1、公司行政档案及车辆管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政管理制度一、档案管理 1、档案工作是公司日常工作的重要组成部分，公司行政工作的基本任务是：（1）对本公司的行政文件、图书资料等实行集中统一管理和保管。（2）积极搜集和积累各种档案史料。（3）根据有关档案工作条例的要求，接收、整理、装订、保管、统计本单位的全部档案和资料。（4）编制必要适用的档案分类，热情、主动提供档案利用，为公司各项工作服务。2、查阅、借阅档案必须遵照下列要求：（1） 查阅档案人员必须政治可靠，认真负责。凡外单位查阅本公司档案资料者，2、须持该单位介绍信，经办公室领导同意，方可查阅。（2） 借阅档案必须业务对口，因工作需要超越规定范围，需经领导批准，方可借用。（3） 凡借阅公司办公会议记录、项目、评审会议记录的档案材料时，须经公司领导批准，方能借用。（4） 档案原则上不借出室外，如特殊情况需要外借时，借阅者需提出申请，经批准后方能外借，并限期归还。（5） 需要摘抄档案时，必须经单位领导同意，摘抄档案材料以后，要经档案员审查、核对。（6） 查阅档案者，必须爱护案卷，不得擅自复印、拆散、损坏或涂改、勾划、圈点等。3、档案安全保密工作要求：（1） 认真做好防火、防盗、防潮、防晒、防虫蛀、防鼠咬等工作。（2） 任何人不准携带档案材料进3、入公共场所。（3） 未经批准，档案资料不得摘抄、复印或公布。二、办公用品管理1. 为使公司办公物品管理工作规范化，特制定本规定。2. 公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公物品。3. 办公物品的采购与管理由行政部统一负责。4. 本制度适用于公司全体员工。（一） 、 办公物用品的申请与保管（1） 对于日常办公用品申请，直接由申请部门填写“办公用品申请单”，经签字确认后，到行政部登记领取。（2） 行政部预留一定金额现金作为采购备用金，用于行政采购。备用金由出纳负责保管，行政采购由公司行政总监审批。（3）各部的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发领用用品登记。在申请书上要写明所4、要物品、数量、规格等内容。（4） 为了统一限量、控制办公物品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由专人统一负责。（5） 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。（6） 行政部在购买办公物品时，必须货比三家，选择其中价格、质量最优者。月度办公用品申请表 月份：月份申请部门申请人审批人申请日期： 年月日序号物 品 名 称单 位数 量备 注123456（7） 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上签字确认，表示收到。（8） 行政部依据申请部门的申请单，在所需物品全部到库后5、，物品保管员在进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。（9） 办公用品管理员应建立“办公用品领用登记表”，领用时应由领用人签字。办公用品领用登记表 年 月 日序号物品名称数量单位用途单价总价部门领用人领用人： 主管： 保管员：（10） 领用时由指定专人填写“物品领用单”（本单一式三联，一联领用部门存根，一联物资管理员留存，一联报行政部）。物品领用单可以在文具店直接购买。（11） 各部门员工领用办公用品后应妥善保管，凡一次性领用的办公用品不再重复购买，员工离岗时归还所领用的长期办公用品，如丢失由领用人照价赔偿。（12） 各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责6、同行政部核对。（13） 凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。（14） 对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况予以处罚。（15） 办公物品每年清点两次（三月与九月）。清点工作由办公室主管副主任负责。清点工作要做到帐物一致，如果不一致，必须查找原因，调整登记表，使其一致。（16） 所有办公物品非工作原因严禁带出公司。（二） 、 办公物品的报废处理（1） 报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，相关负责人员要认真审7、核，确认其不能再次利用，经领导签字同意后，方可作报废处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理意见： 部门主管（签字）行政部同意报废处理 不同意报废处理 行政部主管（签字）：（2） 对决定报废的办公物品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量级报废处理的其他有关事项。（3） 报废品不得随意丢弃，应集中存放、集中处理。三、车 辆 管 理 制 度为了严格管理车辆，合理使用车辆，节约费用开支，最大限度地发挥车辆的使用效益，以适应公司公务用车的需要，特制定本制度。1、公司车辆由办公室统一管理、调度。各部门公务用车，由用车人填写派车单8、，经部门负责人签字后向办公室申请，办公室根据需要统筹安排派车。 公司领导用车，不需填写派车单，但出车驾驶员出车时，应报告办公室主任，出车回来后应及时填写行驶记录表。 派 车 单 年 月 日用车部门使用车号驾驶人用车事由里程记录行驶终里程数出车地点及路线 到达地点：出车时间车辆归回时间及里程管理部门部门主管使用部门部门主管经办人使用人备注 小车登记一览表日期车号初始公里数里程数车况检查使用人备注2、车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。3、外单位借车，需先向办公室主任申请，并经公司总经理批准后方可安排。 4、车辆驾驶实行专人专车，专车专管。5、9、车辆在非办公时间或节假日必须停放于城市风景小区车库内，并采取必要的防盗措施。在工作时间内无派车任务的情况下，车辆必须停放于公司楼下 。6、车辆实行定点维修，需维修的项目由驾驶员列出清单以及维修估价后，由办公室主任报总经理批准。 当实际维修价格高于清单估价10%，同时总维修价格高于1000元时，驾驶员应及时增补维修申请，并及时填写车辆检查表。附件1：车辆检查表车牌号码品牌型号购车时间购入价格用车单位驾驶人员检查时间检查地点（修理厂或自检）检查项目车辆四周刮伤有 无后视镜有 无胎压正常 不正常备胎及千斤顶有 无车底漏水有 无漏油有 无引擎状况机油适量 补充冷却水量适量 不足其它驾驶位座椅良好 不良10、喇叭良好 不良方向灯良好 不良雨刷良好 不良其它检查时里程数距上次检查行驶里程数 检查人签字车辆主管签字附件2：车辆维修记录序号日期车牌号码品牌型号保养/维修项目所花费用保养前里程表数修理单位123456附件3：车辆台帐卡车牌号码品牌型号发动机号购车时间购车价格车架号行驶证所有人使用部门产权类别行驶证审验日期：公司或个人车辆现有里程数行驶证姓名产权类别时间里程数时间里程数时间里程数时间里程数时间里程数时间里程数费用支出登记保险费修理保养费过桥费停车洗车费油费油费时间 金额时间金额时间金额时间金额时间金额时间金额保险公司名称及所在地： 保险购买时间：车辆过户情况登记过户日期过户前车主过户后车主过11、户前里程车辆使用变更情况登记变更日期变更前使用单位变更后使用单位变更前里程7、加油以现金形式，依加油票为据，需注明加油地点和事由，经驾驶员、随车人员、公司办公室主任签字后据实报销，否则财务不予报销。8、每部车辆应设置车辆行驶记录表，在使用前应核对车辆里程表与记录表前一次用车的记载是否相符，在使用车辆后，应记载行使里程、时间、地点、用途等。办公室每月对其抽查一次。9、当车辆需要办理保险、养路费缴纳等各项手续时，车辆驾驶员应及时向办公室申请办理。需要随车辆携带的有关证件及资料由驾驶员妥善保管。10、驾驶员必须严格遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则和相关操作规程，安全驾车。工作时必须衣着整洁，举止大方，礼貌待人。出车时严格按规定的路线行车。11、违规责任承担（1） 包括但不限于下列情况，违反车辆管理规定、违反交通规则或事故的经济损失及责任由驾驶员承担： （a） 无照驾驶（包括未年审）； （b） 未经许可私自用车或将车交给他人驾驶； （c） 违反交通规则引起交通肇事，并承担主要责任或全部责任； （d） 违反交通规则车辆被罚款；（e） 违反车辆管理规定导致车辆或公司损失。（2）意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。