1、集团公司办公室印鉴管理制度附保管责任状编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 江苏xx集团有限公司文件名称文件编号xx-03-07印鉴管理规定版次A/1页数共4张发布日期20xx年9月1日编制部门：集团办公室编制人： 审核人； 批准人：1 目的为规范集团印鉴的启用、保管和用印审批及管理程序，降低用印风险，特制定本规定。2 适用范围适用于xx集团及各分、子公司单位公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人个人印鉴、财务出纳会计个人印章、项目部章等所有印章的管理。3 术语和定义无4 职责4.1集团办公室负责集团公章、法定代表人印2、鉴和各分子公司公章的保管和使用工作；4.2集团财务管理中心负责集团财务专用章和出纳员专用章的保管和使用工作；4.3子集团负责本集团的公章、财务专用章、法定代表人个人印鉴、财务出纳会计个人印章的的保管和使用工作；4.4分（子）公司负责公章、财务专用章、法定代表人个人印鉴、财务出纳会计个人印章的的保管和使用工作；4.5项目公司负责项目部章的保管和使用工作。5 工作程序5.1 印鉴的刻制及备案 任何印鉴刻制由所需单位、部门提交书面报告，经公司总经理审核、董事局主席批准后，由单位行政人事部统一安排刻制，严禁其它任何单位、部门以及个人自行刻制。印鉴须到政府部门指定的单位刻制并备案。5.2 印鉴使用范围：3、a）公章：用于以企业名义对内的发文、通知、生产工程计划等日常事务文书；对上级的请示、报告、各种统计报表（月报、季报、年报）等事务文书；对外的证明、函、介绍信以及经营方面需要的证件等；与他人（企业或单位）签订的与经济无关的合同。b）合同专用章：用于本单位与其它企业或单位签订的生产经营、商务等业务方面与经济有关的合同，如购销合同。c）财务专用章：是财务部门用于财务支出和收入证明的签章，主要用于收款收据、银行票据，也可以代替发票章在发票上盖章等有关与财务有关的文件均可用财务章。d）发票专用章：到税务机关购买发票时在发票上所使用的签章。e）法定代表人印鉴：用于银行预留印鉴，在现金收讫和付讫，转帐结算时4、使用。f）财务出纳印鉴：用于现金收讫和付讫，转帐结算。g）部门章：作为部门内部联系使用的印章。h）管理中心章：用于下属各市场管理专用印章。i）项目部章：用于项目公司与施工单位的一般性联系时用章，涉及项目成本、设计、签证除外。5.3 印鉴管理人员培训印鉴均由集团董事局指定专人保管。所有印鉴管理人员上岗前均需经过专门培训，经培训考核合格并签订印鉴管理责任状后方可上岗。考核不合格人员不得上岗。印鉴管理人员由集团办公室每年组织一次集中培训，每半年到各单位现场培训一次。5.4印鉴保管5.4.1各类印鉴均应存入保险柜，随用随取，用毕锁好，保险柜钥匙须妥善保管，严禁乱丢、乱放。凡未按保管要求执行的，第一次予5、以警告，出现第二次将免去其印鉴管理员职位。如造成后果，由其承担一切经济及法律责任。5.4.2如必须携印外出，在单位当地携印外出，须经公司总经理批准，并且须有公司其他人陪同在场时方可用印；如印鉴带至外地使用，需报集团董事局主席批准，原则上印鉴保管者必须随印同行，不随印同行必须报董事局主席批准。如私自携带单位公章外出，每次罚款200元，印鉴管理人员将予以辞退，并须承担由此造成的一切经济和法律责任。5.4.3 严禁将印鉴交于他人保管，特殊情况的，须填写印鉴移交申请表报集团批准。如违犯此规定者，印鉴保管人每次罚款500元，立即予以辞退，并须承担由此引起的一切经济和法律责任。5.5用印管理5.5.1用印6、授权人：a)各分子公司负责人原则上为一般用印授权审批人。b)特殊用印根据各不同的授权中明确的规定执行。c)以下材料需报集团审批后用印。 各类对外合作协议、担保等经济类法律文书，对政府部门的非事务类回函；各类资质、荣誉申报；各分（子）公司基本管理制度制定、修订等。5.5.2用印核查用印人核查内容：审批手续是否齐全、是否符合审批权限、合同用印中对方印鉴是否正确、材料内容是否与审批件一致等。如无特殊情况，原则上，对外签订的协议，需对方先行用印后，我方方可用印。 用印审批流程 一般材料用印须经办人、部门负责人、分管领导及单位负责人审核、审批，涉及财务、法务、成本核算的材料另需相关部门会签。5.5.3空7、白用印管理严禁空白用印，遇特殊情况，经董事局主席审批后方可用印。财务融资等特殊合同，确需空白用印的，审批人为集团财务副总裁。经集团审批后，空白用印暂时交由他人带往外地使用的，印鉴管理人负责对空白纸张按要求使用并进行妥善保管，每月对空白用印使用情况进行跟踪检查，每三个月对未使用的空白用印进行回收处理。5.5.4用印台帐管理a)用印人员分类别、分印鉴建立不同的管理登记台帐；严格登记、及时归档。b)财务用印登记台帐由财务支出经手人负责填写，严禁其他人员代为填写且填写内容应准确、全面，能清楚知道该项支出去向。c)如发生用印登记不全，即未登记而用印情形的，印鉴管理人员承担全部责任。5.5.5用印检查 集8、团办公室每年对所有印鉴管理人员用印情况进行一次全面大检查，每季度对印鉴管理人员用印情况进行一次抽查。并将检查结果作为对该员工的考核依据之一。5.6 印鉴的挂失与销毁5.6.1如印鉴丢失或被盗，印鉴保管人须立即向公司领导报告并向集团通报，同时采取补救措施，并登报声明作废，严禁隐瞒不报。如系个人责任（未放入保险柜），导致公司造成经济损失，应承担经济责任。5.6.2印鉴作废时，一律上交集团办公室，并办理移交手续，暂时未交至集团办公室的作废印鉴，由当地办公室印鉴保管人保管，并由其做好登记，统一存放，统一移交集团办公室。5.7 用印材料管理a）一般材料用印登记表及审批单一律保存三年，期满后，交由集团统一9、销毁。b）合同、重要材料作长期保存，不作销毁。6 相关文件 印鉴管理责任状7 相关记录一般用印审批单、招标文件和合同用印审批单印鉴刻制申请表印鉴移交申请表用印登记台帐印鉴保管登记台帐xx集团印鉴管理责任状甲方：江苏xx集团有限公司乙方：为加强集团印鉴管理，经甲乙双方协商一致，甲方对乙方下达印鉴管理责任状如下：一、印鉴保管责任1.印鉴保管要严谨、认真、保密。所保管印鉴应存入保险柜，随用随取，用毕锁好。钥匙要妥善保管，随身携带，严禁乱丢、乱放。凡未按保管要求执行的，每次处罚200元，二次以上予以辞退。如造成后果，由其承担一切经济及法律责任。2.如必须携印外出，在单位当地携印外出，需经单位负责人批准10、并且另有他人陪同在场时方可用印；如印鉴要带至外地，需报董事长批准，原则上印鉴保管者必须随印同行，不随印同行必须报董事长批准。如印鉴管理人员未请示并经领导许可而擅自携印外出，将处以处罚200元，印鉴管理人员立即辞退；如发生用印事故，将追究印鉴管理人员的经济和法律责任。3.如印鉴丢失或被盗，印鉴管理人员须立即向单位领导及集团分管领导报告，采取补救措施，严禁隐瞒不报。如系个人责任（未放入保险柜），导致单位造成经济损失，印鉴管理人员承担相应的经济责任。二、用印责任1.用印需严格遵守用印制度，不得随意用印，私自偷盖，确保印鉴保管安全。如违反印鉴保管原则，集团一经发现，可立即辞退，印鉴管理人员自行承担相应11、的经济及法律责任。2.用印必须根据集团的相应授权规定，报经基层负责人或集团领导批准同意。对于大额合同、贷款、对外担保证明等重要文件，一律报集团总裁同意后方可用印，如有失职，立即辞退，所造成的一切经济及法律后果，由印鉴管理人员负全部责任。3.严禁擅自委托他人代管印鉴或代用印，委托他人代管印鉴须经集团总裁批准。如经同意委托他人代管，须办理印鉴移交手续，注明具体交接时间，以明确保管责任，如未经同意，擅自将印鉴交给他人保管或代用印，一经发现，予以处罚500元，并立即辞退，如由此发生用印事故或被他人偷盖，一切后果，由印鉴管理人员负责。4.用印时，用印人应对审批手续是否齐全、是否符合审批权限、合同用印上对12、方印鉴是否正确、材料内容是否与审批原件一致等事项进行审校，审查合格后，办理用印登记手续后再予以用印。如因用印人把关不严，未按程序用印或用印失误，将予以处罚200元/次，用印人需承担由此引起的一切经济及法律责任。5.合同类用印材料必须加盖骑缝印鉴。如违反，每次处罚200元；用印材料内容如有修改则需重新报审。如系经领导批准我方先用印的材料，印鉴管理人员应要求经办人于规定期限内将用印的合同原件交还并进行跟踪催办。如印鉴管理人员违反此规定，每次处罚200元。6.严禁空白用印，遇特殊情况需空白用印的，必须经单位（部门）负责人、集团分管领导审批后报集团总裁批准。所有空白用印均须进行登记，每季度核销一次。凡13、违反此规定者，每次处罚500元，并须承担由此引起的一切经济及法律责任。7.所有用印材料如无原件则均需复印一份留存并建立登记台帐，台帐登记需分类清楚且登记齐全、准确，无重号、漏号；存档的用印材料需内容齐全，无缺页、漏页。违反上述规定的，如未登记，将予以处罚100元/次；如存档材料有缺失，愿接受200元/次的处罚，如果因缺失材料而对单位带来不良后果的，印鉴管理人员除承担200元/次的处罚外，还需承担由此而引起的一切经济及法律责任。所有处罚甲方均有权从乙方工资中直接扣除。三、保密责任印鉴保管人员对保密材料具有保密义务，对于保密材料要严守机密，严禁泄露。凡违反规定，发现一次，处罚500元，如因泄密而对14、单位带来不良后果的，印鉴管理人员承担由此引起的经济及法律责任。甲方：江苏xx集团有限公司 乙方：印鉴管理人 签订日期：二xx 年 月 日附件二：用印审批单用印审批单用印单位及部门申请日期用印事由主要内容单位审批经办人部门领导分管领导单位负责人子集团审批相关部门分管领导总裁集团审批分管领导法务董事长盖章人盖章份数盖章时间备注说明：1、该单适用于本单位各类内部管理文件材料及对外各类事务性文件材料的用印审批；2、重大经济类及法务类文件材料的用印审批权在集团工程签证（设计变更）用印审批单用印单位及部门申请日期签证编号签证单位主要内容金额（大写）小写：单位审批现场代表部门领导预算合约部分管领导单位负责人15、置业集团审批预算合约部相关部门分管领导总裁集团审批审计监察中心分管领导董事长盖章人盖章份数盖章时间备注合同（招标文件）用印审批单用印单位及部门申请日期合同标的合作单位付款方式金额（大写）小写：单位审批经办人部门领导分管领导财务部 （材料部）单位负责人子集团审批主管部门法务财务部总经理集团审批分管领导财务部总裁办董事长盖章人盖章份数盖章时间备注附件三：印鉴刻制申请表申请刻制单位：申请刻制日期： 月 日刻制印鉴原因公司新成立（）原印鉴损坏更换（）其他原因（）刻制印鉴全称印鉴类型公章（）法人章（）财务章（）其它（）印鉴材质铜（）牛角（）塑料（）其它（）印鉴尺寸印鉴形状印鉴参照格式原印鉴印模刻制部门集16、团审批意见指定印鉴保管人： 印鉴启用时间：新印鉴用途：根据工作需要使用相应印鉴审核人：备注如因原印鉴损坏而需重新更换印鉴的，新印鉴启用后且基层人事、财务等部门办理完相应的银行等部门留存印鉴变更手续后原印鉴一律交集团办公室说明：此表一式三份，刻制部门、集团办公室、印鉴保管人各一份附件四：印鉴移交申请表申请移交单位（部门）：申请日期： 年 月 日移交印鉴原因原印鉴人员工作调动（）原印鉴管理人员离职（）原印鉴人员休假（）新刻印鉴（）移交印鉴 印鉴移交人 申请移交期限1.自 年 月 日-年月日；2.自 年 月 日长期建议印鉴接收人吕慧单位审核集团审批意见印鉴接收保管人：印鉴接收人员保管时间：1.自年月日-年月日；2.自 年 月 日长期集团办公室会签：董事长审批：备注此表批准后，印鉴移交表、印鉴人员管理责任状需于移交的次日报集团办公室备案说明：1.此表一式三份，印鉴移交人员、印鉴接收人员、集团办公室各一份。2.印鉴接收人员要严格执行用印制度，履行用印审批手续并建好用印台帐。3.双方要认真办理印鉴移交手续，严禁事后补办或口头移交，违者将严肃处理。附件五：用印登记台帐序号材料名称用印时间用印人备注说明：根据不同的用印材料建立不同的用印登记台帐，以上是主要内容。印鉴保管登记台帐序号印鉴全称印模保管人保管时间