1、集团公司ERP系统运行及账款管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.目的为进一步强化公司财务管理，规范会计核算，保证ERP上线后顺利运行，制定本制度。2.适用范围有限公司（以下简称“公司”）。3.职责3.1 财务部负责创建财务客户及财务供应商。3.2 SD、MRO、MM模块根据各自的业务，分别负责管理维护公司所有销售订单客户主数据和采购订单供应商主数据的创建和维护。3.3 财务部门有权对公司的客户、供应商主数据的维护进行监督、审核。4.业务流程和要求4.1 财务客户及供应商主数据的创建流程及要求4.1.1 公司2、财务部必须指定专人负责对客户及供应商主数据的创建和维护工作，并负责监督、审核有关供应商、客户主数据信息。主数据管理人员可以专职也可以兼职，主数据的创建要及时与往来管理人员取得联系。4.1.2 所有客户及供应商主数据的统驭科目必须按照客户及供应商的性质设定为应收账款、应付账款等有关科目。4.1.3 客户及供应商主数据管理员在创建主数据时，首先必须认真检查该客户或供应商在SAP系统中是否已经创建。4.1.4 如果某一客户或供应商属集团公司及其下属单位或集团公司集团及其下属单位，应首先检查集团公司及其下属单位编码信息表，如果存在该单位，则以外部给码方式增加该客户或供应商，如果不存在该单位，则必须以规3、定的方式向集团公司申请编码，待审批同意并下发编码后再以外部给码方式增加该客户或供应商。4.1.5 所有外部客户（组：SD03）及供应商（组：SK03）在主数据创建时由SAP系统内部自动编码。4.1.6 客户与供应商主数据管理员在创建某一客户或供应商时必须认真检查该单位信息是否已经创建，如果已经创建，则须将已创建的供应商或客户的编码填入该新建客户或供应商主数据的相应字段中。4.1.7 公司所有的客户与供应商都必须创建主数据，其中有销售订单的客户主数据、有采购订单的供应商主数据分别由SD模块、MRO模块创建，原油供应商主数据由MM模块负责创建，其他客户与供应商主数据由财务部门创建。4.2 员工主数4、据创建流程及要求4.2.1 员工主数据由公司财务部负责报销人员向供应商主数据管理员提出申请，由供应商主数据管理员负责创建。4.2.2 供应商主数据管理员在创建员工主数据时必须让有关人员提供该员工的姓名、所在部门、HR的人员编号等必要信息。任何人不得以任何虚拟信息创建员工主数据。4.2.3 员工主数据（组：SK98）以外部给码方式进行创建，员工编码规则为：“NM”+工号。4.2.4 员工主数据的统驭科目为“其他应付款”。4.3 客户、供应商主数据维护流程及要求4.3.1 财务客户、供应商及员工主数据的相关专管人员负责客户、供应商主数据的维护。4.3.2 专管人员应随时关注有关主数据信息的变化情况5、并及时进行修改。4.3.3 客户、供应商主数据相关部门和人员有义务就相关单位的信息变动及时向专管人员提供变动信息。4.3.4 任何单位和个人不得以任何形式要求专管人员向客户、供应商主数据中添加不真实的信息或将原先信息修改为不真实信息。4.3.5 专管人员有义务将原先上线时已存在部分虚拟信息逐步修改为真实信息。4.3.6 客户及供应商主数据管理员在对客户和供应商主数据进行冻结和删除等维护时，必须及时与往来管理人员取得联系，由往来管理人员查找该账户是否由余额、并向领导请示未清项的处理办法。4.4 一般应收应付过账流程4.4.1 财务人员应及时查看采购订单情况，并按规定进行发票校验、和过账处理。4.6、4.2 财务人员应将有关非采购订单发票正确、及时地过账到SAP系统中。4.4.3 财务人员对于应收账款及应付账款以外的客户和供应商挂账，应认真核对所选的特别总账标志，以确保相关业务正确过账到对应的科目下。4.4.4 财务部门在收付款时应对该客户或供应商的预收、预付及应收、应付款情况进行全方位的关注，对有关情况及时与相关部门联系，并对于非常情况及时采取必要措施。4.4.5 其他与客户、供应商相关部门，应随时关注相关客户、供应商的预收、预付及应收、应付款情况，发现问题立即与财务部门联系，并采取必要措施。4.4.6 应收、应付的清账工作应尽可能在收付款的同时进行，同时必须保证账务处理的正确性与及时性7、。4.5 员工借款及报销流程及要求4.5.1 财务部门在员工借款时，应根据借款单据，通过特别总账标志将借款过账到“其他应收款员工”科目下。4.5.2 财务部门在员工报销时，应根据报销单据，通过发票的形式将报销款过账到“其他应付款员工”科目下。4.5.3 其他应收与其他应付的清账工作应尽可能在收付款的同时进行，如有特殊情况必须单独清账时，必须保证账务处理的正确性与及时性。4.6 往来的管理及收付款流程4.6.1 在系统中，对往来的管理是通过未清项的管理来进行的，财务部要设立专人进行未清项的检查、审核和管理。4.6.2 收款流程：应收账款会计在收到客户交来的款项首先进行审核和检查，填写银行进账单送8、至银行出纳会计，银行出纳在收到银行的进账单据应及时传递到应收账款会计，应收账款会计此时根据客户名称在系统中及时进行账务处理、并进行客户的未清项处理。4.6.3 付款流程：业务部门采购人员填写请付款申请书经业务部门的行政领导审核、同意，传递到应付账款会计等分别进行检查、审核，最后经分管处长审核同意后由应付账款会计在系统中进行应付账款处理，并由资金管理按排资金、银行出纳付款。4.7 应收应付会计凭证审核流程及要求4.7.1 财务部应设专人对各类凭证进行检查、稽核，以确保各项经济业务及时、准确地在财务上进行反映。4.7.2 应收、应付会计凭证审核的主要内容包括：相关经济业务的性质是否与会计凭证反映的9、内容相一致；“抬头文本”：填写凭证张数；“长文本”：填写凭证摘要或选择相关选项；凭证日期、记账日期、货币、业务范围、业务金额等填写是否正确；总账科目、借贷等选择是否正确；是否正确填写必要的分配项；是否正确地选择了相关税码及相关税费计算是否正确；与总账科目相关的各项内容是否符合总账模块管理的相关要求；其他按规定需填写项目是否填写正确。4.7.3 从其他模块过入的会计凭证应认真审核其业务的正确性、及时性以及必要的输入项是否齐全、完整、符合要求等，如发现问题因及时通过适当途径要求有关部门和人员进行修正。4.8 应收、应付月末结账流程及要求4.8.1 财务部必须指定专人进行结账管理。4.8.2 结账专10、管人员必须在每月1日上班前打开当月账务，并在每月账务结束后关闭该月账务。4.8.3 关账后须重新开账的，须由有关人员写出书面说明，经有关领导审批后方可。4.9 报表及客户化程序运行流程及要求4.9.1 在集团公司全面实施ERP之前，报表按照集团公司规定的报表，通过“集团公司ERP报表管理系统”以数据抽取形式进行编制。4.9.2 上报集团公司报表必须按财务部有关编报要求及时准确上报。4.10 其它流程及要求4.10.1 ERP实施后其它须客户化的程序，由需求人员按有关规定提出，并在完成后由其具体管理。4.10.2 ERP实施后其它须新增的流程，由需求人员按有关规定提出，由相关主管人员分析后决定是否实施。4.10.3 应收、应付模块的会计档案按总账模块中的会计档案管理的相关规定实行统一管理。 5.支持性文件支持性文件主要包括：集团公司关于ERP的相关管理制度，用户手册等。