1、年会策划全解读手把手教你搞定年会年会氛围和现场执行1234如何打造理想的年会氛围仪式感的营造，让年会更具荣耀感年会现场进度把控年会执行：细节决定成败目录目录CONTENTS5准备应急预案，做拥有Plan B的策划者6开启年会直播模式，共享精彩PART 01如何打造理想的年会氛围PARK 01PART 1一、从会场布置上打造整体氛围1、主题会场布置童话主题魔法主题海洋主题古风主题欧美风城堡主题PARK 01PART 12、舞台搭建营造氛围方案一（适用于3050人小型年会）：圆桌+舞台+LED大屏幕可按需要灵活切换画面，让舞台背景更加丰富多彩，主题画面、视频、PPT、节目素材可及时按需播放。PAR2、K 01PART 1方案二（适用于人数较多的大型年会）：舞台+T型舞台/圆型舞台+LED大屏幕+彩幕T型舞台或圆型舞台的加入，让舞台更有纵深、立体感，拉近了离观众的距离，获奖人员上台、出场的过程更具荣耀感。PARK 01PART 13、舞台特效增添氛围（1）灯光灯光色系：可根据年会主画面色系、公司LOGO、员工工作服颜色等决定，重点是搭配得当，主次分明。舞台灯光：电脑灯（LOGO灯）、LED灯、追光灯、面光灯、地排灯等，灯光数量充足，才能打造好的氛围。（2）特效：冷焰火、干冰机、气柱、喷火机、雪花机、泡泡机、烟雾机等。PARK 01PART 1二、团建氛围打造1、团建场地的布置：利用现场布置打3、造企业专场户外大屏：播放企业宣传片现场横幅、垂挂旗户外大型泡沫字（企业LOGO、年会主题）2、现场多机位摄影摄像，可利用航拍拍摄大场面3、若由拓展公司教练负责组织团建，可让教练穿上公司服装或佩戴标识，融入氛围。PARK 01PART 1三、增强团圆宴氛围的创意1、在主持稿中与参会人员互动主持稿中写入参会人员名字，可以与所有人员互动如：雨过桐花香，长歌万里鹏（朱雨桐、卢长鹏）2、团圆宴餐桌布置创意以五谷杂粮拼成福字，寓意团圆、丰收3、邀请DJ调节现场气氛团圆宴一般较为放松，DJ可营造热闹的氛围，让参会者尽性玩乐PARK 01PART 1四、其他打造年会氛围的要素1、服装根据年会主题、会场布置主题4、确定服装晚礼服角色扮演服装，如童话故事服装、欧洲贵族服装旗袍、汉服、唐装等主题服装公司统一的工作服、工装PARK 01PART 12、道具为参会人员发放打造氛围的应援道具灯牌（可写年会主题、获奖人员名字、分公司/部门名称）鼓掌手拍荧光棒、手灯PARK 01PART 13、舞台背景：相应环节用舞台背景配合，可营造更强的氛围颁奖环节：舞台背景可设置获奖者照片领导致辞环节：可用恢弘大气的动图、视频作为背景节目表演环节：配合节目，使用相应的背景PART 02仪式感的营造，让年会更具荣耀感PARK 02PART 2一、入场的仪式感1、参会人员走红毯、签到时安排拍照、采访。2、安排礼仪进行入场引导。3、条5、件允许时，可设置特殊入场方式，如豪车送入场内。PARK 02PART 2二、开场的仪式感1、管理层共同启动年会2、倒计时启动年会启动球创意启动倒计时启动PARK 02PART 2三、颁奖环节的仪式感1、揭奖仪式颁奖嘉宾直接揭奖追光灯现场揭奖视频揭奖节目揭奖（如表演者在节目过程中，将获奖人员以互动方式请上舞台）2、获奖人员出场方式T台秀登台豪车送入现场吊威亚出场升降台出场PARK 02PART 23、颁奖的仪式感礼仪身着公司吉祥物服装颁奖机器人颁奖4、奖杯奖牌的创意对比普通的奖杯奖牌，有创意的奖杯奖牌更具仪式感根据奖项名称选择奖杯，如马到成功奖、合作共赢奖定制企业LOGO形状的奖牌PARK 026、PART 2四、其他环节的仪式感1、管理层任命仪式用带有寓意的物品颁发任命书，如金榜、桂冠等任命后管理层集体宣誓2、公司年终业绩公布仪式年会时宣布公司一年的总业绩，可以增长员工自信，彰显公司实力。数字竞猜管理层共同公布PARK 02PART 23、年终奖发放仪式创意现场红包管理层穿上“财神”衣服发放年终奖从红包树上领取年终奖4、年终福利的发放实用性福利：柴米油盐酱醋茶、购物券、小型电器、电子产品纪念性福利：贵金属纪念币、定制邮票、特殊编号钱币PART 03年会现场进度把控PARK 03PART 3一、入场前进度把控1、参会人员自行到达会场：考虑集合时间，预留迟到时间2、大巴接送参会人员：参会人7、员集合时间大巴车出发及到达时间，预留堵车时间3、入场时间把控：参会人员是否组织大合照参会人员签到、走红毯时间：可提前安排好签到入场顺序预留参会人员自由拍照的时间PARK 03PART 3二、年会进行过程中的进度把控1、主持人把控环节进度发言环节，可及时打断过长、无重点的发言根据时间进度，控制各环节的节奏如：时间宽裕时，可多采访上台的人员、多组织一个游戏时间不够时，可减少串词的数量、减少采访次数、取消某个游戏PARK 03PART 32、会务组人员把控流程进度奖杯、奖牌的数量清点并提前送到预定位置抽奖奖品的准备和现场送出节目催场把控摆台、餐食上桌的进度PARK 03PART 3三、年会后的进度把8、控1、大巴车应在年会结束前到达会场等候2、参会人员及时离开会场或入住酒店3、年会结束2-3小时之内，对灯光、音响、大屏、背板等进行拆除，装车拉回PARK 03PART 3四、如何更好地把控年会进度1、设置年会总导演由最熟悉公司、参会人员、年会流程的人担当总导演。年会总导演负责把控整场年会进度，及时传达进度变更的指示。PARK 03PART 32、所有工作人员提前培训，熟知年会进度工作人员包括：主持人、礼仪、物资盘点人员、摄影摄像师、屏幕控制人员、灯光监控人员、音乐控制人员、催场人员、表演人员、会场服务人员等。年会开始前集中培训，互相认识，详细讲解年会每一步流程。有条件可让所有工作人员一同彩排，9、明确自己的职责及配合要点。所有工作人员统一着装或佩戴标识，配备对讲系统。PART 04年会执行：细节决定成败PART 04PART 4一、年会进场前的安排1、会场及酒店会场门口是否方便下车，是否有防雨入口会场酒店入住及退房时间是否设有私人物品保管区，是否有专人保管酒店房间内部布置、果盘及零食准备PART 04PART 42、活动现场（1）搭建：场外搭建及场内搭建场内：舞台、大屏、灯光、音响线阵、摄影摄像区场外：走廊、大厅，酒店外PART 04PART 4（2）彩排一次彩排：适合50-100人，简单走流程即可。两次彩排：100-300人，演员到位，完整走一遍流程。三次彩排：500人以上，演员妆发10、到位，详细走一遍流程。（注：讲话领导也可彩排，重要环节多次演练。）PART 04PART 4二、年会过程中的执行细节1、主持人登台提前在舞台上标记好站位追光配合2、领导致辞提前将发言稿放到发言台，勿让领导拿着稿件上台注意音乐、灯光的配合PART 04PART 43、摄影摄像提前沟通工作人员，说明什么场景、人物需要特写拍摄等要求划分好摄影摄像工作职责，不遗漏每一个环节、登场人物4、颁奖会务组、礼仪清点各奖项数量、物资若会场较大，或需要获奖人员以特殊形式出场，可提前通知获奖人员候场PART 04PART 45、节目表演安排专职催场的工作人员，协调后台节目顺序注意节目道具的布置是否需要预留时间（如话11、剧、乐队）6、晚宴提前与酒店沟通好上餐时间自助餐需要监督服务人员的补餐频率PART 04PART 4三、年会结束时的执行1、合影安排2、年会纪念品的发放3、年会应援物品（如荧光棒、灯牌）回收、物资盘点4、舞台及现场布置的撤场5、人员统一入住或统一送离会场6、人员自行返回的情况下，考虑叫车及代驾服务PART 04PART 4四、小型年会的执行（3050人）1、更多的创意场地选择轰趴馆：可组织游戏、棋牌、烧烤、共同下厨做饭KTV：可组织好声音大赛电影院包场：包场观影，同时能够播放年会视频，可邀请家属共同参加酒吧包场：适合年轻群体较多的小型年会邮轮年会：公司组织邮轮旅行，有远航的寓意，邮轮上更可体验12、众多项目温泉、滑雪：适合喜欢户外运动的公司PART 04PART 42、若选择普通室内年会，可尝试更多创意形式鸡尾酒会圆桌舞会自助晚宴圆桌家宴主题角色扮演夜光舞会PART 04PART 43、普通小型年会流程设计签到入场主持人开场（12名即可）领导发言致辞各部门年度总结及计划表彰、节目表演、游戏、抽奖穿插进行团圆宴年终奖、福利发放全员合影PART 05准备应急预案，做拥有Plan B的策划者PARK 03PART 51、提前确定年会会场的安保、防火防灾、安全用电及服务工作方案2、提前熟知保安人员、防火员等专业服务人员的联络方式3、严格遵守会场的保安及消防方案内容，如禁止冷焰火、带有烟雾的节目等13、4、预先制定意外疏散计划一、安全措施的准备PARK 03PART 5二、设备故障的准备1、活动举办过程中会场停电安排工作人员和礼仪人员致歉督促会场相关职能部门迅速维修2、电脑、屏幕、灯光等设备故障应提前进行多次测试每项关键设备都准备好第二套，或准备及时维修的方案PARK 03PART 5三、后勤保障工作1、协调场地的配合工作，如餐桌摆台、外部餐食的进入等2、核定相关软性服务质量和数量，如酒店热水供应、餐食供应3、资料管理：年会重要资料分类存放，音乐、视频、PPT进行备份4、在活动结束时负责整理剩余物料、礼品、打包运回PARK 03PART 5四、保健措施1、制定活动现场医务紧急救护措施2、了解14、周围就近的医疗机构，选择最佳路线3、对所有工作人员进行急救培训与说明PARK 03PART 5五、天气及交通应急措施1、为户外活动制定第二套方案，在天气情况不好时及时转移到室内2、提前制定交通路线，防止路线不通或过于拥堵3、安排年会会场时，尽量不在多个不同地点转移4、预先安排应急交通工具，出现问题时可马上调用紧急车辆协助接送PARK 03PART 5六、环节中的突发事件1、节目或演员出现问题：提前沟通备选节目、演员，如没有备选，可删除节目或改为现场互动游戏2、发言嘉宾未到场：需提前联系12位公司内部可发言的候补嘉宾3、会议讨论时偏题：主持人需准备好与会议主题相关的关键词、内容，将话题引导回正轨15、PART 06开启年会直播模式，共享精彩PARK 03PART 6一、企业内部直播大型企业举办年会，各地分公司人员不能全体到场的情况下，可采用直播方式，让全体员工感受年会的氛围。1、微信群图文直播现场安排12名工作人员负责直播报道以拍照、拍小视频、文字描述现场的方式，在公司微信群中直播PARK 03PART 62、社交平台直播微博直播在公司官方微博上发布年会现场图文、视频，完整直播年会各环节抖音直播拍摄抖音视频，在公司官方账号上直播年会精彩内容注：直播中呈现不清晰的PPT、视频等，可及时发送到企业群中共享PARK 03PART 63、在直播平台上直播一般使用手机在平台上直播需要12名直播主持人16、，与观看直播的员工互动互动方式：签到、发红包、点赞打赏、发弹幕、文字语音互动、有奖竞猜等PARK 03PART 6二、对外直播年会一些大型企业或互联网企业，将年会通过媒体、专业平台对社会各界直播，可达到企业形象宣传的目的。1、直播音频和画面选用高清摄像机或切换台输出信号。直播现场准备一个调音台，将调音台的输出接到摄像机或切换台，保证现场的采音效果。PARK 03PART 62、直播现场调试：准备4G信号发射器以及三个运营商的卡，保证网络的上行速度准备备用电源，防止现场设备意外断电使直播受到影响准备足够长的排插做电源和电脑的连接;多机位拍摄：A.由总负责人调试现场直播的声音、画面效果以及切换B.每个机位要保证至少有一个工作人员，调整好位置和拍摄角度PARK 03PART 6三、直播年会需注意的事项1、直播对象异地员工员工家属社会外界：考虑年会内容是否必要向外界直播，否则可开通内部直播专属通道2、直播互动抽奖环节：观看直播的人群也可参加主持人定期与观看直播的人互动，可视频或语音连线年会不是独角戏，更不是大型尴尬现场用心打造的年会，才是所有人的年会精雕细琢，才能大气磅礴