1、 公司档案整理分类与清理管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1、 目 的：为了规范档案管理，保证档案的保密性、时效性和规范性，特制订本制度2、 范 围：适用与全公司所有的档案管理3 、管理部门 3.1 管理部门 (1) 文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。 (2) 各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一2、制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。 3.2 .整理与分类 3.2.1 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收： (1) 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 (2) 文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。 (3) 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 (4) 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 (5) 有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。 3.3 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： (1) 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文3、件则以左方装订为原则。 (2) 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 (3) 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 3.4 档案分类（1） 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 (2) 档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 (3) 同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使4、用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。 (4) 每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个“目次”编号为原则。 (5) 档号之表示方式如下A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2 A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。 3.5 档案名称及编号 (1) 档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 (2) 各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。 (3)5、 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 (4) 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。 (5) 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3.6 档号编定 (1) 案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。 (2) 案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。 (3) 档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别6、，编列档号。 (4) 档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 4 .归档与档案清理 41 保存期限 (1) 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。 (2) 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 4.2 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： (1) 永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会记录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工7、程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。 (2) 10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。 (3) 年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。 (4) 1年保存：结案后无长期保存必要者。 (5) 规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 4.3 档卷清理 (1) 管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。 (2) 保管期限届满的文件中，部8、分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。 5 .调卷 5.1 调卷程序 (1) 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。 (2) 管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。 (3) 于档案室当场借阅者，得免填“调卷单”。 (4) 档案归还时，经管档人员核查无讹并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。 5.2 9、调卷管理 (1) “调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。 (2) 调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。 (3) 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。 (4) 调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。 6 机密文件 6.1 范围 （1）生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。（2）技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产10、品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。(3) 业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。 (4) 其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。 6.2 保管部门 (1) 外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(副)理室或总经理指定之部门为保管部门。 (2) 属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。 (3) 总管理处各部、室、中心之机密文件11、，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。 (4) 各保管部门应指定专人经各公司总经理核定(总管理处由总经理核定)，负责机密文件收发、登记及归档等事务。 6.3 外来机密文件处理 (1) 外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以“收(发)文登记单”一式五联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之规定流程处理。惟其递送均应亲自为之，不得假手他人。 (2) 若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。 (3) 主办人于文件处理期间，需负保密全12、责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以“文件传递记录卡”注明时间、用途由经办人签章后，“文件传递记录卡”由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班(或完工)时主办人应负责将密件收回，并于“文件传递记录卡”填注收回时间，由经办人签认后随“收(发)文登记单”第五联与密件一并归档。 (4) 密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。 6.4 自创之专业性机密文件处理 (1) 隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目之业务所建立的资料，应视同机密文件，依本章的规定办理。 (2) 前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的“工作计划表”写明交办的特定业13、务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。 6.5 经办方式 (1) 经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅。 (2) 经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。 (3) 经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管(专业性机密文件得呈厂、处长)核准后为准。 (4) 经办人如未能于规定期限内处理完竣，应于到期前签呈交办之主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。 6.6 归档 (1) 外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保14、存期限后，应将文件连同“收(发)文登记单”第四、五联及“文件传递记录卡”送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入“机密文.件保管备查簿”，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。 (2) 内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经厂、处长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入“机密文件送件单”，随文件送交保管人员编定档号并签收后，“机密文件送件单”退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入“机密文件保管备查簿”。 67 档案整理 (1) 保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填更“机密文件增列表”呈总经理(专业性者呈经理)核阅。并于每年年底清理档卷，15、将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具“机密文件销毁表”呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。 (2) 保管人员应于每月底查对“机密文件增列表”及“出国计划书”或“工作计划表”，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。 (3) 机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。 6.8 调卷（1） 各部门需调阅机密文件时，除依第四十八条规定方式办理外，经办人填具“调卷单”注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，始得调卷。(2) 保管人员接到经核准之“调卷单”，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收16、后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。 6.9 副本 机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于“机密文件保管备查簿”；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。 6.10 文件管理 经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理规则第十四条或第三十六条的规定议处： (1) 拆散原案显有弊端者。 (2) 原案被污损、抽换、涂改或遗失者。 (3) 擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事17、者。 (4) 调卷逾期拒不归还而不申述理由者。 (5) 擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。 (6) 文件分办传递时，未以“文件传递记录卡”记载或未于分办当日下班(或完工)时收回(缴回)妥藏者。 7 附则 7.1 文件处理日数的统计7.1.1 各收发人员根据“收(发)文登记单”第一联，“业务接洽便函”第一联(发文)及第四联(收文)分别造具“文件处理统计表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送经理核阅后存经理室备查(全公司的“文件处理统计表”应呈总经理核阅后存总经理室备查)，一份自存。 7.2.2 处理日数计算标准： （ 1）.收文案件：自总收文之日起至复文发出或文件归档之日止，所需日数扣除例假日后为实际处理日数。 （ 2）.发文案件：自文件发出之日起至其销案之日止，所需日数扣除例假日后，为实际处理日数。 7.3 文书用纸 (1) 对关系企业外机构之行文以公文用纸为之。对客户或厂商行文得以印有公司名衔的书函。 (2) 关系企业内部各部门间的行文以“业务接洽便函”为之，但公司间的行文亦得以公文用纸。 (3) 电报以电报专用纸。 (4) 签呈以签呈专用纸。 7.4 文件处理之稽查 各公司总经理室应不定期派员稽查各部门之文书处理情形并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理之。 实施与修改 本办法经营决策委员会通过后实施，修改时亦同。