1、商业连锁经营公司收入款项及账务核算管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录第一章 收入管理制度51.0 目的52.0 原则53.0 适用范围54.0 要求5第二章 费用报销管理制度61.0 目的63.3 费用报销的具体要求73.4 各类费用管理规范74.0附件9第三章 各类款项支付管理制度111.0 目的112.0 适用范围113.0 员工因私借款114.0 备用金或费用款预支115.0 外部费用款项支付规范126.0 其它款项支付规范137.0 附件14款项支付申请表14第四章 佣金管理制度173.0 佣金申2、请表流程图174.0 佣金申请时限与付款175.0 销售佣金管理规范18第五章 开单收银责任制与票据管理制度192.0 适用范围193.0 责任管理规范193.2 收银员在收款过程中出错或收假钞均由当事人负全责。194.0 票据管理制度195.0 附件20第六章 应收款管理制度211.0 目的212.0 适用范围213.0 应收款管理规范21第七章 特殊销售帐务处理规范231.0 目的232.0 适用范围233.0 各类特殊销售模式帐务处理规范233.6 售促销卡活动：23第八章 账务核算管理制度251.0 目的252.0 适用范围253.0 账务核算规范253.1 装修费用待摊名称规范：263、第九章 软件操作规范管理制度311.0 目的312.0 适用范围313.2 万维软件登录界面324.2 仓库管理模块354.3报备管理模块37第十章 财务月报表编制管理规范381.0 目的382.0 报表编制总体要求392.5 各项报表第一行项目字段的表头采用加粗字体，如：392.12 凡是报表中涉及“其它”的一律须批注清晰说明事由；393.3 毛利表：403.4 销售费用表：413.5 后勤费用表：413.6 应收账款明细表：413.7 品牌库存分析表：423.8 货币资金明细表423.9 待摊费用明细表423.10 应付账款明细表：433.11 预收账款明细表：433.12 预提费用明细表4、：433.13 其它应付款明细表：443.14 销售排行榜明细表；443.15 品牌销售分析表：443.16 家装公司品牌业绩表：453.17 销售折让明细表：453.18 部门经费使用明细表：463.19 工资表、员工薪酬统计表：463.20 员工年度业绩统计表：473.21 合同档案明细表：483.22 销售结构分析表：48第十一章 财务部员工工作管理制度481.0 目的482.0 适用范围483.0 财务部工作纪律494.0 财务部日常工作管理规范495.8 出纳人员到银行存现必须有1名财务人员陪同。526.0 财务部员工人事异动规范53第十二章 XXXXXX帐务操作指引531.0 目的5、532.0 适用范围533.2 公司单据类型与整理规范553.3 帐务处理与问题跟踪56第一章 收入管理制度1.0 目的 为规范公司资金收入流程与日常管理而制定本制度。2.0 原则公司资金管理严格执行“收支两条线”的管理原则，任何员工未经所在地区财务主管同意不得直接从当日营业收入中直接支付费用。否则视为挪用并按挪用金额30%但不低于2000元/次予以处罚。3.0 适用范围 本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。4.0 要求a) 分公司所有营业收入款项各收银员必须在当天营业结束前上缴到出纳员或存入财务指定的银行帐号，不得无故延期上缴。如因特殊情况无法按时上缴者必须事先经财务主管的同意并存放6、在公司指定保险柜，否则造成损失则由当事人承担。（各区域营业收入款项收银员与出纳具体交接方式，由分公司财务主管制度并形成书面文件报备总公司）b) 各收银员如无故未按时上缴营业收入款项者或不服从分公司财务部调拔者，对当事人可按每次500-2000元予以处罚。如所造成损失则由当事人承担全部经济责任。c) 为确保公司款项安全工作，离分公司财务部较远的各区域收银员应在店面最近银行开设银行存折（或银行卡），用于区域现金公款存取保管。如当日下午4点前所收款项额度达5万元或以上，应在当日银行结业前入区域现金公款银行帐户或直接存入公司出纳指定帐户。d) 离分公司财务部较远各区域收银员的公款专用帐户日结余金额不得7、超1万元。（除分公司财务主管同意或预留备付相关营业费用外）e) 分公司出纳员必须在总公司指定时间清缴各片区收银员的款项，确保总公司资金运作与调度的正常化。f) 公司所有收银人员与出纳员在收款过程中如果发现假币，一律由当事人负全责。g) 公司所有营业场所的银联POS机是公司用于正常商业用途，一律严禁公司内部员工套现或外部无实质交易套现行为。如一经查实将对相关责任人处以套现金额十倍罚款。h) 各收银员必须在每张刷卡纸左上方注明订单号或出仓单号，并由刷卡经手人在背面签名确认。第二章 费用报销管理制度1.0 目的 规范报销单据递审手续与款项的支付流程，明确责任。树立节约为荣、浪费可耻的新风尚，在一定的8、业务范围内力求以最少的支出求得业务工作的成功，减少支出就是增盈。2.0适用范围本制度适用XXXXX有限公司下属各分公司。3.0费用报销流程与费用管理规范3.1 报销单据递交、审批流程图经手人整理单据 部门长审核 会计审核 出纳员付款 事业部经理审批 财务主管审批3.2 费用报销的时限与付款3.2.1 员工费用报销为每周一次，每周五将上周的费用单据按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予以受理。3.2.2 为保证费用所属期间及正常账务核算，月末员工费用报销须在次月2号前按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予9、以受理。3.2.3 按公司流程审批合格的员工费用报销将在次周六直接转入报销者的工资卡，并将转帐清单（姓名与金额）公布予公布栏。如有问题的报销单则直接退回当事人重新整理后按首次递交流程办理。3.2.4 财务部拒绝将报销款项汇入非员工本人名下的银行帐户。如有特殊原因由本人到财务部领取现金。3.3 费用报销的具体要求3.3.1 员工费用报销必须按要求先自行整理粘贴好，在票据背面写明事由并签名确认，然后提交部门长审核后方可递交财务部。3.3.2 财务部在审核员工费用报销时，如发现作假者按作假金额二倍处于当事人及部门长的罚款。3.3.3 所有费用报销须凭正式发票方可报销，如特殊原因无法取得正式发票需予说10、明。凡发票没有列明细清单者一律须在发票后面附明细清单方可报销。3.3.4 员工报销费用如跨事业部或跨部门分摊的费用需自行备注说明，否则全额列入报销方费用。3.3.5 所有人员的费用报销只能在一个部门报销，不得同时在两个部门报销。同一笔费用只能一次性报销，不能分拆报销。3.3.6 分公司日常营运费用由分公司财务主管及事业部经理审批后即可支付。个别特殊费用（装修费、长运费、员工借款、大额款项支付）需由总公司统一协调支付时间。3.3.7 分公司所有已支付款项的费用报销，如经公司审计发现不符合规定者一律要求当事人归还违规部分的额度，并对当事人及财务人员视情节予以处罚。3.4 各类费用管理规范3.4.111、 差旅费3.4.1.1 销售人员工作所在城市的差旅费用已定额合并到岗位工资，不再另行报销。非工作所在城市的差旅费用（含交通费、住宿费）按标准报销后列入所在部门的部门经费。3.4.1.2 分公司后勤人员（后勤人员为财务、人事行政、物流部门的员工）的差旅费实报实销。3.4.1.3 报销住宿费必须提供发票与酒店消费清单方可报销。住宿费用清单除住宿费外的其它费用不予报销。两人或两人以上同住一间房时，必须在住宿发票或清单背面写明同住人员的姓名方可办理报销。3.4.1.4 享受公司车补的人员，所有车辆费用一律不予以报销，同时不得报销交通费用。3.4.2 部门经费3.4.2.1 各销售部门的“部门经费”由部12、门长负责制与合理统筹支配，使用权归本部门所有员工。3.4.2.2 部门经费核算范围: 各销售区域或渠道使用或领用“工厂提供的宣传单张与礼品、公司内部印制的礼品与宣传单张（公司统一印制或促销活动用的单张、宣传物料列入广告费）、办公用品、名片、公司月刊；客户的应酬费（包括部门内部活动费、与客户联谊费、礼品）杂志、非首次配置的电脑设备、店面茶水费、差旅费（含接待客户）。3.4.2.3 部门经费额度的计算办法：“本部门当期的总销售额（未扣销售佣金前的销售额）乘以一定百分比”作为本部门全体员工当期可支配费用的上限。具体的经费标准另行文件通知。3.4.2.4 各销售部门的部门经费实行“年度清算”机制。以本13、部门年度总销售额（未扣销售佣金前的销售额）乘以一定百分比作为本部门全体员工当年可支配费用的上限。超支部分由部门长个人全额承担，节余部分顺延到下一年度可用额度。3.4.2.5 销售部门的“部门经费”实施“先申请后使用”的管理机制。由使用人填写部门经费使用申请表经部门长审核，事业部经理审批后方准使用（单次金额500元以下申请可不经事业部经理审批）。应酬完毕后凭部门经费使用申请表与正规发票办理报销手续。 3.4.2.6 如与合作伙伴举办联谊活动，填写部门经费使用申请表同时必须附带联谊话动流程和费用明细。如需预支费用则按各类款项支付管理制度规定办理。3.4.3 物料采购费用管理规定3.4.3.1 物料14、采购的范围包括：办公用品或设备、店面饰品、书籍杂志、宣传物料、促销礼品、清洁日杂用品等。3.4.3.2 各职能部门单次采购金额在500元以上者必须填写物料采购申请表，经部门长及事业部经理审批后方准采购。并与发票、采购清单（或购销合同）一并提交财务部办理报销手续。如需预支款项需同时填写款项支付申请表。3.4.3.3 公司各职能部门的办公用品原则上由公司人事行政部统一采购、管理、发放。原则上其它部门不得另行采购。3.4.3.4 所有物料采购报销必须要有物料采物申请表、发票（如无法取得发票要向财务说明并有正式收据）、清单（列明品名、数量、单价、金额）。3.4.3.5 分公司除各直营店饰品采购外，单次15、采购超3000元需报总公司财务总监审批。3.4.3.64.0附件部门经费使用申请表物料采购申请表部门经费使用申请表年 月 日申 请 部 门申 请 人接待公司名称对方职位/姓名预计费用(大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分(小写)￥ 接待理由申请人签名部门长复核财务审核事业部经理审批备注：需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。物料采购申请表年 月 日申 请 部 门申 请 人物 料 申 购 明 细品 牌型 号数量/单位预计单价备 注预计费用(大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分(小写)￥ 申请人签名部门长复核财务审核事业部经理审批备注：需凭此表及相关发票一并递交财务方准报销。超3000元需财务总监审16、批第三章 各类款项支付管理制度1.0 目的明确公司除员工报销款项外的其它款项支付，规范公司款项支付流程与资金日常管理工作。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。3.0 员工因私借款3.1 员工因私借款是指员工非公事而因个人事由向公司预支款项的私人借款行为。3.2 凡在公司没有盈余款项者，原则上不能借款。3.3 分公司员工因私借款的额度与审批流程： 任何未转正员工一律不能因私向公司借款。 普通员工单次或累计因私借款2000元以下者，或部门长因私借款单次或累计额度1万元以下者由财务主管及事业部经理联审。员工因私借款由其上一级部门长承担连带责任。 部门长/事业部经理因私借款单次17、或累计额度1万元以上3万元以下，须经总公司副总经理审批；超此上限一律由总公司总经理审批。 所有员工因私借款按流程审批后，统一由总公司财务总监根据公司资金实际情况统筹安排具体支付时间。3.4 公司股东支取利润分配或实施年度效益挂钩的中层员工支取上一年度所分配的收入，审批权限参照上述规定。3.5 凡因私借款的员工须填写款项支付申请表，并按规定流程审批后方可支付。4.0 备用金或费用款预支4.1 分公司申领备用金的职位由分公司财务主管视当地实际情况决定，并由当事人填写款项支付申请表提交总公司财务总监审批方准支付。4.2 负责管理备用金的员工，一律不得挪用备用金。一经查实除限期补齐并按挪用金额10%但18、不低于1000元/次予以处罚。4.3 负责管理备用金的员工必须在其岗位异动前清还备用金。所有备用金在春节假期前必须全额退回财务部，春节后重新办理申领手续。4.4 因公需预支款项者，填写款项支付申请表递交财务主管及事业部经理审批方可支付。4.5 因公预支款项，必须在借款15天内到财务办理清帐手续。如无法全额清帐者视为挪用公款，按挪用金额10%但不低于1000元/次予以处罚。4.6 凡申领备用金或费用预支者严格实行前借不清，后借不借。因借款报账不及时而影响工作的由个人承当全部责任。5.0 外部费用款项支付规范5.1 外部费用款项是指除存货采购货款外的其它物料供应商或服务机构的费用或款项。5.2 外19、部费用款项支付需由公司业务对接部门与人员凭正式发票、收据提交财务部办理款项支付手续。如无对方发票或收据者则先填写款项支付申请表办理请款手续，此笔款项先记入经办人名下借款，凭对方正式发票及相关单据办理核销。5.3 如无特殊紧急情况，财务部支付外部费用款项的时间为每周三，遇节假日或公休日则顺延。5.4 外部费用原则上以银行转帐或支票支付，无特殊情况不支付现金。6.0 其它款项支付规范6.1 工资由分公司财务部按人事行政部提供考勤记录核算，并由事业部经理审批后予每月25日发放上月工资。工资将直接存入员工本人名下的银行帐户，并发工资条给员工签收。6.2 员工业绩提成由分公司财务部依据各事业部制定的销售20、提成政策按月计提。公司予每月25号-30号发放员工上月无赊销的业绩提成。赊销部分的业绩提成直至货款收回方可发放。6.3 客户“退订金”必须收回当初客户交订金时公司所开的收据原件，并由领款人在背面写明“姓名、身份证号码、订金已退”字样后签名确认，支付人员须核对身份证原件后方可支付。否则由经手人承担全部经济责任。6.4 直营店的装修必须与装修公司签定公司统一制定的装修协议，由事业部经理签定后递交分公司财务部与总公司财务总监备案。所有装修款项统一由总公司财务总监统一安排支付结算。6.5 直营店软装饰品（含家私、电器、软装、洁具等）的购买，由区域经理与总公司软装部负责人共同提交物料采购申请予事业部经理21、审批后，提交给分公司财务部按采购进度拔款。6.6 客户“退货款”支付，客户必须凭销售部门或公司承运司机开具的退货凭证原件到公司办理退款手续。6.6.1 客户到门市或公司财务部收取现金者，则要求领款人在退货凭证背面写明“姓名、身份证号码、退货款已收”字样后签名确认，支付人员须核对身份证原件后方可支付。6.6.2 如客户要求银行转帐者，则要求领款人在退货凭证背面写明“此本人确认同意将退货款（大写金额与小写金额）转入XXX银行XXX名下卡号为XXXXXXXX帐户（此银行帐户必须是领款人本人的）、身份证号码”字样后签名确认。6.6.3 门市所垫付的退货款，必须凭客户领退货款所签收的退货凭证及与电脑销售22、系统的退货数量一致，财务部方可进行帐务处理工作。否则均有当事人负责。6.6.4 质赔款：公司在销售过程中发生质量赔偿，由销售人员或客服人员与顾客商定后由处理当事人填写统一格式的产品质量处理方案确认表与产品质量处理协议书提交财务部，经财务部与事业部经理审批后方准赔付款项或产品。凡需赔付款项者一律由公司财务部将质赔款汇入客户指定帐户或由客户本人到财务部领取，杜绝由公司员工外带支付。7.0 附件款项支付申请表产品质量处理方案确认表产品质量处理协议书款项支付申请表年 月 日申 请 人部 门职 别还 款 日 期请款原因要款项用途因私借款 备用金 费用预支 其它 请款金额(大写) 拾 万 仟 佰 拾 元 23、角 分 (小写)￥ 因私请款累计金额(大写) 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 (小写)￥ 请款人签名部门经理复核分公司财务审核事业部经理审核总公司副总（或财务总监）审核总公司总经理审批产品质量处理方案确认表填表日期：200 年 月 日客户申诉质量问题产产品明细出库单号品牌型号单位数量所购单价（元）质量问题简述：最终处理方案：客户姓名电 话地 址购买地点购买时间销售人员电 话处理人签字事业部经理 审 批部门经理意见产 品 质 量 处 理 协 议 书甲方（公司）：乙方（客户）： 花园 栋 座（单元） 号房兹因乙方对所购甲方产品的质量提出异议，具体明细如下：客户申诉质量问题产产品明细出库单号品牌型号24、单位数量所购单位（元）现经甲方现场勘查落实并经双方友好协商，最终达成一致协议。采用如下第 种解决方案：1. 由甲方一次性赔偿给乙方人民币 万 仟 佰 拾 元 角 分（￥ 元）。2. 由甲方赔偿如下相对应的产品：品牌型号单位数量备注此协商处理结果为双方最终处理结果。本协议书一式两份，完全属于甲乙双方本着“公平公正”的原则而主动、自愿签订，经双方签字后即刻生效，不得私自修改或违反协议条款内容。甲方签字（公司）：乙方签字（客户）：联系电话：年 月 日第四章 佣金管理制度1.0 目的为与合作伙伴建立紧密无间的合作关系，确保双方利益及规范公司佣金审批、支付特制定本制度。2.0 适用范围本制度适用于XXX25、XXX有限公司下属各分公司。3.0 佣金申请表流程图导购员填写申请表 店长复核 家装部经理审核 会计员复核 合作伙伴 出纳员 事业部经理 财务主管 注：店长只作复查数据，合作伙伴佣金点数由家装部经理按公司制定销售政策核定，导购员无权向合作伙伴承诺销售佣金事宜。4.0 佣金申请时限与付款4.1 各销售部门提交销售佣金申请表的前提必须是收全货款，并在每周五提交财务部，其余时间财务部一律不受理销售佣金申请表。4.2 为保证费用所属期间及正常账务核算，月末无论是否收全货款，各销售部门当月所有销售佣金申请表须在次月2号前按要求整理后递交财务部。如因特殊情况不能按时提交单据需有合理解释说明，否则财务部不予26、以受理。违规所支付的销售佣金一律计入该部门的部门经费。4.3 经公司审批合格的销售佣金财务部在每周二支付给合作伙伴。财务部将通过银行转帐到合作伙伴本人名下银行帐户，或合作伙伴本人到公司指定地点领取，一律杜绝公司内部员工代领。4.4 支付合作伙伴销售佣金的金额精确到元，同时如产生银行转帐手续费由对方负责。5.0 销售佣金管理规范5.1 所有需支付销售佣金的合作伙伴，销售部门必须按公司要求在电脑销售系统中建立电子档案，如经公司核查电子档案存在虚假公司有权拒绝支付销售佣金。如销售部门坚持支付则直接记入本部门的部门经费，同时对当事人处以1000元/次罚款。5.2 零售、家装销售佣金严格按公司制定的价格27、体系申请与审批，其它销售渠道的销售佣金必须是在出货前书面报备财务部，否则一律不予以支付。5.3 所有销售佣金必须是收全货款方能支付。支付销售佣金后产生的退补货金额小于或等于1000元者不再计算销售佣金。超过此上限者的退补货则按正常计算，多还少补。如无法收回者则计入该部门的部门经费。5.4 所有已支付的销售佣金，如经公司审计核实发现作假者，对当事人及部门长一律按违规金额的三倍但不低于5000元/次予以处罚。同时视违反公司财务制度，公司保留辞退其权利。第五章 开单收银责任制与票据管理制度1.0 目的为规范公司销售前端的开单收银管理，明确责任机制制定本制度。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX有限28、公司下属各分公司。3.0 责任管理规范3.1 员工因输入出错、加工错、订错货等各种情况造成的责任管理机制如下：3.1.1 员工因个人计算出错或填错单价造成的损失由当事人负全责。3.1.2 造成公司重复送货的短运费由当事人负全责。3.1.3 员工因价格牌出错造成的损失由价格牌填写人负全责。3.1.4 员工因填写错型号或其它原因造成加工出错的，由当事人在60天内处理完毕。如60天无法处理，按销价4折计算总额低于或等于3000元则由当事人负责，超此上限则由当事人与部门长共同平分承担50%，其余50%由公司承担。3.1.5 员工订错货形成积压的，要求其在60天内处理完毕，如60天内无法处理完毕剩余部分29、则按采购价的30%承担。3.2 收银员在收款过程中出错或收假钞均由当事人负全责。3.3 无指定专职收银员的直营店均由该店的店长负责收银及与财务帐务交接工作。3.4 各直营店非专职的收银员，分公司财务部可予以适当的奖励机制。方案报分公司事业部经理及财务总监审批执行。3.5 各销售部门的收银员必须严格按电脑销售单的具体金额收款。所有营业款项及单据必须在当天营业结束前按公司财务部要求移交财务人员。4.0 票据管理制度4.1 此票据管理制度是指分公司销售订单、出库单、退货单、收据、发票等除银行票据外的单据。4.2 分公司内部的销售订单、出库单、退货单、收据等公司自行印制的内部单据一律实行以旧换新的管理30、机制。所有单据存根联必须完整保存，作废单据必须一式多联完整方有效，并由作废人签名确认。否则公司将对当事人追查，如造成公司损失则当当事人全额负责。4.3 销售部门需盖章的销售订单、收据一律由店长或区域经理到财务部登记领取。此两类单据由店长或区域经理承担日常保管及规范使用工作。4.4 发票是国家税务机关统一印制与严格管理、使用的专用票据。分公司各销售部门如需开具发票，统一填写发票申请表向财务部申请开具。4.5 凡开具发票的客户名称为公司名称者，一律须收取与发票客户名称一致所开出的支票或银行汇款。4.6 没有与公司发生实质销售往来或申请发票金额与实际成交金额不符者，分公司财务部一律不予以受理。4.731、 分公司财务部不受理客户仅人付款而开发票予公司名称的发票申请。4.8 分公司内部印制的各类单据一律实行专单专用，销售部门应妥善保管与造成不必要浪费。5.0 附件发票申请表发 票 申 请 表申请部门： 年 月 日购货方信息出库单客户名称申请发票类型（普通/专用）开票金额（价税合计）结算方式 （现金/支票/转帐）出库单号码备 注开票公司名称纳税人识别号 申请人签名：第六章 应收款管理制度1.0 目的为确保公司资产安全及周转率，公司严格控制各销售部门应收款。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX投资有限公司下属各分公司。3.0 应收款管理规范3.1 公司零售、非公司化合作结算的装饰公司一律采取货到付32、款的销售策略，如因特殊原因需赊销必须由部门长审核同意并作为担保，同时向财务部书面报备同意方准出货，并按承诺期限回款。3.2 如赊销无法按承诺期限收回，公司将暂停发放部门长及经手销售人员的业绩提成，以保全公司合法利益。如产生坏帐则由部门长与经手销售人员负全责，公司将从部门长收入中扣还。部门长与经手销售人员之间各自需承担额度由其自行协商。3.3 签定合同公司化合作的装饰公司，分公司销售部经手人必须无条件协助财务部做好收款工作。如合作方不按时回款公司财务部有权停止供货，以保全公司合法利益。3.4 零售与家装的赊销必须全额由部门长担保，担保本部门赊销上限为其本年度的收入。具体预计金额由各地财务主管确定33、并办理书面备案手续。如超越备案上限一律不予以出货。3.5 为确保公司资金正常运作及提高资产周转率，分公司财务部有权结合实际赊销额度调整各销售部的赊销额。3.6 非零售、家装的赊销必须事先签定购销合同并提交财务部备案。小额无签定购销合同的赊销行为必须事先提交书面备案予分公司财务部。为进一步规避风险，签定购销合同时需对方提供营业执照副本、国税证副本、地税证副本的复印件并加盖公章。3.7 所有购销合同在签定前须经分公司事业部经理与财务部审核方能签定，有效规避风险。3.8 赊销必须做好单据整理、签收、保管工作，并严格按合同或备案期限结算款项，否则公司财务部有权停止再续供货，以保全公司合法利益。3.9 34、超市渠道赊销严格按工厂签定的合同执行，超市部经理与财务部专职统计员日常必须做好单据整理、归档工作。解决各种临时问题，确保款项按时结算。3.10 经公司决定的特定工程或大型工程赊销实施另案专项管理工作。公司任何员工从财务部领取欠款单、押金单、或合同、其它财务单据必须做好书面的登记工作，记录好单据号码、金额、外借原因或用途、归还时间等信息。如果领取欠款单或押金单必须在当天营业结束前将所领欠款单或押金单金额相符的资金或原件交回财务部。3.11 如分公司财务人员对应收款监控不力，财务总监将对分公司财务主管处于不低于1000元/次罚款。第七章 特殊销售帐务处理规范1.0 目的规范分公司非常规销售的各类特35、殊销售帐务处理模式，强化数据口径统一与汇总。2.0 适用范围本制度适用于XXXXXX有限公司下属各分公司。3.0 各类特殊销售模式帐务处理规范3.1 现金券：要求现金券必须有出库单号并经事业部老总签名方可报销冲帐，财务作为该部门的销售折让处理。3.2 买十送几：即客户买一个型号的产品送一定数量的同一型号的砖；要求销售部门在开订单给客户时将所送的同一型号的砖转化为单价打折优惠处理。即用该型号总金额除以总数量折算出单价，从而如实体现销售毛利。-华东地区因涉及家装公司公司化合作，可采用第三点“买砖送砖”的帐务处理。3.3 买砖送砖：此种是指买到一定金额后送其它型号一定数量的砖，则销售部门开单则作为赠36、送品处理。3.4 买10000送1000：指客户在促销期间购买一定金额后返现的做法，要求销售部门直接作为整单进行打折处理，将单价折算；3.5 定金翻倍：指客户在促销期间交一定金额的定金可以冲抵已交定金二倍的货款；要求销售部门将所增长一倍的定金金额作为打折优惠处理，折算到单价中。3.6 售促销卡活动：3.6.1 财务部要求市场部印制促销卡片必须有号码，便于日常管理与监控。3.6.2 各销售部门领促销卡必须严格造册登记，含号码段、张数、领用人、日期等信息。财务部人员必须定期或不定期进行检查。为减少财务部与销售部工作量，售促销卡收入款项可以周期性结算并上交财务部，但销售促销卡的款项必须月结（结算周期37、由地区财务部自行制定）。销售部门与财务部结算售卡收入时，可全额上交也可减去员工提成后上交。3.6.3 销售部门在店面电脑设置电子表格，对已购促销卡的客户必须造册登记，含客户名称、地址、电话、购买日期、电脑销售订单号等联系信息。并提交给财务部备案。便于跟进已购促销卡客户的成交状态（地区财务部可以定期或不定期检查）。3.6.4 为简化帐务处理工作，销售部门所上交售促销卡收入作为对应部门的营业外收入入帐。3.6.5 客户实际用促销卡达成销售结果后，总货款减去实收货款后优惠金额直接作为该部门的销售折扣处理。销售部门凭收回客户促销卡到财务办理销帐手续，收回促销卡必须写明出库号。第八章 账务核算管理制度138、.0 目的统一公司核算过程与会计科目使用规范，便于集团汇总数据与合并报表制定本制度。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。3.0 账务核算规范3.1 货币资金：核算分公司现金、银行存款的收、支、结余情况，划分现金与银行存款两个科目核算。银行存款按各个银行帐户设置二级科目。3.2 库存商品：核算分公司库存商品的进、销、存情况（含在途商品），成本会计须按每个商品型号设置数量金额式帐页核算，财务总帐只核算一级科目。3.3 应收账款：核算分公司与客户因销售商品而形成的债权款项往来。财务部按“部门（区域）+客户名称”组合形式设置应收款明细统计帐。3.4 其他应收款：核算分公司与合作39、伙伴、或公司内部非商品购销所产生的款项往来。财务部按“员工借款（股东借款、中层员工借款、基层员工借款）、公司预付款、押金、供应商资源（必须是有相关文件明确供应商可以返还资源）、其它往来款项”设置二级科目，按客户名称、员工姓员或项目名称设置三级会计科目。3.5 待摊费用：分公司暂不建立“固定资产”核算机制，将固定资产与待摊费用合并简化处理。公司“待摊费用”用于核算分公司需分期摊销的固定资产，或预付需分期摊销的各项费用。财务部按部门为二级科目，费用项目为三级科目核算，按“部门（区域）+费用项目”组合模式编制明细表。3.1 装修费用待摊名称规范：a) 直营店装修按：装修费（指支付给装修公司人工费用）40、装修用砖（指铺贴用砖及其装修期间所有样品）、开办费指新店首次装修未开业期间的租金（含管理费与水电费）、开业前所购买软装配套三大类设置明细科目核算及编制明细表。装修费与装修用砖可以合并为装修费用一个会计科目核算。b) 整体装修的命名规则为：XX店X年X月（指开工时间）装修费用（或装修用砖、开办费）；局部改造的命名规范为：XX店X年X月XX区域改造装修费用。局部改造的软装费用可直接作为当期费用列支。3.2 分公司直营店新装修、整体重装或改造装修三种装修模式所产生的装修费用分摊期限标准为：实用面积大于或等于400平方者按24个月分摊；实用面积小于400平方大于或等于200平方者按18个月分摊；实用41、面积小于200平方者按12个月分摊；日常专卖区或者直营店的局部改造装修费用全部分成12个月分摊。3.3 公司行政商务用车的分摊期限为5年，物流用车分摊期限为2年。物流部加工设备分摊期限为24个月，除展厅装修、车辆、加工设备外的其它待摊费用分摊期限最长为12个月。3.4 直营店装修完毕开业的当月，财务部即按装修人工费、装修用砖、开办费三个项目总额按分摊期限标准进行分摊。如工厂返还装修补贴时直接冲减待摊费用余额，并调整分摊期限。直营店装修与工厂协定补贴部分的金额可从待摊费用转出到“其它应收款-供应商资源”核算。未明确补贴金额则暂放在待摊费用核算，每月正常摊销。如工厂所退返装修补贴冲减待摊费用余额后42、为负数，则作为该部门的收入。3.5 在每个直营店装修完毕对装修费开始分摊前，要将未结算付款的装修人工费先按结算单或预计数并入待摊费用总额分摊，待正式结算后调整待摊总额及余额。-减少新旧装修费用重叠度；其次是业绩与费用期间相匹配；再是明确公司与装修公司的债权债务。3.6 应付账款：核算分公司与供应商因采购商品或其配套物料所产生的债务款项往来。财务部按供应商名称设置二级科目核算及编制明细表。3.7 其他应付款：核算分公司与合作伙伴、或公司内部非商品购销所产生的款项往来。财务部按“应付员工年度待遇、押金、员工工资、其它项目款项（按项目命名）设置二级科目核算。3.8 预提费用：核算分公司每月需支付而暂43、未付的费用。财务部按“员工业绩提成、合作伙伴销售佣金、部门经费、场地租金、物流费用（下设加工费、长运费、短运费、装卸费等三级会计科目）、员工未付报销、其它项目款项（按项目命名）等设置二级科目核算及编制明细表。3.9 预收账款：核算分公司与客户因购销商品在未出货前所收取的部分货款或全款。财务部按“部门（区域）+客户名称”组合形式设置明细统计帐。3.10 本年利润：核算分公司每个会计年度营业收入减去营业成本、营业费用后的利润总额。财务部需编制事业部损益表、部门损益明细表。3.11 商品销售收入：核算分公司销售部门销售商品所取得的收入，只需核算一级科目。在销售毛利表按部门与品牌统计销售明细。3.1244、 销售折让：核算分公司达成销售而给合作伙伴的佣金或赠送给客户的产品。此科目按“佣金、赠送品”设置二级科目再分部门核算。3.13 商品销售成本：核算分公司每笔商品销售收入相对应的进货成本，只需核算一级科目。在销售毛利表按部门与品牌统计销售明细。3.14 销售费用：核算分公司销售部门为达成销售在各环节所产生的营业费用。按费用类别及部门设置二级、三级科目核算。费用类别划分如下，分公司在费用明细表不能再自行增加。 A、 质量赔偿：核算因产品产生质量问题而赔偿给客户的货币或货物，费用按实际发生列入相对应销售部门的费用。此科目分“产品质赔”与“货币质赔”两个明细科目；工厂冲返直接冲减本部门当月质赔费用。B45、 样板：核算各销售部门日常陈列展示所领取产品的进货成本。（区域装修、整体装修所领取产品列入待难费用装修用砖）。C、 场地租金：核算销售部门各经营场所的租金和管理费。D、 工资：核算公司支付给销售人员工资、社保、培训费用。E、 业绩提成：核算公司支付给销售人员按业绩计提的提成奖励，包括月度各种业绩提成或临时性销售奖励（含中层员工的年度效益分配）。中层员工的年度效益分配财务部须折算成一定的业绩提成比例在每月进行预提。F、 待摊费：核算公司销售部门各类待摊费用每月所分摊的额度。G、 水电费：核算销售部门各经营场所每月所产生的水电费用。H、 刷卡费：核算销售部门的银联刷卡机所产生的刷卡费用与管理费。46、此费用按各销售部门的实际刷卡金额与银行规定比例计算列支。I、 税收：核算销售部门的月度固定工商税费或开发票所收取的税费。J、 广告费：核算销售部门在业务推广中所支付的小区推广、电梯广告、水晶字、喷绘、大型促销活动等媒体宣传有关的制作费、刊登费及租赁费（但不含公司或工厂的日常宣传单张、图册）。如发生跨部门或大型整体广告费用在执行前由地区财务部制定费用分配方案。大额广告费用可列入“待摊费用”按月分摊。要求在费用明细表批注说明费用事项。K、 装修费：日常样品展示的更新维护所产生的人工费、饰品费。L、 电信费：核算销售部门因业务所产生的通信费用（包括固定电话、宽带费用）。（补贴给员工的电信费补贴不在此47、体现，计入工资总额）M、 部门经费：核算销售部门当期的总销售额（未扣销售佣金前的销售额）乘以一定百分比所预提的部门经费额度，每月支付的部门经费则直接冲减预提金额。N、 特殊费用：核算各销售部门除上述费用外的其它费用。要求在费用明细表批注说明费用事项。3.15后勤费用：核算分公司后勤部门管理运作过程中所产生的各项费用，按费用类别设置二级科目，部门为三级科目核算。费用类别划分如下，分公司在费用明细表不能再自行增加。 A、 场地租金：核算后勤部门各经营场所的租金和管理费。公用办公室的租金费用先计入行政部门。B、 工资：核算公司应付给后勤人员工资、社保、培训费用。C、 业绩提成：核算后勤人员除月薪外的48、年终奖金或工作奖励。D、 待摊费用：核算分公司后勤部门的各类待摊费用的月度摊销额度。E、 水电费：核算分公司后勤部门的办公经营场所的水费与电费。F、 办公费：核算后勤部门所产生的办公用品费用（后勤部门的办公费实报实销）。例如：纸巾、笔、纸、矿泉水费、墨合、打印机、电脑等办公用品。G、 电信费：核算后勤部门所产生的通信费用（包括固定电话、宽带费用）。H、 部门经费：核算后勤部门所产生的招待费用。后勤部门除事业部经理实行定额管理机制外实报实销。事业部经理的月度部门经费按全年可用额度等额预提列支，报销时再冲减预提。I、 差旅费：核算后勤部门员工因公外出的差旅费，实报实销。J、 银行手续费：核算公司财49、务部办理银行业务支付的转帐手续费、银行工本费（刷卡费用除外），收取的银行利直接冲减此费用，但需费用明细表中批注列明利息金额。K、 长运费、短运费、装卸费、发货提成：核算分公司物流部门在货物采购与配送过程中所产生的运输、装车与卸车人工费及总公司所收取的发货提成。调货环节所产生的运输费用（含托运费）计入长运费（收入则为负数）；收取客户的短运费或卸车费直接冲减当月短运费；均不在营业外收支中体现。L、 特殊费用：核算后勤部门除上述费用外的其它费用，要求在费用明细表批注说明费用事项。3.16营业外收入：核算分公司除商品销售以外所产生的收入，按收入类别设置二级科目，部门为三级科目核算。具体收入类别明细如下50、，各分公司财务部不得自行增加。（员工罚款不计入营业外收入，如后期有退还机制则挂其它应付款，如没有则计入部门经费）A、 质量赔偿：核算工厂因产品质量问题而补偿予我司的款项。月度纳入公司后勤部门收入年末再分配。B、 加工费：核算各销售部门为客户进行产品加工而收取的费用，此收入按各部门的实际收入计算。C、 价差调整：核算公司前期已入库的产品而因工厂保值行为或调价所形成的收入（按进货价计）。纳入公司后勤部门收入年末再分配。D、 奖励品：核算工厂各种提货或回笼奖励，包括月奖、季奖、年度奖励等。月度纳入公司后勤部门收入年末再分配。E、 盘盈：核算分公司库存盘点盘盈的所产生的收入，月度纳入公司后勤部门收入年51、末再分配。F、 样板入仓：核算分公司前期销售部门所领用样品再次利用时所产生的收入及工厂派送的新样板（按进货价计）。月度纳入公司后勤部门收入年末再分配。G、 其它：除上述以外的营业外收入。在营业外收支明细表中必须批注说明事项。3.17营业外支出：核算分公司除商品销售成本、销售费用、后勤费用以外所支付的各项支出，按支出类别设置二级科目，部门为三级科目核算。具体支出类别明细如下，各分公司财务部不得自行增加。A、 加工费：核算销售部门因个性化销售加工所支付的加工费。此费用按每月各销售部门的销售成本比例进行分配后列支。B、 破损：核算分公司库存在运输、装卸、堆放保管等仓储环节造成产品破损所产生的支出。月52、度纳入公司后勤部门支出年末再分配。C、 盘亏：核算分公司库存盘点盘亏所产生的支出，月度纳入公司后勤部门收入年末再分配。D、 其它：除上述以外的营业外支出。在营业外收支明细表中必须批注说明事项。第九章 软件操作规范管理制度1.0 目的为统一规范公司财务电脑系统资料的统一性,确保软件的正常运用及数据的正确、合并统计，同时明确各操作人员的操作权限与操作规范，特制定本规定。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。3.0 软件登录方法3.1 万维软件下载地址3.1.1 软件有专用的游览器，游览软件包下载地址：.cn ，各操作员可自行操作。3.1.2 为及时有效解决软件软件中相关问题或53、工作事项的沟通，各分公司均已建立软件操作QQ群，相关问题可通过此沟通平台解决。3.2 万维软件登录界面3.2.1 员工登陆用户名为员工工号，初始密码：123456（请即时修改密码）。3.2.2 软件默认的帐套名为“业务录入帐套”，此账套只能查最近两个月的数据，如需查询以前的账务，请在登录界面选择“报表查询账套”。历史账套和录入账套为分离账套，密码初始时默认一样，以后如更改其中一方的密码，另一方不会跟着更改，请切记密码。4.0 软件操作规范4.1 营销管理模块4.1.1 客户档案（KD开头，门市开单员权限）a) 客户信息在“客户档案”中录入后，可在“销售订单”等模块中进行引用或模糊查询。同一客户54、，不能重复录入客户档案，以保证同一客户定金与欠款的准确性、唯一性。b) 客户名称统一为文字表示，如王先生（尽量写客户全名），不得出现王R（S）。客户的电话号码必须核对好号码位数，以免造成流程回退给店面修改。送货地址必须详细说明。c) 客户档案一旦归档生效，被“收款收据”或“销售订单”引用过的，不得更改任何资料，所以录入时请保证其准确性。如有错误需更改的，只能通过冲单处理。 4.1.2 销售订单（XD开头，门市开单员权限）a) 新增一张销售订单，在“客户编码”框输入客户编码或进行模糊查询（输入联系电话或地址等），软件自动调用客户档案中的相关信息。例如，在客户编码框输入客户编码：KD090414055、10 （精确查询）或余先生（模糊查询），客户名称、联系人、联系人电话、送货地址等信息就会自动显示。b) 部门的选择：注意区分零售单和家装单，零售单选择零售部，例如：欧神诺深圳八卦岭零售部国安居店；家装单选择拓展部，例如：博德深圳八卦岭拓展部国安居店。若是家装单，还需要选择“设计师编码”、“设计师名称”、“公司名称”，否则无法保存。为了不影响付返利的速度，请确认所选设计师资料的准确性。零售单需付设计量佣金的也需填写“设计师编码”、“设计师名称”、“公司名称”，否则做不了佣金申请单，软件没有控制零售单必选此项，故销售人员需自身注意这些细节。c) 若客户未确定产品型号而先缴纳定金的，可先开定金收据；56、当客户确定型号后，再新增“销售订单”，在“收据单号”框输入客户所缴纳的定金收据单号，软件可自动将原已缴纳的定金金额显示在销售订单的“已收定金”框中。（注意：先做收款收据后再做销售订单的，必须用收据号导资料出来，否则定金无法体面在销售订单中。）d) 若客户在缴纳定金的同时已确定所需产品型号，可先开收据再做订单，或者先做订单再用销售订单号做收据，软件都可将此客户所缴纳的定金显示在“已收定金”框中。e) 开单员在选择“单据类型”时请注意选择出库形式，系统默认为“正常出库”。各种出库形式： 正常出库适用于正常出货 客户退货适用于客户退货，与正常出库相对应 样品出库适用于店面局部模拟间装修、工地样板，合57、作单位展示用板 样品退货适用于样板退回，与样板出库相对应 装修品出库适用于新店装修，或店面整体升级装修（非局部装修）装修品出库以及退回 赠送品出库适用于赠送砖给客户以及退回 质赔出库适用于因质量问题赔砖给客户以及退回（由于后面三种出库出现退回的机率较少，故没有设置相应的退货形式，如有出现这三个出库形式退货的，单据类型还是选择这三种，货物明细中数量用负数体现。）f) 开单员在新增销售订单明细时需注意以下几个问题：f.1) 点击“销售订单明细”右边的按钮“新增明细”新增一条商品明细，按要求输入商品编码（可以模糊搜索），填写数量、折后单价、送货日期、单据类型，点击保存，即完成一条输入信息。点击“列表58、模式”可以看到已经输入的产品信息。f.2) 销售订单明细里的“单据类型”系统默认为表头的“单据类型”。如表头为“正常出库”，所输入产品明细时，软件都默认为“正常出库”。如需要在同张销售订单中，赠送客户部分产品时，必须将销售订单明细中的出库类型由“正常出库”修改成“赠送品出库”。质赔出库同理。“赠送品出库，质赔出库”无需输入金额，“正常出库”必须输入金额，否则无法保存。f.3) 加工砖的输入，新增一条商品明细后，输入需要加工的产品数量、折后单价、送货日期、单据类型，在“加工品”框中选择“是”，在备注栏自动会生成“基础砖”三字；收取的加工费，商品编码选择“JGF”，等级选择“优等”；所有需要说明怎59、样加工的，在“加工说明”框中填写，加工说明请按规范的格式书写，统一写上整砖型号、加工后规格、加工要求等;（例：将LSH8018整砖10片加工成800*100脚线80条，填写规格时统一将大规格写在前面，小规格写在后面）。备注栏不再输入任何加工说明的信息，以免影响单据的打印效果。加工砖与整砖需分开两条记录输入。 f.4) 客户退货，开单时数量必须输入负数。客户退货或补货，必须在“退补货出库单号”里输入之前的出库单，调用之前的出货信息进行修改即可，而避免需要再次输入商品编码和查询销售价格。f.5) 如已归档的订单又出了一半的货，未出货的订单不要或更改数量的处理方法：新增一张订单，在订单的原单号中将原60、来的订单号录入并按两次回车，这时，系统会调出这张单未出货部份的数量，并显示负数，如果是全部不要的就做冲订单负数处理，如果是减少数量的就冲回减少的数量，增加的相反。最后将这张订单用旧的订单号导出到出库单，所有没出货的数据都会被调出，正负数量的记录请直接归档即可。（为了不影响单据的是否完成一项，请冲单的正负数记录也一并递交到归档。）f.6) 门市样板退回选择“样板退货”，数量选择负数，冲减样板费用；装修品退回选择“装修品出库”，数量选择负数，冲减待摊费用。f.7) 在商品编码过多，一页显示不下的时候，可以在软件默认每页20行输入框中，修改成任意行数，点击搜索，客户所有的商品型号都可在一页中显示出来61、。4.1.3 设计师档案（BB开头，店长或业务员权限）a) 设计师档案可以进行模糊查询。如是初次合作的设计师，在“设计师档案”中新增，新增权限暂为店长或业务员。新增后，由财务部统一审批归档。如需修改设计师档案的，请通知财务部直接修改，档案中除了设计师编码和设计师名字之外，其他资料都可按实际情况进行修正。b) 填写设计师档案时主要注意如下问题：客户性质一栏只能出现家装公司（适用于家装设计师）和个人工作室（适用于私人装修队、包工头或工作室）；职务一栏只能出现“设计师”和“项目经理”两个职务；联系电话一栏输入时要注意手机号码位数；公司名称填写时请按照*装饰或设计公司+分部（如名雕-后海）（适用于家装62、公司）和*设计师（适用于私人装修队、包工头或工作室）的格式填写。4.1.4 查询报表（所有操作者均有权限）a) 销售日报表查询销售业绩，请注意选择时间期间。b) 销售业绩分析查询本月出货明细.c) 销售综合分析查询导购员或业务员销售业绩，员工提成数据可以在这里核对。d) 应收帐款本查询客户欠款，开单员在这里可以查询客户的欠款情况。e) 收银往来账查询各店已做收据未上次财务资金的记录。4.2 仓库管理模块 4.2.1 收款收据（店长、收银员权限）a) 客户在未确定数量，而收取订金，开据收据流程为:a.1 新客户需在客户档案中建立客户资料,再新增收据收取定金，“客户编码”栏输入KD号即可。a.2 63、若在没有确定数量之前交多次订金,需要把前一次交的订金以负数冲销掉。a.3 流程:新增一张收款收据,在收款收据的原收据单号中选出上一次的订金收据号,输入负数，保存递交归档；再新增一张新的收据,收款金额输入上次交订金与本次交订金的合计数。例:A客户在没有确定数量型号之前交了500元的订金,那么首先确认该客户是否有存在客户档案,若没有则建一个客户档案,再新建一张收据,收款金额为500,第二次再过来交300元,那么需先将之前的500元冲销掉,新建一张收据,在原收据单号中选出之前交的订金收据单号,金额为-500,归档之后,再重新新增一张收据,收款金额为800.下次过来确定型号开销售订单的时候则需在销售订64、单的收据单号中把800的收据选出来。b) 若是已确定型号和数量收取订金，收款收据在“销售订单号“一栏输入XD号就能调用此客户的相关信息；或者先开好收据，在“销售订单”中调用定金收据号。上述两种方法都可让客户已缴纳的定金数在“销售订单“中的”已交定金“框中体现出来。c) 收回货款时做收款收据在“出库单号“一栏输入CK号就能调用此客户的相关信息做收据。d) 如用销售订单号做收据，系统默认收款类型为：定金；如用出仓单号做收据，软件默认收款类型为：货款；如用客户编码做收据，软件默认收款类型为：定金。开据收据时，一定需区分好定金与货款。e) 结算方式和款项来源的解释。适用的结算方式有四种：现金、现金刷卡65、银行刷卡、支票，收到客户现金或汇入公司对私账户结算方式选择“现金”；客户在公司POS机刷卡结算方式请选择“银行刷卡”；客户在管理刷卡的请选择“现金刷卡”；收到客户支票或汇入公司对公账户的结算方式选择“支票”；款项来源有三个部门：门市、物流、财务。门市在收取款项或退回款项时，只能选择“门市”，严禁选择财务，物流。f) 如客户的定金未在出仓单上体现扣除而产生客户欠款的情况下，店长和收银员必须开据一张负数的收款收据冲掉定金（XD号），再做一张正数的收款收据收回欠款（CK号）。收银日结表（店长，收银员权限）在确定当日有款项直接交给财务，汇入财务账号或有上次刷卡小票的情况下，新增一张收银日结表，点击“66、导入收银记录”，软件自动将所有未交给财务的款项数导入，店长或收银员根据当日缴纳款项的实际数额，修改款项金额并递交到审批中。财务部会根据实际收到的款项与收银日结表进行核对，一致的进行递交到归档中，减少该门市的应付款项；有上交款项的门市，请自觉填写收银日结表，财务部以软件中收银往来账的余额与各门市收款。出库单所有出库单均由门市开单员用“销售订单”号导入并递交到出库单的审批下，由仓库开单员根据送货时间递交到归档。 4.3报备管理模块 佣金申请单a) 申请设计师返利在“佣金申请表”申请，进入制订状态，点击左上角“新增”按钮，在“客户编码”一栏输入客户信息（可进行模糊查询），填写所需返点的公司名称、设计67、师名称、联系电话，填写的公司名称和设计师名称要与下方的“原公司名称”、“原设计师”一致，如不一致，必须在备注栏处注明原因；点击“导入商品明细”按钮，将导入此客户编码的所有出货记录，保留要申请返利的出货记录。在“更新提成比率”框中输入按公司规定给予相应的返点数（不必输入百分号），点击这个按钮，软件会自动计算出返利金额。保存，递交至审批状态即可。b) 在打印的佣金申请表上,如标价为空或与实际标价不符,需手工填写或修改。第十章 财务月报表编制管理规范1.0 目的为规范、统一各分公司财务月报表格式、编制办法、数据来源口径，加强报表合并及数据汇总，制定本规范。2.0 报表编制总体要求2.1 所有报表的名68、称统一为“XXXXX有限公司XXX报表”，下面再注明地区（事业部）与报表时期；字号用18号字并加粗。2.2 报表所有的字体均用宋体字或宋体字加粗，除“超级链接”软件自动用蓝色字体外不可再用其它颜色字体；2.3 各项报表的文字与金额数据（除报表名称外）采用12号字体；报表的各项财务部数据严格采用会计专用格式及两位小数。2.4 各项报表的显示比例定在75%-80%；所有报表的垂直对齐模式为“居中”。2.5 各项报表第一行项目字段的表头采用加粗字体，如：资 产期 末 数负债及所有者权益期 末 数2.6 报表中各子目录组合的小计或合计的字段名字体均加粗，但金额部分不加粗；如“流动负债小计”、“XX部业69、绩小计”。2.7 所有报表只能在此表的总数采用“合计”，此单元行用浅黄色填充；其余合计一律采用“小计”两字（如XXX小计），此单元行用浅绿色填充；不可使用其它颜色。凡是采用“组合“功能的需在本组合的最后一行列明“XXX小计”进行数据汇总。2.8 报表中所有批注内容一律采用12号宋体字；报表中需组合的项目，组合小计放在明细的最后一行。2.9 对同一地区存在多事业部，需将“货币资金”归集到公司指定某个事业部的资产负债表，其它事业部报表不再体现货币资金的数据。2.10 取消“实收资本”这个会计科目，地区股东的实收资本并入其个人与公司往来帐，总公司的实收资本并入“应付帐款-总公司”核算。2.11 任何70、员工（含股东）的个人往来帐只能在“其它应收款”或“其它应付款”其中一个科目中列支，不得两头列支-备用金除外；2.12 凡是报表中涉及“其它”的一律须批注清晰说明事由；2.13 除品牌销售分析表与预提费用明细表外，其余报表每个子目录中的明细均需按余额由大到小排序；2.14 所有报表均需从有数据的第一行与第一列交汇点进行冻结，便于数据的查阅。2.15 除资产负债表、损益表外的其它报表，均需要按区域或项目组合汇总。2.16 每一份电子报表的表脚直接将“sheetX”更改为报表名，如资产负债表、损益表。2.17 除资产负债表、损益表外的其它报表，均需建立超级链接回其上一级主表，超级链接放在报表期间同一71、行。2.18 每份报表最后一行单元行用浅黄色填充。每个层级组合均要小计汇总数据。3.0 各项报表具体编制要求3.1 资产负债表：此表各项目必须建立超级链接到其对应明细表。3.2 损益表：3.2.1 损益表需编制损益表（事业部损益表）、部门损益表（本月）、部门损益表（本年累计）三份。每份损益表列出“本期数、本年累计数、去年同期”三组数据。3.2.2 损益表除“商品销售成本”外各项目必须建立超级链接到其对应明细表。3.2.3 部门损益表（本月）、部门损益表（累计）两份表，当月实际发生的“后勤费用”填写在“后勤部门”行对应的“减销售部门费用”一列。按分公司公共费用分配方案收取各销售部门的后勤费用金额72、以负数填写在“后勤部门”行对应的“减后勤部门费用”一列。3.3 毛利表：3.3.1 毛利表需编制毛利表（本月）、毛利表（本年累计）、毛利表（本月扣返利后）、毛利表（本年扣返利后累计）四份。3.3.2 编制扣返利后的毛利表，不能将返利集中到其中一个品牌或部门，要按实际支付在相对应的部门与品牌冲减。3.3.3 毛利表中各销售区域以区域的部门为子目录组合，超市则以每个店为子目录组合。3.3.4 毛利表的品牌名称横向排序，部门名称竖向排序。需列清每个部门的销售收入、销售成本、销售毛利、销售毛利率四项指标。3.3.5 在每份毛利表所属地区旁边建立超级链接到“损益表”。3.4 销售费用表：3.4.1 销售73、费用表需编制销售费用表（本月）、销售费用表（本年累计）两份。3.4.2 销售费用表的部门竖向排序、费用类别横向排序。在每份费用表所属地区旁边建立超级链接到“损益表”。3.4.3 费用表中的“样板费、工资、业绩提成、待摊费用、部门经费”需分别建立超级链接到“样板费用明细表、工资表、预提费用表、待摊费用明细表、部门经费使用明细表”3.4.4 费用表的装修费、特殊费用两个费用类别，需对其费用构成逐笔批注说明。3.5 后勤费用表：3.5.1 后勤费用表需编制销售费用表（本月）、销售费用表（本年累计）两份。3.5.2 后勤费用表部门横向排序，费用类别竖向排序，在每份费用表所属地区旁边建立超级链接到“损益74、表”。3.5.3 费用表的办公室、特殊费用两个费用类别，需对其费用构成逐笔批注说明。3.6 应收账款明细表：3.6.1 应收账款明细表与其它应收款明细表合并编制。3.6.2 区域的应收款以其下属部门为子目录组合汇总，家装部应收款以其负责的家装公司为子目录组合汇总，超市渠道的应收款以其各店为子目录组合汇总。零售欠款只需列部门欠款总额。其余客户应收款以其客户明细为其子目录组合汇总。3.6.3 除客户应收款外的其它应收款则以各类别应收款的项目明细为子目录组合汇总。3.6.4 其它应收款分为“公司员工应收款（此项目再细分为：股东借款、中层借款、其层员工借款）、押金、供应商资源应收款、公司预付款、其它往75、来应收款”五个类别，分公司财务不得自行增加。3.6.5 应收款明细表中“客户名称”字段名字体需加粗的部门有：零售部欠款、各级子目录的小计（或合计、总计）。注意金额部分不能的字体不能加粗。3.6.6 每个家装部应收款小计的单元行用浅绿填充，应收款合计、各类其它应收款小计的单元行用浅青绿填充。应收款总计的单元行用浅黄填充。3.6.7 应收款明细表的表头字段名统一为：客户名称 上月结余 本月增加数 本月减少数 本月结余 担保人 备注 3.7 品牌库存分析表：3.7.1 品牌库存表按“品牌+抛光砖（A）、瓷片（B）、仿古砖（C）、滞销品（ZX）”组合成品牌名。如博德抛光砖，则品牌名为博德A，如此类推。76、同时将各品牌划定为滞销品统一归集到ZX。3.7.2 除本事业部主销品牌外，其余配套产品均组合为“PT”，各配套品牌名称为子目录。3.7.3 各品牌“本月库存金额”是指本地区仓库的实际库存，不含在途商品部分（俗称“欠单”）。3.7.4 在途商品是指总部已开发货清单到地区而货实际未到地区的库存。3.7.5 各品牌名需建立超级链接到相对应的品牌销售分析表。3.7.6 品牌库存明细表的表头字段名统一为：品牌上月库存金额本月库存金额在途商品备注3.8 货币资金明细表3.8.1 货币资金明细表按资金类别分类，资金类别为“现金、银行存款、在途资金”三类。3.8.2 现金包括存放在保险柜现金及存入私人名字银行77、帐户的现金公款。银行存款是指分公司在银行机构开设对公帐户的存款。在途资金是指收取客户未到期进帐的支票。3.8.3 各资金类别以其下属的账号明细为子目录组合汇总。3.8.4 货币资金明细表的表头字段名统一为：资金类别 账号 开户行 余额 用途 备注 3.9 待摊费用明细表3.9.1 待摊费用按“片区（或部门）+待摊费用项目”分类组合。3.9.2 各项待摊费用需在“分摊起止时间”单元格填写分摊期限“XX年XX月至XX年XX月”。3.9.3 各项待摊费用需在“备注”栏写明“总分摊X期”或不分摊的原因。3.9.4 各项待摊费用需在“分摊总金额”单元格批注清晰费用构成明细。3.9.5 明细表中“本月减少78、额”如果非正常分摊额则需批注说明。3.9.6 待摊费用明细表的表头字段名统一为：待摊费用项目 分摊总金额 上月结余额 本月增加金额 本月减少金额 本月帐面余额 起止分摊时间 3.10 应付账款明细表：3.10.1 应付账款明细表中的其它，财务人员要对其构成金额的逐笔批注说明。3.10.2 应付账款明细表的表头字段名统一为：供应商名称上月结余负债减少（借方）负债增加（贷方）月末结余还款退货其他提货发货提成其它3.11 预收账款明细表：3.11.1 区域的预收款以其下属部门为子目录组合汇总，各区域预收款只需划分区域每个部门零售、家装两个销售渠道的预收款，无需再列出客户明细。3.11.2 超市渠道应79、收款只需列出总额而无需明细，其余客户预收款以其客户明细为其子目录组合汇总。3.11.3 预收账款明细表的表头字段名统一为：明细项目名称 上月结余 本月预收数 本月冲销数 本月结余 备注3.12 预提费用明细表：3.12.1 预提费用按费用类别为子目录组合汇总。3.12.2 预提费用的费用类别规范如下：“业绩提成（按部门分附目录）、销售佣金（附目录为设计师返利、超市返利、XX家装公司年返）、部门经费（按部门分附目录）、场地租金水电（按部门分附目录）、物流费用预提（附目录为：长运费、短运费、加工费、装卸费）、其它预提费用（附目录为：员工未付报销、税金、库存风险准备金等杂项目）”，分公司财务部不得自80、行增加。3.12.3 销售佣金-设计师返利以区域为单位列支组合汇总；销售佣金-超市返利以超市名称为单位列支汇总（如百安居、好美家）。3.12.4 此表部分经费需建立超级链接到“部门经费使用明细表”。3.12.5 预提费用明细表的表头字段名统一为：明细项目名称 上月结余 本月预提数 本月冲销数 本月结余 备注3.13 其它应付款明细表：3.13.1 其它应付款明细表按各款项类别为子目录组合汇总。3.13.2 其它应付款明细表的款项类别规范如下：“押金或保证金（客户名称为附目录）、应付员工年度待遇（附目录为股东应付款、中层员工应付款、基层员工应付款）、员工应付款（附目录为员工工资、员工退保款、员工81、暂扣款等涉及员工环节款项）、其它往来应付款”，分公司财务部不得自行增加。3.13.3 其它应付款明细表的表头字段名统一为：客户名称 上月结余 本月预收数 本月还款数 本月结余 备注3.14 销售排行榜明细表；3.14.1 此表只需列出本事业部主营品牌的A、B、C三类产品每个规格销量倒数后三名具体型号的数量与金额；3.14.2 规格的排序是由大到小，规格的书写规范为先大数字后小数字。如：600*300，不能写成300*600。3.14.3 销售排行榜明细表的表头字段名统一为：类别排名规格型号本月销售数量本月销售金额3.15 品牌销售分析表：3.15.1 品牌销售分析表划分为A、B、C、PT四份单82、独编制。3.15.2 规格的排序是由大到小，规格的书写规范为先大数字后小数字。如：600*300，不能写成300*600。3.15.3 品牌A类与C类则以工厂产品的系列名归类组合汇总，并按产品类别由新到旧（或按工厂产品的出产由新到旧）进行排序，每个系列则按规格由小到大排序，每个规格则按型号数字部分由小到大排序。3.15.4 品牌B类的销售分析表以墙砖、地砖的规格为分类组合汇总，按墙砖的规格由大到小进行排序，并将与每个规格墙砖配套的腰线、花片、纳入此规格的墙砖类别，地砖单独分类组合汇总。每个规格的墙砖、腰线、花片则按其型号数字部分由小到大排序。3.15.5 品牌PT类的品牌销售分析表以其各品牌名83、称为子目录组合汇总，只需列出品牌名称、库存金额。此表亦可合并在“品牌库存明细表”建立组合，无需单独编制。3.15.6 品牌ZX类的品牌销售分析表则只需列明品牌名称、型号、数量等具体信息，此表的表头字段名统一为：（转仓价则为处理的价格）品牌型号色号数量原成本价转仓价备注3.15.7 品牌A类与C类的品牌销售分析表的表头字段名统一为：部门销售 本月销售额 本月进货额 现有库存额 系列 规格 型号 3.15.8 品牌B类的品牌销售分析表的表头字段名统一为：部门销售 本月销售额 本月进货额 现有库存额 规格 类别 型号 注：类别则为：墙砖、腰线、花片、地砖四类。3.16 家装公司品牌业绩表：3.16.84、1 家装公司品牌业绩表需分“本月、本年累计”两份编制。3.16.2 家装公司品牌业绩表以区域为单位编制，以区域家装公司名称为其子目录组合汇总。华东地区在区域内家装公司业绩需分“公单、私单”两类业绩组合汇总。3.16.3 家装公司品牌业绩表的表头字段名统一为：部门家装公司品牌A品牌B品牌CPT产品合计3.17 销售折让明细表：3.17.1 销售折让明细表以区域为单位，区域下属各部门为子目录组合汇总，部门下属客户明细作为部门的附目录组合汇总。非区域性销售渠道则以客户名称作为子目录组合汇总。3.17.2 华东地区在区域内家装公司需分“公单、私单”两类折让组合汇总。3.17.3 销售折让明细表的表头字85、段名统一为：片区部门折让类别伙伴公司名称 姓名成交金额折让率折让金额 备注3.18 部门经费使用明细表：3.18.1 此表按各销售部门的部门经费负责人为统计单位统计。3.18.2 此表要求在备注栏说明各部门的部门经费预提比例或定额管理的上限。3.18.3 部门经费使用明细表的表头字段名统一为：部门主管姓名上年度盈余可用额度实际使用额度本年度盈余备注本月 本年累计 本月 本年累计 3.19 工资表、员工薪酬统计表：3.19.1 工资表以各部门为单位，以部门所属员工姓名为子目录进行为类组合汇总。每个片区进行数据汇总而不组合，所有职能后勤部门一个汇总。3.19.2 工资表中当月入职员工的姓名用浅绿色86、填充其姓名单元格。3.19.3 工资表中当月离职员工的姓名用浅黄色填充其姓名单元格。3.19.4 工资表中当月调薪员工的姓名用粉红色填充其姓名单元格。3.19.5 员工薪酬统计表的数据只需统计到报表期上一个月的数据。3.19.6 员工薪酬统计表以各部门为单位，以部门所属员工姓名为子目录进行为类组合汇总。每个片区进行数据汇总而不组合，所有职能后勤部门一个汇总。3.18.7.1 考勤工资是指员工按其岗位工资与出勤记录计算的工资额。3.18.7.2 津贴是指公司发放给指定岗位或人员的临时性补贴或特殊岗位补贴。如兼职开单收银补贴。3.18.7.3 业绩提成是指公司发放给销售人员按业绩计提的提成或按部门87、效益计算的年度效益分配（含分公司股东的分红）。3.18.7.4 奖金是指公司因个别员工日常工作表现优秀，临时奖励给员工的奖金。如部门优秀员工奖、月度新产品销售冠军奖。（按销售量计提或销售业计提的奖励均计入业绩提成）3.18.7.5 社保是指公司为员工所支付的社会保险费用。3.18.7.6 培训费是指公司组织员工培训所支付的培训费用。3.19.7 员工薪酬统计表的员工姓名不能重复，如遇员工人事调整，将其姓名归属现任职部门进行统计。3.19.8 员工薪酬统计表如一个地区存在多个分公司者，公司后勤部门员工的薪酬统计放在公司指定的其中一个事业部。3.19.9 员工工资表的格式严格按公司人力资源部提供的88、格式编制。3.19.10 员工薪酬统计表的表头字段名统一为：渠道/部门部门姓名职位考勤工资津贴提成奖金合计在职月数社保培训费3.20 员工年度业绩统计表：3.20.1 此表需编制“本月、本年累计”两份明细表。3.20.2 员工年度业绩统计表以各部门为单位，以部门所所员工姓名为子目录进行为类组合汇总。每个片区进行数据汇总而不组合，每个部门的小计要写明部门长姓名。如零售(xxx)小计，括号内为部门长姓名。3.20.33.20.4 直营店导购员的业绩分别填写在零售、家装两个单元格。3.20.5 家装业务人员、工程、分销、超市等非导购人员的业绩均填写在零售单元格。3.20.6 此表的数据包括本年度在职89、或离职员工的数据。部门中不属于任何人的业绩直接计入本部门的姓名为“其它”的业绩，属于部门长的业绩直接以部门长名字归属单独统计。3.20.7 考虑因人事调整，允许此表同一名员工在两个部门或以上有数据。如果同一单业绩两名人员重复共享或分折，则在其它栏用正数与负数体现。但整个报表的“零售（业务）”这一列的业绩合计必须等于损益表的销售收入。3.20.8 员工年度业绩统计表的表头字段名统一为：渠道部门姓名职位 业绩 在职月数月均业绩备注 零售(业务) 家装 其他店 合计 3.21 合同档案明细表：3.21.1 此表为非数据性备案管理报表。3.21.2 此表按合同类型为分类，列明各类合同中所属部门、合同期90、限、合同主要内容、备注、补充的相关事宜。3.21.3 合同类别主要分为：供应商购销合同与补充协议、客户购销合同、租赁合同、其它商务合同等。3.21.4 此表主要汇总分公司与外界所签定的除员工合同以外的供应商购销合同、客户购销合同、租赁合同、其它商务合同等各种合同。3.21.5 合同档案细表的表头字段名统一为：合同类别客户名称合同期限合同主要内容备注补充3.22 销售结构分析表：3.22.1 此表按部门为单位编制，片区进行数据汇总但不组合。3.22.2 此表定义的新产品、常规品根据分公司的销售策略制定。除新产品外的其它销售业绩汇合到常规品统计。3.22.3 销售结构明细表的表头字段名统一为：部门91、新产品销售金额新产品占部门业绩比例常规品销售金额常规品占部门业绩比例第十一章 财务部员工工作管理制度1.0 目的规范财务部日常工作纪律，加强财务部后勤服务功能，完善分公司财务管理工作特制定本制度。2.0 适用范围本制度适用于XXXXXXX有限公司下属各分公司。3.0 财务部工作纪律3.1. 财务部员工必须按所在地区考勤机制出勤，如有特殊情况者必须经地区经理（或事业部经理）同意后报备财务总监方可执行，否则视为缺勤。3.2. 财务部员工按公司规定“做六休一”，如因特殊原因休假（或请假）一天以上者均需书面报财务总监同意，否则视为缺勤。3.3. 财务部出纳每周一、周五原则上不得休息，特殊情况必须财务总92、监同意。3.4. 无故缺勤经财务总监抽查核实者，每次罚款100元。月度累计缺勤3次或以上者公司财务部保留调薪、调岗或辞退的权利。4.0 财务部日常工作管理规范4.1 分公司全体财务人员执行“每周日”提交周工作报表机制（简称“周报”）。分公司财务主管需对部门员工的周报审阅并回复，同时将部门全体人员的周报在下周一上午九点前发至财务总监电子邮箱。4.2 财务部员工无故不按时提交周工作报表者每次罚款200元，累计5次未按时提交者公司财务部保留调薪、调岗或辞退的权利。4.3 各地区财务部的款项收支日报表、销售日报表必须在每日上午10点30分前发送到总公司出纳邮箱，无故不按时提交者处罚地区财务主管100元93、/次。4.4 分公司月度财务报表必须在次月5号24点前发送到财务总监电子邮箱，无故不按时提交者处罚地区财务主管500元/次。4.5 分公司的各类商务合同（供应商合同、客户购销合同、中层干部合作协议、租赁合同等）财务部必须有存档、查阅。4.6 财务部每月10号后不再接收行政部任何关于上月考勤记录的资料。并严格按行政部提供的考勤记录及人力资源部规范的工资表格式核算工资。4.7 分公司出纳每日营业结整后于20点前汇报地区资金情况予总公司出纳。4.8 分公司财务部至少每2个月开一次部门工作沟通会议（含店面开单收银员），并提交会议纪要予财务总监。4.9 分公司财务部至少每个季度与物流部联合召开工作沟通会94、议，并提交会议纪要予财务总监。4.10 分公司财务部的财务管理工作手册必须让每位员工在入职前读阅并签名确认，事后可再做解读工作（建议将财务管理工作手册置放在人事行政专员处，由其协调财务文件传阅工作。）各地区财务部根据地区经营管理需要自行制定的相关规章制度必须经总公司财务总监同意后方可发放。4.11 各分公司百安居台帐每月在开发票、回款后均需更新数据并发送予财务总监。4.12 财务部必须每月抽查盘点或全面盘点公司库存商品，解决好盘点差异并编制盘点报告。4.13 财务部协同行政部必须每半年对各部门的固定资产进行一次全面的盘点工作。4.14 分公司财务部必须每周一将本月累计的销售毛利率、新品与常规品95、的比重发短信予各部门经理及事业部理。由成本会计发给其所负责事业部的各销售经理，由财务主管将各部门的数据发给事业部经理。4.15 财务部必须每个季度完成所有财务辅导巡店工作。重点区域或新区域由财务主管亲自开展，其它区域可由成本会计协助完成。财务辅导巡店的工作重点：n 检查片区或部门对公司各项财务管理规章制度细节执行情况或建议。 n 对片区或部门的开单收银工作细节进行现场的辅导工作。包括数字与字母手写规范（特别是大写数字的写法）、基本票据知识（支票与发票）、单据写错的涂改规范、各类单据使用日常使用规范（如何填写、作废标准等）具体细节逐一落实。 n 店面各类证照是否有效检查工作。店面各类数据资料的整96、理工作，以规避不必要税务风险。n 结合片区上一期的财务数据进行按财务分析简报的结构与片区经理或部门经理沟通，如何有效做好开源节流工作。片区或部门经营中存在的问题或需要加强的财务事项。n 检查片区或部门各类固定资产的完整性、店面样品的完整性。4.16 财务部必须每月8号前将上月事业部整体营运情况的财务分析简报提交予事业部经理。为进一步加强财务主管与事业部经理的财务工作沟通，要求财务主管每月至少两次与事业部经理进行当面就近期财务报表的数据分析、需协调处理财务事宜的落实予以沟通落实。财务主管需事先准备好沟通内容与事项。从而带动事业部经理看报表并利用数据进行分析指导销售的习惯。5.0 公司资金管理制度97、5.1 各分公司资金由总公司财务总监统一调度安排。5.2 各分公司除员工报销、销售佣金、员工工资外的其它款项单次支付金额在5万元或以上者需由地方财务主管与财务总监协调。5.3 公司支付各类款项原则上使用银行转帐或支票支付，减少库存现金及规避风险。5.4 分公司财务主管必须每月至少盘点一次出纳员的资金，编制资金余额调节表。确保做到帐帐、帐实、帐表一致。每次盘点需保存书面记录供公司备查。5.5 任何人不得使用“白条”或不符合财务制度的凭证代替库存现金，一经核实限期补全并按差额30%但不低于2000元/次处罚。5.6 任何人不得以手机短信或QQ沟通形式通知款项调拔、支付，所有通过手机短信发送的银行帐98、号必须再次当面或电话确认后方可操作。否则由当事人承担一切经济责任。5.7 公司各类扣工商税费的现金存折的余额不得高于1万元。所有公司公款的存折、银行卡等银行存款凭证除需办理银行业务外一律存放在公司保险柜。5.8 出纳人员到银行存现必须有1名财务人员陪同。5.9 分公司的现金公款严格执行收支两条线。各分公司每日所收取的现金一律存入总公司出纳指定银行帐户（单位精确到万元，如有109800元，则只需存10万）。分公司出纳的现金余额不得高于5万/日。5.10 分公司出纳员如现金余额不足支付费用再由总公司出纳统一反调拔回去。5.11 分公司现金公款，分公司财务部必须开二个银行存折（或银行卡）。其一帐户以99、财务主管名字开户并自行设置密码，密码不得告知任何人（包括出纳）。公司所有现金收入均存入此银行存折（或银行卡）。另一帐户以出纳员名字开户并由其负责日常零星费用的支付工作，不够款项支付费用则由财务主管名下现金公款帐户拔入。出纳名下的现金公款帐户的余额不得超5万元。5.12 公司银行支票与印鉴必须分开保管。银行印鉴私章与支票由出纳员保管，银行印鉴公章由分公司财务主管保管。5.13 公司任何员工从财务部领取欠款单、押金单、或合同、其它财务单据必须做好书面的登记工作，记录好单据号码、金额、外借原因或用途、归还时间等信息。如果领取欠款单或押金单必须在当天营业结束前将所领欠款单或押金单金额相符的资金或原件交100、回财务部。6.0 财务部员工人事异动规范6.1 财务部任何一名员工的人事异动（含入职、调薪、调岗、离职、辞退等）均严格按公司人力资源相关管理规定办理手续。具体手续办理由财务部转介地区人事行政专员办理。6.2 财务部任何一名员工的人事异动均需经公司财务总监签字审批方能生效。第十二章 XXXXXX帐务操作指引1.0 目的规范、统一分公司帐务的日常操作，提供特殊事项的解决参考方案，明确XXXX台帐的编制办法。2.0 适用范围本制度适用于XXXXX有限公司下属各分公司。3.0 XXX帐务操作具体流程3.1 单据类型与整理规范3.1.1 超市订货、送货流程3.1.1.1 一般订单：通过SCM平台下载最新101、订单，由物流部核对无误后备好货源，携带订单与送货单按时将货至XXX，然后向XXX收货部索取有签名并加盖百安居收货章的“收货明细单”；物流核对后如因货源或加工等因素而无法依时送货至XXX，则务必在72小时内与发单人员沟通，直接把货送至客户处并向客户索取签名确认的“销售单”（红联）。公司超市部必须配合公司财务部做好凭所索取的“销售单”（红联）到百安居收货部换取“收货明细单”的工作。3.1.1.2 特单：在下订单时直接备注把货送至客户处或客户自提等情况均视为特单。百安居新系统SCM平台对特单作了新的规定-对于接收特殊订单送货至顾客后，需在平台内输入送货结果方可结款。3.1.1.3 特殊情况：如因商品102、SKU锁定或系统导致无法正常收货，由百安居收货人员手工收货，然后向收货人索取盖有百安居收货章的“手工收货蓝单”,SKU解锁或系统恢复正常后应凭“手工收货蓝单”换取收货明细单，百安居根据换单日期的当月结款。3.1.1.4 到货信息管理: SCM平台提供新的管理报表-每月订单充足率违约金报表，及时掌握各供应商订单处理及每月订单充足率状况。报表列示具体明细如下：1.列入计算基础订单为订单关闭日期(最晚交货日)在应到货月份中的订单2.订单充足率=收货金额/订单金额3.充足率=80%但=85%但=90%但95%,违约金为整个订单金额的1%但因XXXX单方面原因造成供应商订单充足率或产品种类充足率不足95103、%的，XXX不得收取该违约金。XXXX有权每月核算上述违约金并扣除一次。计算日期,需在隔月第二天3.1.2 退货流程:(通过SCM平台接收退货通知单后回复处理方式)3.1.2.1 我司自行领回：查看退货领取清单-经XXX退货部退回-司机现场依据XXX所提供的“退货明细”核对产品的型号与数量，并检查产品的质量（按公司退货标准执行），如有特殊情况应当场与XXX人员交涉，如无法解决则与公司相关人员沟通并商定处理办法。3.1.2.2 XXX自行处理：此种情况无需办理退货。（如退货通知单回复方式成功输入，并盖公章后应在35天内办理实际退货，超过35天XXXX将每天收取退货金额之2%的仓储保管费）3.1.104、3 XXXX主要单据类别3.1.3.1 收货明细单（正常单据）3.1.3.2 厂送单（客户红单）3.1.3.3 手工收货蓝单（非正常单据）3.1.3.4 退货明细单3.1.3.5 采购订单3.2 公司单据类型与整理规范3.2.1 公司物流部打单员初步核对出仓单与XXXX收货明细单的数量是否吻合，如果不吻合的情况下应与促销员沟通,让促销员与收货部人员商议更改；确保出现可避免的误差，并于每10天把相关单据整理完毕递交予公司财务部。3.2.2 公司财务部必须严格按XXX月度结帐的要求每10天全面整理一次XXX的单据，及时发现问题并有效的予以解决，确保月度结帐工作的顺畅。如XXX送货单（客户红单）、手105、工收货单换取收货明细单3.2.3 公司在XXXX各店面促销员必须及时配合财务部处理各项问题单据。3.3 帐务处理与问题跟踪XXX在每月5号前会在其SCM系统中提供“对帐汇总报表”作为结算依据，我司凭核对无误后开具增值税专用发票予对方办理结款手续。（注：由于SCM平台“对帐作业”的“对帐汇总报表”5号或6号随时会变动数据，因此在8号左右再次下载“对帐汇总报表”核对发票申请金额,并进行发票申请）3.3.1 对帐明细报表的核对3.3.1.1 空进空退：即XXXX的对帐明细报表预结订单款，而我司实际未送货。其处理规范体现在以下几方面：a) 直接在本月度对帐单的“本期RTV”栏目中显示相对等的型号、数量106、金额等参数与对帐汇总报表对冲核销，此种情况按正常流程结算。b) 直接空进，在当月未空退，此种情况XXX会要求我司出具盖章的证明单做为凭据进行空退。c) 由于我司送货型号与XXXX的订单型号有时出现代替情况，因此在发生退货时会出现型号不统一而导致系统库存与实物存在差异，百安居在每个季度盘点实物的同时进行调整，并提供一份库存调整表予我司确认。（注意：同一份库存调整表里不同型号之间的对等数量的调整予以确认，不同型号不同数量的调整需以价格进行对比核算，如亏损过大不宜办理确认工作，财务人员在核对帐过程中，如发现我司未确认库存调整表，而XXX强制调整帐务，财务人员与超市经理必须与XXX相关人员交涉核查）107、3.3.1.2 正常结算流程：a) 正常结算流程：对帐汇总报表体现结算订单，同时我司当月或次月按要求完成送货。b) 对帐明细报表已实行返利负项订单，即返利在其所提供的对帐明细报表中以负数直接冲减我司当月的结算金额。3.3.2 销售对帐单报表的核对3.3.2.1 核对对帐单中“本期进货数”，将其与我司出仓单、XXX无金额的收货明细单三者在型号、数量等参数予以核对；如发现异常情况及时与超市部经理沟通解决。3.3.2.2 核对对帐单RTV：“退货明细单”与我司“REC”、“本期RTV”与我司“REC”（公司收到XXX退货数量）型号、数量、金额进行核对；如发现异常情况及时与超市部经理沟通解决。（RTV108、的数量明细可以通过退货管理中的退货发货单明细报表查阅到退货订单号/退货日期/商品型号/数量）注：对帐单“本期RTV”所反映数量XXX有可能分批退回，我司可根据SCM平台提供的退货管理报表明细跟进RTV未退回数量3.3.2.3 核对对帐单“本期销售数”，正数则为XXX当月销售库存（或堆头）部分,没有任何单据的提供；负数则为客户退货到百安居，我司要做好跟进未退回的库存数量。3.3.3 特殊情况处理：主要针对价格的调整而存在的问题-在某一期间促销，将产品价格由原价调为促销价；在促销价时百安居进货，而在恢复原价时XXX退货至公司而出现低进高退的情况，其处理方法如下：如为同一供应商编码，可直接填写低进高109、退调价表，由厂家盖章后寄到上海采购部签字调整；如为不同供应商编码，则应空进高退的订单，再进行价格调整，空退低进的订单。3.3.4 编制公司XXX台帐、帐务核对表、货款回笼跟踪、返利核算与信息反馈3.3.4.1 公司XXX台帐的编制：需以公司百安居台帐的报表格式编制百安居台帐；其主要组成部分分为：帐单销售金额、形式发票扣款、发票金额、收款金额及回笼扣款。a) 帐单销售金额对帐汇总报表+形式发票扣款b) 形式发票扣款经销对帐明细报表的返利金额c) 发票金额帐单销售金额-形式发票扣款d) 回笼扣款：在XXX的货款回笼中会扣除部分费用或款项，各分公司财务部在收到款项回笼后要做好帐务核对工作，并且登记在110、相对应的扣款项目中。如涉及问题扣款则需要与供应商、公司超市部、XXXX上海总部进行调查处理。具体项目扣款标准如下:年度返利:代销年度返利=采购金额(不含形式发票返利负项金额)*17% 经销年度返利=采购金额*3.5%促销支持:代销促销支持=采购金额*3%特别采购返利：代销特别采购返利采购金额*2% 经销特别采购返利采购金额*1.5%平台交易处理费率:代销及经销平台使用费=计费期内净含税采购金额*0.45%*60%安全密码锁费=人民币300元/只(有效期2年)促销员管理费:各地区及店面的扣款标准不同样版间/T字店及其促销支持固定费率服务费扣款：按签定协议扣款物流订单满足率扣款：具体扣款明细以上表111、格已列示（注：扣款一般是按照签定的协议进行扣款，财务人员应与超市部经理沟通，签定的相关协议复印给财务备案；合同的签定时间一般在6月份前进行，统计员须在7月份前跟踪取到合同复印件）3.3.4.2 帐务核对表：财务部必须每月核对会计科目“应收帐款-XXXX”的余额与XXXX台帐应收款未收余额之间的差异。具体核对方法如下：公司帐面应收帐款=XXX库存金额+未退回我司库存金额（此金额为RTV已体现退，但我司在跨月收到的库存金额）+已开发票未结款金额（含对帐汇总报表）+已送货未开发票金额前期XXX已结款未送货部分，并如实编制台帐中XXXXXX核对表。注：由于XXX进行季度盘点时，砖的盘亏以及盘盈等情况均112、归为代理商的亏损与盈利，因此XXX自行更改系统库存，导致XXX库存金额有所变动。故上述“百安居库存金额”应以电脑系统的数据为依据。3.3.4.3 付款计划：通过SCM系统的“对帐作业-付款凭证查询”或XXX热线电话XXX予以询问。a) 代销是在收到准确发票后的第15个工作日所在周的周一或周三作出付款计划，隔周的周四或周五付出货款。b) 经销是在收到准确发票后的第30个工作日所在周的周一或周三作出付款计划，隔周的周四或周五付出货款。3.3.4.4 与厂家货款的跟进：在XXXX做出付款计划的十三个工作日左右应与厂家超市部有关负责人核对与确认款项是否已到，并与有关人员协商催督开具收据，以便及时回笼，113、确保资金周转灵活。（注：查到XXX做出预付款的同时信息反馈于财务总监，方便财务总监安排资金运作）3.3.4.5 分公司财务部统计员在编制XXX台帐的返利与各类费用扣款需批注项目明细与金额。特别的返利扣款必须注明如下事项：a) 本月已扣返利XX；b) 本月应扣返利（销售额）*（返利点数）=XXc) 本月多扣（或少扣）返利XXd) 本年度累计多扣（或少扣）返利XX3.3.4.6 分公司财务部统计员需每月核算XXXX截止至当月应扣返利与公司已预提返利的差额，待与财务总监明确后再统一调速。具体核算方式如下：应扣返利金额帐单销售金额*合同所签定的扣款率应调整返利金额应扣返利金额-形式发票扣款（注意此金额为公司已出费用的返利金额）-公司已预提返利余额（应扣除已预提未支付的外单返利金额）注：应调整返利金额，如为正数则说明少预提；如为负数则说明多预提3.3.4.7 分公司财务部统计员需在每月10日前更新XXX台帐并发至财务总监邮箱，且对已开具的发票回笼时间进行推算，加以说明。同时每次回款后及时更新XXX台帐并发至财务总监邮箱。