1、公司档案点收、整理及分类管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 公司档案管理制度第一条 管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收2、：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。 第三条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第四条 档案分类13、.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A4、2B1B2C1C2D1E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第五条 档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一5、经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第六条 档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。第七条 归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应6、标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理7、部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条 档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。第十条 调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上8、填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。第十一条 调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，9、如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。 档案管理办法一.总则 1. 为规范档案管理工作，特制定本办法。 二.公司档案范围 公司建档范围确立为： 1. 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2. 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； 3. 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4. 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； 5. 经营管理方面的文件材料； 6. 生产技术管理方面的文件材料； 7. 产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料； 8. 仪器、设备方面的文件材料； 9. 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料； 1010、. 科研、技术引进、转让方面的材料； 11. 教育培训方面的文件材料； 12. 信息、情报方面的文件材料； 13. 党群（工、青、妇）组织方面的文件材料； 14. 其他具有利用和保存价值的文件材料。 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。公司档案还包括声像资料：1. 照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成； 2. 影片档案：原版底片、拷贝及文字说明； 3. 录音档案：唱片、录音带； 4. 录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。 三.公司档案管理体制 1. 公司档案工作，要实行集中与分散管11、理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。 2. 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。 3. 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。 四.档案管理工作(一).档案材料的收集： 1. 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限； 2. 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全； 3. 及时催办理完毕的文件上交回收，12、在次年检查齐全后整理立卷归档。 (二).档案的归档、立卷与管理。 1. 区分全宗，确定立档单位。 2. 分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。 3. 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 4. 案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。 5. 整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。 6. 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。 7. 每13、年对档案进行一次清理： 1. 清除不必要保存的材料； 2. 对破损和褪色的材料进行修补和复制。 (三).档案的保管： 1. 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2. 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案； 3. 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。 (四).档案的鉴定： 1. 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。 2. 确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。(五).档案的销毁： 1. 对已失效14、的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存； 2. 办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁； 3. 销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。 1. 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。 2. 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。 (六).档案借阅、利用工作 1. 凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅 2. 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。 3. 借阅期限不得超过棗星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。 4. 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整15、性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 5. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。 6. 公司内档案利用的方式有： 1).提供档案原件； 2).提供档案复印件； 3).提供文献索引资料。 7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。 8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。 9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。 10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。五.附则 1. 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。 2. 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。