1、洁具公司文件管理控制程序制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.0目的为完善本公司文件管理体系，规范文件管理控制程序，使文件管理工作规范化、标准化、制度化。2.0适用范围本文件适用于洁具有限公司及所属各部门的所有管理性文件。3.0定义本制度为公司所有文件的格式、编码、审批、发放、保管、回收、修订、作废等程序的唯一规范性权威文件。4.0职责 总经理：负责公司管理性文件的审批。 人力资源部：负责公司管理性文件的编写、修订、执行监督和发放管理。 各部门：负责本部门管理性文件的编写、修订、管理及监督执行。5.0管理规定5.2、1 管理性文件类别及代码5.1.1 公司类文件 代码： 各类文件代码前面都必须加上公司代码5.1.2 管理制度/规定类： 代码：包括公司所有管理规章制度、规定等。5.1.3 作业指导书： 代码： 包括公司所有岗位作业指导书。5.1.4 组织架构类： 代码： 包括公司所有组织架构职能说明。5.1.5 职位说明书： 代码： 包括公司所有职位说明书。5.1.6 工作联络单： 代码： 包括公司所有部门之间的工作联络单。5.1.7 通知通告类： 代码： 包括公司所有通知、通告文件，如会 议通知、放假通知、奖罚通告等。5.1.8 任免通告类： 代码： 包括公司所有人事任命和人事免任等类别文件。5.1.9 3、其它类别： 代码： 除以上类别以外的其它行政文件。5.2 收发文部门代码：01 表示总经理办公室02 行政中心02RL 行政中心人力资源部02ZH 行政中心综合管理办公室03 生产中心03SC生产中心生产部03JS生产中心技术部03PG生产中心品管部03SB生产中心设备部04 销售中心04WM销售中心国际贸易部04NM销售中心国内贸易部04SC销售中心市场推广部05 财务中心05CW财务中心财务部05CG财务中心采购部5.3 管理性文件编号规则 表示文件顺序代码表示发文时间代码表示发文部门代码表示文件类别代码表示公司代码表示发文中心代码 如2008年则用08表示 例：ZZ01ZD08001表示4、阀门有限公司总经理办公室08年颁发的第一份制度类文件。 ZZ02RLTZ09001表示阀门有限公司行政中心人力资源部09年颁发的第一份通知通告类文件。5.4 管理性文件格式要求5.4.1 文件总体格式采用“附件一”格式。各部门所发文件统一使用本公司的CIS(企业形象设计)标识作文件头。5.4.2 管理制度规程类、作业指导书类文件格式，采用六段式，即： 1.0 目 的 2.0适用范围 3.0定义 4.0职责 5.0内容 6.0附件5.4.3 文件内容顺序号采用阿拉伯数字，按顺序、逐级排列。如： 1.0 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.2.1 1.1.2.1.15.4.4 组织架构类文件格5、式参照“附件二”。5.4.5 任免通告类格式参照“附件三”。5.4.6 通知通告类格式参照“附件四”。5.4.7 职位说明书格式参照“附件五”。5.4.8 工作联络单格式参照“附件六”。5.4.9 其它文件除文件总体格式不变和字体按固定要求外，内容格式不作规定。5.5 文件名称采用四号黑体字加粗处理；文件落款及其附属字均采用小四号楷体字；文件主标题采用四号宋体字加粗；文件内容采用小四号宋体字；文件内容行距为18-20磅。5.6 文件编号 必须严格按照5.3规定的编号规定进行编号。5.7 文件的审批 所有的管理性文件都必须由总经理签字批准后发放生效。5.8 文件的受控程序 管理性文件中的ZD、Z6、Y、ZW、JG、RM五类文件属于受控文件。参照以下受控程序执行。5.8.1 文件发放程序5.8.1.1公司各部门需要颁发文件，将文件按固定格式要求起草后，填写“文件发放审批表” (参照“附件七”)连同文件原件一起，呈公司领导审批。5.8.1.2经公司领导审批同意后，公司档案室文件管理员必须填写“文件发放(回收)登记表”(参照“附件八”)，按“文件审批表”中的部门或人员进行分发、签收。5.8.1.3文件发放完毕，将文件正本连同“文件发放审批表”和“文件发放(回收)登记表”一起，存档备案。5.8.2 文件的修订/回收程序5.8.2.1如文件需要修订时，由申请修订部门或人员提出申请，经公司领导审批同7、意后，将“文件修订申请单”(参照附件九)交发文部门。5.8.2.1发文部门收到经过审批的“文件修订申请单”后进行修订文件。5.8.2.2文件修订内容如属于个别错别字或语句不通等，则进行文字或语句修订，不作文件升版处理。如涉及到公司或部门重大事项或运作程序变更，且文件属段落性修改，则考虑文件要升版修订与发行。原则上，非大的段落修订，可以在修订次数达到三次后才作文件版本升级处理。5.8.2.3非升版修订文件，只需文件管理员记录好“文件修订履历表”(参照附件十)记录好修订内容后，手工在正本文件和已发放的受控文件中作相应部分修改。5.8.2.4如属升版修订文件，文管员除记录好“文件修订履历表”记录好修8、订内容外，还必须将新版文件修订后，按文件发放规定发放新版文件，同时将旧版文件收回，并在“文件发放(回收)表”中作签收。5.8.3 文件的废止处理程序5.8.3.1文件如因故需作废止处理，由申请废止部门或人员提出申请，经总经理审批同意后，则由文管员负责按发放清单统一收回，并作好回收登记。5.8.3.2所有的废止文件收回后统一封存归档处理。5.8.4 文件的受控状态标识 所有受控文件均需加盖“受控文件”印章标识；所有非受控文件均需加盖“非受控文件”印章标识；技术文件需加盖“生产用图”印章标识；作废文件加盖“作废”印章标识；若需留存的文件需加盖“作废留存”印章标识。标识工作由发文部门负责。5.8.59、 对外来文件和技术类文件的管理控制对外来文件应分类编号标识，建立外来文件档案统一管理。由人力资源部档案室负责外来管理性文件的管理；技术性文件、资料在审批通过后上交档案室统一收发管理。特别是对顾客提供的产品图样，在未经顾客同意的情况下，不得对外泄露。对外来文件的发放，必须按文件发放有关规定执行。5.8.6 作废文件处理程序 所有“作废”文件应定期进行清理并销毁；对于“作废留存”文件则登记归档保存。5.9 所有“受控文件”均属公司机密性文件，必须妥善保管。各文件持有人不得擅自翻印、外借、外赠。如确因破损严重或丢失，应向档案室文件管理员提出申请并经人力资源部主管批准后，再以旧换新或补发。5.10 所10、有发放的管理性文件，一律以文件的生效日期为执行日期。如发出的文件内容需要更正，则应同时更新文件版本；所有的管理性文件均以最新版本为准。5.11 以上规定各部门必须严格执行。 5.12 此文件解释权属公司人力资源部。6.0 附件6.1 附件一 有限公司管理性文件“标准格式”6.2 附件二 “组织架构类”文件格式6.3 附件三 “任免通告类”文件格式6.4 附件四 “通知通告类”文件格式6.5 附件五 “职位说明书”格式6.6 附件六 “工作联络单”格式6.7 附件七 “文件发放审批表”格式6.8 附件八 “文件发放(回收)登记表”格式6.9 附件九 “文件修订申请单”6.10 附件十 “文件修订履历表”