1、企业分公司材料及物料采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 材料、物料采购管理制度第一章 总 则第一条 目的为加强公司规范化管理，规范采购工作，保障搅拌站的正常持续进行，选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的材料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二条 适用范围本办法适用于房屋建筑、市政公用等工程项目使用材料、物料（设备）采购时，计划、审批、价格之审核、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，均以制度处理。本管理制度所指大宗材料、物料：砂、砖、水泥、混凝土、机械设备及配件2、电缆线等。第三条 职责划分1、机料部负责对各材料、物料的价格询价、采购、入库保管工作；2、采购员对计划单的质量、数量、要求进行详细审核把关；3、财务部对该工程材料的数量、规格、价格控制把关；4、采购合同条款必须符国家相关法律法规；5、上报项目经理及公司进行签字审核；第四条 原则1、长期订货和大额进货，通过签订买卖合同的办法进行。2、对于经常性采购或批量进货的，按采购流程进行。第二章 采购（计划）审批第一条 采购计划的制定1、材料、物料的采购执行先计划审批，后采购的原则。大宗材料应在计划应在实施前不少于10天前提出，批量进货的材料不少于3天提出，应急性材料由材料员统计后上报项目部经总经理批准后3、实施采购，事后二天内应补齐相关手续。2、采购的大宗材料，由机料部提出采购意向申请，确保材料物料规格、型号、数量无误并签字后以报公司总经理确定供应商。第二条 询价、比价和议价1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；2、采购员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；3、采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等进行核对、对供应商报价、交付期、售后服务等方面分析比较，以便选择最优供应商保证采购的材料符合公司实际采购要求，4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应4、送请购部门确认；5、专用材料或用品，机料部应会同使用部门共同询价与议价；6、对供应商的报价资料整理后，经办人员应深入分析，以电话等联络方式向供应商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；7、对重大的物资采购，要保证参加人数不少于两人进行商务谈判，且要求有两个以上的部门派人参加。第三条 采购前核决及权限大宗材料首次采购时，按公司合同管理办法执行合同签字流程序，采购经办人员与供应商初步沟通并完成询价后，在询价汇总表上详细填列以下事项，呈报负责材料采购的各部门及总经理核决：1、供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；（1）采购物料的详细描述：5、包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；（2）订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；（3）价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款；（4）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；（5）付款方式；（6）所需的质量证明（检验单、质保单、出供应证明单、化验报告单等）；（7）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他处理方法；（8）运输方式和销售发票的要求。2、需与供应商签订长期合同者，采购经办人应拟妥长期合同书，核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈各部门主管及公司经理核决；3、签订期采购合同后过程中进货的，按材料采购流程，填写采购单，办理手续。4、金额6、较大或批量采购的应到对方生产工供应进行实际考察，在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方明确订货意向，并送样报验，未通过报验的材料不准采购。第四条 签订采购合同或填写采购单1、确定供应商后，填写采购合同并经审批流程，完成采购合同经审核，加盖公司合同公章经对方签章后生效。采购单经公司总经理签字审批后生效，需上交项目部备存。2、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度。3、发货前要求供应商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。4、若属分批交货者，采购人员应在“订购单”上注明“分批交货”以资识别。第五条 退货作业对于检验不合格的材料退货时，应开7、立“材料退货单”，及时联系供应商到场核实并清运不合格材料。第三章 验收与付款第一条 材料进供应验收1、材料进场供应商交货时，材料员、试验员清点件数或称重，对货物携带的有关证件和材料质量进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单并由库管员签字入库。如发现不符时，立即通知采购员联系供应商；2、对有专项质量要求的材料物资，须项目经理参与验收，验收合格后由库管员出具入库单并签字。第二条 付款结算1、严格按照公司报账工作流程和挂账工作流程执行；2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由公司安排支付；3、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出，申请付款应严格按照采购合同要求8、和项目进度情况进行，分清轻重缓急，必要时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已付款、余款，按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续；4、以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支付：（1）紧急采购且不能及时办理财务支付手续；（2）在外埠采购且供应商要求立即付款时；（3）在现场调试施工期间急需材料的采购；（4）3000元以下的零星采购。第三条 进度控制及异常处理1、注意“采购单”注明的到货时间要求，掌握到货进度；2、现供货方发货日期有延误时，主动与供货供应商联系催交，对异常原因及时处理对策，汇报相关职能部门处理。第四条 质量评价关注所使用的材料质量，根据使用9、效果对材料质量提出评价，以利于进一步工作。第四章 附 则第一条 参与采购过程的各相关部门，明确分工责任、互相配合，互相监督，确保公司的利益不受损害；第二条 参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全体员工监督；一经发现上述情况，视情节，按所受回扣或酬金的十倍处罚，停职直至开除。第三条 本办法自公布日期执行。年 月 日材料采购申请表填报流程提前三天填写材料采购申请表试验员复核技术负责人根据项目规划要求审核材料员负责传送，建立资料收发台帐机料部接收采购单、询价项目经理4天内完成审核总经理审批机料部采购、建立采购台账材料员验收、建立验收台账材10、料采购流程机料部提出采购计划、填写采购申请表询价，选择不少于三家供应商品填写分批进料申请按合同要求进货询价情况汇总后，报总经理确定供应商按公司合同管理程序审核合同合同经审批后，签署合同试验员、项目经理审核对进场材料进行验收机料部审核验收合格后登记入库材料采购申请表（样表）工程名称：ABCDEFGHIJKL序号材料名称规格型号单位数量技术要求或证书品牌申购用途需求日期单价金额备注123456716机料部: 试验员: 项目经理: 总经理:日 期: 日 期: 日 期: 日 期:说明:1、B-I栏由申请人填写，J-K栏由采购人员填写；L栏由材料员填写库存；2、采购申请表必须经过批准后方可采购；3、本申请表不得随意涂改，4、本表格的单价是指询价最优惠之价格，后附其它供货商询价表。_材料采购询价表 填报部门：编号：报价单位名称型号或产地规格数量报价资信情况质量情况供应能力交货日期交货地点付款办法扣款规定询价人员及意见机料部门负责人意见财务主管意见项目经理意见总经理意见