1、高新农牧企业采购合同订单管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购合同订单管理制度签字页版本概要版本号作者日期变更记录修订0.120121204制度初稿0.10.220130131制度终稿0.21.020130310制度终稿1.0审批信息姓名角色批准日期签名MM组长MM副组长华南区采购总监华南区采购副总监xx采购合同订单管理制度新制度编码文件版本V1.0编写人编写日期2012.12.4原制度编码HDG-RR-AO-042文件密级秘密审核人审核日期文件级别大区/事业部级正文页数8复核人评审日期制度类别管理程序附件数2、1批准人生效日期1 目的明确合同签订原则，完善合同签订程序，使采购合同得到有效的管理，以避免商业泄密和采购经济损失，并保证采购订单业务流程顺畅执行。2 适用范围适用于xx集团采购中心及各分子公司原辅料采购合同的签订、审批及订单的下达。3 定义和缩略语3.1 集中采购合同：采购中心小组签订的集采物资采购合同，分为集中采购大合同和集中采购小合同。3.2 集中采购大合同：采购中心小组以集团名义（广东xx集团或广州xx等）与供应商签订，并根据分子公司需求情况进行分配的合同。3.3 集中采购小合同：采购中心小组以分子公司名义代分子公司直接与供应商签订的采购合同。3.4 自行采购合同：分子公司被授权自行采3、购的合同。3.5 采购订单：采购部门在选定供应商之后，向供应商发出的交货要求，确定物流信息后在SAP系统内根据合同创建的凭证。凭采购订单凭证号过磅入库，采购订单同时做为采购执行和采购结算的依据。4 相关文件采购计划管理制度原辅料入库管理制度 5 职责5.1 采购中心文员负责集中采购合同的拟定、报批、传递、归档。5.2 采购中心专员负责集中采购合同的询价、议价；负责集中采购大合同的分配；5.3 采购中心经理(1) 负责集中采购合同内容的审查、确定；(2) 提出集中采购合同的变更申请。5.4 采购中心总监5.4.1负责经理谈判的采购合同的审批；5.4.2 负责所有进口物资采购合同的审批；5.4.24、负责所有合同的变更审批；5.5 分子公司采购部文员5.5.1 负责采购合同拟定、报批、传递、归档；5.5.2 负责协调安排物料到厂时间，并与供应商确定送/提物料执行的合同编号；5.5.3 负责在系统内创建采购订单；货物到厂前通知供应商/承运商当批物料采购订单编号；5.5.4 负责编制日/周到货计划。5.6 分子公司采购部经理5.6.1 负责自行采购合同的询价、议价；5.6.2 提出采购合同的变更申请；5.6.3 监督和协助采购文员完成采购订单的下达；5.7大区采购线总监负责大区内各分子公司自行采购合同的审批。6 流程6.1采购合同签订流程6.2 采购大合同分配流程6.3 合同变更流程6.2 采5、购订单管理流程7规定7.1总则 7.1.1合同必须合法，即必须遵守国家的法律、法规、方针、政策等。 7.1.2必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则签订合同。 7.1.3采购的一切购销业务原则上均应签订书面采购合同。事前确实无法签订的，请示集团主管副总裁或采购中心总监批准后，可事后及时补签。 7.1.4以分子公司名义为几家分子公司签订的合同,集中订货、分配数量，采购中心安排提货计划，分、子公司采购部自行安排提货、对帐和付款。7.2 合同订立 7.2.1 合同订立要求 1）合同订立前，采购人员必须充分了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格和资信的单位不得与之订立经济合同。2）合同订6、立前，合同当事人必须对签约地点、标的物、数量、质量、价款或者酬金、履行的期限、交货时间、地点和方式、违约责任等主要条款进行充分协商和确认。3）拟签采购合同文本，严禁在空白文本上盖章，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，一份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。4）签订的采购合同应及时登记归档并传真至相关分、子公司采购部，需集中安排付款的，还必须及时报财务中心备案；各分、子公司采购部必须及时把收到的采购合同登记归档并报分、子公司财务部备案，把合同相关内容报给生产、品控部。 7.2.2 合同内容要求1）原则上必须明确价格，如属于定量不定价合同，必须在合同内明确规规定 价格交割时间、要求； 2）7、原则上必须明确数量，如属于区间合同，必须在合同内明确提货或送货数量要求； 3）必须签订交货期限，并在系统内交期按月分配合同数量； 4）必须明确物料常规质量标准 5）分子公司自行拟定的合同签约地点原则上为签约分子公司地点，如供应商有意义进行协商处理； 6）必须明确交货地点、运费承担方式、结算要求、付款时间；7）必须要求供应商提高真实、合法发票，发票名称必须与合同供方名称一致，不得 由第三方代为开票。 7.2.3.合同变更和解除 1）变更或解除合同，双方达成的协议应当采用书面形式，并按规定经集团主管副总裁或采购中心总监审核批准后加盖公章或合同专用章。2）变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分，纳8、入本办法规定的管理范围，按照原合同的操作流程处理。变更后的合同内容要在当天通知相关部门。7.3 审批 7.3.1采购中心及各分子公司采购部所有的采购合同由相关订货人员洽谈，由采购文员拟定。1）国内贸易合同：采购经理谈判的合同由采购总监签字审批，；采购专员谈判的合同由采购经理签字审批；2）国外贸易合同：必须由采购中心总监签字审批；所有已签字审批合同，采购经理或采购总监必须在合同录入合同2个小时内在OA系统内完成审批。 7.3.2超出授权范围（如数量、金额等）的合同，必须要相关负责人会签；7.4 合同的保密要求7.4.1 合同文件必须存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的合同文件必须设置口令。7.9、4.2 传真机上的合同文件采购内勤必须及时跟踪整理。7.4.3 不得随意向外人吐露公司采购合同内容。7.4.4 不准私自复印、摘录和外传合同文件。7.4.5 采购职员离开办公室时，必须及时将合同文件放入抽屉和文件柜中。7.4.6 定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理、存档，不得随意处置、销毁、遗失。7.5 合同履行及违约责任 7.5.1 合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。订货人员和采购部业务员共同跟踪合同的履行情况。7.5.2 在合同履行过程中遇到履约困难或违约等情况，应及时向集团主管副总裁或采购中心总监汇报。7.5.3 各公司按照合同要求进行货物接收，若出10、现质量问题，质量问题按不合格原料处理程序。7.5.4 每一个合同执行完毕后必须及时进行结算，并把结算情况附在合同的后面，对于个别公司执行时间较长的，必须按月要求对方对帐一次，核清数量和已付金额、未付金额，需要供需双方签字确认的还必须办理好双方确认手续。7.5.5 采购文员全程跟踪合同执行情况，建立合同档案保管，重要合同在总部保管。7.5.6 凡因未按程序执行合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关责任人责任。7.5.7 供应商出现违约情况时，根据损失情况，可选择通过法律途径进行索赔。7.6 SAP系统创建采购合同 7.6.1 创建采购合同 1）采用我方合同模板的合11、同，必须先将合同录入SAP系统，通过OA审批后，才能系统直接打印出合同；采用供应商合同模板，在合同签订后录入系统，再走OA审批流程。 2）已经审批的合同需要修改或删除，必须通过权限设定的审批人，在SAP系统内进行反审核，才允许修改或删除。 7.6.2 系统合同信息维护 1）物流信息及费用维护：合同执行过程中产生两段物流，如两段物流同属一种运输方式，第一段运输方式必须在合同进行维护； 2）成本计提：合同维护物流信息时，必须维护“大船计提损耗率%”及其他杂费，如港杂费、保险费等等。7.7创建采购订单时点7.7.1自提：确定物流承运商信息（小船、车辆编号）时；7.7.2送货到厂：向供应商确认要货时，12、在货到厂前，管理规范上要求至少提前4小时 （货到厂前）创建采购订单，为匹配合同和编制到货计划留出时间。7.8采购订单内信息维护7.8.1从采购合同上自动获取合同编号、供应商、物资单价以及大船靠泊业务的运费/港杂费单价，需要订单手工维护的信息包括：订单数量、计划到货车船信息、计划到货日期、小物流（驳船、汽车）的运费单价及能计提的其他杂费等。针对同一采购合同，多家物流承运商（如不同驳船船家）的情况，需要创建不同的采购订单以对应不同的运费单价。7.8.2数量差异的成本计提针对大宗原料物资以供方/第三方地磅数量为准的采购结算方式，会带来结算数量与入库数量的损耗差异，为了及时体现较为准确的成本，需在创建13、订单时维护到“厂损耗成本计提%”。“厂损耗成本计提%”标准按运输合同签订合理损耗率。7.9采购订单编号传递7.9.1在系统内创建采购订单后即通知供应商或承运商采购订单编号。7.9.2日到货计划表内注明到货物资对应采购订单编号，以便地磅员和仓管员核对。对于一车货多个订单，需要注明对应订单的拆分比例，拆分数量必须等于或小于过磅净重。7.10第二天日到货计划表必须当天下班前传递到地磅房和仓管处。附件：合同模板、三方协议、补充协议、提货委托书、日到货计划表8 记录序号单据名称存放部门存放期限01提货委托书采购部一年02日到货计划表采购部一个月9 附件规定相关的单据、模版等附件附件1：三方协议附件2: 14、补充协议附近3：委托书附近4：日到货计划表附件1：广东xx集团股份有限公司地址： 邮编:Add: Tel: Fax: Email: 三方协议 签订时间： 年 月 日甲方： 乙方： 丙方： 经甲乙双方友好协商，现将双方 年 月 日签订的 合同 填合同号 ， 吨* 元/吨，现达成如下协议：1、 将原合同 吨转由丙方 执行；2、 合同其他条款不变，如有异议，双方协商解决；3、 本补充协议传真件与原件具有同等法律效力。:甲方： 乙方： 代表： 代表： 日期： 日期： 丙方： 代表: 日期： 附件2:广东xx集团股份有限公司地址： 邮编:Add: Tel: Fax: Email: 、补充协议 签订时间：15、 年 月 日甲方： 乙方： 经甲乙双方友好协商，现将双方 年 月 日签订的加籽菜粕合同 填合同号 ， 吨* 元/吨和 年 月 日签订的加籽菜粕合同 填合同号 ， 吨* 元/吨，达成如下协议：1. 合同的运输方式由 改成 ；2. 合同单价改为“在原合同单价的基础上加 元/吨”；3. 合同 执行日期由“ 年 月 日- 日” 改为“ 年 月 日- 日” ；4. 合同其他条款不变，如有异议，双方协商解决；5. 本补充协议传真件与原件具有同等法律效力。甲方： 乙方： 代表:： 代表： 日期： 日期： 附件3：提 货 委 托 书 公司： 兹委托以下车辆前往贵司提货，我司承诺提货车辆、油桶等提货用包装物没有装过化学用品或有毒有害品的，是安全、清洁，无污染的：货物名称提货数量（吨）船号/车号姓名身份证号码联系电话备注委托期限： 年 月 日委托期间，所发生的一切经济纠纷与贵司无关。 委托公司（盖章）： 附件：4 原料日到货计划日期货物名称订单号供应商合同号车号运输商起运地点运输单价数量（吨）备注实际到货情况合计0