1、公司物资采购和物流管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 为强化采购和物流管理, 规范操作程序，明确采购和物流工作内容和责任，最大限度提高工作效率，增进企业效益，使采购和物流管理更加合理化、规范化，特制定本制度。第一章 供货周期的控制第一条 供货周期包括采购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和送货到局的时间等。第二条 根据采购货物的性质和采购方式确定具体的采购时间。1现用现购产品：根据实际需要日期算起，订单上注明合理的供货周期。2以最佳成本为原则确定最经济的订货方式，采购时间通常还要2、依照物流部门提供的库存数量来控制及确定另外产品的采购时间。3保险储备库存：当某一产品供货量常用时，可依据实际情况或成本控制方法来备货。第三条 对采购时间的控制是防止正常的采购业务被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。第二章 供应商选择第四条 供应商初步评价1采购部根据实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”并提供供应商公司资质、LA认证、生产许可证、检验报告等资料以备存归档。2采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购主管审核确3、认。3选择供应商标准：（1）供应商应有合法的经营许可证、有必要的资金能力。（2）供应商按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。（3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。（4）具有足够的生产能力，能满足经营需要。（5）同等价格择其廉，同等质量择其优，同价同质择其近。4采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。第五条 “供应商质量保证协议”的签订：1采购部负责与重要材料的供应商和普通物资供应商签订“供应商质量保证协议”。 2“供应商质量保证协议”一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契4、约。第六条 样品需求与供应商送样1如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，物流部门相关人员需对留存在公司的样品记录详细，如供应商、品名、规格、包装方式等，如有需要，还应与供应商签订“样品试用单”。2经确认合格的样品，需在样品上贴“样品”标签，并注明合格或不合格，在“样品试用单”上填注。3合格的样件至少为两件，其中一件留在采购部作为今后检验的依据。第七条 验收及退换货物流人员根据公司或产品相关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收过程中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。1验收过程中出现的采购商品或数量不符合采购规定的情况，物流验收员将实际情况报采购部处理。2采购的商品5、存在重大质量问题，又或者是物流在运输过程中造成的箱体和产品破损等情况，采购部应立即与供货商或托运部联系说明情况，并将情况报由采购主管、物资部经理协商共同讨论解决，解决方案报总经理审批后，采购部负责处理。第三章 物流管理第八条 货物验收1.派单员在进行货物转发和从市场拿货时应根据清单对货物进行核对，确认货物与清单描述一致。2.仓管员在货物入仓前需对货物进行清点，核实货物数量、规格、种类是否与货单一致。第九条 货物进仓1物流专员根据厂家发货情况及物流公司的通知，及时安排派单员到物流公司接货或从市场拿回货物（仅限于已下订单的货物）。2派单员将货物运回仓库，由仓管员将货物进行分类整理；仓管员需对实际货6、物进行入仓登记，并将登记入仓的情况反馈至物流专员，物流专员对货物进行ERP系统入库处理并与采购进行核对。3派单员、仓管员负责货物装卸，在装卸过程中必须注意安全，避免安全事故的发生，确保人员及货物的安全。4. 物流专员实时记录厂家发货情况，并对厂家发货的及时性、准确性及服务态度进行综合评定，按月向物流主管汇报评定情况，为采购部选择更为优质的供货商提出有效建议。第十条 货物打包1 物流专员根据由分管平台的负责人提供的订货明细表和采购提供的订货汇总表整理并制作货物清单，明确具体的发货要求。2. 仓管员根据货物清单要求将货物进行打包，在打包过程中，应注意：标记发货总件数（例如：10件货，10-1,107、-2，10-，10-10）；包装箱外面写清里面货物的名称；需合格证和安装说明的，需配齐。3. 仓管员根据货物清单完成打包工作后，将货物清单整理并提交至物流专员。 4. 仓管员每月需盘点仓库存货，盘点以每月会计核算截止日为时间结点，将整理好的存货数据交至物流专员，经物流主管审核后将数据填入ERP系统同时提交至财务部门。第十一条 货物的出库及运输跟踪1. 货物出库运输需由物流专员核准后向商务部申请，审核确认后方可安排发货。2. 物流部根据业务实际情况尽可能保证每一笔货物在第一时间发送。3. 仓管员需见领料单出库库存，正常货物发放应按发货单发货，手续不全不与发货，出库后，对所有出库信息做好登记，并及8、时反馈给物流专员。4. 车辆外出需经物流主管的批准后方可出车，否则所产生的费用由经办人自行负责。5. 本着对客户负责的原则，对于有业务员负责的长沙市及周边地区（长沙三县/市、株洲、湘潭）货物配送，业务员应自行负责或租用外部车辆进行货物送货上门，与客户进行对接并协助客户进行货物清点。6. 装车搬运过程中严禁抛、扔、摔、甩等野蛮装载情况的发生。必须遵照安全、快速、准确、协同、省力原则进行操作。7. 派单员发货前需对物流费用进行估计，尽可能以最优惠的价格进行货物配送。8. 派单员应将物流公司承运人员现场开具的发货承运单交至物流专员。9. 对特殊类型的运输（如贵重物品、紧急订单），派单员需根据物流专员9、的指示选择汽运、空运、中铁快运等途径直接发货至客户，以免造成延误及财产损失。10货物出库后，物流专员应通过电话、短信或其它通讯方式将相关运输信息告之对应业务员或相应代理商。11物流专员对于客户的货物查询及其它物流关联性疑问应详细记录，及时给客户信息回复。12对于已经发出的货物，应及时进行跟踪、查询：（1）供应商直接发货至客户所在地的货物查询，物流人员在供应商的协助下进行查询，并将查询结果及时回复至各地区对应业务员；（2）公司发货至客户所在地的货物查询，客户找物流人员查货时，查询后直接回复客户，客户通过业务员查货的，查询后直接回复业务员；（3）供应商直接发往各地区业务员或从公司直接发往业务员，货10、物已到业务员手上的，查询货物需由业务员完成。13充分利用公司给予的权利完成本职范围内的工作。职责范围内的工作当事人必须果断处理。如确有困难可要求其它人员协助。第十二条 运输费用结算1. 派单员负责支付物流公司运输费用，凭发货承运单及时到物流专员处结算。2. 物流专员可根据发货业务量提前预支运输费用，填写借款申请单，由物流主管审核通过后凭发货承运单到直属领导处进行审核，经领导签批后由财务进行结算。第十三条 客户服务1. 物流专员根据发货网点，结合与物流承运商的约定，推算出各网点的预计到货时间。2. 对于运输过程中出现的货损货差、品种差异、不合理收费等现象，要加强跟踪频率，通过跟踪了解情况，传递相11、关单证，进行有效处理，并及时将处理结果通知相关人员。3. 货物是否被客户收到最终通过送货回单或客户有效收货证明来进行确认，各地业务员应及时将回单或客户有效收货证明交至物流专员，物流专员对上月的回单进行归案管理。4. 客户或业务员在收货过程中如对货物有疑问（如：货损、差等）需与物流公司（司机）现场进行确认，并详细书明货物的现场状况（条件充许的情况下可拍照处理）交物流公司（司机）签名确认后回传公司物流部。凡客户或业务人员在收货当场没有发现少货、破损、品种差异等问题，而事后反馈的此类问题，原则上不予处理。第十四条 退货处理1. 所有退货需求经商务部同意并获得采购部指示后，由相应业务员或代理商与物流专12、员就具体事宜进行对接，物流专员在取得物流主管允许的前提下，根据运输整体计划合理安排资源。物流部需按照采购部的意见，将所退货物退回厂家或转为库存。2. 收到退货信息后，物流专员根据初步退货信息与退货方取得联系，了解退货基本情况（数量、品种、包装、起运时间，承运人，联系电话）整理后及时与物流公司联系，以便及时在途跟踪。第四章 物流供应商管理开发与培养专线配送承运商及区域配送物流承运商，对社会物流资源（车辆）进行整合增强其稳定性及合作的长期性。每一个销售大省或区域应选择2家以上物流供应商，以此营造竞争的态式与氛围，杜绝垄断。第十五条 物流供应商的选择1. 具有合法性：具备相关的营业资格。2. 具有竞13、争力（1）可提供签收回单服务（2）资历较深，配送范围较广3. 具有服务意识（1）取货、运输和送货服务质量良好，信誉可靠。（2）门到门配送及干线运输所需费用合理、低廉。（3）能及时提供运输车辆以及在途货物运输情况等查询和其它业务咨询服务。（4）正确填制托运单、货票等运输凭证。4. 具备抗风险能力（1）理赔及时，发生货损货差时可在当月内赔付完毕。（2）货物运输过程中被查扣处罚，能及时处理承担责任。第十六条 物流供应商评估1. 物流供应商评价，每季度进行一次，目的在于即时监控、优胜劣汰（附表1）。（1） 具体实施由物流专员进行，由物流主管监督。（2）采取打分的方式进行评价。2 评分尺度（百分制）（114、）0-59分者为劣：立即淘汰，处理合作中的一切遗留问题，不再成为我公司的物流供应商。（2）60-75分者为尚可：减少合作项目和货运量。（3）76-89分者为良：保持合作项目和货运量，按正常进度支付运费。（4）90-100分者为优：增加合作项目，加大货运量。第十七条 档案建立与管理分为现有合作物流供应商，准合作物流供应商、潜在合作物流商的档案建立与管理，填制物流供应商基本情况表（附表2）。第五章 职业行为准则第十八条 严于职守1 按时上、下班，工作时间内不得擅离职守或早退。2 严格按物流流程操作和工作。3. 遵守公司及本部门的各项规章制度，部门将每月对每个工作岗位员工进行考核，并将考核与工资绩效15、挂钩。第十九条 工作态度1. 对客户和同事热情有礼。2. 提高工作效率，关注工作中每一个细节，努力赢得客户的满意，物流部的声誉。3. 给客户以效率快和良好服务的印象，无论是常规的跟踪到货还是查询一切都务求得到及时圆满的效果。4. 员工之间应互相配合，真诚合作，不得互相扯皮，应同心协力解决疑难，维护物流部声誉。5. 真诚敬业是物流部每一位员工必须有的品德，有事必报，有错必改，不得提供虚假情况。第二十条 服从领导各级员工切实服从领导的工作安排和调度，按时完成任务，不得无故拖延，拒绝或终止工作，倘若遇疑难或有不满的，应从速向直属领导请示或投诉，在未得到肯定的答复时，应先执行。第六章 附 则1、本制度在执行过程中不完善的地方，可以修改和补充。2、本制度的解释权属公司物流部。附件：物流供应商评估表、物流供应商基本情况表 物流供应商评估表项目分值得分具有相关营业资质10签收回单服务8资历、配送范围12服务质量15费用15查询和其它业务咨询服务8正确填制托运单、货票等运输凭证5理赔及时15处理承担责任12总计100