配套设施完善程度。5、会议保障：是否有停电等突发状况应急预案。05PARK 03二、年会地点的选择1、价格 场地租赁价格 可用设施价格（LED屏显）布场所需费用（使用旗杆、走廊是否额外收费）物料仓储价格 提前入场布展是否收费 是否提供布展人员，是否收费 同星级酒店，价格根据所在位置浮动05PARK 03二、年会地点的选择2、地点、时间（1）地点 会场周边交通情况 会场附近停车位 会场所在地是否安静，安全状况如何（2）时间 会场使用时间段是否合适 会场在年会期间是否可用 年会设备、住宿场所等相关设施在年会期间是否可用 需要变更年会日期时，会场能否同意 允许13、提前多久布展05PARK 03二、年会地点的选择3、附属需求可考虑的需求如下：如场地的尺寸、形状、层高 是否配有会议室，类型是否齐全 会场内是否提供无线网络接口、投影仪等硬件设备？会场是否允许外部餐饮进入 会场是否提供小吃、茶、咖啡、正餐 酒店餐饮是否满足特别饮食需求 会场通风是否良好，是否安装空调05PARK 03二、年会地点的选择05PARK 03051、全部外包。将年会整体委托给一家会展公司，相对省心、对接容易。但很难完整实现公司需求。2、部分模块外包。如布展、节目、礼品供应等，更灵活的同时有更多选择。三、会展公司的选择PARK 03051、筛选方式同时选择多家会展公司联系会展公司实地查14、看会场、沟通方案筛选会展公司提交的方案，考量创意会展公司报价，比价决定合作2、筛选技巧看会展公司过往案例，了解风格判断会展公司是实际操作方，还是中间商会展公司的设备质量三、会展公司的选择PART 06粮草先行：科学制定年会预算PARK 03061、交通费用：各地往返交通费用年会期间出行的交通费用2、场地费用：会议场地租赁费用会议设施租赁费用（有时硬件设施已包含在会场租赁中，但需要根据年会具体情况查缺补漏）会场布置费用（舞台搭建、签到墙、易拉宝、鲜花等）其他支持费用（可能产生运输与仓储费、礼仪费等）PARK 03063、住宿费用：住宿费与酒店星级标准、地理位置、房型等因素有关，还需注意：酒店开放15、服务项目（如换洗、健身、酒吧）加收税金4、餐饮费用：早餐。通常为酒店自助，可提前确认是否收费。午餐及晚餐。可以采取按桌预算的形式，与酒店确认餐标。酒水。提前确认酒店是否能够自带酒水，或需要加收外带服务费。茶歇。此项费用基本按人数预算。PARK 03065、演绎费用：节目演出费用（提前协商是否安排工作餐）灯光师、音响师费用摄影摄像师费用（注意是否产生设备租赁费用）6、嘉宾费用：行业专家或政府领导讲师费嘉宾接待费（包括住宿、餐食、接待）7、会议物资费用：办公用品、消耗品费用资料印刷费用应急药品费用PARK 03068、表彰费用：奖牌、奖杯、证书费用奖励物资采购费用奖金年会纪念品费用9、互动抽奖费用：年会抽奖可设置为一个年终大奖，如苹果手机、笔记本电脑、轿车；也可将同样的费用置换为多个奖品，如电器、生活用品等，让更多人体验抽奖的愉悦。一场成功年会背后必定有着筹备人员一次次的精心策划和用心争取每一个用心之作，都会成为“别人家的年会”愿年会因你盛况空前愿你因年会绽放光彩