1、实业集团公司车辆及档案管理制度汇编附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政人事部职责行政人事部是公司日常工作的核心机构，在公司中起着承上启下、上传下达、内外联系、沟通和纽带作用。其工作职责如下：1. 遵守国家法规、公司章程及各项规章制度，坚持节约原则，在工作和对外交往中，维护公司声誉和形象，不得从事损害公司利益和名誉的活动，努力学习，增加扩展业务知识，不断提高工作能力和工作效率；2. 根据公司的发展和业务的开展，协助公司领导制定并实施公司的各项规章制度；3. 及时了解国家的有关政策精神，注意掌握与公司发展有关部门的2、政策和法规，加强对外联系；4. 负责与各部门的协调及沟通工作，积极配合各部门完成各项业务工作；5. 协助公司领导做好各种会议通知，组织、记录、收集各部门信息反馈，汇总工作总结；6. 管理公司各种印章及介绍信；7. 负责公司的各种文件归档及档案管理；8. 协助公司领导处理日常行政事务，接待上级领导及来访宾客；9. 负责公司的各项人事管理及培训工作；10. 负责公司领导的文秘工作；11. 处理公司内各种突发性工作；12. 完成好董事会秘书处的工作。招聘管理制度为了规范公司的员工招聘管理体系，保障新员工的素质达到岗位要求，使公司获得长期可持续发展的优秀人力资源，特制订本招聘管理制度。1、招聘原则u 3、公司以公开招聘、公平竞争、择优录用为招聘的基本原则；u 在公司内部有亲属关系者应避免直属领导及在公司系统内工作；u 公司聘用人员首先要有良好的品德和个人修养，在此基础上选择具有优秀专业能力或管理能力的人员，聘用人员要符合德才兼备的标准；u 公司内部员工推荐外部人员加入公司，必需执行保荐入职管理制度。2、招聘管理基本目标u 通过内外部招聘满足公司发展所需各种人才，保证公司整体目标的实现，提高公司的核心竞争力,建立适应企业发展的人力资源队伍；u 以规范的职位说明为人员聘用基础,将合适的人才聘用到合适的岗位；u 在招聘管理的过程中，主动沟通企业文化，增强企业的凝聚力。3、招聘管理制度适用对象招聘管理4、适用于公司所有岗位的员工，但以下人员除外： 兼职、特约人员 公司临时工岗位4、年度人力资源规划及编制时间 公司每年12月底至1月初，进行下年度人力资源规划及人员编制定。 5、年度人力资源规划及编制流程： 行政人事部组织各部门经理填写年度人员配置及编制审批表； 行政人事部根据年度业务计划和各部门人员编制需求，提出公司年度人力资源规划及编制计划； 年度人力资源规划及编制计划经公司总裁审批同意后执行，作为年度人员配置的依据。6、招聘需求确定 部门主管根据部门业务计划和年度部门岗位编制，对于空缺岗位填写人力资源需求表； 对员工级、部门经理级的中层管理人员职位的招聘，由主管中高层领导审批，由行政人事部负5、责审核后组织招聘； 对公司高层领导的招聘需经总裁或董事长审批； 行政人事部与需要招聘用人部门研究制定招聘方案、组织实施。7、 招聘方案的选定 根据部门用人需求情况，明确招聘人员的岗位职责与岗位要求（包括性别、年龄范围、学历和工作经验等）； 制定招聘计划，与各部门主管确定招聘渠道；1） 内部招聘：内部公告、内部竞聘、内部人员调配；2） 外部招聘：网上招聘、报刊招聘、现场招聘、校园招聘、猎头招聘、外部推荐。8、招聘流程 简历筛选及候选人选择行政人事部发布招聘信息、初步筛选应聘简历，将初选合格简历发送给招聘用人部门主管，由用人部门主管进行简历再次筛选，最终确定面试候选人； 面试准备行政人事部对面试候6、选人发面试通知（电话），进行面试前准备工作：1） 提出应聘者参加面试时应准备的资料（简历、身份证、学历证书、职称证书原件以及其他相关证明文件）；2） 安排面试时间、地点；3） 确认面试主考人员（行政人事部、招聘部门、主管高层经理）；4） 选择面试方法(面试、笔试、测评)。 初次面试1） 由行政人事部与用人部门经理对应聘候选人进行专业能力、经验、人品、学历背景的面谈和考核，查验应聘人员提供的各种资料；2） 初试结束后对初试通过人员填写面试记录单；3） 行政人事部准备初试通过者的笔试和复试，对落选者发辞谢通知。 笔试根据招聘岗位的需要，招聘用人部门设计专业内容测试题，组织初试通过人员的专业知识笔试7、，并对应聘者的职业倾向、职业特征等进行测试。 复试1） 行政人事部经理和主管高层领导对应聘者进行复试；2） 对复试通过人员填写面试记录单；3） 招聘专员对复试结果进行汇总，对落选人员发辞谢通知，准备对中选人员的背景调查。 复试通过者的背景调查1） 行政人事部根据应聘候选人提供的证明人，对应聘者的工作背景进行电话调查，重要岗位的候选人需要与原工作单位进行访谈。2） 对应聘者的学历证书等资料进行调查确认。3） 准备对通过调查人员发送录用通知书。 其它行政人事部对所有应聘简历、面试资料进行存档备案，以备查询，对未录用人员的简历，存放半年后销毁，对录用人员简历，则转为员工内部正式档案保存。9、 新员工8、录用通知1） 行政人事部向面试通过人员发出录用通知、确定入职时间；2） 对于重要岗位人员应严格执行入职体检要求，要求健康状况良好,无传染病及其它严重病症；3） 行政人事部与相关部门进行新员工入职准备。10、公司内部对新员工的入职准备1） 行政人事部向用人部门发送新员工入职准备通知，通知相关部门准备新员工的办公设备、办公用品、办公座位、设置考勤卡等；2） 新员工入职当天在公司内部网发布欢迎新员工入职通知。会议制度一、会议种类（一）总裁办公会（二）总裁例会（三）业务会二、会议通知1、会议承办部门负责会议通知事项；2、会议承办部门应在会前2个小时通知至全体参会人员，会议通知应包括：会议名称、会议时间9、会议地点、参会人员、会议主题、会议议程及所有需要在会议上讨论的议案和附件等内容。三、会中管理（一）会议纪录人在各类召开的会议中都需要确定会议记录人员，对会议进程进行记录；会议记录人应做到：1、会议中对所有议题的讨论过程、讨论结果进行如实记录；2、及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚所表达的意见。（二）会议纪录的内容1、会议标题、会议目地、会议主席、出席人员、会议记录人；2、各议案讨论过程中所达成的各种共识；3、支持各议案通过的证据，及主要反对意见；4、会议形成的决议中各项工作的详细分派情况及完成的时间要求。（三）参会人员1、议案提交部门应携带经批准的完备议案内容参加会议；2、所有参会人10、员应严格按照会议通知内容，准时参加会议，不准迟到，不准无故缺席；3、所有参会人员应提前阅读所有议案内容，有的放矢的在会议中进行有效讨论，提高会议效率，节省会议时间；4、会议中发言人应言简意赅，每个议题应严格按照会议通知中的议程时间安排进行，禁止漫无边际的泛泛而谈、超时、跑题；5、会议主席应在每个议题讨论结束后做出小结，使每个议题及时形成决议。四、会后管理（一）会议纪要的整理、传阅、存档在多个部门或特殊规定范围内（总裁办公会、事业部联席会议）召开的会议必须作会议纪要并按照如下程序进行会议纪要的整理、传阅、存档工作；1、会议记录人负责将会议记录内容进行归纳整理、拟写会议纪要；2、会议记录人应于会议11、结束后 2日内，将归纳整理完毕的会议纪要报送会议主席审阅；3、会议记录人及时将经会议主席审阅批复后的会议纪要发送至各参会人员传签；4、会议承办部门应将会议纪要及详细议案内容正本一份上报行政人事部存档。（二）会议决议事项的跟进会议承办部门应并根据会议纪要中记录的决议内容及时填写会议决议执行情况动态跟踪表格，并定期跟进、督办各决议事项；1、由行政人事部组织召开会议的会议决议事项，行政人事部负责填写会议决议执行情况动态跟踪表格，并定期向相关参会人员发布并督促实施；2、由其他部门组织召开会议的会议决议事项，该部门负责填写会议决议执行情况动态跟踪表格，跟进、督办决议事项实施，并定期抄报行政人事部备案。发12、文管理制度一、 公文是传递管理信息、进行社会沟通的工具。为使公司的公文处理规范化、制度化，并结合公司实际工作情况特制定本制度。二、 行政人事部是公司发文的管理机构，主管公司公文的下发。三、 发文的分类 公司发文种类主要有：（一） 决定适用于发布公司各种规章制度；公布公司重大的人员任免、聘任和调动；通报公司奖惩有关部门及人员。（二）通知适用于传达公司重要精神或者情况；传达公司要求相关部门及项目周知或共同执行的事项、安排公司重要事项、重大行动。四、 公司发文的格式及构成眉首区：包括发文机关标识、发文类别、发文文号。主体区：包括公文标题、公文正文、附件、成文时间、印章组成。版记区：公司发文由主题词、13、抄报机关、抄送机关、拟稿人、审核人、签发人、印发数量组成。1、发文机关标识应当使用发文机关（或部门）全称或者规范化简称；联合行文，主办机关（或部门）排列在前。2、发文类别应当标明公司通知、决定等发文种类。3、发文字号应当包括年份、序号；公司通知类、决定类发文序号按照类别顺序编号。4、发文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。发文标题一般采用宋体小三号字体加粗。5、发文正文要求行文流畅、表达准确；发文正文一般采用宋体小四号字体。6、发文如有附件，应当注明附件顺序和名称。7、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门14、负责人的签发日期为准。8、公司发文应加盖公司公章。9、公司发文应当标注主题词。主题词一般标注三至四个，根据本公司的公文主题词表，按文件的事由（即内容）、文种依次排列。10、公司发文抄送、报送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称，有领导指示的也可以抄送个人。11、公司发文一般以A4纸张打印。12、发文的主送政府部门对行文格式有特殊要求的按其要求办理。五、 公司发文的审批、发放程序为：拟搞人拟稿、拟稿部门负责人审核、行政人事部核稿、会签部门签署会签意见、总裁签发、打印、发文、归档等。公司及各部门因工作需要发文的具体程序和要求为：1、由相关人员拟写公文，并15、填写发文审批单。2、拟稿部门负责人对文稿内容进行审核，并在发文审批单意见栏中签字确认。3、交行政人事部对公文进行核稿，并在发文审批单相关意见栏中签署意见。审核的重点是：是否确需发文，发文类型是否妥当，是否符合发文规则和拟制公文的有关要求，发文格式是否符合本办法的规定，以及公文需要会签的部门等。4、拟发文件经行政人事部审核后，交总裁签发。5、总裁同意签发后，交行政人事部统一编号。6、上述手续履行完毕、公文正式印制前，拟制部门必须将发文送行政人事部进行复核。复核的重点是：审批、会签、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿内容进行实质性修改的，应按程序复审。7、复16、审合格后，行政人事部将所签发的文件如数打印、核对、加盖公章，将原件分发或传真至公司领导、公司各部（室）、各子公司、各项目公司，并填写发文签收单。8、公司各部门、项目公司、项目部（简称“子公司”）接收发文后，应由公司各部门经理、各子公司负责人签收，并应在公司各部门经理、各子公司内部进行传阅。传阅完毕后由文秘档案管理人员负责存档。六、发文的归档发文完毕后，应当根据公司有关规定，将发文正本及公司发文审批单公司发文签收单原件及时交行政人事部立卷存档。七、各子公司须参照本制度制定本单位的相应制度。 附件一：xx实业集团有限公司发文审批单附件二：xx实业集团有限公司发文签收单附件一xx实业集团有限公司发文17、审批单领导签发：文件标题：万 2004 号 密级：急缓：拟稿部门：拟稿部门负责人审核：行政人事部核稿：拟稿人：份数：打字：印发日期： 年 月 日会签：发送：公司各部（室） 各子公司 各控股公司 抄报：公司董事会 公司监事会 附件二xx实业集团有限公司发文签收单行政人事部前期部法律部市场部会计部工程部物业部董事长 车辆管理制度一、总则公司的机动车购置和使用的唯一目的是为了配合公司的日常业务工作需要。公司的机动车由公司的行政人事部进行管理。公司的车辆购置，日常支出应按照公司的年度预算执行。二、公司车辆的购置1、公司车辆的购置应按照公司年初预算的计划根据公司的实际业务进展需求购置。2、公司购置车辆的18、标准及配置应符合公司的业务要求，适宜但不奢侈。3、公司购置车辆应从正规途径购买，应对经销商的资质有所考量；公司车辆作为公司资产，购置时经办人必须整理好相关证件，缴齐相关税费，并将备用钥匙和手续交行政人事部存放。三、车辆的维护和保养1、车辆实行强制初保公里限制，即新车初保为5000公里，初保之后各车保养间隔不得大于8000公里（+200公里）或6个月。2、按照季节每年入冬入夏实施换季保养，如润滑油、冷却液的更换，空调系统的保养等。3、车辆保养、修理必须在指定修理厂进行。不得自行修理（包括保险索赔）。4、修理项目需经行政人事部分管经理同意，不得自行增加修理项目。5、车辆修理后，送修人应认真进行验收19、。6、每车建有完善的保养记录，驾驶员交接应将此内容进行交接。7、车辆修理前应由驾驶员向公司行政人事部分管经理提出修理预算，及详细修理内容，经批准后方可进行修理，实际修理项目应与预算项目相符，原则上不允许突破预算。8、公司不允许驾驶员在修理厂购买市面上可以随时买到的通用耗材，如玻璃水、防冻液、香瓶等，如须购买向行政人事部提出申请由专人统一购买后发放。四、油料的管理1、车辆油料的购买必须经行政人事部主管经理同意，由专人购买。2、油料购买后由专人负责管理和发放。3、领用油料要有登记，根据公里数核发油料，驾驶人员一次领油不得超过120升。4、为适应费用管理程序，董事会、监事会的专车驾驶员用现金直接加油20、，按董事会、监事会的报销程序报销。5、行政人事部分管经理应每月核查油料发放情况。五、公司车辆的分类及使用原则1、公司车辆分四种类型：（1） 由专职司机驾驶的专车；（2） 由专职司机驾驶的公务车；（3） 由按照公司规定所配车辆人员自驾车辆；（4） 公司名下其他车辆。2、由专职司机驾驶的专车原则上为专人使用，司机的具体工作安排由乘车领导直接安排，对于领导出差离京或因故不用车时，司机首先应向行政人事部汇报，完成领导交办的其它出车，抓紧时间对车辆进行检修维护，其余时间应作为行政人事部后备调用。此类车辆在公司重要商务接待活动时如有必要可以和相关领导协商临时调用。行政人事部相应提供备用车辆和司机。3、公司21、的公务车必须由公司专职司机驾驶，使用范围包括会计部门银行提现，携带公章、营业执照等公司重要印鉴外出，员工前往远郊区县办事、公司重要接待活动等。公司重要接待活动，按照公司接待标准的要求办理。4、所有申请用车人员必须提前两天以上与行政人事部车管人员提出用车申请，行政人事部车管人员将根据申请的具体内容及车辆的资源情况综合进行考虑安排。5、在没有特殊要求的情况下，行政人事部按照协商出行计划、多部门合乘的原则，优化车辆使用。6、凡享受公司车辆补贴的相关人员，应遵守公司的有关规定解决交通问题。7、员工可以按照公司“关于因公外出自驾私车的管理办法”，申请自驾外出，办理公务。8、由其他人员自驾的公司车辆，如有22、必要行政人事部有权和相关主管领导协商后临时调用。六、公司车辆管理规定1、公司车辆实行专人管理，定车定人。2、每辆车驾驶人员只留一把钥匙，其余钥匙（防盗器遥控）必须交行政人事部分管经理保管。3、车辆驾驶人员必须爱护车辆，保持车辆整洁，保证车辆各部完好，随车证件、工具完整齐全。因工作需要调整分管车辆要做交接。交接内容包括但不限于车况、证件、随车工具等内容。4、任何部门和个人未经车管人员批准，都不得私自调用公司专职驾驶员和车辆或委托他人私用车辆。对于私自调动人员、车辆的行为驾驶员有权拒绝。5、驾驶人员对所管车辆必须做到行车有记录、消耗有登记、检查保养有计划、积极主动配合修理人员做好车辆保养。6、无领23、导批准，公司车辆驾驶人员下班后，一律将车辆停放在公司地下车库，并将钥匙交分管经理。遇出车时间拖延至下班以后，司机可要求用车人员向分管经理通报情况，由分管经理决定司机是否带车回家。经批准带车回家者，必须保证车辆安全。7、节假日设值班驾驶员和车辆，值班专职驾驶员可将车辆开回家，但必须保持随时出车状态，随叫随到。8、各部门应尽可能提前将用车计划交车辆管理人员，以便统筹安排，提高车辆使用率；9、特殊气候条件（如下雨、雪、雾天气）尽量避免出车。10、所有车辆未经公司总裁批准不准出京。11、凡为我公司提供有偿商业服务方提出需我方出车配合其商业服务业务，原则上不予派车。12、如有关系人关系单位借用公司车辆必24、须通过总裁、行政人事部批准。七、驾驶员管理规定1、专职驾驶员指责操守：（1）讲究职业道德，遵纪守法、用员工手册规范自己的行为，坚守岗位，服从工作安排，保证按质完成工作任务。（2）搞好内部协作，按要求准时出车。（3）遵守交通规则，保证行车安全。（4）根据车辆保养规范，定期保养车辆，以保证车辆状况良好。（5）保持车容整洁，注意节油，减少能耗。（6）待人热情礼貌，服务周到，符合公司接待标准。（7）积极完成领导交办的其它任务。（8）遵守公司纪律，严格遵守公司保密守则。保持着装整洁，仪表、仪态得体。（9）每天上班后，首先检查分管车辆的车况，保持车辆各部机件运转正常，发现异常立即报告。（10）每天下班后，25、将车辆停放在公司指定地点、按位停车，检查车辆的状况并保持油料充足。（11）执行出车任务时按规定时间前5分钟到达指定位置，保证车内适当温度。上路后要遵守交通法规，按指派任务行车，不得随意更改行车目的地（12）未经批准不得私自出车和自行用车，更不允许车辆出京；（13）严禁酒后驾车，杜绝违章行车；未经批准不得将车辆交予他人驾驶。（14）发生交通事故，必须保护现场，通知交通管理部门并报公司有关管理人员。（15）发生违章或交通事故必须接受交通管理部门的处理，并报公司车辆管理人员。（16）积极参加有关交通安全学习。（17）专车司机在领导出差的情况下，除完成领导交办的任务外应主动到行政人事部报到。（18）随26、时接受临时出车任务。如无出车任务，应进行必要的车辆保养，并必须将车辆停在公司办公场所的地下车库内。（19）夜间出车应警觉等候时的安全。（20）带车回家应将车停放在安全的地方。2、其他驾驶公司车辆人员责任：（1）遵守交通规则，保证行车安全。（2）关注车辆状况，有异常情况及时向行政人事部主管人员汇报。（3）记录行驶公里数，及保养日期。（4）配合车辆年检。（5）车辆夜间应停放在安全的地点。（6）车辆发生事故应及时报警并通知行政人事部相关人员。八、上述公司车辆分类中前三类车辆的事故责任 1、公司为上述公司车辆分类中前三类车辆办理相关保险，其中第三者责任险按照30-50万元保额投保。 2、该类车辆在执行27、公务中发生事故，在保险公司理赔后的差额部份由公司承担，但由于非执行公务、驾驶员饮酒、肇事逃逸等不当行为造成的事故责任，原则上由驾驶员个人承担责任。九、相关处罚1、专职驾驶员未经批准私自出车，给予通报批评并处罚款50元。2、公司车辆驾驶人员私自将车辆交与他人驾驶，处罚款100元，如造成车辆损坏由个人承担全部修理费。3、车辆驾驶人员私自将车辆开回家处罚款100元，如造成车辆损坏由个人承担全部修理费用。4、驾驶人员因违章驾驶被交通管理部门处罚而无法保证正常工作者，扣发此期间工资；两次因违章驾驶被处罚，无法保证正常工作者予以除名。5、驾驶人员不按期对所驾车辆进行保养处罚款200元，由此造成车辆机件损坏28、个人承担修理费用。6、车辆驾驶人员因操作不当造成事故和车辆损坏，个人承担20 %的修理费用。7、发生违章或交通事故不接受交通管理部门处理，且不向车辆管理人员报告者，一经发现处罚款300元。因此影响公司安全年检者加倍处罚。8、对于不服从管理，拒绝接受任务者予以除名。9、公司按交通管理部门机动车违章通知单所列，给予违章者200元/次的处罚；驾驶其他公司名下的车辆，按车辆所属公司的管理办法执行。十、非专职司机及挂靠车辆的管理1、挂靠在公司名下的车辆，无论何人驾驶，出行时均应按章行驶，保证安全。发生违章或交通事故应接受交通管理部门处理，并告知公司车辆管理人员，交通事故赔偿责任由驾驶人承担。2、挂靠车辆29、因违章被列入交通管理部门机动车违章通知单者给予200元/次罚款。因违章或交通事故影响公司安全年检的给予处罚1000元。十一、本制度自发文之日起执行。xx地产控股或享有经营管理权的对外投资企业、项目公司、项目部应参照本制度制定相应制度。公章管理制度一、总则1、公章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具。公章的管理关系到公司的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为了加强公司公章管理，堵塞公章使用和管理上的漏洞，体现公章的权威性、严肃性，维护公司的合法权益免受侵害，保证各项工作顺利有序地进行，特制定本制度。2、经总裁授权由公司行政人事部全面负责公司的公章管30、理工作，包括刻制、发放、保管、监督和使用公章以及回收、销毁印章。二、公司公章分类 1、企业法人章，即xx实业集团有限公司（以下简称“公司”）公章。它是公司在社会上证明其法律地位的信物。加盖企业法人章的公文代表公司的意志，具有法律效力。2、由公司直接管理印章的下属各子公司企业法人章、分公司单位章。 3、行政管理用章，包括办公室专用章、保卫专用章等。4、专门业务管理用章，包括公司财务专用章、人力资源专用章等。 此类章根据业务工作需要配备。三、公章的刻制1、审批手续（1）公司企业法人章及由其直接管理印章的下属各子公司企业法人章、分公司单位章的刻制，需经报总裁批准，方可刻制。（2）公司行政管理用章、专31、门业务管理用章的刻制，需向行政人事部提出书面申请，再经总裁批准后方可刻制。（3）行政人事部负责办理公司企业法人章及由公司直接管理印章的下属各子公司企业法人章、分公司单位章的刻制手续。公司其他非直属各子公司企业法人章的刻就后，需上报公司行政人事部，由办公室档案管理人员负责将印模留存和备案手续。（4）公司企业法人章刻制必须遵循以上程序，不得自行擅自刻制。2、公章刻制的规格、式样（1）公章一律为圆形；（2）公章直径应根据国家法律相关规定或根据公司行政人事部指导意见确定；（3）公章所刊名称，应为公司全称；（4）公章的印文须使用宋体阳文，文字自左而右环行。文字较多的，环行所余部分在五角星下自左而右直行。32、四、公章的保管1、公司企业法人章、公司直接管理的下属各子公司企业法人章、分公司单位章存放公司行政人事部，由行政人事部指派专人负责管理。2、公司行政管理用章、专门业务管理用章采取各部门分类保管的办法，各类印章由各部门各岗位专人依据职权需要领取、保管并使用。3、公章应妥善保管，不得转借他人。4、公章原则上不许带出公司，对确需携带公章外出的，公章领取人需填写调用公章记录单并经行政人事部批准后，由两人以上共同前往方可携带外出。归还公章时按要求在记录单上予以登记。5、 员工离职时，公章保管人须办理归还印章手续，作为移交工作的一部分。五、公章的使用（一） 企业法人章的使用1、公司各部门需使用企业法人章，须33、由该部门经办人填写用印申请记录表，并与所需用印的文件一并交本部门经理审核。2、经部门经理审核同意的，根据公章使用审批流程上报该部门主管总裁或副总裁审核。 3、经主管总裁或副总裁审核批准的，报备行政人事部主任进行用印核准。4、经行政人事部主任核准通过，由印章保管人对文件和用印申请记录表予以审核用印。5、在逐级审核过程中，经任意一级审核被否决的，不予用印。6、公司总裁对公司所有公章的使用拥有绝对的决定权。7、用印申请记录表所载内容必须与所盖章的文件内容相符，否则不予盖章。8、涉及各类经济合同需使用公章的，须同时出示经济合同会审单，且经济合同会审单已经根据经济合同会审制度经各相关部门审核签字同意后方34、可生效。9、用印后该用印申请记录表作为使用印章的依据由印章保管人留存，定期整理后归档。10、本制度中重要公章保管和使用的权限由公司行政人事部定期发布重要公章使用权限清单作出规定。（二）、行政管理用章和专门业务管理用章的使用1、在按照国家有关规定的原则上，由保管人在部门经理监督下使用，并对使用情况作相应记录，部门经理对本部门管理的行政管理用章和专门业务管理用章的使用负责。2、行政人事部有权对一般行政管理用章和专门业务管理用章的使用、保管的记录进行检查。六、公章保管人的责任1、公章保管人必须妥善保管印章，不得遗失，如遗失，必须及时向公司办公室报告。2、必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法35、规定的程序，不得擅自使用。3、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。七、公章的销毁1、公司所有公章的销毁均由行政人事部统一办理。2、对已失去使用效力的公章，行政人事部要及时收回，经总裁审核后，由行政人事部登记销毁。八、自行管理印章的xx控股或享有经营管理权的对外投资企业、项目公司、项目部（简称“子公司”）须参照本制度制定本单位的相应制度。九、本规定由公司行政人事部解释，自发布之日起施行。附件一：xx实业集团有限公司公章调用记录单附件二：用印申请记录表附件三：xx实业集团有限公司公章使用审批流程附件一：xx实业集团有限公司公章36、调用记录单xx实业集团有限公司公章调用记录单调用公章名称用 途时 间调 出计划返还实际返还调用部门调用人调用部门意见主管总裁意见行政人事部经办人备注附件二：用印申请记录表用印申请记录表时 间承办人用印事由份数批准人原件去向（份数）复印件去向（份数）备注附件三：xx实业集团有限公司公章使用审批流程xx实业集团有限公司公章使用审批流程序号业务描述申请人部门审核主管领导审核批准人报备/备注1股东股权管理1.1个人股东派息册、变更登记、换卡册等股权事务助理董事会秘书股东大会/1.2股东大会公告、公证协议等股权事务助理董事会秘书1.3公司章程复印件备案股权事务助理董事会秘书1.4（系统外）法人及自然人股37、股权变更相关文件股权事务助理董事会秘书1.5系统内法人股权变更股权事务助理董事会秘书董事长股东大会/1.6向法院/工商/证券公司等机构出具股东股权证明函股权事务助理董事会秘书法律部/2日常文件2.1 日常公司/系统内内部发文 总裁秘书办公室主任总裁2.2公司资质、工商申报及年检总裁秘书及档案管理专员办公室主任总裁2.3日常业务类对外经济合同经办部门部门经理各分管副总裁/总裁总裁法律部/按会签程序2.4对政府业务主管职能部门函/文经办部门部门经理各分管副总裁/总裁总裁2.5财务会计类3日常会计报表会计会计部经理主管财务副总裁总裁/3.1例行税务报表会计会计部经理主管财务副总裁总裁/3.2会计部对38、政府主管部门函/文会计部经理/副经理主管财务副总裁总裁/3.3财务部负债表资金管理专员财务部经理主管财务副总裁总裁/3.4财务部对银行等金融机构出具公司报表资金管理专员财务部经理主管财务副总裁总裁/3.5财务部对银行等金融机构出具公司介绍类文件财务部经理主管财务副总裁总裁/3.6对外借款、担保、抵押、资金往来协议合同部门经理主管财务副总裁总裁/根据董事会授权4法律事务类4.1诉讼答辩状法律部经理主管法律事务副总裁总裁/4.2提起诉讼诉状及相关证据法律部经理总裁4.3对司法机关函法律部经理总裁4.4对其他法人单位法律事务函法律部经理主管法律事务副总裁总裁/4.5法律顾问聘请及法律事务代理法律部经39、理主管法律事务副总裁总裁/5人事管理类5.1报政府劳动人事部门报表人事管理专员行政人事部经理总裁5.2人事档案调动函人事管理专员行政人事部经理总裁5.3人事证明函经办部门经理行政人事部经理申请人主管副总裁/总裁5.4人事鉴定函/政审函经办部门经理行政人事部经理申请人主管副总裁/总裁5.5有关人事管理事务对外合同协议经办部门经理行政人事部经理总裁法律部/6龙山项目部6.1对外借款、担保、抵押、资金往来协议合同财务部经理主管财务副总裁总裁/根据董事会授权6.2工程合同协议按公司批准的项目管理审批程序执行项目总裁公司法律部/6.3销售合同按公司批准的项目管理审批程序执行项目总裁公司法律部/6.4对政40、府主管部门出具函/文按公司批准的项目管理审批程序执行项目总裁总裁/档案管理制度第一章总则一、为规范公司档案管理，充分发挥档案在公司经营、管理中的作用，有效的保护和利用档案，并防止公司重要文件、资料的遗失，同时杜绝失密、泄密现象的发生，维护公司的利益，特制定本制度。二、本制度所称档案，是指公司自设立以来在经营、管理活动中形成的对公司具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。三、本制度适用于公司和公司的子公司。本制度所称公司指xx实业集团有限公司；子公司是指公司控股或享有经营管理权的对外投资企业、项目公司、项目部。四、子公司应建立科学的档案管理制度，并逐步实现档案管理的规范化、标准化41、电子化，对所存文件、资料进行科学的整理和保管；同时应明确档案管理的部门及人员，负责档案的收集、整理、保管和利用，并确保档案的完整、准确和安全。五、 子公司档案管理部门应对其公司档案的完整性、有效性，及分类、编目的统一性负责。第二章 档案的机构及其职责六、 公司档案管理部门为行政人事部，行政人事部依照有关规定，履行下列职责： （一）根据公司有关规定，建立、健全公司的档案管理规章制度。 （二）收集和接收公司各部门、各子公司范围内对公司具有保存价值的档案。（三）对所保存的档案严格按照规定整理、保管和利用。（四）规范公司各部门、各子公司的档案管理流程。（五）采取各种形式开发档案资源，为公司的经营和管42、理提供准确、完备的基础信息。第三章 档案的归档范围七、凡属公司各部门在业务活动中所形成的、具有法律效力或查考利用价值的文字、电子、音像材料均属归档范围，包括但不限于：（一）股东大会、董事会、监事会文件：会议纪要、决议、决定、股东档案、内部审计报告。（二）经营计划、经营决策、发展战略规划有关报告。（三）财务有关凭证、账簿、报表、报告、审计报告、预算、决算、概算。（四）涉及产权关系的所有法律文件。（五）各类法律合同、协议、承诺书。 （六）业务资料：与项目相关的设计方案、设计图纸、技术文件、工作程序、招投标标底及标书内容。（七）经营信息：经营策略、客户名单、供应商名单、重要合作伙伴名单、产销策略。（43、八）金融、投资、销售、工程等各类调研、分析报告。（九）公司内部人事资料、档案。八、以下所列部门的部分档案可独立管理，由本部门做好档案的立卷管理工作：（一）财务管理部：管理正在执行中的贷款、担保合同及附件的原件，待执行完毕后移交公司行政人事部。（二）法律部：管理正在进行中的诉讼档案，待执行完毕后移交公司行政人事部。（三）会计部：管理会计档案，包括但不限于：凭证、账簿、财务报表、验资报告、审计报告。（四）行政人事部：管理员工在公司期间形成的内部人事资料、档案（五）客户关系中心：管理客户档案，包括但不限于：客户资料、客户调查、客户活动、投诉纪录。九、董事会秘书处、监事会秘书处独立管理本部门档案，及涉44、及公司股东的各类档案。十、 各独立存档部门应针对本部门档案特点建立相应的管理标准，电子目录的更新应及时、准确；公司行政人事部定期对各部门档案的分类、保管，和利用的方法及标准进行检查。十一、归档的文件、资料主要包括纸质、光盘、实物等各种载体形式。 第四章档案的归档方式及要求十二、 归档的文件、资料应遵循其形成的规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求：（一）以公司名义对外签署的各类法律合同、协议、担保函、承诺书，经办人均须在用印后将原件及附件及时送交公司行政人事部存档（不含正在执行中的贷款、担保合同及附件），不得由个人保存。合同、协议归档内容：公司合同会审单原件。公司用印申请记录表。3、经45、各方法定代表人签署,并加盖各方公司印章的合同、协议原件。如为授权人签署，需提供授权委托书。4、合同、协议在会审过程中各相关部门提出意见的修改稿。5、签约对方为公司，需提供经年检合格并加盖对方公司印章的营业执照复印件；对方为自然人，需提供身份证明复印件。6、涉及招投标的，需提供全部招投标、议标、比稿文件及说明。7、与合同、协议有关的其它应归档的文件。（二）凡以公司名义对外出具的各类公函，经办人均须在用印后及时将复印件送交公司行政人事部存档。（三）凡以公司名义对外签署的法律合同、协议，限定对方在合同期限内出具文字成果的，经办人应在合同执行完毕支付尾款之前，向公司行政人事部送交文字成果。（四）外文的46、文件、资料，若有汉译文的应与汉译文一并归档，无汉译文的需译出文件标题后归档。（五）归档的文件、资料应完整、准确、系统，书写及载体材料应能耐久保存，整理应符合规范，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档。十三、 公司各部门形成的可行性研究报告、策划报告、业务管理信息等有价值的档案应由本部门指定专人进行收集和整理，并于每季度初三日内向公司行政人事部移交部门上季度档案。十四、 公司各部门移交档案应认真填写档案移交单（见附件1），由移交部门负责人签字核准后向公司行政人事部移交。交接双方应严格履行签字手续，档案移交单双方各执一份，以备查考。十五、 如公司总裁提出对相关文件、资料随时存档的要求，公司47、行政人事部档案管理专员应及时要求经办人办理档案的移交。十六、 公司行政人事部网络管理专员应协助将需移交的电子文件、资料复制光盘留存。十七、 离职人员档案的移交需严格执行以下要求:(一) 离职人员在办理离职手续前，应将在工作中形成的应归档的文件、资料的纸质及电子文件进行完整、系统的整理；在正式办理离职手续时，根据所整理的移交内容，准确填写员工离职工作交接审核表中档案交接清单的内容。(二) 离职人员的部门负责人应明确离职人员所移交档案的接收人，接收人应根据离职人员所填写的档案交接清单的内容，对所接收文件、资料的齐全、完整与准确情况进行核查。同时部门负责人应严格监督交接双方履行档案移交手续，由移交人48、接收人分别在档案交接清单上签字后，方可对员工离职工作交接审核表中的部门移交事项予以签字确认。(三)移交的文件、资料涉及遗留问题的，离职人员应在档案交接清单中做出特别说明，并由其部门负责人签字确认。(四)部门负责人应根据离职人员所负责工作的具体内容，对其所移交档案的完整与准确负责。(五)公司行政人事部网络管理专员应将离职人员的电子文件、资料复制光盘，并交公司档案管理专员保存。十八、对已归档文件的变更、修改、补充的文件、资料应随时归档。第五章 档案的利用十九、档案利用，是指利用者为研究和解决某种问题，以阅览、复制和摘录等形式使用档案的活动。二十、 公司档案分为绝密、机密和秘密三类：（一）绝密档案49、：经公司总裁、副总裁鉴定为绝密级的文件、资料。（二）机密档案，包括但不限于：1、股东大会、董事会、监事会文件：会议纪要、决议、决定、股东档案、内部审计报告。 2、经营计划、经营决策、发展战略规划有关报告。3、财务有关凭证、账簿、报表、报告、预算、决算、概算、审计报告、验资报告。4、涉及产权关系的所有法律文件。 5、各类法律合同、协议、承诺书。6、业务资料：包括但不限于：与项目相关的设计方案、设计图纸、技术文件、工作程序、招投标标底及标书内容。7、经营信息：包括但不限于：经营策略、客户名单、供应商名单、重要合作伙伴名单、产销策略。8、金融、投资、销售、工程等各类调研、分析报告。9、公司内部人事资50、料、档案。10、 其他由公司以合法方式开发或掌握的、未公开的、能给公司带来经济利益或竞争优势，具有实用性且公司采取了保密措施的信息。二十一、档案调用要求：（一）调用档案应填写档案调用单（见附件2）。（二）调用档案必须明确调用用途、期限，并按时归还。（三）不得自行复印已标明为“不得复印”的绝密、机密档案。（四）需向公司以外的任何个人、机构提供档案复印件，必须经公司总裁或主管副总裁批准，并说明复印份数、是否交回等内容。二十二、 档案的利用者必须爱护档案，不得将档案折页、勾划、剪裁、涂改等，违者将追究当事人的责任。第六章 档案的保密二十三、为维护公司利益，防止公司重要文件、资料的遗失，同时杜绝失密、51、泄密现象的发生，公司各部门人员应严格执行以下要求：（一）文件撰制人员在文件撰制时应根据文件的内容和工作需要，严格划分密与非密的界限，对于需要保密的文件，要准确标注其密级，并应标明印制份数。（二）文件传递阶段应严格登记制度，绝密文件要由专人负责传阅和阅办。（三）文件印制前必须明确发送范围和份数，并严格按照份数及范围印制、发送。（四）档案的调用，应履行相应的调用审批手续。绝密、机密档案不得随意印制留用。（五）未经总裁或主管副总裁同意，不得以任何方式向文件、资料所限定发送范围之外的个人或机构提供档案。二十四、本章内容作为公司劳动聘用合同书的内容之一，公司保留调查失密、泄密情况，处分失职人员，并追究恶52、意行为人法律责任的权利。第七章子公司的档案管理二十五、 子公司档案管理部门为行政人事部(人事行政部)，部门履行如下档案管理职责:（一）根据公司档案管理制度，制订相应的档案归档、保管、调用、保密、移交等制度。（二）子公司行政人事部(人事行政部)应设档案管理专员进行档案的收集、整理与利用工作。（三）子公司行政人事部(人事行政部)应责成其它各部门指定专人进行专业档案的管理，并对各部门日常档案管理工作中的收集、整理、立卷、归档等项内容的具体标准予以监督和指导。二十六、子公司档案分类应按照以下标准执行：（一）项目公司档案分类：1、设立及产权类：包括合作合同、章程、出资协议、验资报告、营业执照正副本、批准53、证书正副本、资质证书、法人代码证书正副本、（国、地）税登记证正副本、公章批准刻制文件、法人身份证明文件、法人授权书等；项目各类批准文件及证书、国有土地使用权出让合同、国有土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、销售许可证等。2、股权类：与股权相关的法律合同、协议、决议等。3、股东会、董事会、监事会类：会议纪要、决议、决定、股东档案、内部审计报告等。4、综合类：管理制度、管理流程、人事任免等。5、工程类：具体标准详见建筑工程资料管理规程。6、市场营销策划类：进行市场策划或经营销售工作中产生的各类调研报告、策划报告、销售合同、客户档案等。7、宣传类：形象宣传和产品广告的设想54、样稿，相关法律合同、协议、承诺书等。8、财务类：财务会计档案、借贷合同、验资报告、审计报告，相关法律合同、协议、承诺书等。9、物业管理类：物业委托合同、与物业管理公司往来文件等。10、资料类：非本公司产生的对公司仅具有参考价值的各类政府、行业或其它机构的文件、资料。（二） 非项目公司档案分类标准，除上述第5、9类根据各公司特点制定相应的标准，其它分类按照上述标准执行。（三）工程类档案分类应严格按照建筑工程资料管理规程，第5部分工程资料分类与编号中第5.1项的分类原则执行。二十七、子公司档案的备案，应符合以下要求:（一）上述第1、2、3类档案在生效、获得之后，子公司行政人事部(人事行政部)应立55、即报送公司行政人事部备案。（二）上述第4类档案在批准、生效之后，子公司行政人事部(人事行政部)应报送公司行政人事部、行政人事部备案。（三）上述第5类档案，子公司行政人事部(人事行政部)应在每季度初五日内将上季度形成的档案目录报送公司行政人事部、各事业部备案。（四）上述第6类档案，子公司行政人事部(人事行政部)应根据公司客户关系中心相关归档要求，将档案报送客户关系中心的同时，将目录报送公司行政人事部备案。（五）上述第7类档案，子公司行政人事部(人事行政部)应根据公司公共关系部相关归档要求，将档案报送公共关系部的同时，将目录报送公司行政人事部备案。（六）上述第8类档案的管理,子公司行政人事部(人事56、行政部)应根据公司会计部、财务管理部相关规定执行。（七）上述第9类档案，子公司行政人事部(人事行政部)应在每季度初五日内将上季度形成的目录报送公司行政人事部备案。（八）以上第1、2、3、4类档案的备案均需复印件。（九）以上第5、6、7、9类档案在定期报送目录的基础上，如公司提出随时存档的要求，子公司行政人事部(人事行政部)应及时予以配合。（十）归档文件、资料必须完整、准确，保持有机联系，反映工作全过程。二十八、 除公司有关制度另有规定外，子公司均应按照上述档案分类的要求进行档案备案。二十九、 子公司行政人事部(人事行政部)应严格按照上述档案备案要求及时间向公司行政人事部办理档案的移交、目录的报57、送。三十、 子公司各部门档案管理人员应将在工作中形成、获得的各类批准文件、合同、协议、承诺书等法律文件、资料的原件及时送交子公司行政人事部(人事行政部)存档；并于每季度初三日内将部门档案的目录报送行政人事部(人事行政部)档案管理专员。三十一、 子公司各部门向行政人事部(人事行政部)移交的文件需符合以下要求：（一）档案的移交，应根据本部门档案的具体情况，制作移交清单，并严格履行移交手续。（二）移交的文件、资料均要求原件。如为复印件，需移交部门做出书面说明，并经部门经理签字确认。三十二、 凡列入城建档案馆接收范围的工程档案，应当于建设工程竣工验收后的规定时间内，按照规定向城建档案馆报送工程竣工档案58、。三十三、 工程竣工后项目公司仍存续的，档案应继续由项目公司管理，但需将全部档案的目录报送公司行政人事部备案；工程竣工后项目公司解散的，如为公司的全资项目，档案应移交公司行政人事部统一管理；如为合作开发的，档案应经合作各方协商后由其中一方管理，但需将全部档案的复印件报送公司行政人事部备案。三十四、 公司行政人事部根据工作需要，有权对子公司的档案管理情况予以监督、检查，有关部门必须予以必要的配合。三十五、 公司外派董事应根据外派董事管理办法，在所任职企业的董事会结束后五日内将会议有关内容和董事会决议、纪要向公司报告的同时，将相关文件送交公司行政人事部备案。第八章奖惩三十六、 对档案的收集、整理和59、利用，及对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的人员、部门应予以表扬及奖励。三十七、存在下列行为之一的，由公司档案管理部门责令限期改正；情节严重的，公司将对直接责任人及其主管领导予以相应处分：（一）将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有，拒不按照公司有关规定向档案管理部门移交档案的。（二）借阅档案未按规定及时归还，且屡催不还的。（三）违反公司有关规定，擅自扩大或缩小移交范围的，不按照期限归档的。（四）擅自向所限定的发送范围之外的个人或机构提供公司档案的。（五）档案管理人员及对档案管理工作负有领导责任的人玩忽职守，造成档案损失的。（六）其它违反档案管理规定或导致档案损毁的行为。第九章附则三十60、八、本制度由公司行政人事部负责解释。各子公司应根据本办法制定本单位相应的制度。资产管理制度目的：为保证公司的正常运营，保护股东的利益，严格公司的管理特订立本制度。原则：公司资产的购置服务于公司经营，必须以满足业务需求，预算在先的情况下购置。一、 公司固定资产包括的范围根据公司财务制度的规定，作为固定资产核算的办公设备、车辆、房产等内容。二、 固定资产的管理部门公司固定资产的管理部门为会计部和行政人事部，会计部负责账务管理提取折旧，行政人事部负责实物管理。三、 固定资产的购置流程固定资产的购置必须在年初订立购置计划。购置计划需包含如下内容：购置部门，资产名称，资产数量，主要用途，由行政人事部提供61、参考控制价格。购置申请由行政人事部汇总，与会计部共同审核后，提交总裁办公会讨论甄别，并最后确定各部门的固定资产购置计划。由于业务调整等特殊情况临时增加的固定资产，需要通过上述流程，进行预算外审批。四、 固定资产的购置资产购置计划通过后，购买申请由申请部门根据部门的业务开展情况购买，分期分批向行政人事部提交执行购置的申请。固定资产的购置由行政人事部或根据资产的具体情况由行政人事部指定委托相关部门完成。固定资产购置价格上限为预算控制价格，并应按当时市场价格予以调整。固定资产的购置内容，数量应与购置计划一致。预算内资产的购置应符合公司业务发展，与人员到位情况相一致。行政人事部应对欲购资产的具体详细情62、况与使用部门和相关领导予以必要的沟通。行政人事部在购置资产时应做到“货比三家”，充分了解市场行情，节约购置成本。行政人事部在确定供货单位时，在考虑价格从优的同时，应考虑均衡品牌的统一，售后服务的优劣，维修成本及便利性。五、 固定资产的建账、入库和领用购置部门完成购置后，行政人事部应将费用单据交予会计部报销，同时后付双联资产移交清单及购置预算申请，并由申请部门经理、行政人事部经办人、行政人事部主任、会计部经理、领用人签字确认。行政人事部根据资产移交单内容将固定资产编号管理，建立实物台账。完成资产移交单后，由领用人领用或入库存放。 固定资产领用人在辞职时，应将所领用固定资产移交行政人事部，行政人事63、部负责监督办理移交手续。固定资产领用人在调往公司所属子公司、项目公司时，原则上也应移交所领用固定资产，如确需将所领用固定资产带往所调任公司时，须经行政人事部、会计部、总裁审批同意，并办理资产的划拨或租用手续。六、 保管资产购置后，与资产相关的使用说明、保修单等文档资料应由行政人事部库管人员统一管理，除非与资产日常使用不可分离的内容，交予使用人，但保管人员应留存复印件和与领用人明确的书面交接内容。七、 折旧公司资产根据国家的会计准则及公司的财务制度由会计部计提折旧。八、 盘点、维护与保养行政人事部和会计部应每年对公司资产进行盘点，做到“账账”，“账实”、“账物”相符。行政人事部负责对固定资产的日64、常维护与保养。九、 丢失和损坏由于领用人的过失或使用不当造成的公司资产的丢失和损坏应由领用人根据资产的当期价值和予以赔偿。十、 报废和处置公司资产的报废应符合会计制度的折旧原则予以账面报废，账面报废的资产仍可使用的由行政人事部继续管理使用。公司资产的处置，变卖应由行政人事部和会计部联合向总裁提出处置申请，申请内容包括处理方式和价格。总裁根据资产的价值对金额在五千元以下的资产全权处置，对于五千元以上的资产处置后于年底报备相关部门。处置后所得款项应交回公司会计部并后附处置申请及相关领导或部门的批准。行政人事部处置资产应及时办理好相关过户等手续。十一、 其它对于会计部作为费用核算的办公桌、椅、文件柜65、等物品，行政人事部在进行实物管理时参照固定资产的管理办法进行管理。各部门根据业务需要，预算外购置该类物品，由申请购置部门提交购置申请，经行政人事部汇总、与会计部共同审核后，由会计部提交董事会审批，增加费用预算，其他流程参照上述固定资产的有关规定办理。十二、 本文自发文之日起执行。公司控股或享有经理管理权的对外投资企业、项目公司、项目部应参照本制度制定本单位相应制度。合同管理制度第一章总则 一、为加强公司合同管理，规范公司合同审查监督工作，维护公司合法权益，根据公司有关规定，制定本办法。二、本办法适用于公司和公司下属的二级公司。本办法所称二级公司指公司投资设立的控股子公司和非控股但负责具体经营的66、子公司。三、本办法所称合同指公司、二级公司与其它法律关系主体签订的各类合同、协议及具有合同性质的意向书、备忘录及单方承诺等法律文件。四、公司对合同管理实行授权委托、归口管理、岗位责任、会审会签、台帐考核、内部联系制度，形成领导主管、合同管理机构统管、各职能部门分管、承办人员专管的合同管理体制。第二章管理机构、人员和职责五、法律部为合同管理日常办事机构，在总裁或主管副总裁领导下，统一负责公司合同管理工作。二级公司法律事务专员（或兼职）是本单位合同专管人员，具体负责本单位的合同管理工作。六、公司、二级公司各业务部门在本部门职责范围内承办合同并指定专人管理合同。七、法律部履行如下合同管理职责（一）制67、定、完善公司合同管理制度；（二）宣传有关合同管理的法律、法规、制度和知识，总结推广合同管理工作经验；（三）监督、检查业务部门、二级公司合同签订、履行情况，通报合同管理中出现的问题；（四）参与公司重大合同的可行性调查和谈判、签约；（五）审查公司对外签订的各类合同，根据本办法审查二级公司对外签订的合同；（六）协助业务部门、二级公司对外处理合同纠纷事宜。八、法律事务专员在本单位履行如下合同管理职责：（一）监督、指导、协助合同承办人员依法签订或变更合同，参与重大合同的谈判与签订；（二）审查合同，保证合同的完整性、合法性、可行性；（三）检查合同履行情况，协助合同承办人员解决合同履行中出现的问题；（四）对68、签订、履行合同中出现的重大问题，及时向法律部和本单位负责人报告；（五）参与处理合同纠纷；（六）建立合同台帐，按照法律部要求定期上报合同审查、签订、履行情况及有关合同台帐。九、合同承办人员职责：（一）依法签订、变更、解除合同；（二）提请有关部门审查其经办的合同；（三）认真执行所签订的合同，及时掌握和检查合同履行情况；（四）及时向本部门、法律部或法律事务专员通报合同履行中发生的问题，提出解决问题的建议；（五）保管合同文本及与履行、变更、解除合同有关的资料，并按期交档案管理人员归档；（六）根据法律部、法律事务专员需要参加或配合合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。第三章合同的订立与履行十、订立、履行合同69、必须遵守法律、行政法规，尊重社会公德，并坚持平等、自愿、公平、诚实信用原则。十一、公司法定代表人、二级公司法定代表人有权代表本公司签订各类合同，其他人作为法定代表人的代理人签订合同时，必须有法定代表人的授权委托书并在授权范围和权限内签订合同。法定代表人授权委托手续由公司、二级公司行政人事部办理。十二、凡涉及工程建设、广告宣传、活动组织、大额资产购置、软件开发、大宗印刷等经济活动，承办部门必须按照公司有关规定进行招投标，并在合同会审时，将有关招投标材料连同中标通知书一并附送会审部门。十三、对外签订各类合同，必须先审查对方主体资格、资产状况、履约能力等基本情况。对方是法人的，还须在签订合同前取得对70、方经年检合格并加盖法人印章的营业执照复印件。 第十四条正式合同谈判，必须有公司或二级公司内部二名以上相关工作人员同时参与。合同谈判重要环节应制作谈判记录或会议记要，并由参与谈判人员签字确认。十五、商品房销售、房屋租赁、物业管理、工程设计、建筑施工、广告发布、委托印刷、活动赞助、项目融资、开发合作、股权转让、法律顾问聘请等事项，公司提供合同示范文本推荐使用。其它需由合同承办人员自拟合同文稿的，应作到：条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。十六、合同签订前，承办部门要按照本办法有关规定提交相关部门会审。未经会审的合同，用印部门不得用印。十七、合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部71、门都必须严格依合同行使权利、履行义务。十八、合同签订后，承办人员应分别将合同副本交会计部、法律部备案，并须及时、准确地将合同内容传递到各有关部门及履行环节。合同承办人员应及时检查、了解合同履行情况，及时处理发生的问题，并将所发生问题及时向本部门负责人、法律事务专员或法律部汇报。第四章合同会审十九、承办部门在合同签订前，须完整填写合同会审单并签署承办部门经办人和部门经理意见，连同合同草案及有关资料，如合同对方简况、承办部门对合同的必要说明、招投标文件等一并提交合同会审单要求的部门会审。二十、合同会审单由法律部设计，并负责向各业务部门、二级公司提供。（合同会审单试行格式参看附件）二级公司认为必要的72、，可自行设计本单位的合同会审单，但需于使用前报法律部备案。二十一、合同会审由下列部门或人员完成：法律部、会计部、财务部、行政人事部、预算总监、主管副总裁、总裁。法律部在每次合同会审前确定参与会审的部门。法律部认为必要时，可调整相关部门或人员构成。 二十二、合同会审主要评价以下内容：（一）合同主体、内容、形式、程序、附加条件合法；（二）合同条款齐全、严密，合同文字清晰明确，当事人的权利义务具体确切，合同的有关手续完整齐备；（三）合同双方均有履约能力，合同的履行可取得一定的社会、经济效益，合同一方需提供担保的，已选择切实可行的担保方式；（四）合同可能涉及的设计或制作要求、工期或履行期限、质量、造价73、或价格、技术参数、付款方式等事项符合公司要求或交易惯例，涉及费用支出的，符合董事会批准的公司年度预算方案和计划；（五）按照公司规定需进行招投标的，已履行招投标程序。 二十三、合同会审应按合同会审单要求的顺序进行。对于会审部门或人员提出的修改意见，承办部门应予相应修改，对于不能修改的内容，应与有关部门或人员充分沟通并做出书面说明。凡涉及承办部门或人员提出修改意见的，有关修改或说明必须经相关部门或人员重新核准。二十四、二级公司根据本办法规定自行组织合同会审，但涉及重大资产处置、为其它单位对外提供担保、重大非常规业务及会审部门之间有严重争议的合同，必须再报公司进行二次会审。二级公司标的额1000万元74、以上的合同，原则上应由公司二次会审，但法律部认为必要时，可授权二级公司自行组织会审。二十五、公司会审部门有重大争议的合同，提交总裁办公会评议。总裁办公会评议争议合同时，承办部门或经办人可列席参加。第五章合同的变更和解除二十六、合同生效后，如因特殊情况部分或全部不能履行合同，承办部门应及时将情况报法律部或法律事务专员，并根据法律部或法律事务专员意见与对方协商，采取必要的补救措施或办理变更或解除合同手续。二十七、合同履行过程中，遇到法律规定或合同约定允许变更或解除合同的条件时，经与对方协商一致，可以变更或解除合同。二十八、变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同订立的审批权限和程序相同。二十九、合75、同的变更、解除应注意以下事项：（一）主体变更，应征得合同各方同意；（二）有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位印章或以其他方式由担保单位确认同意变更；（三）经有关主管部门批准生效的合同，变更、解除协议应报原批准机关批准；（四）经公证机关公证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证机关备案。三十、变更、解除合同的协议或其他法律文件在尚未达成或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。第六章合同管理三十一、除按法律规定或合同约定应办理审批、备案、公证等手续的情形外，合同、协议、备忘录或其他有关法律文件签署完毕，应按公司有关档案管理的规定及时送公司档案管理部门存档。其它合76、同文件如有关合同的往来文书、信函、电子文件、视听资料、电话记录、广告、招标文书及各种相关凭证等，应于合同履行完毕后三十日内送公司档案管理部门存档。三十二、公司、二级公司承办合同业务的部门，要建立合同签约、变更、履行管理台帐，每季度填写一次合同履行情况表，分别报主管经理或本单位负责人及法律部各一份。合同台帐应记载：序号、合同号、签约日期、合同标的、签约单位、履行情况及合同违约、变更、解除事项。三十三、因履行合同发生纠纷，各承办部门应及时向法律部或法律事务专员汇报，并邀请法律部或法律事务专员共同处理。经协商无法解决的纠纷，由法律部或法律事务专员根据公司法律事务管理制度的有关规定进行处理。三十四、法律部对合同管理的考核每季度进行一次，考核的内容有：（一）是否按本制度规定订立、履行、变更、解除合同；（二）是否按本制度规定进行合同会审；（三）合同条款有无遗漏或缺陷；（四）是否建立合同台帐、有关合同文件是否及时归档。三十五、法律部认为必要时，可不定期检查公司各部门、各二级公司的合同、协议及其他有关法律文件的执行情况，有关部门必须予以必要配合。三十六、法律部可根据考核结果，对公司各部门、各二级公司提出奖惩建议。第七章附则三十七、本办法由公司总裁办公会授权法律部负责解释。附件：合同会审单合同会审单合同名称编号业务部门经办人会审日期相关部门会审内容部门经理审核主管副总裁审核总裁批示