1、公司品种进货采购合同签订、订单录入管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 进货管理制度一 目的：规范公司品种购进过程，同时对购进过程中的文件资料、单据进行归档，以确保公司日常购进能顺畅进行二 适用范围：本制度适用于公司品种购进的整个过程三作业流程说明： 1 品种/供应商审批、建档1.1 根据销售客户需求或上游客户反馈，销售部门提出需求，由采购员向上游客户索取新品种及供应商首营资料（根据GSP规范要求），资料备齐后由采购员填写；如涉及在营品种/供应商资料变更，则由采购员备齐相关变更资料，填写1.2 采购员将首营审批表2、交物价员核定物价1.3 核定好物价后，物价员将上交采购副经理、采购部经理审批1.3.1 采购副经理、采购部经理审批未通过，将退回给相关采购员，采购员再次核实相关品种、供应商信息1.3.2 采购副经理、采购部经理审批通过后，将交质量管理部审批1.4. 质量管理部审批1.4.1 质量管理部审批未通过，将退回给相关采购员，采购员再次补齐资料 质量管理部审批通过后，安排录入基础数据，在业务系统建立品种、供应商基本档案，由质量管理部做好文件存档具体流程图：2 采购合同签订2.1 品种/供应商资质审核完毕后，采购员与上游客户协商议定购进数量、购进单价、品种效期，签订品种采购合同（采购合同应明确到货期限、付3、款期限及品种滞销、破损处理责任等）；2.2采购员将采购合同上交采购副经理、采购部经理审批相关数量、毛利、到货期、付款期及其它合同条款2.2.1采购副经理、采购部经理审批未通过，退回采购合同给相关采购员，采购员再次与上游客户协商更改2.2.2采购副经理、采购部经理审批通过，安排盖章后，交财务部审核2.3 财务部审核相关合同条款2.3.1 财务部审核未通过，退回采购合同给相关采购员，采购员再次与上游客户协商更改 财务部审核通过，财务部备份存档，转交原件给采购部，合同生效，跟踪执行具体流程图：3 采购计划确定3.1 对于销售部提出的临购品种，采购员根据所搜集到的价格及效期信息等与采购经理协商后确定采4、购计划， 采购副经理、采购部经理未核准，取消采购计划，采购员在半个工作日内反馈相关信息给销售部 采购副经理、采购部经理核准通过，确定采购计划，采购员跟进相关购进，如需先款须与相关业务员确认(先款品种购进确认表)，在半个工作日内反馈相关信息给销售部3.2 对于配送品种，采购员根据销售部提出的医院计划，结合库存情况及上下限进行分析确定采购计划（如采购计划金额大于50万，需采购副经理、采购部经理审批） 采购副经理、采购部经理审批未通过，退回采购计划给采购员，相关采购员再次调整采购计划3.2.2采购副经理、采购部经理审批通过，确定采购计划，采购员跟进相关购进，执行采购合同具体流程图：4 采购订单录入45、.1 采购员根据购进合同及采购计划，半个工作日内在业务系统录入采购订单（核实采购数量、采购价格）5 商品到仓反馈及采购员确认5.1 仓库验收员在收到商品，根据随货同行将相应的到货信息与采购订单核对， 相关信息相符，仓库验收员安排入库 相关信息如有不符，由仓库验收员反馈给采购员，相关采购员即时与上游客户沟通，在业务系统修改采购订单后通知验收员安排入库；如出现混批或近效期情况，采购员填写商品购进通知单，上交采购副经理、采购部经理审批5.1.2.1采购副经理、采购部经理审批未通过，相关采购员即时与上游客户沟通，通知仓库验收员安排拒收5.1.2.2采购副经理、采购部经理审批通过，采购员传真商品购进通知单至验收组，仓库验收员安排入库6 验收入库完成进货6.1 仓库验收员收到采购员的确认后，需在四个小时内验收入库，录入业务系统完成入库具体流程图：四 操作附件：购进合同、首营审批表、变更审批表、先款品种购进确认表、采购计划、采购订单、商品购进通知单