1、葉予舜 彙編 1財務部門工作說明目錄財務部門工作說明目錄 一.財務部組織結構圖.P.2 二.工作說明 1.財務長.P.3 2.財務經理.P.4 3.會計主任.P.5 4.收入會計組長.P.6 5.支出會計組長.P.7 6.支出會計.P.8 7.總出納.P.9 8.餐廳出納.P.10 9.出納組主任.P.12 10.薪資管理員.P.14 11.發款員.P.15 12.傳票之種類及說明.P.16 13.會計組業務檢查表.P.17 14.信用主任.P.18 15.徵信組工作報告.P.20 16.保管組織功能運作.P.23 17.堪用物品處理準則.P.26 18.成本控制組長.P.27 19.食物成本2、控制員.P.35 20.飲料成本控制員.P.37 21.驗收管理辦法.P.38 22.品儲員.P.42 23.夜間稽核員.P.46 24.櫃檯出納.P.50 25.電腦中心簡介.P.52 葉予舜 彙編 2財務部組織圖財務部組織圖 財務長秘書財務部電腦中心稽核中心商店街服務中心經理主任組長辦事員禮品店售貨員副理主任經理副理襄理襄理分析員驗收組主任保管組主任成本控制主任徵信組主任出納組主任會計組主任應付帳款副主任副主任驗收員副主任食品倉庫應收帳款食品控制員徵信組總出納飲料控制員資產控制員飲料倉庫一般倉庫營業器皿倉庫工程倉庫收款中心餐廳出納組收入稽核組夜間稽核組發票組薪資組 葉予舜 彙編 3工 作 3、說 明 A-1 (一)日期:職務：財務長 部門:財務 工作概要：1.財務長是本酒店總經理的財務顧問，必須全盤瞭解本酒店的全部工作和財務。2.他必須擔任各部門主管的協調人，協調會計作業程序與作業程序間的關係。3.他必須能綜合管理並且將所有的細部會計工作，分配給他的部屬，並且負責管理會計部的人員。4.他必須與本酒店的行政部門合作，根據本酒店提供的資料，準備年度預算。(盈餘報告現金流動，特別修繕及保養費用，資本收回及其他奉總經理交辦的各項之工作計劃可行性研究）。5.他必須檢討每日報表，向本酒店提出實收和估收間的差額。6.他必須負責在限期前提出所有的會計或財務報告。7.他必須審核每月的財務報表，如發生4、任何不尋常的差額或交易，應立刻通知本酒店並採取補救措施。8.他必須注意所有的定期支出(各種服務協定，設備費，營業費等)都是及時支付，並給與本酒店充分的時間瞭解是否有充夠的資金來支付這些費用。9.他必須經常比較實際支出和預算是否吻含，如果單項支出發生差額時，應立即向本酒店報告，採取補救措施。10.他負責向各政府機關提出各種賦稅報告。職 責：1.以會計部首席代表的身份，代表會計部參加總經理及各部門主管的工作會報。2.審核並研判會計制度及程序。3.負責聘用或解聘會計部人員，以及定期考核會計部職員。4.負責監督及管理採購部。5.瞭解客房部及餐飲部有關職員規劃及薪俸成本等工作，與本酒店各部門主管一起編製5、年度預算，必要時修改預算。6.負責提出正確的每月及年度財務報告，以及奉總經理指示在限期前提出其他的會計資料。7.決定工作的先後秩序，在預算支出內報銷實際支出。8.檢討財務報告，比較實際支出與預算支出如發現任何不尋常的差額應立刻向本酒店報告，採取補救措施。9.監督向各政府機關提出各種稅務報告，並且繳納稅金，監督提出折舊及耗損時間表。10.與總經理共同批准旅館內使用之各項會計表格。11.根據中華民國政府頒佈的有關稅務法令，監督收藏及銷毀會計紀錄。12.依據總經理的指示，執行其他財務及會計工作。葉予舜 彙編 4工 作 說 明 A-2(二)職務：財務經理 日期:向財務長負責 部門:財務 工作概要：財務6、經理必須熟悉手冊中的所有會計及作業程序。他必須熟悉所有的會計職務，必要時指揮，建議及協助會計與財務部的工作人員，他必須詳細瞭解帳務報表，及如何提出收費，現金收入，退費，支出會計,轉帳傳票等表格,他將使用這些轉帳傳票，準備一般資料，向本酒店提供每月的財務報告。他必須熟悉所有的每日報表程序，他必須監督所屬向各政府機關提出稅務報告。工作及責任 1.財務長休假或者請假時，擔任會計及財務代表參加總經理及各部門主管的工作會報。2.從工作中瞭解會計手冊中所列的會計及財務人員職務。3.瞭解前廳及餐飲部門工作程序。4.瞭解職員計劃及提出工作時間表。5.協助並訓練會計及財務部人員。6.向財務長提出會計及財務部門工7、作人員的困難，並且向各部門主管提出有關各部門報給會計及財務部門資料上發生的問題。7.向財務長提出建議，如建議調整會計部門工作人員的工作量，或建議使用新表格及工作程序。8.審核餐飲收入稽核表及夜間稽核表是否遵照作業程序填寫，是否正確及管制效果及追蹤辦理。9.提出付款會計，薪俸，收費及現金收入，退費傳票的工作流程，並且留存轉帳傳票準時提出本酒店每月份的財務報表。10.整理及監督每月月底的存貨進貨情形，如物料管理員，飲料管理員沒有遵守物料管制規定，立即向會計部門主管報告。11.監督及審核每日銀行結餘報告。12.協助會計主管部門提出年度預算的資料。13.每月為會計主管準備各種資料的分析，向本酒店各經理8、每月提列報告。14.為會計部門主管提出特別報告。15.與本酒店及外聘的稽核人員合作，減少稽核費，並執行各項建議。16.監督每兩個月銀行發生的錯帳。17.和銀行討論帳務情形。18.監督提出折舊時間表。19.監督所屬向各政府機關提出營業及賦稅報告。20.注意本酒店向外租用或出租，房舍，器材，設備時，必須辦理保險以消除本酒店對租用財物應負擔之民事葉予舜 彙編 5賠償責任。21.參加每月財務報表的準備工作。22.安排下述各單位的工作流程並監督：A.應付帳款 B.應收帳款 C.薪俸組 D.總出納 23.監督及協助財務長提出：A.各轉帳傳票的總分類帳 B.固定資產表 C.其他明細分類帳 24.執行會計部門9、主管要求的其他工作。葉予舜 彙編 6工工 作作 說說 明明 A-3 （三）日期:職務：會計主任 部門:財務 基本功能：1.運用會計原理建立總會計制度。2.建立帳號及記錄，監督部屬的各種簿記工作，如出帳，支出，稅金，薪資及建立存貨和採購方面的會計管制辦法。職務關係：1.向本酒店財務長副財務長負責。2.監督收入會計，總出納，發款員及出納等人的工作。工作及責任：1.運用會計原理建立資產，負債及營業記錄等系統。2.準備及向政府機關提出其他定期和特別報告，並且申報退稅。3.準備每月的財務報告。4.向本酒店提出各項報告，作為決策的參考。5.審核契約，訂單及轉帳傳票，並且提出報告，在出帳前檢核每一筆交易。610、.協調並改進會計人員的工作，以建立統一的作業程序。7.訓練，監督，考核會計人員，定期提出工作時間表供會計人員遵行。8.建立會計作業程序手冊。9.建立會計職掌手冊。10.調查客人帳單或信用卡上發生錯帳的情形，並且提出書面更正。11.執行本酒店要求的其他工作。葉予舜 彙編 7工 作 說 明 A-4 （四）日期：工作職務：收入會計組長 部門：財務 向會計主任負責 工作概要：收入會計組長負責應收帳款的協調與管制，必須熟悉前廳作業程序，及本酒店客人及市區營業應收分類帳的作業程序，必須每日結算收入帳款，負責適當時機正確提出所有客人的帳單，負責提出應收帳款的 預收分析。工作及責任：1.熟悉本酒店前廳出納程序11、及夜間稽核程序。2.瞭解本酒店客人及市區應收帳款分類帳作業程序。3.取得前應提供的資料，並且使用本市營業總分類帳管制表，將各項資料加以分配捆紮。4.使用計算機計算每一捆的金額，如金額總數和總進帳吻合，將全部資料送交操作員登錄 5.檢查會計計算機上每一捆的金額總數是否與市區分類帳管制卡各捆管制表上的數字相吻合。6.監督提出應收支付帳的預收表。7.結帳時監督客人帳單的郵寄。8.依據本酒店作業程序，計算並提出旅行社的紅利。9.建立所有偶發及定期付款的支付記錄表。10.具備使用電子計算機（COMPUTER）的知識。11.必要時協助其他有關的會計工作。葉予舜 彙編 8工 作 說 明 A-5 （五）日期：12、職務：支出會計組長 部門：財務 向會計主任負責 工作概要：支出會計組長需全盤瞭解會計表，並且將所有的發票編列正確號碼，如果他對帳號的分配發生疑問，應該向會計主任請示，如何正確的分配帳號。支付帳號:會計組長必須審核發票，使用計算機加出來的數字是否吻合，每月份獲得帳號後，應儘速提出所有應付款支票的傳票，有發票文件，呈請本酒店財務長代總經理核發，發後立即開支票，支票每次連正本共準備三份，支票正本送賣方付款，副本第二聯送賣方依據數字號碼歸檔，副本第三聯按照號碼先後順序捆好，每週至少送交電子計算機員整理一次，每月由銀行將傳票及其他有關文件，依據號碼歸檔。餐飲號碼：審核餐飲賣方發票時，使用 每日採購及發出13、記錄表，核對每日發票的正確性，收到每日採購及發出記錄表 後根據每日分類將賣方發票依據賣方的公司名稱筆劃順序及日期排列歸檔，將整個月的採購發票歸檔以後，可以隨時依據筆劃從檔案中取出賣方發票。將賣方發票依照日期先後排列，然後計算賣方發票的總金額，核對與賣方報告是否相符合，與每月最後一日不符合的發票可以加上或減去，經批准後將賣方發票註記適當的帳號，並且對每一名賣方做好一張支票傳票，正確寫明支票上面的金額。工作及責任：1.處理賣方發票，準備付款。2.檢核支出會計準備的所有支票，後呈請會計部門主管及總經理簽字。3.與總出納經常一起檢查銀行結餘，並且將結果通知會計部門主管,以免開發出去的支票金額超過每日銀14、行中的結餘。4.將資金及賣方發票蓋印後分發給採購部，及各部門主管批准，再列入會計帳內，收到後處理發票準備付款。5.檢查每日食品發票，累積到月底計算，收到食品供應表後，計算發票並且比較總金額,如果相符,處理各表準備付款。6.將每日採購及發出記錄建檔。葉予舜 彙編 97.審核前廳對長途電話及電報的管制，是否與每月的發票相符。8.訓練新的支出會計員。9.協助對發生問題的帳目去函索取各種資料，與記帳經理協調辦理這項業務。10.經 過批准後，給與客人或員工津貼及折扣。11.協助信用部經理並與其合作收帳。12.瞭解如何操作電子計算機（COMPUTER）。13.協助處理其他相關的會計工作。葉予舜 彙編 1015、工 作 說 明 A-6 （六）日期：職務:支出會計 部門：財務 向支出會計組長負責 工作概要：支出會計必須瞭解會計表並能簡易打字以便開發支票，他必須非常瞭解支出會計檔案制度，如果他對自己的工作有任何疑問，他應該向上司請示。工作及責任：1.協助上司處理收據或發票支付款項。2.準備支票，並用打字機將支票一式三份打好，再利用支票機加以處理。3.將支票，支票副本，傳票其他有關文件一併送呈上司或財務長審核。4.保留支票的第三聯副本，按照號碼歸檔（總經理或財務長在支票正本上簽字後，傳票及支票副本將會送還給他）。5.注意支票副本上面有無任何更改，特別是支票帳號如有更動，立刻將支票第三聯依式更改。6.將支票第16、三聯副本利用機器歸檔。7.根據支票號碼將傳票，發票及有關資料一併歸檔。8.每天早晨將前一日所有發出去的支票副本第三聯用計算機(ADDING MACHINE)加一次，並且注意紙帶上出現的第一張支票號碼和最後一張支票號碼是否相符。9.向上司報告前一日所發出的支票總金額。10.將每一週發出的支票第三聯捆好送交會計部操作員統一處理。11.依據本酒店的作業規定，計算並提出各旅行社應得的佣金。12.瞭解如何操作電子計算機。13.執行其他上司交辦的工作。葉予舜 彙編 11工 作 說 明 A-7 （七）日期：職務：總出納 部門：財務 工作概要：總出納負責本酒店的一般資金，並且保管保險箱內經過簽字後的所有現金收17、據供應各部門會計需要和要求的改變，每日對所有現金收入提出每日現金報告，並且準備銀行存款報告，準備所有處理現金出納及員工的超收及短缺記錄，必須有鋪保並且檢核清楚所有的出納都有保險，本酒店內的各收付處也有保險，將所有處理現金員工的平均收支款項及短缺情形建立記錄。工作及責任：1.準備每日現金報告 A.在每日現金表上，登錄每日客人應繳款及已付款，使每日現金表達成結餘。B.當眾打開現金箱及所有的現金營業包，分別計算每包內的現金數目，記錄實際匯款（包括本酒店現金支付款）及用紅色記錄流動金額。C.在每日現金表上記錄雜項收據。D.計算淨結餘，並且和存款比較，決定超收或短缺的總數。E.審核零星的現金交易，將零星18、付款寫成一張傳票，送交應付帳款組，每週三及每月的最後一日前辦妥。2.準備銀行存款 A.審核所有支票後面的背書，檢查每張支票是否都經過劃線，並且背書轉讓到本酒店的銀行帳號內。B.審核所有支票上的日期，內文，金額等是否正確。C.利用紙帶計算機清點所有的支票。D.計算現金及支票的總金額，該金額必須與出納繳交的現金包上的總數一致。E.書寫一式三份存款單，將兩份存款單送交銀行，保留第三聯存款單，銀行將第二聯存款單送回，表示收到存款。F.如果需要更改金額，可提出更改金額請求單詳細書明各項必要的數字，用電話通知銀行，請審核更改金額請求單，並送呈財務部門主管簽字，然後通知送款單位領取現金及更改後的支票，送往銀19、行。G.清點每天從銀行領回來的支票。H.完成銀行存款工作後，計算本酒店每日的流動現金。3.每日累積計算每一名處理現金的員工超收或短缺的情形。4.審核並提出到期應收款，並在安全人員或其他有關人士前分發應收款。5.協助出納處理問題。6.向會計主任報告出納工作上發生任何不尋常狀況。葉予舜 彙編 127.根據事先訂好的時間表至少每兩個月清點本酒店內的各放款部門一次，並且將檢查結果列入記錄。8.執行其他相關的會計工作。葉予舜 彙編 13工 作 說 明 A-8 （八）日期：職務：餐廳出納 部門：財務 工作及責任：1.正確使用終端機，收付帳款。2.瞭解工作時間表，休息時間，並且在本酒店主管人員的監督下執行協20、調工作。3.當服務員將點菜單寫好，出納簽過名，須以儘快的速度將發票開出來。4.客人到櫃檯結帳，以微笑的態度替客人服務，並將發票收執聯交與客人。5.如客人剩下不要的發票，必須投到發票箱內。6.儀容端莊，笑容可掬，脾氣溫和，經常作員工的好榜樣。7.夜班出納員，請在下班前將櫃檯拾收整潔。葉予舜 彙編 14財務部餐廳出納注意事項財務部餐廳出納注意事項 一、當班時，行為上之注意：1.服裝、儀容力求整潔，並隨時保持微笑、親切及禮貌之態度。2.嚴禁攜帶皮包入櫃檯，除了零用金及營業收入外之金額被發現一律沒收。3.嚴禁穿著制服乘坐客用電梯（晚上十時以後例外）。4.應於營業時間前半小時進櫃檯，不得遲到，並保持精神21、煥發。5.櫃檯應隨時保持清潔、整齊，下班櫃檯內東西收拾妥當。6.遵守餐廳之規定，不可直接和外場起衝突，應報告組長或主任來解決。7.櫃檯內除了當班人員外，非經主管指示禁止他人進入。8.不可隨便離開工作崗位或臨時換廳別上班；下班後，切忌在櫃檯上逗留。9.使用或接私人電話，時間以三分鐘為限。10.愛護團轉隊精神，操守上是純潔的，舞弊是不可原諒的。二、當班時，作業上之注意：1.入帳時：(1)order 單第一、二聯應蓋章，出納章應各自負責保管，不可授予外場代蓋，劃分責任。(2)收到 order 單應立即確實入帳包括桌號,人數,order 單位立即確實入帳包括桌號,人員,號碼、menu code No.22、或價錢。(3)order 單注意外場是否有打上時間。(4)一遇電腦故障，即通知電腦室 Ext.8319、8320，並立刻改使用人工發票方式。(5)開立人工發票應填寫人工報表，注意人數不要遺漏。2.開立發票時:(1)應動作迅速,面帶微笑，報上客人應付之金額，並同時遞上帳單給客人，說聲謝謝。(2)遇有房客簽帳，printing name 與 Room No.要確實核對，一定要請客人顯示 Key。(3)外客簽帳，定要餐廳主任或代主任級以上背書始可接受。(4)信用卡之總額不得塗改，否則無效；並注意核對黑名單。(5)會員簽帳應注意號碼正確與否。(6)代支金額每筆以不超過三千元及發票總額 10為限。3.改23、帳時：(1)order 單若需塗改或作廢，應由餐廳領班級以上簽名同意才可，轉桌亦同。(2)改帳必須用同一電腦代號加減，並注意人數不要重複。(3)作廢發票，應在原發票上註明新開立之號碼。4.結帳交報表時：(1)現金繳款袋，袋外明細填寫清楚,例如有支票需註明張數、號碼及金額等。葉予舜 彙編 15(2)手提現金袋交至櫃檯金庫時,乘坐電梯務必小心；目視櫃檯出納簽完字，投入金庫後始可離去。(3)確實核對報表上各科目之金額，若帳不平，需找出原因並更正之。(4)將發票確實分類，並按照號碼排列整齊。(5)報表簽字後，交至組長處或夜間稽核處。三、其他注意事項：1.各廳收到的餐券蓋廳別。2.保管的零用金、出納章要24、妥放好，不要遺失。葉予舜 彙編 16工作審查表工作審查表-財務部出納組主任財務部出納組主任 出納組依編制細分為總出納，餐廳出納組，夜間稽核組，及收入稽核組等，主任需確實督尊所屬善盡職責，查核及追蹤公司該收到的收入是否全部收到，並依需要簡述呈主管核定，現按每日、每週、每月及壹年別，列出簡要之工作審查表：說 明 是否 備 註 一、每日 A、總出納 1.審核早上至大櫃檯提取營業收入現金是 否有收入稽核員會同點包數，安全室人 員陪同保護以策安全。2.下午下班現金是否送到 1 樓保險櫃，且 由安全室人員陪同否。3.外幣兌換員整理後，是否有安全室人員 陪同送至台灣銀行。4.託收應收票據是否每日依收到日期輸25、入 電腦。B、餐廳出納 5.隨時監督組長、副組長是否有依工作職 掌執行工作，是否善盡職責。6.每天至少二次巡視櫃檯，注意當班出納 服裝儀容上是否有整潔，態度上是否隨 時保持微笑及親切、禮貌之服務態度。7.協助組長領導上碰到的問題之解決，並 依需要呈核。8.溝通與協調出納和外場服務人員工作上 之配合。C、夜間稽核 9.監督其是否有依工作流程表查帳、審核 及印製報表。10.所交待的工作，其是否皆完成，任務上 的追蹤，並依需要呈核。11.其查帳發現而待解決之問題，協助設法 處理並依需要呈核。D、收入稽核 12.監督其是否有依工作流程表查帳及編製 收入傳票。13.審核三份收入傳票之編制，並依需要呈 報26、。14.查核客房 DISCOUNT REPORT,ALLOWANCE VOUCHER 並提出報告。葉予舜 彙編 17二、每週 A、總出納 1.每週會同查核其零用金，重督促共追蹤 I.O.U.之還款。2.注意其準備硬幣的供給量，足夠全飯店 營業之所需。3.每週或二週一次，隨外幣兌換員至台灣 銀行，監督其每日兌換之狀況及安全性。B、餐廳出納 4.每週視情況一次或二次，與組長、副組 長討論出納員上班之情形。5.會同組長查核出納人員之零用金，並防 止其作業上之舞弊。C、夜間稽核 6.每週聽取組長之工作狀況報告，依需要 簡述呈核。D、收入稽核 7.每週依情況協助其詳細查核某一分類之 收入帳。三、每月 A27、總出納 1.應收票據增減表及運用表等是否按月送 達總管理處及會計組。2.外幣兌換清單總數，佣金計算及填寫明 細表之審核。B、餐廳出納 3.按月開會一次，召集所有出納員，指導 其注意事項，並聽取他們之意見作為工 作上之參考。4.每月最後一日，注意發票之開立，必配 合發票組之指示。5.激勵並輔導出納人員之教育訓練工作。6.解決出納人員遇到之問題，依重要性 提出報告。C、夜間稽核 7.每月至少一夜，監督其實際作業是否 有依標準作業程序執行。8.注意其月底 DAILY REPORT 之調節，期達 到數字之確實。D、收入稽核 9.審核其轉帳傳票 JV11,12 及 H/V,ENT REPORT 之編製28、。10.分析客房等收入之報告，作為公司決策 者之參政。葉予舜 彙編 18四、壹年 A、總出納 1.配合年底結帳，其現金，應收票據託收 等是否全部存入銀行。2.配合會計師考核共零用金。B、餐廳出納 3.發票開立之作業必配合發票組之指示。4.配合會計師查核所有出納員之零用金。C、夜間稽核 5.配合年終結帳，所有 HOLDING ACCOUNT 必處理妥善。D、收入稽核 6.配合年終結帳，審核與結報，及其他帳 務處理事項。7.舊年度的總檢討，新年度的新計劃。葉予舜 彙編 19工 作 說 明 A-9 （九）日期：職務：薪資管理員 部門：財務 向發款員負責 工作概要：薪資管理員必須全盤瞭解薪資發放的作業29、程序，負責提出薪資摘要，能夠打字，如果他對自己的工作發生任何疑問，應該馬上向發款員或會計主任請示。工作及責任:1.和他的上司（發款員）一起工作，並且處理每月份的薪資。2.計算並分配服務費給應得各項服務費的員工。3.瞭解本酒店的薪資政策及程序。4.依據每日工作分析表，計算員工的每月薪資；準備員工每月薪資時，計算並扣除公積金。5.具備操作電子計算機的知識。6.執行上司交辦的其他工作。葉予舜 彙編 20工 作 說 明 A-10 （十）日期：職務：發款員 部門：財務 向會計主任負責 工作概要：付款員負責準備薪俸及處理薪俸記錄，負責保管員工的薪俸記錄，及發放薪資。工作及責任：1.檢查薪資變動表是否經過批30、准。2.根據薪資變動表，將每一新員工的資料建卡。3.全盤瞭解本酒店的薪資政策及程序。4.熟悉本酒店薪資會計程序。5.依據每日工作分析表，計算每月薪資。6.定期檢查各員工記錄卡是否與總帳目的總數相符。7.準備每月薪資時，推算薪資成本預測。8.分發每月薪資。9.執行上司指定的其它工作。葉予舜 彙編 21傳票之種類及說明傳票之種類及說明 （一）收入傳票：D.Report-客房及相關業務收入之記錄 F0B Report-餐飲及相關收入之記錄 G.C.R Report-所有現金或相當現金收入之記錄 （二）支出傳票：急速付款傳票及廠商付款傳票-現金或票據支出之記錄 （三）TV ：經常費用之提存，調整與分攤31、 TV 1.2.調整薪資 費用，分攤獎金，提存的關勞保、退休金，等人事相關費用 3.分攤員工伙食費 4.分攤餐飲成本及費用 5.分攤各部門領用一般倉庫物品費用 6.提存營業器具破損費用 7.提存水、電、瓦斯、廣告，業務推廣費用 8.分攤預付費用 9.提存應付電話費，電報費 10.提列呆帳準備，提計應收租金、電費、享會費及應付旅行社佣金等 11.轉銷前檯折讓，及計列 H/U over 扣薪分錄 12.提計應收外幣兌換佣金，結清代支小費科目餘額 13.提存應付營業稅與計列娛樂稅獎勵金收入 14.轉銷後檯折讓，及計列 P/E over 扣薪分錄 15.應付票據開立與到期兌現沖銷分錄及其他有關銀行存款32、轉帳分錄 16.提列信用卡手績費 17.提列應收、應付利息、固定合約之應付費用、租金等 18.提列折舊，及出售資產分錄 19.提存應付未付帳款 20.提存應付喜來登費用，攤提特別預算費用 21.其他調整分錄 22.其他調整分錄 23.分攤人事費用 24.分攤洗衣費用 25.本期各部門損益記錄 葉予舜 彙編 22會計組每月結帳工作進度表會計組每月結帳工作進度表 第 1 工作天：GCR.D,F&B 收入傳票入帳先業 第 2 工作天：Jv 12.14 及與 Room Rew&Allowance 相關之 Jv 急速付款傳票 第 3 工作天：Jv 10.11.16 及所有與收入相關之 Jv 第 4 工作33、天：廠商付款傳票 第 5 工作天：陸續完成其他 Jv，由會計組、成控組、固定資產 第 6 工作天：員分別完成 第 7工作天：結出第一次損益 第 10 工作天：所有資產，負債科目明細表完成 每月 14 日：月報表裝訂完成，分發各主管 葉予舜 彙編 23財財務部會計組業務檢查表務部會計組業務檢查表 工工 作作 項項 目目 檢查人簽名及意見檢查人簽名及意見 附附 註註 1.稅捐報繳 a 營業稅 （每月 8 日）月 INVO b 薪資所得稅 P.M.2.扣繳所得稅累積表 （每月 20 日）月 P.M.3.扣繳所得稅年申報表 （元月 20 日）年 P.M.（扣繳憑單）4.未領薪資回存記錄 （每月）CHI34、EF ACCOUNTANT 5.月結帳作業及月報表 （每月）THE CREW OF ACCOUNTING 6.PAN AM WORLD PASS PEDEMPION（每週五）A/P 7.QUICK PAYMENT （每日）N/P 8.PETTY CASH PAYMENT （每日）A/P 9.BODGET COMPARATIVES （每年 7月）CHIEF ACCOUNTANT 10.BUDGET （每年 10 月）11.掛號信件回單 (每日）A/R 12.旅行社佣金之核付 （每日）A/R 13.旅行社佣金之支付 （每月）A/P 14.I.O.U 之檢查 （每月）A/P 15.利息費用計算比較 35、（每月）A/P 16.利息收入之核對 （每月）A/R 17.信用卡請款之檢查 （每月）A/R 18.週轉金之檢查 （每月）A/P 19.油票、郵票檢查 （每月）A/P 20.不動產所有權憑証抽查（不定期）月 A/P 葉予舜 彙編 24工工 作作 說說 明明 A-11 （十一）日期：職務：信用主任 部門：財務 工作概要：信用經理負責收取及追蹤呆帳，每日檢查應行注意帳號，決定每一客人帳號的信用情形，採取適當的行動，必要時執行追蹤任務，負責處理及收回退票支票的債務，每半個月檢查一次帳號，使用電話，電報或適當的 30-60-90天的催收信件達成收款目的，檢核每月應收帳預收分析，並且在財務長的同意下決定36、將呆帳送交支票交換所或本地的收款機構託收，這個措施只有在信用經理盡力催收呆帳失敗後採取。工作及責任：1.讓符合規定的客人記帳。2.每日檢查前一晚由夜間稽核員提出超出各房帳號金額的應行注意帳號決定每一客人的信用，採取適當的行動，信用經理批准某一帳號的記帳後，該帳號可不列入應行注意帳號之內。3.負責建立一份現行信用卡的黑名單，要求出納及前廳職員接受客人用信用卡付帳時，先行檢查這份名單。4.在財務長監督下，對來函抱怨帳單不對的客人回信。5.每日根據房務部門的報告，檢查是否有遺漏的帳號。6.經常分析應收分類帳。7.處理退票的支票。8.根據 30-60-90 天的基礎，對呆帳提出催收信件。9.檢查應收分37、析，在財務長同意下決定何時沖銷舊的帳目。10.建議沖銷舊的帳目。11.適當的管制沖銷後的帳目。12.依據財務長的要求，處理其他會計工作。葉予舜 彙編 25 跨 組 作 業 SHOPPING ACRADE ELECTRIC FEE RENTAL FEE GENERAL CASHIER BILL COLLECTOR REPORT RETURN CHECK ACCOUNTS RECEIVABLE CITY LEDGER CREDIT CARD DELIOUENT ACCT.CREDIT 徵信組 其 他 相 關 單 位 FRONT OFFICE FIT、VOUCHER、CREDIT LIMIT HOL38、DING ACCT、CREDIT CARD RESERVATION FIT GROUP FB RESERVATION FB FUNCTION SALES DEPT.T/A（LOCALFOREIGN）SES CO.SHERATON TRUST SERVICE CENTER MEMBER CLUB MEMBERS ACCT 徵信組工作報告 1983 6 月 10 日 葉予舜 彙編 26（一）收款管理中心 1.每日將前一天的收帳及報表整理歸檔一聯送交 AR （DAILY）2.將收款員已送單未收款的資料歸檔 （DAILY）3.將 AR 送來之帳單及經電詢可收款之簽單路線分發給收款員（DAILY）4.電39、詢（原則上簽帳一個月左右的帳）5.審核當天收款員交回的資料若有所讓即做處理 （WEEKLY）6.客房訂金填實報表並通知櫃檯出納 （WEEKLY）7.每月 25 日30 日收取商店街電費 （MONTHLY）8.整理會員發票，更正資料 （DAILY）9.每月 1115 日寄出帳單 （MONTHLY）10.接受電詢查帳補寄發票填實郵寄支票之收帳日報表（DAILY）11.催收前帳，關係企業員工超過 90 天以上列出帳單請總管理處代為協助催收 （MONTHLY）（二）徵信組 12.每月 5 日前整理發票帳單郵寄持卡人並接受查詢。（來來卡）每月 2528 日定期催收，製新卡發停用名單（MONTHLY）1340、.整理國外應收帳款英打帳單影印 Voucher 隨時郵寄 且於次月每日寄一封催收函（WEEKLY）14.英打月結帳單,新航 CPA,利華旅運，雅緻假期,亞洲訂房中心 每月切寄出且定期催收（MONTHLY）15.整理 No Show 帳單（MONTHLY）16.檔案處理（WEEKLY）17.回覆客人中文信函申請外匯訂金（DAILY）18.前檯房客帳 Gedit limit report (DAILY)19.審核 Schedule (MONTHLY)21.審核 Return check (MONTHLY)22.客房之應收簽帳之核准（DAILY）保管組組織功能運作保管組組織功能運作 大綱大綱 葉予舜41、 彙編 27 一.保管組的組織:六大倉庫及一堪用品倉庫 二.保管組的功能:1.公司財產的保管者 2.各營業單位物料的供應者 三.保管組的工作內容:四.各倉庫的簡介及所遭遇的問題 五.幾占建議 保管組各倉庫工作內容簡表保管組各倉庫工作內容簡表 葉予舜 彙編 28 倉庫別 期 間 工作內容 冷凍食品 倉 庫 乾料食品 倉 庫 飲料煙酒 倉 庫 一般用品 倉 庫 器皿布巾 倉 庫 工程備品 倉 庫 堪用物品 倉 庫 收貨,發貨,入帳 每 天 每 天 每 天 每 天 每 天 每 天 每 天 請 購 每 天 大宗每月 一次,小 宗追加每 月 35 次 每週一次 飲料不定 時 不 定 時 不 定 時 不 42、定 時 一.二.不 一 定 段 時 時 接 間 收 後 各 整 單 理 位 出 退 售 回 之 舊 廢 品 盤 點 每月月底 每月月底 每月月底 每月月底 三月一次 每月月底 呆滯品處理(彙總成冊 與各單位)每月月初 每月月初 每月月初 每月月初 每月月初 每月月初 清洗地板及 整理物料架 每週 12 次 每週 12 次 每月 12 次 每月 12 次 每月 12 次 每月 12 次 退貨處理(通知採購 請廠商取回 或換貨)不 定 時 不 定 時 不 帶 不 定 時 很 少 很 少 備 註 另每天分 三次登記 冷凍庫溫 度,有問 題電請工 程部份修 理 財務部保管組人力分析簡表財務部保管組人力43、分析簡表 葉予舜 彙編 29 單 位 上班時間 人數 必須當班時數 備 註 1.食品倉庫 2.冷凍倉庫 3.飲料倉庫 4.營業倉庫 5.工程倉庫 6.一般倉庫 7.資產倉庫 8.輪班助理 09:0017:30 09:0017:30 09:0017:30 09:0017:30 09:0017:00 09:0017:00 09:0017:00 09:0017:00 2 1 1 1 1 2 2 1 60 30 24 24 24 48 48 24 工作內容以下說明 工作內容以下說明 工作內容以下說明 工作內容以下說明 工作內容以下說明 工作內容以下說明 附表（一）工作內容以下說明 合 計 11 28244、 每人每日上班日數=30-4(周日)-2(周六)-2(國定假日)17+(年假)6+(公假)=22 天 28222=12.8(人)(1)本組加上主任一人實際人數為 12 人，人力稍不足。(2)倉庫集中管理之可行性，已積極研究中，屆時當可節省人力一至二人 工作說明:(一)每日物料的收發、登帳、申購物品催貨、控制庫存量及整潔內部。(二)每月盤點追查盈虧原因，滯料報告的適當處理。(三)輪班助理：各倉庫的公休、補休、請假、家俱倉庫管理。堪用物品處理準則堪用物品處理準則 葉予舜 彙編 30 1.各單位所使用之生財器具，因暫時不用，不再使用，破損報廢或其他原因,欲將該器具退存堪用倉庫時必須填妥生財器具退回。45、2.保管申報表，並詳填退回原因，經部門協理簽准後送財務部。3.財務部保管組接到簽妥之生財器具退回保管申報表時應將該器具點收存置於堪用倉庫。4.存置於堪用倉庫之器具應逐項照相，並依照暫時不用或不再使用分類建立保存查考相簿。5.對於不再使用部份再依傢具，廚具，桌椅等分類，並將上述填妥之生財器具退回保管申報表送交工程部裝修組阮仲仁襄理批價。6.將已批價物品貼海報附照片公佈員工餐廳前佈告攔，由員工優先認購，所剩部份商請外商購買。7.第一次批價無法出清部份再依前述順序，重新降低批價予以出售。8.不再使用物品為顧慮倉租，人力以及久存倉庫，歷久因潮溼，灰塵而喪失其價值，原則上盡量以合宜價格出售。9.以上程序46、經財務長同意後暫訂為堪用物品處理準則若有不盡理想之處隨時修訂之。10.堪用物品處理準則依照堪用物品處理會議之決議訂定其修訂亦同。葉予舜 彙編 31收款管理中心收款管理中心 職掌:一、本公司所有應收款項之收款作業。二、客戶查詢簽帳有關問題之回覆，解答。三、收款（帳）日報表之詳實填寫。四、收款（帳）員工作績效、操守之考評。五、客戶簽單之保存、管理。六、其他有關應收款項收款之各項作業。工作流程工作流程：A.City ledger AR 製作資料 1.City ledger daily transaction list（表一）2.客戶簽單（表二一及表二2）3.發票收執聯 4.Folio A/R 每日上47、午將前二日（如 53 上午交 51 資料）之簽帳資料，按筆編號A/R NO.列於 city ledger daily transaction list，並附每筆簽帳之簽單二聯（F&B 為表二2 之黃、紅聯，Room 為表二1 之白紅聯）及發票之客戶收執聯（若發票已為客人取走，會於簽單註明）。此 list之總數即為 city ledger 當日 key in 借方之總數。B.MEMBER HTL CARD AR 製作資料 1.電腦報表-transaction list（表三）2.客人簽字之發出-收執聯及記帳聯 收款中心收到 A.B.資料後，即應 1.按客戶別記入帳卡（若設 terminal 則可48、免）。2.簽單分類及列管。3.排定收款日期及收款員。4.收款（送帳單，發出 or 郵寄給會員）。5.填製收帳日報表支 General cashier。6.於帳卡銷帳（若說 terminal 則可免）。收帳日報表：為銷帳最重要憑證，務必依規定填寫。收回之簽單附於收帳日報表後為 ATTACHMENT,如有折讓,折讓單一併附後,其他注意事項已呈報。折讓之處理：依折讓發生原因：葉予舜 彙編 32 1.客戶扣郵資-折讓單自簽 2.客戶扣零數-收款當時將折讓單交客戶蓋章。(原則上不允許)3.因公司 Tariff 變動，導致簽約之客戶拒付-附足 ATTACHMENT。4.其他原因-呈部門主管裁決。編製簽單月49、計表：依客戶別列計各客戶之應收未收簽單餘額。葉予舜 彙編 33收帳日報表收帳日報表 帳單號碼欄：寫明 AR No.or HTL card No.or Member card No.簽帳日期欄:填明正確日期。客戶名稱欄:務必填明與簽單之公司名稱完全相等。應收帳款欄:與簽單金額完全相符且合計欄須加稅 折讓額欄請即附折讓單送 AR合計欄須加稅。現金欄:填寫正確 合計欄須加稅 支票欄：填寫正確 合計欄須加稅 收帳日期：當日日期 of 收帳日。收帳員簽字，且經主管覆核。字體力求工整，報表要求清楚。固定時間、人員 pass to AR。若簽帳以一張支票收回，請將應收帳款欄加大括號與右方之支票欄得以 Com50、bind。葉予舜 彙編 34工 作 說 明 A-12(十二)日期:職務:成本控制組長 部門:財務 向財務長/財務經理負責 A.職掌 1.成本控制員:成本控制員（或餐飲控制員）向成本會計主任負責維護本酒店在餐及飲料存貨方面的投資，並且及時提供一個正確的營業成本數字。他向財務長副財務長（或會計主任)負責，這樣安排的理由是讓他有相當的獨立精神，執行他工作，顯然餐飲部只有在這種安排下才能實施適當的管制措施，因為沒有一個部門能夠管制它自己。2.營業和管制之間的關係:由於餐飲部經理無權管理這個部門，成本控制員對於採購收貨，存貨，發貨，食品制作，服務及酒吧營業等所有的管制措施都要採取合作的態度。必要時，他必51、須願意作任何特別的調查，使這些營業都在控制之下，換句話說，我們籲請餐飲部經理儘可能的協助成本控制員處理他的工作。3.糾正:餐飲部經理必須研讀成本控制部門準備的所有報告，如果發現這些報告上面有任何缺點時，立刻採取糾正措施。B.儲藏室管制措施 1.程序:利用總進貨登記簿制度嚴格控制儲藏室中的貨品數量，並且利用調節採購，發貨及存貨的方式嚴格控制儲藏室中貨品的金額。除了這些控制辦法外，還可以利用經常性的檢查及嚴密監督來加強管制。是為什麼許多旅館成本控制員的辦公室設立在儲藏室隔壁的理由。2.收貨報告:成本控制部要審核所有餐飲發票上面增加和延期的項目，並且檢查所有的發票是否都由收貨員正確的蓋章並且簽過字，52、檢查收貨報告時要核對發票及採購單確定填寫的項目是否均已正確填好。收貨報告的各欄要總計一下金額。（內類一欄必須和肉卡的總金額一起結算）收貨報告的總數記錄在一張摘要表上每月再總結一次，這一筆總數必須和付款帳目相符，然後把帳記到儲藏室項下，成本控制員要把發票及收貨程序全部審核一次，發交財務部付款前，要在所有的發票上蓋上紅色的戳記。葉予舜 彙編 35 3.進貨簿：所有進貨的飲料，雜貨及罐頭食品，都要依據進貨報告照實計數，並且將改過的單價填寫在進貨簿上，肉類，魚類，蝦類，螃蟹，水果，蔬菜及乳製品的單價都要記載在可供比較的摘要價格表上，這個價格比較表，作為支出的參考及價格變動分析的參考表。4.進口：直接進53、口貨品要分別記載在收貨表上，每月底總結一次單價應包括運費，保險費，關稅及港口捐等。5.請購：成本控制部門要檢討所有請購貨品的單價，全體列入加以總結，並且將帳單送交請購貨品部門，所有的飲料，雜貨及罐頭食品，都要記載在進貨簿上的支出款項目內，隨時反應出每項產品現有產品的數目，成本控制員要小心檢查所有請購的貨品是否有改變，增加並檢查他人的簽名。6.肉卡：每日收回肉卡的上聯及記錄簿上的同聯卡片，然後把肉卡記載的金額記到肉店帳上。7.存貨：每月卅日（或卅一日）前要清點所有的存貨，存貨必須有系統的一步步清點計算後記載在進貨簿上，清點後所得的實際數目要記載在存貨簿上，並且計算價格，發現實際清點和進貨簿上的存54、貨數目有差異時，要登錄在超收或短少表上，並且與儲藏室卡片及請購單相比較。易腐敗貨物的存貨要記載在存貨單上，記算價格後，將總數移轉到存貨簿上去，記錄簿上的肉卡必須與實際的肉類存貨相核對，然後加算一下，把肉卡的總金額移轉到存貨簿上。8.檢查表：每月儲藏室檢查表將存貨分成下列幾大類：主要儲藏室存貨（存貨簿）加本地採購（採購摘要表）加直接進口（進口摘要表）等於現有總數。減發貨數（請購單及肉卡）等於理論上的存貨。減實際存貨最好（存貨簿）等於超收或不足數，如果差額大於百分之一時，就必須作全面的調查，因為這種差額很難於歸倭到價格上的錯誤。9.容器：容器應該分別登帳。如果可能的話每月記錄收取的瓶子，存貨，儲藏55、室，酒吧及廚房中所有現有的容器（空的或滿的）如果可以折價，都要加以計算這段期間發生損壞或遺失時就把帳劃掉，餐飲部經理的工作就是採取一切的必要步驟，將這種損失減少到最小的程度。10.存貨的流動：所有有關存貨差額，損壞，破裂及流動性慢的商品報告都要送呈餐飲部經理，這些事會直接影響到成本，而他正負責成本的控制，他最關切存貨流動率（開始進行存貨投資後一個月內發放的貨品）流動率愈大，葉予舜 彙編 36凍結的資金額就愈小。C.食品調製控制 1.程序：食品調製是經由成本率來加以控製，成本率就是實際營業中，售出貨品的成本，這些成本率必須和去年同月份的成本率相比較，每年至少要算一次最適合的成本，分析食品成本時將56、它分為各別調製區（廚房）和食品項目，可以使人一目瞭然。建立一套調製成本管制的事前管制要素為：採購規格 成本 標準食譜 宴會成本程序 營業史 產量試驗 調製預測及管制 標準量 請購程序 2.食品成本計算：每日成本是根據發放的貨品來加以計算的，儲藏室請購的雜貨，易腐敗物品，肉類及烹調用飲料都要摘錄。任何食品由一個調製區移轉到另一個調製區都要記帳或酌情記入負債表內，這樣就算出了 消耗食品成本，減去員工進餐的成本，及移轉到酒吧的食品，成本營業，推廣等，就得到了食品的淨成本或 已出售食品的成本。3.廚房存貨：每月一日開始營業前，必須記錄廚房的存貨，可能的話應由成本控制部門來加以記錄，在實際清點貨品前最好57、能計劃一下存貨的各項分類情形，以免發生錯誤或遺漏，根據儲藏區來分類，必要時還可以有系統的追蹤或再檢查，開始使用或停止使用這些調製區的存貨之間發生的差額，就能調整食品的成本。如果能夠維持正確的請購程序，各廚房內的存貨不應該會有很大的差異，除非為了準備第二天的大宴會調製了許多食品，餐飲部經理每日應該檢查廚房存貨的數字，如果存貨的投資太高或是發生變動時。就要採取必要的行動。4.員工的餐飲：員工餐飲的成本為員工餐廳的淨成本（儲藏室發貨及廚房轉帳減現金營業）加各主管在各餐廳所吃的餐飲總和（主管人員在某一營業餐廳進餐的帳單成本）加上廚師在廚房內進餐的成本（根據餐飲程序計算出來的平均每日成本）。重要的一點為58、員工餐廳，不得作為主廚房烹調過剩食物的一個 傾銷地。5.潛在成本：每一列入食譜上的食品營業的數目，乘上這些食品的成本，依據標準食譜卡的方法計算，就會得出最理想葉予舜 彙編 37的營業成本）或最大的標準潛在成本）這種最大成本計算法，加上所有各別的控制法，就是計算成果的基本工具。D.酒吧利潤的控制法 1.程序：酒吧營業是利用售出飲料的真正成本加潛在的成本率和實際營業加潛在營業比較的方式來加以控制。潛在的營業是一種預期的收人，應該從已知的存貨消費量中產生實際營業和潛在營業之間發生的任何差額，應該根據它們和潛在營業之間的百分比關係來加以評估，任一營業的酒吧的潛在營業額應由營業價格乘上營業的杯數，每瓶酒59、可以售出的杯數，每一酒吧消耗的瓶數再考慮一些因素調整後相乘決定。潛在成本是售出飲料的成本和潛在的營業間有百分比的關係,實際成本只是售出飲料的成本與實際營業收入的百分比關係。2.調酒後的調整：由於飲料常常都是混合調製的，潛在的營業，需要考慮到作為混充物成份的數量和種類，實際經驗指出在美國某些地區馬丁尼酒及曼哈頓酒是地方性的嗜好，有時是出售的酒類中間唯一足以影響潛在營業的雞尾酒。如果分析營業帳單足以證實這種信念，那麼就要調整潛在的營業額並且可依據使用苦艾酒的數量來計算營業額，如果苦艾酒是直接消耗（沒有和其他酒混充）那麼琴酒和麥酒的營業額也需要加以計算（分析營業帳單是決定潛在營業額調整幅度最正確的方60、式）。3.食品及冷飲：如果和烈酒混充的飲料如蘇打，薑汁，可樂等已計入飲料價格之內潛在營業費內不宜列入，但是如果任何一種冷飲是單獨出售，這些混合飲料實際售出的數量就要每日計入潛在營業額內（混合飲料實際售出的數量可以由實際營業帳單計算出來）這些混合飲料的實際營業額可以調整潛在的營業。配發到酒吧內作為調製飲料的各種食品，如果汁，柳丁，檸檬，櫻桃，橄欖，小洋蔥等應計入飲料成本內，如果某一種果汁是分別出售,果汁就要和冷飲的方式一樣,必須計入潛在營業額的帳.免費贈給客人食用的食品，如花生，馬鈴薯片等不得計入飲料成本內，但是要計入酒吧費用內。4.酒瓶營業：酒有可能整瓶出售，所以潛在的營業額自然應以酒瓶的方式61、計算，但是如果一瓶烈酒被人買去，這瓶的潛在營業額就是以瓶計算，潛在飲料營業額和實際出售的瓶數營業額之間的差額，必須要計入潛在營業額內，酒保必須證實所有這些整瓶出售的酒類。5.酒吧存貨：所有酒吧的存貨要經常清點，因為這是有效控制酒吧的方式之一，清點酒吧存貨的工作要在每月第一天開始營業前進行，實際的清點應該以一瓶酒的十分之一數來進行，現有的實際存貨及空瓶數應和發生問題的葉予舜 彙編 38存貨單加以比較，藉以檢查存貨及存貨單。6.酒精成份試驗：不定期的對每一酒吧內的存酒，酒精成份進行突擊檢查，防止可能發生的酒中滲水情形（液體比重表試驗）而且要定期檢查酒瓶上的標籤以防酒保和外人勾結，出售他自己的酒。所62、有的存貨及收入管制方法都受會計主任的管轄（或受成本控制員稽核員，出納等的管）。作這種安排的理由是把管制的任套營業的責任分開。但是，如果建立的系統是由休或服務員來收款，意見可能會不同，成本控制員就要和會計主任擬出一私出納作業程序，所有牽涉到的人員都要全盤加以訓練，遵按相同的規定。E.收入控制 1.負責:所有的存貨及收入管制方法都受會計主任的管轄(或受成本控制員,稽核員,出納等的管轄)。作這種安排的理由是把管制的責任和營業的責任分開。但是,如果建立的系統是由酒保或服務員來收款,意見可能會不同,成本控制員就要和會計主任擬出一套出納作業程序,所有牽涉到的人員都要全盤加以訓練,遵守相同的規定。2.出納:63、雖然服務員兼任出納就原部門主管而言,並不改變他們在原屬單位的地位及責任。但是他們收到的現金要向會計主任清點,換句話說,會計主任控制所有的現金交易。國際旅館連鎖系統內,並無統一的稽核及出納制度,這因為營業狀況的不同使得建立一套統一的稽核及出納制度發生困難,但是國際旅館連鎖系統會計手冊已明白寫明了餐廳及酒吧內處理現金的基本規定,所以餐飲部經理要和會計主任合作,在基本規定內建立一套可行的制度。成本控制員要謹記,如果營業額不能正確的加以記錄,所有為了經營一個有組織,能夠營利的餐飲部的心血可能就會白費。由於任何營業管制度都有一些弱點,餐飲部經理應該瞭解各種弊端,並儘量協助會計主任監督餐飲部的財務。F.供64、應品 1.清潔供應品:餐飲部門申請和使用的所有清潔供應品,如洗碗和清潔銀器的化合物各種清潔劑,清潔液,清潔粉及小型的清潔工具,以及消毒劑和殺蟲藥都要記入清潔用具的帳內不容有任何浪費。2.客人用品:贈送用品如火柴,報紙,牙籤,紀念品等都要計入客人用品帳內。葉予舜 彙編 39 3.紙供應品:餐飲部服務客人及調製食品使用的各種紙用品,如桌巾,襯墊,紙餐巾,吸管,蠟紙,羊皮紙,包裝紙,濾紙,點心袋都要計入紙供應品帳內。4.印刷及文具:文具辦公室用品及所有印刷表格(包括客人帳單,成本會計及儲藏室記錄表等)的成本,都要計入印刷及文具帳內。如果本酒店自己有一家印刷廠,它的營運成本(紙張,油墨,薪資)都要根據65、各部門使用的印刷材料及時間,分別計入各部門的帳上。5.食譜及酒吧單:所有紙張作的封面,及所有食譜,酒吧單,酒單,桌卡,及客房服務標幟都要計入食譜及酒吧單帳內,爲了使這個成本保持最低點,必須事前正確的計劃及選擇存貨等(見下述 7f)。6.裝飾:用來裝飾餐廳及酒吧的花,植物,旗幟等成本都要計入裝飾帳內。7.供應品管制:雖然上述六項物品的支出通常不到百分之一,但是餐飲部經理還是要加以小心的分析和控制。a.所有的清潔,客人及紙供應品,及文具和食譜,都要經過申請,審核並經餐飲部經理本人批准後發給各餐廳主任.這項權利不得授權。b.餐飲部經理要把所有申請單的副本保存三個月,以調查發生不正常變動的原因,他要定66、期檢查儲藏室中的存貨以防止死存貨的累積。c.品儲員可將各部門採購的物品,單價及總金額通知各部門的次級主管,讓他們瞭解。d.申請供應品的人員應該把請購表格上的價格計算出來以取得該部門的總成本,我們也希望使用供應品的員工看見容器上面註明的成本價格,而變得更愛惜使用各種東西。e.表格印製的過程不同,所以成本也不一樣,在下訂單以前要調查所有最經濟的方法,材料及大小,許多內部使用的表格可以油印(我們有一家旅館花了三百美元印刷酒吧間使用的表格,結果只要花五美元的油印表格就可以達成同樣的效果。)f.聰明的設計食譜,校對食譜(使食譜不需要每個月重印,使用厚紙來製作咖啡廳的食譜,餐廳夾子,酒吧單,上發亮的咖啡廳67、食譜及酒吧單,將酒單外面加上一層透明膠紙,皮殼,及利用廉價紙張印刷足夠的食譜供內部使用,並且對於那些想把食譜帶回家作記念品的客人提供小型食譜等方法通常都會使食譜及酒單的成本維持到最低的花費。8.營業增加時:營業增加時,這些供應品的成本也應該稍微增加,使它們的成本在整個成本中心所佔的百分比中下降。葉予舜 彙編 40G.替換重置 1.記入各部門的帳上:瓷器,玻璃器皿,銀器及桌布的投資都相當可觀,它們的折舊及替換費用都要直接記入餐飲部的帳內。每月記入餐飲部門的帳單是根據整個淨營業額中佔的固定百分比,及每一會計年度底的實際成本調整後獲得的。2.折舊折舊:在正常狀況下營運五年以後盈餘表上記載的流通存貨平68、均折舊為:瓷器百分之七十五,玻璃器皿百分之百,銀器百分之五十,桌布百分之五十。除非這種營運設備的價格降低到上述的百分比以下,折舊率都要記人餐飲部的帳內,以後只要考慮遺失和損壞時作的各種替換。所以,把營業設備維護好,並且減少破壞和損失是餐飲部經理的一項主要責任。3.存貨:根據實際損失建立同等存貨,經常性存貨及替換物品來控制瓷器,玻璃器皿,桌布及銀器的破壞及損失。4.桌布控制:每一餐廳都要建立同等數目的桌布存貨,實際上,不使用的桌布都要存放在一個清潔乾燥上鎖的櫥櫃內,從餐桌上拿回來的骯髒桌布要立刻投進一個上鎖的櫥櫃或容器內,桌布不得堆放在地面或是一個不完全控制的地點,主管人員要注意不得讓屬下濫用桌69、布來清潔或擦洗之用,抓到濫用桌布的員工要處罰。每天早晨和下午要把骯髒的桌布拿出來清理,那就是同樣大小的桌布要放在一起,所有的餐巾要每十個捆為一捆,骯髒的桌布送洗前,要記錄在桌布送洗單上,骯髒的桌布送到洗衣房交換清潔的桌布。主管交換桌布的人,要根據洗單上的數目,清點他收到的桌布收數目並且發出同樣數目的桌布。定期(每月一次)清點各餐廳內的桌布存貨。5.廚具:在廚具項下支出的費用代表原來購置的廚具,折舊達百分之五十時直接更換及修理壺,鍋,叉,刀,湯匙及其他多種廚具的費用,大廚要把所有採購的廚具記載在記錄簿內。6.制服:由本店供應餐飲部員工穿戴的制服,圍巾,帽子,領帶等超過估計使用的時限後可一筆勾銷,70、將帳記到制服帳目項下,這些制服的修補及清潔費也應記在制服帳目項下。依據制服的質料及使用的方式通常制服的折舊時間為六個月到十八個月。要嚴格管制存貨（員工離職前要繳還所有的制服及配件)並且要立刻修補損壞的制服藉以延長使用年限,員工下班後不准再穿制服,並且不准將制服攜出本酒店,採購較佳質料的衣物,就長期而言將會證實更經濟。H.其他支出 葉予舜 彙編 41 1.音樂及娛樂:音樂家及演藝人員的薪資,餐費,保險費,交通費及其他支出,以及唱片版權費,鋼琴租金及調音費用,都要出在這個帳下,餐飲部對於職業的音樂家及演藝人員的契約,必須先和總經諮商。簽約找一個表演天才,不是一件容易的事情,偶一有錯,可能就會損失幾71、千美元,因此要利用最低成本產生的娛樂吸引力量造成的最大營業額來加以平衡。2.廚房燃料:烹調食品使用的燃料及電力成本,包括蒸汽,酒精都要出在這個帳目下,廚房設備,冰箱等使用的電力不在這個帳目下出帳。燃料的成本和食物烹調出來的數量成正比例,嚴格控制可以節省成本,在可能的情況下要安裝電表或煤氣表。(廚師常常會忘記關閉電器設備)。3.乾洗:乾洗代表餐飲部乾洗窗帘的成本,由於這種工作經常在生意清淡時進行,這個乾洗費用佔營業額的百分比達於頂點。4.契約清潔:由清潔公司擔任的工作費用,這種費用通常可以避免除廢氣管等粗重工作,一定要由清潔公司處理。5.宴會支出 所有直接和宴會有關的支出,無法記入其帳下的費用都72、記入此帳下,這種支出有許多情形下可以 沖帳,因為這些支出大部份可以直接或間接向客人收費而收回。6.酒吧支出:這些費用代表免費贈與酒吧客人食用的花生,馬鈴薯片,小菜等費用,這些食品不得用來包裝的方式發給各酒吧,應該比較各酒吧的營業額和發給酒吧的免費食品比率後加以控制。7.佣金:表示本地適用的任何種類的佣金。8.執照及稅金:本項包括所有的國稅或地方稅及餐飲部所申請的各種執照費。9.其他:餐飲部的其他支出,無法記入前逑各項下的費用如旅行費用,顧問費用等均屬本項下,餐飲部經理必須分類記載所有的這些費用。I.利潤及預算:葉予舜 彙編 42 1.預算:預算是根據過去的經驗,現在狀況及未來展望建立的一種預測73、,如果情況改變,預測可能不準,但是這不是說某些事發生錯誤,它是指所有影響實際結果的因素,將來必須小心的予以調查後改正,預算也是衡量效率的一個標準,而且最重要的是供本酒店將來作決策的一個基礎。食品營業的預測要用估計光顧各餐廳的客人人數,依估計後的平均帳單來計算出來,飲料的營業額要用飲料營業額對食品營業額的平均百分比關係來決定。餐飲成本可運用每一餐廳或酒吧的潛在成本來加以預測,如果在預測期間又有重要的宴會訂席,這些宴會的成本也必須加以考慮。薪資可以將所有必要員工和各部門主管的月薪總數加起來後,列出預算,這時候可用薪資在預測營業額中佔的百分比來算出人事費用是否太高?或者員工人數是否太多發生冗員現象?74、2.利潤:企業的目的就是營利,使用資料的投資產生令人滿意的資本回收單。當然這個利潤要比現行銀行款利率為高。否則本酒店擔的風險及建立一個企業所花費的勞力就不值得了。一旦餐飲部要賺進多少利潤建立後,餐飲部經理就要使預算達成這些目標,並且準備採取營業行動,使預算合乎實際需要。目前據了解最後的目標就是賺進的錢數並不一定是利潤佔的百分比。利潤在營業中佔的百分比是計算營業成果的一個法寶。但是這種百分比無法存入銀行,不過重要的因素是可以瞭解餐飲部門的利潤對於整個酒店的營業毛利有多少貢獻。3.利潤表:餐飲部經理必須在每月初前兩週內找出會計部發出的每月盈虧表上的問題,他要在辦公室內放一份利潤表每天估計化的盈虧。75、支出依據該月份的日數分別記入大表上面,就營業的金額而這不可能發生變動,支出款也是根據營業的金額多寡產生或是依據採購的多寡來算出,每日與淨營業額記載到盈虧表上面。從收入中減掉總支出數,就可以決定每日的盈虧,把今天賺的錢數加到昨天累積下來,所賺的錢數是否達到了預測的結果,以及是否達到了去年所定的利潤,如果這個數目要比預測的為低,這個數字就應該用紅筆記上。正如以上所述,如果我們不利用它的成果或對某一弱點採取行動,利潤表表身就會毫無價值。葉予舜 彙編 43工 作 職 掌 A-13 (十三)日期：職務:食物成本控制員 部門：財務 向成本控制組負責 A.營業 1.對利潤的影響 營業對於利潤的多寡有很大的影76、響力,必須審慎的加以分析各種的成本,支出加利潤就是百分之百的淨營業額。2.總營業額 最重要的當然是總營業金額,這是一種對預算,餐飲業營業額和總營業額關後的一種比較,(即如果餐飲營業額在總營業額的百分比中,份量較大,就會改變許多營業方面的整個利潤情形)。3.分類 下一步就是分析各餐廳的三餐期間,餐飲營業的分類情形(即一個比其他餐廳的成本和支出為低餐廳,如果它的餐飲營業的百分比較高利潤就自動增加)。4.訂單 他要經過一段時間來比較,每一個餐廳,每一進餐時間內供應的訂單數目和平均的帳單來判定,因為光顧某一餐廳的人數不同或每一個人的平均消費額不同(平均帳單),而在營業額上產生的變化,不論消費額多少,一77、個客人只要叫了任何食品代表一張訂單。5.孤立問題 如果根據上面解釋過的營業分析,發現有些地方比較弱,問題必須先孤立起來,營業減少的幾個最普遍的原因為:a.本酒店的餐飲設備不為一般人所瞭解,位置太差或者本酒店的環境為人所忽略。b.食譜太單調,食物的品質太低,烹調技術不高,或者未到與人競爭的程度,食物缺乏吸引力,不能讓人食指大動。c.服務太喧嘩,太慢或不友善,食物和飲料送上餐桌時沒有達到要求的溫度,瓷器,玻璃,銀器,桌布或制服不乾淨,服務員不注重個人衛生或一般的衛生標準處理的很馬虎。d.價格不能與競爭者的相比較或者無法與出售的食品質量相符。e.出納,酒保或服務員剛換不久。f.整個地區一般生意都不景78、氣。一旦問題孤立後,就可以採取行動來消除它們了。葉予舜 彙編 44 6.扣除 扣除 代表從毛營業額中滅除,就性質上而言是無法收得費用的營業,如對本酒店的主管及董事,國際性旅館連續經營公司主管,顧問給予的折扣.為了推動本酒店的營業作的表演,超收費用退費,購買整瓶酒的退費,客人退費等.你必須審慎的分析這些扣除。7.其他收入 其他收入代表雜項收入,除雜項宴會收入外,實際上都是營業的一種淨利潤,雜項宴會收入可能會被相關支出如花,糖果等抵銷一部分。葉予舜 彙編 45B.1.消耗的食品成本 食品和飲料的成本在大部分的營業中,是最大宗的單項支出,所以它們對於利潤有最大的影響力,食品消耗的成本(毛成本)要減掉79、員工進餐的成本達成 食品出售後的成本(淨成本)員工進餐的成本已撥到各有關營業部門。營業及成本利潤(貴賓水果籃,服務員營業,出售油脂,骨頭,垃圾及瓶子等)都不列入 食品消耗成本 數字內,容器,運輸,儲存及運送的成本都列入食品的成本內,任何折扣都要算入成本內。2.標準成本 為了判別食物成本是否合理,食物成本必須和標準成本相比較,標準成本是用每一單菜的成本乘上一段時間內售出的單數目得到的。3.變動 如果本月份的食品成本和上月份的成本不同,或者比去年同月份的實際成本增加,或比標準成本高,首先要找出發生問題的原因。下列理由可能是造成食物成本波動的原因:a.一般營業型態,可能會因低成本宴會營業額的變動而改80、變,或因早餐在總營業額中佔的百分比變動而改變,這種原因,可以從研讀營業報告及食物成本報告找出來。b.營業項目的改變,高成本食品如牛排在總營業額中所佔的比率變動。c.採購價格的大幅度變動,可以從價格比較表獲得證實整個影響可以從下 列項目計算出來:這段期間每項食品的單價 減掉上期每項食品的單價 等於差額(增加或減少)差額乘上使用或採購的單位數目 等於每項食品的總差額 所有差額的總數等於成本變動的金額 d.營業價格的增減可由售出的單菜數目(營業歷史)乘上變動前後的營業價格差額,計算出來。e.效率低的採購,因為沒有遵循競爭性的採購程序或者無法在本地或其他地方找到更好的來源,採購員的討價還價方式或判斷太81、差,購買品質差的產品,效率低或過時的產品所引起。f.收貨,儲存和發貨沒有效率,造成沒有正確的審核數量(重量及個數品的產品,效率低或過時的產品所引起。質級數,新鮮度及規格,磅秤不正確或者失效。g.準備不當造成浪費的宰殺生畜,切割,分塊及烹調方式,沒有遵守標準的分量,及烹調食物烹調的太多,不會善於利用剩菜,偷竊及不謹慎。h.營業管理不善,書寫帳單失察,價格發生錯誤,帳單遺失,出納人員或服務員偷竊。i.計算食物成本發生錯誤,存貨單的計算方式常常發生錯誤,記載承包商的發票時發生錯誤,不正確的帳單及食品成本的記帳方式不正確(員工的餐飲)。4.潛在的飲料成本 每週的飲料管制報告指出潛在的飲料成本,如果實際82、成本和潛在成本無法密切的吻合,必須立刻採取行動找出原因,加以改進。5.潛在的差額 葉予舜 彙編 46 如果實際的飲料成本和潛在的成本不同下面的原因可能要負起責任:a.偷竊金錢或食品,損害或破壞。b.倒酒量過份或不足。c.不注意雞尾酒的調酒方式,飲料的大小或使用適當的酒杯。d.浪費的工作習慣。6.成本變動 飲料和潛在成本變動的比例二樣,因為:a.採購價格的變動。b.營業額的變動。c.總營業額和成瓶出售酒的營業比例變動。d.總營業型態的變動(即一段酒吧營業額的比重增加而總營業額的成本降低)。e.經常變換使用不同牌子的酒類。f.營業價格的變動。下列投機情形,如在威士忌中滲水,自己帶酒進來出售,或者把83、宴會中飲用的酒帶來出售,都要嚴格控制加以預防.葉予舜 彙編 47工 作 職 掌 A-14 （十四）日期：職務：飲料成本控制員 部門：財務 向成本控制組長負責 A.營業 1.對利潤的影響 營業對於利潤的多寡有很大的影響力,必須審慎的加以分析各種的成本,支出加利潤就是百分之百的淨營業額。2.總營業額 最重要的當然是總營業金額,這是一種對預算、餐飲業營業額和總營業額關後的一種比較,(即如果餐飲營業額在總營業額的百分比中,份量較大,就會改變許多營業方面的整個利潤情形).3.分類 下一步就是分別分析各餐廳的三餐期間,餐飲營業的分類情形(即一個比其他餐廳的成本和支出為低餐廳,如果它的餐飲營業百分比較高利潤84、就自動增加).4.訂單 他要經過一段時間來比較,每一個餐廳,每一進餐時間內供應的訂單數目和平均的帳單來判定,因為光顧某一餐廳的人數不同或每一個人的平均消費額不同(平均帳單),而在營業額上產生的變化,不論消費額多少,一個客人只要叫了任何食品代表一張訂單.5.孤立問題 如果根據上面解釋過的營業分析,發現有些地方比較弱,問題必須先孤立起來,發生問題的幾個最普遍的原因為:a.多給或少給了酒菜.b.沒有注意雞尾酒的菜單,酒或飲料的大小或使用適當的酒杯.c.浪費的工作習慣.6.成本變動 飲料乃潛在的成本變動率一致,因為:a.採購價格的變動.b.營業額的變動.c.總營業額和成瓶出售酒的營業比例的變動.d.總85、營業型態的變動(即一般酒吧營業額的比重增加,而總營業額的成成降低.)e.經常變換使用不同的牌子的酒類.葉予舜 彙編 48f.營業價格的變動.7.下列投機情形,如在威士忌中滲水,自己帶酒進來出售,或者把宴會中飲用的酒帶到酒吧來出售,都要嚴格控制加以預防.葉予舜 彙編 49驗收管理辦法驗收管理辦法 一.驗收組管理時間表 燒餅、油條等 6：30-7：30 AM 水果類 7：30-8：00 AM 蔬菜類 8：00-9：00 AM 獸內類 9：00-9：30 AM 海鮮類 9：30-10：00AM 乳酪、冰淇淋、蛋類 10：00-10：30AM 家禽類 10：30-11：00AM 進口肉品 11：00-86、11：30AM 飲料類 11：30-12：30PM 酒類 1：30-5：30PM 南北貨 1：30-5：30PM 為確立驗收制度之健全及確保品質管制之最終目的，制定食品驗收管理辦法如下：1.廠商應確實遵守送貨時間表之規定（如附表）送貨，若時間有異動，則由本組立即通知採購部，再由採購部通知廠商，以利作業流暢。2.本組驗收作業一切依正常採購程序進行，由各廚房申購，並經採購部統一作業。3.貨品未經本組驗收，一概不予承認（除例假日緊急採購外，但不得大量採購。）4.緊急採購案，由所屬主廚填具請購單應寫明理由，並經採購部認可後，始可收貨。5.所有食品驗收，依各廚房制定之標準規格收貨，並詳加核對，務求正確無87、誤。6.為嚴格控制品質及確保衛生起見，擬請採購部通知廠商確實遵守，如有故違亦請廚房通知本組嚴加懲罰,共維本飯店利益。二、送貨手推車管理辦法 為維護食品衛生及確保顧客安全起見，特別定送貨手推車管理辦法實施之：1.廠商應遵循飯店所設立之統一規格之不鏽鋼密封式手推車進出廚房作業，不得有誤。2.廠商應按蔬菜、水果、豬肉、牛肉、雞肉、海鮮、南北雜貨等順序所編列之手推車各自取用，並善加保管與維護，使用後應立即歸位，以求整齊劃一。3.嚴禁密封手推車混合使用，以免異味滲入食品而影響品質。4.手推車使用後應每天沖洗，及擦拭乾淨，以確保觀瞻，該項清洗工作擬請器皿組全力支援，每天最少得清洗一次。5.手推車不得任意放88、置廚房走道或他處，故貨品送達目的地後應立刻送回原位，以便輪流更迭使用，煩請諸位主廚隨時督促廠商確實遵守，不得停放太久。6.密封式手推車送貨行進路線比照供應商管理辦法中實施之。葉予舜 彙編 507.無故不用密封式手推車送貨，逕告發者將比照供應商管理辦法中第八項第一條所載，予以處罰之。8.為徹底執行飯店品管之政策及確保衛生清潔起見，凡飯店有關人員共襄協助，敦促廠商確實遵守送貨管理一切規章。如認為其售後服務，績效優良者，亦一併適用供應管理辦法中第九項之規定，酌予適當獎勵。三、新鮮水果採購與驗收注意事項 第一條：宗旨：為確保優良品質，靈活運用市場情報，掌握貨源，作為採購及 驗收人員辦理採購驗收之準繩，89、特訂定本事項。第二條：採購：1.選擇誠實並確實能為飯店提供最佳產品及服務之供應商。2.密切注意市場動態，收集市場情報。3.建立市場資料的來源，定期前往果蔬市場，深入了解供銷品質，價格的變動情形。4.密切注意氣象報告，尤以颱風季節期間，注意南部果物，供銷情形，不致缺貨。5.選購新鮮果物應依適時（盛產期）、適量（一天之銷售值），適地（主要產地）、適價（中盤價上下）、適質（最高品級）、適度(甜度適中）、適熟（軟硬均勻）、適用（風味最佳）的標準原則進貨。6.選擇新鮮水果的盛產期，提供餐飲部門，依時季推出最符經濟的新鮮水果食品(香蕉:屏東 6-9 月，台中 8-9 月)、(檬果 5-7月)、(草莓 1290、-3 月)、(鳳梨：屏東 7-10 月,南投 6-8 月)。7.選購水果應接近分到分成熟度為宜，並責令供應商事先整理,以利查驗，並爭取時效。8.以採用價廉物美的國產品為原則，因為國內盛產期的水果，顏色適度，產地分明，風味最佳。9.採購數量應限當日之消費為準，果物經驗收後應置於板條箱上，使其空氣暢通，避免腐敗。10.設立統一採購作業，好的採購程序作業，不但能控制時間，減少誤差，進而使驗收員確實執行驗收作業及控制品質。(a）市場資訊，公開比價、合理議價等由決策單位固定每週遴派專人與財務部及餐飲成本分析員，採購員聯合參與採購事宜。(b）廚房工作人員專司烹飪技藝工作，不得擅自叫貨。(c）果物集中倉庫管91、理，由使用單位向倉庫提領。11.嚴格規定供應商小心搬運果物，並確保品質，不論外部如何碰傷、或內部腐敗變質，均應由供應商理賠或補換。12.盡量避免在迎神賽會、週未、假日大量採購水果，因市場消費值較大，而品質低劣，在梅雨季節不宜大量採購到時水果水分含量較多甜味不足。13.供應商標明進貨水果日期，使用期限，以避免過熟腐爛遭受損失。14.採購水果如逢雨天，濕度太高，細茵易於滋長，應請供應商事先將水果擦拭乾淨，以利貯藏。15.採購進口國外水果以新鮮度為抉擇。第三條：驗收：1.新鮮水果應有的認識與瞭解，根據新鮮水果的顏色、風味及成熟度為驗收鑑別衡量的標準（荔枝、黑葉種、外殼鮮紅、甜度高）。葉予舜 彙編 592、12.驗收員應依廚房制定之標準規格大小形狀及軟硬度自為收貨之準繩，倘有瘀傷、病蟲害等不良品，應予以剔除,確實鑑定品質。第四條：儲存：1.選擇國內水果除晚崙西亞甜橙、葡萄、蘋果、水蜜桃等適用冷藏,其飲水果以室溫置於通風良好之處為宜,故切忌靠近爐灶邊緣儲藏。2.國外水果經驗收後應立即送庫冷藏，同時一律用保鮮膜包妥，以防水份散發，品質降低。3.水果易散發氣味，亦會吸收氣味，應分別置放或用紙包妥，如新鮮蘋果會吸收氣味，極易喪失原有風味，應加以防範。4.保持水果新鮮最宜溫度為度度之間，可保持原有顏色氣味，質地及營養分，而相對濕度在之溫度最適宜，並可防止萎縮。第五條：供應：廚房工作人員應先行檢視其品質，必93、要時亦應先行試吃，倘有異味，應即更換。第六條：附則：未盡事宜得隨時報請修改。葉予舜 彙編 52驗收須知驗收須知（食品類食品類）驗收人員係依據採購部所規定的規格為標準並與倉儲使用單位構成緊密的橋樑，直接，間接關係整個飯店的營運至大驗收人員身負重任，責無旁貸當盡忠職守，確實履行所交付的任務。1.確實瞭解度量衡換算標準。2.正確的查驗，不能草率的行事。3.核對規格單位，單價及公司統一編號（發票）及消除印花稅。4.大宗貨品進貨時，先行呈報財務長並會同有關單位查驗。5.新鮮食品由裡至上的檢驗，並剔除劣品。6.罐頭食品確實勘察有無鏽品倘有劣品應予退回，並注意罐頭製造日期,(時間超過兩年不宜收貨）及有無膨脹94、罐（隆起罐係進入空氣罐內食品腐壞）隆罐應予退回廠商。7.所有食品及一般物品依照所示廠牌收貨，倘更換廠牌非經使用單位及採購同意，不得擅自過關。8.新鮮果蔬或他項食品發覺劣品應通知採購補充，至於非季節性食品不可輕易退貨但需事先通知採購部設法解決。9.進倉之食品罐頭應標明單價，容量，倘沒有品名之罐頭，絕對不可驗收。10.需要過磅之食品罐頭應抽樣核驗，務求精確。11.任何物品，依照正常的採購程序進行作業，沒有正式的採購單訂貨不可收貨。12.貨品經驗收後應立即開驗收單經簽字再交付廠商分送使用單位簽字後(使用單位保留一份）繳回所有驗收單不得由廠商攜回。13.進倉之進口。牛肉應經主廚簽字認可後始得驗收並分列95、於紙箱上掛上標籤註明肉類單價重量廠商進貨日期。14.南北貨及魚翅應嚴格驗收務求乾燥質優。15.菜根類蔬菜應去除頭尾並扣除空箱紙盒重量以實際數量為依據。16.魚蝦肉類確實檢驗（新鮮度合乎標準）並剔除水份、冰塊及內臟。17.直接送廚房食品驗貨後應分別指導廠商送進正確廚房，不得混入他處。18.訂單的貨品驗收時不得超過其所訂數量太多，倘有短缺應逐一記錄，並通知採購部補充。19.無論員工廚房或營業用之水果，務求嚴格收貨不得有異（任何肉類魚蝦亦不能例外）。20.任何食品可以先行品嘗後再予驗收。21.儘量和顏悅色處理正常作業，以公司的利益為前提，但不得故意百般刁難造成無謂的損失。22.驗收工作是一項繁重的任96、務必須親身體驗，持續不斷的競爭。奮發才能瞭解品質的優劣，故應深思熟慮責任重大善加學習。23.驗收貨品應與採購部所訂之實際內容完全符合才能收貨。24.應密切與各部分保持聯絡，務使工作做到盡善盡美。25.驗收後之所有單據應分別按食品，飲料及一般物品之先後秩序做報表報繕寫完竣連同廠商之發票一併轉交成本分析與核算查驗。26.驗收單開出後之單據應分別撕下轉送，財務部，成本分析及採購部至於存根聯,仍應妥為保管（最好每50 張訂為一本)以備查詢。葉予舜 彙編 53驗收須知驗收須知（一般物品一般物品）1.一位優良的驗收員應具備超然的品德及高度的經驗做公正迅速的判斷，務使進料品質達到最高境界。2.物料之檢查應根97、據採購所訂之價格數量、品質、交期或所載之交易條件詳加核對，以查驗該批物料應先收或拒收。3.供應商所送來之發票交貨證件是否齊全，交貨數量與訂購單或交貨數量有否誤差，如有誤差不應檢驗。4.品質經檢驗合格後，應即根據採購單詳填號碼、日期、使用單位、內容全部抄錄後並再予核對，轉交使用單位認可簽字。5.緊急採購物品以先檢驗後轉交使用單位使用後通知採購部補開正式採購單據（國外進口品員工攜回應即開驗收單）6.訂購單的貨品，驗收時不得超收或短少，倘短收時驗收單應加標識，超額時應通知使用單位認可將所有採購單全部更正後始行開驗收單據。7.切忌百般刁難，但以公司的利益為前提，不良品理應退貨，但事後向財務長報備。8.98、大宗貨品（貴重物品）應會同使用單位查驗並即呈報財務長。9.非經請購或無主管核定之請購，不予驗收，但經主管指示不在此限。10.雖經呈准之請購或修造單，但有下列事項者，仍應拒絕驗收，並通知採購部聽後主管之指示作適當之處理。(1)超過交貨期限者。(2)與原約定（或契約）條件或圖樣及原樣品不符者。(3)交貨單與現品差違者。(4)破損，變質，損毀及其他瑕疵者。(5)其他顯著之異常者。11.同類之大批財物。得以一定之基準及其他抽樣驗收。12.分批交貨之材料仍應於每批辦理驗收手績。13.所購材料應作品質化驗或認有必要化驗者應俟化驗結果後再予驗收。14.工程營建或修繕之驗收應會同設計單位及工程人員查驗合格後始99、行開驗收單據。15.屬於技術性，專業化之物品，須經使用單位勘驗並認可後依據採購單逐項抄錄於驗收單。16.陶瓷器、銀器、餐具品，應配合餐務部門會同嚴格驗收。17.布彩、口布之尺碼應符合餐廳，房務部門使用標準，故驗貨應嚴格執行。18.文具、紙張、表格應根據設計式樣收貨，並抽樣查驗不得草率行事。19.電氣用品應確實查驗廠牌、規格，不得有膺品混淆過關。20.所有生財器具及機器設備應俟使用單位運用靈活後或認可，始行開出驗收單據。21.玻璃器皿應根據種類、規格、型式、質料成分，並配合餐具部門參與驗收。22.易燃物品或清潔劑一律原裝收貨，桶裝上亦應標明種類用途，故收貨時應稍加留意。23.商店街物品收貨標準比100、照飯店，但專業性經商店街主管會同驗收，隨即開驗收單。24.以先來先辦為原則，但緊急採購或須立即使用者得先經驗收。葉予舜 彙編 54工 作 職 掌 A-15 （十五）日期：職務：品儲員 部門：財務 向 負責 A.與儲藏室的關係 1.督導:本酒店的品儲員及驗收員是受會計部門主管或會計主任的督導。這就是餐飲部經理不能直接督導儲藏室，這種安排的理由為儲存的貨物等於保險櫃中的現金，現金簿是由會計部掌管。2.責任：餐飲部經理必須建立起標準維護適當的收貨，存貨都依照一定的作業程序辦理，他應該定期檢查儲藏室，審核貨品是否存放在適當的情況下，儲藏室內不得累積損壞或流動太慢的物品，他應該命令大廚每日檢查冰室內存放101、的食物。B.收貨 1.集中收貨：所的食品及飲料都要由一名受過良好訓練的員工，擔任這項工作，在一個指定的集中收貨點收貨，本酒店最好通知包商在每日指定的幾個小時內送貨，儲藏室關閉後就不收貨。2.送貨：送貨時常常附有一份發票，或兩份註明價格的送貨單，收貨員在發票及發票副本上蓋章簽收後，留下正本，並且把副本交給送貨員作為送貨的註明。如果送貨員沒有帶發票或證明價格的送貨單，收貨員可以準備一份詳細的清單。3.檢查：取貨員必須小心的檢查進貨的數量和品質，核對採購單及規格，最好由大廚協助檢查所有重要食品項目的品質如肉類。箱子或盒子必須打開後檢查，如果箱子的重量也算在食品內，開箱時要特別留意，（這種辦法應該少用102、）記錄並保存各種容器的重量，以便隨時能檢查無法開箱檢查的貨品（如水果及蔬菜）。所有數量的短缺，要立刻註記在發票和發票副本上面並且通知採購員，並且把不合標準的貨物退還包商，品質標準必須用書面寫好，以供檢查時用。所有價格的變動。及包商沒有按時送貨等情形，都要通知採購員。4.單位成本：所有送達的貨物，都要註明單價，而且易腐敗的貨物也要註明進貨日期，收到的每一塊肉上面都要掛一個葉予舜 彙編 55肉卡，每一肉卡上要寫明品名，包商姓名，日期，重量，單價及每塊肉的總成本，所有肉卡的總價要和發票相符。肉卡的上聯掛在肉上，下聯送交成本控制組部門。5.每日使用計算機去計算所有的食品及飲料發票，並且把它們和收貨報告103、分開，與這些收貨報告，肉卡及採購單一起送交成本控制部門。收貨報告上面列舉供應商的姓名（用大寫字母）收到的貨品，發票的總金額，運費及每一件貨品的單位成本。每個月收到的發票都要從一開始連續編號。C.儲存 1.雜貨：雜貨及罐裝貨物，要在乾冷的情況下存放在架子上面每一組貨物，都要按英文字由的先後秩序存放在架子上。例如：穀物（Cereals）麵團（Pastes）佐料（Condiments）麵食品（Pastry Shop Items）餅乾（Crackers）蜜餞及糖蜜（Preserves-Sirups）硬果（Nuts）春料（Spices）糖 鹽 麵粉（Sugar-Salt-Flour)醋 橄欖油 洋蔥（V104、ineger-Clives-Cnions）罐頭蔬菜（Canned Vegetables）罐頭湯（Canned Soups）罐頭果汁（Canned Juices）罐頭水果(Canned Fruits)罐頭肉類（Canned Meats）罐頭魚（Canned Fish）盒裝貨物應存放在平台上面，不得直接放在地面上。（平台的高度應足以讓人清掃下面）有些罐裝貨物如魚子醬，肝，木菇，某些海味煮過的火腿都必須儲存在冰櫃內。貨物應該像超級市場看齊，每樣貨品均有標價，加蓋戳記以簡化請購存貨時必須填寫的價格，廚師應該瞭解請購食品的成本，所有貨品的儲存及發給必須遵守先進先出的原則。2.散裝貨物如麵粉及糖，應該像前105、面提到的盒裝貨物一樣存放，但是一部份存貨（也許在一百磅內）應該開箱存放在塑膠罐內，並以重量方式發放，散裝的麵粉及糖也可以光用袋子裝好，以便發放。3.易腐敗貨品：葉予舜 彙編 56新鮮水果及蔬菜（香蕉，未熟的水果，馬鈴薯，洋蔥）應該存放在攝氏六度左右（華氏四十二度）可以任人出入的蔬菜冷凍櫃內。乳製品應該分別存放在攝氏四度（華氏四十度）左右，可以任人出入的冷凍櫃內，你必須記住乳製品容易受到臭氣的感染，應該經常蓋住，並且遠離有強烈氣味的食品，蛋類和乳類經不起冷凍，奶油必須蓋住某些乳酪要用濕布包起來，蛋類必須存放在空氣流通的乾燥地點。魚儘可能在需要用它的時候再採購，用冰塊及塑膠容器將它重新包好後，再存106、放在攝氏零度左右（華氏三十二度）的一個冰箱內。所有的易腐敗食品在儲存前，必須註明它們的成本及收貨日期，每日必須檢查這些食品，加速使用快要壞了的物品，並且防止腐敗。4.肉類：肉類要存放在另外一個溫度保持在攝氏零度到二度（華氏卅二度到卅五度）的大型冷凍櫃內，容許較多的空氣能夠流通，收貨時要除去所有的外包裝紙，除了牛肉，煙薰或鹽漬過的肉類外，所有肉類儲存日期不得超出幾天，由於控制老化的結果，牛肉會改善它的香味，變得更柔軟，如果法律許可，所有的內類都要掛上肉卡，如果法律不准，品儲領班要建立一套肉卡制度，或是一種櫥架制度。5.冷凍：需要冷凍的食物，應該依食物的類別，安排存放在攝氏零下廿度左右（華氏零下四107、度）的冷凍櫃內，由於在這種溫度下每日檢查存貨一定會很不舒服，品儲員最好建立一套存貨表，冷凍庫不可以變成廚房的食品埋藏場，冷凍食品應有一適當的解凍時間，冷凍食品可以放在冰箱內解凍，但不可放入水中或利用任何型式的高熱解凍，利用這種高熱方法加速解凍,會影響食物的品質,食品一旦解凍後不可以再冰凍。食品冷凍前要嚴密的封好，以免冷凍食品燒壞。6.飲料：所有飲料收到後，要存放在用規定的號碼編過號的架子上，然後上鎖，酒精成本高的酒要立放在架上，紅酒則平放在架上，溫度大約在攝氏十六度(華氏六十度）左右，白酒紅葡萄酒及所有會起泡沫的酒要立放在攝氏十度(華氏五十度）左右的架子上，瓶裝的啤酒及冷飲要一箱箱的分別儲存起108、來。（空罐也應該鎖起來）啤酒桶要存放在攝氏六度到八度的地方（華氏四十三度到四十七度）啤酒桶要在收貨四十八小時後才能打開，以免啤酒泡沫過分的流出，酒窖要保持一定的溫度，並使空氣保持流通。7.系統：飲料儲藏室，酒單，請購單及存貨程序，要全部建立數字系統，以便運用時能夠得必應手，這種作法也就是將每一種存放的貨物，分配一組特別的號碼，飲料可以依據英文字母的秩序分類如下：100-129 Scotch&Irish Whisky 360-389 Aperitif 130-149 Rye and Bourbon 390-399 Iorto 150-199 Cognac 400 Domestic White W109、ines 200-209 Gin 500 Imported White Wines 葉予舜 彙編 57 210-219 Rum 600 Domestic Red Wines 220-249 Clear Liquor 700 Imported Red Wines 250-299 Cordials 800 Sparkling Wines 300-319 Vermouth 900-949 Beer 320-359 Sherry Wines 951-999 Soft Drinks 任何一種牌子的，如果存放的是半瓶酒，號碼前要加一個字。8.安全：由於儲藏室內存於了幾萬元的食品和飲料，因此這個地區必須安全110、，每一個儲藏室只有一個門，這個門的鑰匙放進一個封好的信封內，留在守夜的櫃台出納處，這些鑰匙的存放及發給要建立一套嚴格的作業程了，沒有獲得授權的人（包括廚房員工）都不准進入儲藏室。必要時可以使用鐵門，鐵門上再加一層鐵絲網，加強執行這個規定。開放時間應該加以規定（下午關閉時間內進貨），開放時間愈短愈安全本酒店支付的薪水也就愈少，所有的貨品都心須在儲藏室大門前領取，使品儲員不必離開他的工作地點，要建立一套儲藏室關閉後遭遇緊急事件時的處理程序。（由副理及一人一起關閉儲藏室）。9.清潔：所有的冰櫃及乾燥儲藏室必須保持清潔無臭,冰櫃的牆壁，架子及掛釣必須經常清洗，並且建立一套除霜的作業程序。10.如欲進一111、步瞭解食物儲藏細節，請見餐飲成本管制手冊。D.發放 1.申請：發放物品必須依據作業程序，對照正確填寫的申請單發放，品儲員不准應廚師的要求，任意發放物品，然後再把發出去的物品，加註在其他申請單上，申請單不得更改，沒有經過簽字批准，也不得將其他物品的名稱加在申請單上。餐飲部經理應該提出一張名單，上面註明所有獲准申請食物，飲料及消耗品的人員姓名，未經批准，品儲員不得接受任何申請品儲員將貨品從架子上取下來時，要記下所申請食品的價格，並且將所有發放出去的物品記在卡片上。2.肉卡：肉類隨肉卡的上聯發放給拈板部門，拈板師將檢查收到的肉類是否與肉卡上的說明一致，然後在肉卡上簽名，將肉卡交還品儲員，品儲員再把肉112、卡放進一個盒子內。3.拈板部轉發：拈板部發出去的所有肉類，都要小心的秤過它的重量，並且記錄在拈板部轉發單上。發放切割後的肉類，發放出去的肉類數目乘上每塊肉的固定重要，必須和秤過後的實際總重量相符。磅秤表旁邊要經常放一份肉類表。4.飲料申請：葉予舜 彙編 58各酒吧要用空酒瓶或現金登記卡（整瓶售出香檳或烈酒時用）來交換飲料,每一瓶酒上面都要貼上一個標籤，證明這瓶酒原來是由本酒店的儲藏室發出來的宴會中飲用的酒瓶，和客房飲用的酒瓶要貼上不同顏色的標籤。飲料品儲員可以先把訂單上寫的酒準備好待酒吧的服務生到時來領取貨品時，立即可取，品儲員檢查空瓶時要看看裡面是否還有酒。（酒保有時候不小心，會在瓶中留下半113、杯多酒）品儲員要把酒瓶上的標籤撕掉或把酒瓶打破，使酒吧間的工乍人員無法再拿回去充數。有些國家，對於空的冷飲瓶子要先付出相當高的訂金，如果有這種情形，就需要以空瓶換酒的方式來嚴格管制空瓶經過調查發現，使用退回的空瓶。要比沒用過的瓶子更為經濟。5.調味酒：餐飲部經理要規定烹調用酒和燃料用酒的牌子，品儲員只准發給這種牌子的酒。6.變味：任何酒或食物變味時，都要記錄在申請單上，由餐飲部經理簽字以後，向餐飲控制員報告，即將變壞的食物必須送到廚房處理（強迫發給）舉行餐飲會議時，最好要求餐飲控制員提出一份每週食品腐敗報告。葉予舜 彙編 59工 作 職 掌 A-16 （十六）日期：職務：夜間稽核員 部門：財務114、 基本職掌：1.核對客人的帳單，向本酒店提出每日報告。2.前廳辦公室經理請假時,負起監督的責任。3.與前廳辦公室經理合作，指揮並管制前廳辦公室的業務。編制關係：1.向前廳辦公室經理負責。2.監督夜間詢問員及電話總機話務員的工作。3.與會計部密切合作。工作及責任 1.協助前廳辦公室經理監督前廳辦公室。2.指揮並協助夜間詢問員及電話總機話務員。3.準備並向本酒店提出每日報告。4.準備並核對客人的帳單。5.全盤瞭解詢問員，夜間詢問員及電話總機話務員的工作和責任。6.與安全室職員密切合作，維持本酒店的安寧。7.全盤瞭解本酒店火警及緊急事件處理程序。8.上司分配的其他工作。葉予舜 彙編 60AUDITO115、R CHECK LIST Assignment Certified by Remarks Sales:1.給予客人之贈品(Give away)須經副總經理以上之核准,並附上客人之名單及所贈項目名稱及數量.Chief Accountant 2.核對支付旅行社之佣金是否依據合約上之規定計算 A/P 3.查核各簽帳之旅行社是否已經過信用部之認可.A/R 4.查核房價之變更是否經過正常之程序決定後才施行.A/R Front Offece:1.查核客房折扣是否於事先說明,並依據公司之政策及程序為之.Income Auditor 2.檢查客房冰箱飲料之領貨是否與銷售憑單相符,相符才准發貨.3.檢查是否私帶116、飲料出售給房客之情形存在.H.K.Manager 4.依據房客遷入記錄,查核各層樓是否有盜賣房間之情形.Income Auditor H.K.Manager 5.不定期巡視洗衣房之作業,防止利用公司之洗衣設備向外作洗衣之生意.H.K.Manager Food&Beverage 1.每月核對 Function Order 之內容是否與實際相符.若有變動,是否已有事先通知.Income Auditor 2.大規模之宴會,喜慶是否都先付訂金,並查核每日之宴會等是否付現.Income Auditor 3.查核每次節目之策劃及製作均會同有關各部門作事先之安排及明細之預算,並經適當之核准.4.查核各餐廳酒117、吧之折扣是否依公司之政策及程序而給予.Income Auditor 5.查核各餐廳酒吧之跑帳是否確實並經過適當之核准.Income Auditor 6.核對每筆特支費之內容單據是否合於公司之規定及程序.A/P 葉予舜 彙編 617.每日查核各餐廳所收之訂金是否於當日繳交財務部並建檔.Income Auditor 8.定期盤點各餐廳之營業器具,並計算其個別之破損率是否超過公司之標準.9.各餐廳酒吧菜單價格之變動更改是否經過正常之程序決定後實施 10.查核各類廣告是否均經第三者加以率制.Telephone&Telex 1.檢查公司員工透過總機所打之長途電話均須在 Long Distance Tel118、ephone Call Voucher(328-63)上註明對方姓名或公司行號全名,並檢查是否因公而使用.Income Auditor 2.核對每月之長途電話費單,並與公司之記錄相核對 A/P 3.檢查 Telex 之內容,若為私人使用則予以收費或扣薪.Income Auditor 總務:1.查核使用公司之郵資機是否經過總務,避免一切私人信件使用公費郵寄.2.公司之公車免費使用者均須附表派車單,並查是否經過部門主管之核准.Income Auditor 3.查核每月油單之申請是否有重大之出入,並追查其原因是否合理 A/P 採購:1.查核每樣採購是否均合乎比價制度 A/P 2.新的 Open P.119、O 均須事先經過財務長之審核.Comptroller 3.報關費是否合乎比價之原則.A/P 財務部:1.不定期抽查夜總會之人數,並與出納日報表之人數核對.Income Auditor 2.查核加班及車資補助費是否合理或值得 A/P 3.定期核對各部門員工之職位分類情形.Comptroller 4.將未領之手頭上員工薪資保留適當之記錄並核對之,將已超過60天而未領之薪資存入公司之銀行帳.Paymaster 5.每日將掛號信件及支票接簽收並作適當記載及入帳.財務秘書 葉予舜 彙編 62一般:1.計程車費查核是否經核准及注意其往來地點事由等是否合理.A/P 2.查核運費之支出是否必要,或可採更廉價之120、運送方式.A/P 3.定期核對現有車輛及司機是否合於公司目前之需要,並查核其修理費,汽油等費用之支出是否合理.Chief Accountant 4.檢查所有的 I.O.U.是否因公而借,且都在規定期內還款 A/P 5.抽 ENT 之使用是否確實,合理.Income Auditor 6.抽查 House Use 之使用是否經過授權,並於點菜前已聲明使用 H.U.Income Auditor 7.查核國內外旅費之申請是否合於公司規定.A/P 8.查核所有之影印,油印是否均經過總務之控制,客人之影印是否確實收帳並記帳.Chief Accountant Income Auditor 9.隨時注意電,水121、,瓦斯等之節約 各部門主管 10.照相及沖洗費是否透過特約店,並查核特約店之費用是否合於相並查核特約店之費用是否合於相 A/P 11.查核軟片是否均由倉庫領取,且經過部門主管之核准.A/P 葉予舜 彙編 63工 作 說 明 A-17(十七)日期:職務：櫃台出納 部門：財務 工作內容：1.櫃台出納的條件:禮貌，冷靜頭腦，誠實的操守，以及豐富的會計基礎和對旅館”服務業的高度興趣與熱忱。2.結帳的現金受理。3.王安電子計算機終端機的操作，更正調整，換班時現金報表製作等，在記帳時每張帳單均需一一逐張核對旅客登記卡上的簽字查驗無誤始可入帳，對於接待組製作的換房通知，拆扣單，旅行社認客簽單及旅客簽帳的處理122、。4.預付帳款的處理：分為旅行社預付款和預付款種。5.控制帳單的處理：櫃檯出納要核對隔壁接待組所送過來的旅客登記卡和帳卡，姓名是否一致，有沒有護照號碼，預定離開日期，預定付款方式，缺少任何一項均會帶給旅館控制很多困難，尤其要求接待組的帳卡要登記號碼，並需依號碼次序使用，以免發生樓上有人住而樓下沒有帳卡的事情。6.處理客人拒付的帳單和報怨。7.代客墊款的處理。8.旅客的信用簽帳處理。9.兌換支票與貨幣的處理，真偽的鑑定和現金的安全。10.保險箱的保管規則與方式。11.可以接受的信用卡,旅行社認客簽單的處理。12.旅館所有部門的鑰匙的保管和借還手續的方法。13.客房部客人房間 的保管。14.櫃台出123、納的零錢週轉金，每天的 的現金袋的處理。葉予舜 彙編 64FRONT OFFICE CASHIER TRAINING PROGRAM 1.Cashiers attitude,Smiling,Greeting,efficiency,telephone manner.2.Basic Cash Control Procedure.3.Computer-Operation,Closing per shift.-Check signature before posting.-Transfer on account to another.4.Advance reservation deposit proc124、edure.5.How to handle dispute accounts and guest complaints.6.Paid-out voucher.7.Acceptance of quest credit.8.Cashing check and Foreign Countrys Currency.9.Safety box procedure.10.Acceptance of Credit Cards,Travel Voucher.11.Control procedure of storeroom key.12.Master key control.13.House fund,chec125、k daily,return to hotel when taking vacation,due back.14.Pay more attention to VIP guests,including SES guests.15.Foreign Exchange Control.16.Special instruction concerning guest credit.17.Message between shifts,between cashier and night auditor.18.Overage/shortage of cashier house fund.19.Rate/room change notice procedure.20.Control cash basis guest(Walk-in guest).21.Walk-out guest.(Holding account)22.Group control procedure.23.Bell Captain unit.