1、股份公司文书档案归档管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 一、档案材料收集1、总公司对内发出、对外上报的各种盖有总公司公章的文件由总裁办统一 收集管理。2、各部门均应指定专人（兼职），负责收集、整理、移交本部门的存档文件。7、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要的有价值的文 件材料，由主办部门收集存档，会议文件由会议主办部门收集存档。二、归档范围（一）文书档案1、各种会议的会议文件和会议纪要。2、上级机关发来的与总公司有关的决定、决议、制度、批复、规定、通知、 通报等。7、总公司对外的发文与有关单位2、来往的文件。4、常务执行总裁、总裁的指刀J指令、批复等。、总公司各部门有存档价值的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议 记录、统计报表、合同、协议书等。（、总公司和各分支机构有存档价值的机构设置、合并撤消、更名、人员编 制、调动、招聘辞退、培训、干部任免、员工的薪金与奖励、绩效考核、保险、 处分决定等材料。久国家有关职能部门的各种批件、批文、批准文号等。、总公司订阅的期刊、杂志等。勺、总公司大事记、反映总公司领导重要活动的材料以及总公司的荣誉证书、 奖杯等。（二）技术档案I、产品的整套设计图纸（蓝图、底图）、工艺、设计文件、标准（企业标准、 技术标准、验收标准、其他标准）、检验规则等。2、技3、术合同、技术协议、专利文件。7、产品的实验报告、检验报告、认定报告。4、产品开发论证报告、可行性报告、试制报告、研制总结以及产品鉴定会 的所有文件资料。（三）声像档案L上级视察、外事活动、总总公司高层领导的重要会议等各种重要活动的 声像资料。2、总公司制作的各种产品广告、宣传照片、底片及相关说明等。（四）人事档案L某某股份有限公司人才登记表；2、某某试用期人员转正中请表；7、某某员工晋级、降级及薪金变动中请表；4、体检表;队学历证明复印件；、身体证复印件；久职称复印件。（五）财务档案L会计凭证；2、会计帐薄；会计报表。（六）基建、工程设备档案L各种基建设计图、施工图；2、基建验收相关资料；7、4、各种基建手续，证书等资料；4、设备台帐；$、设备本身资料（如说明书、图纸等）。三、归档1、各部门每年度形成的文书档案应于下年度三月份以前移交档案室。2、坚持平吋归档与年终归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文 件材料、声像材料要及时立卷归档。氛归档文件资料需经交接双方详细清点，并填写文件归档登记表，交接双 方签字为凭证。4、归档时，要求把文件的批复、正木、底稿、附件收集齐全，保持文件材 料的齐全完整。队 对不符合存档要求（如缺页、残页、次序混乱等）资料，档案室有权要 求部门重新整理，直到符合要求为至。四、档案借阅1、总公司内部人员借阅文件资料需经所在部门领导批准，在档案室办理借 阅手续。5、2、外单位人员借阅文件资料需经常务执行总裁批准后方可办理借阅手续。 氛借阅带有密级的文件资料，必须经总裁或常务执行总裁批准后方可借阅。借阅者要妥善保管所借阅的文件资料，如发牛泄密情况，借阅者要承担全部责任。4、文件资料的借阅期限为H天，借阅者必须按期归还所借文件资料，因特 殊情况需延借必须经总裁办主管领导批准。I借阅者要保持所借文件资料的清洁和完整，不得涂改、损坏、转借。如 发生文件资料丢失情况，借阅者本人要写出书面报告，经管理中心主管领导签署 意见，作出处理。、对违反规定的单位和人员，将取消其借阅资格，后果自负。五、档案室管理I、总公司档案室设专职档案员进行管理，负责总公司文书、技术及声像档6、 案的归档、借阅、保管等管理工作；总公司财务审计档案由计财中心负责归档管 理；人事档案由总公司人力资源屮心负责归档管理。2、已经归档的文件资料，应按内容、名称、作者、吋间顺序，分门别类地 进行整理归档。氛带密级的文件资料、重要合同等，应设专柜保管。4、录音带、录象带、磁盘等要采取防磁措施，防止资料遭到破坏。队档案室负责制定归档文件资料保管期限（永久、十年、五年、三年、二 年、一年）。（、各种档案应保持整洁、卫牛，档案室应通风良好、空气干燥，以防受潮、 发霉或变质。久档案室内严禁吸烟或有明火作业及电加热设备的使用，以防火灾的发生。8、对超期存档的文件资料由档案室提出销毁报告，经有关部门审核，总公 司常务执行总裁批准，在有效监督的情况下进行销毁。