1、物业公司会议、印章及办公环境行政管理制度汇编附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 会议管理制度 - 1-10 第二章 印章管理制度- 第三章 办公礼仪管理制度- 第四章 办公环境管理制度- 第五章 办公设备管理制度- 第六章 对讲机管理制度-第七章 工作服管理制度- 44-55第八章 食堂管理制度- 56-58第九章 内部车辆管理制度- 59-62第十章 资产管理制度- 63-63第十一章物资采购管理制度- 64-72第十二章 仓库管理制度-第十三章 文件管理制度- 第十四章 宿舍管理制度-第十五章 信2、息管理制度-一、会议管理制度1. 目的规范xx物业公司会议管理, 及时发现和解决经营服务过程中存在的问题，加快人才培养，满足公司持续发展的需要。2. 适用范围xx物业公司及下属管理处各类会议的组织考核3. 职责3.1 由公司总经理或其授权人主持半月工作例会、月度计划总结会、季度工作会议、年度总结表彰大会。3.2与会人员提前将会议议题报送行政管理部。3.3 专题会议，由发起部门召集并主持。3.4专题会议提案由发起部门向行政管理部提交或由公司总经理提出。3.5由职能部门与项目管理处分别组织每日晨会。3.6职能部门由各部门经理轮流主持。3.7项目管理处由项目经理负责主持，信息员负责会议内容记录，并于3、会议结束前，会议主持在会议上当众宣布晨会内容及晨会提出需要各部门协调或即时解决的问题与责任人，同时由各责任人当众予以确认。3.8由职能部门及项目管理处自行组织周例会，并对会议内容进行跟踪；会议纪要于次日提交行政管理部备案并抄送公司总经理。4. 方法及过程控制4.1 周例会职能部门每周一下午组织召开，项目管理处各部门每周五下午组织召开。特殊情况另行安排。参加会议人员为本部门工作人员，其他部门可以指派人员列席。所有参加人员应至少提前三分钟到会，如因特殊情况晚到或缺席的，应提前知会部门负责人。无故晚到者或无故缺勤者，将按照公司即时考核管理规定处罚。4.2 会议主要内容职能部门及项目管理处（各业务部门4、）成员汇报上周主要工作完成情况及下周工作计划； 职能部门经理及项目管理处各业务部门主管通报本部门上周计划工作完成情况和下周工作安排，就工作中重点、难点问题进行协调处理； 职能部门经理及项目管理处各业务部门主管传达公司重要信息； 职能部门经理及项目管理处各业务部门主管通报本部门人员变动、奖惩有关事宜； 征询、酝酿改善管理的合理化建议。 部门指定人员做会议记录并负责按月装订成册报行政管理部，行政管理部抄送总经理。职能部门经理及项目管理处各业务部门主管负责会议决定事项的监督实施。4.3 半月工作例会4.3.1半月工作例会由公司总经理或其授权人在月中择日组织召开。特殊情况另行安排。4.3.2行政管理部5、提前二天向职能部门及项目管理处发出会议通知。行政管理部在会后2个工作日内向公司总经理提交会议纪要,定稿后的会议纪要抄送相关人员并备份存档。 职能部门经理及项目管理处经理须按时参加会议，无故晚到者或无故缺勤者，将按照公司即时考核管理规定处罚。4.4 会议主要内容人力资源部门通报人员变动、奖惩等事宜。职能部门经理及项目管理处经理汇报上半月计划工作完成情况；公司总经理或其授权人作出总结性发言，对未完成工作的原因进行分析判断，协调处理疑难问题；征询、酝酿改善管理的合理化建议；或者根据实际情况，调整工作计划；公司总经理或其授权人通报公司重要信息； 品质管理部负责会议决定事项的监督跟进。4.5月度计划总结6、会4.5.1月度计划总结会由公司总经理或其授权人于次月第一周内组织召开。特殊情况另行安排。4.5.2行政管理部提前二天向职能部门及项目管理处发出会议通知。行政管理部在会后2个工作日内向公司总经理提交会议纪要,定稿后的会议纪要抄送相关人员并备份存档。职能部门经理及项目管理处经理须按时参加会议，无故晚到者或无故缺勤者，将按照公司即时考核管理规定处罚。4.6 会议主要内容职能部门经理及项目管理处经理通报上月经营服务目标完成情况，汇报上半月计划工作完成情况；公司总经理或其授权人作出总结性发言，对未完成工作的原因进行分析判断，协调处理疑难问题；征询、酝酿改善管理的合理化建议；或者根据实际情况，调整工作计7、划； 考核小组通报工作考核情况。公司总经理或其授权人通报公司重要信息，安排部署当月主要工作； 品质管理部负责会议决定事项的监督跟进。4.7 季度工作例会季度工作例会由公司总经理或其授权人每季度第三个月第一周与月度工作例会合并组织召开。特殊情况另行安排。行政管理部在会后2个工作日内向公司总经理提交会议纪要,定稿后的会议纪要抄送相关人员并备份存档。职能部门经理及项目管理处主办以上管理人员须按时参加会议，无故晚到者或无故缺勤者，将按照公司即时考核管理规定处罚。 行政管理部提前二天向职能部门及项目管理处发出会议通知。4.8 会议主要内容职能部门经理及项目管理处经理通报季度经营管理服务目标完成情况，对未8、按计划完成的主要工作进行原因分析，提出改善措施；公司总经理或其授权人作出总结性发言，对未完成工作的原因进行分析判断，协调处理疑难问题；征询、酝酿改善管理的合理化建议；或者根据实际情况，调整工作计划；公司总经理或其授权人宣布公司重大事宜，宣讲企业文化，表彰好人好事，对集中反映员工需求的建议或意见进行反馈。 品质管理部负责会议决定事项的监督跟进。4.9 年度总结表彰大会4.9.1 年度总结表彰大会于每年元月份的第三周召开。4.9.2 行政管理部提前五个工作日向各部门发出会议通知。4.9.3 除公务异地出差员工和值班员工外，如因特殊情况晚到或缺席的，应提前向分管负责人请假。无故晚到者或无故缺勤者，将9、按照公司即时考核管理规定处罚。其余员工须提前五分钟到达会场。行政管理部负责会场布置及向特邀单位和个人递发邀请函。4.10 会议主要内容公司总经理或其授权人通报上年度经营管理服务目标完成情况，肯定成绩，剖析问题与不足，提出本年度经营服务目标。好人、好事，为先进工作者颁奖。4.11 专题会议发起部门应提前二天向与会人员发出书面通知，确定会议召开的时间和场所，被通知人员应做好发言准备并按时参加会议。提交专题的部门，不仅要提出问题，还须有解决问题的方案供与会人员研讨，与会人员应充分发表意见，力求使问题反映得更翔实，分析判断更准确，处置方案更科学合理。4.11.4 会议由专题提交部门派员记录，会议纪要提10、交行政管理部处理、存档并抄送总经理。4.11.5 专题涉及的部门负责会议决定的实施，并将实施结果及时向公司总经理书面反馈。4.12 每日晨会每日早晨8：45准时召开，会议时间约15分钟。 职能部门晨会参加人员为各部门经理，项目管理处晨会参加人员为各业务部门主管、值班员、信息员。所有参加人员应至少提前三分钟到会，因特殊原因不能到会者，须向当值主持人请假，并委托本部门业务骨干出席会议，出席会议者负责会议精神的传达。4.13 会议主要内容 与会人员分别通报前日工作计划完成情况，知会或提出需他部门协助的事宜，相互通报业主投诉记录、维修整改完成情况、服务缺陷的检讨及改善服务的建议，管理处经理协调处理有关11、疑难问题，知会或提出需他部门协助的事宜，对疑难问题进行沟通、探讨；安排部署当日工作要点。 职能部门主持人负责将会议主要内容记入晨会记录表，每周值日结束，就本周工作汇总填写晨会移交表。下周一晨会，上周主持人首先综述上周工作简况，提出分析意见，并将遗留问题知会本周晨会主持人，保持持续跟进的状态； 职能部门晨会记录表由行政管理部负责按月装订成册抄送总经理。信息员按月将项目管理处晨会记录表整理报行政管理部审核。主持人负责监督当值周晨会决定事项的实施。5、会议纪律5.1 所有与会人员参加会议须携带笔和笔记本，认真做好会议记录；5.2 所有与会人员会议期间须将手机及传呼机转至振动档或关闭；5.3 会议期间12、，所有与会人员不得交头接耳，频繁进出；5.4 与会人员应注意维护会场环境卫生，会议结束后将桌椅归位。6、 会议纪要要求 会议纪要宜采用条款式格式书写，用语准确、简明扼要。如一、会议简况：时间、地点、召集人、参加人；二、讨论议决事项：1、2、3；三、结语要求。7、违规处理各级会议与会人员如因特殊情况晚到或缺席，应提前向会议主持人请假，否则，按公司即时考核管理规定，迟到者扣0.5分，缺勤者扣2分。8、 考核办法 会议决定的各项工作完成情况，纳入部门月、季及年度绩效考核范畴。具体考核办法见人力资源部绩效考核管理制度。9、附相关记录表格附表1：出席会议情况记录表附表2：晨会记录表附表3晨会移交表附表113、北京市xx物业管理有限公司出席会议情况记录表编号：xx002 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：会议名称时 间召 集 人主 持 人应到人数实到人数重要出席人员列席人员与 会 人 员 签 到部 门姓 名部 门姓 名部 门姓 名附表2北京xx物业管理有限公司 晨会记录表编号：xx003 版本：1/A 生效日期：2006年8月1日 序号：年 月 日 星期 天气 序号：部 门本日工作内容当日计划工作完成情况客户服务部工程管理部安全管理部清洁绿化部管理处经理助理管理处经理备注: 信息员： 时间：附表2北京xx物业管理有限公司 晨会记录表编号：xx003 版本：1/A 生效日期：2006年8月14、1日 序号：年 月 日 星期 天气 序号：部 门本日工作内容当日计划工作完成情况品质管理部人力资源部财务管理部行政管理部总经理布洛城管理处经理备注: 值班经理： 时间：北京xx物业管理有限公司晨会移交表下周值班人员注意事项：序号本周未关闭事项进度要求责任人备注1234567891011上周工作情况综述：移交人： 接收人： 日期： 二、印鉴证照管理制度1 目的加强xx物业公司印鉴、证照的安全保管及正确使用，确保各项工作的正常开展。2. 适用范围公司各类印鉴、证照的使用与管理。3. 职责3.1 公司公章、合同章、证照由行政管理部指定专人负责保管使用；3.2 财务专用章由财务主管负责保管使用；3.315、 部门业务章由部门主管保管使用；3.4 各种印鉴、证照管理人员对其管理使用的印鉴、证照负相应的法律责任。3.5 公司行政管理部负责公司各类印鉴、证照的统一管理。4. 方法及过程控制4.1 各类印鉴、证照的保管，责任人须认真负责，妥善存放。4.2 改制印章，或印章丢失、损坏或被盗，公司在弄清事实，落实责任的同时，由行政管理部根据政府规定办理刻制、补刻印章手续。4.3 公司公章的管理 因工作需要开具公司法人代表证明书、法人授权委托书，必须报公司负责人批准后加盖公司公章。 以公司名义对外发文，经有关人员会签，公司负责人签发后，加盖公司公章。 以公司名义张贴的各类通知、通告等，经有关人员会签，公司负责16、人批准后，加盖公司公章。 因工作需要开具公司介绍信的部门或个人，应说明用途，经部门主管同意、行政管理部主管审批后加盖公章。 向住户发放的管理费收费通知单和催缴单，经客户服务部主管审核批准后，加盖公司公章。 以公司名义向业主或物业使用人下发的各类违规通知单，经客户服务部主管审核后，加盖公司公章。4.4 公司合同章的管理因签订各类合同的需要，经办部门报行政管理部主管审核，公司负责人批准后加盖公司合同章。4.5 部门业务专用章主要用于一般工作联系，公务需要加盖印鉴，须部门主管审批并履行登记手续。4.6 财务专用章仅限于财务往来结算，由财务主管视工作需要加盖。4.7 各类证照的管理各类证照是指营业执照17、法人代码证、税务登记证（包括国税、地税）、收费许可证、机动车停车场许可证。行政管理部指定专人管理各类证照，建立相应的登记表，如因工作需要使用证照，使用人须履行登记手续，经行政管理部管或公司负责人同意后方可使用。办公现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。 行政管理部证照保管人负责办理各类证照的年审、升级、换证等有关事宜。5. 相关记录表格：附表1：证照登记表附表2：证照使用登记表附表3：印章登记表附表1：北京xx物业管理有限公司证照登记表编号：xx005 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：序号证照名称签发机关签发日期经办人保管人备注附表2：北京xx物业管理有限公司证照使用登记表 编18、号：xx006 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：日期证照名称用途使用部门使用人批准人是否加盖公章备注附表3：北京xx物业管理有限公司印章登记表 编号：xx007 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号： 序号印制名称刻制时间经手人保管人备注三、办公礼仪管理制度1. 目的树立并保持xx物业公司良好的企业形象，营造严肃、文明, 和谐、高效的办公环境。 2. 适用范围北京xx物业管理有限公司。3. 职责3.1 职能部门经理负责所在部门办公礼仪的贯彻实施。3.2 项目管理处经理负责所在管理处办公礼仪的贯彻实施。3.3 行政管理部负责对实施结果进行监督检查。4. 方法及过程控制4.119、 所有员工上下班须遵守公司规定的作息时间，并按照要求打卡或签到。4.2 上下班及出席会议应准时，因故不能按时到达应事先向上级领导请假。4.3 微笑是员工对顾客和同仁最基本的态度，所有员工工作中应自然地微笑，使用礼貌语言，并注意各种场合的言谈举止，维护公司的企业形象。4.4 所有员工上班着装必须符合公司规定。4.5 工作中应保持精神饱满，坐立行走姿态端庄严谨。4.6 电话铃响三声之内提机接话，先说“您好”，再报出公司、部门名称及本人姓名。4.7 装有电话分机的部门，打电话对外联系业务时应留下分机号码。4.8 办公用品应摆放整齐、有序；垃圾、废纸应放入废纸篓内，不得随地抛弃。4.9 桌面应随时保持20、整洁。4.10 办公时间，办公桌上除茶杯、文具盒、资料夹、电话、台历外，请勿摆放其他物品。下班或出外办事，要清理好自己的桌面，并将椅子归位后离开。4.11 办公区内禁止吸烟、就餐。吸烟、就餐应到指定地点。4.12 接待来公司参观、访问的客人及办事人员，应热情大方、彬彬有礼。接待访客、业务洽谈要在指定地点进行。4.13 办公时间应坚守工作岗位，需暂时离开时应告知主管或同事，并在留言板上留言。外出办理公务超过2小时，返回后在外出公务登记表上填写公务办理相关情况，重要公务，应另附书面报告。每周末，考勤员将外出公务登记表集中呈递公司负责人查阅，外出公务登记表，按月装订并作为当月考勤的参考。4.14 办21、公区域内交谈应轻声细语，不得大声喧哗、聊天。4.15 上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的书籍。5.附相关记录表格附表1：外出公务登记表附表2：外出办理重要公务报告附表2：北京xx物业管理有限公司外出办理重要公务报告编号：xx008 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：时间事由委派单位（部门）委派人经办人被拜访部门被拜访人联系电话被拜访部门被拜访人联系电话处理结果经办人（签字）：委派人（签字）：时间事由委派单位（部门）委派人经办人被拜访部门被拜访人联系电话被拜访部门被拜访人联系电话处理结果经办人（签字）：委派人（签字）：附表1北京xx物业管理有限公司外出公务登记表编号：xx008 22、版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：部门：日期起止时间事 由拜访部门拜访人处理结果经办人报告编号四、办公环境管理制度1. 目的营造xx物业公司干净、整洁的办公环境，体现公司规范、严谨的管理作风,提高工作效率。2. 适用范围公司所有办公场所的管理。3. 职责行政管理部不定期组织相关人员对办公场所进行检查，对检查中发现的问题如实记录并及时向人力资源部门反馈，人力资源部门按及时考核制度予以奖罚。4. 方法及检查标准4.1 工作服 所有员工须按规定穿着工作服，工作服应干净、整洁，无褶皱，无破损及多余饰物。4.2 工作牌 上班必须统一佩戴工作牌于左胸处，位置正确，不得歪斜。4.3 工作铭牌 应23、统一放置于办公桌明显位置。4.4 桌面玻璃板下可放置关系单位联系电话表，不得夹放个人名片、照片、宣传画等物品；离开办公位置时，办公用品及资料均要放入抽屉内或放入文件夹内，保持桌面整洁。4.5 电话电话按座次方位放置于桌子右上角或左上角；电话机需保持清洁；电话铃声适中，铃响三声内必须接听。4.6 水杯个人用水杯款式、颜色应大致相同，一般放置于桌面电话机旁。4.7 文件夹、袋文件夹、袋应分类摆放，统一标识。4.8 文件架文件架应统一颜色，办公桌面可放一组，不得放于地面。4.9 办公座椅 离开座位，座椅须放置于办公桌下，靠背紧贴办公桌； 办公椅脚部位不得有泥垢。4.10 电脑、打印机、复印机 电脑、24、打印机、复印机须有静电防护措施，随时保持清洁、无散乱纸屑.4.11 销毁文件、单据 作废的文件、单据，部门须安排专人销毁，并做好销毁记录，防止泄密。4.12 财务室，资料室管理财务室、资料室为公司要害部门，无关人员不得随意进出。4.13 办公区消防、灭火办公区配备一定数量的灭火器，任何人不得擅自挪用。办公区内所有人员均为义务消防员，遇火情时会正确使用灭火器，积极参与灭火行动，即时扑灭火源。消防通道禁止堆放物品，保持通道畅通。4.14 个人物品管理下班前，各位员工须锁好办公桌抽屉，勿忘带走钥匙、手机和个人钱物。4.15 下班离开办公室，除传真机外，各责任部门均须关闭办公设备电源及照明灯，锁好门窗25、。4.16 每周五下班前提前一小时清洁个人名下的办公设备。五、办公设备管理制度1. 目的加强公司办公设备管理，保持设备良好的技术状态，延长办公设备的使用寿命，提高使用效率。2. 适用范围公司各职能部门及项目管理处办公设备的使用与管理。主要包括：电脑和其配套设备、传真机、电话机、复印机、打印机、对讲机、电视机、投影仪、照相机等。3. 职责3.1 行政后勤管理员负责办公设备的申购、发放、管理；3.2 职能部门及项目管理处设备责任人负责个人名下办公设备的保管使用。4. 方法及过程控制4.1 公司办公设备为公司财产，任何人不得损毁或因私使用。设备责任人须定期对所属办公设备进行清洁、检查和保养，当设备发26、生故障个人排除不了时，应及时向行政后勤管理员报告,请专业人员维修处理，并填写设备维修保养记录表。4.2 电脑和其配套设备：电脑和其配套设备由公司指定专人操作，未经授权不得擅自使用；操作者必须掌握基本的操作程序；各部门电脑须设置开机密码及屏幕保护密码，报行政管理部备案；行政管理部负责统一各部门电脑软件系统的安装并定期进行检查，确保所装软件用于工作。 传真机：行政管理部指定专人负责传真机的日常使用及保养，及时发送接收按规定签署的各类传真函件，收发传真时须填写传真收（发）文登记表，履行登记制度。 电话：凡因工作需要打长途电话者，须填写申挂长话登记表，打电话须言简意赅，长话短说，上班时间请勿打私人电话27、；非工作需要，禁止拨打声讯电话。 复印机：行政管理部指定专人负责复印机的日常使用及保养，复印文件资料须填写文件复印登记表，如文件需大批量复印，则应选择印刷制作。 打印机：职能部门及项目管理处指定专人负责打印机的日常使用及保养，打印机的色带、墨盒或硒鼓，达到使用期限时应及时更换。 对讲机：对讲机的管理按对讲机管理制度执行。 电视机：电视机所在部门指定专人负责电视机的日常使用和维护，在规定时间开启、关闭，选择合适的频道、内容及音量。 投影仪、照相机：责任部门指定专人保管，使用人经授权方可操作使用，使用人须掌握基本的操作方法和程序。5. 附相关记录表格：附表1：传真收文登记表附表2：传真发文登记表附28、表3：申请挂长话登记表附表4：文件复印登记表附表1：北京xx物业管理有限公司 年传真收文登记表编号：xx009 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号： 日期/时间发文人收文内容摘要页数收文人附表2：北京市xx物业有限公司 年传真发文登记表编号：xx010 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：序日期时间发文人发文内容摘要页数收文人收文单位收文人传真号附表3：北京xx物业管理有限公司 年申挂长话登记表 编号：xx011 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：日期申挂人部门申挂地号码通话时间事 由附表4：北京xx物业管理有限公司年文件资料复印登记表编号：xx012 版本：029、/A 生效日期：xx年4月1日 序号：日期部门内容规格数量签名六、对讲机管理制度1. 目的加强xx物业公司对讲机的管理，确保对讲机经常处于良好的技术状态，确保工作联系的正常进行。2. 适用范围公司对讲机的使用与管理。3. 职责3.1 行政管理部资产管理员负责对讲机的统一管理。3.2 工程管理部负责对讲机的日常维护保养。3.3 对讲机使用人负责对讲机的日常使用保管。4. 方法及过程控制4.1 使用对讲机的人员应严格遵守中华人民共和国无线电管理条例和北京市无线电管理的有关文件规定。4.2 指挥中心总台与相关部门对讲机对应使用不同的频率。4.3 行政管理部资产管理员定期检查相关部门对讲机的使用情况。30、4.4对讲机使用部门应指定对讲机管理员（兼职），负责对本部门对讲机使用人员的操作培训。4.5 严禁员工用对讲机对讲与工作无关的内容。4.6 持机人应将对讲机调至最佳发射、接收状态，保持音量适中及对讲机的清洁。4.7 指挥中心的值班人员，晚上10：00次日7：00每隔半小时与巡更人员联系一次，以检查确认对讲机的工作状态。4.8 对讲机持机人员如因使用不当引起对讲机收、发故障，其主管须查明原因并及时予以纠正或修复。4.9 共用对讲机的人员必须严格履行交接班检查、验收、移交手续，在交接时所发现的设备故障，应据实记录，及时报修。4.10遗失、损坏对讲机，使用保管人应承担赔偿责任。4.11对讲机电池使用31、一年以上正常老化，充电不良无法维修时，持机人应报主管,经管理处经理批准、向行政管理部申领新电池。4.12 对讲机收、发效果不良，应先送工程管理部进行维修保养，不能消除故障，则报部门主管,经管理处审核批准,报行政管理部送到供应商或指定的专业维修部门维修。4.13 对讲机出现严重故障，经专业维修公司确认无法维修或维修费用已超过本机净值时，须由持机部门报行政管理部，按资产报废有关规定办理报废手续。4.14 严禁非本公司人员使用对讲机。持机人不得将对讲机带出工作区域。违者视情节轻重予以处罚。七、工作服管理制度1. 目的加强对xx物业公司各类员工工作服的有效管理，树立xx物业公司良好的企业形象。2. 适32、用范围公司各层级员工服的管理。3. 职责工作服由公司行政管理部负责统一管理。4. 方法及过程控制4.1 工作服的分类 经理人员工作服（男、女）； 管理人员工作服（男、女）； 工程技术人员工作服；4.1.4 安全管理员工作服；4.1.5 保洁员工作服；4.1.6 绿化员工作服；4.2 着装要求 公司全体员工上班时间必须着本岗位规定的工作服。 工作服须保持整洁，安全管理员的各类饰配件应齐全,佩戴位置应标准。 所有员工着装须统一配套，不能将工作服随意搭配穿着，制服外不得显露个人物品，衣、裤口袋须平整，勿显凸鼓。 如因对外公务活动需要，经部门主管批准，可穿着便服上班。 休息日或节假日在服务场所值班人员33、，应穿着规定的工作服。 为维护公司良好形象，各部门人员都有责任保持个人服装的整洁及完好。4.3 工作服的订做行政管理部根据公司CI手册中规定的服装款式、质地、颜色订做员工制服。4.4 工作服的发放与回收 春秋装发放时间为每年4月份，夏装发放时间为每年6月份，冬装发放时间为每年10月份。 因气候变化提前或推迟换装时，行政管理部应书面通知各部门。 职员到岗第一天，到公司人力资源部领取实习工作牌，试用期间凭实习工作牌在服务场所作业，实习期满被公司正式录用后缴纳服装费500元，凭财务开具的收款收据到行政管理部订制工作服；工程技术人员到岗第一天，到公司人力资源部领取实习工作牌、到财务管理部交服装押金2034、0元，凭财务开具的收款收据复印件到行政管理部领取工作服。 职工（含安全管理员、保洁员、绿化员）到岗第一天，到公司人力资源部领取实习工作牌，向财务管理部交纳服装押金（安全员400元、保洁员200元、绿化员200元），凭财务开具的收款收据复印件到行政管理部领取工作服。 员工在领取服装过程中，应在仓库现场认真检查服装质量，领出后如发现损坏，公司将不予退换，由当事人自己负责修复。 职工离职时必须退还工作牌及所有服饰配件，如有遗失照原价赔偿。 职工离、辞职，在办理完离、辞职手续后，凭公司财务开具的收款收据退还服装押金。 职工调离本部门时，工作牌及所有服饰配件须缴交；重新领用新的工作牌及服饰配件。 职工在35、试用期内办理离、辞职手续，其领用的工作服和服饰应退还公司，公司根据服装实际使用时间收取服装折旧费。工程技术人员、安全员、保洁员、绿化员每月均按15元收取服装折旧费，不足1月按1月计算。职员在转正后办理离、辞职手续，其领用的工作服和服饰不用退还，公司也不退还其所交付的服装费。工程技术人员及职工在更换及补领工作服及服饰时，必须将原有的工作服及服饰交还公司，以旧换新，方可更换及补领新的工作服及服饰。工程技术人员工作服如未到规定使用期限，因工作原因发生非人为因素的破损可凭之换取旧服装，遗失则需由本人缴纳服装成本价领取新服装。 职工因本人原因造成工作服破损，应按服装成本价缴费，领取新服装。4.5 工作服36、的保管每逢季节交替，更换完逾季工作服后，各部门负责人应督促本部门员工将更换下来的服装进行清洗、整熨，并自行妥善保管。 4.6 公司行政管理部将不定期对各部门员工服装完好程度进行检查，如发现未按规定着装、服装过于陈旧或破损，将追究当事人和部门主管的责任。4.7 工作服的报废及处理行政管理部应及时清理回收旧服装，所回收的服装须由本人洗涤干净，行政管理部视情况报公司进行销毁或处理。4.8 工作服配置及使用期限见工作服装配置一览表。5. 附相关记录表格附表1：工作服装配置一览表附表1：北京市xx物业有限公司工作服配置一览表岗位类别服装名称使 用 年 限单位数量备 注部门经理工作服男部门经理冬上装二年一37、件另配马夹一件；长袖白衬衣二年二件领带一年一条短袖白衬衣二年二件冬、夏西裤二年各二条女部门经理冬装二年一套另配西裤一条、马夹一件；长袖白衬衣二年二件女部门经理夏装二年一套短袖白衬衣二年二件领花二年一个发髻一年一个男职员工作服冬上装西服二年一件另配马夹一件；长袖白衬衣二年二件短袖白衬衣二年二件领带一年一条冬装西裤二年二条短袖白衬衣二年二件夏装西裤二年二条领带一年一条女职员工作服冬装西服二年一套冬装白衬衣二年二件夏装二年一套短袖白衬衣二年二件领花二年一个发髻一年一个工程技术人员作业服技术人员冬装二年二套技术人员夏装二年二套技术人员维修地垫二年一块技术人员工具包二年一个技术人员维修鞋套一次性双保洁员38、工作服男保洁员冬装二年二套男保洁员夏装二年二套女保洁员冬装二年二套女保洁员夏装二年二套女保洁员发髻一年一个领花二年一个安全管理员工作服门岗冬装二年二套门岗冬装（臂章、袖口边条、单杠条）二年一件巡逻岗夏装二年二套门岗夏装二年二套巡逻岗（臂章、袖口边条、单杠条）二年一件巡逻岗帽徽三年一个巡逻岗精神带二年一条安全员雨衣五年一件帽子二年一顶腰带二年一条领带二年一条停车场管理员工作服停车场管理员冬装（含帽子、帽徽、领带、肩章）二年二套帽子、帽徽、领带、肩章使用年限及服装样式与安全员相同；停车场管理员夏装二年二套八、食堂管理制度1. 目的加强xx物业公司员工食堂的管理，确保员工饮食卫生。2. 适用范围公司39、员工食堂的管理。3. 职责3.1 行政后勤管理员负责员工食堂的日常监督。3.2 食堂工作人员负责食堂供餐的日常运作。4. 方法及过程控制4.1 食堂工作人员须持有效健康证方可上岗，体检每年进行一次。体检不合格者不得从事食堂工作。4.2 食堂工作人员按照公司规定的就餐时间，提前做好饭菜，保证员工按时正点就餐。4.3 食堂采购人员须通过正规渠道采购菜、肉、蛋、禽，各种食物必须新鲜，严禁采购发霉变质或劣质食品，晚餐禁止使用午餐的剩菜剩饭。4.4 蔬菜、副食品必须充分洗涤，以免残留农药或污物。4.5 食品储藏应生熟分开，砧板使用应生熟分开，保证饭菜质量，每餐不少于三菜一汤，不断改进伙食花样。4.6 食40、堂工作人员上班必须穿工作服，工作服、围裙要保持干净整洁，不留长发，经常洗手，勤剪指甲，保持个人卫生。4.7 每日工作完毕后，须及时清理灶台、工作台及食堂公共环境卫生，各类餐具须定期消毒。4.8 厨师应努力钻研烹饪技术，提高饭菜质量，做到饭菜可口，力争使就餐者满意。4.9 食堂内应做到门窗明亮，墙面无蜘蛛网、无烟、油渍，工作台面干净，无杂物、地面无积水，炊具干净、整洁，无污垢。4.10食堂工作人员应微笑服务，使用礼貌用语，虚心听取员工意见，严禁与就餐者 争吵斗嘴。4.11 食堂内物品要摆放整齐，垃圾须及时清理，严禁随地乱摆放杂物，保证工作通道畅通。4.12 食堂工作人员应熟悉燃气灶具使用方法，按41、照规定操作。下班前锁好柜门，关好窗户，关闭火种、煤气、电源等。4.13 行政后勤管理员定期组织食堂工作人员分析食堂服务现状，研究改善措施。4.14 员工就餐需穿着工作服，佩戴工牌，排队有序进餐，不得擅自提前或推后。就餐亦不得插队。4.15 就餐员工须自觉维护食堂环境卫生，爱护餐厅内设施，注意节约饭菜，不得乱吐乱扔，残渣须倒进泔水桶内。4.16 行政管理部不定期对公司员工食堂进行检查，征询就餐员工意见，督导食堂不断改进工作，提高餐饮服务质量。4.17 食堂每月组织一次消杀活动，消杀前餐具、食品要妥善保管，消杀后要及时打扫卫生，清洗工作台面、地面。4.18 食堂管理人员每年底应向员工公布食堂的收支42、情况，保证食堂财务收支的透明度。九、内部车辆管理制度1. 目的规范xx物业公司车辆管理工作，保障公司车辆正常运行及驾乘人员的人身安全。2. 适用范围公司内部车辆管理。3. 职责3.1 车辆管理员（兼职）： 负责公司驾驶员的业务管理和安全教育。 对公司车辆的使用、维护、保管进行调度、管理。 对公司所有车辆和驾驶员建立相应的管理档案，设立车辆使用登记表,费用登记台帐，反映车辆使用、保养情况。 每月制作车辆消耗报表，反映车辆使用、保养情况。 定期检查车容车貌，敦促司机作好车辆保养工作。 核签公司所有车辆费用报销凭证。4.1 驾驶员管理 驾驶员应具备良好的职业道德，忠于职守，遵纪守法，服从公司领导和上43、级主管的工作安排，“安全驾驶”，确保乘员与车辆的安全。 驾驶员上班期间，除出车外，应在指定位置待命。下班后，如果主管或公司领导与其通讯联系，应立即回复,确保应急出车。 驾驶员应对日常驾驶的车辆精心保养，保持车况良好，油料充足，车容整洁。如因疏于职守，造成车辆故障，产生经济损失，本人承担50%以上的赔偿责任。 驾驶员未经上级主管同意，私自将所驾车辆交给其他人练车或私自用车，罚款100-300元或降一级工资。如造成交通事故，则对责任驾驶员严肃处理。 驾驶员当班时间严禁喝酒，违者无论有无发生交通事故，一律作辞退4.1.6 驾驶员接送公司来访客人，应热情礼貌，服务周到，在条件允许的情况下，尽量满足客人44、的要求。 公司所有车辆应在指定地点停放。因工作需要在指定地点以外的地方临时停放时，应存放于有人看管的停车场内，锁好门窗，加上防盗锁，随身携带行驶证和停车证，违者每次可处罚款100-300元。5 . 车辆使用5.1 公司一切机动车辆（汽车、摩托车）均为办公用交通工具，因私使用须经公司负责人批准，且用车人应支付车辆燃料费及其它费用。5.2 公司高级管理人员可以相对固定用车，但车辆管理员可视工作需要统一调度，用于紧急、重要的公务活动。5.3 公司职员因公务用车，按下列原则优先派车： 接送公司重要客人； 完成紧急公务； 前往公共交通不易通达的地方，或不便乘公共交通工具完成的公务（如财务人员办理重要业务45、）； 数人数事使用一个车次的。5.4 办理公务用车，用车部门应提前申请，经车辆管理员核准后派车。若公司车辆不能满足其公务用车，车辆管理员可开据乘车单，乘车人可持乘车单办理交通费的报销。5.5 其他单位借用公司车辆，必须报公司负责人批准，由车辆管理员与借车单位经办人办理交接手续，并按车辆的种类，行驶里程计算消耗费用。是否有偿借用，由批准人决定。5.6 违章、事故与处理办法 驾驶员因违章被交通管理部门处罚的费用，由个人负责。被处拘留的，拘留期间扣发工资和各项补贴。被处吊扣驾驶证的，扣证期间改做其他工作，发给基本工资；不能做其他工作的，做停职处理。 驾驶员遇交通事故时，应立即通知交警处理，并报告车辆46、管理员。 公司车辆因事故受损时，按下列原则处理；.1事故责任在对方的，由我方责任驾驶员负责向对方追偿；.2事故责任完全在我方驾驶员的，由责任驾驶员负责向保险公司索赔；保险公司拒赔或赔偿不足部分，由责任驾驶员承担。.3事故属于混合责任的，由交警区分责任，保险公司酌情处理。.4驾驶员未经领导同意私事用车或公务跑长途时擅自改变行车路线，造成交通事故的，当事人负全部经济和法律责任。.5驾驶员不按规定停放车辆或擅自将车辆借给他人使用造成公司车辆丢失、损坏的，视车辆的价值及情节轻重，处以2000元至20000元罚款。.6以上事故处理或索赔时，公司可提供必要的协助。 车辆更换轮胎应全部使用全新胎，严禁使用翻47、新胎、光头胎或来路不明的冒牌胎、杂牌胎。6 车辆维修6.1 驾驶员在车辆行驶中发现故障，应设法停靠在安全地带排除故障；无能力排除而影响安全行驶的，报车辆管理员同意后，可就近找修理厂维修；暂不影响安全行驶的，在返回公司后应立即会同车辆管理员进行维修处理。6.2 车辆正常磨损，或由于机件正常磨损造成的故障，由公司负责维修；由于驾驶员使用、保管不当造成机件损坏、车身擦刮的，由驾驶员负担维修费用。6.3 所有车辆的维修，除情况紧急、必须采取临时维修措施的，均须经车辆管理员审查，并在指定的维修厂维修。私自送维修厂修理的，公司有权拒付维修费用。7. 附相关记录表格：附表1:车辆月度费用统计表附表2：车辆状48、况检查表（月）附表3：车辆状况检查表（季度）附表4：派车工作流程图附表5：车辆行驶登记表附表6：公务乘车单附表1：北京xx物业管理有限公司 年份车辆费用统计表编号：xx013 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：车号： 驾驶员： 日期 租车费修理费燃料费路桥费停车费洗车费备注小 计 编制人： 审核人： 附表2：北京xx物业管理有限公司车辆状况检查表（ 月）编号：xx014 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：部门车号驾驶员检查项目检查情况描述车容外观车内保洁驾驶证和车辆证件发动机有无异响风扇及发动机皮带机油、冷却液、刹车油电解液、变速箱油、方向助力液前后灯光、雨刮器、前挡玻49、璃喷水器检查制动是否正常随车工具（千斤顶、轮胎扳手）、警告标识牌备用轮胎本月违章情况需整改项目责任人签字：上月末里程表本月末里程表本月行驶里程检查人签字： 车辆管理员签字： 驾驶员签字：检查时间： 年 月 日附表3：北京xx物业管理有限公司车辆状况检查表（ 季度） 编号：xx015 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：部门车号驾驶员检查项目检查情况描述车容外观车内保洁空滤器、汽油格、油水分离器是否漏油、漏水、漏气测试制动高低和有无跑偏检查全车灯光、雨刮器机油、冷却液、刹车油、制动液、变速箱油、电解液风扇皮带是否老化龟裂检查轮毂轴承、转向球头、横直拉杆、前轮有无异常蚀损检查避震器、钢板50、弹簧等检查传动轴、万向节、尾牙检查空调压缩泵、空调皮带、风机及空调制冷情况检查车厢、栏板连接情况检查随车工具、备用轮胎车辆检查总体评价限期整改项目复查情况复查人签字： 检查人签字： 监督人签字： 驾驶员签字：检查时间： 年 月 日附表4：北京xx物业管理有限公司派车工作流程图用车部门或人员因公事申请用车（用车申请单）总经理调用部门经理或行政管理部经理审核签字车辆管理员派车（作好用车记录）驾驶司机附表5：北京市xx物业管理有限公司车辆行驶登记表编号：xx016 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：车号： 驾驶员：日期用车事由里程用车部门用车人批准人备注附表6：北京市xx物业管理有限公51、司公务乘车单编号：xx017 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：乘 车 人部 门日 期事由：部门主管车 管行政主管北京市xx物业管理有限公司公务乘车单编号：xx017 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：乘 车 人部 门日 期事由：部门主管车 管行政主管北京市xx物业管理有限公司公务乘车单编号：xx017 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：乘 车 人部 门日 期事由：部门主管车 管行政主管十、资产管理制度1. 目的加强xx物业公司资产管理，保证公司资产安全、完整，充分发挥资产使用效能。2. 资产范围：根据资产的价值和使用期限，资产分为以下两类：固定资产和低值易52、耗品。2.1 固定资产单位价值在2000元以上（含2000元），使用期限超过1年的有形资产，均为固定资产；2.2 低值易耗品 单位价值在100元以上（含100元）2000元以下，使用期限超过一年的各种物资（包括工具、办公用具、包装容器等），应列为低值易耗品； 单位价值在100元以下，使用期限超过一年的物资，行政管理部与财务管理部商定是否列入低值易耗品；2.3 不属于固定资不产和低值易耗品的物资，不在本制度列管3. 资产类别3.1 公司资产共分为以下类别：3.1 .1 电子设备； 运输设备； 机械设备、工具； 保安消防器械； 家私； 其他；3.2 在分类记账时按照从16的顺序登录，能进入上一级类53、别的不进入下级类别。4. 方法及过程控制4.1 资产的管理 行政管理部指定一名资产管理员（可兼职）负责公司资产管理，各项资产须指定责任人，资产上须粘贴资产标识，落实资产维护责任，确保资产合理使用。 各部门应妥善使用列为资产的办公用设备、工具、任何人未经批准不得私自挪用。4.2 人员设立及职责： 资产管理员职责：A.每季度和年底，负责组织资产检查及盘点，并在盘点结束后三个工作日内提交盘点表及盘点报告；B .对资产所在部门的资产管理进行监督指导。 资产使用人职责：负责名下设备、工具的日常维护保养及正常使用。 资产管理员进行工作交接时，须保证账本及实物相符，并由行政管理部经理负责监交。行政管理部经理54、新到岗时应对到位资产情况进行核查。4.3 资产台帐的建立 公司根据资产分类设立资产台帐。公司财务设资产数量金额台账，财务人员根据经审批的资产情况审核单登记入账；行政管理部设资产数量台帐，由资产管理员根据经审批的资产情况审核单登记入账。 资产情况审核单须分年度编号装订，由资产管理员负责保存。 公司各部门之间资产调拨，需填写资产情况审核单办理调拨手续，并根据资产情况审核单及时登记资产变更台帐。4.4 每年十二月，资产管理员和财务人员共同对公司资产进行年终盘点，编 制资产盘点表报送行政管理部和财务管理部。 4.5 资产购置程序 各部门因工作需要，可申请购买相关资产，购买资产须严格按照公司制度规定的审55、批权限办理资产购买申请手续，经有关领导批准后由采购员按采购程序购买。 资产到货后，须经资产管理员或兼职质检员及库管员验收，验收人对资产的质量、数量等情况予以确认后，填写资产情况审核单，到行政管理部办理资产登记，然后办理报销手续。4.6 资产的维修及报废 固定资产、低值易耗品的维修，除非紧急情况，应填写维修申请单，严格按照公司管理制度规定的权限及流程办理审批。4.6.2 经专业公司确认已无法维修或维修费用超过资产净值时，应填写资产情况审核单申请办理报废。报废资产单价在1000元以上（含1000元），由公司负责人审批后方可报废；报废资产单价在1000元以下，由行政管理部和财务管理部经理审批后，方可56、报废。 报废资产处理后，需将处理方式、收据凭证字号（有残值）、经手人、证明人等相关内容在资产情况审核单部门存档联后面背书。 报废资产有残值的，经相关部门估价后由资产管理员负责处理，回收的资金统一交公司财务管理部。4.7 资产的检查与处理 行政管理部资产管理员不定期抽查各部门的资产管理情况。 职能部门及项目管理处根据公司年终资产盘点表，对本部门盘盈、盘亏的资产，找出原因及责任人，并对盘盈、盘亏资产按规定的审批权限，报财务管理部经理和总经理批准后予以处理。 对因使用、保管不善造成资产损坏或丢失，由有关责任人按重置价值或资产管理部门的评估价值进行赔偿。5. 附相关记录表格：附表1：资产盘点表附表2：57、资产情况审核单附表3：物资报废申请单附表4：物资申请单附表5：设备维修保养记录附表1：北京xx物业管理有限公司资产盘点表编号：xx018 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：部门： 盘点日期：序号名称型号规格单位账面数量盘点数量存放地点备注部门负责人： 检查人：附表2： 北京xx物业管理有限公司资产情况审核单编号：xx019 版本：0/A 生效日期： xx年4月1日 序号：部门： 年 月 日资产名称：型号：购入时间：资产类别：单位：数量：单价：金额：资产情况购入（用途）接受馈赠、代管转移报废（原因）供方名称：电话：审批：经手人：使用部门经理、主管：资产管理：调出部门经理、主管：资产情58、况审核单编号：xx019 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：部门： 年 月 日资产名称：型号：购入时间：资产类别：单位：数量：单价：金额：资产情况购入（用途）接受馈赠、代管转移报废（原因）供方名称：电话：审批：经手人：使用部门经理、主管：资产管理：调出部门经理、主管：北京xx物业管理有限公司物资申请单部门：序号使用部门品名规格型号类别单位数量单价金额要求或用途备注申请人：年月日 负责人：年月日行政部意见： 年月日公司负责人批示：年月日附表4：北京xx物业管理有限公司物资报废申请单 编号：xx021 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：申请部门申请人申请日期物资编号物资名称59、规格型号报废数量采购单价报废金额报废原因 签名： 日期：主管意见 签名： 日期：行政管理部意见 签名： 日期：财务管理部意见 签名： 日期：总经理批示签名： 日期：处理情况物资已 （ ）按规定废弃 （ ）修复使用 （ ）退供应商 （ ）其他 处理人：附表5：北京市xx物业管理有限公司设备维修保养记录表编号：xx022 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：设备名称型号规格资产编号制 造 商销 售 商出厂日期投用日期维 修 保 养 记 录日 期故 障 原 因 及 处 理 结 果维 修 费备 注十一、物资采购管理制度1.目的规范xx物业公司物资采购管理行为，确保公司物资供应有序进行。2.适60、应范围公司各类物资的采购管理。3.职责3.1 职能部门及项目管理处负责本部门公用物资的申购； 3.2 相关部门品检员负责特别物资的质量验收；3.3 行政管理部负责供应商评估，按规定组织物资采购、验货、发放、管理；3.4 财务管理部负责采购回访；4.过程控制方法4.1 物资采购分类 A类：指必须在指定的合格供应商处购买的物资； B类：指必须是指定品牌的物资； C类：其他物资； 4.2 物资申购 每月25日30日，职能部门及项目管理处向行政管理部提交下月物资采购计划，填写物资申请单。 行政管理部后勤管理员，根据库存物资储量及采购的必要性，对拟购物资进行筛选，汇总填写物资申请单，由部门经理审核，报公61、司总经理批准。 特殊情况需紧急采购的物资不在此限。4.3 供应商及物资品牌评估 采购A类物资，行政后勤管理员应会同采购人员提前收集供应商有关经营资料，对其资信进行评估，同品种物资至少有三个供应商，综合其企业规模、品牌、售后服务承诺等因素评定后，甄选出合格供应商，（必要时征询相关部门的意见），填写供应商评估表，建立A类物资合格供应商一览表。合格供应商每年评估一次。 采购B类物资，行政管理部后勤管理员应会同采购人员提前收集具相近功能的品牌的资料，就功能、品质与价格进行比较，选择适质适价的品牌，建立B类物资品牌一览表。该目录每年修订一次. 行政管理部后勤管理员应注意收集非A、B类其他物资的产品资料，62、力求所采购的C类物资具有较好的性价比。5.物资采购5.1 采购A类物资，采购员须持经批准的物资申请单或采购合同到指定的合格供应商处采购。5.2 采购B类物资，采购员须持经批准的物资申请单或采购合同，按照B类物资品牌一览表确定的品牌进行采购。5.3 采购C类物资，采购人员亦应坚持勤俭节约的原则，在确保物资品质的情况下降低管理成本。5.4 除零星采购外，金额较大，使用频繁的物资采购，一般应签订购销合同，经公司负责人批准的采购合同，行政管理部持一份，财务管理部备存一份。6.物资验收与货款支付6.1 一般物资到货，仓管员会同行政后勤管理员进行验收，对所购物资型号、规格、数量、质量、品质保证资料等情况予63、以核实，确认符合采购要求后，采购员在发票联上背书，据以办理物资入库。办理财务结算时，须持物资申请单、资产情况审核单及发票，财务对上述单据予以审核报销。6.2 技术含量较高，品质难以鉴别的特别物资，仓管员会同部门兼职品检员进行验收，确认符合采购要求后，按6.1条款规定背书，入库和结算。6.3 库管员及物资品质验收人员若在验收时发现包装破损，有受潮、水浸、被盗等异常情况，可以拒绝验收，待采购人员或送货人员做出清楚解释，并证明物资品质,数量无短少或损坏时，再办理入库手续。6.4 物资短少或不合格，采购员必须在二天内补齐或换货。6.5 除零星小额物资可支付现金外，大宗物资采购，原则上应通过银行转账结算64、。6.6 支付采购货款时，财务人员若发现结算票据不符合法律规定，有权予以拒付，待经办人员纠正后再办理结算。7.采购回访7.1 对于单价在2000元及以上的物资，随机进行供应商回访。7.2 对于长期合作的供应商，半年回访一次。7.3 审核报销票据的过程中，对价格异常或其他异常的采购行为予以锁定并及时回访。7.4 回访形式：A、电话调查，B、采购地现场调查，C、市场调查，D索取报价单,函证明，E、其他适宜的方式。7.5 对应予质疑的采购行为，采购员有义务做出书面的解释。8 财务管理部配合行政管理部不断健全采购控制程序9. 相关记录表格附表1：物资供应商评估表附表2：A类物资合格供应商一览表附表3：65、B类物资品牌一览表附表1：xx物业管理有限公司供应商评估表编号：xx023 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：物资名称：供应商名称地 址联系人电 话质 量品 牌报 价数 量合 计其他优惠承诺备 注相关部门建议行政管理部门建议编表人： 部门负责人： 批准人：年 月 日 年 月 日 年 月 日附表2:北京xx物业管理有限公司A类物资合格供应商一览表编号：xx024 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：序号物资名称及型号规格指定供应商经营地址联系电话联系人备注附表3:北京xx物业管理有限公司B类物资品牌一览表编号：xx025 版本：0/A 生效日期：xx年4月1日 序号：序号物66、资名称及型号规格指定品牌参考供应商经营地址联系人联系电话备注 十二、仓库管理制度1. 目的规范仓库物资管理，保障库存物资完好、安全与及时供应。2. 适用范围公司各类物资仓库的管理。3. 职责3.1仓库管理员负责仓库的日常管理。3.2会计负责协助仓库物资盘点。4. 方法及过程控制4.1 仓库的选址一般应考虑装卸货物方便，与生活区、办公区有一定距离，水、电供应条件能得到保证的地段。4.2 仓库各区域的安排，要做到布局紧凑，占地面积少，库容利用率高。门窗的开设要考虑采光、通风和安全要求。窗户内侧应安装金属保护栅栏。4.3 进库物资尽量采取多层货架摆放，货架底部与地面距离约15cm，与侧墙距离约30567、0cm；货架最高不超过200cm，货架间距约50120cm。物资在货架上的摆放必须有明显的标识，标明物资名称、型号规格及编号。4.4 物资进库的验收必须做好“四验”工作，即：验品种、验规格、验质量、验数量。4.5 仓库管理要体现厉行节约的原则，建立必要的定额储存指标。物资的保管要做到“四保”，即保质量、保数量、保急需、保安全。保证物资完好，不变质，数量准确，随时保障供应。4.6 物资的发放，仓管员要见单发货，并执行“先进先出，推陈储新”的原则，通常不得先领货、后补单，遇特殊情况，经办人须签紧急物品领用单，事后补办规定手续。4.7 物资在验收发放时，非经仓管人员同意，其他人员不得进入仓库。4.868、 仓管人员每天对仓库货物的摆放状况、卫生状况、防火设施等状情况进行检查。上班期间须将仓库的门、窗、排气扇打开，保证仓库的空气流通，下班前在库内四处巡视一遍，检查门窗是否关闭，电源、水龙开关等是否关闭。4.9 仓库的安全管理要做好“防火、防盗、防霉、防破坏”的四防工作。4.10 仓库内须张贴明显警示标识，禁止吸烟、禁止明火作业，并按照北京市政府规定，配备足够的消防灭火器。储存油类物质时应当配备一定量的消防沙，仓库灯具和开关应当采用防爆器材，易燃、易爆等物品须分库存放。4.11 仓库内应悬挂干湿温度计，库内温度不得超过37摄氏度，湿度不得超过85%。4.12 仓管员每日检查库存油料、油漆是否有外漏69、和混放现象。发放油料、油漆时注意不要污染地面，如不慎洒出，应立即清理干净，盛油或油漆的器皿在使用后要立即清洗干净，以免造成污染。4.13 仓库门窗每周清洁一次；标识牌和计量工具每天清洁一次；货架及码放的货物每两天清洁一次，擦去浮灰和油垢。每月进行一次室内杀灭四害的消杀活动。4.14 仓管员按时上报库存物资月报表，并做到报表、台账与实物数量相符。十三、文件管理制度1.目的管理公司文件的接收、编制、发放、保管、更改、作废的控制。2.适用范围：适用于公司各类文件的管理。3.定义及职责：3.1文书：公司对外行文及内部管理类文件。3.2质量体系文件：描述质量管理体系的文件。(包括质量手册、程序文件及支持70、性文件)3.3行政管理部负责公司文书的管理；3.4品质管理部负责公司质量体系文件的管理。4.方法和过程控制：4.1文件管理流程图：外来文件批转传阅交办存档内部文件编制呈批作废收取评审修改发放存档4.2公司外部来文的收取：公司各部门收到的外部文件应统一交行政部签收，由行政部在外来文件登记本上登记并填写外来文件批转表按文件内容确认应安排传阅或交部门办理，经公司领导签字批示后由行政部跟踪传阅或交办事项，完成后存档，各收文部门需要留存文件的，须经行政部经理批准后复印留存。4.3文书的控制：4.3. 1文书的编制：文书起草单位填写发文呈批单报公司领导审批，由行政部统一编号方可印制。文书的编号：见文件编号71、规则。4.3. 3文书的格式：公司文书一律使用红头纸印制，样式如下：北京xx物业管理有限公司文件瑞物字 第号其中“北京xx物业管理有限公司文件”使用黑体2号字，文书编号使用黑体四号字，标题使用仿宋体（GB2312）3号字加粗，正文使用仿宋体（GB2312）4号字，行距使用固定值22磅。 文书的发放：公司对外发文填写文件送达登记表，由送达单位收文人签收；对内发文由行文单位填写发文登记表，注明文书名称、发文单位、发文日期、发放份数等内容后发放，发放完成后将发文登记表交行政部汇总登记在发文登记台帐上。4.3.5 文书的收取：各部门设专、兼职文书管理员，负责将收到的文书进行保管，填写收文登记台帐，如有72、领用、借阅在台帐上注明。 专项文书的控制：各部门日常公务请示填写呈批件报公司领导批示后执行，呈批件原稿交行政部存档。公司专题会议、半月会议、月度会议形成的会议纪要由行政部记录、整理，经会议主持人审核批准后以电子邮件形式发布。4.4 质量体系文件的控制： 体系文件的编制：4.4.1.1 质量手册的编制：质量手册为公司质量体系纲领性文件，由品质部编制，管理者代表审核，总经理审批后发布执行。4.4.1.2 质量手册格式按以下表头设计：北京xx物业管理有限公司质量手册文件编号RBPMZSC1版本号0/A页码1/1编制/日期审核/日期审批/日期4.4.1.3 程序文件的编制：程序文件为公司质量体系具体过73、程描述的执行文件，由职能部门编制，部门主管审核，管理者代表审批后发布执行。4.4.1.4 程序文件格式按以下表头设计：北京xx物业管理有限公司文件控制程序文件编号RBPMZCX4.2.3版本号0/A页码1/1编制/日期审核/日期审批/日期4.4.1.5 支持性文件的编制：支持性文件为具体操作的指导性文件，由职能部门编制，部门主管审核，管理者代表审批后发布执行。4.4.1.6 支持性文件封面按以下格式设计：编号：RBPMDPZ001北京xx物业管理有限公司文 件 编 号 规 则编制：日期：审核：日期：审批：日期：4.4.2 体系文件的发放：文件编制、审批、印制完成后须加盖公章、受控文件章、填写文74、件分发号并由文件编制单位填写发文登记表按文件发放范围发放，收文人在发文登记表上签名后收取。4.4.3 体系文件的修改：公司所有员工都有权提议修改质量体系文件，提出修改意见需填写文件修改申请单，提出修改理由，具体修改内容等，交品质部，由品质部汇同文件起草人及相关部门讨论修改的可行性及必要性，同意修改意见后由原文件起草人直接在原文件上进行修改，修改后的文件须用下划线标明修改部分内容，并将文件修改状态做相应更改，文件内容有较大改动的可采用换页的方式修改，文件做大幅度改动时可采用换版的方式修改。修改后的文件要按照文件发放的范围进行更改，确保在使用处可获得适用文件的有关版本。4.4.4 体系文件的评审：75、体系文件由品质部定期评审其充分性及适宜性，文件评审可采用文件传阅及会议评审的方式进行，质量手册及程序文件的评审于每年的管理评审会议上进行评审，支持性文件每季度评审一次。4.4.5 体系文件的作废：当体系文件不适用或换版后，原文件发文单位应按发文登记表对作废文件收回并做相应记录，收回的文件用于保留历史资料的须加盖“作废”章后经公司领导批准后保留，其余收回文件由行政部监督统一销毁。5.相关文件及记录：5.1外来文件批转表5.2呈批件5.3发文登记表5.4发文呈批单5.5文件送达登记表5.6文件编号规则北京xx物业管理有限公司外来文件批转表编号：RBPMNXZ001版本：0/A生效日期：xx年4月176、日序号：文件名称文件编号来文单位行政部处理 意 见传阅部门交办部门公司领导 批 示部门传阅交办情况报告交办部门主管签字：年月日文件最终状态文件传阅完成情况行政部主管签字：年月日交办事件完成情况行政部主管签字：年月日文件存档人存档编号北京xx物业管理有限公司呈批件呈请部门：行政管理部 经办人：杨海峰 编号：XZ06039主题：关于购买远传水表改造工作所需材料的请示 经办部门主管意见： 年 月 日会签部门意见： 领导批示：年月日 年月日北京xx物业管理有限公司发文登记表编号：RBPMNXZ026版本：0/A生效日期：xx年4月1日序号：文件名称文件编号发文单位发文日期份数收文单位分发号备注签收总经77、理资料室指挥中心品质管理部行政管理部人力资源部财务管理部客户服务部工程管理部安全管理部清洁绿化部北京xx物业管理有限公司发文呈批单编号：RBPMNXZ026版本：0/A生效日期：xx年4月1日序号标题文号附件主送单位抄送单位部门会签年月日总经理批示年月日拟稿人校对人打印人印数存档北京xx物业管理有限公司文件送达登记表编号：RBPMNXZ026版本：0/A生效日期：xx年4月1日序号日期序号文 件 名 称 及 附 件文 号收 文 部 门收 件 人备 注文件编号规则1 目的：规范公司文件的编号。2 适用范围：适用于公司对外行文及内部发文。3 职责及定义：3.1行政部负责公司文书的编号；3.2品质部78、负责公司质量体系文件的编号；3.3文书：公司对外行文及内部管理类文件。3.4质量体系文件：描述质量管理体系的文件。(包括质量手册、程序文件及作业指导书)4方法及控制过程：4.1公司对外行文编号按以下规则编制：瑞物字 第号其中“瑞物”为公司名称缩写；为文件类别，包括：请(请示类)；告(报告类)；决(决定类)；指(指示类)；通(通知类)；报(通报类)；批(批复类)；通告(通告类)；函(公函类)；会(会议纪要类)。为收文单位缩写，发往鸿坤伟业的文件署上单位缩写“鸿”； 为文件年号； 为序列号，使用三位阿拉伯小写数字按成文先后顺序排列。例：关于小区内增设公用电话的请示文件编号为：瑞物请鸿字xx第00179、号。4.2公司内部发文按以下规则编制：瑞字 第号其中“瑞”为公司名称缩写；为文件类别，包括：请(请示类)；告(报告类)；决(决定类)；指(指示类)；通(通知类)；报(通报类)；批(批复类)；通告(通告类)；函(公函类)；会(会议纪要类)；合(合同类)。为部门缩写，包括：行(行政管理部)；品(品质管理部)；财(财务管理部)；人(人力资源部)；客(客房服务部)；工(工程管理部)；安(安全管理部)；清(清洁绿化部)。 为文件年号；为序列号，使用三位阿拉伯小写数字按成文先后顺序排列。例：关于招聘新员工的通知文件编号为：瑞通人字xx第001号。4.3质量体系文件按以下规则编制：4.3.1质量手册编号为：80、RBPMZSC1其中“RBPM”为xx物业管理英文缩写；“ZSC”为质量手册汉语拼音缩写；1为手册序号。4.3.2程序文件编号为：RBPMZCX其中“RBPM”为xx物业管理英文缩写；“ZCX”为质量体系程序文件汉语拼音缩写；为文件编号，按GB/T190012000编号对应编制。例：文件控制程序编号为：RBPMZCX4.3.3支持性文件编号为：RBPMD其中“RBPMD”为xx物业文件英文缩写；为部门代码，PZ-品质管理部；XZ-行政管理部；RL-人力资源部；CW-财务管理部；KF-客户服务部；GC-工程管理部；AQ-安全管理部；LB-绿化保洁部。为序列号，使用三位阿拉伯小写数字按部门成文先后81、顺序排列。例：顾客满意度测评控制程序编号为：RBPMDPZ001。十四、临时宿舍管理制度1、目的为使临时集体宿舍成为一个整洁、舒适、文明、安全，有利于学习和休息的公共环境。2、适用范围所有入住临时集体宿舍的人员。3、职责3.1行政后勤管理员负责对集体宿舍的功能进行规划、调配，不定期对宿舍的安全、卫生、秩序等情况予以检查，对违反本制度的行为提出处理意见。3.2相关部门主管负责对本部门入住宿舍的员工实施教育，协助行政后勤管理员对宿舍进行管理。3.3宿舍长负责宿舍日常事务管理。4、入住宿舍资格及收费标准4.1安全员每人一个床位，不收取住宿费。4.2工程技术人员、客户服务人员、保洁人员如住宿地距公司五82、公里以上或乘车不便需要住宿的，可提供床位，每床位按每月60元收取住宿费(含水电费)。、方法和过程控制5.1入住与退宿办理除安全管理员外，其它符合住宿条件的人员需要解决住宿的，应提出申请，填写住宿申请表，经部门主管签字，报行政管理部批准，向财务部缴交住宿费后方可入住。后勤管理员根据经批准的申请书、住宿缴费收据和宿舍情况安排床位，个人不得私占床位或擅自调换床位。需退宿的人员，应填写退宿申请表，向后勤管理员办理退宿登记手续。5.2入住人员个人物品摆放要求安全员的被子、枕头、衣服、鞋帽及个人洗漱用具须按统一标准摆放、悬挂，保持干净整洁。工程、客服、保洁及其他人员，床上物品及个人用品均应摆放有序，保持干83、净整洁。所有住宿人员不得在室内晾晒衣物。安全员的大件个人物品，应集中统一存放。5.3宿舍安全管理要求宿舍内严禁使用电炉、电加热器及其他任何交流电器，不得存放易燃易爆物品。宿舍内严禁留宿客人。住宿人员应妥善保管个人贵重物品，宿舍内不宜存放大量现钞。因个人保管不善，发生丢失，公司不负责赔偿。出入宿舍随手关门，最后离开房间的人应锁闭门窗，以防入室盗窃。5.4.宿舍卫生管理要求宿舍实行轮流值日制度，值日人员要认真履行职责，对当日的安全、卫生工作负全部责任。宿舍每天清扫地面、擦拭桌面次，门窗每周清洁次，做到无杂物、无积水、无蜘蛛网、无污迹。宿舍卫生间由责任部门每天清洁次，夏季每周灭蝇次。5.5宿舍作息管84、理要求宿舍每晚不迟于23点熄灯就寝，入住人员若当日因特殊事由不在宿舍内住宿，应报告宿舍长知晓。5.6宿舍文明礼仪要求所有入住人员应保持文明住宿，不得在室内大声喧哗、追逐戏闹、播放广播或音乐音量适中，不得妨碍或影响其他班组或住宿人员休息。宿舍内不得吸烟饮酒，以保持室内空气清新。在宿舍内应文明着装，不得赤裸上身四处活动。宿舍内不得传阅黄色书刊，不得进行赌博、吸贩毒或色情等违法乱纪的活动。入住人员应节水节电，做到人走关灯，用罢关水。入住人员应爱护公共设备设施，个人领用的床铺、桌椅等由行政部按资产管理制度规定明确责任人并登记粘贴标识，如人为损坏由责任人照价赔偿。5.7安全员宿舍的特别要求，按部门规定执行。 北京xx物业管理有限公司住 宿 申 请 表编号：RBPMNXZ026版本：0/A生效日期：xx年4月1日序号申请人所在部门申请入住日申 请 理 由年月日部门主管意见年月日后勤管理员意见年月日行政管理部负责人意见年月日编号：北京xx物业管理有限公司退 宿 申 请 表编号：编号：RBPMNXZ026版本：0/A生效日期：xx年4月1日序号退宿人所在部门申请退宿日退 宿 理 由年月日部门主管意见年月日后勤管理员意见年月日行政管理部负责人意见年月日