1、零售连锁公司印章管理制度附用印登记本编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.总则1.1 目的 为加强公司印章管理，规范公司印章的刻制、发放、监督、管理、使用，以及停用和作废，特制定本制度。1.2公司印章的定义 本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。2.公司印章的种类2.1公司公章 公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。华润万佳有限公司公章名称为“华润万佳有限公司”。2、2.2业务专用章 代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括人事章、合同专用章、财务专用章、报关专用章、门店收货专用章、门店质检章等。2.3法人章 刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。2.4部门章 刻有公司各职能部门名称，部门章不具备法人效力。2.5门店章 刻有门店名称的门店正式印章。2.6戳记 带有标识性的印章，常加盖在显要位置上，起提示作用。如“急件”、“密件”等字样。3.相关部门职能3.1行政部负责公司印章监督（监督各部门规范用章）、管理（包括：印章的刻制、废止）。3.2法律事务部负责保管、使用公司合同章，负责会同行政部销毁已经废止的印章。3.3行政部负责法人章、公司公章的保管、使3、用。3.4总部行政部负责华南区各门店印章的管理和使用。3.5各区域行政部负责本区域内所有印章的管理和使用，并负责根据本区域的实际情况制定相应的管理规定。3.6其他部门负责保管、使用本部门印章及业务专用章。4.公司印章的申请与刻制、废止4.1申请 必要的业务用章：合同、财务、人事用章可以书面形式向行政部提交“刻制印章申请表” （附件一）。总部各部门、华南区“刻制印章申请表”必须由申请部门、总部行政部第一负责人确认，公司CEO/COO/CFO批准。香港公司、华东区、华北区由相应区域总经理批准。其他印章申请应严格控制。门店印章由行政部批准。4.2刻制 公司印章的刻制由行政部统一负责。刻制标准应符合国4、家相关规定。4.3散失、损毁、被盗 公司印章出现散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向行政部递交说明原因的报告书。总部各部门、华南区的此类报告书须经部门第一负责人、总部行政部、公司CEO/COO/CFO确认。总部行政部根据情况依本制度办理改制。4.4废止 由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交行政部，由行政部会同法律事务部共同销毁。5.新制印章的登记印鉴档案 申请刻制好的印章应在行政部进行登记。行政部应将每个印章登入“印章登记卡”（附件二）内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。6.管理6.1公司印章由公司行政部归口管理。其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类5、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；管理公司印鉴档案；制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。6.2公司有关职能部门对所分工保管、使用的法人章、公司业务专用章负管理责任，承担用印的后果。公司公章、法人章由行政部负责管理、用印。合同专用章由法律事务部按照公司合同管理规定管理、使用。人事章由人力资源本部按公司人事管理的有关规定负责保管、使用。财务专用章由财务管理本部按公司财务管理制度规定保管、使用。6.3各部门负责本部门印章的保管、使用。原则上本款所列印章只能对内使用，不具备对外效力。6.4其它专用章的管理由相关部门按申请时批准的使用管理规定及在公司“印章登6、记卡”中登记的使用范围（参见附件二）执行并负直接责任。6.5公司公章用印应严格执行用印登记和审批手续，填写“印章登记本（附件四）”。用印申请部门应根据用印的性质、重要性以及用印后果确定用印种类。部门印章、业务用章由部门第一负责人（包括被授权人）审批即可用印(“授权书”格式见附件五)；公司公章需由部门/本部第一负责人（包括被授权人）或公司执委会领导（包括被授权人）审批方可用印（具体审批人以用印当日有效的任免决定为准），否则行政部有权拒绝用印；法人章需由法人本人或公司CEO/COO/CFO签字方可用印。用印申请单位对所选印种负责，行政部有权对用印申请单位所选印种提出质询。公司公章的保管人施印时必须7、认真核对所用印文件与 “公司印章用印登记表”上的内容是否一致，严格把关。6.6“公司印章用印登记表”（附表三）必须由用印申请单位经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细的填写。6.7公司业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。6.8需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同行政部进行管理。6.9公司公章设专人保管，原则上公章的保管人也是公章的管理人和使用人。公章管理人应坚持原则，工作细致、严谨，严格执行印章管理制度，不得用掌管公章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。公司公章的使用必须登记记录。行政部对8、公司各部门的用章情况有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。6.10公司公章的使用限在公司办公室内，原则上不能将公章携带出办公室以外使用。如确实需携带外出用印时，应由行政部第一负责人批准，并有至少两人一同前往办理（其中一人应由行政部专门指派）。6.11公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司CEO/COO/CFO书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。7.使用范围行政部在印章发放时，应书面确认该印章的使用范围，建立公司“印章使用范围表”（格式附后，见9、附件四）。8.罚则8.1严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。8.2违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。9.本制度自发布之日起施行，由行政部解释并修改。10.附件10.1刻制印章申请表10.2印章登记卡10.3公司公章用印登记表10.4印章使用范围表10.5授权书附件一：刻制印章申请表日期部门经办人申请印章种类名称材质形式 年 月 日申请理由：使用范围：管理权限：管理人：申请部门领导： 年 月 日行政部领导： 年 月 日公司领导： 年 月 日备注：附件二： 印章登记卡登记日期年 月 日登记号10、码名称印模管理人责任人种类形状用途制成日期：年 月 日印章材质制印人废止日期：年 月 日废止理由：备注：附件三：公司印章用印登记本日期内 容印章名称用印枚数经办人确认领导审批领导填表说明：1、本表由用印申请单位经办人持“用印审批单”填写后方可用印；2、填写必须认真、清楚、详细；3、本表“内容”栏的填写须依申请用印材料内容明细填写，不能笼统归纳。附件四:印章使用范围表种类名称形状材质印章内容管理负责人办理责任人备注 注：本表计划在行政部完成“印章登记卡”及印章档案后，将现于公司内部使用的各种印章汇总制表，使各种印章的使用及管理人清楚列明，便于查询。失效备忘：失效原因：附件五：编号：（2003）第X号授 权 书授权人：被授权人：授权范围：授权生效日期：授权有效期限：授权失效：如授权人、被授权人双方任何一方离职或任何一方职务发生变动，原授权自动失效。授权双方签字确认：授权人： 被授权人： 年 月 日 年 月 日说明：此“授权书”原件留存印章使用部门以备查对。