1、商务公司采购合同、应付账款管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录第一章目的及适用范围3第一节目的3第二节适用范围3第二章职责分工3第三章供应商管理5第一节供应商初选5第二节产品试用6第三节供应商的考核与评估7第四节供应商质量管理体系7第五节供应商管理流程图8第四章采购合同签订9第一节合同的审查与签订9第二节合同的变更9第三节合同争议的处理9第四节合同的归档9第五章采购计划及采购订单9第一节采购依据9第二节采购计划与采购订单的制定10第六章应付账款管理10第一节开具发票10第二节入账10第三节付款11第四节对账2、11第七章采购退回11第一节退货11第二节开具发票12第三节入账12第八章非生产型物资采购12第九章制度审阅13第十章相关表单14附件一供应商基本资料调查表14附件二初选供应商申请单14附件三合格供应商一览表16附件四供应商样件认定审批表17附件五供应商PPAP核准表19附件六工艺试验单20附件七供应商考核表21附件八采购合同审批表22附件九紧急采购申请单23附件十采购订单24附件十一采购部开具发票通知单25附件十二请购单26第一章 目的及适用范围第一节 目的1、 确保采购业务的顺利进行，并能适时、适价、适质供应生产所需的物品，以达成生产目标；2、 规范公司采购合同、采购计划及采购支付的管理、3、加强采购风险防范，保证依法签订、履行、变更和解除合同，制定采购计划、下达采购订单，并支付采购货款，最终保障采购活动的顺利进行；3、 对为公司生产经营提供零部件、物料、工艺装备及其辅助生产资料和服务的供应商进行选择和评定，实施对供应商的产品质量监控，确保其质量不断满足公司及公司顾客对产品质量的要求。第二节 适用范围本制度适用公司采购的生产性物料和非生产性物料。第二章 职责分工一、 总经理1、 确定物资采购原则；2、 审核批准合格供应商；3、 审批采购价格和供应商供货比例；4、 对采购过程中的重大问题的处理进行决策等。二、 采购部1、 负责编制采购计划、签订和保存采购文件等；2、 负责采购的组织实4、施，确保生产所需的各种原辅材料的供应；3、 负责采购产品的交验和交库；负责与供方的联络和协调组织质量部、技术部等相关部门寻找、推荐潜在供应商，选择、评价合格供应商，和潜在供应商洽谈和初步定价，按供应商管理流程组织和督促流程的实施进度；4、 会同相关部门处置采购物资在检测、试验、装机和顾客使用过程中出现的质量问题；5、 负责供应商的业绩表现的综合评价；6、 初审供应商提供的PPAP文件的完整性和有效性；7、 会同相关部门对潜在供应商和合格供应商的质保能力和过程能力的评审，负责评审结果中不符合项的整改跟踪及质量部日常填写的供方质量通报书的传递与整改跟踪；8、 负责与供应商管理有关文件资料的归档和保5、存。三、 质量部1、 负责编制外购产品、原材料验收规范；2、 负责采购产品的进货检验；3、 协同采购部解决进货检验中发现的质量问题及时与供方联络处置；4、 保存进货检验记录；5、 参与潜在供应商的推荐与合格供应商的选择，负责对潜在供应商提供的样件进行检测和试验；6、 负责对潜在供应商和合格供应商质保能力和过程能力的评审；7、 负责对供应商提供的PPAP文件的评审；8、 负责对供应商批次供货不合格、线上不合格、顾客反馈不合格以供方质量通报书形式反馈供应商，并负责供应商整改效果的验证。四、 技术部1、 负责提供产品设计图样或采购清单，明确采购产品的名称、规格和技术要求；2、 负责与供应商进行技术协6、调，签定必要的外购产品技术协议和验收规范；3、 处理采购过程中发生的技术争议和技术问题；4、 负责采购零部件清单的编制，相关技术文件的发放、回收、更改，确保供应商产品与图纸的有效版本的符合性；5、 负责同潜在供应商进行技术洽谈，编制“采购产品技术规格书”，与采购图纸一起作为采购依据文件；6、 负责开发的潜在供应商手工样件和首批工装样件的试用、试装，并作出结论，负责生产件的批准；7、 按照零部件对整机质量的重要度对零部件进行分类。第三章 供应商管理第一节 供应商初选一、 采购物品分类根据采购物料其功能对公司产品质量的重要度，将采购物料分为三类：A类产品：产品关键件。B类产品：对成品性能及质量起一7、定作用的。C类产品：一般标准件和易损易耗件。二、 A类和B类产品供应商的初选：1、 采购部按公司需要，以质量、价格、交货期及质保能力作为初选依据；2、 采购部将搜集的供应商相关信息填写供应商基本资料表，并填写初选供应商申请表经技术部经理、质量部经理、采购部经理评审，进行初选；3、 将初选确定的潜在供应商相关资料呈报总经理核准。三、 C类供应商的初选1、 采购部按公司需要，以质量、价格、交货期及质保能力作为初选依据；2、 采购部将搜集的供应商相关信息填写供应商基本资料调查表（参见附件一），并填写初选供应商申请单（参见附件二）经技术部经理、质量部经理、采购部经理评审，进行初选；3、 经初选合格的供8、应商相关资料呈报总经理批准，即进入合格供应商一览表（参见附件三）。四、 其他供应商顾客指定的供应商可直接登入合格供应商一览表。提供服务、承制工装、供应辅助材料的供应商按C类零部件供应商要求执行。五、 供应商数据的维护合格供应商一览表由采购部供应商管理员每年年初更新，经采购部经理审核，报呈总经理批准。第二节 产品试用一、 送样试制采购部通知初选核准的A类和B类产品供应商进行商务洽谈，或签订试制送样协议。采购部将供应商提供的样件和样件全尺寸报告、材质报告、性能报告一并送质量部检验、验证，并随件填发供应商样件认定审批表（参见附件四）。质量部完成对初始样件的检测、试验、验证后将结果填入供应商样件认定审9、批表，对无需再进行试装或寿命试验考核的零部件，则完成确认过程后，可进入下一流程。需进行寿命试验的零部件为：所有轴承、轴封、曲轴、动、静盘毛坯、钢球、止动环、定珠圈、偏心套、端面密封、离合器、O型圈、密封垫。二、 质保能力、过程能力评审采购部要求供应商限时提交PPAP文件资料，采购部会同质量部、技术部进行文件审查后，再进行供应商现场质保能力和过程能力评审，通过评审合格且又不需要进行小批试装考核的即结束供应商评定流程，采购部相关经办人填写供应商PPAP核准表（参见附件五）经采购部经理、技术部经理、质量部经理、管理者代表会签，呈报总经理批准后该供应商可进入合格供应商名录。三、 小批试装考核所有的零部10、件更改供应商后均需进行小批试装认可，小批试装的数量为100-200台。由采购部相关经办人下达工艺试验单（参见附件六）经技术部、工艺部、生产计划会签，生产副总批准，交相关生产车间试验并在工艺试验单上反馈试验结果。合格后方可进入合格供方一览表。四、 未通过上述一、二、三项考核的供应商则按供应商管理流程图（见本章第五节）返回原流程重新进入评审过程或取消潜在供应商资格。第三节 供应商的考核与评估为培养核心供应商，提升本公司的综合实力，实施供应商动态管理。公司对供应商从质量、成本、交付、技术/服务等内容进行月度考核，以达到奖优惩劣，推动供应商不断提高产品质量和服务质量，并将考核的结果记录于供应商考核表（11、参见附件七）中，考核的记录经采购部部长审核后存档。对供应商产品质量、交货期和配合度考核方法参见供应商管理程序。第四节 供应商质量管理体系一、 供应商质量管理体系开发的轻重缓急由质量部根据供应商提供产品的重要程度（主要针对外协、外购件和原材料）和公司对ISO9001质量管理体系的要求而决定。每年年初质量部制定供应商的质量体系开发计划。A、B类产品的供应商由质量部负责每年对其过程审核一次，编制供应商过程评审报告，对供应商的质量体系作出评价。C类产品供应商不做要求。对供应商中的进口贸易公司及上一年度未供货的供应商可不安排年度审核，对上一年度未审核的供应商如启动供货时，需重新安排审核并通过后方可供货。12、对所有供应商根据实际的质量绩效考核结果，当存在严重质量问题时，应随时安排审核。二、 确定供应商质量管理体系开发需求的依据1、 对于提供外协、外购件和原材料供应商，由质量部以ISO9001：2008质量管理体系要求作为基本要求来进行开发。2、 对已通过和/或获得ISO9001：2008质量管理体系证书提供外协、外购件和原材料供应商，公司除了要求其提供相关资料和相关证书以外，还将对其最终以符合ISO/TS16949质量管理体系标准为目标进行供应商质量管理体系的开发。具体开发流程参见供应商管理程序。第五节 供应商管理流程图责任部门流程内容描述支持文件技术部采购部与相关部门采购部采购部、技术部、质量部13、总经理采购部、质量部质量部、技术部技术部、采购部、质量部技术部、采购部、质量部总经理、技术部、采购部、质量部采购部、质量部YY样件检验和试验N小批试装考核(1001000件)合格供方确认纳入合格供方监控评价Y样件确认试装（含寿命试验）质保能力、过程能力评审YYNN确定潜在供方核准商务洽谈Y采购零部件清单寻找、推荐供方供方资质审查筛选顾客指定供方NNN第四章 采购合同签订第一节 合同的审查与签订一、 采购合同的审查采购人员根据供应商管理程序寻找与选择合格的供应商，就所购产品规格、交期、数量，与初选供应商进行询价、比价、议价后，报价格组初次审核，通过后才可拟定采购合同，采购合同审批表（参见附件八）14、由相关采购员经办，经采购部价格员审核、采购部部长审核，最后再经财务部、经营管理部进行合同评审，报总经理批准后，由经管部加盖公司合同专用章。二、 采购合同的签订采购合同签订前必须严格审查供应商的供货资格，只有具备合格供应商资格才可与其签订正式采购合同，对公司最终产品无直接影响的供应商（如五金、劳保、文具等）除外；采购合同应当采用标准采购合同文本，必要时可以根据所订合同的具体情况再另外签订补充协议。第二节 合同的变更如合同条款需要变更，根据合同签订流程，重新签订采购合同。第三节 合同争议的处理如发生合同纠纷，合同经办人员应立即报告部门领导，可以采取通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。第四节 合同15、的归档采购合同都必须交公司经营管理部合同归口管理人员登记、编号、归档保管。第五章 采购计划及采购订单第一节 采购依据一、 生产性物资采购部根据技术部提供的技术规格书及产品图纸作为采购技术依据。依照合格供应商一览表选择供应商。对于特殊要求的应急采购，相关采购员必须办理紧急采购申请单（参见附件九）应经技术部、质量部、采购部经理会签同意，报总经理批准后实施。二、 非生产性物资非生产性物资采购的归口部门及采购流程见本制度第八章“非生产性物资采购”。第二节 采购计划与采购订单的制定一、 下达采购订单采购部各具体分管采购员，根据每月15日经管部提供的月度销售预测计划，综合考虑各零件采购周期，下达部分采购订16、单（参见附件十），供供应商备货。各采购员下达给各供应商的每一张采购订单由各采购员按月按个人编码编号。采购部根据27日生产计划部下达的月度生产计划，依据当日各品种零部件的库存，结合已下的采购订单，进行调整，下达采购订单给供应商。采购订单经部门经理审核，汇总编制月度采购计划，报经总经理审批。汇总的采购订单（月度采购计划）由办公室盖总经理签名章。采购员将经总经理批准的月度采购计划出具给供应商，实际采购数量以月度采购计划为准。二、 变更采购订单在月度采购订单执行期间，对于销售计划的变化，采购部相关采购员根据计划的变动以采购订单的形式作相应调整。三、 应急采购订单对于应急采购，相关采购员凭已批准的紧急采17、购申请单，下达采购订单给供应商。第六章 应付账款管理第一节 开具发票每月10日-20日采购员根据供应商上月全月供应合格产品的品种及数量通知供应商开具发票。第二节 入账采购报销单经采购部价格组、采购部经理、经营管理部经理、财务部经理及总经理审核签字后方可报销，计入当月应付账款。第三节 付款采购部于次月10根据应付账款余额表按“每月按应付账款的30%支付货款，逐月滚动支付。供货方需要紧急用款，报总经理批准”的原则申请货款，报财务经理及总经理审批后由财务部支付，支付方式包括现金、支票、电汇及承兑汇票等。第四节 对账一、 与采购员定期对账根据每月10日各供应商应付账款余额，采购部审核员每月与各相关采购18、员的手工台账进行核对，如有记账差异，找出原因及时调整。二、 与财务部定期对账采购部价格组审核员每月10日根据截止上月月末的应付账款余额，与财务部的应付账款余额进行核对，如有记账差异，找出原因及时调整。三、 与供应商不定期对账供应商提供对账单，并提交给财务人员对账，如一致，财务部在对账单上加盖财务章并由采购员传真给供应商，如我司与供应商余额有差异，需供应商提供应付账款明细给我公司财务部门，经财务人员核对后经采购员将核对结果传达给供应商，记账有误一方核对后对账务及时调整。第七章 采购退回第一节 退货物流中心废品库管理员根据料废台账、料废实物定期通知采购部相关采购员需退料废的供应商、品种、数量 。采19、购员通知供应商相关负责人员到我公司确认退回产品，在出库清单上签名确认。双方清点产品数量后库管员根据原采购价格开据产品出库清单给采购员，出库清单需库管员、经办业务采购员和供应商提货人签字。第二节 开具发票采购员根据出库清单填写采购部开具发票通知单（参见附件十一）。采购部开具发票通知单及出库清单，经由采购部价格组审核员审核价格后签字，并需采购部经理审核签字。采购员根据审核签字后的采购部开具发票通知单及出库清单到财务部门开具销售发票给供应商。第三节 入账根据发票金额计入当期该供应商应付账款借方，扣减该供应商应付账款。第八章 非生产型物资采购对外采购非生产性物资，须由请购单位向归口管理部门通过请购单（20、参见附件十二）提出采购申请并报经分管副总经理和总经理审批后，由归口采购部门购买。归口管理部门负责制定、平衡本部门归口管理范围的物资采购计划。具体归口情况如下：物资类型归口部门采购流程生产用机器设备设备部具体流程参见固定资产管理制度。电脑、打印机及其耗材设备部电脑、打印机采购具体流程参见固定资产管理制度。各种质控设备质量部具体流程参见固定资产管理制度。检具、量具生产检测器具质量部车辆及其消耗、修理物资办公室车辆采购具体流程参见固定资产管理制度；消耗、修理物资低于1000元的，事后填写报销单，交总经理签字审批，高于1000元的需先向总经理申请，同意后采购。房屋、建筑物修缮、改造用物资办公室房屋、建21、筑物需修缮、改造，由需维修部门填制报修申请单交分管副总签字，办公室分管基建经理联系装修公司着手修缮和改造。办公用文具，招待用品，企管宣传用品，宿舍、食堂用物资办公室配试用物资销售部研发新品用物资技术部生产用原、辅材料，低值易耗品，劳保用品采购部各种工、夹、模具采购部上述物资之外的非生产性物资采购部对外采购应做到常规采购有计划，零星采购有依据。无采购权的部门一律不得对外采购，归口采购部门不得采购归口以外物资，各归口管理部门负责制定本部门归口管理物资管理办法。第九章 制度审阅本制度由采购部起草，呈总经理审核后颁布实施。每年由采购部组织年度审阅，更新后交总经理审批。第十章 相关表单 附件一 供应商基22、本资料调查表供应商基本资料调查表表 号：QP-15-01公司名称负责人联络人公司地址电话/传真TEL： FAX：工厂地址电话/传真TEL： FAX：企业代码成立时间资本总额股份组成年营业额最近一年的利润率年产量月产量主要客户主要供应商主要管理者资质说明职务姓名学历主要工作经历总经理技术主管质量主管生产主管人员构成总人数技术人员数质量人员数质量体系认证情况A、ISO 9000国际认证： 已通过 推动中 无B、TS 16949国际认证： 已通过 推动中 无主要生产、检测设备及数量另附资料1.企业组织机构图 2.质量组织机构图 3.质量体系认证证书复印件4.营业执照复印件 5.税务登记证复印件 6.23、组织机构代码证复印件7.待开发供方请提供上一年度财务报表供方签章总经理： 日期： （公章）附件二 初选供应商申请单初选供应商申请单供应商名称产品名称图号用途初选供应商理由： 申请人/日期技术部意见： 此产品的重要度类别； A B C 部长签字/日期：质量部意见： 部长签字/日期：采购部意见： 部长签字/日期 ：总经理意见： 总经理签字/日期：附件三 合格供应商一览表QP-15-03合格供应商一览表序号供应商名称零部件名称重要度证书体系 编制/日期： 审核/日期： 批准/日附件四 供应商样件认定审批表供应商样件认定审批表表 号：QP-15-10编 号：供方名称地址提供产品/规格提交日期供货数量项24、目要 求实 测判 断（/）尺寸1、8、1、8、1、8、2、9、2、9、2、9、3、10、3、10、3、10、4、11、4、11、4、11、5、12、5、12、5、12、6、13、6、13、6、13、7、14、7、14、7、14、 审核（日期）： 检验（日期）：材料1、3、1、3、1、3、2、4、2、4、2、4、 审核（日期）： 检验（日期）：性能 审核（日期）： 检验（日期）：技术部意见：样件合格，同意批量使用签名： 年 月 日样件需部分改进合格后，批量使用样件不同意使用质量部意见：签名： 年 月 日管理者代表意见：签字： 年 月 日总经理意见：签字： 年 月 日供应商样件认定审批表(铸件毛坯25、认定专用)表号：QP-15-10编号：供方名称检验日期提供产品规格模具号项目要 求实 测与图纸不符合的尺寸1、11、1、11、2、12、2、12、3、13、3、13、4、14、4、14、5、15、5、15、6、16、6、16、7、17、7、17、8、18、8、18、9、19、9、19、10、20、10、20、外观形状不符合说明审核（日期）： 检验（日期）：采购部申请意见：签名： 年 月 日技术部认定意见： 签名： 年 月 日质量部会审意见： 签名： 年 月 日管理者代表审批意见：签字： 年 月 日说明：本表在对壳体毛坯与图纸不符合尺寸进行最终认定时使用（上述不符合尺寸均不必修改，可以投入批量使26、用时），全尺寸检测结果请复印后附后，认定结果对该模具正常生产的毛坯长期有效，保存在采购部和质量部检测室作为供货和检测依据，如模具损坏修复后或更换模具、开新模具时，需重新送检办理认定。附件五 供应商PPAP核准表供应商PPAP核准表表号：QP-15-09编号：供方名称零件类别产品名称产品图号序号文件名称类别要求（Y/N）提交情况序号文件名称类别要求（Y/N）提交情况1零件提交保证书10控制计划2产品图纸及技术标准11合格分供方清单及调查表3全尺寸报告12生产能力报告4零件材质报告13设备清单5零件性能试验报告14检测设备与检具清单6零件检验规范15MSA报告7包装方案及验证16企标或行标8过程流27、程图17尺寸检具（实物）9过程FMEA18主要成本构成采购部意见：部长： 年 月 日技术部意见：部长： 年 月 日质量部意见：部长： 年 月 日管理者代表意见：签字： 年 月 日总经理意见：签字： 年 月 日备 注：工艺试验单表号:/QR7.3-12共 1 页 第 1页编 号:M100825-3编制会签审核工艺批准试验名称申请部门实施部门:机加车间 装配车间 质量部 采购部 开发部工艺试验内容: 试验结论：机加车间清洗车间领导批示附件六 工艺试验单附件七 供应商考核表供应商考核表2010年质量绩效(40分)质量总得分交付绩效(30分)交付总得分成本绩效(30分)成本总得分综合得分评估等级7月份28、体系入厂批次合格率在线批次不良率客户反馈质量管理与意识供方名称体系分项得分(10分）送货批数接受批数让步接受批数退货批数在线批次不合格次数供方问题造成公司客户抱怨和投诉次数批次不合格及投诉分项得分（20分）未按时完成质量整改次数以次充好导致批量质量问题次数质量管理分项得分（10分）不及时交货次数交货数量短缺次数供应商不配合次数价格同比得分价格环比得分降价目标达成满意率得分编制：审核：批准：附件八 采购合同审批表采购合同审批表表 号：/QR7.4-06生效期：2000/12/18编 号：合同标的金额合同编号经办部门经办人合同说明：经办部门负责人： 年 月 日价格员意见： 签字： 年 月 日法律顾29、问意见：签字： 年 月 日财务部意见：签字： 年 月 日总经理意见： 签字： 年 月 日附件九 紧急采购申请单采购产品名称规格单位数量用途紧急采购理由： 要求到货时间：_ 申请人/日期技术部意见： 此产品的重要度类别： A B C 部长签字/日期：质量部意见： 部长签字/日期：采购部意见： 部长签字/日期：总经理意见： 总经理签字/日期：QP-14-04 紧急采购申请单附件十 采购订单QP-14-01有限公司 _ 月 正 式 采 购 单发订单日：供货单位： 编号:MDC100831-2名称代号版本号本 批 订 货数量单位交货期限066前盖MWB-01-01330000只前分批发货合计金额（大写）： （含17%增值税） 注： 有限公司 委托代表：（签字）采购部负责人：（签字）公司负责人： （签字）供货单位确认（签字及日期）：附件十一 采购部开具发票通知单采购部开具发票通知单 年 月 日供应商名称种类发票类型金额备注 合 计 经办人: 审核:附件十二 请购单请 购 单表 号：/QR7.4-08生效期：2000/12/18编 号：请购物资列入的计划名称、编号请购人日期请购主管批准序号名称规格单位数量估价用途