1、药业公司档案、印章及车辆行政管理制度汇编附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政管理制度总 则第一条 为规范公司行政事务管理，提高办事效率，制定本指引。第二条 本指引所指行政事务管理包括接待管理、档案管理、办公用品设备管理、办公环境管理、印章管理、车辆管理、会议制度、保密制度等。第三条 本指引作为公司行政管理的基本规范，第四条 相关部门员工必须严格遵守。 第一章 接待管理制度第一条 员工接待外来宾客应主动、热情、诚恳、礼貌、周到，能够即时解决的问题，不能拖延；不能即时解决的问题，应向访客说明原因，并征求其意见。在接2、待过程中，不能出现置之不理，态度冷漠、盛气凌人等现象。第二条 接打电话是我们与外界交往的重要途径。员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。接打电话的基本要求如下：1、在电话铃响三声之内接起电话；2、接听外部电话时，标准用语为“您好，xx”；接听公司内部电话，标准用语为“您好+部门+姓名”。3、通话言简意赅，时间不宜过长。4、态度温和有礼，使用“您、请、谢谢”等文明用语。5、打电话过程中不能吸烟、喝茶、吃零食。6、 认真清楚的记录：牢记5WIH技巧（指When何时Who何人Where何地What何事Wh3、y为什么HOW如何进行）。7、尽量在工作时间打电话给对方，应避免午休或下班时间后。8、邻座没人时，请代接电话。需要时写留言条，并及时转告。9、要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”。10、尽量减少私人电话，严禁拨打信息台电话。第三条 总经办文员应熟记本公司工作人员的姓名、职务及分机号码。当宾客来访时，应立刻用电话通知相关接待部门职员；如果需要进入公司，应由该部门职员陪同。对来找高层领导的客人，要问清是否有预约，及时通知领导或被找领导秘书。第四条 总经办文员上班须着职业装，化淡妆，提前做好接待工作。第五条 总经办文员应做好每天的工作日志，详细摘录近日内有4、哪些客人约定来访，客人姓名及来访时间、事由，找公司哪位主管、职员，并提前通知当事人以做安排。第六条 总经办文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。会议室开会时，应事先做好准备工作，并主动做好会议服务工作。会议结束后，应立即清理会议室。第七条 公司办公区为无烟区，总经办文员应礼貌提醒来访客人将烟灭掉，然后进入办公区。第八条 离职人员来访，一般不允许进入公司办公区。特殊情况，须经行政部批准，方可进入指定的地点。吸烟区的地点是有人时的经理室和无人时的会议室。第二章 档案管理实施细则为规范企业总部及公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。第一条 档案管理范围，5、由行政部或计财部设置专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。档案室保存档案原件，部门留存复印件。公司档案包括以下文件：1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；3、财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；4、政府、项目批文、合同；5、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含董事长或总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；6、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；7、公司及部门月度、年中、年度工作计划及费用预算、资金计划等；8、公司签定的各类6、合同（含商品房买卖、租赁合同等）；9、公司有效证件、印章；10、具有法律效力及保存价值的文件；11、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。12、本企业的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条 部门档案管理范围，由公司部门指定专(兼)职人员进行档案管理，于每季度末交档案清单至档案室备案留底。如工作完成后，原件移交档案室管理。部门级档案文件如下：1、部门报请公司经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、考核表简报；2、部门例会会议纪要； 3、部门与其相关业务单位函件管理；4、招投标文件管理； 5、人事7、劳资档案及信息管理；(人力资源部统一管理人事档案)6、仪器、设备维修保养资料； 7、客户、商户、特约商家资料及信息管理；8、公司的媒体宣传资料、销售报表；9、财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。10、固定资产增加项目或减少或报废处理凭据。（公司报废处理物品时须由本公司行政上报其公司经理签署意见后执行）第三条 企业档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由总经办部负责主体档案的管理，并对其他部门（公司）的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管主体档案工作。第四条 根据有关档案管理规定，部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向行政部移交保管。 第五条8、 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。第六条 档案管理部门及负责人1、公司档案管理部门为行政部；2、立档单位为部门（公司）；3、档案管理责任人：部门负责人与专(兼)职档案管理员。4、部门均应指定专(兼)职档案管理员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知行政部，并办好移交手续。第七条 部门专(兼)职档案管理员的职责1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归档，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续。3、承办人员需借用文件材9、料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件记录。第八条 部门以公司名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。第九条 部门要建立健全平时归档制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职档案管理员集中统一归档。第十条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。第四条 归档时限，部门专(兼)职人员就文件归档工作应做到每日进行。归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到10、及时处理，切忌拖拉积压。 第十一条 归档文件的整理1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。2、归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3、归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一11、年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。7、归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。8、案卷整理的幅面应以A4纸为准(210mm*297mm)，材料过窄或小于A4幅12、面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。9、归档文件应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。10、归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11、存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。12、文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。第十二条 归档文件的移交1、档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必13、须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。2、移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。3、公司的所有电子资料都应该整理刻盘，全体员工应于每个季度最后几天将该季度的所有电脑资料文档整理汇总后，刻录成光盘，并在光盘上注明时间、部门、责任人等便于查找的相关信息。所有光盘资料都必须妥善保管，每年年终，将所有电子文档光盘交由档案管理员存档保管14、。第十三条 档案的保管1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；2、公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。3、每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。第十四条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。第十五条 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用15、一定顺序依次排列，以便查阅。第十六条 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第十七条 档案编号原则1、公司内归档文件的档号结构为“类别号-年度-盒号件号”。2、每一归档文件首页前附上归档文件封面。(见附2)3、每一档案盒上应设“归档文件目录”，文件归档时依序编号、登录。4、档号的表示方式如下：ab-2009-00-001)“ab”表示文档归属名称，即类别号。如：人事类、证书类、管理制度类、合同类、收文类、发文类、工程类、计划类等等。2)“2009”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以4位阿拉伯数字16、标注公元纪年，如：2009。3)“0000”表示文件档号。即分级号兼盒号、件号。5、新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。6、档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。7、档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。第十八条 归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容、页数、备注. (见附件4)第十九条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写。第二十条 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制17、，以装满一盒为准。第二十一条 装盒完毕后，填写档案盒封面、档案盒盒脊(见附件1)。填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。第二十二条 不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。第二十三条 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第二十四条 档案的鉴定。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。第二十五条 档案的保管期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特者之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长18、。1、长期保存：1)公司章程； 2)股东名册；3)组织规程及办事细则； 4)董事会及股东会纪录；5)财务报表； 6)政府机关核准文件；7)不动产所有权及其他债权凭证； 8)工程设计图；9)其他经核定须永久保存的文书； 10)预算、决算书类；11)会计凭证； 12)事业计划资料；13)期满或解除之合约；2、二年保存：1)结案后无长期保存必要者。2)一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件第二十六条 公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。1、“绝密”文书含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件19、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。2、“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。3、“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4、“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。第二十七条 借阅档案资料必须办理续借手续。第二十八条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领20、导。 第二十九条 档案管理部门应主动向部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第三十条 档案主管应接受公司有关部门、人员咨询要求。第三十一条 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。第三十二条 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。第三十三条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经相关负责人批准，方能销毁。该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。第三十四条 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门。第三十五条 公司应采取严密管理措施，防止档案21、失密和泄密。 附件1：档案盒封面： 档 案 贵州xx房地产有限公司 归档部门名称 （文档名）文档的条款号： （起-止） 自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷内共 件，保管期限： 归档文件目录档案编号文件题名文号主要内容页数备注档案盒盒脊： 文档编号附件2：归档文件封面(例)单位：贵州xx房地产有限公司 类别号：合字年 度：2001保管期限：长期盒 号：02件 号：01文件编号：合字-02-2001-02-01文件归档日期：20091126页 数：8页归档单位：行政部密 级：密级备 注：两份原件附件3：-见档案调用登记表附件4：-归档文件目录档案编号文件题名 文号主要内容 页数备注附件5： 档22、案类别号简称明细档案类别包含内容类别号备注人事类人事劳资档案及信息人字证书类公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；公司有效证件、印章。证字管理制度类公司制度体系；固定资产增加项目或减少或报废处理凭据。管字合同类企业签定的各类合同（含商品买卖、租赁合同等）、协议等。合字人事合同除外收文类政府、项目批文；部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、通知、通报、情况说明、考核表简报等。收文字发文类内部发文：各项工作流程、公司决定等、通知、通报、情况说明等；外部发文：函、介绍信、证明等。发文字工程类工程进度计划控制23、文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；工字会议会议纪录、会议记要、决议、会议简报、领导人讲话、典型发言、纪字财务类财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表、税务资料、统计报表（公司财务部直接报总部计财部备案。）；财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料财字其它具有法律效力及保存价值的文件；招投标文件；仪器、设备维修保养资料；客户、特约商家资料及信息管理；公司的媒体宣传资料、销售报表；其字第三章 办公设备（用品）管理制度第一条为更有效地管理和使用公司的计算机、打印机、纸张等办公设备及用品，坚持厉行节约原则，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，提高办公设备的工作效率及24、工作寿命，特制定本制度。第二条本制度所指办公设备及用品主要包括公司电脑及其附属设备、网络设备、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、纸张等公司所有办公设备及用品。第三条办公设备（用品）的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜均由总经办负责。员工个人负责本人办公设备及用品的保管、保养工作。第四条公司所有办公设备（用品）必须由总经办办理登记入册手续，保证日常核查及时方便。第五条办公设备（用品）的申请及购买、各部门工作人员根据需要，提出办公用品采购个人申请，并填写办公设备（用品）需求申请单，报各部门负责人、总经办负责人及总经理助理批准，最后由总经理审批。、经公司领导审批后，申请人将25、办公设备（用品）需求申请单交回总经办，由总经办负责安排专人进行采购。第六条办公设备(用品)的领用办公设备（用品）购买回来后，总经办办公用品管理人在办公设备（用品）统计表上进行登记编号，各设备需求人在办公设备（用品）领用表上签字领取。新入职员工配笔记本一个、签字笔一支，铅笔一支。员工在离职或调动时应先在总经办办理归还各种物品手续，由总经办相关人员确认后，人力资源部方可办理。第七条办公设备（用品）的使用保养、所有办公设备（用品）使用前必须认真阅读使用说明书，严格按照操作规范进行。、各类设备的保养维护都必须严格按照规范使用，厉行节约，合理利用，注意保养。、总经办对办公设备（用品）的使用、运行、保养情26、况进行监督检查，并对设备的维修、更换情况进行登记备案。第八条办公设备（用品）的维修管理、设备发生故障无法使用时，设备使用人应将情况及时报总经办，由总经办与供应商及维修员及时联系统一报修。维修单及发票由总经办经手人报总经办主任、总经理助理、总经理逐级审核签字，最后经财务部门统一办理。、所有设备的维修都必须建立完善的维修登记，填写办公设备（用品）维修情况登记表，由总经办负责统一管理，主要内容包括维修设备名称、维修时间、故障原因、故障现象、维修内容、维修费用、维修人、使用人、使用部门等，以便针对各类产生故障的原因进行预防和克服，对各类问题加以防范。第九条办公设备及用品的使用监督总经办要及时不定期的对27、公司办公设备及用品的使用情况进行检查监督，对违规使用办公设备及用品者有权报总经理批准进行处罚，处罚金额以具体情况而定。第十条办公设备（用品）的赔偿在规定的使用年限内由于个人的原因造成办公设备（用品）损毁、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。第十二条办公设备（用品）的报废处理、员工认为办公设备（用品）以不能继续使用的，可填写申请报废物品清单交总经办，总经办仔细审核后，若认为该办公设备（用品）确实没有使用价值的，由总经办主任签字，报总经理助理及总经理审核后，方可作报废处理。、对于报废的办公设备（用品）应在报废物品处理单上登记，登记后报废品将不再进行留存，以免占用空间，将按规定进行丢弃、销毁等28、处理。第十二条电脑的使用管理、每台电脑由专人使用，负责日常操作及维护，其他人员不得随意使用；每台电脑的使用者可在电脑开机时设置密码以防他人随意乱用。、电脑的操作使用必须严格按照规定，严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项；不得使用未经病毒检测的盘、硬盘等储存器，以防止病毒入侵；严禁私自拷贝、泄露公司的有关机密文件资料；任何人未经总经办同意不得私自拆卸电脑设备，必须报总经办经专人进行维修处理。、电脑的保养上要严格保持电脑的清洁，严禁用手或锐物触摸屏幕；使用人应定期对电脑内的资料进行整理备份，删除不需要的文件，保证电脑的运行速度和存储大小，此外使用人在离开前必须退出系统及关闭电脑。第十三条电话的使用29、管理、电话由总经办进行统一的管理并进行监督，总经办应于每月日前将公司上月的电话通话清单报送总经理处进行审核。、公司员工打电话要尽量简明扼要，以免长时占线耗费资金，通话时要保持语速及语调，严禁通话声音过大影响其他同事正常工作，严禁用公司电话拨打私人电话。第十四条打印机、复印机、传真机的使用管理、公司全部打印机、复印机、传真机均放在公司大厅中，由总经办进行统一管理。员工使用时必须规范使用，使用完后，必须及时取出文件，防止文件泄密，严禁打印和复印私人资料文件。、为确保设备的运作安全，每天下班后，总经办应负责把所有设备全部关机，防止开机时间过长。第十五条投影仪的使用管理投影仪用于公司会议及培训工作，公30、司投影仪放于公司会议室中，需要使用的部门向总经办申请后可自行使用，使用中必须规范操作，使用过后应关机摆放整齐。第十六条纸张的使用管理为节约资源公司的所有纸张均由总经办统一管理，员工使用纸张必须在纸张使用登记本上签字领取，登记本上具体包括使用时间、事由、领用人、使用数量、印废张数等。对于印废及作废的纸张交由总经办统一回收，可反复利用的整理后发放给员工进行再利用，机密文件及重要资料进行销毁处理。公司的所有打印文件均通过发送总经办专门负责人，统一打印，并将纸张使用情况进行登记，请使用人签字核实。第十七条其他办公设备（用品）的管理公司所有办公设备（用品）都由总经办统一管理，设备具体使用人要做好办公设备31、（用品）的保养维护工作，保证设备安全，防止设备老化。所有人员领用物品都必须要在物品领用登记表上签字领用，并节约合理的使用。第四章 办公环境管理制度第一条 全体工作人员要努力养成良好的卫生习惯， 不乱扔杂物，不随地吐痰等。 第二条 工作人员不得在办公室大声喧哗谈笑， 保持办公区的安静严肃与和谐。第三条 坚持开窗通风换气，保持办公区空气清新。第四条 每周五下班以后，对个人的办公区进行清扫及整理。第五条 电脑美容管理：1. 电脑日常操作：使用电脑要正常开机、关机，保证电脑正常运行，退出所有程序后再关机。明细参看微机工作流程. 2. 电脑日常休息：休息期间如中午、下班，必须做到人走关机，如上班时间要外32、出时间超过1小时，要把机器关好。 3. 电脑美容：要保证电脑的清洁，特别是键盘、显示屏更要擦干净，其它部件也要保证一周擦一次，美容时一定要注意不要把水、酒精等洒到机器上，如有此情况，按造成的后果给予全额赔偿。第六条 公司内或办公桌下，不得乱放杂物。所有文件柜靠墙摆放，高的文件柜顶部不能堆放杂物。每排办公桌排列整齐，每排的电脑，主机箱，活动柜方向保持一致。不得随意放置。第七条 墙上不得随便粘贴字画，通知等印刷品，不得随便涂写、踩脚印。部门公告均贴在公告栏中。 第八条 办公桌上摆放的东西有电话机、传真机、电脑、台历、文件栏或文件架。第九条 下班或外出时，所有散乱的文件归放在文件夹内，整齐放入文件栏33、。第十条 如办公桌上摆放装饰性物品：插花，小盆景等，数量限一件，且要摆放整齐，没有美化环境却影响整洁的物品不能摆放。第十一条办公楼内外公共环境卫生管理主要由保洁员负责，保洁员要按照区域划分各尽职责。1、保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土。2、门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。 3、墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。 4、挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。、保持打印机、复印机周围的整洁，做到办公设备表面无尘土，污垢。、卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐。、门前台阶、地毯的清洁。、保洁员要严格执行卫生标准，尽职尽责，不留下卫生死角。第十二条会议室卫生由保洁员负责打扫；全体员工平时应保持会议34、室清洁整齐，开会或在会议室用餐完毕后，应立即清洁卫生，并把座椅盘放回原位。第十三条 对于顾意违反者将通报批评，并上天使版。第五章 印章管理办法第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为有效管理公司各种印章，并保护公司的法定权益。促使公司内各部门印章管理工作统一化、制度化，维护公司的利益，特制定本办法。第二条印章由总经理负责保管，公司总经理授权由总经办主任全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章的使用。 第三条本公司内各种印章之雕刻、申请、使用、保管、销毁等，悉依本办法所规范的体制管理。第四条印章35、的种类、公司基本印章1)公章：公司对外处理一切事务的印章；2)指定业务专用的公司印章，如财务专用印章、发票专用印章等；3)法人章：刻有公司法定代表人签名的印章；4)合同章：公司专用于签署合同、协议等的合同专用章。、部门章：刻有公司部门名称的印章。、职衔签字章（私人印鉴）：刻有公司人员职衔及签名的个人私章。第五条公司的基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由总经理助理填写印章制发申请表（见附件1），经总经理核准后由总经办主任负责刻制。因业务发展需要申请刻制各职能部门专用章时，由各需求部门填写印章制发申请表经总经理核准后由总经办主任统一刻制。第六条印章之形式、字样、材质、印章之雕刻字36、体应明显易辨，且应以考证之字体方可使用。、公司公章、财务专用章、发票专用章均应向公安局申请，并在其指定的刻印处雕刻。、印章发包雕刻手续，应由总经理助理专人负责联络，不得由他人代理。、雕刻完成之印章，如不尽理想，需要重刻时，依本办法之销毁规定办理。第七条印章刻制后，应建立印章管理薄（见附件2）进行编号登记，并将印章的印模印于印章管理薄上，后交由档案管理员负责备案。第八条印章刻制完毕后，各部门章及私章由印章管理人进行领用，并须在印章领用登记单（见附件3）上签认领用；公司基本印章由总经理自行领用签字。第九条公司各类基本印章由总经办主任负责保管，其余各部门印章由各部门主管领取并保管，个人因工作需要的私37、人印鉴由个人自行领取及保管。第十条印章各保管人必须妥善保管，不得转借他人。第十一条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第十二条公司各级人员需使用印章时，须按要求填写印章使用登记薄（见附件4），将其与所需印的文件一并逐级上报，经部门领导及总经理审核签字后方可用印。第十三条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。（后附印章使用流程）第十四条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。第十五条公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。 第十六条涉38、及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。第十七条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。员工使用个人印鉴时也无须经上述程序。第十八条用印后该印章使用登记薄作为用印凭据，由总经办主任留存，并两年整理一次，整理后交由总经理助理统一递交档案室存档。第十九条公司原则上所用基本印章均由总经理保管，如遇特殊情况，或确因工作需要须将印章带出使用的，应事先填写印章领用带出管理卡（见附件5），载明事项，注明领用人和归还印章时间，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。第二十条印章的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废等。第二十一条废止或缴销的印章应由印章保管人39、填写印章废止申请单（附件6），并呈公司总经理核准后交由总经理助理统一废止或缴销。第二十二条遗失印章时应由印章保管人员填写印章废止申请单，并呈公司总经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由总经理助理依批示处理。如是遗失公司基本印章的由总经理助理直接填写印章废止申请单，并呈公司总经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，总经理直接处理。遗失公司基本印章时必须登报申明。 第二十三条更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写印章废止申请单，并呈公司总经理核准后，交由总经理助理批示处理。如有需要须填写印章制发申请表申请新的印章，按规定程序处理。第二十四条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司总40、经理助理及总经理报告。第二十五条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第二十六条违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。印章使用流程1. 填写印章使用登记薄；2. 与所需印的文件一并逐级上报（部门负责人及总经理签字）；3. 印章保管人核对文件内容及签署情况无误后盖章。附件1印章制发申请表申请时间申请部门申请人申请印章类型印章内容申请原因申请部门领导意见总经理助理意见同意制发该印章不同意制发该印章签名：总经理意见同意制发该印章不同意制发该印章签名：备注附件2印章管理薄印章编号印章类别印章41、名称保管人开始使用日期废止日期使用情况印模备注附件3印章领用登记单 序号印章名称印章编号领用部门领用人签名领用日期使用范围备注 附件4印章使用登记薄编号使用时间使用原因印章类别使用人批准领导备注附件5印章领用带出管理卡领用时间领用部门领用人（签字）印章名称用印事由用印事项用印次数共同外出人总经理意见归还时间归还人（签字）备注该印章在领用带出期间所盖印的文件、资料等，除总经理批准事项外，其余造成的相关责任由领用人承担。附件6印章废止申请单印章名称印模印章编号印章保管人印章管理部门废止理由申请人申请时间部门领导意见总经理助理意见总经理意见印章最终处理决定废止方式废止时间备注附件7印章移交登记表序 42、号印 章 编号印 章 名 称印 章 保 管 人材 质 形 状启用时间、文件废止时间、文件废 止 原 因保 管 期 限 永久 定期(15年)批准领导意见印 模移交单位（盖章）：负责人：移交经手人：日期：接收单位（盖章）：负责人：接收经手人：日期：监交单位（盖章）：监交人：日期注：本表一式三份，移交单位、接收单位各存一份，档案管理员处存档一份；材质和形状标注时均以印面材料为准。第六章 公司车辆使用管理制度为了更好地开展工作，提高办事效率和车辆的合理利用率，同时，为了提高驾驶员的技能和职业道德，特制定以下制度。一、车辆日常管理车辆日常调度由总经办主任负责，驾驶员负责公车和用于公用的私车车辆维护保养、43、安全、年审、购买车辆保险费、驾驶等。1、日常检查1）检查燃料、润滑油、冷却液等是否够，制动器、离合器、总油泵是否合要求；2）检查轮胎气压是否合乎标准，轮胎螺丝是否紧固；3）方向盘、转向盘、转动轴及横拉杆连接是否紧固；4）检查手、脚制动器是否正常，各连接管道有无漏油现象；5）检查喇叭、灯光、雨刮器是否正常，电平搭线是否紧固清洁。6）其它按车辆使用规范的要求执行。2、出车前1）按照技术规程启动车辆，并查、听声音是否正常；2）车辆发动后，各种仪表（示数）、指示灯工作情况必须正常；3）检查灯光、水箱、电瓶、制动、各项操纵等有关安全部件；4）检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得在出车时才临时44、去加油。3、收车后1）清洁车辆；检查车容车貌，将车停放在停车场固定车位。驾驶员出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应设法通知行政经理，并说明原因。2）停车后拉紧手制动器，加防盗锁，检查轮胎气压及各部件是否齐全、完好，关门上锁离开。4、车辆保养修理1）要坚持预防为主的原则，发现问题，反应敏捷，处理及时。 2）车辆需维修的，驾驶员必须先认真检查发生的故障，初步判断故障发生部位，并如实向行政部报告，由行政部向总经理报批同意后，方可修车，换下的旧零件须带回验收。车辆外出途中需要修理的，经随车领导和干部同意后报行政部批准后前往修理，修理报销凭证需随车人员签字证明，上报行政部由总经理审批后，方准报销。45、 3）车辆必须到指定修理厂进行维修。未经批准擅自进行修车、购置零配件或在非指定的厂家修车，其费用不得报销。4）驾驶员应建立车辆维修保养台账，按里程或时间及时提出保养和修理建议。 保养完毕后填写车辆保养单，上报总经办主任由总经理审批后，方可报销。5）车辆维修时必须通过三家修理厂打价而定。要以“价格合理、质量保障、时间快捷”为原则。5、驾驶员的管理1）上班时间内驾驶员未被派出车的，应随时在办公室指定地点等候出车。负责公车及单位人员私车的让车事宜,不准随便乱串其他办公室。有要事确需离开的，要告知其部门领导去向和所需时间，经批准后方可离开；出车回来，应立即到总经办主任处报到。2）晚间驾驶员要注意休息，46、不准疲劳开车，不准酒后驾车。3）驾驶员对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。4）不论什么时间，司机身上必须带手机。对公司领导的电话立即接听，情况特殊确实不能接听的，事后一定要说明原因。5）对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出报告和降低成本的建议。 二、车辆使用范围1、行政领导业务用车；2、集体参加各种会议、参观学习；3、各部门行政业务用车；4、接待用车；5、经审批同意的其他用车。三、用车规定1、各部门因业务需要用车时，用车人必须提前填写“用车登记表”，经使用部门主管和总经办主任审批；2、车辆不够安排时，原则上是“先远后近，先急后缓，先主后次”相结合而定；3、47、用车人办事的方向路线，地点相同或比较接近时，尽量采取一车多人办事，以减少浪费；4、有驾驶证且能够独立驾驶车辆的用车人，在用车过程中，不能私自驾驶，特殊情况确需自己驾驶车辆时，必须经总经办主任批准；5、驾驶员凭的“车辆出勤登记表”出车，无车辆出勤登记表的驾驶员不得出车（特殊情况经领导批准除外）；6、驾驶员因急事临时外出，来不及凭“车辆出勤登记表”出车的，应先电话告知总经办主任经批准后方可出车，否则，当违纪处理； 7、如有借车情况发生，需借车借人。驾驶员在出车前对接好相关事宜，对派车领导负责。在出车过程中驾驶员不该听的不听，不该看的不看，不该说的不说，不散播消息，保守机密，守口如瓶。 遵守驾驶员岗48、位职责。8、每次出车完毕后驾驶员认真填写车辆出勤登记表，每月10日前将上月车辆出勤登记表与派车单核对后将结果上报总经办主任处。9、公用车辆原则上不予以私用，如有特殊情况，经总经理批准后，方可私用。 四、车辆费用管理 公务车油料、过路费、维修费等汽车产生的相关费用以凭证实报实销。五、私车公用管理规定（一）为了便于管理及有效控制办公成本，提高日常办公效率，公司无法提供办公车辆时，采取私车公用补贴管理办法。适用于公司各部门或岗位的私车公用交通费补贴管理。（二）私车用于公司业务时，使用人必须填写“私车车辆出勤登记表”，行车表上应注明出车时间、事由、公里数等，每月月底交由总经办汇总。（三）公司除按规定报49、销车辆油费、停车费等费用外同时向车辆所有者支付车辆使用费用，支付标准为每公里2元（不含临时停车费和过路费），原则上让车主略有富余，用来增加私车的保养。行车距离根据“行车表”推算。 车辆使用费及相关费用由财务部定时每月支付一次。（四）私车公用中私车的维护费均由使用者本人负担。 （五）对因公需至外地出差，必须驾驶私有车辆时，应先向总经理提出申请，经核准后本次外出费用经核对后予以实报实销。未经批准异地出差所产生费用自行承担。六、 违规与事故处理1、在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，公司将给予一定的经济处罚，并予以记过或免职处分。1）无照驾驶。2）未经许可将车借予他人使用。50、2、违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。如有特殊情况，可写情况说明经总经理批准后，酌情予以报销。3、各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤残人员，向附近警察机关报案，并即与总经办协助处理。如属小事故，可自行处理后向总经办报告。4、意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与公司共同负担。七、本制度从xx年十一月一日起执行，若有改动由公司另行通知。车辆修理（保养）单编号车号里程数申请人修车（保养）项目损坏（保养）原因修理厂审核意见行政部总经理车辆出勤登记表车号：驾驶员：登记月份使用记录日期行驶里程加油数量加油金额行驶累计里程起止时间使用人批准人记录人： 私用车辆出勤登51、记表使用记录日期起止时间事由车号补贴金额行驶里程驾驶员使用人证明人批准人 行政部审核：第七章 会议管理制度 为规范各级会议管理，确保的各项政策、制度和会议精神得以认真贯彻落实和顺利实施，特制定如下会议管理制度，望全体职员遵照执行。一、开会时间逢休息日自动顺延，如有调整以电话、QQ、口头通知为准。1、企业周例会（行政部组织） 时间：每周星期五下午14：30-17：30参加人员：全体成员会议主题： 汇报周工作总结与计划工作，严格控制时间和发言主题。2、培训会（人力资源部组织） 时间：以人力资源部下发的具体培训时间为准。参加人员：根据培训的具体内容确定参加培训人员。培训主题：根据公司需要或有待加强的52、相关业务知识，展开针对性的培训。二、会议纪律1、根据各种会议的安排，参会人员必须提前作好相关工作的安排，并准时参加各种会议，各参会人员的发言使用普通话发言。发言要求简明扼要，合理控制时间。2、会议主持人和参加人员都应分别做好有关准备工作，（包括记录工具、拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，安排好座位，通知与会者等）。3、参会人员一律不准交头接耳，不准来回走动，不准看书看报，不准打瞌睡、手机必须处于静音状态，非公电话不能接听，如为公事可出会议室接听，如发生电话响铃，一次扣款10元。4、与会人员必须严格遵守会议纪律，因特殊情况不能参加会议的，必须提前报53、经会议主持人批准（相关考核参照考勤制度处理）。5、为了保证公司组织的各种会议（包括培训会）的环境质量及他人的身体健康，在会场内一禁止吸烟，违反者每次扣款10元。6、“会议纪要”属公司内部重要文件，根据会议主持人的要求，需要行成“会议纪要”的会议，必须在2日内完成会议纪要的整理发放与存档工作。“会议纪要”具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。7、与会人员在会上应知无不言、集思广益，但一经会议决定之事或会议上安排的各项工作任务，各级主管必须监督检查，并必须按期完成相关工作任务。第八章 差旅费用报销管理办法为促进业务工作的开展，解除因公出差人员的差旅开支负担，同时严格控制差旅费用，达到节约成本、合54、理开支的目的，特制定如下出差报销管理规定：一、工作要求：1、出差人员每天必须认真填写职员出差记录表，并在返回公司后三天以内将出差期间填写的职员出差记录表上交本公司行政管理负责人。2、公司有职员出差的，在当月行政考核汇总时，一同将出差人员所填写的职员出差记录表上交，并积极配合行政部（或计财部）的审查。3、出差人员在出差期间因工作原因需要对外招待的，必须提前向经理电话请示，经批准后执行；但是在返回公司后必须立即按申报流程补办相关审批手续，并凭有效发票报销。4、本市内短途出差可不用填写企业职员出差记录表。二、根据出差目的地的不同，区分为以下三类、三个开支级别： 第一类：除贵阳市以外的其他省会城市和省55、级直辖市以及特区城市； 第二类：省外国内的除第一类以外的其他省外城市； 第三类：贵州省内除贵阳市以外的城市；注：国外地区（城市）不在以上三类地区以内，属于特殊情况，必须由总经理签字批准后才能根据实际出示的票据报销相关费用。如有招待开支的，必须提前申报（或先电话请示，返回后补办相关手续）。无有效票据开支不准报销（特殊情况必须报总经理批准）；严禁虚报、谎报；一经发现，将按所虚报或谎报金额的10倍予以处理。三、 差旅费报销注意事项：1、省内外出差由总经理经理审批签字生效，但必须在返回本公司三天（3个工作日）以内上报行政、人力资源部备档，否则，将不予报销出差费用；2、出差目的地的相关单位已经包食宿的，56、不能再回公司另外报销相关费用，只是按照出差目的地相关单位所包干的食宿费用标准及时冲账。3、省外出差的，必须提前向部门负责人提出申请，由部门负责人同意后上报公司总经理批准，否则，公司财务将不能支付所有相关费用。4、出差人员的一切费用开支，均实行限额报销（限额标准如下表所示），出差人员必须在返回公司后三天（个工作日）以内凭出差期间费用开支的有效票据办理差旅费用报销；逾期未报销的，将不予以报销。属于特殊情况的，必须书面向公司总经理详细说明情况，经公司总经理同意后，根据上述报销流程按实际发生费用报销，否则，不能报销。（出差所报销费用不能与预支数相冲抵的必须补足实际差额，出差人必须在规定时间内(3天)一57、次性全部补足）5、总经理必须严格审核本单位出差人员的报销手续，如果由公司总经理签字后的报销单据被查出有虚报的，对当事人按所报虚假金额的10倍？扣除，当月执行。各类地区差旅费报销标准（见下表）地区类别职务报销金额实报内容备注一类总经理（副）460.00元/天（含漫游、食宿和当地短途票）机票、软卧，（自驾车：油费和过路费）凭相关真实票据报销部门总监、经理（副）380.00元/天（含漫游、食宿和当地短途票）硬卧（自驾车：油费、过路费）主管以下员工260.00元/天（含漫游、食宿和当地短途票）硬卧（自驾车：油费、过路费）二类公司经理（副）380.00元/天（含漫游、食宿和当地短途票）机票、软卧（自驾车58、：油费、过路费）部门总监、经理（副）300.00元/天（含漫游、食宿和当地短途票）硬卧（自驾车：油费、过路费）主管以下员工200.00元/天（含漫游、食宿和当地短途票）硬卧（自驾车：油费、过路费）三类公司经理（副）200.00元/天（含漫游、食宿和当地短途票）长途车票（自驾车：油费、过路费）部门总监、经理（副）180.00元/天（含漫游、食宿和当地短途票）长途车票（自驾车：油费、过路费）主管以下员工150.00元/天（含漫游、食宿和当地短途票）长途车票（自驾车：油费、过路费）第九章保密制度第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确59、定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。 第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。 第六条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项： (一)公司重大决策中的秘密事项。 (二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 (三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。 (四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 (五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 (六)60、公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。 (七)其他经公司确定应当保密的事项。 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 第七条 公司秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。 第八条 公司秘级的确定： (一)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级； (二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级； (三)公司人事档案、合同、协议、61、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。 第九条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。 第十条 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。 第十一条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： (一)非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄； (二)收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； (三)在设备完善的保险装置中保存。 第十62、二条 属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。 第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 第十四条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： (一)选择具备保密条件的会议场所； (二)根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定； (三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。 (四)确定会议内容是否传达及传达范围。 第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 第十63、六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。 第十七条 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下： (一)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； (二)违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的； (三)已泄露公司秘密但采取补救措施的。 第十八条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。 (一)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； (二)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； (三)利用职权强制他人违反保密规定的。 第十九条 本制度规定的泄密是指下列行为之一： (一)使公司秘密被不应知悉的； (二)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。