1、 公司档案立卷、归档及整理管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一节 公司档案管理制度 第一条为加强公司的档案管理,建立档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保公司档案准确、完整、系统,能有效进行检索、保管、使用与持续补充,特制订本制度。 第二条该制度适用于档案管理环节所涉及的相关部门及个人。 第三条职责 1、公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理。办公室负责公司总体档案的管理。 2、公司财务档案由财务中心保管。使用时由财务中心指定专人调档,办公室负责监督。 3、公司销售档案由销售公司保管。使2、用时由销售公司指定专人调档,办公室负责监督。 4、公司工程档案已移交档案室的由办公室保管。使用时指定专人调档,办公室负责监督。 第四条档案管理的流程分为:文件的收集、立卷归档、整理上架、保管、使用、销毁。 一、文件的收集 凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件 材料均属归档范围。 (一)政府机关或职能部门的文书材料 1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件; 2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件; 3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话; 4、职能部门对公司各类请示事项的批复; 5、其它相关资料。 (二)公司证照 1、营业执照、税务登记证、企业代3、码证由财务中心统一保管。 2、证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照,由办公室统一保管。 以上证件各部门一般使用复印件。如确需借出原件,必须填写档案室资料借阅登记表,经总裁或董事长同意后方可借出,原则上,证照借出当日内归还。 (二)公司文书材料 1、公司董事会形成的各种决议、决定等文件资料,公司下属公司的董事会形成的各种文件资料; 2、公司工作例会会议记录、纪要以及其它会议的文件材料; 3、公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿; 4、公司给上级部门的情况汇报及请示等;公司各部门及所属公司4、的请示与公司的批复文件; 5、公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等; 6、公司各类调研工作形成的文件材料; 7、公司调查处理的违纪、违规事件材料; 8、公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料; 10、公司各类合作合同、工程合同、供应商合同、原材料合格证、资质资料、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、竣工图纸等; 11、公司设备仪器出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料;设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录等。 二、立卷归档: (一)流程5、: 1、各级资料员在每年年初,根据以往本部门文件运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目,如办公室可制定“人事行政发文”等,并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面,同步编制电子文档清单。 2、随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内,并按文件收进顺序随时填写文件清单,存档文件通过扫描或影像进行电子文件存档,同步更新电子文档清单。 3、按月度、年度周期对手头上的所有文件进行清理,对需要归卷的文件材料进行归档,对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。 (二)要求: 1、原则上每个季度末各部门将已归档的文件整理后移交档案室存档。 2、各部门向公司档案室移交档案时,均需附上移交文6、件清单一式两份、电子文档与清单一份。移交时,交接双方进行清点签收,并各自保存一份。 3、各部门向公司档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整,档案室不接收未经系统整理的零散文件。 4、文件在各部门保存阶段,要注意保持字迹清晰、份数完整,防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。 4、各部门可根据实际工作需要保存文件,但向公司档案室移交档案时,则应按规定的归档范围进行。 5、档案移交时须对档案的密级和保存年限做出说明,方便后期的借阅和鉴定工作。 三、整理上架: (一)流程 : 1、鉴定:对各部门移交的档案,公司档案管理员要重新审查其价值性,并剔除无保存价值的文件材料。 2、7、组卷:通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录,组成案卷。 3、上架:案卷按档号顺序竖放在密集架上,一般小号在左,大号在右,自上而下。 4、造册:制作全引目录和案卷目录,形成保管清册。 (二)要求: 1、卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列,具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;工程档 案的卷内排列顺序为文前图后。 2、不同保存价值的文件应分开组卷。 3、凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机,正面右上角,背面左上角)。 4、文件材料装订前应剔除金属物。 5、一般图纸采用手风琴式折叠法,规格为30cm21c8、m;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。 四、保管: (一)档案室管理: 1、严格执行档案室管理制度。 2、除档案员外,非档案人员不得随意出入档案室。 3、档案入库前要进行严格的检疫工作,特别注意检查易于生虫的部位;同时对档案必须进行定期的防疫检查,有计划、分期分批地对档案进行翻动。 4、档案员离开档案室时应随手锁门,并注意检查档案室门窗的紧闭性。 5、公司采用文件柜作为档案装具。档案按部门存放,文件柜的编号及档案的存放顺序为从左自右,从上到下。 (二)流动中的安全防护: 1、档案在档案室外未被使用时,不允许长时间摊放在 桌子上,而应及时放入档案室或专用的柜子中锁好,更不准擅自带离规定的9、使用场所; 2、未经许可,使用者不得将所借档案转借他人,以防泄密; 3、未经许可,使用者不得擅自拍照、抄录、复印; 五、提供使用: (一)加强基础工作: 1、编制必要的全引目录和案卷目录,为档案用户提供必要的检索工具; 2、编制电子文档清单,提高查档效率; (二)开展查借服务: 1、借阅: (1)公司档案的借阅,需经部门主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。 (2)公司内部人员借阅档案的,须填写档案室资料借阅登记表,阅毕及时归还;归还时,管理人员必须当面清点档案页数,之后再入库。 (3)非公司人员借阅档案的,须持有关单位10、介绍信,并经总裁或董事长同意后方可借阅。 (4)借阅者必须爱护所查阅的档案,不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记;不得撕去档案内页。 2、借出: (1)公司档案的借出者都要填写档案室资料借阅登记表,报部门主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。 (2)档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总裁处理。 (3)必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究责任。 (4)不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制11、案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。 (5)必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 (6)不准转借,必须专人专用。 (7)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 3、档案室资料查询时间:8:309:30 原则上其他时间不予以办理。 六、销毁: (一)流程: 1、各部门档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查,复查结果上报部门经理审批。 2、各部门档案员将确认销毁的档案材料登记在档案销毁清册并上缴办公室,由办公室统一组织销毁。 (二)要求: 1、准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。 2、批准销毁的档案用碎纸机销12、毁,严禁作其他用途,更不允许出卖。 3、档案销毁时,须有两人以上监销,并在销毁清册上签字以示负责。 第五条保存期限。文件保存期限除政府有关法令外,依下列规定办理: 永久保存:(1)公司章程; (2)工程设计图; (3)组织规程及办事细则; (4)董事会会议纪录; (5)财务报表; (6)政府机关核准文件; (7)不动产所有权证及其他债权凭证; (8)其他经核定须永久保存的文书。 10年保存:(1)预算、决算书类; (2)会计凭证; (3)事业计划资料; (4)其他经核定须保存10年的文书。 5年保存:(1)期满或解除的合约; (2)其他经核定保存5年的文书。 1年保存:结案后无长期保存必要者。 规章制度由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期予以保存。 第六条附则 1、本制度由办公室编制并负责解释。 2、本制度自发文之日起施行,同时原相关制度即行废止。 集团办公室 xx年八月二十五日