1、高新农牧企业采购结算管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购结算管理制度签字页版本概要版本号作者日期变更记录修订0.120121026制度初稿0.10.220121110制度终稿0.21.020121110制度终稿审批信息姓名角色批准日期签名MM组长MM副组长华南区采购总监华南区采购副总监FICO组组长FICO组副组长FICO组副组长xx采购结算管理制度新制度编码文件版本V1.0编写人编写日期2012.12.3原制度编码HDG-RR-AO-042文件密级秘密审核人审核日期文件级别大区/事业部级正文页数8复核人评2、审日期制度类别管理程序附件数1批准人生效日期1 目的规范采购结算操作程序，保证采购结算工作得到有效正常开展，确保采购结算数据的准确性、及时性。2 适用范围使用于集团采购中心及分子公司采购部3 定义和缩略语无4 相关文件原辅料检验入库管理制度5 职责5.1分子公司采购部文员负责更新修改让步接收扣款，大船损耗等结算信息。负责维护采购订单上的车船运费以及其他费用。负责与供应商或承运商进行采购结算对账。负责收取原辅料以及运杂费发票，并在系统进行发票预制。负责将发票递交给财务。5.2分子公司原料、包材仓管员负责准确、及时传递采购结算原始单据。负责修改供方数量，件数等结算信息。5.3分子公司财务成本会计负3、责将纸质结算单据与系统结算明细进行核对。负责将采购文员提交原辅料以及运杂费发票在系统进行发票过账。负责内部公司账目核对。5 流程6 规定7.1 采购结算基本原则7.1.1 采购结算原始单据必须集全，避免单据遗失，保证结算单据的真实完整性。7.1.2 采购发票必须正规有效，数量、金额等信息正确。7.1.3 采购费用必须有对应的有效发票,费用发票必须与费用结算明细一一对应。7.1.4 原辅料以及运费必须以合同为依据进行结算。7.1.5 发票抬头单位必须与合同签订的供方名称一致。7.2 原材料结算管理规定7.2.1 由原料、包材仓管员提交给财务审核的原始结算单据包括：（1） 我方磅单（2） 原料入库4、单（3） 按照供方磅结算时需提供：供应商磅单（送货单）（4） 船运自提需提供：运输船运单 7.2.2 由分子公司采购部文员提交给财务审核的原始结算单据包括：（5） 原辅料不合格品评审及处理记录表 7.2.3 原料，包材仓库提交单据的时间节点为：次日10点前提交前一天的单据；分子公司采购部文员提交单据的时间节点为：原辅料不合格品评审及处理记录表需在出具处理结果后一个工作日内提交财务和技术各一份。7.2.4 结算成本计提；采购文员根据实际结算需求在创建采购订单时，进行原料结算标准成本计提。（1） 按照需方磅重结算的合同，不需计提原料结算成本。（2） 按照供方磅重结算的合同，需根据相对应运输合同签订5、的物流损耗率作为计提标准，如无签订运输合同损耗率，则统一按照2计提。7.2.5 让步接收扣款及船运损耗分摊处理；（1） 对于不合格的原料，采购部文员需每天将当天已处理好的不合格处理结果在系统中找到相对应的单据更新扣款信息（原料扣单价，包材直接扣金额）。（2） 采购中心文员将大船损耗分摊结算单传递给各分子公司，分子公司采购部文员收到大船损耗结算单后，必须在一个工作日内在系统找到相对应的单据进行大船损耗分摊输入。7.2.6 单据审核及修改；（1） 财务审核采购结算时发现系统结算数据错误，仓库或采购文员需在一个工作日内在系统进行结算信息修改。（2） 在发票预制前可进行修改的内容：供方过磅数，扣款单价6、，大船损耗分摊数量。7.2.7 采购部文员需在每个合同执行完毕并完成让步接收扣款后三天内与供应商完成对账，供应商开具有效发票。7.2.8发票预制及差异调整（含运杂费发票预制）（1） 采购部文员收到的发票后，一个工作日内在系统完成发票预制。（2） 如发票与系统默认的结算成本有差异，采购部文员根据系统内的发票调整明细表，在预制发票操作界面中先调整结算金额，再进行发票预制。 7.2.9 分子公司采购部文员需将预制后的发票（含运杂费发票）在当天下班前提交给财务进行发票过账。7.2.10内部公司结算处理规定； 每月月末结账前，分子公司财务成本会计结合采购部文员与内部公司相关部门确认当月往来账目，并由采购7、部文员根据确认后的账目金额在系统提前做发票预制，财务进行发票过账。7.3 运杂费结算管理规定 运杂费计提；（1） 大船运杂费及大船运输合同损耗率由该负责小组采购中心文员在创建采购合同时同步维护费用计提。（2） 车运自提所产生运杂费及车运运输合同损耗率由各分子公司采购部文员在创建订单时同步维护费用计提。（3） 过驳小船所产生的运杂费及小船运输合同损耗率由各分子公司采购部文员在创建订单时同步维护费用计提。7.3.2 运杂费对账；（1） 大船运杂费：由采购中心跟大船承运商核对，统一以结算单的形式分配给分子公司采购部，分子公司采购部收到结算单后一个工作内日与系统运杂费对账单完成核对，通知采购中心联系开票。（2） 自提车运费、过驳小船运费：分子公司采购文员必须要求承运商每月十号前提交上月的车船运费原始单据“原料入库单、过磅单”，并在收到单据后七天内完成运费核对，通知承运商开具有效发票。（3） 过驳小船港杂费，保险费等其他杂费；分子公司采购文员收到杂费结算单或发票后一个工作日内完成发票预制或提交财务做费用入账；8记录序号单据名称存放部门存放期限1采购入库单财务部永久2供应商磅单财务部永久3我方磅单财务部永久4船运单财务部永久5检验报告单财务部永久6不合格评审单财务部永久7采购原料及运输发票财务部永久9附件