1、汽车生产服务公司档案管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度为加强本店档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。第一节 总则本工作指引适用于XX店所有员工。所有员工必须严格遵照执行。在执行过程出现个性化困难或疑问，应咨询行政助理。第二节 各部门职责 档案工作实行统一管理的原则，各部门应设立兼职档案管理人员负责档案室的日常管理工作，形成一个由行政助理监管、部门主管领导和兼职档案管理人员负责的档案管理网络，具体职责如下：一、XX所有部门：1、设兼职2、档案管理人员（1人），将情况报总经理审批。经审批后的各部门档案管理人员名单须交行政助理处备案。2、填报“预立卷类目明细”，经总经理核准后作为档案整理类目的依据。3、档案及时整理立卷，配备专门的档案室或档案柜，保证档案保存的安全。4、严格按照档案管理制度中的相关工作程序对归属本部门管理的各项档案进行收集、整理、建立台帐、立卷保存、借阅使用、移交、销毁等日常管理工作。5、各部门对本部门所负责收集管理及移交的文件的完整与安全担负全部责任，须将项目文件及各种工作文档的形成、积累、管理及按规定移交均列入部门重点工作及相关人员的职责范围，并有相应的检查、控制及考核措施。档案管理责任人：第一责任人 档案管理3、人员 第二责任人 部门负责人6、对所有保管的原始档案都必须建立完整的电子台帐并定期备份（至少二个月一次）。7、档案管理要求八防（防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫）二、行政助理：1、对各部门档案管理工作提供支持与指导。3、对各部门上报的预立卷类目明细进行核定，将意见汇总后报总经理进行核准。4、不定期对本公司各部门档案管理工作情况进行检查，对发现的问题有权利要求各相关部门经理、主管进行整改，并对整改情况进行后续检查，对整改仍不能达到要求的，报请总经理对相关责任人进行处罚。三、总经理、部门经理：对档案管理工作提供全面支持。四、各部门人员：对档案管理工作中涉及的相关专业问题提供必要支持4、与指导。第三节 工作程序一、 建立规范的预立卷类目明细1、各部门根据档案归档明细的内容要求（可根据情况进行添加，但不能少于归档明细要求的范围），同时结合本部门的工作职责和当年工作任务，在每年度末（12月）建立本部门下一年度的“预立卷类目明细”，预立卷类目既要反映部门基本工作和常规工作，又要突出部门年度重点。预立卷类目条款名称要简明概括地反映文件的内容，同时要反映文件的作者。预立卷类目要按类别依次排列。“预立卷类目明细”需经部门经理审批后交行政助理，行政助理审核后制成XX档案“预立卷类目明细汇总审批表”由总经理审批后下发，下发的“预立卷类目明细”由行政助理备案，同时成为各部门档案管理内容依据；25、年度中如有对预立卷类目明细的修改，也需经总经理审批后下发，作为部门档案管理内容依据并由行政助理备案；3、各部门应严格按照当年核准下发的“预立卷类目明细”管理档案，包括收集、整理、建立台帐及移交等。4、对档案归档明细的内容有疑义的，可用“工作联络单”的方式与行政助理进行书面沟通，由行政助理对档案归档明细进行修改，并报总经理审批；对决定不予修改的内容，各部门必须严格执行。注：预立卷类目明细是各部门进行日常档案收集的依据，各部门应认真对本部门工作中形成的各项文件进行梳理，对有留存必要的类目总结后形成部门“预立卷类目明细”，建立完整规范的“预立卷类目明细”是各部门做好平时档案管理工作的关键。二、 档6、案收集1、根据核准下发的预立卷类目，按照本指引的要求对形成的档案进行收集。 2、凡属归档范围的文件，经办人员必须在办理完毕1个工作日内将原件及时交相关档案管理人员归档，不得私自留存。3、文件在各阶段形成过程中，有关人员应及时对有关文字资料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证在规定的归档时间将全套资料能够真实、完整的向档案管理人员移交归档。三、 档案整理1、相关定义：1.1 档案整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。1.2 件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转7、发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。1.3档号：由专营店代字、类目代字、类目编号构成，可以明确区分归档文件分类的档案编号。2、整理原则2.1. 档案分类编号方法按照XX归档明细执行，任何增减/删除/变更都需经行政助理统一编阅更改发布；2.2 案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。2.3 组卷与卷内文件的排列 管理性文件按问题、时间或重要程度组卷及排列。 售后维修保养档案以时间为顺序，车驾号/车牌号为单位组卷，一车一档，按照结算单、派工单、维修单、互动式预检表、保养单、追加项目单、活动免检单排列，并建立专门的电子台帐。2.3.3销售8、部建立客户档案夹，将涉及该客户的所有购车资料，包括（例如：汽车销售合同、客户信息卡、出库单、PDI检测表、试乘试驾协议、合格证复印件等）一并收入档案夹中留存备档。客户档案以时间为顺序，车驾号为单位组卷，一车一档，按月度归卷，并建立专门的电子台帐，保证销售现场的人员变更不影响客户资料的传递及保存。 卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。2.4 档案立卷时原则上只能将档案归档明细中同一二级类目编号的档案文件立为一卷，二级类目编号不同的文件必须分别立卷，（如： XS.1.02合同定单与XS.1.03客户信息卡,都归属XS.1类，所以可以作为9、一个卷宗立卷）但为了保持资料的完整性，可跨类归档，归档后的档案盒盒脊档号以合同订单或客户信息卡的类号为准。3、质量要求3.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。4、文件整理方法4.1 卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。4.2编制归档文件目录4.2.1将所有归档文件逐件编目，并填写“10、卷内文件目录”，卷内目录包括的内容如下：.1档号：归档文件在归档明细中所属的类目号，编号原则专营店代字（HT）- 类目代字-二级类目编号-三级类目编号 。.2 件号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。.3文件编号：应填写原文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。.4责任者：应填写文件形成部门或主要责任者。.5文件题名：应填写文件标题全称。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。 .6日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20110101。.7页号/页数：应填写每份文件首尾页上标注的页号或每一件归档文件的页数；文件中有图文的页面为一页。.8 份数11、：相同档案文件的数量。.9备注：注释文件需说明的情况(需要时填写)。4.2.2归档文件目录及归档文件纸张幅面尺寸均采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm），大于此标准的要折叠。 卷内文件目录一试二份，一份与归档文件一并装盒（放置或粘贴在第一页位置）；另一份作为档案管理人员的案卷目录附件，另行装订整理成册作为平时档案查阅依据。4.3将归档文件装盒 将归档文件装入档案盒并填写盒脊及备考表项目。 档案盒案卷封面及脊背的档号，可暂用铅笔填写。4.3.3备考表说明 .1备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 .2盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移12、出、销毁等情况。 .3 室编盒号：填写案卷盒编号。 .4立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 .5检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名，一般为归档部门负责人。.6立卷时间：归档文件整理完毕的日期。档案盒.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为10mm、30mm、50mm等。.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置档号、案卷题名、盒号等必备项，并可设置年度等选择项。.3档案盒应采用无酸纸制作。4.4 妥善存放档案管理人员将整理好的案卷存入档案室或专门的档案柜。四、 建立案卷目录并录入电子台帐1、将整理后的档案按案卷编13、号，填写“案卷目录”，并将信息录入电子台帐，以备查询。2、为了能更便捷的检索、查找，电子台帐的内容可参考“附件”，内容可按部门工作情况进行增减，但必须包括：档号、存放位置（柜/列/盒）、文件名称/合同编号、密级、备注。五、 整理装订1、各部门在每一年度末（12月）可对已收集的案卷进行装订，在装订前，部门档案管理人员必须与行政助理取得联系，经逐卷认真检查达标后再订卷，对不符合质量规定的进行返工。2、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。3、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。六、 日常管理（移交、保管、借阅等）1、均按照档案管理制度要求14、执行。2、特别说明：档案移交必须有所移交档案的详细书面记录，并对移交档案进行清点和验收，并由移交部门档案管理人员、接受部门档案管理人员、及双方的部门负责人签字有效。移交后，移交档案的各项管理责任一并转移。3、档案管理人员应不定时对档案保管状况进行检查。如发现问题应及时报告本部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。4、档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，禁止无关人员进入档案室。5、档案管理人员工作变动时，必须书面通知行政助理，及时变更档案管理责任人，并要在离岗前办理交接手续，对所保管档案进行全面清点验收后方能办理人事异动手续。6、所有涉密档案的借阅均需华特店总经理审批15、。七、流程示意图建立预立卷类目明细 前一年度十二月 经总经理、部门经理、行政助理审批下发 档 案 收 集 行政部备案档 案 整 理建立检索目录整 理 装 订 每年度最后一个月（12月） 八、 保存期限：永：永久保存 长：长期保存（15 - 30年） 短：短期保存（ 1 - 15年） 九、 归档时间除本工作指引及档案归档明细中有特殊说明的，其他凡属归档范围的文件，经办人员均必须在办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存。十、 档案销毁1、成立档案鉴定工作小组，由总经理、行政助理、档案相关专业部门负责人和档案管理人员组成。2、各部门在文件材料归档时，应根据本公司制定的档案归档明细中的规定准16、确区分档案的保管期限。3、对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由档案保管部门进行初步鉴定，提出书面鉴定意见，交公司档案鉴定小组审定。4、鉴定小组（鉴定小组由销毁档案部门经理、主管和信息员组成）对经过初步鉴定的档案做出最终鉴定，决定销毁或继续保存，并将鉴定过程形成书面鉴定报告，连同档案销毁清册一起送总经理批准后进行销毁。5、销毁档案时，应指定二人以上进行监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。6、销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将对相关责任人予以处罚，具体处罚办法总经办制定。7、档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理交与行政助理处，永久保存。十一、 奖惩各部门必须按照总经办审批核定的预立卷类目明细留存档案，并设兼职档案管理人员管理档案；所有部门均应规范建立档案台帐，整理立卷；所有员工在涉及档案管理相关工作时必须严格遵照本工作指引执行。行政助理将不定期对各公司/部门的档案管理情况进行不定期的随机检查，对先进部门或先进个人进行表彰与奖励；对不执行或不能完全执行档案管理制度的相关责任人进行通报批评，必要时还将予以扣除工资的经济处罚。