1、公司财务报销、预算应付账款管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录一、财务报销制度1二、员工差旅费管理办法4三、资金、支票、现金管理制度6四、固定资产管理制度10五、预算管理制度15六、应收账款管理制度17七、应付账款管理制度18八、会计档案管理19一、财务报销制度为了加强公司内部财务管理，规范财务行为，明确经济责任，提高工作效率，根据会计法、财政部内部会计控制规范和有关财经法规，结合我公司的实际情况，特制定本规定。一、财务报销程序1、一般报销流程为：每周一（每个月的第一周除外）为申请人向财务部提交报销单据时2、间，按要求填写报销单据，将填写完毕的单据沿原始票据粘贴单左上角对齐粘贴，在费用报销单上注明报销日期、附件张数、报销内容摘要及金额后，在经办人处签字后部门负责人审核开支项目并签字交财务部按各部门报销标准及预算审核原始凭证签字人力资源部主管审核费用合理性并签字总经理审批签字后转出纳记账报销每周四下午通知报销人领取款项。对于预算内的开支签字至人力资源部主管，部门经理级以上人员报销费用签字至总经理，预算外费用签字至总经理。2、报销日常费用时，将要报销的单据按用途大致分为差旅费、交通费、餐费、办公用品、书籍资料费等类别,并分类将票据粘贴在报销单据粘贴单上，然后根据报销内容逐项填写费用报销单。3、各部门按3、采购计划提交月度用款经费预算，填写预算表（支付内容、支付时间、支付金额、给付单位、说明）-本部门负责人审核签字-每月25日前报财务- 财务审核预算，并根据公司财务状况、合同条款、年度概算、项目批准文件等提出支付意见-财务汇总制表-报人力资源部主管、总经理审批。4、预算外经费申领流程，各部门根据工作需要写出经费申请报告，部门负责人签字后报人力资源部主管及总经理审批 ，获得批准后办理支票(现金)申领手续，批准文件交财务备案，财务按总经理批示安排预算外资金支付。5、部门负责人对开支项目的真实性负责审核并在权限范围内行使审批权。 6、财务部门对原始凭证的真实性、合法性和开支项目、内容是否符合公司财务规4、定、资金计划负责审核。审核合格签字后转人力资源部主管、总经理审批，审批后交由出纳备款报销并记账，支票支付、与预借现金金额相符的由出纳核销，有现金支付和返还的由出纳通知报销人办理结清手续。 二、财务报销凭证的要求1、当地税务部门监制的在有效期内的工业企业、商业、服务业等行业开具的发票，必须盖有填制单位的财务专用章/发票专用章。2、机打发票必须要有收款单位全称，不得使用简称如“广卓能企业”或者字母；但是出租车票及机打加油费发票、定额发票收款单位可以为空白。3、发票内容一定逐项要求对方填写齐全，包括规格、数量、单价、金额、开票日期等项目。原始发票的“品名”栏内原则上不能填写诸如“办公用品”“电脑耗材5、”之类；“数量”栏内不能填写“一批”，购买物品种类较多时，可按照上述方式开具，但必须附物品清单，应注明物品名称、计量单位、数量、单价及金额，并加盖售出单位财务章。4、出租车车票、通信费用、用餐及交际应酬发票，请将车票正面 (正面为金额显示面) 朝上，头部粘贴整齐，出租车车票在空白处横向写明起止地点及乘车目的，下附乘车人签字；通信费用属于个人费用补贴的必须是本人姓名；餐费票据须注明招待对象、事由、会餐人数；按照招待次数分别粘贴。5、银行转账结算方式付款的，收款单位的银行户名必须与发票公章一致，否则不予办理付款手续。6、差旅费报销须填写差旅费报销单，写明出差人的姓名和事由，同时后附出差审批表，若是6、外出开会请后附会议通知。7、购置固定资产后，应及时到行政管理部门办理固定资产登记手续，之后持发票、固定资产登记表办理报销手续。三、财务部门的权限1、对借款坚持“前帐不清，后帐不借”的原则，如果请款人有尚未结清的借款，无特殊原因，一般不予办理下次请款业务，特殊情况须经公司领导批准。2、支票领用和借款在7日内、出差人员借款在回公司后7日内，应到财务部门报账，报账后结欠部分金额或7天内未办理报销手续人员的欠款，自支票领用和借款之日起超过一个月，财务部门有权在当月工资中扣回。3、财务部门依据会计法企业税法的要求对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理，对记载不准确、不完整的原始凭证应7、予以退回，并要求按照国家统一的会计制度规定更正、补充。收据处理方式采取由税务局代开劳务发票或用其他相同业务发票报销，杜绝无票业务发生。4、财务部门严格按国家有关财务规定及上述财务审批权限办理会计事务，对不符合规定的财务收支一律不予报销。 二、员工差旅费管理办法一、为了保证出差人员工作和生活的需要，并贯彻勤俭节约，艰苦奋斗的精神，参照国家机关事业单位工作人员有关差旅费规定，制订本办法。二、员工出差审批程序 1、总经理出差由董事长批准。 2、总经理以下的部门经理出差，由总经理核准后报公司董事长批准。 3、 其他员工出差，由部门经理安排，报总经理批准。三、出差期限应由派遣主管视实际需要，事先予以核定8、并在出差审批单注明。四、员工出差前可以根据预算金额预借一部分差旅费。公司人员出差前应填写“出差审批单”（详见附件），部门经理或者主管签字，总经理审批。五、本着节俭和利于工作的原则，除了董事长出差全部费用实报实销，不实行伙食补助外。董事长以下人员出差，按照分级标准，住宿费、市内交通费实行限额内凭票实报，伙食补助实行限额内包干报销办法。（包干报销除外另外每天补助60元/人/天）六、住宿费、市内交通费和伙食补助标准（单位：元） 1、住宿标准：特区&直辖市省会城市地级市县级市及以下董事长实报实销公司总经理以上300230200120各部门经理260200180110其余人员230180150100由公9、司统一预定房间的除外。（注：特殊情况按市价调整。）2、伙食补助费标准：类别职位特区&直辖市省会城市地级市县级市及以下早午晚早午晚早午晚早午晚董事长实报实销公司经理以上实报实销各部门经理含交通费和伙食费100元/人 /天其余人员出差人员在出差期间将扣除每天15元的午餐补贴。3、市内交通补助 标准：如果因特殊情况需要发生大量交通费，必须提前在出差审批表上注明，单独申请，同时根据实际情况报销交通费。（）、夜间乘火车(晚点至次日早点)超过小时或连续乘车12小时以上的可乘坐硬卧。 （）、出差自起程之日起至返回之日止，按照出差必经的顺路计算，不得购买超过应到达目的地的车票( 超出部分自负)。 （3）、结算10、住宿费时一定要求对方在发票上写清楚单位全称、住宿天数、房间单价、合计金额。 （）、部门经理以上人员出差可乘坐飞机，部门经理以下员工出差在紧急或其他交通工具的费用与飞机票价格相近的情况下可选择乘坐飞机，但须事先请示人力资源部主管。 （）、公司提供交通工具的，不再报销市内交通费。 （）、员工出差由公司安排交通食宿的，不再报销差旅费。公司不安排交通、食宿的，按标准执行。 ()、下级随上级出差，标准随同上级。 七、乘车补贴。 夜间乘火车(晚点至次日早点)超过小时或连续乘车12小时以上的，可乘坐硬卧，如符合条件未乘的，可按普快、直快票价60，特快的50，空调车的40发给乘车补贴。八、公司员工参加培训、会11、议(一般在半月以内的)，公司缴纳会议费后由会议举办方统一安排食宿的，不再报销食宿费，会议期间不再计发伙食补助和交通补助。会议只交会费，不统一安排食宿的按各自的规定标准报销。九、业务招待费 、董事长、总经理出差，业务招待费实报实销。 、部门经理、业务经理出差，业务招待费事先在出差审批单上列明招待公司名称、人数和金额，经公司总经理、人力资源部主管批准后实报。 3、享受伙食补助的各级人员发生业务招待费时均应扣除相应时间伙食补助费补贴。 十、差旅费报销程序 、员工出差返回后一周内办理报账手续，按规定整理票据，背书清楚，招待费发票要在背面注明招待客户名称及会餐人数，车票要注明起止地点及事由，票据沿报销单12、左上角粘贴整齐。 、填写“差旅费报销单”，报销人签字后，严格按下列顺序进行复核。 部门经理(或核准人)复核出差天数后签字； 财务部根据出差审批单及差旅费管理办法复核各项费用标准和补贴标准，并计算票据和报销金额是否正确，对于不合规票据要剔出，对于超标准的支出上报公司人力资源部主管； 公司人力资源部主管核准交际费和超标准支出； 复核完毕后呈总经理签字报销。 、出差人员预支的差旅费应在报销时结清。 三、资金、支票、现金管理制度一、资金管理1、银行账户必须遵守银行的规定开设和使用。2、银行账户只供本单位经营业务收支结算使用，严禁出借账户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转账套现。3、银行13、账户的账号必须保密，非因业务需要不准外泄。4、银行账户印鉴中财务专用章由会计保管，法人章由出纳保管，保管人对印鉴安全负完全责任。印鉴保管人临时出差时委托他人代管。5、银行账户往来应逐笔登记入账，不得多笔汇总记账，也不得以收顶支记账。应按月与银行对账单核对，未达收支，应做出调节表逐笔调节平衡。6、财会人员办理信汇、电汇、转账支付等付出款项，一律凭付款审批单办理。付款审批单应附入付款凭证记账备查。付款审批单由项目经办人负责办理报批。同一项目（含同一笔贸易）应按合计总额报批，不得为逃避审批而分列报批、支付。对违反规定的付款，财务人员有权且必须拒绝支付，并及时向上级报告。7、根据已获批准签订的合同付款14、的，应严格按合同规定的期限付出，不得早付或迟付，也不准改变支付方式和用途，非经收款单位书面正式委托，也不准改变收款单位（人）。凡委托其他单位（人）代收款的，一律上报总经理批准。8、建立资金回笼跟踪制度。凡付出款（物）5万元以上的，财务部必须逐项跟踪资金回笼情况，并按月汇总后报总经理。对到期的应收资金，督促经办人员及时催收；发现问题的，及时上报请示处理。二、支票管理1、支票的购买、保管、签发由出纳负责。2、购买支票由出纳提出申请，财务部经理批准。购买后应按规定即时在支票登记簿进行登记。3、签发支票，必须完整填写日期、收款单位、金额、用途、支付密码，在支票登记簿上详细登记，并由领用人签字。支票金额15、起点为1000元。4、经总经理批准领用空白支票，必须注明日期、限额，并由使用人对空白支票的使用安全负责。未经总经理批准，一律不准领用空白支票。5、支票领用完毕，使用人要在3日内报账或注销。逾期不报不得领用新支票。7、所有空白支票及作废支票均必须存放保险柜内。严禁空白支票在使用前先盖上印章。8、现金支票除公司支取现金使用外，不得作为其他用途。9、除总经理批准外，任何人不得签发远期支票。三、现金管理1、现金的支取、保管、支出由出纳负责。2、现金的使用范围： 支付职工工资、奖金及各种工资性津贴； 支付个人劳务报酬，如稿费、讲课费、信息介绍费及其它专门工作报酬； 各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人16、的其它开支； 出差人员必须携带的差旅费； 结算起点以下（1000元之内）的零星支出；确实需要现金支付的其他支出。3、日常备用金的支取由出纳提出申请，财务部经理批准。其他现金的支取须由财务部经理指示。4、日常备用金不得超过5000元，超过部分当天下午存入银行。禁止坐支营业收入现金。5、现金借款必须履行规定批准手续，即由使用人填写借款单，先由本部门经理确认；再由审批人批准：1000元以内由部门经理批准，5000元以内由主管领导批准，超过5000元由总经理批准；然后由财务部经理签字后方可借用。6、一次借用3000元以上大额款项，必须提前告知财务部门。7、急用借款批准人不在位时，须经主管领导电话批示后17、，方可借支，并由借款人负责在审批人回来后补签字。8、严格控制现金借款，金额1000元以上能用支票支付的一律使用支票。9、一切现金往来，必须收付有凭据，严禁口说为凭。10、借款人应在借款7日内报销还款。借款时间超过一个月不还款者，财务部将不再归还借款单，由会计将其借款单进行帐务处理，当借款人归还时由出纳开具收款收据，并于月末从其工资中扣除。11、借款报销按财务报销制度办理。12、现金日记账要日清月结、账实相符，不得以白条抵库，不准个人借用公款，严禁公款私存，违者按贪污论处。13、会计每月终要会同出纳盘点现金库存一次，保证钞帐相符。盘点表应随同会计报表一起上报。四、固定资产管理制度一、总则为提高公18、司固定资产管理水平，提高固定资产的利用率，确保固定资产的保值和增值，确保公司股东的权益，特制订本制度。二、固定资产的标准和分类固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在2000元以上，并且在使用过程中保持原有物质形态的资产。公司的固定资产按自然属性和经济用途分为以下四大类：房屋及建筑物；运输设备；IT设备；办公设备。其中：1、房屋及建筑物是指用于产权属公司，公司办公及员工生活的永久性房屋及建筑物。2、运输设备是指汽车和摩托车等机动车辆。3、IT设备包括计算机、外设设备（打印机、复印机、传真机、投影机）、通讯设备、软件等。4、办公设备包括办公家具、电器设备、摄像照相、工具器材、其他等。固定资产登记19、编码规则：1、编码格式：X-XX-XXX 即：类别大类细分顺序号2、编码内容：A：房屋及建筑物；B：运输设备；C：IT设备，其中：01计算机；02外设设备；03通讯设备；04软件；D：办公设备，其中：01办公家具；02电器设备；03摄像照相；04工具器材；05其他。单位价值低于2000元，但使用年限超过一年以上的公司资产，比照固定资产管理办法（财务核算除外）进行管理，另册建帐。三、管理责任1、 人力资源部主管是公司固定资产的行政管理总责任人，财务总监是公司固定资产的财务管理总责任人，共同对总经理负责。2、 行政部是固定资产的保管部门，负责全公司固定资产的购置、调拨、出租、外借、维修、转卖、报废20、，以及未使用固定资产的保管，建立健全固定资产台帐、档案，对固定资产的安全保管和有效利用进行全面监督，组织参与固定资产的清查，不断完善固定资产管理的基础工作和制度。3、 财务部是固定资产的使用监督部门，负责全公司固定资产的购置、转卖、报废时的财务审核，折旧计提及其他帐务处理，参与固定资产的清查和盘点，不断完善固定资产的财务管理。4、 使用部门是固定资产的使用管理部门。负责本部门所需固定资产的申请（领）、所管辖在用固定资产的日常管理以及维护，研究改进管理方法，保证固定资产的完好。5、 使用部门应正确使用固定资产，并妥善保管，做好日常的维护和保养工作。固定资产发生故障不能正常使用时，使用部门应及时通21、知主管部门，尽可能修复使用。因使用或保管不善而发生的毁损或损失、被盗或丢失，主管部门接到通知后，应及时查明原因，分清责任，有关责任人应负担赔偿责任。四、增加与更新1、 各部门根据实际情况提前做出预算，填写“固定资产申购单”， 写明购买理由、产品型号、详细报价，由经办人及部门负责人签字，交财务部对所需固定资产进行核定，呈人力资源部主管-总经理审批后 ，交行政部安排专人统一购买。2、 行政部由专人负责询价购买（供应商至少选择三家以上），统一购置到货后由行政部编制固定资产编号并粘贴标签，由保管人对固定资产验收并在固定资产登记表上签字。财务部根据验收单建立固定资产明细账，验收单复印件财务留存，原件交由22、行政部建立台帐， 申购单原件、固定资产登记表台帐由行政部存档。 五、领用、归还与移交1、 固定资产领用时，应办理领用手续，由使用（保管）人在固定资产登记表上签字。2、 固定资产还入或员工离职时，应办理还入手续，将领用的固定资产交回，由行政部按台帐明细清点，并在固定资产登记表上签字确认。有短缺者按价赔偿。3、 固定资产变更使用（保管）人，应到行政部办理移交手续，交卸和接管人双方在固定资产登记表上签字确认。4、 员工之间不得私自调换自己使用的固定资产，如私自调换遇有情况发生，责任由使用（保管）登记人自负。六、清理报废1、 固定资产因出售、转让或因正常和非正常原因不能继续使用时，主管部门应查明原因，23、并办理固定资产清理报废手续。2、 办理固定资产清理报废手续，由主管部门填写固定资产报废申请表，详细说明报废原因及处理意见，交财务部；财务部签署意见后，根据审批权限呈报公司领导审批。经批准后的固定资产报废申请表返回财务部门；财务部门将批复的申请表复印件转主管部门，原件留作固定资产报废账务处理的凭证。七、清查1、 固定资产应定期或不定期进行清查。通常情况下，使用部门每季度自查1次，并将自查情况报行政部备案；行政部每季度不定期抽查1次，发现问题应扩大抽查面；每年年末由行政部、财务部联合组织全面清查。对清查中发现的问题，应弄清原因，分清责任，制定措施，及时改进，并按照规定进行处理。涉及财务问题的，应及24、时进行帐务处理。2、 公司每年12月份对固定资产进行盘点清查。具体工作由行政部、财务部共同负责，会同各使用部门对固定资产进行全面清点。清查盘点后，填写固定资产清查盘点表，对帐实不符、有帐无物、有物无帐的情况，必须查明原因，主管部门提出具体处理意见，填制固定资产盘盈表、固定资产盘亏（报废）表，按照固定资产的审批权限，上报公司领导审批，根据审批结果办理有关手续。八、财务管理1、 财务管理的内容：正确及时地登记固定资产明细表，以反映固定资产增减变动、结存以及清理报废情况；与主管部门配合定期进行清查，合理调配固定资产，提高固定资产利用率；正确计算固定资产的入账价值，及时做好账务处理；正确计算固定资产折25、旧，合理分配固定资产折旧。2、 固定资产的计价应当以原价为准。固定资产的原价，按照下列规定确定：（1）、外购的固定资产按照实际支付的买价或售出单位的账面原价(扣除原安装成本)加上支付的运输费、保险费、包装费、安装成本费和缴纳的税金等计价；（2）、自行建造的固定资产，按照建造过程中实际发生的全部支出记账；（3）、投资转入的固定资产，按照评估确认或者合同、协议约定的价格加运杂费、包装费、安装成本、保险费等记账；（4）、融资租入的固定资产，按照租赁协议确定的价款、运杂费、安装成本、保险费等记账；（5）、接受捐赠的固定资产，按照同类资产的市场价格，或根据捐赠方所提供的有关凭证记账。接受固定资产时发生的26、各项费用应当计入固定资产价值；（6）、盘盈、盘亏的固定资产，按重置完全价值记账。3、 为取得固定资产而发生的借款利息支出和有关费用，以及在固定资产尚未交付使用或已投入使用、但实际价值尚未确定前发生的各项费用，应当计入固定资产价值；在此之后发生的应当计入当期损益。已投入使用但尚无法确定实际价值的固定资产，可先按估计价值记账，待确定实际价值后，再进行调整。购建固定资产交纳的各项税费，计入固定资产价值。4、 固定资产账面价值的调整：已经入账的固定资产价值除发生下列情况外，不得随意变动：（1）、根据国家规定对固定资产价值重新估价；（2）、增加补充设备或改良装置；（3）、将固定资产的一部分拆除；（4）、27、根据实际价值调整原来的暂估价值；（5）、发现原记固定资产价值有错误。5、 固定资产折旧：固定资产的折旧方法一律采用平均年限法，预计净残值率为固定资产原价的5%，计算公式如下：年折旧率=（1预计净残值率）/（折旧年限100%）；月折旧率=年折旧率/12；月折旧额=固定资产原价月折旧率。6、 固定资产的折旧年限：房屋地产：20年；运输交通工具：4年；IT设备、办公设备：3年；不得随意变更。7、 固定资产折旧按月计提。月份内开始使用的固定资产，当月不计提折旧，从下月起计提折旧；月份内减少或者停用的固定资产，当月仍计提折旧，从下月起停止计提折旧。提足折旧的逾龄固定资产不再计提折旧，提前报废的固定资产其28、净损失计入营业外支出，不再补提折旧。按照规定提取的固定资产折旧，应根据不同的使用部门，计入相应的成本、费用。8、 发生的固定资产修理支出，计入有关费用。修理费用发生不均衡、数额较大的，可以采取待摊的办法，分期计入有关费用。9、 固定资产的清理，应设固定资产清理专户进行核算。固定资产有偿转让或者清理报废的变价净收入、以及保险公司或者责任人的赔偿收入与其账面净值的差额，计入营业外收入或支出。固定资产变价净收入是指转让或者变卖固定资产所取得的价款减清理费用后的净额。固定资产净值是指固定资产原价减累计折旧后的净额。10、 固定资产的盘盈、盘亏：盘盈的固定资产，按照重置完全价值减估计折旧后的差额计入营业29、外收入。盘亏及毁损的固定资产按照原价扣除累计折旧、变价净收入、责任人以及保险公司赔款后的差额计入营业外支出。五、预算管理制度一、制定目的为配合公司总体战略规划以及年度经营计划的实现，加强对公司经营的控制和指导，通过对预算的编制和执行来评价各部门的经营业绩，改进各部门经营过程中的不足，特制定本预算管理制度。二、 适用范围本制度适用于隶属于公司的所有部门及个人。三、 职责1公司各部门每月负责本部门收入、支出预算管理，公司财务部为预算管理的执行部门。2财务部门负责各部门预算的收集和汇总。公司总部根据年度总体经营规划，确定各部门的月度经营任务，并负责各部门预算的审批和下达。四、内容1预算编制原则和流程30、（1）各部门的年度预算在每年的11月开始编制，11月30日将编制的预算报公司财务部，12月10日财务部将汇总、平衡后的预算报总经理，12月20日将总经理审批后的年度预算反馈各部门遵照执行；（2）公司各部门每月25日对本部门收入、支出进行预算的初拟，报财务部汇总，财务部根据年度预算对变动较大的支出项目提出说明意见；（3）财务部根据各部门上报的预算情况比较实际支出情况对各部门当月支出进行管理和控制，并逐月对各部门的预算进行比较，分析差异原因，反馈给各部门便于修正，提高预算的准确率；（4）固定费用当月费用率不能超过上月实际费用率10%。2预算层次及期间公司各部门应该根据本部门业务特点进行收入支出预算31、安排，预算内容应包括：（1）各部门每月固定的成本及费用支出，包括：房租、物业管理费、办公经费、交通费等； （2）其他成本费用支出，包括：车辆费用、差旅费、业务招待费等；（3）收入为主营业务收入，包括广告费收入和策划市场活动收入。预算控制和评价（1）公司各部门应严格控制费用支出，各项费用应该按专项进行使用和控制，各项目费用当月有节余的，不得结转至下月使用，未经总经理及财务部门审批，严禁各项目费用之间相互替代使用。（2）公司各部门在当月经营过程中如果发生了超预算情况，先用上月节余弥补，如果节余不足弥补的，按超预算金额报总经理审批，如果未在预算支出中标明的临时支出，需经财务经理及总经理特批后方可支出32、。六、应收账款管理制度一、制订目的 为加强应收账款的管理，防止应收账款的迟收、坏账，特制定本制度。二、部门对帐 业务部门与财务部门要根据合法有效的合同、发票等，分别对应收单位、收款时间、收款金额等做好统计，对于应收款项部门之间要经常对帐、确认。三、收款流程 对应收未收款项要采取催款制度，按照催款流程，对客户进行催款工作，并时时跟进款项的付款进度，直至款项到帐为止，以确保公司的资金安全。催款流程如下：1、 在合同规定的收款时间前3天，业务部门发传真或Email给对方，善意提醒应付款项。2、 在合同规定的收款时间当天，业务部门发Email并电话通知对方，请对方及时付款。3、 在合同规定的收款时间333、天后，业务部门发Email并电话通知对方，请对方尽快付款。4、 在合同规定的收款时间5天后，业务部门给财务部门下工作通知单，由财务部用Email并传真向对方发放催款函。5、 在合同规定的收款时间14天后，财务部仍未收到款项，则用Email并传真向对方发通知。6、 在合同规定的收款时间20天后，财务部仍未收到款项，财务部通知法律顾问，欠款事项交由法律顾问处理；业务部门与财务部门协助做好追款工作。四、坏账处理 在经过法律顾问及仲裁部门追索无效或因特殊事项确实无法收回的款项，财务将根据审批的坏账报告书及相关文件做坏账处理。但相关部门不应放弃此笔款项的追索。如今后又收到此笔款项，财务部将根据所收金额调34、整相关帐务。五、注意事项 财务部在收到款项后，及时通知相关部门；相关部门在发放催款函之前要先向财务部确认对方未付款，再发函，避免不必要的误会。七、应付账款管理制度一、制定目的本制度规定了应付账款入账，调账等方面的管理要求，旨在规范应付账款管理工作，防范企业处理应付账款业务过程中的经营风险。二、定义应付账款：采购货物的所有权已经转移至公司,但是供应商的正式发票尚未到达公司财务部的应付款项：供应商的发票已送达财务部，货已入库，尚未支付的应付账款三、应付账款管理程序应付账款管理程序应当包括应付账款的划分，入账确认，账龄分析，对账，调账等具体内容。针对不同的应付账款制定不同的管理程序。四、应付账款范围35、企业的日常应付账款主要有以下几种：应付供应商货款(包括购置固定资产、计算机设备、印刷费、办公用品和低值易耗品等)应付各种咨询服务费(包括渠道费、保险费、会计师审计费、律师费等)应付贷款利息和本金及其他五、供应商应付账款入账程序财务部主管会计应当对采购定单、供应商发票、入库单进行审核，涉及国际贸易时，还应当包括形式发票，原产地证明，装箱单，报关单等合同规定的单据。财务部主管会计在审核后，制作记账凭证并按照会计复核，批准程序入账。有关部门对合同，订单的修改原件，应及时传递到财务部。应付账款账龄分析财务部应定期进行应付账款的账龄分析，并分析资金安排和使用的合理性。财务部每月打印出应付账款报告，并通知36、相关部门。有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一周内告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部应向财务经理作书面汇报。对账财务部每月应核对应付账款总账与明细账，对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目，财务部应会同采购部进行调查，并经财务经理或财务总监书面批准后及时处理。财务部每年至少获得一次供应商对账单,对发现的差异应及时与供应商联系解决。八、会计档案管理一 制定目的为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，结合本公司实际及内部管理需要，制定本办法。二、会计档案指会计凭证、会计帐簿和会计报表、会计资料备份软盘等会计核37、算专业材料。 三、公司每年形成的会计档案。应由财务部按归档的要求，负责整理、立卷或装订成册，当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务保管，任何人不得自行封包工保存。 四、财务部指专人以会计档案进行妥善保管，存放有序，查找方便，同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。五、保存的会计档案，应为本单位的财会人员提供利用，非财会人员不得借阅和查看。向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及财务总监签字批准，会计档案原则上不得借出。六、撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。七、各种会计档案的保管基础，根据其特点，分阶段永久，定期二类38、。 八、会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见。严格审查鉴定，编造会计档案销毁清册，并报公司董事会审查，经批准后销毁。序号档案名称保管年限备注 一、会计凭证类1原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年 2银行余额调节表15年 二、会计账簿类 现金和银行存款日记账15年 明细账25年 总账15年（包括日记总账）辅助账簿15年固定资产卡片15年固定资产报废清理后保存5年 三、会计报表类5年主要财务指标快报3年月、季度会计报表5年年度会计报表（决算）永久四、其他类会计移交清册15年会计档案保管清册25年 会计档案销毁清册25年附表：1、出差审批单出 差 审 批 单出差人姓 名出差人职务（职称）所在部门经费来源及课题号公司经费部门经费 （经费本号）出差地点出差时间年 月 日至 年 月 日 共 天出差任务拟乘坐交通工具1. 乘坐营运交通工具飞机 火车 汽车 轮船 其他_2.自带车公司派车 其他单位派车3.其它（需注明）_部门负责人审批意见年 月 日 主管领导审批意见年 月 日