1、高新农牧企业原辅料入库管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx原辅料入库管理制度签字页版本概要版本号作者日期变更记录修订0.120121026制度初稿0.10.220121110制度终稿0.21.020121110制度终稿 1.0审批信息姓名角色批准日期签名MM组长/采购中心总监MM副组长华南大区内务总经理华南区采购总监华南区采购副总监PP组组长PP组副组长QM组组长QM组副组长xx原辅料入库管理制度新制度编码文件版本V1.0编写人编写日期2012.12.07原制度编码无文件密级内部公开审核人审核日期文件级别集2、团级正文页数8复核人评审日期制度类别 管理制度附件数1批准人生效日期1. 目的规范原辅料入库、让步接收和退货业务流程，以使其操作有所遵循，特制定本管理制度2. 适用范围本管理流程适用于xx集团各分子公司3. 定义和缩略语让步接收：原料到货后，原料的某项指标不符合合同标准要求，但经品管部和配方师评估可以使用，由采购部与供应商协商扣款后正常入库并调整使用的业务称之为让步接收；集采：在原料采购中，由集团采购中心进行集中采购的业务简称集采；库存状态转移：原料入库后并产生检验批，由品管经理在系统中将质检状态转移为非限制状态或由非限制状态转移为冻结状态和质检状态称之为库存状态转移；发票校验：指收到发票后将3、发票内容输入系统中，并在系统中关联采购入库单；退货采购订单：指在系统中创建业务类型为退货的采购订单；4. 相关文件原辅料检验入库管理流程原辅料来料不合格品管理流程在库物料转换管理流程采购结算管理流程采购退货管理流程让步接收管理流程5. 职责5.1地磅房根据司机提供的采购订单编号负责对采购到厂原辅料进行重车、空车过磅；5.1.2负责对采购退货的货物进行重车、空车过磅； 5.2 保安5.2.1负责接收到货计划表、登记原辅料到货信息，并向司机发放、回收排队号码牌；负责对进出车辆进行检查；5.3 品管员5.3.1负责判断到货原辅料和待用原辅料是否合格，并通知原料仓安排卸货；5.3.2 负责向分子公司采4、购部通报原料退货需求；5.3.3 负责向分子公司采购部反馈原辅料来料不合格质量情况，并向采购部提交原辅料不合格品评审及处理记录表；5.3.4 负责通知原料仓执行退货。5.3.5 负责卸货过程中质量监督。负责对降等接收的原料按品管经理要求进行使用跟踪。5.4 品管部经理5.4.1负责对需要让步接收的原料给出是否降等建议；5.4.2 负责对让步接收原料给出使用决策；5.4.3 负责对入库后原料在系统中进行库存状态转移；5.5 采购中心经理5.5.1负责集采物资来料不合格时与供应商协商退货、扣款及费用承担；5.5.2 负责对分子公司采购部反馈让步接收处理结果；5.6分子公司采购部经理5.6.1负责自5、采物资来料不合格时与供应商协商退货、扣款及费用承担； 5.6.2负责与品管部确认退货的合理性，并审核退货采购订单或退货物料处理报告单；5.6.3负责向采购中心小组反馈集采物资的不合格质量情况、让步结算扣款建议退货原因、降等需求； 负责在不合格评审处理单上填写处理建议；5.7分子公司采购部文员 5.7.1负责在系统找到对应的单据进行让步接收扣款录入； 5.7.2 负责纸质不合格评审单的传递； 5.7.3 负责在系统创建退货采购订单并打印或直接开具物料处理报告单交给提货司机。 5.8原辅料仓管员 5.8.1负责安排原辅料卸货入库，在系统进行入库过账后打印原辅料入库单。 5.8.2 负责对让步接收以6、及退货原料悬挂质检或冻结牌。 5.8.3 负责安排原辅料退货出库，并在系统进行退货出库过账后打印退货出库单。 5.9厂长 对本公司来料不合格品的处理有知情权，并对结果进行监督。 5.10财务部经理 5.10.1 负责审核退货相关费用的承担情况，并确认退货单价。 5.10.2负责对退货原料开具放行条或在原料退货出库单上审核签字放行。6. 流程6.1原辅料检验入库流程图6.2让步接收流程图6.3采购退货流程图7. 规定7.1 原辅料卸货前原辅料车船进厂前必须先到保安室进行原辅料到货信息登记，保安员根据到货信息核对原料到货计划表，并根据仓管员时间要求安排过磅；7.1.2原辅料船运到厂的货物，采购文员7、登记船只信息，并安排船只排队起货；7.1.4过磅员根据供应商提供的采购订单编号在系统查询并匹配后进行重车过磅，无采购订单编号的不给予过磅卸货；7.1.4 原辅料仓管员必须根据卸货能力、卸货库位等因素安排车辆合理停放卸货区；7.1.5 必须经过原料品管第一次感官检验合格后，方可安排人员卸货；7.1.6 原料仓管卸货前必须核对车船号、品种、规格准确无误，并对以供方磅重结算的货物收取供方磅单或船运单；7.1.7 品管员必须在原料卸货前先去保安室查看到货信息并进行抽样并判断感官是否合格，对感官合格的原料才能通知仓管员安排卸货；7.1.8对感官不合格的原料由品管经理判断是否可以接收，对可以接收使用的原料8、进行让步接收处理，对无法接收使用的原料，通知采购部与供应商沟通退货处理；7.2原辅料卸货中 7.2.1 原料仓管在卸货过程中须全程跟踪，发现淋湿，破包等安全异常情况及时汇报采购部协商处理，情节严重可以先停止卸货； 7.2.2 品管员必须在卸货过程中进行第二次抽样，并进行第二次感官判断，对于感官判断不合格的原料，必须通知原料仓管员停止卸货，并与采购部协商处理质量结果； 7.2.3 品管部经理对第二次感官判断不合格的原料进行决策是否可以接收，对可以接收使用的原料反馈给采购部进行让步接收处理 ，并通知仓库继续卸货，对无法接收使用的原料，判定退货数量，通知采购部与供应商沟通退货处理； 7.3原辅料卸货9、后 原辅料仓管员必须在30分钟内将卸货入库的原料挂上标示牌以及待检牌； 原辅料仓管员在原辅料卸货过磅后1530分钟内在系统进行原料入库过账，打印纸质入库单给司机或船家签字确认； 7.3.3 原辅料仓管员必须在接到品管部的通知后1030分钟内将待检牌转为非限制使用牌或冻结牌； 7.4让步接收基本原则：7.4.1配方师评估原料是否可用，如何使用，是否需要降等。对采购的协商扣款有建议权，没有否决权；7.4.2采购部负责协商扣款，同时需参照扣款标准，对于市场操作较为规范的供应商和原料品种，采购部门则基于实际业务，根据协商情况进行扣款。7.4.3厂长对于不合格评审结果有监督权；7.4.4原料到货后检验时10、间符合原料检验时间 ；7.4.5对无需供应商抽样或送公检的让步接收处理时间要求为：从确定让步接收处理后计算一个工作日内；7.4.6需要公检的原料必须30天内处理完毕，特殊情况酌情处理；7.5让步接收管理规定品管部必须对不合格原料2天内出具原辅料不合格品评审及处理记录表，并填写让步处理意见以及降等建议，由品管经理签字后提交给采购部； 分子公司采购部文员必须在收到集采原料不合格信息后10分钟之内将信息反馈给采购中心经理或专员； 7.5.3 集采物资由采购中心经理与供应商进行协商处理，并将处理结果填写在不合格评审单上，或授权分子公司采购部经理代理；自采物资由分子公司采购部经理直接与供应商进行协商处理11、，并将处理结果填写在原辅料不合格品评审及处理记录表上；所有不合格原辅料必须参考原料扣款标准与供应商谈判。； 7.5.5 分子公司采购部文员必须在收到采购中心或与分子公司采购部经理提供的不合格处理结果后20分钟内反馈给品管部；分子公司采购文员每周将原辅料不合格品评审及处理记录表抄送厂长；分子公司采购部文员每天下班前将当天处理完成的不合格扣款金额进行系统录入；7.6采购退货管理规定对于需要退货的不合格原辅料，品管部必须在不合格品评审结果出具后10分子内通知采购部进行退货处理； 7.6.2对于卸货过程中发现质量问题需要退货的原料，要求品管部在20分钟之内输出结果；卸货过程中需退货时，分子公司采购部文12、员在收到品管部退货通知后30分钟之内与供应商协商好并通知原料仓管将已卸部分原料全部装上车。原辅料仓管员接到采购退货通知后半天装好货并过磅离厂；7.6.4已入库原料需退货时，分子公司采购部文员在收到退货通知后必须在当天之内判断是否已做发票效验，是否是自提原料；已入库原料需退货时，分子公司采购部文员必须在2天内与供应商协调好运费承担方和是否需送第三方检，如不需要送检必须在5天之内要求供应商派车拉走原料。如需要送检另行规定时间；8. 记录 序号单据名称存放部门存放期限1原料入库单原辅料仓库、财务部永久2原料出库单原辅料仓库、财务部永久3供方磅单、船运单财务部永久4物料处理报告单采购部、财务部5年5不13、合格评审单技术部、财务部永久6检化验单技术部、财务部永久9. 附件 不合格品评审及处理记录表 HW-QSP- - 物料名称/编号生产部门（班组）数量（包/吨）物料位置不合格品（项）情况描述：填报人： 年 月 日不合格品（项）处理措施：填报人： 年 月 日 评审意见：品管部意见：签名： 年 月 日签名： 年 月 日审批意见：签名： 年 月 日处理结果及验证：处理时间处理品种处理数量及批次执行人验证合格验证不合格验证人验证不合格意见：验证人： 年 月 日物料处理报告单 HW-QSP- - 提货单位/处理部门：年 月 日物料名称数量单价备注备注：1、废料来源必须说明该批废料是否办出仓手续。如废编织袋变卖是否已办理出仓手续，废成品料出仓必须办理出仓手续，如果是清理出来的废料请说明等等。2、处理说明如果处理废料出品管部填写废料来源品质判断3、本表出经办人实行填写。物料来源物料状况处理方式 废弃 退货 转售 翻堆 晾晒 其他方式完成时间处置说明发出部门发出人审批：审核：