1、电器集团企业商务会议管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XX年XX商务会议管理制度XX年XX商务会议管理制度编 号GNZDXX001日 期：XX.01.01页 数3批准日期：XX.01.01版 本XX-1.0版编订部门XX中国市场分发部门中国市场各部门1.目的 1.1为规范代理商会议管理，培养代理商对我司忠诚度和专注度、帮助代理商分析市场状况和制定销售计划、帮助有理念的代理商培训、培养分销团队、策划分销通路，我司主张为代理商搭建沟通平台，鼓励代理商召开分销会议。 2.适用范围 2.1适用于对代理商经销会议管控流2、程规范，适用于全国代理商招商会、产品推广会、新品推介会及县招商会、订货会等。3.职责 3.1终端部负责会议内容建议规划；3.2销售部负责跟进会议进程及信息搜集反馈；3.3销售部负责各区域代理商会议需求提报及会议资金、物料等支持申请；3.4销售部负责对各区域会议需求申请的审核，批准及会议物料使用情况的跟踪、监督；3.5终端部负责会议类培训教案的撰写及培训。3.5市场部负责做好会议宣传。4.管理细则4.1会前准备经销商召开相应会议（经销商年会、新品发布会、招商会、订货会等）需要公司总部给予会务费用支持和物料支持的，区域需提前20个工作日以报告的形式向公司总部提出申请，即提交呈批报告（报告内必须将会3、议预算详细列出）、样机物料申请表及会议方案，如；经公司审批同意后方可举行。公司总部（销售部）根据区域人员提交的报告和实际情况给予会务费和市场物料支持。具体以实际批复为准。“会务支持”年度每客户支持场次原则上不超两场。会务物料准备：总部会务物料支持需提前三天到达客户（代理商仓库或是会务召开地点），公司相关部门人员根据地域性提前做好资源储备及发放。如东北市场客户召开相关会议，会务物料需提前15个工作日进行货运发放，长江以南地区需提前7个工作日进行物料货运发放。代理商自制物料（如横幅、DM单页等）需提前2天到位。如会议的召开需要公司总部的人员参与的，区域必须提前10个工作日与总部参会人员确认；总部参4、会人员必须积极参与并全力协助经销商完成此次会议的召开。4.1.5终端部产品培训人员需根据不同市场、客户特性撰写适合当场次会议的培训教案，并对参与会议的相关区域人员及代理商工作人员提前做好必要的培训（视频）。4.1.6市场部广告设计人员，与会前7个工作日，设计出当次会场的相关物料（核心是会场主题背景画面）、会场布置等。如涉及到微信邀请函制作，请与会前15个工作日申请，之间需要制作过程，同时区域也需要一定的传播过程。4.1.7销售部人员随时掌握客户发货进程，按要求做好相关物料（核心物料：礼品袋、宣传手册、宣传单页、会议样机、物料）、货源的发放工作。4.2会议召开4.2.1提前三天确定会议主持、与会5、人员4.2.2 提前一天确定会议议程并发送所有与会工作人员4.2.3提前一天确定会场音乐、视频、课件等效果4.2.4需准备几套备用方案，便于根据现场人员、气氛等调节，以达到最佳效果。4.2.5会后强制性规定全体参会人员进行相应合影，并多制作一条会议横幅，合影时体现，便于各项宣传、企业文化等素材积累。4.3会后总结及会务费核销4.3.1在会议执行过程中，需有该区域负责人第一时间通过信息、微信、邮件等向公司市场部人员进行信息反馈，最迟信息不得超过当日会议时间。在会议结束后七个工作日内，区域人员需将此次会议中的一些优势和弊端，以及建议填入关于某某会议总结表中与会议核销资料一起提交至公司总部。会务费核6、销资料：a.经国内营销中心总经理签字同意的呈批报告；b.会议签到表c.不少于五张的会议照片（开会时的全景一张，主席台嘉宾全景一张，会议的背景一张、会场所在酒店外景，其余为开会时的局部二张）；d.发票和关于某某会议总结表，不少于300字的会议总结。当月会务费用于次月核销转入客户账户以货款形式体现。4.3.3会务发票4.3.3.1如开具发票，可按当月经销商回款总额支持一定额度点位费用（具体以报告批复为准），包含以下费用（含会议餐费、住宿费、奖品、会议室等综合费用）。4.3.3.2如不开具发票，可按当月经销商回款总额支持一定额度点位费用（具体以报告批复为准），包含以下费用（含会议餐费、住宿费、奖品、7、会议室等综合费用）。4.3.3市场部品牌策划人员，需在会后一个工作日内做好相关的会议宣传工作。如门户网站软文传播、微博传播，并在当月或次月企业报刊中进行宣传。4.3.4销售部（销售支持岗位）人员做好相关照片、资料等备档工作。5、考核办法5.1客户考核5.1.1若在会议结束后，未在规定时间内提交相关的会务资料或是发票，超过三个月以上将对此项会务费用支持只给予核销50%；超过六个月以上将对此项会务费用支持不给予核销。5.2销售人员考核5.2.1在会议期间，未在当天会议结束前向公司提供会议现场信息、照片，将给予第一责任人（大区经理、省区经理、区域经理、业务经理）负激励100元/次。5.2.2信息反馈内容：召开会议客户单位全称、地点、时间、参会人数、会议效果（用30-50字说明）、现场相片，未按规定要求反馈，给予第一责任人（大区经理、省区经理、区域经理、业务经理）负激励50元/人/次。5.2.3核销时提交总结，字数内容不低于300字，若低于300字或是内容敷衍了事，给予负激励50元/人/次。5.3考核兑现时间与办法5.3.1通报时间月15日前公布上月考核结果，并进行全国通报。兑现时间：负激励每月销售费用中直接体现。6、附则6.1本制度由XX中国市场制定，中国市场根据市场变化保留修订权。6.2本规定试行期：XX年01月01日至XX年12月31日，自发文日起执行。