1、公司档案分类与档号编制管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总则 第一条 为了更好地规范公司公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。第二条 本规定制定了公司公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于公司公司以及各子公司档案的分类整理、组织案卷、排架管理。第三条 公司公司档案分类的原则是以公司公司的全部档案为对象，依据公司公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和利用。第四条 根据公司公司的2、特点和主要职能，共设置了十二个一级类目，即决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销管理类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、人力资源管理类、实物档案类及电子档案类。第五条 档案的二级类目，是进一步对一级类目的细分。第六条 档案的三级类目，是按照公司各公司所设板块进行细分，针对不同的二级类目进行细分，共设置了五个三级类目，及公司板块（0）、酒店板块（1）、地产板块（包括合作公司）（2）、建设板块（3）、其他板块（4）。第二章 公司公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限第七条 档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为：一级类目二级类目三级类目（凡未标注的按照总则规3、划）归 档 范 围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称0决策类1董事会董事会会议文件长期董事会的往来文件、信函长期短期执董会会议文件长期2股东大会股东大会会议文件永久1监督类1监事会监事会会议文件长期监事会往来文件、信函短期2法律事务判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等长期诉状、答辩状、代理词等长期证据材料长期授权委托书长期重大法律事务的请示、报告长期审核公司重大合同、经营行为出具的法律意见长期合同、协议等（非经济、人事类）长期短期3审计管理政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知等长期关于审计工作的制度、意见、办法、通知长期短期年度财务情况审计报告永久关于财经违纪的专题报告长4、期短期领导任期主要经济指标审计材料长期领导离任经济责任审计报告长期专项审计报告长期2行政管理类1行政事务外来文件要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函长期短期关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、办公迁址等文件永久每年度的管理制度汇编长期公司发文（规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等）永久长期行政各项日常工作的计划、报告、总结、通知等短期2资产管理关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复永久长期固定资产登记表、清单等短期千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料至设备报废3后勤管理本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等短期本公司用5、印单及重要文件的复印件长期短期有关行政管理方面的合同、协议短期4信息管理本公司信息中心软件开发标准短期本公司开发或委托开发的计算机系统的全套资料（用户需求、系统说明、用户手册等）长期各类信息数据(若以磁盘、光盘形式保存则归入13类电子档案)永久长期3经营管理类1经营决策企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等长期公司例会的会议纪要长期其它重要会议的会议纪要长期年度经营指标及经营策划书等相关文件长期年度工作总结、计划长期2财务管理政府相关主管部门关于财务管理、财政纪律检查、外汇管理、税收工作规定、制度、办法、指示、通知等长期短期关于财务管理、财政纪律检查的规定、制度、办法、通知6、等长期短期财务工作计划、预算、编制说明、总结长期短期有关财务工作会议报告、总结、汇报材料等长期短期有关税收、税收工作的意见、通知长期短期经济合同及协议书长期短期资金借款合同、协议等长期资金担保合同、协议等长期银行承兑汇票、商业承兑汇票、支票、本票等有关票据的复印件长期互保单位基本资料短期成本定额管理文件短期成本分析文件材料短期经济核算及其依据材料短期经济活动分析文件材料短期有关经济核算的组织机构与规章制度等长期3投资管理公司有关投资协议、章程长期股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告长期资产管理相关文件长期项目可行性研究报告、合同、协议等长期项目资料、介绍等短期疑难应收款的管理制度、办法、7、操作程序等长期疑难应收款各类统计表短期企业注销方面的申请与批复文件长期有关企业清算的决议、清算报告及相关的审计报告、财务报表等长期清企各类资料（如：企业证照、公司及财务公章、会计凭证、帐簿等）长期4物资管理物资政策及货源状况的调查材料短期物资供应计划。物资申请或采购计划。短期物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。长期短期存货管理文件材料。长期验收入库文件。短期物资发放凭证。短期废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。短期4营销管理类1市场-销售市场调查报告及调查所得材料等。长期市场预测方面的报告、计划、分析等长期产品销售计划及其编制依据材料长期有关销售策略以及考核等文件材料长期销售合同8、协议的履约管理台帐、统计表长期广告、样本、展销等宣传材料短期2客户资料用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等)长期销售合同、协议长期售后服务文件材料长期5科学技术类1工艺技术工艺、技术相关文件（如施工工艺）长期产品、服务相关文件（如招牌菜制作工艺）长期6设备设施类1办公设备设施购置、验收、调试文件长期使用维修文件长期旧设备处理文件长期2生产设备设施购置、验收、调试阶段相关文件长期使用维修阶段产生文件长期更新改造阶段文件长期旧设备处理文件长期3车辆有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）长期7基本建设类1翰鸿建设按照项目分类立项阶段文件（项目申报、地质勘探9、使用土地、动拆迁、工程申照、招投标及项目监理方面的合同、协议、报告等文件）。永久长期2翰鸿置业按照项目分类设计阶段文件（扩初设计、施工设计图纸、说明和设计合同、设计计算书及说明书、工程概算等）永久短期3辽宁金泰地产按照项目分类施工阶段文件（土建工程和水电安装工程的施工合同、协议、预决算、竣工图、施工技术资料、技术管理资料、施工管理资料；工艺设备安装工程等）永久短期4海景房地产按照项目分类竣工阶段文件（初验文件材料、试生产文件材料、竣工验收文件、审计文件、声像材料等）永久长期5卧龙湾实业按照项目分类8会计档案类1凭证原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等15年 其中：涉及外事和入股的会计凭证永久2帐簿10、现金和银行存款日记帐25年明细帐15年总帐15年固定资产台帐（卡片）固定资产报废 清理后保存5年辅助帐册、备查薄15年涉及外事和入股的帐册永久3报表月、季度会计报表（包括文字分析）3年年度会计报表（包括文字分析）永久4其它会计移交清单15年会计档案保管清册永久会计档案销毁清单25年银行余额调节表5年银行对帐单5年9人力资源管理类1人事政府相关部门关于人事政策、法规性文件、规定、办法、条例、通知等长期高管人员任免文件永久每年的员工名册永久在职员工档案长期短期薪酬制度、福利制度、绩效考核办法、员工手册等长期组织机构设置、部门职能、岗位描述等材料长期2企业文化商标设计、注册、报批等相关文件永久企业CI策划、设计、应用等相关文件永久3.报等公司内部刊物长期短期10实物档案类1证书永久长期2奖状3奖杯(牌)11电子档案类1光盘反映公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息、重要文件、照片、录音、录像的光盘资料永久长期2其他永久长期第八条 档号的组成档案的档号由一级类号、二级类号、三级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开。其中案卷为一不可分割的整体的，可省略卷内流水号；案卷为实物的，案卷流水号即为实物流水号。编号格式和示例 / 卷内流水号 案卷流水号 年份（用四位表示） 三级类目 二级类目 一级类目