1、公司ERP系统运行数据保密管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条为规范公司企业资源规划（以下简称ERP）系统的管理，特制定本制度。第二条各部门的职责管理除公司规定外，与ERP系统相关的职责皆按本制度执行。第三条 公司ERP系统分为财务会计(总账模块、应收账款、应付账款、固定资产、账表管理、出纳管理)、管理会计（成本管理）、供应链（合同管理、销售管理、采购管理、委外管理、质量管理、库存管理、存货核算、售后服务）、生产制造（物料清单、需求计划、生产订单、车间管理）、人力资源（人事管理、薪资管理）五2、大类二十一个模块。根据系统职能的设置，各部门严格按照本部门ERP工作职责进行业务处理及ERP系统相关数据的提供。第四条ERP项目管理小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统管理员及公司领导层组成，对整个ERP项目的管理负总责。其中项目领导小组由总经理任组长，各部门经理、主管组成项目领导小组，对项目的实施管理负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统顺利运行提供保障。ERP系统管理员负责系统日常运行的管理、监督、检查工作，协调解决各模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障。第五条各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统管理员解决本模块最终操作用户提出的与系3、统有关的所有问题。第六条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出部门内ERP业务操作文档，以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第七条操作员在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统管理员解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。第八条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务4、，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正。第九条 ERP系统各岗位人员必须按照ERP系统的流程和要求及时、准确、全面地完成本部门ERP业务工作，提供相关部门ERP系统相关数据和报表第十条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当，由系统管理员处罚。第十一条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。第二章 部门岗位职责第十二条 ERP系统管理员主要职责：1、 解决各部门在ERP业务操作当中遇到的问题，协调各部5、门保证ERP系统的正常运行，跟踪和监督各部门ERP操作是否按照ERP业务规则执行。2、 参与规划各部门ERP操作人员的权限设置并负责增加、修改、删除ERP操作人员的权限。3、 负责日常维护BOM资料、工艺资料、物料编码、模块参数设置等。4、 保证CAXA-用友中间库中的BOM和工艺数据正常导入ERP，如有异常及时联系ERP供应商协助解决。5、 编写各部门业务及审批流程，制作流程图领导同意后并发放到部门各岗位执行。6、 负责新模块上线的全程实施跟踪，提出并解决新模块的上线后的遇到的问题。7、 新模块上线后负责培训相关部门ERP的操作流程。8、 定期向领导汇报ERP系统的使用情况。第十三条 技术部6、（生产制造模块BOM资料和工艺资料） 主要职责：1、 保证CAXA图文档、工艺资料的正确、完整，目的是使其能顺利导入ERP，如发现错误相关责任人能够及时修改。2、 生产反馈单能当天给予处理建议并通知ERP系统管理员修改ERP的生产订单，保证生产业务正常运行。3、 保证技术通知单及时下发后通知ERP系统管理员更新BOM资料和工艺资料。第十四条 采购部（合同管理模块和采购管理模块）主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。2、负责维护ERP采购合同编号和供应商档案。3、负责录入及审核ERP外购合同、外协合同、委外合同的全部内容，保证与已签订纸质合7、同评审、价格评审、合同内容一致。4、假如与供应商签订的是代管合同必须保证已生效的纸质预库存协议和与ERP一致，无预库存协议的相关责任由其本部门来承担。5、负责录入及审核ERP采购订单，保证下发给供应商的采购订单与ERP一致。6、负责录入ERP到货单和审核ERP的退货单，确保实际到货或退货数量、金额与ERP一致，如有差异及时沟通供应商协商解决并通知其相关部门。7、录入代管馆长负责录入ERP采购发票，确保供应商所提供的发票内容和ERP一致。8、负责录入付款申请单并且严格执行ERP付款申请单审批流。否则不予其付款。9、按照ERP安全库存预警缺件明细及时补货。10、每月末录入和审核ERP代管挂账确认单8、并负责与供应商进行预库存对账，定期上报领导ERP合同、订单、到货单、付款的截止执行情况，统计需关闭的合同、订单、到货单经领导同意后关闭。11、负责培训本部门内系统操作员的采购业务流程及系统操作，并进行监督管理。第十五条 销售部 （合同管理模块、销售管理模块和CRM）主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。2、负责维护ERP销售合同编码、客户档案。3、负责录入及审核ERP销售合同、销售订单的全部内容，保证与已签订纸质销售合同内容一致。4、负责录入和审核ERP发货单，确保实际发货与ERP一致。5、负责录入ERP销售发票，确保本公司所开发票信息与9、ERP一致。6、销售合同条款约定的期限内没有开票，ERP发出商品明细必须与客户签订代储协议保证已生效的纸质协议和与ERP一致，无代储协议责任由其本部门来承担。7、根据ERP销售分析报表情况，督促业务员催收货款。8、销售人员录入CRM工作日志、销售阶段、总结报告，部门领导监督核实CRM录入的工作进展是否与实际一致。9、根据CRM汇总信息、部门领导提取有关决策信息并下达销售人员执行。第十六条 质量部（质量管理模块）主要职责：1、 保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。2、 负责审核ERP上游部门报检的来料报检单、产品报检单等相关报检单据。3、 负责录入和审10、核来料检验单、产品检验单、在库检验单等相关检验单据。4、 负责ERP检验单据的所填写内容与实际检验过程一致。5、 负责出具ERP不良品处理单的处理方式报检部门必须严格执行质量提出的处理方式。6、 负责ERP售后三包件鉴定的审批。第十七条 库存管理（物流部）主要职责：1、 保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。2、 负责ERP到货单、产成品入库单、调拨单的审核。3、 负责录入和审核采购入库单、材料出库单、形态转换单、其他入库单、其他出库单、销售出库单等相关单据。4、 负责录入并确保相关出入库单据和特殊单据的收发类别正确，如发现自身操作失误应及时通知受影响11、部门，并采取相应措施及时纠正。5、 严格禁止手工录入相关出入库单据，手工录入需在备注栏说明原因经领导签字同意后方可处理。6、 定期负责从ERP盘点业务输出库存账面数明细然后进行实物盘点。7、如发现ERP有一物多码或一码多物的存货时以及其他异常情况，要及时将信息反馈给ERP系统管理员。第十九条 生产管理模块 （生产部）主要职责：1、 负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性；2、 负责根据生产计划，录入整机生产计划单，自制件生产、委外加工计划单和试制整机零部件的生产计划单；3、 负责整机上线、在制、入库信息的时时统计，并根据生产能力调整生产订单；4、 负责确定零部件的自制、外购、委外12、加工的属性。5、 负责已下达的生产订单BOM子件的更改。职责要求：1、 根据生产能力，分批、合理下达整机生产订单，所有生产订单必须带有ERP系统中的订单号下发到分厂、仓库、成品库等部门。2、 跟踪生产订单的完成情况，及时调整订单或增加临时生产订单。3、 分机型汇总整机自制件的加工清单，提供给相关部门，并及时更新。4、 区分不同生产订单的成品归集中心，按照ERP业务流程要求填写相关单据。第二十条 车间管理（分厂） 主要职责：1、 制定分厂内部的车间生产、领料、现场及人员的管理制度，组织人员领料、用料的手续、流程的培训；2、 合理组织生产部下达的生产、整改任务，各工位按照生产订单号在仓储部领料，有13、关成品车、半成品车的相关变动（出库、入库）要及时通知成品库库管员。3、 生产工位配合仓库发料，并对在本工位存放的物料进行管理，定期与仓库核对库外的零部件的使用情况。4、 在生产过程中遇到的部件不合理、工序装配问题等情况应及时与相关部门协调解决。5、 严格按照ERP系统制定的整机及自制件流程进行生产。第二十一条 服务配件管理（服务部、配件公司） 主要职责：1、 提前做好服务备件的准备工作，并根据各备件库的要货情况合理发放备件；2、 负责所管配件库房的日常管理、盘点对账；3、 负责服务旧件的回收、管理，组织相关部门进行处理；4、 负责配件在ERP系统调拨、销售的业务处理；第二十二条 财务管理模块 14、（财务部）（一）总账管理员主要职责：1、 负责总账模块的科目维护更新，分帐设置管理；2、 检查每日事务处理，并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；3、 结算会计期间，打印资产负债表、损益表等财务报表；4、 指导其他岗位的日常操作，检查错误日志，和IT相关人员解决问题；5、 提出财务管理报表规划；6、 针对实施过程中出现的问题，结合的特点，提出合适的财务解决方案，并能促进该方案的顺利执行；7、 就生产、采购、销售过程中的问题提出意见，与相关部门保持有效沟通以达到解决问题的目的；（三）成本管理员主要职责：1、 制定公司成本核算管理制度；2、 维护成本核算要素，如系统价格，生产成本，费用归集方15、案；3、 及时过帐生产事务处理并检查集成结果；4、 及时就生产结果中出现的异常情况提出意见并跟进解决过程；5、 指导公司报废物料过程及在系统中的数据归集。（四）应付账款管理员主要职责：1、 负责审核采购订单的价格，并维护系统物料采购单价；2、 及时跟进采购员和仓储部处理已收货的记录；3、 月结时跟进采购员和仓储部出具已处理的入库单、未处理但已收货的收货单报告；4、 及时检查收货记录处理后数据集成的正确性，及时录入已处理的收货记录对应的进项税暂估；5、 检查对各供应商应付账余额，确保能反映真实的往来。（五）应收账款管理员主要职责：1、 负责审核结算单的单价、扣点、金额等，发现错误及时通知销售发票16、处理员，并指导纠正；2、 及时打印销售发票，间隔期不超过1天；3、 过账集成销售数据至财务子系统；4、 及时处理应收账款：根据客户汇款，输入客户回款，并及时分配回款至各销售发票；发票管理，销售更正处理，保证客户余额的准确性；5、 每日对帐并存档，发现问题及时解决、纠正；6、 如发现财务基础数据不正确或有疑问，应及时通知财务数据管理员。（六）固定资产管理员 主要职责：1、 做好固定资产的帐目、调用、检查、核对、督促维修等工作；2、 严格按照固定资产管理程序执行，必须做好固定资产数量和质量的验收，并对固定资产入库前编号，建立固定资产管理卡片，定期与资产的帐目核对，做到帐、卡、物相符，保证帐帐相符、17、帐物相符(时间、名称、单价、数量、金额、保管人等)。3、 做好固定资产调动和部门保管员移交手续，人员调动时，应办理移交手续，并列出资产移交清册，交接双方和监交人签字，固定资产落实专人负责，定人定位保管。4、 认真协助各部门或个人建立固定资产保管分帐，并经常督促检查帐目情况，发现问题及时协同解决。5、 做好每年的固定资产增、减和固定资产结存表。本单位增、减变动时，必须按照一定的程序进行，手续不全的不得随意增、减变动部门资产。 6、 凡报废、报损的财产，一律按规定程序办理有关手续，任何部门不得擅自处理。7、 固定资产检查中法相的问题及时解决，保证固定资产损坏能及时维修，让其充分发挥使用效益；8、完18、成固定资产布置的其他工作（含突发性、监时性工作）。第二十三条 系统管理（ERP管理员）主要职责：1、 负责系统权限分配；2、 负责系统日常管理、维护和备份；3、 负责解答其它用户按程序提交的技术性问题4、 协助其它部门主管制定各种方案、制度；5、 负责协调公司内部资源，配合各部门主管推进系统实施；第三章 操作管理制度第二十四条 严格执行ERP系统管理员设置权限，所有操作员的操作权限必须经由主管领导和副总会计师特批后授予权限；第二十五条 所有部门必须严格遵守公司编码规则制度，严禁私自创建、改变编码；第二十六条 除软件供应商实施人员外其他操作人员一律不允许不准修改数据库结构或登录数据库操作；第二十19、七条只有ERP操作人员才能上机使用，其他人员一律不能上机。上机人员必须经过业务培训合格后方可上机。第四章 系统维护制度第二十八条 系统管理员负责系统的管理维护。第二十九条 建立维护监督机制，系统维护工作严禁单人操作。在确定系统管理员的同时，必须制定维护监督人，以保证系统安全。第三十条 实行维护记录制度。为积累经验和明确责任，维护人员应对每次维护内容进行详细记录。内容包括：维护目的、措施、时间维护人和监督人签字。第三十一条 重大项目的维护（如：设备更新、扩充及系统升级）由系统管理员提出书面报告和实施方案，主管领导批准后实施。实施前需做好系统数据的备份。第三十二条 实行联网的部门要采购各种措施保障20、上网数据的安全性。严密控制好数据库及服务器的口令。第三十三条 具有版权的信息系统的源程序及设计文档有系统管理员保管。第三十四条 操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐，每周对设备进行保养；第三十五条 任何人员不得擅自对系统文件进行删除或修改，定期对系统进行病毒检查；第三十六条 ERP系统所涉及到的相关部门对于业务流程中的不知道如何处理的突发事件，与其他部门业务衔接、沟通问题时，应及时反应给系统管理员；第三十七条 系统管理员要经常到ERP系统的各个部门，检查系统运行情况以及出现的问题等；第三十八条 建立故障报告制度，系统运行或软件操作中发生故障，如属简单故障由系统管理员现场解决，现场无法解决的，21、由系统管理员进行故障登记，联系软件供应商解决。第五章 危机预防及应急处理办法第三十九条 数据备份：IT主管必须定期进行相关数据备份，每天做一次增量备份、每星期做一次完整备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性；完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放。第四十条 IT主管定期检查服务器等关键设备运行情况，做好运行日志记录，发现问题要及时处理；同时通过对关键部件采用冗余技术，保证系统稳定运行及数据安全；第四十一条 在发生系统故障或突发事件发生时，ERP系统管理员必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失；ERP系统管理员必须根据当时具体情况制定计划尽快恢22、复系统运行。第四十二条 各相关职能部门在收到ERP系统管理员故障或突发事件通知后，必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排，手工解决与系统有关单据处理，待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统；第四十三条 涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况，必须首先保证内部各环节的正常运转,然后由系统管理员组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施。第六章 数据保密制度 由于ERP软件是一个集成的系统，各部门的数据是共享的，为了避免公司的内部信息遭到泄露或破坏，特制定此保密制度，各部门必须提高保密意识，严格执行。第四十四条 对自己的ERP系统操作密码必须保密，不能向任何人透露，每个操作员都有一定的权限，如因密码泄露被他人盗用，造成的后果难以预料，而该责任由原密码持有者负责；第四十五条 每个操作员在使用完电脑、下班或暂时离开工作岗位时要习惯性的退出ERP系统，避免他人继续应用你的账号操作。否则所有因此造成的经济损失由该操作员承担；第四十六条 各部门的电脑要绝对禁止外来人员或本部门的无关人员使用，否则由该计算机的使用人及本部门负责；第四十七条 未经许可禁止将公司的数据拷贝出公司，若有蓄意删除、破坏公司数据者，一经发现，处以重罚。 第七章 附则第四十八条 本制度由ERP管理小组负责解释。第四十九条 本制度报公司批准之日起施行，修改时亦同。