1、丰丰田田技技术术情情报报管管理理使使用用规规定定1.1.目目的的 为规范丰田技术情报管理，保证其接收、归档、保管、借阅、复制、使用等工作的正常开展，同时做好丰田技术情报的保密工作，制定本规定。2.2.范范围围 适用于丰田公司的TS和相关的技术情报管理。3.3.质质量量术术语语：3.1 TS：丰田工程技术标准3.2TTIM：丰田技术信息手册3.3 ECI：工程变化说明书3.4 图纸：丰田发放的有关零件图纸以及技术相关图纸。4.4.管管理理职职责责4.1 技术部为丰田技术情报的接收并送文控室归档的责任部门。4.2 企管部为归档的丰田技术情报的管理责任部门。4.3 所有部门对丰田技术情报负有保密管理2、的责任。4.4 企管部经理为丰田技术情报管理的负责人。4.5 企管部文控员为丰田技术情报管理的责任人。5.5.工工作作程程序序5.1丰田技术情报的接收5.1.1 接收窗口（技术部）收到丰田公司的TS以及相关的技术文件，项目担当首先填写外来文件清单对收到的资料的内容、数量等进行确认。5.1.2 项目担当在周内评审文件的有效性，填写外来技术文件评审表，在确认无误后，并和同外来文件清单、技术文件一起移交到档案室。外来文件包括两个阶段：1：报价阶段，2:生产阶段。在评审意见中注明。5.1.3 文控员负责存档，并填写归档文件登记表，归档文件登记表应包含资料名称、编号、发送单位、接收人、存档日期等，文控员3、负责保存。5.1.4 皮纹样本、色板由文控员建档后发给实验室使用、保管，样件由文控发给质保部保管。5.2丰田技术情报的复制5.2.1 文件需要翻译时，公司内部需在文控室内、固定人和固定计算机。资料不许带出规定场所，外委翻译需签署保密协议并按丰田规定程序使用文件，翻译文件只能在公司内部使用，中文版不能有丰田标志。5.2.2 文控员对收到的技术光盘信息应在固定的计算机（文控室）上复制备份。光盘在特定的资料柜中保存。原件在文控室存档，不得使用；复制光盘按规定范围和要求使用。5.2.3 所有接触丰田技术情报的员工不得私自复印（拷贝）技术资料。若需复印（拷贝）技术资料需填写档案借阅、复制单，经部门经理审4、核和公司领导批准后方可复印（拷贝），文控员做好复印（拷贝）记录，若公司内不能复印，需在外复印时，文控员应监督复印过程，防止泄密。5.3丰田技术情报的借阅、发放5.3.1 项目担当应确定丰田技术情报的发放范围，通知文控员发放。5.3.2 文控员对技术文件加盖“受控”印章后，按项目担当确定的发放范围进行发放，严禁超范围发放。5.3.3 文控员需建立文件发放/回收记录，包含文件名称、编号、发放日期、发放部门、接受人、接受日期等。5.3.4 若需丰田技术情报，需填写档案借阅、复制单，经部门经理审核和公司领导批准后文控员方可给借阅人，并填写档案借阅、复制登记表。借阅人不得转借他人，并按时归还。5.3.55、 当丰田技术情报发生变更时，项目担当应及时办理变更手续。文控员应及时将新文件取代旧文件，若丰田收回旧文件，则项目担当应及时办理相关手续，若丰田不收回旧文件，则文控员在旧文件上加盖作废章并注明日期。同时，文控员还需将新旧文件分开存放，防止混淆。5.3.6 一般旧文件、作废文件保留3年，生产用技术图纸永久保留。5.4丰田技术情报的保管5.4.1 文控室除档案组工作人员外，其他任何人不得随便进入。5.4.2 文控室柜、架排列整齐，清洁、编号统一，按公司6S进行严格的管理。5.4.3 各类档案分类明确，存放规整。标志明显，排架和类目一致。5.5.4 文控室应保持常温，文控员对接收的纸质和电脑版资料登记6、注册，整理后入库妥善保管，不得遗失。保证其资料的安全完整。对所管辖的文件和资料相关信息应严格保密，不得对外泄密。对失控文件及资料应按规定制度进行销毁。调阅时凭相关手续方可查阅，归还时应认真清点无误后及时归档。5.4.5 文控室要有必要的防火、防盗、防晒、防尘、防潮、防鼠、防虫、防有害气体等“八防”措施。5.4.6 档案室门窗必须坚固，档案人员下班时要检查门窗是否关锁完好，电源、水源是否关好。末经允许档案室门、柜子钥匙不得交与他人管理。5.4.7 文控员应经常检查档案资料的保管质量，对破损或褪色、污染档案及时采取修补，复制等措施。发现异常情况应及时向上级汇报，得到妥善解决。并做好检查记录。5.47、.8企管部经理应不定期对文控员工作进行督查。5.5 CAD数据管理5.5.1 项目担当负责接收丰田CAD数据，接收到丰田CAD数据后，填写外来文件清单，对收到的数据的内容、数量等进行确认。5.5.2 项目担当在周内评审数据的有效性，填写外来技术文件评审表，并在外来技术文件评审表注明数据所使用的软件名称及版本号，在确认无误后，并和同外来文件清单、技术文件一起移交到档案室。5.5.3 文控员接收到丰田CAD数据后，复制1份作为使用，原件保存作为备用，并建立台账，台账应包括CAD数据名称、编号、发送单位、接收人、存档日期等，同时在光盘上做好标识。5.5.4 CAD数据原则上只能在文控室阅读使用，确需8、借出，需按档案管理规定办理。5.5.5 CAD数据借出使用时，严禁复制，严禁通过网络传递CAD数据，使用过程中应严格遵守保密管理制度，若因开模等原因需给外单位使用，需与该单位签订保密协议。5.5.6 CAD数据光盘应妥善保管，避免划伤、表面脏污等影响数据的现象，应注意防火、防潮。5.6 保密5.6.1 文控员、使用人员对所管辖的文件和资料相关信息应严格保密，不得对外泄密。5.6.2 对泄密行为按照公司保密管理制度处理。为规范丰田技术情报管理，保证其接收、归档、保管、借阅、复制、使用等工作的正常开展，同时做5.1.1 接收窗口（技术部）收到丰田公司的TS以及相关的技术文件，项目担当首先填写外来文9、件清单5.1.2 项目担当在周内评审文件的有效性，填写外来技术文件评审表，在确认无误后，并和同外来文件清单、技术文件一起移交到档案室。外来文件包括两个阶段：1：报价阶段，2:生产阶段。5.1.3 文控员负责存档，并填写归档文件登记表，归档文件登记表应包含资料名称、编号、发送5.1.4 皮纹样本、色板由文控员建档后发给实验室使用、保管，样件由文控发给质保部保管。5.2.1 文件需要翻译时，公司内部需在文控室内、固定人和固定计算机。资料不许带出规定场所，外委翻译需签署保密协议并按丰田规定程序使用文件，翻译文件只能在公司内部使用，中文版不能有丰田标志。5.2.2 文控员对收到的技术光盘信息应在固定的10、计算机（文控室）上复制备份。光盘在特定的资料柜中保5.2.3 所有接触丰田技术情报的员工不得私自复印（拷贝）技术资料。若需复印（拷贝）技术资料需填写档案借阅、复制单，经部门经理审核和公司领导批准后方可复印（拷贝），文控员做好复印（拷贝）5.3.2 文控员对技术文件加盖“受控”印章后，按项目担当确定的发放范围进行发放，严禁超范围发放。5.3.3 文控员需建立文件发放/回收记录，包含文件名称、编号、发放日期、发放部门、接受人、5.3.4 若需丰田技术情报，需填写档案借阅、复制单，经部门经理审核和公司领导批准后文控员方可5.3.5 当丰田技术情报发生变更时，项目担当应及时办理变更手续。文控员应及时将11、新文件取代旧文件，若丰田收回旧文件，则项目担当应及时办理相关手续，若丰田不收回旧文件，则文控员在旧文件上加盖作5.5.4 文控室应保持常温，文控员对接收的纸质和电脑版资料登记注册，整理后入库妥善保管，不得遗失。保证其资料的安全完整。对所管辖的文件和资料相关信息应严格保密，不得对外泄密。对失控文件及资料应按规定制5.4.5 文控室要有必要的防火、防盗、防晒、防尘、防潮、防鼠、防虫、防有害气体等“八防”措施。5.4.6 档案室门窗必须坚固，档案人员下班时要检查门窗是否关锁完好，电源、水源是否关好。末经允许档案室门5.4.7 文控员应经常检查档案资料的保管质量，对破损或褪色、污染档案及时采取修补，复制等措施。发现异常情5.5.1 项目担当负责接收丰田CAD数据，接收到丰田CAD数据后，填写外来文件清单，对收到的数据的内容、5.5.2 项目担当在周内评审数据的有效性，填写外来技术文件评审表，并在外来技术文件评审表注明数据所使用的软件名称及版本号，在确认无误后，并和同外来文件清单、技术文件一起移交到档案室。5.5.3 文控员接收到丰田CAD数据后，复制1份作为使用，原件保存作为备用，并建立台账，台账应包括CAD数据5.5.5 CAD数据借出使用时，严禁复制，严禁通过网络传递CAD数据，使用过程中应严格遵守保密管理制度，