1、商贸公司行政工作管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 公司人事及考勤管理制度第二章 公司办公室管理制度第三章 印章管理规定第四章 办公用品购置领用规定第五章 公司保密管理制度第六章 安全保卫制度第七章 公司车辆管理制度第八章 卫生管理制度第九章 仓库管理制度第十章 财务管理制度为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 第一章 公司人事及考勤管理制度一、为加强人事及考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。二、2、新进员工试用期满后需办理正式入职手续： 1.填写入职登记表 2.个人身份证复印件一份 离职手续：员工离职需提前一个月上交入职报告，由部门负责人签字批准，交财务审核后，存档。三、 公司办公室人员上下班必须严格按照作息时间执行。 1.早：7:30；晚：17:30，上班时间不得迟到、早退和不请假离开工作岗位，不得出现旷工现象及擅自离岗，超过30分钟作旷工半天处理(无法及时通知等特殊原因除外)；且旷工罚款50元/天。 2.外出办理业务前，须经本部门负责人同意。 3.每月28天为满勤，有两天休假（不扣工资），没超过一天按天数*10元罚款；婚、丧及特殊情况需由总经理特批。 4.每月最后一天张贴考勤明细，有3、疑问的报请部门负责人审核后，报请总经理核准、批准。每月15号发放工资，如遇节假日顺延。四、因工作需要加班的，由各部门负责人自行安排，若遇节日值班，由公司统一安排。五、严格请、销假制度。员工因私事请假需提前一天，且1天以内的（含1天），填写请假条后由部门负责人批准；1天以上的，由副总经理批准。副总经理和部门负责人请假，一律由总经理批准。请假员工事毕向批准人销假。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。六、上班时间特殊私事需要中途离岗, 必须向所属单位负责人请假；待领导批准方可离开单位；七、公司员工因病、因事或其他特殊原因不能按时上下班的应请假，未经批准而不按时上下班的作旷工处理； 八、上下班途中及休4、假期间遵守交通规则、注意安全、杜绝酒后驾车；且由此造成的一切事故，均有本人负责！九、员工在单位内外发生打架斗殴事件，不论原因，经济和法律责任自负。第二章 公司办公室管理制度一、员工上班要自觉树立企业形象, 时常保持办公环境整洁, 办公台面文件摆放整齐。不准躺或坐在办公台上；二、下班后10分钟打扫办公区域内卫生，保持办公场所整洁、干净的工作环境；三、同事间要相互协作，相互支持，保持良好的工作态度和风貌； 外出办公事时要向领导或同事打招呼，说明去向；四、员工必须服从上级管理人员领导，不得工作怠慢；工作期间遇到客户访问时，必须主动、亲切的接待或提供咨询；五、有来访电话时必须做好记录，包括：来电单位、5、内容摘要、来电时间、纪录人等重要信息；六、不准使用公司办公电话打私人电话，也不可以用自己与亲友长时间电话聊天；七、工作期间内不得窜岗、闲聊、不得利用电脑上网玩游戏、看电影、吃食物、听音乐等与工作无关的事情；八、不得利用网络做自己个人的其它生意（如网店、网购等）；不得向朋友透露公司商业机密；九、下班时必须关好门窗及设备电源，防止安全事故发生；各办公室、会议室没有人工作时，应自觉做到人离熄灯，并关上空调（或风扇）等电源开关；关闭电脑电源、打印机、复印机等办公设施在一小时内不使用时要关闭电源；十、爱护公物，节约物品；使用完卫生间后，要关闭水笼头等水源设施，杜绝浪费；第三章 印章管理规定第一条 印章是6、公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本办法。第二条 公司各类印章由各岗位专人领取并保管，不得转借他人。第三条 公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。第四条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第五条 公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需盖章的文件一并逐级上报，经公司主管经理审批。经批准后方可交印章保管人盖章。第七条 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署7、情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第八条 在审核过程中被否决的，该文件予以退回。第九条 涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经公司法律顾问和总经理审核签字。第十条 业务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用“发票专用章”无须经上述程序，使用前由财务人员、业务主管批准即可使用。第十一条 用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后归档。第十二条 业务人员因工作需要携带空白合同的，合同专用章保管人可预先在公司统一印刷的空白合同上盖章后交商务人员使用，但必须办理合同领用手续，并要求在合同签署后立即将合同返回，存档备查。第十三条 印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使8、用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。第十四条 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司领导报告。第十五条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第十六条 印章保管人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。第十七条 违反本办法的规定，给公司造成损失的，对违纪者予以经济处罚，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第四章 办公用品购置领用规定一、公司各部门所需的办公用品，在每月20日前由各部门对本部门整理汇总后填写*月*部办公用品需求计划，经主管经理审批后交办公室负责人，报总经理9、审批后购置。二、各部门上报的所需购置办公用品，统一到办公室领用，并办理领用手续。三、需购置的大额办公器材的使用，由副总经理审核并报董事长批准后办理。 四、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报主管经理审批后，自行打印，如需数量较多由办公室联系印刷。 五、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。 六、个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。七、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低办公费用。第五章 公司保密管理制度为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。 一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作10、中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。 二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项： 1、公司经营发展决策中的秘密事项； 2、人事决策中的秘密事项； 3、销售政策； 4、销售协议； 5、重要的合同、客户和合作渠道； 6、公司非向公众公开的财务情况、银行账户账号； 7、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。 三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。 四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄11、露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。 五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。 六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。 七、办公室应定期检查各部门的保密情况。 第六章 安全保卫制度为维护正常的工作秩序，确保财产安全，特制订本制度。 一、安全保卫工作，要认真落实责任制。总经理是公司安全保卫的第一责任人，应把安全保卫工作切实提上议事日程，进行研究、部署，对本公司的安全保卫工作负全责。 二、成立以总经理任组长、副总经理任副组长、各部门负责12、人为成员的安全保卫工作领导小组，定期检查安全保卫工作，发现问题，及时采取措施解决。 三、根据实际需要，办公室主任兼职安全保卫干事，负责安全保卫工作，切实负起安全保卫责任。 四、落实防火措施，设置的消防栓，不得用作他用，专人应定期检查消防栓是否完好无损；配备的各种灭火器，要按规定期限更换灭火药物；防火通道必须保持畅通，严禁堆放任何物品堵塞防火通道。 五、抓好安全用电： 1、电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换； 2、严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉； 3、仓库内严禁吸烟和使用明火。由此造成火灾的（仓库、寝室、办公室），经济损失、法律责任全部由当事人负责。 六、落实防盗措施13、： 1、财务室下班时要注意检查关好锁好门窗； 2、重要部门的办公房间无人时要关好门窗和电灯； 3、公司财物不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好； 4、车辆停放时应采取必要的防盗措施。 七、安全保卫人员要有高度的责任感，经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现问题，及时消除隐患。因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任； 八、全体员工都有遵守本制度及有关安全规范的义务。凡违章造成事故的，一律追究责任； 第七章 公司车辆管理制度一、公司车辆由办公室统一管理，根据业务需要统筹安排。 二、车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。三、外单位借车，14、需经总经理批准后方可安排。 四、车辆驾驶实行专人专车，专车专管。五、车辆在下班后或节假日必须停放公司指定的仓库，并采取必要的防盗措施。 六、车辆用油及维修、管理和维护，需报请部门负责人批准。销售人员所用车辆，由于长时间不检修保养或损坏不及时修理等原因致使车辆无法运行影响正常工作的，按所误销售事件计算，经济损失有当事人负责。 十、车辆在外加油须经公司领导审批，否则不予报销。 十一、驾驶员不得私自出卖油料和将油料赠送他人，如有发现，按贪污论处。 十二、车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。十三、车辆外出所有违章记录及罚款以及由此造成的交通事故均由车辆驾驶员负责。 第八章 卫生管理制度为创造一个舒适、15、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。 一、卫生管理的范围为公司各部门的办公室、会议室、厕所、走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。 二、卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；卫生间洗手盆台面、墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味。 三、卫生清理实行部门责任制，部门负16、责人为责任人。各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。公共卫生清理实行区域负责。四、责任区卫生清理每周集中进行一次，各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评比工作，积极主动地搞好卫生清理。第九章 仓库管理制度仓库物资仓储管理制度一总则1目的：为规范仓管员行为，加强会所仓库管理，降低仓储成本，提高会所经济效益，特制定本制度。2.本制度中的物资主要是指会所在日常经营过程中消耗的餐饮原材料，具体包括：经营性餐饮原材料，主要是指厨房使用的食品及各种制作的基础性原料，包括仓储物的调味品、干品、烟、酒、冻品等；直拨原材料的蔬菜、水果、猪牛肉、家禽、野味、海鲜等如鱼、肉、蔬菜以及干货、调料等。二物资验收入库管17、理1.无论是采购员自提货还是供应商送货，货到会所后，必须首先与仓库收货人员联系，不允许采购员或供应厂商直接将物资交付所需部门。2.凡经批准的各类请购计划，请购单、订货单、合同复印件等由采购部有关人员根据不同时间交收货员作收货凭证，无任何收货凭证的物资，仓管员有权拒收。3.各项进货均由收货组按收货凭证进行验收，每次到货需有2人同时验收，根据收货凭证、发票核对货物的品名、规格、质量、数量、金额是否一致，物资验收合格后，仓管员即按物资品名、数量、单价（采购管理小组核定单价）输入电脑，打印成入库进仓单并签字。4.进仓物资如有合同或小样，应根据合同标准和库存小样进行验收。5.签收单据。（1）开好的验收单18、，由仓管员送交部门负责人签字。入库的货物，由仓管员签收，仓管领班或部门负责人签复核且供应商送货员签确认。（2）签收后的收货单一式三联，一联交仓管员，一联交供应商，一联财务部存。7.所有的进货如发现与品名、规格、质量、数量不符时，仓管员有权拒收，并及时向部门负责人报告。三物资出库管理1.仓管员应掌握库存物资的储存期限，按先进先出的原则组织发货、防止呆滞变质。2.物资出库须凭出库单。出库单须经部门经理及经办人签署，手续齐全，仓管员才能发货。（1）仓管员发货时，应严格按照出库单填写的品名、规格、数量发货，货物出门前，部门负责人复核后签字。（2）出库单单一式四联。一联客户签字确认后带回收款处，一联收款19、处留存，一联仓库留存，一联由财务部进行账务处理。3.保证仓库物资的安全，仓库发货前必须在仓库办公地方进行（门口）核准验货。4.仓库物资在发货地点由领货人点验后离开后发生的短缺，由领货人自负，仓库不负补偿责任。5.要求退货的，应填退货单，并说明原因，经部门经理、仓管领班及财务经理会签后，准予退货入库。6.仓库对任何部门均应按正式手续方可发货，严禁先出货后补办手续的做法，严禁用白条作为出库凭证抵作库存，如发现白条抵库一律由仓管员负责，特殊情况须经部门经理及财务经理会签批准。7.退库的物资应加强管理，减少不必要的损失。凡列明保质期的等应优先发出，确保物资核算工作的真实性。8.除按规定办理货物出仓手续20、外，任何人不得私拿仓库物资离开仓库，违者除按物资价值的十倍罚款外，按偷窃处罚。四仓库物资保管1.仓管员应熟悉垃圾各类物资的保管要求，做到“一定位、二有、三化、三相符合、五防”。（1）一定位：统一编号定位，即按统一编号分架、分层依次对号入座地摆放物资。（2）二有:有岗位责任、有库存定额。（3）三化：仓库环境整洁化、物资堆放系统化、物资收发制度化。（4）三相符：账卡、账物、账账相等。（5）五防：防火、防潮、防霉、防盗、防过期变质。2.仓库应每半月自行盘点一次，冷库定期冲洗，退货仓库应定期盘点。3.财务部每月对库存物资进行一次仓库全面盘点。4.盘点中发现的呆滞积压物资应及时上报，并积极组织处理。5.21、库存物资因盘盈、盘亏、毁损、变质或自然灾害等造成损失，应及时查明原因，分清责任，区分不同情况，按下列规定处理。（1）属于定额内的正常损耗，列入本期管理费用。（2）属于责任事故造成的损失，应视责任大小，由过失人赔偿损失的部分或全部。需要核销的部分，按规定的审批权限报经批准后，在管理费用中列支。（3）属自然灾害等原因造成的非常损失，按规定的审批权限报经批准后，以其净损失列作营业外支出。6.仓库要做到“三无”（无鼠、无蚊、无蟑螂），地面要干净、无积水、无垃圾，货架上的物资要摆放整齐，无浮土、无灰尘。7.各项材料、物资均应制订最低库存量和最高库存量的定额，由仓管员根据库存情况及时作补仓请购计划，经使用22、部门核实后报批，采购部根据请购数量进行订货，以控制库存数量。8仓管员因未能及时提出请购而造成供应短缺，责任则由仓管员及部门负责人承担。如仓库按最低存量提出请购，而采购部不能按时到货，责任则由相关采购员承担。第十章 财务管理制度第一条 为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。 第二条 公司财务部门的职能是： (一)认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。 (二)积极为经营管理服务，促进公司取得较好的经济效益。 (三)厉行节约，合理使用资金。 (四)合理分配公司收入，及时完成需要上交的税收及管理费用。 (五)对有关机构及财政、税务、银行部门了解，检查财务工作，23、主动提供有关资料，如实反映情况。 第三条 会计的主要工作职责是： (一)按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐。 (二)按照经济核算原则，定期检查，分析公司财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向董事长提出合理化建议，当好公司参谋。 (三)妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。 (四)完成公司交于的其他工作。 第四条 出纳的主要工作职责是： (一)认真执行现金管理制度。 (二)严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不认白条抵压现金。因特殊情况确需坐支的，应事先报经董事长批准。 (三)应24、当建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付。帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符。 (四)严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经董事长签字后，方可生效。(五)积极 配合银行做好对帐、报帐工作。 (六)配合会计做好各种帐务处理。 (七)完成公司交于的其他工作。第五条 支票管理：（一）由公司出纳或董事长指定专人保管。支票使用时须有支票领用单，经董事长批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查.（二）支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计核对(购置物品由保管员签字)、董事长审批。填写金额要无误，完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号25、，按规定登记银行帐号，原支票领用人在支票领用单及登记簿上注销。第六条 现金管理：（一） 公司财务人员支付(包括公私借用)每一笔款项，不论金额大小均须董事长签字。董事长外出应由财务人员设法通知，同意后可先付款后补签。（二） 财务人员从银行提取现金，应当填写现金领用单，并写明用途和金额，由董事长批准后提取。 （三） 财务人员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付(即坐支)。 （四） 日常零星开支所需库存现金限额为XXXXXX元。超额部分应存入银行。（五） 对于报销时短缺的金额，财务人员要及时催办。（六） 公司职员因工作需要借用现金，需填写借款单，经会计审26、核；交董事长批准签字后方可借用。超过还款日期的，在当月工资中扣还。第七条：报销制度及流程：（一）出差借款1.借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。 2.审批流程：主管部门经理审核签字会计复核总经理审批。 3.财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。4. 还借款：出差人员应在返回5个工作日内按实际办理报销还款手续。5. 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。（二）日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、业务招待费、培训费等。1.报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度),且发票背27、面有经办人签名。 2.填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。3.报销流程：报销人先填写费用报销单(附原始票据) 会计复核总经理审批出纳支付现金审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。第八条：会计的档案管理：（一） 凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档，由董事长指定专人保管。 （二） 会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经董事长批准。 第九条：会计交接工作管理：（一） 财务工作人员调动工作或者28、离职，必须与接管人员办清交接手续，确定准确无误后签订一式三份的移交清单，移交人，接交人，监交人各持一 份。 （二） 财务工作人员办理交接手续，由公司负责人进行监交。第十条 处罚办法 ：出现下列情况之一的，财务人员应予解聘。 (一)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的； (二)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的； (三)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的； (四)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的； (五)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的； (六)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的； (七)有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。