1、控股集团总部及下属各分公司采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1目的：为规范公司物资采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率。2适用范围：适用于XX控股集团总部及下属各分公司的原材料采购、固定资产（含设备）采购、低值易耗品采购、办公用品、劳保用品、工程物资采购等。3. 组织架构:3.1采购小组负责人:3.2采购小组组长： 副组长：3.3采购小组组员：3.4 联合采购小组人员是由集团从下属各分公司内选拔出来的，且人员不是固定不变的，如采购工作业务量较大时，采购小组负责人可从下属各分公司再选拔人员支援采购小组工2、作。3.5 采购小组负责人每个月需对采购小组成员的工作进行评估，如工作态度、工作作风不符合联合采购小组工作要求的，采购小组负责人可对其进行更换。4职责4.1公司采购职能由下属各分公司抽调人员组成的联合采购小组具体承办，财务部门负责过程控制与监督。4.2生产部门或物资需求部门负责采购计划的申报，工程物资、原材料采购计划需一式四份，工程预算编制人员或生产计划提报人员、项目经理或生产经理、采购员、库管员各留存一份。4.3 采购小组负责归集、整合各分公司、各部门提报的采购计划统筹安排，达到集中采购，降低成本的目的。5. 采购时间安排：5.1 公路公司搅拌站石料采购： 每年10月份开始组织石料考察：由联3、合采购小组组织搅拌厂相关人员、公路公司相关领导组成石料考察小组，对石料供应商进行综合筛选、评定，对进场石料价格进行谈判确定最低供货价，对进场石料质量定出质量标准。11月15日前：由石料考察组组长与最终选定的石料供应商签定供销合同。11月15日12月末：石料进场。5.2 公路公司沥青料采购：以5000吨为安全库存系数，低于5000吨时，由物资需求部门与采购小组进行联合采购。5.3 各分公司生产原材料、辅料：每月20日，提报下月采购计划，特殊情况另作安排，如因生产部门工作效率问题造成采购计划提报延迟，每延迟一天，生产部门相关领导罚款50元，负责提报计划人员罚款20元。20日-25日：采购小组提报资4、金申请时间。25日-30日：物资采购时间。5.4 办公用品、劳保用品采购：半年采购一次，3月份一次、9月份一次。每年3月1日-3月10日，由各分公司根据办公用品上年度使用情况及库存情况提报采购申请，采购申请经各级领导签字后上交至联合采购小组。3月10-3月15日：联合采购小组会同财务人员根据采购申请单上的物资明细进行市场考察，询价议价，最终确定供应商及供应价格，签定供销合同。3月15-3月20日：采购小组将各分公司上交的采购计划进行整理汇总，集中申请采购资金。 3月20日-25日：采购物资到货，采购小组根据各分公司提报的采购申请单上的采购物品及数量进行分配。由各分公司库管员或办公室人员在入库单5、上签字确认。 3月25日到3月末：进行报销程序，采购小组负责报销，发票名头按各分公司上报的采购计划开具，特殊情况需财务指导开具发票并审核。 5.5应急采购：（如突发的车辆、机械、设备故障需采购配件等）由物资需求部门与董事长沟通协调、财务借款等事宜，手续后补，如需采购小组支持，采购小组可派人随同。 5.6 与厂家订购的机械配件的采购：由物资需求部门办理采购相关手续，采购小组不予参与。 9月份采购时间安排与3月份相同。6、 采购流程：供应商评选（采购小组）签定供销合同（各部门联合会签）采购计划（物资需求部门）采购申请（采购小组）资金申请（采购小组）物资采购（采购小组）入库验收（采购小组、物资需求部6、门或库管）报销付款（采购小组、财务部）6.1供应商合同签定流程： 市场调查（采购小组、财务人员进行），了解物资价格，了解供应商进行供应商筛选、评定与供应商进行谈判，确定供应价格、质量要求、送货时间、送货方式、付款时间、付款方式、发票事宜等等草拟供应商合同财务部对供应商合同中与财务相关事项进行审核采购小组组长与供应商签定供应商合同到集团办公室盖章（办公室审核，集团副总审核后盖章）。6.2 采购计划提报流程：物资需求部门提报采购计划单，主管领导签字库管员库存核实分公司总经理签字董事长审批上报采购小组6.2 采购申请审批流程:采购小组汇总整合提报上来的采购计划提报采购申请 采购小组组长审核采购负责人7、审批。(注：如采购计划单无需整合，此流程可省略。)6.3 采购资金申请流程:采购小组提报主管会计财务经理审核（或财务经理委托财务部长审核签字）采购小组负责人审核董事长审批(如董事长联系不上,此资金申请单必须有集团采购小组负责人、财务经理三人签字)6.4 物资入库验收流程:物资到货采购员与库管员或物资需求部门人员当面验收点货验收合格入库,办理入库手续入库单一式二份由采购员、库管员或物资需求人签字（采购员一份做报销用、库管员留存一份）6.5 报销审批流程: 采购员填报报销审批单（发票单据齐全）采购小组组长审核财务审核（会计、财务经理）分公司总经理审核 采购负责人审核董事长审批会计制证出纳支付7、采8、购要求及相关规定：7.1 各分公司采购业务统一由联合采购小组负责办理，各分公司、各部门或人员不得自行采购。7.2 联合采购组由各分公司抽调人员组成，在各分公司负责其它工作的同时兼职采购小组成员，各分公司不得设专职采购员。7.3 每月5日前，采购小组需将上月的发生的采购行为做一汇总分析，并在公司月例会时向集团领导汇报。财务部同样需对本月发生的各项采购费用进行财务分析,并在月例会时向集团领导汇报。7.4 采购小组联合财务部进行供应商评定后，签定的供应商合同，需附供货产品价格单，并在集团、财务部留存备档。 7.5 财务部根据供应商提供的供货价格对采购小组提报的资金申请进行审核，如有超出供应产品价格的9、，财务部不予签字。 7.6如出现供应商更换，无法继续合作的，采购小组须寻找新的供应商，签订新的供应商合同。 7.7采购小组须建立供应商档案，并及时更新，供应商档案电子版需上报集团办公室。 7.8 采购小组在组织采购时，必须两人以上共同采购，不得一人采购。原则上采购时应有采购小组出一人、物资需求部门出一人共同进行采购，如物资需求部门无法随同的，则由采购小组组长指派两人采购。 7.9 除零星物品采购、临时性紧急采购外,批量采购业务必须先与供货方签定供货合同或价格协议，供货合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、送货方式、送货地点、运费承担、结算方式、发票、违约责任等内容。 7.10在供货10、合同有效期内,若因市场行情发生较大变化时,联合采购小组需向财务部提供补充协议或新的合同,财务部审核备案。 7.11 无论是现金采购还是赊购,在结算时均需采购部门提供签字齐全的或,连同相关的凭证经财务部门审核,董事长审批后,会计制度、出纳付款。 7.12财务部在对采购物品结算付款时，应认真核对采购申请单、供货合同、采购资金申请单、物资验收入库单、发票或收据等相关凭证。缺少单据、发票不全、签字不全、票据涂抹等不符合公司财务报销规定的，财务不予审核、报销。 7.13采购发票按规定需索要增值税发票的,必须索要增值税专用发票, 7.14小额零星物品采购，且确实供货商无开具发票资格，经董事长审批后可用收据11、报销。 8、采购责任： 8.1 各分公司/各部门或个人未经采购小组自行采购的,由经办部门及人员自行负责处理，财务不予报销。 8.2 经审批完毕的上报至采购小组的,采购小组应在7天内采购完毕,因采购小组责任导致未按时采购且造成损失或影响正常生产经营的, 采购小组组长罚款100元,采购员罚款50元。 8.3 未经比价进行采购的，采购价格明显高于市场同类产品的，价格高出部分，由采购员自行承担。 8.4 提交供应商报价时,如与供应商串通抬高价格,从中谋取私利或未认真进行比价,导致采购价格明显过高,经集团查实后,询价议价相关人员承担采购价格高出部分损失,扣失超5000元的公司直接辞退。 8.5 物资需求12、部门在提报采购申请时，必须根据生产计划、生产经营管理实际需要、库存情况等填写采购申请，乱报采购申请，导致采购物资数量不准，造成公司资金使用浪费的，采购申请单相关签字人员层层处罚，普通员工罚款20元，主管领导罚款50元，分公司总经理以上领导罚款100元。 8.6 采购申请单必须认真填写各项采购信息,如采购申请单填写不规范,采购小组成员有权拒绝采购,造成损失由物资需求部门承担。 8.7 采购小组领导、各分公司总经理、财务部必须认真履行监督、审核、把关职能，如因把关不严，造成公司经济损失的，由集团领导研究决定对相关责任人进行处罚。 8.8 有财务签字审核的相关凭证,如因财务未认真审核发现错误,则对财13、务签字相关人员进行处罚,签字会计罚款50元,签字财务领导罚款100元。 8.9 物资验收入库,由采购员、库管员或物资需求人共同验收，并在物资验收入库单上签字确认，验收入库前发现物资质量、数量问题，由采购员负责协调解决，不能解决的，由采购员承担相应损失；验收入库，双方签字后发现物资有质量、数量问题，由库管员或物资需求人负责协调解决，不能协调解决的，由库管员或物资需求人承担相应损失。9、 采购备用金：采购小组成员可根据本公司采购业务量的大小在财务部借取一定的采购备用金，每个采购员备用金不能超出本人月工资，该备用金由财务部挂在该业务员帐下，每年年末，采购员必须将备用金结清。第二年再重新挂帐。10、附则：10.1 此制度自下发之日起执行,原采购管理制度自本制度下发之日起废止。10.2 附表: 范本