1、集团公司应付账款财务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 集团公司应付账款管理制度(机密)1. 总则l 1.1 为规范公司的应付账款管理,保证应付账款的安全,特制定本办法。?l 1.2 应付账款风险控制实行从“源头控制、过程监控、责任到位”的原则,业?务发起人为风险控制的第一责任人。l ?l 1.3 本制度适用于“深圳XXXX集团有限公司”和“深圳市XXXX有限公?司”,以及在深圳总部注册和进行账务处理的XX集团下属全资、控股二?级公司(以下统称“公司”)。?l 1.4 其他二级公司结合自身情况,参照本制度编制相2、应的“应付账款管理制?度”。?2. 应付账款核算l 2.1 应付账款定义?应付帐款是指企业因购买材料、商品和接受劳务供应等业务活动,应支付给供货单位的账款,它是由于取得商品或接受劳务与支付价款,在时间上不一致而产生的债务。?l 2.2 应付账款确认与计量?l 2.2.1 应付账款入账时间的确定,应以所购买物资的所有权转移或接受劳务已发?生为标志。在实际商品购销活动中,可以区别以下两种情况分别进行处理: a. 在物资和发票账单同时到达的情况下,物资验收入库后,按发票账单登?记入账。?b. 在物资已验收入库,但发票尚未收到,应当在月末按照所购物资和应付?债务估计入账,待下月初再作相反的会计分录予以3、冲回。l ?l 2.2.2 应付账款一般按应付金额入账,而不按到期应付金额的现值入账。在实际?商品购销活动中,需注意以下两种情况:?a. 如果购入的资产在形成一笔应付账款时是带有现金折扣的,应付账款入?账金额按发票上记载的应付金额的总值(即不扣除折扣)确定,现金折l 扣实际获得时,冲减财务费用。b. 由于债权单位撤销或其他原因而无法支付的应付账款,直接转入营业外收入。2.3 应付账款的核算范围因购买材料、物资和接受劳务供应等业务活动产生的应付款项,需在“应付账款”中核算;凡不是因购买材料、物资和接受劳务供应等业务活动产生的应付款项,不应在“应付账款”中核算,可视实际账务管理情况,在其他业务中的4、“其他应付款”或“其他应收款”中核算。为简化会计核算, 将“预付账款”并入“应付账款”中核算,“应付账款”如果在借方有余额则表示“预付账款”。3. 应付账款业务管理3.1 主要部门职责3.1.1 贸易中心a. 负责签订采购合同,确保每一笔贸易的准确性、真实性和完整性,并全程跟进、达成其“货款、货物、货权单据、发票”等合同事项,按“合同的约定、相关法律法规条款及内部相关管理约定”办理。?b. 建立健全贸易风险控制体系,将贸易风险控制在公司可控范围之内,减少贸易业务的资金占用成本。?c. 申请采购合同对应的货款、点价保证金或合同内其他保证金款项的支付, 建立采购合同项下相关应付款项的管理帐务,为货5、款或保证金的安全性负责。?d. 每月定期与供应商、财务中心核对“货款、货物、货权单据、发票”等合同事项,确保三方“账实相符、账账相符”。?e. 建立健全相关贸易档案管理及台帐管理制度,及时对采购合同进行备案, 确保采购合同涉及的全部信息有据可查,保证帐务的有序性、完整性和规范性。每月定期处理业务台帐上的未达事项(合同涉及的,但又未完成的事项),直至其按照“合同约定、相关法律法规条款及内部相关管理约定”办理结束为止。?3.1.2 财务中心?a. 审核、支付采购合同货款及对应的保证金,同步建立或完善业务台帐信息。b. 及时反馈付款信息,及时将付款业务进行账务处理。?c. 审核、签收、保管采购合同对6、应的发票,及时对进项税票进行认证抵扣, ?同步进行账务处理及完善业务台帐的发票信息。d. ?e. 建立健全相关贸易档案管理及台帐管理制度,及时对每一笔采购合同进?行备案,确保每一笔采购合同涉及的全部信息有据可查,保证帐务的有序性、完整性和规范性。每月定期处理业务台帐上的未达事项(合同涉及的,但又未完成的事项),直至其按照“合同约定、相关法律法规条款及内部相关管理约定”办理结束为止。?f. “监控、反馈、控制”贸易主要风险,将贸易风险控制在公司可控范围之内,每月定期与供应商、贸易中心核对“货款、货物、物权单据、发票”等合同事项,确保三方“账实相符、账账相符”,同步与供应商之间形成书面的应付账款确7、认函。?g. 定期对“应付账款”进行账齡分析,异常信息做到“及时反馈、跟踪处理”。?3.2 管理要求l 3.2.1 采购合同?贸易部与供应商签订采购合同后,及时将采购合同在财务中心“应付岗位人员”处备案一份,贸易中心和财务中心及时完善采购合同归档及业务台帐录入工作。?l 3.2.2 货款、点价保证金或合同内其他保证金的支付a. 在款项到期时,贸易部依据“采购合同及其他有力证据”确定付款具体?金额,填写付款申请表走审批流程。b. ?c. 财务中心出纳在见到审核完毕的付款申请表后,视资金情况及时付款。?付款完毕后,将付款信息及时反馈至相关人员。d. ?l 3.2.3 账务处理?出纳及时将付款单据传8、至会计人员处,会计人员及时进行账务处理。l ?l 3.2.4 发货通知、反馈及物权单据?a. 在满足采购合同的发货条件后,贸易中心准时通知发货单位按合同约定发货。?3/4 b. 发货单位在完成发货作业后,贸易中心需追踪其及时将发货的物权单据原件(特殊情况下不能取得原件时,可用复印件代替)快递(或扫描发邮件,或传真)至贸易中心操作人员。在发货完成后,贸易中心需及时将物权单据收集齐全,并将其原件(特殊情况下不能取得原件时,可用复印件代替)交于财务中心应付岗位人员处。3.2.5 发票管理a. 在履行完毕采购合同相关事项后,贸易中心及时从供应商处取得货物发?票,并及时将发票交于财务中心。b. 货物发票9、经财务中心审核通过并签收后,财务中心担负发票保管责任; ?若有未通过审核的发票,财务中心将发票及时退回贸易中心,贸易中心d. ?及时将发票退回供货单位,并重新取得发票。e. ?f. 税务人员及时将审核通过的货物发票完成认证、抵扣工作。?l 3.2.6 应付账款对账每个月结束后(特殊情况在对应交易完成后),财务中心应付岗位人员需与贸易中心操作人员、供应商财务人员(或供应商销售人员)进行应付账款对账工作。经核对无误的应付账款信息,需与供应商之间形成书面的应付账款确认函,以便明确购、销双方间的债务与债权关系。?l 3.2.7 合同未尽事项处理对于未及时履行的“付款、发货、货权单据移交、发票”等主要合同事项, 贸易中心和财务中心需每月定期按“业务台帐”体现的未达事项进行跟进处理,直至其按照“合同约定、相关法律法规条款及内部相关管理约定”办理结束为止。同时,财务中心“应付岗位人员”需每月定期反馈、跟踪处理“逾期未达事项”,直至办理结束为止。?4. 附则?4.1 本制度由集团财务中心拟定,报集团常务副总裁及董事会批准后执行。4.2 制度生效之日起,原应收及往来款项管理细则V1.0 作废。